Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty VMEP

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn này nhằm hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, qua đó đánh giá vai trò thực tế về công tác dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty VMEP. Đồng thời, tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty để góp phần nâng cao vai trò của kế toán quản trị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty VMEP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ******* VÕ THỊ THẮM HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ******* VÕ THỊ THẮM HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. TRẦN ANH HOA TP. Hồ Chí Minh – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ từ Cô hướng dẫn là TS. Trần Anh Hoa. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2013 Người viết Võ Thị Thắm
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH ............................................... 1 1.1. Khái quát chung về dự toán, dự toán ngân sách ................................................. 1 1.1.1. Khái niệm dự toán, dự toán ngân sách ........................................................ 1 1.1.2. Phân loại dự toán .................................................................................... 1 1.1.3. Vai trò dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ..... 4 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tác dụng dự toán ngân sách doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ................................................................................................. 7 1.2. Các mô hình lập dự toán ngân sách doanh nghiệp .............................................. 7 1.2.1. Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống ..................................................... 7 1.2.2. Mô hình thông tin từ dưới lên .................................................................... 9 1.2.3. Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều .............................. 10 1.3. Hệ thống dự toán ngân sách và quy trình lập dự toán ngân sách ........................ 12 1.3.1. Hệ thống dự toán ngân sách .................................................................... 12 1.3.2. Quy trình lập dự toán ............................................................................. 18 1.3.3. Trách nhiệm lập dự toán ngân sách .......................................................... 20 1.4. Các điều kiện tiền đề để một hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu ..................... 21 1.4.1. Hệ thống định mức chi phí ...................................................................... 21 1.4.2. Trách nhiệm của các bộ phận trong việc lập dự toán và giải quyết mâu thuẫn .. 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................................... 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP ............... 25 2.1. Giới thiệu về Công ty VMEP......................................................................... 25 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty ................................................... 25 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh, kỹ thuật, quản lý kế toán tại Công ty .......................... 26 2.2. Thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty VMEP ............................................ 32 2.2.1. Đặc điểm công tác dự toán tại Công ty....................................................... 32
2.2.2. Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty ................................................ 33 2.2.3. Hệ thống chi phí định mức tại Công ty ...................................................... 33 2.2.4. Hệ thống dự toán và quy trình lập dự toán bộ phận tại Công ty...................... 34 2.2.5. Kiểm soát tình hình thực hiện dự toán tại Công ty ....................................... 43 2.3. Đánh giá ưu - nhược điểm của dự toán ngân sách tại Công ty VMEP ................. 43 2.3.1. Những ưu điểm của dự toán ngân sách tại Công ty ..................................... 43 2.3.2. Những hạn chế của dự toán ngân sách tại Công ty ...................................... 45 2.4. Nguyên nhân .............................................................................................. 49 2.5. Những yêu cầu thực tiễn đặt ra để nâng cao vai trò của dự toán ngân sách tại Công ty ................................................................................................................. 50 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................................... 52 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP ................ 53 3.1. Quan điểm hoàn thiện.................................................................................. 53 3.2. Mục tiêu hoàn thiện ..................................................................................... 53 3.3. Các nội dung cần hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty .............................. 54 3.3.1. Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách ................................................ 54 3.3.2. Hoàn thiện quy trình lập dự toán ............................................................. 55 3.3.3. Hoàn thiện các báo cáo dự toán ............................................................... 59 3.3.4. Hoàn thiện cơ sở định mức chi phí ........................................................... 68 3.4. Các giải pháp hỗ trợ hoàn thiện dự toán ở góc độ doanh nghiệp ........................ 75 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................... 76 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BH : Bán hàng BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CPBH : Chi phí bán hàng CPQL : Chi phí quản lý DN : Doanh nghiệp NCTT : Nhân công trực tiếp NVL : Nguyên vật liệu NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp SP : Sản phẩm SX : Sản xuất SXC : Sản xuất chung TSCĐ : Tài sản cố định
LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong điều kiện hiện nay khi mà nền kinh tế các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang dần dần hồi phục sau khủng hoảng kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp phải đối mặt với những khó khăn, thử thách và rủi ro cao do những biến đổi của môi trường. Làm thế nào để chủ động ứng phó với những rủi ro giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục, tạo ưu thế trên thị trường là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản trị. Để đối phó với những rủi ro, một trong các giải pháp mà nhiều nhà quản trị quan tâm hiện nay là các công cụ quản trị. Việc sử dụng các công cụ này trong việc điều hành quản lý tại doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị phát huy mặt tích cực, tận dụng nguồn lực sẵn có tại doanh nghiệp một cách hiệu quả. Trong đó, dự toán ngân sách là một trong những công cụ quản lý hữu ích. Thông qua công cụ quản lý này, nhà quản trị dự đoán tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai nhằm định hướng doanh nghiệp phát triển theo các mục tiêu đã đề ra. Nhận thức được tính cần thiết của công tác lập dự toán và vai trò của dự toán ngân sách tại doanh nghiệp, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty VMEP” làm luận văn tốt nghiệp với mong muốn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách hiện tại để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và năng lực cạnh tranh của Công ty. 2. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn này nhằm hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, qua đó đánh giá vai trò thực tế về công tác dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty VMEP. Đồng thời, tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty để góp phần nâng cao vai trò của kế toán quản trị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, trong đó chủ yếu là nghiên cứu thực trạng và vai trò của công tác dự toán ngân sách hoạt động tại VMEP nhằm đề ra phương thức tiếp cận, triển khai áp dụng dự toán ngân sách hoạt động cụ thể vào Công ty VMEP để góp phần nâng cao vai trò dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng. Bên cạnh đó tác giả sử dụng các phương pháp như khảo sát, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, suy luận và quy nạp. 5. Ý nghĩa nghiên cứu Về mặt lý thuyết: Tổng hợp và đúc kết cơ sở luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam; Về mặt thực tiễn: Phân tích quy trình dự toán ngân sách hoạt động cụ thể tại Công ty VMEP trên cơ sở đối chiếu với lý luận về dự toán ngân sách hoạt động để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty. 6. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường; Chương 2: Thực trạng dự toán ngân sách hoạt động của Công ty VMEP; Chương 3: Hoàn thiện dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty VMEP. 7. Một số công trình nghiên cứu có liên quan Nghiên cứu dự toán về mặt lý luận và thực tiễn ứng dụng đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu thể hiện trên các tài liệu. Theo tiếp cận của tác giả, vấn đề lý luận và thực tiễn được tổng kết với nhiều góc nhìn, mức độ ứng dụng khác nhau, cụ thể
trong tác phẩm Management Accounting của Kim Langfield-Smith, 2012, chương 9. Theo nghiên cứu của tác giả Hồ Xuân Hữu, Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty CP bánh kẹo Phạm Nguyên, 2009, tập trung nghiên cứu lý luận về khái niệm, chức năng, vai trò, mô hình, quy trình dự toán và đề xuất những giải pháp hoàn thiện về mặt lý luận mô hình, quy trình và các báo cáo cụ thể tại Công ty.
1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1. Khái quát chung về dự toán, dự toán ngân sách 1.1.1. Khái niệm dự toán, dự toán ngân sách “Dự toán là sự tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị” (Huỳnh Lợi, 2010, trang 133). Dự toán ngân sách là một kế hoạch được lượng hoá chi tiết nhằm huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác cho một kỳ hoạt động để đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. Có thể khẳng định, dự toán ngân sách là một mô hình tài chính cho thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai trên cơ sở cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. 1.1.2. Phân loại dự toán Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, để phát huy tính hữu ích của công cụ quản lý này, nhà quản trị cần phải hiểu từng loại dự toán nhằm vận dụng một cách thích hợp và hiệu quả nhất vào việc quản trị doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Căn cứ vào tiêu thức phân loại, dự toán bao gồm các loại sau: 1.1.2.1. Phân loại theo chức năng Căn cứ vào mục đích, chức năng của từng báo cáo dự toán, dự toán được chia thành dự toán hoạt động và dự toán tài chính.
2 Dự toán hoạt động: bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Trong đó, dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác và quyết định khối lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ. Dự toán tài chính: bao gồm dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán tiền, dự toán vốn chi trả. Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh nhằm ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận đạt được trong kỳ. Dự toán tiền nhằm mô tả lưu lượng tiền tệ thu vào và chi ra của doanh nghiệp trong một kỳ dự toán. Dự toán vốn đầu tư là bảng kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng. Dự toán bảng cân đối kế toán thể hiện tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong kỳ dự toán. 1.1.2.2. Phân loại theo thời gian Theo cách phân loại này, dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế hoạch, thường là một năm. Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến số lượng sản phẩm tiêu thụ, các khoản doanh thu, chi phí liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Dự toán ngắn hạn được lập trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo. Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một thời gian dài trên một năm. Dự toán dài hạn thường được lập cho việc mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng, nghiên cứu phát triển sản phẩm hay chiến lược kinh doanh. Dự toán dài hạn mang tính rủi ro cao. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức chuyên môn sâu nhằm phán đoán các sự kiện sẽ phát sinh trong tương lai.
