Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:96

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn "Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương" nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020-2022; Đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ---/--- ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN HÀ TÂM HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ NGỌC HỒNG HÀ NỘI, 2023
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em, được thực hiện trong chương trình đào tạo Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công của Học viện Hành chính quốc gia, dưới sự hướng dẫn của giảng viên TS. Ngọc Hồng. Các số liệu nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với đề tài nào khác. Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Trần Hà Tâm
LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Học viện Hành chính quốc gia và sự đồng ý của giảng viên hướng dẫn TS. Lê Ngọc Hồng, em đã thực hiện đề tài luận văn “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương” Trong suốt quá trình học tập nghiên cứu tại Học viện, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc Học viện cùng toàn thể Quý Thầy, cô giáo đã truyền đạt kiến thức bổ ích. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn giảng viên TS. Lê Ngọc Hồng - giảng viên khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Học viện Hành chính quốc gia đã dành thời gian quý báu giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Bệnh viện Châm cứu Trung ương, các bạn đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ em về mặt số liệu đóng góp thêm vào nguồn tài liệu của luận văn. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu hoàn thành luận văn, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học viên để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Trần Hà Tâm
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Ngữ nghĩa 1 YHCT Y học cổ truyền 2 PHCN Phục hồi chức năng 3 TBYT Thiết bị y tế 4 HCQT Hành chính quản trị 5 BSCKI Bác sỹ chuyên khoa I 6 BSCKII Bác sỹ chuyên khoa II 7 VTLT Văn thư lưu trữ 8 CNTT Công nghệ thông tin 9 CPĐT Chính phủ điện tử 10 KHTH Kế hoạch tổng hợp
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 1 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ ....................................................... 7 1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư ............................................ 7 1.1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư .............................. 7 1.1.2 Yêu cầu đối với công tác văn thư ................................................. 12 1.1.3 Nội dung công tác văn thư ........................................................... 14 1.2 Hiện đại hoá công tác văn thư ............................................................ 21 1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá, hiện đại hoá công tác văn thư .............. 21 1.2.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn thư ...................................... 23 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn thư đối với đơn vị sự nghiệp công .............................................................................. 24 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1.................................................................................. 26 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG GIAI ĐOẠN 2020 ĐẾN 2022 27 2.1 Khái quát về Bệnh viện Châm cứu Trung ương................................. 27 2.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Châm cứu Trung ương ................. 27 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Châm cứu Trung ương ...... 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Bệnh viện Châm cứu Trung ương . 30
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện Châm cứu Trung ương ....................................................... 33 2.2 Thực trạng hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022 .................................................................... 34 2.2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động văn thư và cơ chế hiện đại hóa công tác văn thư ................................................................................................ 34 2.2.2 Thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư 42 2.2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 55 2.2.4 Thực trạng hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ trong công tác văn thư tại Bệnh viện ....................................................... 57 2.3 Đánh giá việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022.......................................................... 58 2.3.1 Những thành quả đạt được........................................................... 58 2.3.2 Hạn chế......................................................................................... 59 2.3.3 Nguyên nhân ................................................................................. 61 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.................................................................................. 64 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG HIỆN NAY .. 65 3.1 Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương ............................................................... 65 3.1.1 Phương hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương ........................................................................................ 65