3 1.1.2.3. Phân loại theo phương pháp lập Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán cố định (hay còn gọi là dự toán tĩnh) và dự toán linh hoạt Dự toán cố định: là dự toán thể hiện tổng chi phí theo một mức độ hoạt động cụ thể và sẽ không thay đổi khi điều kiện dự toán thay đổi. Dự toán linh hoạt: là dự toán được xây dựng cho những mức độ hoạt động khác nhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp. Dự toán này dùng để đo lường việc sử dụng chi phí ở mọi mức độ hoạt động từ tối thiểu đến tối đa. Nhờ đó, nhà quản lý có thể tìm được một dự toán tương xứng về quy mô để so sánh khi đánh giá về chi phí. 1.1.2.4. Phân loại theo mức độ phân tích Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán trên cơ sở bằng 0 (Zero Based Budgeting), dự toán cuốn chiếu (Rolling budget) và dự toán theo chương trình mục tiêu (Program budgeting). Dự toán trên cơ sở bằng 0: là phương pháp lập dự toán mà trong đó toàn bộ chi phí phải được xem xét lại cho mỗi kỳ dự toán mới. Dự toán này bắt đầu trên cơ sở số 0 “zero base” và mỗi chức năng trong một tổ chức được phân tích theo nhu cầu và chi phí của nó. Dự toán được lập thông qua những gì cần đáp ứng trong kỳ mới mà không quan tâm đến số liệu dự toán cao hơn hay thấp hơn kỳ trước. Do đó nhà quản lý phải phát huy tính chủ động sáng tạo, lập dự toán phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Dự toán trên cơ sở bằng 0 có ưu điểm là giúp phân bổ các nguồn lực hiệu quả dựa trên nhu cầu thực tế và lợi ích mang lại. Dự toán này hướng các nhà quản lý tìm ra cách sử dụng chi phí hiệu quả để cải thiện các hoạt động, loại bỏ những hoạt động lỗi thời và gây lãng phí. Đồng thời, phương pháp này mang lại tính hữu ích cho các bộ phận phục vụ - những bộ phận có chi phí đầu ra khó xác định.
4 Tuy nhiên, do việc lập dự toán phải bắt đầu từ số không, không dựa trên báo cáo dự toán trước đó nên mất nhiều thời gian, chi phí để thực hiện, xem xét lại cơ sở lập dự toán hàng năm và việc sai sót trong lập dự toán là điều có thể xảy ra. Dự toán cuốn chiếu: theo phương pháp này, dự toán được lập dựa trên báo cáo dự toán của kỳ trước và điều chỉnh theo những thay đổi theo tình hình thực tế tại doanh nghiệp để lập báo cáo dự toán mới. Lập dự toán theo phương pháp này có ưu điểm là báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi một cách liên tục, giúp nhà quản lý lập các kế hoạch kinh doanh liên tục mà không cần phải đợi kết thúc kỳ kế toán. Tuy nhiên, do việc lập dự toán chỉ dựa trên dữ liệu của báo cáo trước đó, nên khó thấy được nhược điểm của những báo cáo này, không phát huy tính năng động, sáng tạo trong việc lập, thực hiện và kiểm soát dự toán của các bộ phận. Dự toán theo chương trình mục tiêu: phương pháp này liên quan đến việc xác định những chương trình khác nhau được thực hiện bởi doanh nghiệp, và thiết lập các mục tiêu, dự toán cho mỗi chương trình. Khi lập dự toán theo chương trình, các nguồn lực sẽ không được phân bổ theo hạng mục chi phí mà tập trung chủ yếu vào việc kiểm soát, việc thực hiện được đánh giá cả về mục tiêu tài chính, mục tiêu phi tài chính và thực hiện việc đo lường từng chương trình cụ thể (Kim Langfield- Smith, 2012, trang 5) 1.1.3. Vai trò dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Vai trò của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp được thể hiện thông qua mục đích, chức năng và lợi ích của dự toán. 1.1.3.1. Mục đích của dự toán Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh.
5 Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, nhà quản trị phát huy những thế mạnh của doanh nghiệp cũng như đề ra những giải pháp nhằm tiếp tục tối đa hóa mục tiêu đã đặt ra. Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. 1.1.3.2. Chức năng của dự toán Chức năng hoạch định: Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị phải hoạch định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là công cụ lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối: Dự toán là phương tiện để huy động và phân bổ các nguồn lực cho các bộ phận. Nhà quản trị thông qua việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, tiến hành điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Chức năng thông tin: chức năng này được thể hiện thông qua việc xem dự toán ngân sách là phương tiện truyền thông nhằm truyền đạt các kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp đến nhà quản trị. Thông qua các chỉ tiêu trong dự toán, nhà quản trị truyền đạt thông tin này đến các bộ phận và nó được xem là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Chức năng kiểm soát: dự toán được xem là cơ sở, là gốc để so sánh với kết quả thực hiện được tại doanh nghiệp. Thông qua đó, nhà quản trị quan sát, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, đánh giá mức độ thực hiện thành công dự toán và đề ra giải pháp khắc phục nhược điểm. Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc kiểm soát thì dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó.
6 1.1.3.3. Lợi ích của dự toán Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị suy nghĩ về tương lai. Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hệ thống hoạch định và kiểm soát dự toán. Buộc nhà quản trị nhìn về phía trước, thiết lập kế hoạch hoạt động chi tiết nhằm đạt được mục tiêu cho mỗi bộ phận, mỗi hoạt động, định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Dự toán ngân sách giúp phát huy tinh thần hợp tác và truyền đạt thông tin về mục tiêu, kế hoạch, chiến lược của nhà quản trị đến từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán giúp xác định trách nhiệm của mỗi bộ phận một cách rõ ràng. Các nhà quản trị của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện và đạt được mục tiêu dự toán về các hoạt động do chính mình kiểm soát. Dự toán ngân sách là cơ sở để phân tích, đánh giá so sánh kết quả thực tế với kế hoạch. Từ đó giúp các bộ phận tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa dự toán và thực tế, phân loại các nhân tố có thể kiểm soát được và không thể kiểm soát được nhằm quản lý dự toán chặt chẽ. Do đặc điểm của việc quản lý dự toán là đòi hỏi sự linh hoạt, vì vậy nhà quản trị cần cân nhắc, xem xét điều chỉnh dự toán khi môi trường hoạt động của dự toán thay đổi. Dự toán ngân sách được xem như là một hệ thống cảnh báo nhằm tư vấn kịp thời cho nhà quản trị những yếu kém trong hoạt động của doanh nghiệp có thể xảy ra trong tương lai và có biện pháp ngăn chặn kịp thời.
7 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tác dụng dự toán ngân sách doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Kỹ thuật nghiệp vụ dự toán: hệ thống dự toán ngân sách được lập phải chính xác, phù hợp với tình hình thực tế và có ý nghĩa trong thực tiễn. Nếu dự toán ngân sách quá lạc hậu sẽ không được áp dụng trong quản lý điều hành tại doanh nghiệp. Song, một hệ thống dự toán ngân sách hiện đại cũng không phù hợp và khó áp dụng trong công tác quản trị tại doanh nghiệp. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật quản lý dự toán: trên cơ sở kỹ thuật nghiệp vụ dự toán được xác định, cần xem xét tổ chức doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, nhu cầu kỹ thuật của từng doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị không xem dự toán ngân sách là một công cụ quản trị hữu ích thì hệ thống dự toán ngân sách dù có hoàn chỉnh cũng khó áp dụng vào thực tế doanh nghiệp. Tổ chức thực thi: dự toán ngân sách được lập phù hợp với thực tiễn, hoạt động kinh doanh kỹ thuật quản lý tại doanh nghiệp. Dự toán cần phải được thực thi áp dụng đối với các cấp quản lý có trình độ, có năng lực điều hành. Nếu trình độ thấp kém thì dự toán không có ý nghĩa và không phát huy được tính hữu ích của nó. 1.2. Các mô hình lập dự toán ngân sách doanh nghiệp 1.2.1. Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
8 Sơ đồ 1.1. Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán do nhà quản trị cấp cao đặt ra và giao cho nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian tiếp nhận triển khai các chỉ tiêu này tới nhà quản trị cấp cơ sở để làm mục tiêu lên kế hoạch hoạt động tại mỗi bộ phận của doanh nghiệp. Nhận xét: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống mang tính áp đặt từ nhà quản trị cấp cao, thường tạo nên sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Các chỉ tiêu dự toán do nhà quản trị cấp cao đặt ra thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực hoạt động của mỗi bộ phận do đó thiếu sự hỗ trợ, hợp tác chặt chẽ từ các bộ phận. Các bộ phận sẽ không quan tâm nếu mục tiêu là quá cao, khó thực hiện được hoặc không có động lực phấn đấu và sáng tạo trong hoạt động của mình nếu mục tiêu là quá thấp. Lập dự toán theo mô hình này không những đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có tầm nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp mà còn nắm vững hoạt động chi tiết, năng lực hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó mô hình lập dự toán này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý.