3.1.2 Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương 66 3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương ........................................................................................... 67 3.2.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư ............................. 67 3.2.2 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế về hiện đại hoá công tác văn thư ................................................................................ 67 3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức .......................................................................... 67 3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hoá công tác văn thư ................................................................................................ 69 3.2.5 Ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn thư .................. 70 3.2.6 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông 71 3.2.7 Đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại hoá công tác văn thư .. 72 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3.................................................................................. 73 PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................... 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 75 PHỤ LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư ................................. 35 Bảng 2.2 Khảo sát thực trạng chất lượng, năng lực cán bộ văn thư ............... 37 Bảng 2.3 Khảo sát thực trạng mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, .................. 38 Bảng 2.4 Thống kê số lớp đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác VTLT Bệnh viện tham dự giai đoạn 2020 đến nay .................................................... 38 Bảng 2.5 Khảo sát thực trạng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư ... 40 Bảng 2.6 Khảo sát thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại Bệnh viện......................................................................................................... 41 Bảng 2.7 Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo văn bản ............................. 43 Bảng 2.8 Số lượng văn bản đến giai đoạn 2020-2022 .................................... 43 Bảng 2.9 Khảo sát thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến ........ 46 Bảng 2.10 Số lượng văn bản đi giai đoạn 2020-2022 ..................................... 47 Bảng 2.11 Khảo sát thực trạng quản lý, giải quyết văn bản đi ....................... 48 Bảng 2.12 Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ............................................................................................................ 49
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, cùng với xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, việc hiện đại hóa công tác văn thư là nhu cầu tất yếu, khách quan của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng. Việc tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, ra quyết định đều phải căn cứ vào các thông tin trong các văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan. Việc hiện đại hóa công tác văn thư là hết sức cần thiết, thể hiện tính khoa học, hiện đại nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đạt hiệu quả, hoặc ngược lại cũng có thể làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của tổ chức nếu công tác văn thư xử lý kém hiệu lực, hiệu quả. Mỗi năm số lượng văn bản đi, văn bản đến Bệnh viện rất nhiều như các văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo của Bộ Y tế, của các Bộ, Ban, ngành khác từ Trung ương đến địa phương, liên quan đến công tác khám chữa bệnh từ xa, công tác chỉ đạo tuyến của hệ thống các bệnh viện tuyến Trung ương, tỉnh, thành phố và hệ thống các bệnh viện ngoài công lập. Do vậy, việc hiện đại hóa công tác văn thư nhằm xử lý văn bản một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác, kịp thời là rất quan trọng, đảm bảo phục vụ tốt nhất công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Bệnh viện. Sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang tác động mạnh mẽ, trực tiếp tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong hầu hết tất cả các hoạt động như kinh tế, chính trị, văn hóa của các quốc gia trong nước và trên thế giới. Trong những năm gần đây, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương đã có nhiều đổi mới theo hướng hiện đại nhằm đáp ứng ngày một 1
tốt hơn hoạt động quản lý, điều hành của Ban Giám đốc cũng như nhằm phục vụ tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện trong tình hình mới. Xuất phát từ thực tiễn đặt ra tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 đã đề ra Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính Nhà nước. Đến nay, chương trình cải cách đã bước sang giai đoạn thứ ba. Theo Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021, từ năm 2021-2030, Chương trình cải cách hành chính Nhà nước tập trung vào 6 nội dung, đó là: Cải cách thể chế, Cải cách thủ tục hành chính, Cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, Cải cách chế độ công vụ, Cải cách tài chính công, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Trong đó, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm cải cách hành chính 10 năm tới. Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, xu hướng số hóa văn bản đã và đang tác động đến các quy trình quản lý, điều hành, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện mới chỉ dừng lại ở xây dựng và hướng tới Chính phủ điện tử, chưa hướng tới việc xây dựng Chính phủ số. Trước vấn đề này, đòi hỏi Bệnh viện Châm cứu Trung ương cần phải có một sự thay đổi trong cách thức tổ chức, quản lý công tác văn thư nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động của Bệnh viện. Từ thực tiễn khách quan, từ kinh nghiệm công tác, từ vai trò, tầm quan trọng của viện hiện đại hóa công tác văn thư đối với hoạt động của Bệnh viện Châm cứu Trung ương, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. 2
2. Tình hình nghiên cứu đề tài Hiện đại hóa là vấn đề không mới, trên thực tế đã có rất nhiều các nhà khoa học, nhà quản lý, học viên quan tâm tới vấn đề này. Cụ thể, một số cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư được công bố như: - “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” của Học viện Hành chính quốc gia (2009), giáo trình cung cấp cho người học những lý luận cơ bản về công tác văn phòng [9]. - “Giáo trình văn thư” trường Đại học Nội vụ, Nxb Lao động (2016), cung cấp kiến thức lý luận, thực trạng công tác văn thư trong nước và thế giới, nghiệp vụ cụ thể của công tác văn thư [16]. - “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền (2006) nêu những vấn đề lý luận, phương pháp thực hiện công tác văn thư. [18] Ngoài ra, có một số luận văn cao học cũng nghiên cứu về vấn đề này: - “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà (2016), luận văn đề cập đến những nội dung liên quan đến công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước [10] - “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Trung ương Hội Nông dân Việt Nam” của Nguyễn Thị Hương Giang (2022), luận văn đề cập đến những nội dung liên quan đến công tác văn thư trong tổ chức chính trị-xã hội [11] Bằng những kiến thức đã được đào tạo trong chương trình đào tạo trình độ thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện, bằng kinh nghiệm thực tế công tác trong lĩnh vực văn thư, đề tài luận văn của tác giả xin được khai thác, nghiên cứu thêm nội dung công tác văn thư tại đơn vị sự nghiệp công lập, cụ thể là công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương. 3. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu 3
Mục đích nghiên cứu của luận văn là: Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương. 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn là: - Hệ thống hóa lý luận về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư đặc biệt đối với mô hình đơn vị sự nghiệp công lập; - Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020-2022; - Đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương trong thời gian tới. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022. 4.2 Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về các nội dung liên quan đến quy trình, cách thức tổ chức giải quyết văn bản, lập hồ sơ. Đối với các nội dung liên quan đến kỹ thuật thiết bị, luận văn không đi sâu nghiên cứu mà chỉ khảo sát sơ bộ nhằm làm rõ bức tranh toàn cảnh của hiện đại hóa công tác văn thư. + Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương. Đề tài không đi sâu đánh giá các nội dung lập và quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành. Những loại tài liệu hồ sơ này được giới thiệu để làm rõ cách thức, kinh nghiệm áp dụng trong chỉnh thể thống nhất với hệ thống hồ sơ hành chính. + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu giai đoạn từ năm 2020 đến 2022. Tác giả lựa chọn khoảng thời gian này để nghiên cứu do Bệnh viện Châm cứu 4
Trung ương bắt đầu thực hiện tự chủ tài chính một phần từ năm 2020. Năm 2018, Chính phủ ban hành quy định về xây dựng văn bản điện tử, sau 2 năm thực hiện khuyến nghị, năm 2020, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định công tác văn thư ra đời, Bộ Y tế xây dựng hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử V-office. Đây là dấu mốc quan trọng làm thay đổi căn bản quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng. 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài - Phương pháp thu thập số liệu: phương pháp này được dùng để thu thập tài liệu, số liệu, các văn bản về công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện Châm cứu Trung ương, làm cơ sở chứng minh tính thực tế cho công tác nghiên cứu đề tài. - Phương pháp tổng hợp, thống kê: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp, thống kê số liệu về công tác văn thư giai đoạn năm 2020 đến 2022 làm cơ sở chứng minh thực tiễn, từ đó đề xuất giải pháp. - Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được sử dụng để lấy ý kiến, từ đó có cái nhìn, đánh giá khách quan về thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương. Tác giả tiến hành khảo sát với 40 phiếu (trong đó: 10 phiếu dành cho cán bộ quản lý cấp phòng trở lên, 06 phiếu dành cho cán bộ văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện, 11 phiếu dành cho người thực hiện công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chuyên môn tại Bệnh viện, 10 phiếu dành cho chuyên viên tại Bệnh viện và 03 phiếu dành cho những người thường xuyên liên hệ công tác tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện). 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa lý luận: 5
Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công là nguồn tài liệu bổ sung thêm cơ sở lý luận về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương. - Ý nghĩa thực tiễn: Những giải pháp đề xuất trong luận văn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng và công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập nói chung. 7. Kết cấu của luận văn Bài luận văn chia thành 3 chương: Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư và hiện đại hóa công tác văn thư Chương 2. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022. Chương 3. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương trong thời gian tới. 6
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020). Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức, được ví như một mắt xích quan trọng, có quan hệ mật thiết với các bộ phận trong một cơ quan. Nếu mắt xích đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt thông qua bộ phận văn thư. Làm tốt công tác văn thư, thu thập, phân loại, xử lý thông tin nhanh chóng, có chọn lọc, chính xác, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của đơn vị. Việc không ngừng nâng cao, hiện đại hoá công tác văn thư là yêu cầu, đòi hỏi hết sức cần thiết đối với mỗi đơn vị, đặc biệt là trong thời đại mới. Có thể thấy rằng, công tác văn thư có những vai trò sau: - Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị, góp phần truyền tải thông tin (bên ngoài đơn vị, bên trong nội bộ). Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết 7
định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan, các cán bộ, viên chức làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do vậy, công tác văn thư càng đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. - Thứ hai, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công việc Thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi cơ quan, đơn vị, là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc. Thông tin được cập nhật nhanh chóng, chính xác giúp công tác chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức được kịp thời, hiệu quả. Ngược lại, xử lý thông tin chậm, không cập nhật thông tin thường xuyên, liên tục sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công việc. Trường hợp văn bản “Khẩn”, văn bản “Hoả tốc” được gửi đến cơ quan, nếu bộ phận văn thư tiếp nhận, xử lý văn bản chậm sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, làm chậm tiến độ không chỉ có đơn vị mình mà còn ảnh hưởng đến các đơn vị khác; đồng thời làm hình ảnh cơ quan bị ảnh hưởng. Như vậy, có thể thấy, hoạt động văn thư có liên quan rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan. Nếu làm tốt, sẽ góp phần giúp công việc của cơ quan đạt hiệu quả và ngược lại. - Thứ ba, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, hoạt động của các cá nhân chịu trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. 8
Việc lưu đầy đủ giấy tờ, văn bản, lập hồ sơ đúng quy định, nộp giấy tờ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực, từ đó quy trách nhiệm đến từng cá nhân chính xác nhất. - Thứ tư, làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng tệ nạn quan liêu giấy tờ Theo quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh, quan liêu là “bệnh giấy tờ, bệnh hình thức, không thực tế, là xa cách quần chúng, không theo đường lối quần chúng, làm không đúng chính sách của Chính phủ và của đoàn thể”. Tác phong làm việc quan liêu sẽ làm hạn chế, không chỉ gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Tuy nhiên, công tác văn thư chỉ có thể góp phần, chứ không đóng vai trò quyết định. Nạn quan liêu giấy tờ xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý,… - Thứ năm, công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018, Bí mật Nhà nước được hiểu: “Bí mật Nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật này, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc” [13]. Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan đều có những bí mật của riêng mình. Đó là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực mà cơ quan 9
không công bố hoặc chưa công bố, nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của cơ quan đó. Theo Khoản 2, Điều 3 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018 quy định: “Bảo vệ bí mật nhà nước là trách nhiệm của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân” [13] Việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hoá. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị lộ ra ngoài. - Thứ sáu, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư mà trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan. Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, đầy đủ thành phần, thể thức sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng. Hiện nay, một thực tế cho thấy nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà nước về công tác này, không chấp hành nghiêm chỉnh như tài liệu giao nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn, không lập thành hồ sơ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho công tác lưu trữ. 10
- Góp phần xây dựng Chính phủ số, Chính phủ điện tử Chính phủ số (Digital Government) và Chính phủ điện tử (E- government) là những cụm từ được nhắc đến liên tục trong thời gian gần đây. Theo Bộ Thông tin truyền thông, Chính phủ số (Digital Government) là chính phủ có toàn bộ hoạt động an toàn trên môi trường số, có mô hình hoạt động được thiết kế lại và vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ số, để có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, kiến tạo phát triển, dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát triển và quản lý kinh tế - xã hội. Hay nói một cách khác, đây là quá trình chuyển đổi số của chính phủ. Chính phủ điện tử (E-government) là chính phủ tin học hóa quy trình đã có, cung cấp trực tuyến các dịch vụ hành chính công đã có. Chính phủ số là chính phủ chuyển đổi số, đổi mới mô hình hoạt động, thay đổi quy trình làm việc, thay đổi cách thức cung cấp dịch vụ, nhanh chóng cung cấp dịch vụ công mới. Cần phân biệt sự khác nhau giữa Chính phủ số và Chính phủ điện tử. Chính phủ điện tử thì chủ yếu sử dụng công nghệ thông tin. Còn Chính phủ số thì sử dụng công nghệ số, nhất là các công nghệ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Thời đại công nghệ số hoá phát triển như ngày nay, việc ứng dụng công nghệ nhằm số hoá văn bản đóng một phần quan trọng vào việc thực hiện Chính phủ số. Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, văn bản điện tử đã trở thành phương tiện giao tiếp, trao đổi, truyền đạt thông tin chính yếu giữa các cơ quan, tổ chức. Cùng với đó, là sự ra đời của văn thư lưu trữ điện tử, là công cụ trong hoạt động hành chính 11
văn phòng, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử (CPĐT) trong thời đại mới. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là dịch vụ công phải thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp trong hoạt động dịch vụ công trực tuyến, thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy là cơ sở để chuyển thủ tục hành chính lên môi trường điện tử theo quy định hiện hành. Như vậy, để đạt được mục tiêu trong lộ trình cải cách hành chính và xây dựng CPĐT trong thời đại ngày nay, việc phát triển hình thái văn thư lưu trữ điện tử là điều tất yếu, là công cụ cốt lõi đóng góp vào công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới xây dựng một nền CPĐT trong tương lai. 1.1.2 Yêu cầu đối với công tác văn thư 1.1.2.1 Tính trình tự và hình thức Tính trình tự và hình thức thể hiện ở việc các văn bản mà cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành đều cần phải được đưa ra từ cơ quan thẩm quyền, thực hiện theo một trình tự thủ tục nhất định. Hình thức của văn bản phải theo một khuôn mẫu trình bày quy định trước đó. Qua đó, đảm bảo thông tin uy tính, chính xác. 1.1.2.2 Tính tập trung Văn bản đi, văn bản đến cơ quan, đơn vị dù theo hình thức nào (điện tử hay trực tiếp) đều cần được tập trung tại bộ phận văn thư đơn vị để làm các thủ tục tiếp nhận trước khi trình, chuyển giao đến các bộ phận có liên quan xử lý. Điều này để đảm bảo số lượng các văn bản đều được kiểm soát, công khai, minh bạch và tránh tình trạng thất lạc văn bản, giấy tờ. 1.1.2.3 Tính nhanh chóng 12