9 1.2.2. Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất. Theo đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện, khả năng của bộ phận mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên bộ phận quản lý cấp trung gian xem xét. Bộ phận quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu và trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Thông qua cách nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao xem xét các mục tiêu, chiến lược cần thực hiện trong năm kế hoạch kết hợp với các chỉ tiêu dự toán từ quản lý cấp trung gian, tiến hành xét duyệt dự toán. Dự toán sau khi được xét duyệt sẽ được áp dụng chính thức cho toàn doanh nghiệp. Sơ đồ mô hình thông tin từ dưới lên được thể hiện như sau: Sơ đồ 1.2. Mô hình thông tin từ dưới lên Lập dự toán theo mô hình này sẽ phát huy được các quan điểm, ý kiến của nhà quản trị các cấp và các quan điểm này đều có giá trị đối với nhà quản trị cấp cao. Người trực tiếp thực hiện hoạt động hàng ngày tham gia lập dự toán nên số liệu dự toán sẽ chính xác và đáng tin cậy. Nhà quản trị thường có khả năng hoàn thành bảng dự toán do chính họ lập ra hơn là bảng dự toán áp đặt từ trên xuống. Do thực hiện chỉ tiêu kế hoạch do mình đặt ra nên dự toán có tính khả thi cao và dễ dàng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện dự toán,
10 các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, giám sát công việc thực hiện của bộ phận mình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Có thể nói lập dự toán theo mô hình này phát huy vai trò kiểm soát của dự toán, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có sự phân cấp quản lý cao. Tuy nhiên, đặc điểm của mô hình lập dự toán này là nhà quản lý các cấp tự đặt ra chỉ tiêu thực hiện nên dễ dẫn đến trình trạng các bộ phận đề ra chỉ tiêu thấp để dễ thực hiện, không phát huy năng lực sáng tạo của bộ phận để hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Khi đó, dự toán sẽ không phát huy vai trò hữu ích trong quản trị điều hành doanh nghiệp, làm trì trệ hoạt động sản xuất kinh doanh, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó, nhà quản trị cấp cao cần xem xét, nghiên cứu kỹ trước khi chấp thuận các chỉ tiêu dự toán nhằm ngăn chặn phát sinh tình trạng yếu kém nói trên. 1.2.3. Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều Theo mô hình này, nhà quản trị cấp cao sẽ đề ra các chỉ tiêu dự toán của toàn Công ty và mục tiêu mà Công ty cần đạt được trong năm kế hoạch, đồng thời truyền đạt xuống nhà quản trị cấp trung gian. Căn cứ vào các chỉ tiêu này, nhà quản trị cấp trung gian phân bổ xuống các nhà quản trị cấp cơ sở. Bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu, ước tính khả năng và điều kiện thực tế tại bộ phận mình để xây dựng dự toán. Xác định chỉ tiêu nào cần giảm bớt, hạng mục hoạt động nào cần tăng thêm cho phù hợp để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Sau khi hoàn chỉnh bảng dự toán được lập, bộ phận quản lý cấp cơ sở trình lên nhà quản trị cấp trung gian xem xét, tổng hợp và báo cáo với bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ cấp quản lý trung gian, kết hợp với tầm nhìn toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm kế hoạch để hướng các bộ phận cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bảng dự toán sau khi được bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt sẽ được sử dụng như kim chỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch.
11 Lập dự toán theo mô hình này sẽ huy động được kinh nghiệm và kỹ năng của tất cả các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện sự liên kết, hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, phát huy ý tưởng sáng tạo của mỗi cấp quản lý để cùng xây dựng hệ thống dự toán ngân sách có độ tin cậy và chính xác cao. Tuy nhiên, việc lập dự toán theo mô hình này mất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình soạn thảo, phản hồi và phê duyệt. Hơn nữa, trình độ và năng lực của nhân viên có ảnh hưởng đáng kề đến tính chính xác và đầy đủ của báo cáo dự toán. Đồng thời mối quan hệ hỗ trợ, hợp tác giữa các bộ phận cũng tác động lớn tới việc lập dự toán ngân sách trong khi tại các doanh nghiệp có sự phân cấp trong quản lý thường có sự mâu thuẩn và bất đồng ý kiến giữa các bộ phận. Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3. Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều Nhìn chung, các mô hình lập dự toán đều thể hiện ưu và nhược điểm khác nhau. Vì vậy, tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp để áp dung cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị.