Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

BỘ NỘI VỤ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ---/--- ---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN HÀ TÂM

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ NGỌC HỒNG

HÀ NỘI, 2023

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em, được thực hiện

trong chương trình đào tạo Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công của Học viện

Hành chính quốc gia, dưới sự hướng dẫn của giảng viên TS. Ngọc Hồng.

Các số liệu nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng

lặp với đề tài nào khác. Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả luận văn

Trần Hà Tâm

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của Học viện Hành chính quốc gia và sự đồng ý của

giảng viên hướng dẫn TS. Lê Ngọc Hồng, em đã thực hiện đề tài luận văn

“Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương”

Trong suốt quá trình học tập nghiên cứu tại Học viện, em xin gửi lời cảm

ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc Học viện cùng toàn thể Quý Thầy, cô giáo đã

truyền đạt kiến thức bổ ích. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn giảng viên TS.

Lê Ngọc Hồng - giảng viên khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Học viện

Hành chính quốc gia đã dành thời gian quý báu giúp đỡ em hoàn thành luận

văn này.

Đồng thời, em cũng xin cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Bệnh viện Châm cứu

Trung ương, các bạn đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ em về mặt số liệu

đóng góp thêm vào nguồn tài liệu của luận văn.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu hoàn thành luận văn,

song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, luận văn không tránh khỏi những

thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy, cô giáo, của đồng

nghiệp và các bạn học viên để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả luận văn

Trần Hà Tâm

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Ngữ nghĩa

1 YHCT Y học cổ truyền

2 PHCN Phục hồi chức năng

3 TBYT Thiết bị y tế

4 HCQT Hành chính quản trị

5 BSCKI Bác sỹ chuyên khoa I

6 BSCKII Bác sỹ chuyên khoa II

7 VTLT Văn thư lưu trữ

8 CNTT Công nghệ thông tin

9 CPĐT Chính phủ điện tử

10 KHTH Kế hoạch tổng hợp

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 1

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ ....................................................... 7

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư ............................................ 7

1.1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư .............................. 7

1.1.2 Yêu cầu đối với công tác văn thư ................................................. 12

1.1.3 Nội dung công tác văn thư ........................................................... 14

1.2 Hiện đại hoá công tác văn thư ............................................................ 21

1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá, hiện đại hoá công tác văn thư .............. 21

1.2.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn thư ...................................... 23

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn thư đối với

đơn vị sự nghiệp công .............................................................................. 24

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .................................................................................. 26

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG GIAI ĐOẠN 2020 ĐẾN 2022 27

2.1 Khái quát về Bệnh viện Châm cứu Trung ương ................................. 27

2.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Châm cứu Trung ương ................. 27

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Châm cứu Trung ương ...... 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Bệnh viện Châm cứu Trung ương . 30

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ phận Hành chính quản

trị Bệnh viện Châm cứu Trung ương ....................................................... 33

2.2 Thực trạng hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung

ương giai đoạn 2020 đến 2022 .................................................................... 34

2.2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động văn thư và cơ chế hiện đại hóa công

tác văn thư ................................................................................................ 34

2.2.2 Thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư

2.2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 55

2.2.4 Thực trạng hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ

trong công tác văn thư tại Bệnh viện ....................................................... 57

2.3 Đánh giá việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu

Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022 .......................................................... 58

2.3.1 Những thành quả đạt được ........................................................... 58

2.3.2 Hạn chế......................................................................................... 59

2.3.3 Nguyên nhân ................................................................................. 61

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .................................................................................. 64

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC

VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG HIỆN NAY .. 65

3.1 Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại

Bệnh viện Châm cứu Trung ương ............................................................... 65

3.1.1 Phương hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm

cứu Trung ương ........................................................................................ 65

3.1.2 Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung

ương 66

3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm

cứu Trung ương ........................................................................................... 67

3.2.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư ............................. 67

3.2.2 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế về hiện đại

hoá công tác văn thư ................................................................................ 67

3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư cho cán

bộ, công chức, viên chức .......................................................................... 67

3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hoá công

tác văn thư ................................................................................................ 69

3.2.5 Ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn thư .................. 70

3.2.6 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên

thông 71

3.2.7 Đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại hoá công tác văn thư .. 72

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 .................................................................................. 73

PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................... 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 75

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư ................................. 35

Bảng 2.2 Khảo sát thực trạng chất lượng, năng lực cán bộ văn thư ............... 37

Bảng 2.3 Khảo sát thực trạng mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, .................. 38

Bảng 2.4 Thống kê số lớp đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác VTLT

Bệnh viện tham dự giai đoạn 2020 đến nay .................................................... 38

Bảng 2.5 Khảo sát thực trạng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư ... 40

Bảng 2.6 Khảo sát thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại

Bệnh viện ......................................................................................................... 41

Bảng 2.7 Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo văn bản ............................. 43

Bảng 2.8 Số lượng văn bản đến giai đoạn 2020-2022 .................................... 43

Bảng 2.9 Khảo sát thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến ........ 46

Bảng 2.10 Số lượng văn bản đi giai đoạn 2020-2022 ..................................... 47

Bảng 2.11 Khảo sát thực trạng quản lý, giải quyết văn bản đi ....................... 48

Bảng 2.12 Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan ............................................................................................................ 49

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, cùng với xu thế hội nhập

và phát triển hiện nay, việc hiện đại hóa công tác văn thư là nhu cầu tất yếu,

khách quan của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và Bệnh viện Châm cứu Trung

ương nói riêng.

Việc tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, ra quyết định đều phải căn cứ

vào các thông tin trong các văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan. Việc hiện đại

hóa công tác văn thư là hết sức cần thiết, thể hiện tính khoa học, hiện đại nhằm

giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đạt hiệu quả, hoặc ngược

lại cũng có thể làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của tổ chức nếu

công tác văn thư xử lý kém hiệu lực, hiệu quả.

Mỗi năm số lượng văn bản đi, văn bản đến Bệnh viện rất nhiều như các

văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo của Bộ Y tế, của các Bộ, Ban, ngành

khác từ Trung ương đến địa phương, liên quan đến công tác khám chữa bệnh

từ xa, công tác chỉ đạo tuyến của hệ thống các bệnh viện tuyến Trung ương,

tỉnh, thành phố và hệ thống các bệnh viện ngoài công lập. Do vậy, việc hiện đại

hóa công tác văn thư nhằm xử lý văn bản một cách nhanh chóng, khoa học,

chính xác, kịp thời là rất quan trọng, đảm bảo phục vụ tốt nhất công tác chỉ đạo,

điều hành mọi hoạt động của Bệnh viện.

Sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang tác động

mạnh mẽ, trực tiếp tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong hầu hết tất cả

các hoạt động như kinh tế, chính trị, văn hóa của các quốc gia trong nước và

trên thế giới.

Trong những năm gần đây, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu

Trung ương đã có nhiều đổi mới theo hướng hiện đại nhằm đáp ứng ngày một

tốt hơn hoạt động quản lý, điều hành của Ban Giám đốc cũng như nhằm phục

vụ tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện trong tình hình mới.

Xuất phát từ thực tiễn đặt ra tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam năm

1986 đã đề ra Chương trình cải cách tổng thể nền hành chính Nhà nước. Đến

nay, chương trình cải cách đã bước sang giai đoạn thứ ba. Theo Nghị quyết số

76/NQ-CP ngày 15/7/2021, từ năm 2021-2030, Chương trình cải cách hành

chính Nhà nước tập trung vào 6 nội dung, đó là: Cải cách thể chế, Cải cách thủ

tục hành chính, Cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, Cải cách chế độ

công vụ, Cải cách tài chính công, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử,

Chính phủ số. Trong đó, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ

số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm cải cách hành chính 10 năm tới.

Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật,

xu hướng số hóa văn bản đã và đang tác động đến các quy trình quản lý, điều

hành, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương vẫn tồn tại những

hạn chế nhất định. Việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện mới chỉ

dừng lại ở xây dựng và hướng tới Chính phủ điện tử, chưa hướng tới việc xây

dựng Chính phủ số.

Trước vấn đề này, đòi hỏi Bệnh viện Châm cứu Trung ương cần phải có

một sự thay đổi trong cách thức tổ chức, quản lý công tác văn thư nhằm phục

vụ tốt nhất hoạt động của Bệnh viện.

Từ thực tiễn khách quan, từ kinh nghiệm công tác, từ vai trò, tầm quan

trọng của viện hiện đại hóa công tác văn thư đối với hoạt động của Bệnh viện

Châm cứu Trung ương, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác

văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương” làm đề tài luận văn tốt nghiệp

của mình.

2. Tình hình nghiên cứu đề tài

Hiện đại hóa là vấn đề không mới, trên thực tế đã có rất nhiều các nhà

khoa học, nhà quản lý, học viên quan tâm tới vấn đề này. Cụ thể, một số cuốn

giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư được công bố như:

- “Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” của Học

viện Hành chính quốc gia (2009), giáo trình cung cấp cho người học những lý

luận cơ bản về công tác văn phòng [9].

- “Giáo trình văn thư” trường Đại học Nội vụ, Nxb Lao động (2016), cung

cấp kiến thức lý luận, thực trạng công tác văn thư trong nước và thế giới, nghiệp

vụ cụ thể của công tác văn thư [16].

- “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền

(2006) nêu những vấn đề lý luận, phương pháp thực hiện công tác văn thư. [18]

Ngoài ra, có một số luận văn cao học cũng nghiên cứu về vấn đề này:

- “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm khoa học và công

nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà (2016), luận văn đề cập đến những nội

dung liên quan đến công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước [10]

- “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Trung ương Hội Nông dân Việt

Nam” của Nguyễn Thị Hương Giang (2022), luận văn đề cập đến những nội

dung liên quan đến công tác văn thư trong tổ chức chính trị-xã hội [11]

Bằng những kiến thức đã được đào tạo trong chương trình đào tạo trình

độ thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện, bằng kinh nghiệm thực tế

công tác trong lĩnh vực văn thư, đề tài luận văn của tác giả xin được khai thác,

nghiên cứu thêm nội dung công tác văn thư tại đơn vị sự nghiệp công lập, cụ

thể là công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương.

3. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận văn là: Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công

tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn là:

- Hệ thống hóa lý luận về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư

đặc biệt đối với mô hình đơn vị sự nghiệp công lập;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh

viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020-2022;

- Đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn thư của Bệnh viện

Châm cứu Trung ương trong thời gian tới.

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện

Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022.

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về các nội dung liên quan

đến quy trình, cách thức tổ chức giải quyết văn bản, lập hồ sơ. Đối với các

nội dung liên quan đến kỹ thuật thiết bị, luận văn không đi sâu nghiên cứu

mà chỉ khảo sát sơ bộ nhằm làm rõ bức tranh toàn cảnh của hiện đại hóa

công tác văn thư.

+ Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hiện đại hóa công tác

văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung

ương. Đề tài không đi sâu đánh giá các nội dung lập và quản lý văn bản,

tài liệu, hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành. Những loại tài liệu hồ sơ này

được giới thiệu để làm rõ cách thức, kinh nghiệm áp dụng trong chỉnh thể

thống nhất với hệ thống hồ sơ hành chính.

+ Phạm vi thời gian: Nghiên cứu giai đoạn từ năm 2020 đến 2022. Tác giả

lựa chọn khoảng thời gian này để nghiên cứu do Bệnh viện Châm cứu

Trung ương bắt đầu thực hiện tự chủ tài chính một phần từ năm 2020.

Năm 2018, Chính phủ ban hành quy định về xây dựng văn bản điện tử,

sau 2 năm thực hiện khuyến nghị, năm 2020, Nghị định 30/2020/NĐ-CP

của Chính phủ quy định công tác văn thư ra đời, Bộ Y tế xây dựng hệ

thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử V-office. Đây là

dấu mốc quan trọng làm thay đổi căn bản quá trình hiện đại hóa công tác

văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và Bệnh viện Châm

cứu Trung ương nói riêng.

5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp thu thập số liệu: phương pháp này được dùng để thu thập tài

liệu, số liệu, các văn bản về công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị

Bệnh viện Châm cứu Trung ương, làm cơ sở chứng minh tính thực tế cho công

tác nghiên cứu đề tài.

- Phương pháp tổng hợp, thống kê: phương pháp này được sử dụng để tổng

hợp, thống kê số liệu về công tác văn thư giai đoạn năm 2020 đến 2022 làm cơ

sở chứng minh thực tiễn, từ đó đề xuất giải pháp.

- Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được sử dụng để lấy ý kiến, từ

đó có cái nhìn, đánh giá khách quan về thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư

tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương. Tác giả tiến hành khảo sát với 40 phiếu

(trong đó: 10 phiếu dành cho cán bộ quản lý cấp phòng trở lên, 06 phiếu dành

cho cán bộ văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện, 11 phiếu dành

cho người thực hiện công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chuyên

môn tại Bệnh viện, 10 phiếu dành cho chuyên viên tại Bệnh viện và 03 phiếu

dành cho những người thường xuyên liên hệ công tác tại Bộ phận Hành chính

quản trị Bệnh viện).

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận:

Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công là nguồn

tài liệu bổ sung thêm cơ sở lý luận về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác

văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương.

- Ý nghĩa thực tiễn:

Những giải pháp đề xuất trong luận văn nhằm nâng cao chất lượng công

tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng và công tác văn thư

tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập nói chung.

7. Kết cấu của luận văn

Bài luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư và hiện đại hóa công

tác văn thư

Chương 2. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm

cứu Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022.

Chương 3. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh

viện Châm cứu Trung ương trong thời gian tới.

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký

ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công

tác văn thư (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020).

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ

chức, được ví như một mắt xích quan trọng, có quan hệ mật thiết với các bộ

phận trong một cơ quan. Nếu mắt xích đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động

không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.

Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần

có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt

thông qua bộ phận văn thư. Làm tốt công tác văn thư, thu thập, phân loại, xử lý

thông tin nhanh chóng, có chọn lọc, chính xác, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả

trong công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc, từ đó thúc đẩy sự phát

triển chung của đơn vị. Việc không ngừng nâng cao, hiện đại hoá công tác văn

thư là yêu cầu, đòi hỏi hết sức cần thiết đối với mỗi đơn vị, đặc biệt là trong

thời đại mới.

Có thể thấy rằng, công tác văn thư có những vai trò sau:

- Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của

các cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn

vị, góp phần truyền tải thông tin (bên ngoài đơn vị, bên trong nội bộ). Thông

tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của

các cơ quan ngày càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết

định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm

bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan,

các cán bộ, viên chức làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng

cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo

văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu

thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.

Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo

cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do vậy, công tác văn thư càng

đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.

- Thứ hai, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công việc

Thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi cơ quan, đơn vị, là

căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc. Thông tin được cập nhật nhanh chóng,

chính xác giúp công tác chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức được

kịp thời, hiệu quả. Ngược lại, xử lý thông tin chậm, không cập nhật thông tin

thường xuyên, liên tục sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công

việc.

Trường hợp văn bản “Khẩn”, văn bản “Hoả tốc” được gửi đến cơ quan,

nếu bộ phận văn thư tiếp nhận, xử lý văn bản chậm sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu

quả công việc, làm chậm tiến độ không chỉ có đơn vị mình mà còn ảnh hưởng

đến các đơn vị khác; đồng thời làm hình ảnh cơ quan bị ảnh hưởng.

Như vậy, có thể thấy, hoạt động văn thư có liên quan rất lớn và ảnh hưởng

trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan. Nếu làm tốt, sẽ góp phần giúp

công việc của cơ quan đạt hiệu quả và ngược lại.

- Thứ ba, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt

động của cơ quan, hoạt động của các cá nhân chịu trách nhiệm khác nhau trong

cơ quan.

Việc lưu đầy đủ giấy tờ, văn bản, lập hồ sơ đúng quy định, nộp giấy tờ

vào lưu trữ cơ quan đầy đủ sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động

của cơ quan một cách chân thực, từ đó quy trách nhiệm đến từng cá nhân chính

xác nhất.

- Thứ tư, làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng tệ nạn quan liêu

giấy tờ

Theo quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh, quan liêu là “bệnh giấy tờ,

bệnh hình thức, không thực tế, là xa cách quần chúng, không theo đường lối

quần chúng, làm không đúng chính sách của Chính phủ và của đoàn thể”. Tác

phong làm việc quan liêu sẽ làm hạn chế, không chỉ gây ảnh hưởng không tốt

đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước mà còn ảnh hưởng đến

hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc

phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Tuy nhiên, công tác văn thư chỉ có thể góp

phần, chứ không đóng vai trò quyết định. Nạn quan liêu giấy tờ xuất phát từ

nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy

nhà nước, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý,…

- Thứ năm, công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ

quan

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018, Bí

mật Nhà nước được hiểu:

“Bí mật Nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật này,

chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân

tộc” [13].

Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan đều có những bí mật của riêng

mình. Đó là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực mà cơ quan

không công bố hoặc chưa công bố, nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt

động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của cơ quan đó.

Theo Khoản 2, Điều 3 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước 2018 quy định:

“Bảo vệ bí mật nhà nước là trách nhiệm của mọi cơ quan, tổ chức, cá

nhân” [13]

Việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với

công tác văn thư. Phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

đều được văn bản hoá. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà

nước, bí mật cơ quan được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định một

cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình

tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu,

góp phần giữ gìn các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không

bị lộ ra ngoài.

- Thứ sáu, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ

lịch sử. Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư

mà trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện

hành, giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan. Văn bản soạn thảo có nội dung chính

xác, đầy đủ thành phần, thể thức sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác

cao, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận

lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.

Hiện nay, một thực tế cho thấy nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận thức

được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà nước

về công tác này, không chấp hành nghiêm chỉnh như tài liệu giao nộp vào lưu

trữ không đầy đủ, đúng hạn, không lập thành hồ sơ gây nhiều khó khăn, trở

ngại cho công tác lưu trữ.

- Góp phần xây dựng Chính phủ số, Chính phủ điện tử

Chính phủ số (Digital Government) và Chính phủ điện tử (E-

government) là những cụm từ được nhắc đến liên tục trong thời gian gần đây.

Theo Bộ Thông tin truyền thông, Chính phủ số (Digital Government) là chính

phủ có toàn bộ hoạt động an toàn trên môi trường số, có mô hình hoạt động

được thiết kế lại và vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ số, để có khả năng

cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành

chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, kiến tạo phát triển, dẫn

dắt chuyển đổi số quốc gia, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát

triển và quản lý kinh tế - xã hội. Hay nói một cách khác, đây là quá trình chuyển

đổi số của chính phủ. Chính phủ điện tử (E-government) là chính phủ tin học

hóa quy trình đã có, cung cấp trực tuyến các dịch vụ hành chính công đã có.

Chính phủ số là chính phủ chuyển đổi số, đổi mới mô hình hoạt động, thay đổi

quy trình làm việc, thay đổi cách thức cung cấp dịch vụ, nhanh chóng cung cấp

dịch vụ công mới.

Cần phân biệt sự khác nhau giữa Chính phủ số và Chính phủ điện tử.

Chính phủ điện tử thì chủ yếu sử dụng công nghệ thông tin. Còn Chính phủ số

thì sử dụng công nghệ số, nhất là các công nghệ của cuộc cách mạng công

nghiệp 4.0.

Thời đại công nghệ số hoá phát triển như ngày nay, việc ứng dụng công

nghệ nhằm số hoá văn bản đóng một phần quan trọng vào việc thực hiện Chính

phủ số. Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số

28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ

thống hành chính nhà nước, văn bản điện tử đã trở thành phương tiện giao tiếp,

trao đổi, truyền đạt thông tin chính yếu giữa các cơ quan, tổ chức. Cùng với đó,

là sự ra đời của văn thư lưu trữ điện tử, là công cụ trong hoạt động hành chính

văn phòng, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, hướng tới xây dựng Chính

phủ điện tử (CPĐT) trong thời đại mới.

Để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc

biệt là dịch vụ công phải thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác

nghiệp trong hoạt động dịch vụ công trực tuyến, thực hiện các thủ tục hành

chính trên môi trường điện tử. Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản

giấy là cơ sở để chuyển thủ tục hành chính lên môi trường điện tử theo quy định

hiện hành.

Như vậy, để đạt được mục tiêu trong lộ trình cải cách hành chính và xây

dựng CPĐT trong thời đại ngày nay, việc phát triển hình thái văn thư lưu trữ

điện tử là điều tất yếu, là công cụ cốt lõi đóng góp vào công cuộc đẩy mạnh cải

cách hành chính, hướng tới xây dựng một nền CPĐT trong tương lai.

1.1.2 Yêu cầu đối với công tác văn thư

1.1.2.1 Tính trình tự và hình thức

Tính trình tự và hình thức thể hiện ở việc các văn bản mà cơ quan, tổ

chức soạn thảo và ban hành đều cần phải được đưa ra từ cơ quan thẩm quyền,

thực hiện theo một trình tự thủ tục nhất định. Hình thức của văn bản phải theo

một khuôn mẫu trình bày quy định trước đó. Qua đó, đảm bảo thông tin uy tính,

chính xác.

1.1.2.2 Tính tập trung

Văn bản đi, văn bản đến cơ quan, đơn vị dù theo hình thức nào (điện tử

hay trực tiếp) đều cần được tập trung tại bộ phận văn thư đơn vị để làm các thủ

tục tiếp nhận trước khi trình, chuyển giao đến các bộ phận có liên quan xử lý.

Điều này để đảm bảo số lượng các văn bản đều được kiểm soát, công khai,

minh bạch và tránh tình trạng thất lạc văn bản, giấy tờ.

1.1.2.3 Tính nhanh chóng

Các văn bản đều là những quy định quan trọng, cấp bách nên cần phải

vận chuyển tới địa điểm nhận ngay trong ngày, trong trường hợp bất khả kháng

thì mới có thể để tới ngày hôm sau. Văn thư ở mỗi cơ quan sau khi nhận được

văn bản cần thực hiện nhanh các thủ tục như đăng ký, nộp và chuyển cho bộ

phận nhận ngay lập tức để có thể cập nhật được những thông tin một cách nhanh

nhất.

Các văn bản khi được gửi đi được đánh giá ở mức độ như hỏa tốc, thượng

khẩn hay khẩn. Người làm công tác văn thư phải dựa theo các tiêu chí đánh giá

này để thực hiện công tác của mình gấp gáp hay ít gấp hơn một chút. Tuy nhiên,

dù ở mức độ nào, những người làm việc ở vị trí này cũng cần phát huy năng

lực của mình, thực hiện nhanh nhất các công việc liên quan đến gửi, nhận và

chuyển giao văn bản.

Giải quyết văn bản nhanh sẽ đem lại hiệu quả trong công tác chỉ đạo,

điều hành, quản lý của tổ chức.

1.1.2.4 Tính cập nhật

Người làm công tác văn thư phải thường xuyên theo dõi, cập nhật trạng

thái xử lý của văn bản. Việc cập nhật thông tin này để đảm bảo rằng các văn

bản có thể đến đúng thời gian, đúng nơi nhận, kịp thời chỉnh sửa ngay lập tức

khi có bất kỳ sự cố nhầm lẫn, tránh những sai sót nghiêm trọng gây ảnh hưởng

tới chất lượng, tiến độ công việc.

1.1.2.5 Tính bí mật

Con dấu cơ quan hoặc các thiết bị có tính lưu trữ thông tin cần phải được

đảm bảo tính bí mật, chỉ được sử dụng theo quy định của pháp luật, bất kỳ cá

nhân nào cũng cần có trách nhiệm thực hiện yêu cầu này để các thông tin, văn

bản bí mật không bị tiết lộ ra ngoài, ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín của cơ

quan, đơn vị.

1.1.2.6 Tính khoa học và hiện đại

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã đem lại sự thay đổi căn bản trong

khâu quản lý công tác văn thư từ phương pháp quản lý văn bản giấy truyền

thống sang phương pháp quản lý trên phần mềm điện tử. Bằng công nghệ nhận

dạng ký tự quang học đạt hiệu quả như: công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ; công

tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; quản lý văn bản đi/đến…Việc ứng dụng công

nghệ thông tin, công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại vào quản lý đã tác động

sâu sắc đến hoạt động của cơ quan, đơn vị, từ đó giúp việc khai thác, xử lý

thông tin được nhanh chóng, chính xác, an toàn.

1.1.3 Nội dung công tác văn thư

1.1.3.1 Soạn thảo, ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

+ Chọn thể loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

+ Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

+ Đánh máy, nhân bản văn bản

+ Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

+ Ký văn bản

+ Ban hành văn bản

1.1.3.2 Quản lý, giải quyết văn bản

a. Quản lý văn bản đến:

Trình tự giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Theo dõi tình trạng văn bản, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

• Đối với văn bản giấy:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các bất kể nguồn nào, văn thư

cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình

trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi nhận, đối với văn bản mật phải kiểm tra,

đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặt mất

bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, văn bản đến muộn hơn thời gian trên

bì phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm trong trường hợp cần

thiết, lập biên bản đối với người đưa văn bản.

Văn bản đến được chuyển phát qua mạng, qua email, máy fax, cán bộ làm

công tác văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang. Trong

trường hợp phát hiện sai sót cũng phải báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo người

có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đến được gửi đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể trong cơ quan,

tổ chức thì văn thư cơ quan không bóc bì, chuyển luôn cho nơi nhận.

• Đối với văn bản điện tử:

Khi văn bản đến được cập nhật trên hệ thống, văn thư cơ quan phải kiểm

tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử, nếu chính xác thì thực hiện việc

tiếp nhận, vào sổ văn bản trên hệ thống. Nếu phát hiện văn bản gửi sai nơi nhận

hoặc văn bản không toàn vẹn, văn thư cơ quan thực hiện trả lại văn bản cho cơ

quan gửi văn bản trên hệ thống. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường báo ngay

người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Sau khi nhận văn bản đến, tiến hành thực hiện theo đúng quy trình:

+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Đối với loại không bóc bì (bì gửi cho tổ chức Đảng, tổ chức đoàn thể trong

cơ quan, tổ chức, gửi đích danh người nhận) văn thư chuyển tiếp luôn cho nơi

nhận. Đối với những bì thư gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan

đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm

chuyển cho văn thư cơ quan để đăng ký.

Đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì (gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ bì

có ký hiệu các độ mật) khi thực hiện bóc bì, văn thư cần chú ý:

Bì có mức độ khẩn cần tiến hành bóc trước để giải quyết kịp thời;

Không được gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký

hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi, dấu bưu điện, cần soát lại bì tránh để sót văn

bản;

Đối chiếu số, ký hiệu bên ngoài bì với số, ký hiệu bên trong bì. Trong

trường hợp phát hiện sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để kịp thời giải

quyết;

Văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì tiến hành đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu gửi. Khi nhận xong phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và

gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.

+ Đăng ký văn bản đến

Đối với văn bản giấy:

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản, vào sổ đăng ký văn bản đến, đóng dấu

“Văn bản đến”. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đóng dưới số, ký hiệu văn

bản (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công

văn), hoặc đóng vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng ban hành văn bản.

Đối với văn bản điện tử:

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và vào sổ văn bản đến trên hệ thống.

Văn bản đến được đăng ký trên hệ thống phải được in ra giấy theo mẫu Sổ đăng

ký văn bản đến, ký nhận, đóng sổ theo đúng quy định.

Văn bản mật phải được đăng ký vào sổ riêng theo đúng quy định của pháp

luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

Đối với văn bản giấy:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách

nhiệm xem xét, chỉ đạo giải quyết. Văn bản khẩn phải trình và chuyển giao

ngay sau khi nhận được.

Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến

được quay trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến. Nếu

là đơn thư khiếu nại thì phải giữ nguyên cả bì kèm vào đơn thư.

Chuyển văn bản mật phải có sổ ký nhận riêng.

Đối với văn bản điện tử:

Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo

giải quyết trên hệ thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết

văn bản và cập nhật lên hệ thống: đơn vị, người nhận; ý kiến chỉ đạo; trạng thái

xử lý văn bản, thời hạn giải quyết, chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân

được giải quyết.

Nếu văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư cơ quan trình văn

bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được

giao giải quyết.

+ Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Thủ trưởng cơ quan, người đứng đầu tổ chức, đơn vị có trách nhiệm chỉ

đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ

chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của

người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phục

trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho

đơn vị, cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn

bản đến theo đúng thời gian quy định.

b. Quản lý văn bản đi:

- Tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi tắt là văn

bản đi) đều phải được thực hiện theo trình tự:

+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản, kỹ thuật trình

bày, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản

+ Đóng dấu cơ quan (đóng dấu mức độ khẩn, mật nếu có)

+ Đăng ký văn bản đi

+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi

+ Lưu văn bản đi

- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

Đối với văn bản giấy phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát

ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Viết

phong bì gửi đi phải có địa chỉ rõ ràng nơi gửi, nơi nhận. Ghi rõ ngày gửi, số

lượng công văn, số lượng phong bì của công văn, nơi nhận, nơi ký của bưu

điện.

Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng đường điện tử: email,

máy fax để thông tin được nhanh chóng, kịp thời (trừ văn bản mật).

-Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, 1 bản lưu tại

văn thư cơ quan, 1 bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu tại văn thư cơ quan phải được

sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản lưu những văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản quan trọng phải được in vào loại giấy tốt, bằng mực bền lâu.

1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu

-Về quản lý con dấu:

Theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

“- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan

quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm:

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan,

tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng

văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức

phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và

bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của

người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực

hiện”.

-Về sử dụng con dấu:

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

“- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu

đỏ theo quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía

bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng

lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người

đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục

văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản”.

1.1.3.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là khâu

bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ trung thực, phản ánh đầy đủ hoạt

động của cơ quan, đơn vị sẽ tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng,

đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức.

Quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành được quy

định tại Điều 28, 29, 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

hiện hành được quy định tại Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, theo đó:

-Đối với người đứng đầu Bộ phận Hành chính có trách nhiệm:

+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,

kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.

+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

tại cơ quan, tổ chức.

- Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong đơn vị có trách nhiệm:

+ Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước

người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

+ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu

trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi

nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

+ Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những

hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ

cơ quan.

+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan,

tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi

Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá

02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

+ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức

trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn

giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu

trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.

1.2 Hiện đại hoá công tác văn thư

1.2.1 Khái niệm hiện đại hoá, hiện đại hoá công tác văn thư

1.2.1.1 Hiện đại hoá

Hiện đại hóa là quá trình chuyển đổi xã hội truyền thống trở nên tiến bộ,

văn minh hơn với việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong các lĩnh

vực để quản lý. Các giá trị cũ được biến đổi, thay thế bằng các giá trị mới để

trở nên phù hợp với thời đại.

1.2.1.2 Hiện đại hoá công tác văn thư

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng

trực tiếp, làm thay đổi căn bản nhiều phương thức quản lý, chỉ đạo, điều hành

của hệ thống sản xuất, quản trị. Nền hành chính cũ (phương pháp truyền thống)

không còn phù hợp với tình hình mới, đòi hỏi các nhà quản lý, thủ trưởng cơ

quan, đơn vị phải tổ chức, sắp xếp, bố trí lại bộ máy, nhân sự nhằm thúc đẩy

việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật để nâng cao hiệu quả

quản lý đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi trong thời đại mới.

Hiện đại hóa văn thư làm giảm nhẹ sức lao động, tiết kiệm thời gian,

công sức, tiền của đồng thời góp phần tăng năng suất lao động, hiệu quả công

việc, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định nhanh chóng, chính xác,

phù hợp với xu thế phát triển của thời đại.

Việc hiện đại hoá công tác văn thư có quan hệ mật thiết với xây dựng

Chính phủ điện tử (CPĐT), chính phủ số, xây dựng cơ sở dữ liệu số quốc gia,

đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử

trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

Chính phủ điện tử thông minh hay chính phủ thông minh có nghĩa là

CPĐT thế hệ tiếp theo, kết hợp CNTT thông minh và sự sáng tạo của con người

để đổi mới quản trị chính phủ và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu làm hài

lòng mọi người, đồng thời cung cấp và chia sẻ tất cả thông tin điều hành của

chính phủ một cách minh bạch và an toàn, có thể hỗ trợ khôn ngoan các hoạt

động chính phủ khi giao tiếp với công chúng, dự đoán được những vấn đề có

thể xảy ra trong tương lai như chiến tranh, thời tiết, dịch bệnh… Tiên tiến hơn

về mặt định lượng và chất lượng so với CPĐT hiện tại vì sử dụng các công

nghệ thông tin số mới nhất như IoT – Internet vạn vật, Cloud Computing - Điện

toán đám mây, Big data - Dữ liệu lớn, ML & AI – Học máy & Trí tuệ nhân tạo

và Blockchain - Chuỗi khối…

Phát triển thành công Chính phủ thông minh sẽ tạo ra phong cách lãnh

đạo mới, phương thức mới, giảm kinh phí, cung cấp thông tin và dịch vụ công

cho người dân bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu, nâng cao trình độ dân trí và năng

lực quản lý điều hành đất nước của chính phủ. Chính phủ thông minh và người

dân thông minh thì đất nước sẽ phát triển nhanh hơn và bền vững hơn.

Hoạt động văn thư trong quá trình hội nhập, việc hiện đại hoá công tác

văn thư chính là: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, thực hiện chuyển đổi số,

đổi mới lề lối làm việc, phương thức quản trị hiện đại, kế thừa những thành tựu

khoa học, tiến bộ khoa học công nghệ đặc biệt là cuộc cách mạng công nghiệp

4.0. Song, việc hiện đại hóa công tác văn thư còn phải phụ thuộc vào tình hình

thực tế khách quan của từng cơ quan, tổ chức (mức độ quan tâm của cơ quan,

tổ chức đến công tác văn thư, trình độ năng lực của cán bộ, khả năng ứng dụng

CNTT, kinh phí đầu tư…)

Như vậy, với cách hiểu về hiện đại hoá như trên, tác giả luận văn xin đưa

ra quan điểm về hiện đại hoá công tác văn thư như sau:

“Hiện đại hoá công tác văn thư là việc ứng dụng những thành tựu khoa

học công nghệ, phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức hoạt động công tác

văn thư đạt hiệu quả tốt hơn”.

1.2.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn thư

Thứ nhất, hiện đại hoá phương thức tổ chức quản lý công tác văn thư

Đổi mới phương thức quản lý, tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại

hoá, nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư là điều kiện tiên quyết, hàng

đầu khi thực hiện hiện đại hoá công tác văn thư trong thời buổi hội nhập.

- Chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất chủ trương xây dựng công tác văn thư

theo hướng hiện đại.

- Xây dựng quy trình tổ chức quản lý công tác văn thư theo hướng khép

kín, dễ kiểm tra, kiểm soát, quy trách nhiệm đối với từng cá nhân, tổ chức. (Ví

dụ: đánh giá chất lượng công việc của công tác văn thư dựa trên kết quả đầu ra,

áp dụng công nghệ giám sát về thực hiện quy trình không chỉ ở bộ phận văn

thư chuyên trách mà còn cả ở bộ phận văn thư kiêm nhiệm, nâng cao tính tự

chủ, tự chịu trách nhiệm..)

- Phân công nhiệm vụ theo hướng chuyên môn hoá, tăng tính trách nhiệm

cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

Thứ hai, hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị và các ứng dụng công

nghệ

Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ hiện đại hoá công tác văn thư, cơ quan, tổ

chức cần trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, các ứng dụng công nghệ hiện

đại phù hợp với yêu cầu thực tế và nhu cầu của cơ quan nhằm phục vụ tốt nhất

công việc, mang lại hiệu quả cao

- Tạo môi trường làm việc thông thoáng, đảm bảo điều kiện cơ sở vật

chất tối ưu, tạo thuận lợi cho công việc (phòng ốc rộng rãi, thoáng đãng, không

tiếng ồn, đầy đủ ánh sáng, …)

- Cung cấp đầy đủ trang thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ công việc

(máy photocopy, máy scan, máy tính kết nối Internet đời cao, máy fax,…)

- Ứng dụng công nghệ trong quản lý công tác văn thư: áp dụng phần

mềm quản lý văn bản điện tử, trục liên thông văn bản quốc gia, xây dựng cơ sở

dữ liệu, hệ thống thông tin điện tử, hệ thống thiết bị thông minh, phần mềm

thống kê tự động…

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hoá công tác văn thư đối với đơn

vị sự nghiệp công

1.2.3.1 Yếu tố về cơ chế chính sách, đổi mới, chỉ đạo, ưu tiên phát triển đảm

bảo điều kiện phát huy tự chủ

Quan điểm, nhận thức là yếu tố vô cùng quan trọng tác động vào hiện

đại hóa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức. Phương tiện, kỹ thuật, con

người có tốt đến đâu mà không có sự chỉ đạo, lãnh đạo của người đứng đầu,

không có cơ chế chính sách, không có phương hướng đổi mới từ cấp trên thì

khó có thể thực hiện được.

1.2.3.2 Yếu tố môi trường, điều kiện làm việc

Môi trường làm việc tốt là môi trường đảm bảo cả yếu tố bên trong

(không gian làm việc, môi trường tổ chức, quản lý phù hợp) và yếu tố bên ngoài

(bố trí, sắp xếp phòng làm việc hợp lý, thuận tiện cho việc di chuyển, phối hợp

giữa các khoa phòng chức năng).

Phòng làm việc văn thư cần đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Cách thức bố trí, sắp xếp: tạo sự thoải mái, gắn kết giữa các nhân viên

cùng làm việc, tăng tính đoàn kết, nâng cao sự tập trung trong công việc

- Ánh sáng: đây là yếu tố cần thiết, không thể thiếu, nó không những tác

động đến sức khoẻ mà còn ảnh hưởng đến tâm lý người lao động. Phòng phải

có đầy đủ đèn chiếu sáng, cửa sổ thông thoáng để nhân viên làm việc một cách

hiệu quả nhất.

- Độ thoáng đãng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thoáng đãng, nhiệt

độ, độ ẩm phù hợp để không gây ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên do tính

chất đặc thù của phòng văn thư (lưu trữ nhiều công văn, giấy tờ, máy móc, trang

thiết bị).

- Tiếng ồn: phòng làm việc không đảm bảo về tiếng ồn sẽ ảnh hưởng trực

tiếp đến tinh thần, sự tập trung làm việc của nhân viên.

1.2.3.3 Yếu tố trang thiết bị, khoa học kỹ thuật

Trang thiết bị, máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại là công cụ hỗ trợ

đắc lực cho cán bộ làm công tác văn thư, giúp công tác thu thập, xử lý thông

tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức lao

động. Việc hiện đại hóa công tác văn thư có đi vào thực tiễn hay không phụ

thuộc rất nhiều vào việc đầu tư trang thiết bị, khoa học kỹ thuật.

Ngược lại, nếu không có sự quan tâm, đầu tư máy móc, trang thiết bị lỗi

thời, cũ kĩ sẽ là rào cản rất lớn trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó ảnh hưởng đến

chất lượng công việc kém hiệu quả.

1.2.3.4 Trình độ, năng lực của cán bộ làm công tác văn thư

Có thể nói, con người luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất,

chất lượng công việc. Phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật dù được trang bị

hiện đại đến đâu, nếu con người không biết tiếp cận, khai thác, sử dụng nó một

cách khoa học, hợp lý thì các phương tiện đó cũng trở nên vô ích.

Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “ Có tài mà không có đức thì là người

vô dụng, có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”. Người làm công

tác văn thư không chỉ cần có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, mà còn cần sự đam

mê, tâm huyết với nghề. Đó cũng là nguồn nhân tố quan trọng trong việc thúc

đẩy hiện đại hoá công tác văn thư.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, cuộc cách mạng công nghiệp

hoá, hiện đại hoá đất nước, nhu cầu đổi mới nền hành chính cũ, rườm rà, nặng

về thủ tục là một đòi hỏi cấp bách, chính đáng của xã hội. Từ thực tiễn khách

quan, hiện đại hoá công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức có ý nghĩa quan

trọng, cần thiết hơn bao giờ hết.

Chương này, tác giả đề cập đến những vấn đề chung về công tác văn thư,

hiện đại hóa công tác văn thư. Đây là cơ sở tiền đề để phân tích thực trạng hiện

đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng và của

đơn vị sự nghiệp công lập nói chung ở chương tiếp theo.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

GIAI ĐOẠN 2020 ĐẾN 2022

2.2 Khái quát về Bệnh viện Châm cứu Trung ương

2.2.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Châm cứu Trung ương

Việt Nam tự hào là một nước có nền Y dược cổ truyền lâu đời, trong đó

châm cứu là một phương pháp chữa bệnh quan trọng trong các phương pháp

chữa bệnh cổ truyền với mạng lưới rộng khắp, được phát triển từ thực tiễn đã

đúc kết thành lý luận có tính chất khoa học và biện chứng. Việt Nam cũng là

nước biên soạn tài liệu về châm cứu sớm so với các nước trong khu vực, trên

thế giới và cùng với Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp…đã được Tổ

chức Y tế Thế giới đánh giá là những nước có nền châm cứu phát triển nhất

trên thế giới.

Phát huy tiềm năng và thế mạnh vốn có của y học cổ truyền, kết hợp y

học cổ truyền với y học hiện đại, các thầy thuốc y học cổ truyền Việt Nam đã

chủ động, tích cực sử dụng y học cổ truyền trong công tác bảo vệ, chăm sóc và

nâng cao sức khoẻ nhân dân, đặc biệt lĩnh vực châm cứu đã có nhiều đóng góp

quan trọng cho công tác này. Đánh giá cao những thành tích và sự đóng góp to

lớn đó, ngày 24/4/1982, Bộ trưởng Bộ Y tế cho phép thành lập Viện Châm cứu

theo Quyết định số 369/QĐ-BYT nay là Bệnh viện Châm cứu Trung ương (Đổi

tên theo Quyết định số 2214/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế ngày 18/6/2003).

Từ khi thành lập, Bệnh viện không ngừng lớn mạnh, phát triển và đến nay đã

trở thành Bệnh viện chuyên khoa hạng I với quy mô 605 giường bệnh với 629

người làm việc trong đó có 05 Phó Giáo sư, 07 Tiến sĩ, 14 Bác sĩ chuyên khoa

II, 23 Thạc sĩ bác sĩ, 40 Bác sĩ chuyên khoa I. Với vị trí, chức năng là bệnh viện

chuyên khoa đầu ngành về lĩnh vực châm cứu, trải qua quá trình hình thành,

xây dựng và phát triển, Bệnh viện Châm cứu Trung ương đã đạt được nhiều

thành tựu quan trọng:

- Về công tác khám chữa bệnh: Bệnh viện thực sự là bệnh viện đầu ngành

về lĩnh vực châm cứu của cả nước, đã tiếp nhận hàng vạn lượt người bệnh trong

nước cũng như người bệnh nước ngoài đến khám và điều trị.

- Về công tác đào tạo: Bệnh viện đã góp phần đào tạo nguồn nhân lực

chuyên sâu trong lĩnh vực châm cứu với hàng trăm Tiến sĩ, Thạc sĩ, BSCKII,

BSCKI và bác sĩ cho cả nước; là cơ sở đào tạo thực hành có uy tín cho sinh

viên Học viện Y dược cổ truyền Việt Nam, Đại học Y Hà Nội và một số trường

đại học, cao đẳng, trung học y trong nước về lĩnh vực châm cứu. Ngoài ra, bệnh

viện còn hợp tác đào tạo nhiều cán bộ châm cứu cho các nước trên thế giới như

Mexico, Đức, Bungari, Hungary, Singapore…và nay đã trở thành những

chuyên gia hàng đầu về châm cứu ở nước sở tại.

- Về nghiên cứu khoa học: Nhiều đề tài nghiên cứu do bệnh viện thực

hiện đã được nghiệm thu và triển khai ứng dụng rộng rãi trong các cơ sở y tế,

mang lại hiệu quả điều trị cao.

- Về công tác chỉ đạo tuyến: Với vai trò là bệnh viện đầu ngành về châm

cứu của cả nước, Bệnh viện Châm cứu Trung ương đã tích cực triển khai Đề án

1816 tại nhiều bệnh viện y học cổ truyền tuyến tỉnh như Hà Giang, Phú Thọ,

Cao Bằng, Thái Nguyên…; triển khai thực hiện nhiều gói kỹ thuật đến các bệnh

viện Y học cổ truyền toàn quốc như Viện Y dược học dân tộc TP Hồ Chí Minh,

Bệnh viện YHCT Đà Nẵng, Bệnh viện PHCN tỉnh Hải Dương…, đồng thời kết

hợp đào tạo cho hàng nghìn thầy thuốc tại các cơ sở trên. Với phương châm

“cầm tay chỉ việc”, bệnh viện đã bồi dưỡng và đào tạo tại chỗ, chuyển giao

thành công những kỹ thuật châm cứu có hiệu quả chữa bệnh cao, đáp ứng như

cầu khám chữa bệnh của nhân dân.

- Về công tác hợp tác quốc tế: Bệnh viện Châm cứu Trung ương đã tích

cực, chủ động đẩy mạnh hợp tác quốc tế với hơn 40 nước trên thế giới. Bệnh

viện đang duy trì hoạt động 02 Trung tâm Châm cứu Hồ Chí Minh ở Mexico

và Trung tâm Châm cứu Việt Nam tại Liên Bang Nga. Nhiều cán bộ lãnh đạo

của bệnh viện được các tổ chức quốc tế tín nhiệm bầu vào cương vị lãnh đạo

chủ chốt của các tổ chức châm cứu quốc tế.

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Châm cứu Trung ương

Bệnh viện Châm cứu Trung ương là Bệnh viện chuyên khoa đầu ngành

về Châm cứu - Y học cổ truyền, có chức năng khám bệnh, chữa bệnh, phòng

bệnh bằng phương pháp châm cứu, xoa bóp bấm huyệt, phục hồi chức năng;

Bào chế, sơ chế, chế biến dược liệu, thuốc cổ truyền, kết hợp phương pháp

châm cứu – Y học cổ truyền và Y học hiện đại trong công tác phòng bệnh, chữa

bệnh và chăm sóc sức khỏe; Nghiên cứu khoa học, đào tạo, chỉ đạo tuyến và

hợp tác quốc tế về chuyên môn kỹ thuật trong lĩnh vực phụ trách; Ứng dụng

công nghệ thông tin trong chuyển đổi số phục vụ công tác quản lý chuyên môn và

công nghệ mới.

Bệnh viện Châm cứu Trung ương thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Khám bệnh, chữa bệnh bằng phương pháp châm cứu, xoa bóp, bấm

huyệt, dưỡng sinh, phục hồi chức năng, thuốc cổ truyền, kết hợp Châm cứu - Y

học cổ truyền và Y học hiện đại;

- Nghiên cứu khoa học lĩnh vực Châm cứu – Y học cổ truyền kết hợp Y

học hiện đại trong khám, chữa bệnh và phòng bệnh theo quy định của pháp luật;

- Bệnh viện là cơ sở đào tạo thực hành về lĩnh vực Châm cứu - Y học cổ

truyền, tham gia giảng dạy đại học và sau đại học chuyên ngành châm cứu trong

và ngoài nước;

- Chỉ đạo chuyển giao kỹ thuật về châm cứu đến 63 tỉnh thành trên toàn

quốc;

- Hợp tác với tổ chức, cá nhân nước ngoài trong khám bệnh, chữa bệnh,

đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực phụ trách và các hoạt động hợp tác

quốc tế khác theo sự phân công, chỉ đạo của Bộ Y tế và các quy định của pháp

luật.

- Sản xuất máy điện châm và dụng cụ y học cổ truyền, cung cấp các sản

phẩm phục vụ cho công tác khám bệnh, chữa bệnh của bệnh viện và các đơn

vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu trong cộng đồng theo quy định của pháp luật.

2.2.3 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Bệnh viện Châm cứu Trung ương

* Về Ban Giám đốc Bệnh viện:

Bệnh viện Châm cứu Trung ương có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc

(Trong đó có 02 Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn, 01 Phó Giám đốc phụ

trách kinh tế).

*Về các đơn vị giúp việc (8 Phòng ban chức năng):

- Phòng Tổ chức cán bộ: 09 cán bộ nhân viên

- Phòng Kế hoạch tổng hợp: 14 cán bộ nhân viên

- Phòng Tài chính kế toán: 23 cán bộ nhân viên

- Phòng Vật tư-TBYT và HCQT: 33 cán bộ nhân viên

- Phòng Công nghệ thông tin: 06 cán bộ nhân viên

- Phòng Quản lý chất lượng: 11 cán bộ nhân viên

- Phòng Công tác xã hội: 15 cán bộ nhân viên

- Phòng Điều dưỡng: 05 cán bộ nhân viên

*Về các đơn vị trực thuộc (20 khoa lâm sàng, 05 khoa cận lâm sàng,

05 Trung tâm, Tạp chí châm cứu):

- Khoa Khám bệnh đa khoa: 16 cán bộ nhân viên

- Khoa Ngũ quan: 13 cán bộ nhân viên

- Phòng khám chuyên gia cao cấp: 29 cán bộ nhân viên

- Phòng khám và điều trị theo yêu cầu: 13 cán bộ nhân viên

- Khoa Hồi sức cấp cứu: 16 cán bộ nhân viên

- Đơn vị Hồi sức tích cực: 08 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị cột sống ít xâm lấn: 24 cán bộ nhân viên

- Khoa Nội: 17 cán bộ nhân viên

- Khoa Nhi: 19 cán bộ nhân viên

- Khoa Đột quỵ-Phục hồi chức năng: 25 cán bộ nhân viên

- Khoa Ngoại châm tê: 16 cán bộ nhân viên

- Khoa Hợp tác phát triển châm cứu quốc tế: 13 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị quốc tế: 19 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị nội trú ban ngày: 10 cán bộ nhân viên

- Khoa Nam học- Cột sống: 09 cán bộ nhân viên

- Khoa Dưỡng sinh-Xoa bóp bấm huyệt: 14 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị liệt vận động ngôn ngữ trẻ em: 17 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị và chăm sóc trẻ tự kỷ: 22 cán bộ nhân viên

- Khoa Điều trị và chăm sóc trẻ bại não: 16 cán bộ nhân viên

- Khoa Lão khoa: 22 cán bộ nhân viên

- Khoa Dinh dưỡng- Tiết chế: 05 cán bộ nhân viên

- Khoa Chẩn đoán hình ảnh: 10 cán bộ nhân viên

- Khoa Thăm dò chức năng: 16 cán bộ nhân viên

- Khoa Xét nghiệm: 11 cán bộ nhân viên

- Khoa Dược: 13 cán bộ nhân viên

- Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn: 41 cán bộ nhân viên

- Trung tâm nghiên cứu và hỗ trợ điều trị cai nghiện ma tuý bằng châm

cứu: 12 cán bộ nhân viên

- Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến: 16 cán bộ nhân viên

- Trung tâm ứng dụng và phát triển y dược cổ truyền: 12 cán bộ nhân

viên

- Trung tâm kỹ thuật cao châm cứu Việt Nam: 14 cán bộ nhân viên

- Trung tâm sản xuất, sửa chữa máy điện châm và dụng cụ YHCT: 06

cán bộ nhân viên

- Tạp chí châm cứu: 06 cán bộ nhân viên

(Nguồn: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Châm cứu Trung ương tại

Phụ lục I)

- Các tổ chức đoàn thể:

+ Đảng ủy

+ Công đoàn

+ Đoàn thanh niên

+ Ban Chỉ huy quân sự

Hiện nay, Bệnh viện Châm cứu Trung ương có tổng số 629 cán bộ, viên

chức, người lao động. Trong đó có 05 Phó Giáo sư, 84 thầy thuốc sau đại học

(07 tiến sĩ, 14 BSCKII, 23 thạc sĩ, 40 BSCKI), 119 bác sĩ, 13 dược sĩ đại học,

209 cử nhân điều dưỡng, 61 kỹ thuật y, 112 nhân viên khác, 29 hộ lý, y công.

Biểu 1.1 Nhân lực khoa học của Bệnh viện

Thạc sĩ, BSCKI 10%

Khác 22%

Phó Giáo sư

Tiến sĩ, BSCKII

Thạc sĩ, BSCKI

Đại học

Khác

Đại học 64%

Nhân lực của Bệnh viện Phó Giáo sư Tiến sĩ, BSCKII 1% 3%

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, Bệnh viện Châm cứu Trung ương)

2.2.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ phận Hành chính quản

trị Bệnh viện Châm cứu Trung ương

2.1.4.1 Vị trí, chức năng

Bộ phận Hành chính quản trị là đơn vị trực thuộc Phòng Vật tư - Thiết

bị y tế và Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương có chức năng

giúp việc Giám đốc Bệnh viện trong công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản

lý tài sản công, mua sắm văn phòng phẩm, vật tư văn phòng đảm bảo phục vụ

chung cho hoạt động của Lãnh đạo Bệnh viện và các khoa, phòng, trung tâm,

đơn vị trực thuộc Bệnh viện, tổ lái xe và tổ bảo vệ.

2.1.4.2 Nhiệm vụ

Bộ phận Hành chính quản trị thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Xây dựng, trình Giám đốc Bệnh viện kế hoạch công tác hàng năm của

bộ phận;

- Báo cáo, thống kê số liệu công tác văn thư của đơn vị theo kế hoạch

hàng quý, hàng năm;

- Giúp Giám đốc Bệnh viện trong việc thực hiện công tác mua sắm, đấu

thầu vật tư văn phòng, trang phục chuyên môn, đồ vải…

- Dự toán nguồn kinh phí của Bộ phận, nộp Tài chính kế toán

- Tổ xe: lái xe chở phục vụ Ban Giám đốc và lãnh đạo các khoa, phòng,

trung tâm, đơn vị trong Bệnh viện đi họp, công tác; vận chuyển người bệnh cấp

cứu.

- Tổ bảo vệ: đảm nhiệm giữ gìn công tác an ninh trật tự, an toàn phòng

chống cháy nổ trong Bệnh viện.

2.1.4.3 Tổ chức bộ máy, chế độ làm việc, quan hệ công tác của Bộ phận

Hành chính quản trị

Tổ chức bộ máy của Bộ phận Hành chính quản trị:

- Lãnh đạo Bộ phận: 01 Phụ trách Bộ phận

- Cơ cấu nhân sự:

+ Bộ phận Hành chính: 05 cán bộ nhân viên

+ Tổ xe: 03 nhân viên

+ Tổ Bảo vệ: 15 nhân viên

Chế độ làm việc:

Bộ phận Hành chính quản trị làm việc theo chế độ thủ trưởng, Phụ trách

Bộ phận Hành chính quản trị là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt

động chung của bộ phận trước Giám đốc Bệnh viện.

Quan hệ công tác:

Quan hệ với Lãnh đạo Bệnh viện Châm cứu Trung ương là quan hệ trên-

dưới (chấp hành mệnh lệnh cấp trên)

Quan hệ với các phòng ban chức năng trực thuộc Bệnh viện Châm cứu

Trung ương là quan hệ phối hợp.

2.2 Thực trạng hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu

Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022

2.2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động văn thư và cơ chế hiện đại hóa

công tác văn thư

2.2.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư và nhân sự làm công tác văn thư

* Hình thức tổ chức công tác văn thư

Việc tổ chức công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được

thực hiện dưới hình thức hỗn hợp. Tất cả các văn bản đi, đến của Bệnh viện đều

phải qua văn thư cơ quan, tuy nhiên văn thư cơ quan chỉ xử lý những văn bản

hành chính thông thường, còn những văn bản liên quan đến việc thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của các ban chuyên môn (ví dụ: hồ sơ bệnh án, sao bệnh án,

giấy chuyển viên, giấy ra viện…) hoặc của các tổ chức đoàn thể (ví dụ: văn bản

của Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên) đều được chuyển trực tiếp đến các

phòng ban, đơn vị liên quan, văn thư cơ quan chỉ thực hiện việc chuyển phát

thông thường.

Tác giả tiến hành khảo sát mức độ hợp lý của hình thức tổ chức công tác

văn thư tại Bệnh viện, kết quả của cuộc khảo sát cho thấy:

Bảng 2.1 Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư

Tỷ lệ Kém Tỷ lệ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

14/40 35% 22/40 55% 04/40 10% 0/40 0%

Về tổ chức công tác văn thư

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Như vậy, theo kết quả thống kê từ cuộc khảo sát cho thấy hình thức tổ

chức công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương hiện nay khá hợp

lý. Có sự kết hợp quản lý văn bản hồ sơ thống nhất, một đầu mối đối với văn

bản hành chính kết hợp với mô hình quản lý văn bản điện tử đối với hồ sơ

chuyên ngành trong công tác khám, chữa bệnh.

* Cơ cấu biên chế và năng lực hiện đại hoá của đội ngũ nhân sự làm công

tác văn thư

Bộ phận văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương trực thuộc Bộ phận

Hành chính quản trị bao gồm: 06 nhân sự (trong đó: 01 Phụ trách Bộ phận, 03

nhân viên làm công tác văn thư, 02 nhân viên làm công tác lưu trữ) được quy

định trách nhiệm cụ thể.

Nhân sự làm công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện

được phân công, sắp xếp công việc cụ thể, chuyên môn hóa, quy định trách

nhiệm đối với mỗi người. Trong 03 nhân viên làm công tác văn thư có 01 nhân

viên thực hiện vào sổ văn bản đi, đóng dấu, quản lý con dấu, 01 nhân viên tiếp

nhận, xử lý công văn đến và thực hiện một số công việc khác, 01 nhân viên

soạn thảo văn bản, photo tài liệu và thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân

công.

Tất cả nhân viên làm công tác văn thư tại Bệnh viện (bao gồm cả văn thư

chuyên trách và văn thư kiêm nhiệm) đều có trình độ Đại học trở lên. Trong số

03 nhân viên văn thư chuyên trách có 01 chuyên viên chính có chuyên ngành

về công tác VTLT, 02 chuyên viên còn lại có chuyên ngành khác nhưng đã

được đào tạo về công tác văn thư (Thống kê nhân sự làm công tác văn thư tại

Phụ lục IV)

Các nhân viên làm công tác văn thư tại Bệnh viện đều có phẩm chất đao

đức, năng lực công tác tốt. Trong những năm gần đây, Bệnh viện cũng tập trung

chú trọng cử các cán bộ làm công tác văn thư đi đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng

không ngừng cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ nhằm đáp ứng yêu cầu,

đòi hỏi đặt ra trong tình hình mới.

Tuy nhiên, đối với các nhân sự làm công tác văn thư kiêm nhiệm tại các

phòng ban chức năng khác (Ví dụ: Phòng Kế hoạch tổng hợp quản lý, lưu trữ

hồ sơ bệnh án; Phòng Quản lý chất lượng quản lý, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm;

Phòng Tổ chức cán bộ quản lý, lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức; Trung tâm đào

tạo và chỉ đạo tuyến quản lý, lưu trữ hồ sơ học viên đào tạo, thực hành nghề tại

Bệnh viện; Ban Quản lý dự án quản lý, lưu trữ hồ sơ các công trình, bản vẽ, hồ

sơ thiết kế, hồ sơ dự án của Bệnh viện; Phòng Tài chính kế toán quản lý, lưu

trữ các loại hợp đồng, hồ sơ quyết toán, hồ sơ tài chính…) phần lớn là các

chuyên viên làm chuyên môn, không được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư

nên việc thực hiện chưa tốt, chưa đúng quy định, chưa đạt hiệu quả.

Bảng 2.2 Khảo sát thực trạng chất lượng, năng lực hiện đại hoá của nhân

sự làm công tác văn thư

Tỷ lệ Kém Tỷ lệ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

12/40 30% 25/40 62.5% 03/40 7.5% 0/40 0%

05/40 12.5% 11/40 27.5% 21/40 52.5% 03/40 7.5%

Về trình độ, năng lực cán bộ văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Về trình độ, năng lực cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chức năng

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

2.2.1.2 Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư và hiện

đại hóa công tác văn thư

Cho đến nay, mặc dù công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung

ương đã từng bước thực hiện văn bản điện tử theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

ngày 05/3/2020, song Bệnh viện vẫn chưa xây dựng quy chế về công tác văn

thư tại Bệnh viện, chưa có văn bản chỉ đạo về xây dựng cơ sở dữ liệu của Bệnh

viện. Đây là một điểm vô cùng hạn chế, nó gây ảnh hưởng không nhỏ đến công

tác từng bước hiện đại hóa công tác văn thư cũng như làm ảnh hưởng đến hiệu

quả công việc của Bệnh viện.

Bảng 2.3 Khảo sát thực trạng mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý và

hiện đại hoá công tác văn thư

Tỷ lệ Kém Tỷ lệ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

02/40 5% 09/40 22.5% 29/40 72.5% 0/40 0%

Về mức độ ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Như vậy, có thể thấy việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công

tác văn thư tại Bệnh viện chưa được chú trọng, quan tâm, điều này gây mất

phương hướng, không tạo ra được sự thống nhất, chặt chẽ trong việc thực hiện

các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư.

2.2.1.3 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực làm công tác văn thư

Thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, với việc ứng dụng khoa học công

nghệ, kỹ thuật hiện đại đang dần trở thành nhu cầu tất yếu của đời sống xã hội.

Nhận thức được vai trò của đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực nói chung và

nhân lực làm công tác văn thư nói riêng, hàng năm, Bệnh viện cũng cử cán bộ,

nhân viên làm công tác văn thư đi tập huấn các lớp về nâng cao nghiệp vụ, năng

lực cho cán bộ làm công tác VTLT do Bộ Y tế tổ chức (1 năm 1 lần).

Bảng 2.4 Thống kê số lớp đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ liên quan

đến hiện đại hoá công tác VTLT Bệnh viện tham dự

giai đoạn 2020 đến 2022

STT Năm Nội dung đào tạo, tập huấn Địa điểm

1 Hà Nội

2020 Tập huấn nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Số lượng tham dự 01 Phụ trách +

VTLT trong thời điểm dịch Covid-19 xảy ra

2 Quảng Bình

2021 Hội nghị tập huấn công tác cải cách hành chính Bộ Y tế năm 2021

3 Đà Nẵng

01 Chuyên viên HCQT 01 Phụ trách Bộ phận HCQT 01 Chuyên viên HCQT

2022 Tập huấn nâng cao năng lực cán bộ làm công tác VTLT trong ngành y tế

4 Bình Định

2023 Tập huấn giải quyết thắc mắc về lưu trữ điện tử tại các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế 01 Phụ trách Bộ phận HCQT

(Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương)

Theo chia sẻ của các chuyên viên được cử đi tham dự tập huấn, các

chuyên viên đã được lĩnh hội các kiến thức, tiếp cận, cập nhật các vấn đề liên

quan đến công tác VTLT, có thể kể đến như: Những vấn đề chung về công tác

VTLT, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ngành y tế bao gồm

các quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ hồ sơ phù hợp các quy

định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư;

Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu

trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"; Các quy

định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Ngoài ra, Bệnh viện Châm cứu Trung ương cũng tạo điều kiện, động

viên cán bộ làm công tác VTLT của Bệnh viện đi học nâng cao trình độ như:

học cao học, tham gia các lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước về công tác văn thư,

quản trị văn phòng, tin học quản lý…; khuyến khích việc tự học, tự trau dồi,

liên tục cập nhật những kiến thức mới, chủ động sáng tạo để ngày càng hoàn

thiện hơn công việc của mình, góp phần nâng cao chất lượng công việc chung

của Bệnh viện.

Bảng 2.4 Khảo sát thực trạng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư

Tỷ lệ Kém Tỷ lệ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

09/40 22.5% 27/40 67.5% 04/40 10% 0/40 0%

Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

2.2.1.4 Thực trạng việc áp dụng các phương pháp quản lý trong hiện đại

hóa công tác văn thư

- Thực trạng công tác kiểm tra

+ Hoạt động kiểm tra của các cơ quan chuyên môn đối với công tác văn

thư tại Bệnh viện:

Công tác VTLT của Bệnh viện được đoàn công tác của Bộ Nội vụ kiểm

tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư vào năm

2014 và 2018.

Công tác VTLT của Bệnh viện đươc đoàn công tác của Bộ Y tế (cụ thể

là Văn phòng Bộ Y tế) kiểm tra vào quý 4 hàng năm.

+ Hoạt động kiểm tra của Bệnh viện Châm cứu Trung ương đối với công

tác văn thư của đơn vị

Thực tế, công tác kiểm tra tại Bệnh viện chủ yếu thực hiện thông qua

việc quan sát, báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm; thông qua công tác kiểm

tra chất lượng 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm của các khoa, phòng, trung

tâm, đơn vị trong Bệnh viện. Việc kiểm tra mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sơ

bộ, bản thân người kiểm tra của Bệnh viện cũng không nắm được hết quy trình,

các công việc liên quan đến nghiệp vụ văn thư, sử dụng phần mềm quản lý và

điều hành văn bản điện tử.

Đồng thời, chưa chú trọng đến công tác đánh giá sau kiểm tra. Điều này

cũng một phần là do công tác văn thư của Bệnh viện vẫn chưa thực sự được

quan tâm, chú trọng nhiều; các cán bộ lãnh đạo mặc dù cũng đã cải thiện công

tác này theo hướng dần hiện đại, cũng đã lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, ý kiến

phản hồi của các cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, song việc đưa chủ

trương, biện pháp triển khai thực hiện chưa kịp thời.

Bảng 2.5 Khảo sát thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư

tại Bệnh viện

Mức độ Tỷ lệ Kém Tỷ lệ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

04/40 10% 14/40 35% 22/40 55% 0/40 0%

02/40 5% 13/40 32.5% 25/40 62.5% 0/40 0%

Về công tác kiểm tra Về công tác đánh giá

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

-Thực trạng nội dung tạo động lực làm việc, đánh giá, thi đua khen

thưởng trong hoạt động văn thư

Hàng năm, Bệnh viện đều tổ chức thực hiện đánh giá, xếp loại thi đua

khen thưởng, kỷ luật đối với toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động trong

toàn Bệnh viện nói chung và cán bộ làm văn thư nói riêng căn cứ vào kết quả

kiểm tra, bản mô tả công việc đối với từng vị trí việc làm, thực tế kết quả thực

hiện công việc của từng cá nhân. Việc đánh giá đều căn cứ vào tình hình khách

quan, mức độ hoàn thành công việc, phẩm chất đạo đức, việc tuân thủ các quy

định của Bệnh viện, đề tài khoa học, sáng kiến kinh nghiệm, đề án cải tiến chất

lượng.

Cụ thể, năm 2019 phòng được khen thưởng danh hiệu: “Tập thể lao động

xuất sắc”; năm 2021, 01 cán bộ được tặng Bằng khen của Công đoàn Y tế Việt

Nam do có thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ năm 2021. Đây là

nguồn cổ vũ, động viên tinh thần to lớn đối với mỗi cán bộ, nhân viên làm công

tác văn thư nói riêng và viên chức, người lao động trong toàn Bệnh viện nói

chung. Nó góp phần thúc đẩy tạo động lực làm việc cho người lao động cống

hiến lâu dài, cũng như một sự ghi nhận cho những phấn đấu, nỗ lực của từng

cá nhân, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.

-Thực trạng các chế độ chính sách cho cán bộ làm công tác văn thư

Ngoài các chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm, do đặc thù công việc

văn thư liên quan đến giấy tờ, văn bản đi/đến, văn bản khẩn, văn bản hỏa tốc,

đóng dấu văn bản trong các trường hợp khẩn cấp (đặc biệt đối với tính chất

Bệnh viện, thường xuyên phải chuyển tuyến, cấp cứu bệnh nhân chuyển viện),

Bệnh viện Châm cứu Trung ương cũng thực hiện chế độ chấm thêm ngoài giờ,

chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức theo

quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ.

Như vậy, có thể thấy về phương thức quản lý công tác văn thư tại Bệnh

viện Châm cứu Trung ương chủ yếu vẫn thực hiện theo phương thức truyền

thống, việc hiện đại hóa mới chỉ được thực hiện ở giai đoạn đầu, đã triển khai

ứng dụng phần mềm quản lý điện tử song chưa triệt để. Do vậy, việc hiện đại

hóa công tác văn thư, đổi mới phương thức quản lý là vấn đề Bệnh viện cần

sớm thực hiện trong thời gian tới để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư

thúc đẩy vào quá trình hội nhập cách mạng công nghiệp 4.0.

2.2.2 Thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư

2.2.2.1 Thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản chưa thực hiện mẫu hoá văn bản nhằm thống

nhất sử dụng chung trong toàn Bệnh viện. Việc văn bản bị sai thể thức, kỹ thuật

trình bày, phông chữ, cỡ chữ, định dạng lề….vẫn còn khá phổ biến do chưa có

văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chung quy định cách trình bày văn bản cho các

phòng ban trong Bệnh viện, đồng thời do đặc thù công việc của Bệnh viện, các

phòng ban chuyên môn hầu hết là các bác sỹ, điều dưỡng hạn chế về kỹ năng

soạn thảo văn bản dẫn đến việc khi văn bản mang xuống bộ phận văn thư kiểm

tra thể thức thì hầu hết thực hiện chưa đúng. Chưa triển khai soạn thảo văn bản

trên hệ thống.

Bảng 2.6 Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo văn bản

Mức độ Tỷ lệ Kém Tỷ lệ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

03/40 7.5% 11/40 27.5% 23/40 57.5% 03/40 7.5%

Về công tác soạn thảo văn bản

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Có thể thấy, công tác soạn thảo văn bản tại Bệnh viện chỉ ở mức trung

bình, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản trên hệ thống

chưa tốt.

2.2.2.2 Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến

Bảng 2.7 Số lượng văn bản đến giai đoạn 2020-2022

Năm 2020 Tỷ lệ 2021 Tỷ lệ 2022 Tỷ lệ

Loại VB

1213 74.4% 1642 82.1% 1444 85.3%

Văn bản điện tử Văn bản giấy Tổng 416 1629 25.6% 100% 17.9% 100% 247 1691 358 2000

14.7% 100% (Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị - Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020-2022)

Như vậy, có thể thấy số lượng văn bản đến của Bệnh viện trong một năm

là khá lớn (khoảng 2000 văn bản/năm). Đặc biệt, năm 2021 là thời điểm dịch

Covid-19 bùng phát đỉnh điểm, số lượng văn bản đến Bệnh viện (các văn bản

chỉ đạo của Bộ Y tế) rất nhiều. Văn bản đến Bệnh viện bằng đường điện tử có

xu hướng tăng dần qua các năm, văn bản giấy có xu hướng giảm dần.

Sơ đồ 2.1 Quy trình giải quyết văn bản đến

Trách nhiệm thực hiện Quy trình

Văn thư Bộ phận Hành chính quản trị Đối với văn bản giấy: Tiếp nhận, Phân loại sơ bộ, bóc bì

Đối với văn bản điện tử: Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản

Trình Giám đốc phê duyệt Văn thư Bộ phận Hành chính quản trị

Giám đốc Bệnh viện Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Văn thư Bộ phận Hành chính quản trị

Vào sổ công văn đến, chuyển giao cho bộ phận được bút phê giải quyết

Đơn vị nhận văn bản

Tiếp nhận, xử lý văn bản

Cá nhân, đơn vị giải quyết văn bản Thực hiện ý kiến chỉ đạo

Văn thư Bộ phận Hành chính quản trị Theo dõi, đôn đốc, báo cáo kết quả giải quyết văn bản cho Giám đốc

Lưu hồ sơ Văn thư Bộ phận Hành chính quản trị, Cá nhân, đơn vị giải quyết văn bản

(Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương)

Đối với tất cả các văn bản đến (dù đến từ nguồn nào: điện tử, đường thư,

đến lấy trực tiếp) đều phải qua văn thư cơ quan đăng ký.

Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến. Về trình,

chuyển giao văn bản đến, sau khi làm các thủ tục tiếp nhận văn bản, văn thư cơ

quan hoặc người có trách nhiệm chuyển văn bản đến in văn bản ra giấy (đối với

văn bản điện tử), trình Giám đốc Bệnh viện xem xét, bút phê. Căn cứ ý kiến bút

phê của Giám đốc, văn thư vào sổ văn bản đến, chuyển văn bản giấy đến cá

nhân, đơn vị giải quyết.

Đối với văn bản mật, văn thư trực tiếp trình Giám đốc Bệnh viện cho ý

kiến giải quyết. Cá nhân, đơn vị nhận văn bản, sau khi xem và xử lý công việc,

chuyển trả lại bộ phận hành chính để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn

bản mật.

Đối với văn bản ngoài bì ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị nhận văn bản,

văn thư đơn vị không bóc bì mà vào sổ, chuyển giao luôn cho bộ phận nhận

văn bản.

Việc chuyển giao văn bản đến đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ

bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao, nhận. Người nhận phải ký sổ

chuyển giao, ghi họ tên để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời.

Khảo sát thực trạng quản lý, giải quyết văn bản đến của bộ phận văn thư

Bệnh viện.

Bảng 2.8 Khảo sát thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đến

Tỷ lệ Kém Tỷ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình lệ

Tiêu chí

03/40 7.5% 22/40 55% 15/40 37.5% 0/40 0%

Về công tác quản lý, giải quyết văn bản đến

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Từ số liệu kết quả khảo sát cho thấy, việc giải quyết văn bản đến của

Bệnh viện mới chỉ dừng ở mức trung bình khá. Nguyên nhân chủ yếu là do việc

triển khai phần mềm quản lý, điều hành văn bản điện tử V-office tại Bệnh viện

diễn ra chưa triệt để, Ban Giám đốc Bệnh viện và lãnh đạo các phòng ban chức

năng, phòng ban chuyên môn chưa tiếp cận phần mềm này nên quá trình xử lý

văn bản đến vẫn còn nhiều hạn chế. Trong thời gian tới, Bệnh viện cần có hướng

giải quyết vấn đề này để công tác văn thư được cải thiện tốt hơn, đáp ứng tính

kịp thời của hệ thống văn bản đến, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả trong

công tác chỉ đạo, điều hành của Bệnh viện.

2.2.2.3 Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi

Bảng 2.9 Số lượng văn bản đi giai đoạn 2020-2022

Năm 2020 Tỷ lệ 2021 Tỷ lệ 2022 Tỷ lệ

Loại VB

923 71.8% 1059 76.6% 854 74.3%

Văn bản điện tử Văn bản giấy Tổng 362 1285 28.2% 100% 324 1383 23.4% 100% 296 1150 25.7% 100%

(Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương giai đoạn 2020-2022)

Theo số liệu thống kê số lượng văn bản đi của Bệnh viện giai đoạn 2020-

2022, có thể thấy số lượng văn bản đi của Bệnh viện cũng tăng dần qua các

năm (trung bình khoảng 1300 văn bản đi/năm). Đây là một con số khá lớn, đòi

hỏi bộ phận văn thư của Bệnh viện phải có phương pháp quản lý khoa học, ứng

dụng các kỹ thuật tiên tiến nhằm đưa công tác văn thư đơn vị ngày một phát

triển theo hướng hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công việc

cũng như dễ dàng, thuận tiện cho mục đích tra cứu sau này.

Sơ đồ 2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi

Trách nhiệm thực hiện Quy trình

Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi Cá nhân được phân công giải quyết

Kiểm tra thể thức, nội dung, ký nháy vào văn bản

Phụ trách Bộ phận Hành chính quản trị Thủ trưởng đơn vị chuyên môn

Duyệt, ký văn bản Giám đốc Bệnh viện

Bộ phận văn thư

Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi

Bộ phận Văn thư Đơn vị chuyên môn Lưu hồ sơ

(Nguồn: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu Trung ương)

Thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý, giải quyết văn bản đi:

Bảng 2.10 Khảo sát thực trạng quản lý, giải quyết văn bản đi

Tỷ lệ Kém Tỷ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình lệ

Tiêu chí

16/40 40% 22/40 55% 02/40 5% 0/40 0%

Về công tác lý, giải quản quyết văn bản đi

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Theo kết quả cuộc khảo sát cho thấy, công tác quản lý, giải quyết văn

bản đi của Bệnh viện khá tốt. Thay vì quản lý văn bản đi theo phương pháp

truyền thống như trước, đến nay khoảng 80% văn bản đi của Bệnh viện đã được

số hóa lên môi trường điện tử (trừ các văn bản mật), phát hành trên hệ thống

phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử của Bộ Y tế, việc gửi nhận văn

bản đi hầu như đã triển khai trên môi trường mạng. Điều này làm cho việc quản

lý văn bản đi của Bệnh viện được chuyên nghiệp hơn, dễ dàng, thuận tiện cho

công tác lưu trữ, tra cứu, gửi nhận văn bản một cách công khai, minh bạch, tiết

kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm nạn quan liêu giấy tờ, thủ tục hành chính.

2.2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

của cơ quan

Thực trạng công tác lập hồ sơ, tài liệu hành chính tại Bệnh viện:

Công tác lập hồ sơ trên hệ thống văn bản điện tử vẫn là khái niệm khá

mới đối với Bệnh viện. Hầu hết văn bản hành chính của Bệnh viện đang được

quản lý hồ sơ giấy. Do hiện nay, trên hệ thống phần mềm quản lý, điều hành

văn bản điện tử tại Bệnh viện chưa xây dựng hệ thống thông tin dữ liệu chung,

chưa có sự liên kết phần mềm quản lý văn bản điện tử với công tác lưu trữ. Có

thể nói, đây là một trong những hạn chế rất lớn đối với công tác văn thư của

Bệnh viện trong bối cảnh hướng tới nền hành chính hiện đại.

Bảng 2.11 Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu

trữ cơ quan

Tỷ lệ Kém Tỷ lệ Mức độ

Tốt Tỷ lệ Khá Tỷ lệ Trung bình

Tiêu chí

3/40 7.5% 5/40 12.5% 27/40 67.5% 5/40

12.5 %

Về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu cơ trữ quan

(Nguồn: Theo kết quả khảo sát tại Phụ lục III)

Có thể thấy, công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu hành chính vào

lưu trữ hiện hành của Bệnh viện được đánh giá ở mức trung bình. Như vậy, cần

phải chỉnh đốn lại công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ được tốt hơn.

Thực trạng công tác lập hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện:

Mặc dù, công tác lập danh mục hồ sơ đối với hồ sơ, tài liệu hành chính

tại Bệnh viện đang ở mức hạn chế, song do tính chất đặc thù Bệnh viện Châm

cứu Trung ương là Bệnh viện chuyên khoa hạng I trực thuộc Bộ Y tế, đối với

công tác quản lý hồ sơ bệnh án, Bệnh viện đã xây dựng được hệ thống quy trình

rất cụ thể, chi tiết:

Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm tra, nhận bệnh án

Trách nhiệm thực hiện Quy trình

Bước 1: Kiểm tra chữ ký của Trưởng khoa, bác sỹ điều trị, điều dưỡng, người bệnh/người nhà bệnh nhân và người giao bệnh án

Bước 2: Kiểm tra nội dung các tiêu đề trong phiếu điều trị, phiếu chăm sóc, phiếu cận lâm sàng, phiếu sơ kết 15 ngày điều trị, biên bản hội chẩn Chuyên viên phòng KHTH

Bước 3: Ghi thông tin số bệnh án nhận (số lưu trữ, tổng ngày điều trị, tổng số bệnh án nhận). Ghi rõ ngày nhận bệnh án, tên khoa/phòng, họ tên người giao, người nhận bệnh án vào sổ bàn giao hồ sơ của phòng KHTH

Bước 4: Phân loại bệnh án thành bệnh án không BHYT và bệnh án BHYT

Bước 5: Chuyển bệnh án BHYT sang Phòng QLCL.

Bước 6: Phân loại bệnh án không BHYT thành bệnh án nội trú và ngoại trú, sắp xếp, lưu trữ theo thứ tự

(Nguồn: Quy trình kiểm tra, nhận bệnh án, Phòng KHTH tại Phụ lục V)

Sơ đồ 2.4 Quy trình lưu trữ bệnh án

Trách nhiệm thực hiện Quy trình

Bước 1: Phân loại bệnh án nội trú, bệnh án ngoại trú, sắp xếp bệnh án theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn

Bước 2: Kiểm tra số bệnh án các khoa/phòng còn thiếu chưa trả, đôn đốc các khoa/phòng trả bệnh án

Bước 3: Gộp bệnh án nội trú/ngoại trú bảo hiểm với bệnh án nội trú/ngoại trú không bảo hiểm

Chuyên viên phòng KHTH

Bước 4: Ra sổ ngày ra viện của bệnh án, đóng cọc bệnh án (Bệnh án ngoại trú: 100 bệnh án/cọc; Bệnh án nội trú: 50 bệnh án/cọc)

Bước 5: Đóng hộp lưu trên kho lưu trữ bệnh án

(Nguồn: Quy trình lưu trữ bệnh án, phòng Kế hoạch tổng hợp

tại Phụ lục VI)

Sơ đồ 2.5 Quy trình mượn, trả bệnh án

Trách nhiệm thực hiện Quy trình

Khoa/Phòng điều trị

Bước 1: Làm đơn mượn bệnh án (có chữ ký của lãnh đạo khoa/phòng) gửi lên phòng KHTH

Chuyên viên lưu trữ phòng KHTH Bước 2: Tìm bệnh án, nếu bệnh án nội trú, ngoại trú bảo hiểm đang do phòng BHYT lưu giữ thì chuyển sang phòng BHYT cho mượn

Chuyên viên lưu trữ phòng KHTH

Bước 3: Giao bệnh án cho khoa/phòng điều trị mượn, ghi sổ ký nhận mượn bệnh án (ghi rõ ngày tháng giao bệnh án, tên người nhận, người giao bệnh án)

Chuyên viên lưu trữ phòng KHTH

Bước 4: Nhận bệnh án các khoa trả lại, ghi rõ ký nhận trả bệnh án (ghi rõ ngày tháng trả bệnh án, tên người nhận, người trả bệnh án)

Bước 5: Bảo quản bệnh án theo Quy trình lưu trữ bệnh án Chuyên viên lưu trữ phòng KHTH

(Nguồn: Quy trình mượn, trả bệnh án, phòng KHTH tại Phụ lục VII)

Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu (hồ sơ bệnh án), Bệnh viện thực hiện

theo Thông tư 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ Y tế quy định về thời

hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành y tế, cụ thể:

- Người bệnh tử vong: thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án là 30 năm

- Người bệnh tâm thần: thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án là 20 năm

- Tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt: thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án là

15 năm

- Nội trú, ngoại trú thông thường: thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án là 10

năm

Về triển khai, quản lý hồ sơ bệnh án điện tử: Bệnh viện đã triển khai

quản lý hồ sơ bệnh án điện tử theo Thông tư 46/2018/TT-BYT ngày 28/12/2018

của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về hồ sơ bệnh án điện tử. Tuy nhiên, Bệnh

viện mới triển khai từ tháng 8/2020 và đang trong quá trình hoàn thiện, nâng

cấp phần mềm hệ thống CNTT quản lý hồ sơ của Bệnh viện (phần mềm quản

lý hồ sơ bệnh án điện tử mới). Thực tế, việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử

theo phần mềm mới tại Bệnh viện còn gặp rất nhiều khó khăn. Bệnh viện chưa

triển khai lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng điện tử.

2.2.2.5 Thực trạng công tác quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí

mật

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại Bệnh

viện Châm cứu Trung ương được thực hiện nghiêm túc theo Điều 32, Điều 33

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công

tác văn thư.

Về quản lý con dấu:

Phụ trách Bộ phận Hành chính quản trị chịu trách nhiệm trước Giám đốc

Bệnh viện việc quản lý sử dụng con dấu của Bệnh viện. Lãnh đạo đơn vị chịu

trách nhiệm trước Giám đốc Bệnh viện việc quản lý và sử dụng con dấu của

đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng). Hiện nay, Bệnh viện Châm cứu Trung

ương có 01 đơn vị trực thuộc là Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến và 02 tổ

chức là Văn phòng Đảng uỷ Bệnh viện và Công đoàn Bệnh viện giữ con dấu

riêng.

Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của bộ phận văn thư, được

niêm phong ngay sau khi hết giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi

trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của Giám đốc Bệnh viện. Con dấu được

bảo quản an toàn cả trong giờ lẫn ngoài giờ làm việc.

Về sử dụng con dấu:

Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của Bệnh viện, không đóng dấu khống

chỉ, đóng dấu giáp lai theo đúng quy định của cơ quan.

Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số văn bản đi trên hệ thống tại Bộ phận

Hành chính quản trị chưa được thực hiện.

2.2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

2.2.3.1 Về ứng dụng CNTT trong xử lý, giải quyết văn bản:

Từ 01/9/2020, Bệnh viện đang sử dụng phần mềm hệ thống quản lý và

điều hành văn bản điện tử V-office của Bộ Y tế phiên bản version 2.0 địa chỉ

emoh.moh.gov.vn trong quản lý, giải quyết văn bản đi/văn bản đến của Bệnh

viện. Hệ thống được kết nối trục dữ liệu liên thông quốc gia với các đơn vị trực

thuộc Bộ Y tế, Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, Y tế Bộ/ngành, Hệ

thống Trung tâm kiểm soát bệnh tật, Hệ thống Bệnh viện tỉnh/thành phố, Hệ

thống Bệnh viện YHCT tỉnh/thành phố, các bộ/ngành, Hệ thống y tế cơ sở, Hệ

thống y tế ngoài công lập, Tổ chức Phi Chính phủ,…

Văn thư Bệnh viện Châm cứu Trung ương đang sử dụng phần mềm bằng

địa chỉ tài khoản: bvcctw.vt do Văn phòng Bộ Y tế lập (Mỗi Bệnh viện trực

thuộc Bộ Y tế quản lý 01 tài khoản đầu mối).

Về lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý, điều hành văn bản điện tử

tại Bệnh viện: giúp văn bản đến được tiếp nhận một cách nhanh chóng, kịp thời,

rút ngắn thời gian, tiết kiệm công sức khi phải chuyển giao văn bản đến trực

tiếp; phát hành văn bản đi cũng nhanh chóng (đặc biệt là đối với văn bản

“Khẩn”, “Hỏa tốc”), tra được dữ liệu luồng xử lý văn bản, tên đơn vị, cá nhân

tiếp nhận, quá trình xử lý văn bản của Bệnh viện.

Về hạn chế khi triển khai hệ thống phần mềm văn bản điện tử:

+ Bệnh viện chưa sử dụng triệt để các tính năng hỗ trợ của phần mềm

như: Soạn thảo văn bản trên hệ thống, lập danh mục hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, văn

bản hành chính trên hệ thống điện tử, chuyển giao văn bản đến các phòng ban

chức năng, phòng ban chuyên môn trực thuộc Bệnh viện.

+ Lãnh đạo Bệnh viện, Trưởng, phó các khoa, phòng, trung tâm, đơn vị

trực thuộc Bệnh viện chưa có tài khoản riêng để tiếp nhận, giải quyết văn bản.

Việc tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử mới chỉ dừng lại ở bộ phận văn thư. Sau

đó quy trình xử lý các bước tiếp theo vẫn thực hiện theo phương thức truyền

thống.

+ Văn bản đến Bệnh viện bằng đường điện tử, văn thư Bệnh viện vẫn

phải tiến hành in văn bản từ trên hệ thống ra giấy, sau đó trình Giám đốc Bệnh

viện.

+ Việc chuyển giao văn bản (sau khi có bút phê của Giám đốc) đến các

đơn vị/ cá nhân được phê giải quyết vẫn thực hiện theo phương thức thủ công

(đưa công văn giấy). Điều này gây ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết văn bản,

văn thư Bệnh viện khó theo dõi được thời gian giải quyết văn bản của các đơn

vị/cá nhân trên hệ thống để tiến hành đôn đốc xử lý, đồng thời gây lãng phí

công sức, tiền của (giấy, mực,…)

2.2.3.2 Về ứng dụng CNTT trong triển khai chữ ký số:

Chữ ký số là chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi các thông

điệp dữ liệu, thông qua chữ ký số người ta có thể xác định được chính xác người

ký.

Việc triển khai chữ ký số tại Bệnh viện còn gặp nhiều khó khăn, vướng

mắc. Hiện nay, Bệnh viện mới triển khai được chữ ký số để kê khai thuế, nộp

thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử. Chưa thực hiện được chữ ký số trong

hoạt động đấu thầu, mua bán, ký kết các hợp đồng điện tử với đối tác, trong

phát hành văn bản đi.

Đây là điểm hạn chế của Bệnh viện cần khắc phục và hoàn thiện trong

thời gian tới.

2.2.4 Thực trạng hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ

trong công tác văn thư tại Bệnh viện

Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng ủy, Ban Lãnh đạo

Bệnh viện, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ hoạt động của

công tác văn thư cũng được cải thiện hơn trước: phòng làm việc thông thoáng,

đầu tư thêm máy móc, trang thiết bị hỗ trợ (máy scan, máy photocopy, máy

điện thoại, máy tính có kết nối mạng internet…) góp phần tiết kiệm thời gian,

công sức lao động của cán bộ làm công tác văn thư, từ đó giúp công việc được

triển khai nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hoạt động chung của Bệnh viện.

Song, về công tác này, Bệnh viện vẫn còn rất nhiều điểm hạn chế cần khắc

phục trong thời gian tới như: phần mềm quản lý và điều hành văn bản chưa có

chức năng báo hạn, thống kê…, hạ tầng kỹ thuật, hệ thống mạng nội bộ của

Bệnh viện vẫn còn kém, công tác quản lý hồ sơ, giấy tờ mang tính cục bộ, chưa

liên kết được giữa các khoa, phòng, đơn vị trực thuộc Bệnh viện với nhau, độ

tin cậy chưa cao.

Về thiết bị văn thư: Bệnh viện chưa có chữ ký số trong phát hành văn bản

đi, việc hiện đại hóa mới chỉ dừng lại ở cấp độ xây dựng Chính phủ điện tử,

chưa phục vụ xây dựng Chính phủ số, chưa có mức độ bảo mật, an toàn thông

tin.

2.3 Đánh giá việc hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu

Trung ương giai đoạn 2020 đến 2022

2.3.1 Những thành quả đạt được

Đến nay, công tác văn thư của Bệnh viện cơ bản đã được quan tâm hơn

và từng bước cải thiện rõ rệt.

Về trang thiết bị, cơ sở vật chất, hiện nay, phòng văn thư được trang bị:

01 máy photo đời cao có kết nối mạng, có chức năng scan văn bản, 01 máy huỷ

tài liệu, 03 máy in, 02 máy scan, 04 máy tính đời cao có kết nối mạng Internet,

05 tủ sắt đựng tài liệu, phòng làm việc khá thông thoáng, được trang bị điều

hòa nhiệt độ, đầy đủ ánh sáng,… góp phần tăng năng suất lao động, chất lượng

công việc công tác văn thư tại đơn vị.

Về nhân sự công tác văn thư, phòng văn thư Bệnh viện có 6 biên chế: 01

Phụ trách Bộ phận, 01 nhân viên quản lý văn bản đi, đóng dấu, quản lý con dấu,

01 nhân viên tiếp nhận, quản lý văn bản đến, 01 nhân viên soạn thảo văn bản,

photo tài liệu và thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân công, 02 nhân viên

lưu trữ. Tất cả các chuyên viên đều có trình độ đại học và sau đại học, trong đó

có 01 chuyên viên chính được đào tạo về VTLT, các chuyên viên còn lại đều

được đào tạo, bồi dưỡng về VTLT.

Về hình thức tổ chức công tác văn thư của Bệnh viện là hình thức hỗn

hợp. Tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều được thực hiện tại

phòng Hành chính văn thư. Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc

của cấp trên, từng nhân viên luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu

sắc chế độ công văn, giấy tờ, chế độ bắt buộc đối với tất cả viên chức, người

lao động trong cơ quan.

Về tiếp nhận, giải quyết văn bản đến diễn ra nhanh chóng, đúng quy định,

vào sổ đăng ký đầy đủ, trình, chuyển giao đến cá nhân, phòng ban có liên quan

giải quyết một cách kịp thời, không để xảy ra tình trạng mất công văn hoặc sót

công văn làm ảnh hưởng đến công việc chung của Bệnh viện.

Về công tác quản lý văn bản đi thực hiện đúng quy trình đăng ký văn

bản, nhân bản, đóng dấu, phát hành văn bản, lưu văn bản.

Về sử dụng, quản lý con dấu được thực hiện đúng quy định của công tác

văn thư.

2.3.2 Hạn chế

Bên cạnh những mặt tích cực, công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu

Trung ương cũng vẫn còn nhiều điểm hạn chế như:

- Chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định về quy chế công tác

văn thư trong cơ quan, chưa mẫu hóa được một số loại văn bản dẫn đến tình

trạng mỗi phòng ban soạn thảo văn bản một kiểu, không có sự thống nhất trong

toàn Bệnh viện, quy chế, quy định về tiếp nhận, xử lý văn bản, quy chế làm

việc chưa quy trách nhiệm rõ ràng, cụ thể đối với từng cá nhân, từng vị trí công

việc, chưa có văn bản quy định về giải quyết sự cố như mất điện,…

- Hầu hết công việc văn thư tại các phòng ban chức năng, phòng ban

chuyên môn trong Bệnh viện được thực hiện kiêm nhiệm (thủ thư kiêm văn thư

Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến, kế toán viên kiêm văn thư của phòng Tài

chính kế toán, chuyên viên phòng Kế hoạch tổng hợp kiêm văn thư, quản lý hồ

sơ bệnh án, chuyên viên phòng Quản lý chất lượng kiêm văn thư quản lý hồ sơ

bảo hiểm, chuyên viên Ban Quản lý dự án kiêm văn thư quản lý, lưu trữ hồ sơ

thiết kế, hoàn công, thi công các công trình, dự án của Bệnh viện…) Chuyên

viên các phòng ban không có chuyên môn, kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ văn

thư nên việc thực hiện các công việc liên quan đến văn thư chưa đúng, chưa đạt

hiệu quả.

- Hạn chế trong việc tiếp cận phần mềm hệ thống quản lý và điều hành

văn bản điện tử V-office. Lãnh đạo Bệnh viện, các đơn vị trực thuộc chưa nắm

bắt được phần mềm này. Việc sử dụng phần mềm này mới chỉ được thực hiện

tại Bộ phận Hành chính quản trị, các khâu còn lại vẫn xử lý theo phương thức

thủ công cũ. Cho đến nay, Bệnh viện vẫn chưa triển khai được lập hồ sơ lưu trữ

điện tử.

- Thực hiện chưa nghiêm túc việc lưu hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan. Vẫn còn tình trạng văn bản cố tình không lưu ở bộ phận văn thư hoặc

mượn văn bản xong quên không trả, gây thất lạc giấy tờ. Điều này gây cản trở

rất nhiều cho công tác lưu trữ.

- Chất lượng văn bản hành chính được soạn thảo trong Bệnh viện chưa

cao như: sai về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ trong văn bản

chưa đúng văn phong hành chính.

- Việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản đi của Bệnh viện gặp

nhiều khó khăn, vướng mắc, dẫn đến văn bản chưa có độ bảo mật, tính tin cậy

cao.

- Chưa có quy định, quy chế chi tiêu cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ làm công tác văn thư. Cá nhân nào muốn học phải tự túc kinh phí. Điều này,

ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cán bộ làm công tác văn thư và hiệu quả

công tác.

- Khâu kiểm tra, đánh giá sau kiểm tra công tác văn thư thực hiện qua

loa, hình thức, chưa mang lại giá trị hiệu quả.

- Công tác triển khai hồ sơ bệnh án điện tử còn gặp nhiều khó khăn, cụ

thể:

+ Chưa chủ động quan tâm đến việc chỉ đạo triển khai hồ sơ bệnh án điện

tử, chưa quyết liệt, còn ỷ lại, trông chờ cơ quan quản lý cấp trên.

+ Việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử làm thay đổi thói quen, nề nếp

làm việc từ ghi chép bằng tay trên giấy sang sử dụng máy tính, điều này gây

khó khăn đặc biệt đối với khối chuyên môn, chưa có kỹ năng sử dụng thành

thạo phần mềm.

+ Cơ chế tài chính cho ứng dụng CNTT y tế nói chung và triển khai hồ

sơ bệnh án điện tử nói riêng chưa rõ ràng (chưa có mục chi cho CNTT, giá

thành dịch vụ y tế chưa có thành phần CNTT), Bệnh viện chủ yếu sử dụng

nguồn quỹ đầu tư phát triển để ứng dụng CNTT, ảnh hưởng đến các hoạt động

khác của Bệnh viện.

2.3.3 Nguyên nhân

2.3.3.1 Nguyên nhân của những điểm đạt được

Được sự quan tâm của Ban Lãnh đạo Bệnh viện, công tác văn thư của

Bệnh viện Châm cứu Trung ương cơ bản ngày càng đi vào nề nếp; đồng thời

nhờ sự chuyên môn hoá, phối hợp giữa các nhân viên trong bộ phận, giữa các

khoa, phòng, trung tâm, đơn vị trong Bệnh viện nên công tác văn thư của Bệnh

viện ngày càng được hoàn thiện hơn.

Cán bộ văn thư, lưu trữ của Bệnh viện có trình độ, tích cực trau dồi, học

hỏi, cập nhật những kiến thức mới, áp dụng trình độ khoa học kỹ thuật, công

nghệ thông tin vào công việc giúp công việc đạt hiệu quả hơn; thường xuyên

được tham gia các khoá tập huấn ngắn hạn, trung hạn do Bộ Y tế tổ chức hàng

năm; trao đổi, đúc rút kinh nghiệm, học tập những thế hệ đi trước để hoàn thành

nhiệm vụ.

Về cơ bản, công tác văn thư của Bệnh viện Châm cứu Trung ương được

tạo mọi điều kiện, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng ốc ngày càng hiện đại

hơn trước nhằm đảm bảo thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.

2.3.3.2 Nguyên nhân của những mặt hạn chế

Từ năm 2020 đến nay, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung

ương đã nhận được sự quan tâm hơn của Ban Giám đốc Bệnh viện, nhận thức

về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động của Bệnh viện cũng

ngày một nâng cao, công tác văn thư dần được xem trọng hơn trước, song công

tác này thực sự vẫn cần nhiều hơn nữa sự thay đổi nhằm đưa công tác văn thư

từng bước hướng tới sự hiện đại. Nguyên nhân của những mặt hạn chế có thể

kể đến:

- Chưa đổi mới phương thức quản lý, phương thức tổ chức công tác văn

thư theo hướng hiện đại, phương thức quản lý của Bệnh viện vẫn theo hướng

truyền thống, cách suy nghĩ vẫn theo lối mòn cũ, tư tưởng ngại thay đổi.

- Chưa xây dựng được hệ thống các văn bản chỉ đạo, văn bản quy định

về công tác văn thư, chưa kịp thời cập nhật những quy định mới trong nội bộ

Bệnh viện. Điều này gây khó khăn trong việc giải quyết các khâu nghiệp vụ

của công tác văn thư.

- Tầm quan trọng của công tác văn thư tại các phòng ban chuyên môn,

các đơn vị trực thuộc Bệnh viện chưa được đánh giá chính xác, các chuyên viên

làm công tác văn thư với vị trí kiêm nhiệm nên làm việc không hết tinh thần

trách nhiệm, không có đầy đủ kiến thức, kỹ năng, không được qua đào tạo, bồi

dưỡng nghiệp vụ văn thư nên công tác này còn nhiều hạn chế, yếu kém tại các

đơn vị.

- Chưa có kinh phí cho học tập, đào tạo, bồi dưỡng đối với nhân viên văn

thư chuyên trách và nhân viên văn thư kiêm nhiệm. Việc đào tạo chủ yếu là các

lớp tập huấn ngắn hạn, học viên lại đông nên khả năng tiếp thu, giải đáp thắc

mắc trong công việc chưa hiệu quả.

- Chính sách, chế độ đối với nhân viên văn thư chưa được quan tâm đúng

mức, chưa thỏa đáng. Mới từ năm 2022, nhân viên làm công tác văn thư chuyên

trách mới được phụ cấp độc hại. Điều này gây ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên

làm công tác văn thư của Bệnh viện nói riêng cũng như viên chức, người lao

động trong toàn Bệnh viện nói chung.

- Thiếu kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, tài liệu tồn đọng lâu ngày

không được xử lý, thiếu phương tiện bảo quản, môi trường bảo quản cũng chưa

phù hợp, chưa có sự đầu tư trang thiết bị, phòng lưu trữ chuyên biệt.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin, Chính phủ số, Chính phủ điện tử

đến các khoa, phòng, trung tâm, đơn vị chưa được triển khai mạnh mẽ, chưa

bắt kịp tốc độ hiện đại hoá hiện nay do đặc thù công việc (các bác sỹ chủ yếu

tập trung chuyên môn y tế, việc hành chính giấy tờ còn chậm chạp).

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Chương 2 tác giả đã trình bày một cách khái quát lịch sử hình thành,

chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bệnh viện Châm cứu Trung ương,

đánh giá, phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện trong

những năm gần đây, chỉ ra mặt tích cực, hạn chế, nguyên nhân của những hạn

chế đối với công tác này.

Có thể nói rằng, công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

cần thay đổi nhiều hơn nữa đặc biệt trong thời buổi hội nhập, công nghệ số,

công nghệ thông minh đã và đang phát triển mạnh mẽ, tác động trực tiếp đến

hoạt động của Bệnh viện nói riêng và của toàn ngành y tế nói chung. Phân tích

thực trạng, nhận thức sâu sắc nguyên nhân của vấn đề sẽ làm cơ sở để đưa ra

các phương hướng, giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư trong

tình hình mới tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương.

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC

VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG HIỆN NAY

3.1 Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư

tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

3.1.1 Phương hướng hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm

cứu Trung ương

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang làm thay đổi mạnh mẽ, căn

bản tới hầu hết mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc các lĩnh vực kinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Cùng với đó, là vấn đề cải cách hành chính quốc

gia - một trong những yêu cầu cấp bách đặt ra tại Văn kiện Đại hội lần thứ VII

của Đảng đó là phải xây dựng một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực,

sử dụng đúng quyền lực và hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội

phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân.

Hiện đại hoá nền hành chính là việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động

của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh

ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà

nước: văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà

nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ công chức, viên chức thường

xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết

các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành

chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử đáp ứng nhu cầu thực

tế phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Thành tựu khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin, Chính

phủ số đã tác động mạnh mẽ tới hoạt động quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải

cách nền hành chính cũ lỗi thời, lạc hậu, sắp xếp lại bộ máy, nhân sự để theo

kịp tiến độ chung của thế giới và các quốc gia trong khu vực. Do vậy, việc đổi

mới, hiện đại hoá công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên

quyết trong bối cảnh hội nhập. Hoạt động quản lý trong các cơ quan, tổ chức

đạt hiệu quả cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác văn thư làm tốt hay

không.

Vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong bối cảnh hiện nay là một

biện pháp nhằm thúc đẩy cải cách hành chính, làm thay đổi căn bản phương

thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

3.1.2 Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung

ương

Để thực hiện hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu

Trung ương cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Xây dựng hệ thống các văn bản chỉ đạo, quy chế văn thư trong Bệnh

viện làm cơ sở xác định trách nhiệm, quy trình, cách thức quản lý văn bản hành

chính, tránh tình trạng bỏ lọt, bỏ sót nhiệm vụ;

- Bố trí, sắp xếp, xây dựng đề án vị trí việc làm phù hợp, nhân viên làm

công tác văn thư phải có đầy đủ tiêu chuẩn, phẩm chất, được đào tạo, bồi dưỡng

về VTLT. Chất lượng đội ngũ biên chế phải mang tính chuyên trách, tiếp cận

được công nghệ quản lý văn bản điện tử, đảm bảo đúng phẩm chất, phù hợp

yêu cầu cải cách hành chính;

- Khuyến khích cán bộ, nhân viên xây dựng đề án cải tiến chất lượng về

công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế của Bệnh viện nhằm ngày một

nâng cao chất lượng công tác văn thư;

- Tổ chức các lớp tập huấn sử dụng công nghệ thông tin, áp dụng các

phương tiện khoa học hiện đại vào công tác văn thư nhằm đảm bảo xử lý thông

tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

quản lý.

3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư tại Bệnh viện

Châm cứu Trung ương

3.2.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư

Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, tăng

cường trách nhiệm của lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo khoa phòng, đặc biệt là

các cán bộ phụ trách công tác văn thư ở đơn vị. Từ lãnh đạo Bệnh viện đến lãnh

đạo các khoa phòng phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư của

Nhà nước nói chung và của ngành y tế nói riêng.

3.2.2 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy chế về hiện đại

hoá công tác văn thư

Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư trong mỗi cơ quan

nhằm cụ thể hoá các quy định của nhà nước về công tác văn thư cho phù hợp

với tình hình thực tế của cơ quan giúp cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt

động trong công tác văn thư.

Nhiệm vụ đầu tiên để thực hiện hiệu quả hiện đại hóa công tác văn thư

là Bệnh viện phải xây dựng được hệ thống các văn bản chỉ đạo, quy chế công

tác văn thư trong Bệnh viện. Đây là kim chỉ nam giúp việc thực hiện được thống

nhất, đúng quy trình.

Xây dựng quy chế làm việc xác định nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của

từng cá nhân, quy định về giải quyết khi có sự cố xảy ra…

3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư cho cán bộ,

công chức, viên chức

Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành, bại của

một tổ chức. Tổ chức muốn phát triển mạnh cần phải quan tâm tới việc đào tạo

yếu tố con người (sức khỏe, trình độ chuyên môn, sự sáng tạo, ý thức lao động,

tinh thần trách nhiệm với công việc…). Tập trung phát triển con người là nhiệm

vụ trọng tâm đối với mỗi cơ quan, tổ chức.

Từ thực tế số lượng nhân sự làm công tác văn thư tại Bệnh viện Châm

cứu Trung ương, với khối lượng công việc nhiều, sự phối hợp giữa các phòng

ban chức năng và phòng ban chuyên môn chưa cao, muốn đổi mới, hiện đại hoá

công tác văn thư thì trước hết, cần đổi mới trong chính tư duy, nếp nghĩ của

Lãnh đạo Bệnh viện, của các cán bộ làm công tác văn thư. Cần phải nhận thức

sâu sắc vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, xem đây như một hoạt

động không thể thiếu, hoạt động huyết mạch kết nối Bệnh viện với các cơ quan,

tổ chức bên ngoài.

Để thực hiện được những mục tiêu nêu trên, Bệnh viện cần:

- Xác định rõ thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu về năng lực cán bộ làm

công tác văn thư trong Bệnh viện, đánh giá, phân loại chất lượng từng cán bộ.

Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng cán bộ làm công tác văn thư để

tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng người;

- Xác định nhu cầu thực tế của Bệnh viện;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, cử cán bộ đi học các khoá, lớp đào tạo

ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về công tác văn thư; đảm bảo việc học đạt hiệu

quả, có chất lượng; thường xuyên cập nhật các kiến thức mới, nâng cao năng

lực sáng tạo trong công việc, tham gia xây dựng, nghiên cứu các đề án cải tiến

chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Việc cử cán bộ đi đào tạo phải

có trọng tâm, cần xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo.

Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, cán bộ cần bổ túc thêm về

tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, cần có chính sách khuyến khích

động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ

văn thư kiêm nhiệm. Hàng năm nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực

tế, tập huấn.

- Tổ chức tập huấn sử dụng hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử

(V-office), phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức

về lợi ích của việc gửi, nhận văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong hoạt

động của cơ quan, đơn vị.

3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hoá công tác

văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nói chung và

công tác văn thư nói riêng, bước đầu góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ

hành chính công, xóa bỏ rào cản giữa các hệ thống thông tin dựa trên giấy tờ

truyền thống, rút ngắn thời gian, quy trình thủ tục. Ứng dụng công nghệ thông

tin là công cụ, phương tiện giúp Bệnh viện thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ

quản lý của mình, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác văn thư,

đẩy mạng cải cách hành chính, đảm bảo tính công khai, minh bạch.

Hiện nay, Bệnh viện Châm cứu Trung ương cũng đã ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động quản lý công tác văn thư, tuy nhiên còn chưa triệt để.

Việc chuyển giao văn bản đến các khoa, phòng, trung tâm, đơn vị có chức năng

giải quyết vẫn thực hiện theo phương thức truyền thống, điều này gây lãng phí

thời gian, công sức, tiền của của Bệnh viện, không mang lại hiệu quả cao. Tác

giả xin được đề xuất tạo cho mỗi khoa, phòng, trung tâm, đơn vị 1 tài khoản cá

nhân để theo dõi hệ thống văn bản trên phần mềm quản lý văn bản điện tử (từ

lãnh đạo chuyển xử lý). Cán bộ văn thư theo dõi tiến độ xử lý văn bản, nhắc

nhở các khoa, phòng tiến độ trả lời văn bản. Đây là giải pháp nhằm rút ngắn

thời gian xử lý văn bản, giảm thiểu văn bản bằng giấy. Để làm được điều này,

cần có sự nhất trí, chỉ đạo từ trên xuống dưới, thống nhất trong toàn cơ quan;

tổ chức các buổi tập huấn về sử dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản

điện tử, phổ biến, tuyên truyền rộng rãi tới Lãnh đạo Bệnh viện, tất cả các văn

thư kiêm nhiệm tại các phòng ban chức năng, phòng ban chuyên môn - đầu mối

trực tiếp nhận văn bản, giải đáp toàn bộ thắc mắc, khó khăn trong quá trình

triển khai thực hiện.

Để ứng dụng công nghệ thông tin thành công trong công tác văn thư,

Bệnh viện Châm cứu Trung ương cần thực hiện những biện pháp sau:

- Quan tâm hơn nữa tới chất lượng cán bộ làm công tác văn thư. Phát

triển nguồn nhân lực trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung cũng như

Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng vẫn là vấn đề khó khăn. Thực tế

cho thấy, tình trạng nhân viên hạn chế về trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học

vẫn còn rất lớn, điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cán bộ. Vì

vậy, cần phải chú trọng quan tâm đến chất lượng nguồn nhân lực, đầu tư, triển

khai dự án công nghệ thông tin, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước, tiến

tới một nền hành chính điện tử, chú trọng bồi dưỡng các kỹ sư công nghệ thông

tin làm việc, gắn bó lâu dài với Bệnh viện.

- Tổ chức sát hạch định kỳ năng lực ứng dụng tin học đối với cán bộ làm

công tác văn thư, tuyên truyền, nâng cao nhận thức, tạo lập thói quen thao tác

trên môi trường mạng cho cán bộ làm công tác văn thư.

- Xây dựng môi trường làm việc không giấy, điều kiện đảm bảo hiện đại

hoá công tác văn thư.

- Bảo đảm an toàn thông tin, triển khai thực hiện số hóa tài liệu giấy, lập

hồ sơ lưu trữ điện tử đảm bảo đạt mục tiêu về lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện

tử.

3.2.5 Ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn thư

Chính phủ điện tử là sự ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông để

các cơ quan chính phủ đổi mới, làm việc hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn,

cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức;

đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực hiện quyền dân chủ

của mình trong việc tham gia quản lý nhà nước.

- Đối với người dân: tiết kiệm thời gian cho người người dân khi sử dụng

các loại hình dịch vụ công, từ đó góp phần giảm thiểu chi phí, khuyến khích sự

tham gia của cộng đồng vào các hoạt động của chính phủ.

- Đối với cán bộ công chức: là công cụ giúp họ hoạt động hiệu quả hơn,

đáp ứng nhu cầu của người dân trong thời đại chuyển đổi số.

- Đối với Chính phủ: góp phần tiết kiệm thời gian, hợp lý hóa vận hành

công việc, mang lại hiệu quả cao, giảm ngân sách chi tiêu của chính phủ.

Đẩy mạnh triển khai ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn thư

tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương bằng việc chú trọng đầu tư hạ tầng công

nghệ bao gồm: công nghệ thông tin - truyền thông, công nghệ Internet, công

nghệ điện tử, chú trọng phát triển nguồn nhân lực: có những hiểu biết cần thiết

về giao dịch điện tử, tin học, ngoại ngữ, xây dựng đội ngũ chuyên gia, tiếp cận,

hiểu biết, phát triển những công nghệ tiên tiến, hiện đại.

- Công nghệ thông tin- truyền thông là hai điều kiện tiên quyết để thực

hiện CPĐT.

- Công nghệ Internet: cùng với hạ tầng công nghệ thông tin, hạ tầng viễn

thông thì công nghệ Internet cũng là một yếu tố quan trọng trong việc ứng dụng

CPĐT. Để ứng dụng CPĐT, Bệnh viện Châm cứu Trung ương ngoài việc xây

dựng cơ sở hạ tầng Internet hiện đại, cần phải học tập, quản lý hồ sơ trên

Internet một cách khoa học.

- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ, tri thức đáp ứng nhu cầu hiện đại

hóa trong thời đại chuyển đổi số.

3.2.6 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên

thông

- Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử của Bệnh viện phải đảm

bảo hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, liên thông giữa các hệ thống quản lý

văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia, ứng dụng các giải

pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản

điện tử để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

- Thông tin về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm chia sẻ, công

khai trên hệ thống quản lý và điều hành văn bản và các hệ thống thông tin khác.

- Tổ chức xây dựng, nâng cấp, triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều

hành theo quy định, thống nhất kết nối, liên thông các phần mềm quản lý văn

bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

3.2.7 Đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại hoá công tác văn thư

Căn cứ quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, để thực hiện

mục tiêu hiện đại hoá công tác văn thư, Lãnh đạo Bệnh viện cần chú trọng đầu

tư kinh phí để phát triển hoạt động công tác văn thư, bao gồm các công việc:

- Ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư.

- Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tồn đọng.

- Kinh phí tu bổ, cải tạo, nâng cấp phòng văn thư, phòng lưu trữ đảm bảo

điều kiện làm việc, bảo quản tài liệu lưu trữ; đầu tư, mua sắm trang thiết bị hiện

đại phục vụ công việc (máy photocopy có kết nối mạng, máy scan, máy quét,

máy huỷ tài liệu, văn phòng phẩm,…)

- Kinh phí đảm bảo duy trì, phát triển hệ thống quản lý văn bản, hạ tầng

mạng nội bộ và kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia.

Để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư tại

Bệnh viện, Bộ phận Hành chính quản trị rất cần sự quan tâm hơn nữa của Đảng

uỷ, Ban Giám đốc Bệnh viện, đặc biệt trong công tác đầu tư kinh phí để duy trì

hoạt động, tiến tới từng bước hiện đại hoá công tác văn thư.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Từ việc phân tích thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu trong việc hiện đại

hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương, từ kết quả nghiên

cứu thực tiễn, từ kinh nghiệm công tác trực tiếp tại Bộ phận Hành chính quản

trị Bệnh viện Châm cứu Trung ương, chương này, tác giả xin đưa ra một số đề

xuất phương hướng, giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư.

Trong chương này, tác giả đưa ra những giải pháp chính, cốt lõi để làm

thay đổi việc nhìn nhận, tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn thư trong

thời đại chuyển đổi số như: xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo về

hiện đại hóa công tác văn thư, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, đẩy mạnh

CNTT, CPĐT vào hoạt động văn thư, có nguồn đầu tư kinh phí hợp lý cho công

tác văn thư.

Kiến nghị:

Từ vị trí, kinh nghiệm công tác trực tiếp tại Bệnh viện, tác giả xin đưa ra

một số giải pháp mang tính cụ thể nhằm cải thiện công tác này trong thời gian

sắp tới như sau:

- Đảng ủy, Ban Giám đốc, cán bộ nhân viên làm công tác văn thư cần nhận

thức sâu sắc, đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác này đối với mỗi tổ chức.

- Mỗi cá nhân tự nâng cao ý thức, trách nhiệm, học tập, trau dồi, nâng cao

trình độ bản thân để ngày càng đáp ứng được với sự phát triển của thời đại.

- Chú trọng đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật…làm

công cụ hỗ trợ cho công cuộc hiện đại hóa.

- Có chế độ khen thưởng, chính sách đãi ngộ, chế độ độc hại đối với nhân

viên văn thư góp phần thúc đẩy, tạo động lực lao động cho nhân viên gắn bó

lâu dài với tổ chức.

PHẦN KẾT LUẬN

Hiện đại hoá công tác văn thư là một vấn đề tất yếu khách quan trong

tiến trình phát triển chung của xã hội, của hoạt động quản lý nhà nước theo xu

hướng quản lý công mới, phù hợp với sự hội nhập kinh tế quốc tế, khoa học

công nghệ hiện đại ngày nay.

Tuy nhiên, quá trình hiện đại hoá công tác văn thư phải được tiến hành

từng bước, phù hợp với thực tiễn, điều kiện khách quan của Bệnh viện. Trong

thời gian tới, để tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư, Bệnh viện cần quan

tâm hơn nữa tới việc xây dựng những quy định hướng dẫn cụ thể về công tác

văn thư cho các khoa phòng trong đơn vị mình. Chú trọng đầu tư, nâng cấp, bổ

sung trang thiết bị, máy móc, phương tiện, văn phòng phẩm theo hướng hiện

đại. Cùng với đó, Bệnh viện cũng cần chú ý đến công tác đào tạo, bồi dưỡng

thường xuyên cho cán bộ, viên chức đang công tác tại viện. Trong công tác chỉ

đạo, quản lý, lãnh đạo, thủ trưởng Bệnh viện cần phải coi trọng việc nâng cao

nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với tầm quan trọng của việc

hiện đại hoá công tác văn thư.

Nếu được sự quan tâm, chú trọng đúng mức của Ban Giám đốc Bệnh

viện chắc chắn trong thời gian tới, việc hiện đại hoá công tác văn thư của Bệnh

viện sẽ được cải thiện rõ rệt.

Trong khuôn khổ phạm vi thời gian nghiên cứu, đề tài không tránh khỏi

những thiếu sót, cần tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới. Tác giả rất mong

nhận được sự góp ý chân thành để bài luận văn được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bệnh viện Châm cứu Trung ương (2016), Quyết định số 6252/QĐ-BYT

ngày 19/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định cụ thể về quy chế tổ

chức hoạt động của Bệnh viện Châm cứu Trung ương;

2. Bệnh viện Châm cứu Trung ương (2022), Kỷ yếu 40 năm xây dựng và phát

triển tinh hoa y thuật;

3. Bộ Y tế (2017), Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ

trưởng Bộ Y tế về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn

nghiệp vụ chuyên ngành y tế;

4. Bộ Y tế (2018), Thông tư số 46/2018/TT-BYT ngày 28/12/2018 của Bộ

trưởng Bộ Y tế quy định về hồ sơ bệnh án điện tử;

5. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của

Chính phủ quy định về quản lý, sử dụng con dấu;

6. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của

Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính nhà nước;

7. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ quy định về công tác văn thư;

8. Chính phủ (2021), Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ

ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2020-2030;

9. Học viện Hành chính quốc gia (1997), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước

và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb Giáo dục;

10. Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

lâm khoa học Việt Nam, Luận văn cao học;

11. Nguyễn Thị Hương Giang (2022), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Trung

ương Hội Nông dân Việt Nam, Luận văn cao học;

12. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của

Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

13. Quốc hội (2018), Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 ngày

15/11/2018;

14. Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức,

Nxb Lao động;

15. Trường Đại học Nội vụ (2016), Giáo trình lưu trữ, Nxb Lao động;

16. Trường Đại học Nội vụ (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động;

17. Viện Châm cứu (1982), Quyết định số 369/BYT-QĐ ngày 24/4/1982 của

Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thành lập Viện Châm cứu;

18. Vương Đình Quyền (2006), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội;

19. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ quy định về công tác văn thư.

PHỤ LỤC I

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

BAN GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN

PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN

PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

TRUNG TÂM

KHOA LÂM SÀNG

KHOA CẬN LÂM SÀNG

TẠP CHÍ CHÂM CỨU

1.Khoa Chẩn đoán hình ảnh 2. Khoa Thăm dò chức năng 3. Khoa Xét nghiệm 4. Khoa Dược 5. Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

1.Phòng Tổ chức cán bộ 2. Phòng Kế hoạch tổng hợp 3. Phòng Tài chính kế toán 4. Phòng Vật tư- TBYT và HCQT 5. Phòng Công nghệ thông tin 6. Phòng Quản lý chất lượng 7. Phòng Công tác xã hội 8. Phòng Điều dưỡng

1.Trung tâm nghiên cứu và hỗ trợ điều trị cai nghiện ma tuý bằng châm cứu 2. Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến 3. Trung tâm ứng dụng và phát triển y dược cổ truyền 4. Trung tâm kỹ thuật cao châm cứu Việt Nam 5. Trung tâm sản xuất, sửa chữa máy điện châm và dụng vụ YHCT

1.Khoa KBĐK 2. Khoa Ngũ quan 3. PK chuyên gia 4. PK yêu cầu 5. Khoa HSCC 6. Đơn vị HSTC 7. Khoa Điều trị CSIXL 8. Khoa Nội 9. Khoa Nhi 10. Khoa Đột quỵ-PHCN 11. Khoa Ngoại châm tê 12. Khoa Hợp tác quốc tế 13. Khoa Điều trị quốc tế 14. Khoa ĐT nội trú ban ngày 15. Khoa Nam học cột sống 16. Khoa Dưỡng sinh-XBBH 17. Khoa LTE 18. Khoa Tự kỷ 19. Khoa Lão khoa 20. Khoa DD-TC

PHỤ LỤC II

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN

BỘ PHẬN VĂN THƯ (5 NHÂN SỰ)

TỔ XE (3 NHÂN SỰ)

TỔ BẢO VỆ (15 NHÂN SỰ)

PHỤ LỤC III

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ

TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN

Kính gửi:

- Lãnh đạo các khoa, phòng chức năng của Bệnh viện;

- Các chuyên viên, cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và kiêm

nhiệm tại các khoa, phòng, trung tâm, đơn vị Bệnh viện;

Tên tôi là: Trần Hà Tâm Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị công tác: Bộ phận Hành chính quản trị, Bệnh viện Châm cứu

Trung ương

Hiện nay, tôi đang làm luận văn với đề tài “Hiện đại hoá công tác văn

thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương” thuộc Chương trình đào tạo thạc sĩ

chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia.

Nhằm mục tiêu đánh giá khách quan thực trạng công tác văn thư tại

Bệnh viện Châm cứu Trung ương góp phần nâng cao chất lượng, hướng tới

nền hành chính theo hướng hiện đại, tôi làm phiếu khảo sát này để tìm hiểu,

lấy ý kiến của các chuyên viên, cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện. Tôi

cam kết các số liệu, thông tin được đảm bảo giữ bí mật, chỉ phục vụ mục đích

duy nhất cho công tác nghiên cứu đề tài của tôi. Rất mong Quý đồng nghiệp

trả lời đầy đủ, khách quan, chính xác. Xin trân trọng cảm ơn!

1.Họ và tên:…………………………………………………………………...

Ngày điền phiếu:……………………………………………………………...

PHẦN 1. THÔNG TIN NGƯỜI ĐIỀN PHIẾU

Tuổi: .............................

A1. Giới tính: 1. Nam 2. Nữ Chuyên môn đào tạo chính: A3.

A4. Bằng cấp cao nhất của Ông/Bà:

A2. 1. Bác sỹ 2. Dược sỹ 3. Điều dưỡng, hộ sinh 1. Trung cấp 2. Cao đẳng 3. Đại học 4. Kỹ thuật viên 5. Khác (ghi rõ)... 4. Cao học, CKI 5. Tiến sỹ, CKII 6. Khác (ghi rõ)

A5. Số năm công tác trong ngành Y: ................................ A6. Số năm công tác tại bệnh viện hiện nay: ................... A7. Vị trí công tác 1. Trưởng khoa/phòng/TT/ĐV 2. Phó khoa/phòng hiện tại:

4. NV biên chế/hợp đồng dài hạn 5. Hợp đồng ngắn hạn 6. Khác (ghi rõ).....

3. Khối phòng ban chuyên A8. Đơn vị công tác hiện tại: 1. Khối hành chính 2. Khối phòng ban chức môn

năng 4. Khác (ghi rõ) ...

A9. Anh/Chị là văn thư chuyên trách hay văn thư kiêm nhiệm? 1. Văn thư chuyên trách 2. Văn thư kiêm nhiệm

Công việc chính (ghi rõ)....

3.Khác (ghi rõ)......... A10 Trung bình Anh/Chị trực mấy lần trong một tháng? .................. lần

PHẦN 2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH

VIỆN

Quý đồng nghiệp đánh dấu gạch chéo vào một số từ 1 đến 4, tương ứng với mức độ từ KÉM đến TỐT cho từng câu hỏi dưới đây:

là: 1 là: 2 là:

Kém Trung bình là: 3 Khá Tốt

A. Thực trạng xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công

tác văn thư của Bệnh viện

3 4

A1. Công tác xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư của Bệnh viện

3 4

A2. Tính đầy đủ trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư

3 4

A3. Tính kịp thời trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư

B. Thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư

3 4

B1. Tính hợp lý của hình thức tổ chức công tác văn thư

3 4

B2. Tính kịp thời trong xử lý, giải quyết văn bản đi

3 4

B3. Tính kịp thời trong tiếp nhận, giải quyết văn bản đến

3 4

B4. Công tác soạn thảo văn bản tại các đơn vị trực thuộc Bệnh viện

3 4

B5. Công tác soạn thảo văn bản trên hệ thống

3 4

B6. Công tác quản lý, sử dụng con dấu

3 4

B7. Công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

3 4

B8.

Ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm hỗ trợ công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

C. Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư

3 4

C1. Công tác kiểm tra hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có tốt không

3 4

C2.

Công tác đánh giá hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có đảm bảo tính khách quan, công bằng, chính xác không

D. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị, môi trường làm việc

3 4

D1. Phòng làm việc đảm bảo rộng rãi, thông thoáng, đầy đủ ánh sáng làm việc

3 4

D2. Môi trường làm việc tốt, đảm bảo các yếu tố không ảnh hưởng đến sức khỏe

3 4

D3. Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công tác văn thư

3 4

D4. Phương tiện, trang thiết bị, máy móc hỗ trợ thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư

E. Thực trạng nhân sự làm công tác văn thư

3 4

E1. Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư tại Bộ phận Hành chính quản trị Bệnh viện

3 4

E2. Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc Bệnh viện

3 4

E3.

Mức độ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư của cán bộ làm văn thư tại Bệnh viện (tin học, ngoại ngữ…)

3 4

E4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện

3 4

E5.

Các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện (chế độ làm thêm ngoài giờ, chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm)

3 4

E6.

Công tác thi đua, đánh giá mức độ hoàn thành công việc đối với cán bộ làm công tác văn thư (có công bằng, khách quan, đảm bảo quyền lợi của từng cá nhân hay không)

PHẦN 3. ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HÀI LÒNG CỦA CÁN BỘ LÀM CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN (Phần dành riêng cho cán bộ làm

công tác văn thư tại Bệnh viện)

Quý đồng nghiệp đánh dấu gạch chéo vào một số từ 1 đến 4, tương ứng với mức độ từ KHÔNG HÀI LÒNG đến RẤT HÀI LÒNG cho từng câu hỏi dưới đây:

là: 1 là: 2 là:

Không hài lòng Rất hài lòng Bình thường là: 3 Hài lòng

A. Đánh giá sự hài lòng về công việc, cơ hội học tập, thăng tiến

3 4

A1. Khối lượng công việc được giao phù hợp

3 4

A2. Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ VTLT đi học tập, nâng cao trình độ

3 4

A3. Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thư đi học tiếp bậc cao hơn

3 4

A4. Có cơ hội thăng tiến khi nỗ lực làm việc

B. Đánh giá sự hài lòng chung về Bệnh viện

3 4

B1. Cảm thấy tự hào khi được làm việc tại Bệnh viện

3 4

B2. Đạt được những thành công cá nhân khi làm việc tại Bệnh viện

3 4

B3. Tin tưởng vào sự phát triển của Bệnh viện trong tương lai

3 4

B4. Sẽ gắn bó, làm việc tại khoa, phòng hiện tại lâu dài

3 4

B5. Sẽ gắn bó làm việc tại Bệnh viện lâu dài

3 4

B6. Mức độ hài lòng nói chung về lãnh đạo Bệnh viện

3 4

B7. Tự đánh giá về mức độ hoàn thành công việc tại Bệnh viện

PHỤ LỤC IV

THỐNG KÊ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

Trình độ Chuyên ngành

Chức danh chuyên môn

STT Phòng ban trực thuộc Bệnh viện Khác Chuyên

Cao đẳng Trung cấp Kiêm nhiệm trách

ĐH, Trên ĐH

VTLT Được đào tạo về VTLT 02 01 1 Bộ phận 03 03

2 02 02 02

3 02 02 02

4 02 02 02

5 03 03 03

Hành chính quản trị Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Quản lý chất lượng Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Tài chính kế toán

01 01 01

14 01 02 11 03 11

6 Ban Quản lý dự án 7 Trung tâm đào tạo và chỉ đạo tuyến Tổng

PHỤ LỤC V

QUY TRÌNH KIỂM TRA, NHẬN BỆNH ÁN

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH KIỂM TRA VÀ NHẬN BỆNH ÁN

Bước 1: Kiểm tra chữ ký của trưởng khoa, bác sỹ điều trị, điều dưỡng, người bệnh/ người nhà người bệnh và người giao bệnh án trong phiếu điều trị, phiếu chăm sóc, phiếu cận lâm sàng, phiếu sơ kết 15 ngày điều trị, biên bản hội chẩn.

Bước 2: Kiểm tra nội dung các tiêu đề trong phiếu điều trị, phiếu chăm sóc,

phiếu cận lâm sàng, phiếu sơ kết 15 ngày điều trị, biên bản hội chẩn.

Bước 3: Ghi thông tin số bệnh án nhận (số lưu trữ, tổng ngày điều trị, tổng số bệnh án nhận). Ghi rõ ngày nhận bệnh án, tên khoa/phòng, họ tên người giao, người nhận bệnh án vào sổ bàn giao hồ sơ của phòng KHTH.

Bước 4: Phân loại bệnh án thành bệnh án không bảo hiểm y tế và bệnh án

bảo hiểm y tế.

Bước 5: Từ 16h00-16h30: Chuyển bệnh án bảo hiểm y tế sang phòng Quản

lý chất lượng.

Bước 6: Phân loại bệnh án không bảo hiểm y tế thành bệnh án nội trú và

ngoại trú, sau đó sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự.

Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2018 Trưởng phòng KHTH

TS. Phạm Hồng Vân

PHỤ LỤC VI

QUY TRÌNH LƯU TRỮ BỆNH ÁN

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH LƯU TRỮ BỆNH ÁN

I. Quy trình chung:

Bước 1: Phân loại bệnh án nội trú, bệnh án ngoại trú, sắp xếp bệnh án theo

số thứ tự từ số bệnh án nhỏ đến số lớn.

Bước 2: Kiểm tra số bệnh án các khoa/phòng còn thiếu chưa trả, đôn đốc

các khoa/phòng trả bệnh án.

Bước 3: Gộp bệnh án nội trú/ngoại trú bảo hiểm với bệnh án nội trú/ngoại

trú không bảo hiểm.

Bước 4: Ra sổ ngày ra viện của bệnh án, đóng cọc bệnh án (Bệnh án ngoại

trú: 100 bệnh án/cọc; Bệnh án nội trú: 50 bệnh án/cọc). Bước 5: Đóng hộp lưu trên kho lưu trữ bệnh án.

II. Quy trình riêng:

Bước 1: Với bệnh án nội trú, ngoại trú bảo hiểm: nhận bệnh án từ Phòng

bảo hiểm y tế, rồi phân loại theo quy trình chung.

Bước 2: Với bệnh án nội trú, ngoại trú không bảo hiểm: nhận bệnh án từ

các khoa điều trị, rồi phân loại theo quy trình chung.

Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2018 Trưởng phòng KHTH

TS. Phạm Hồng Vân

PHỤ LỤC VII

QUY TRÌNH MƯỢN, TRẢ BỆNH ÁN VÀ SAO BỆNH ÁN

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH MƯỢN, TRẢ BỆNH ÁN VÀ SAO BỆNH ÁN

I. Quy trình mượn, trả bệnh án:

Bước 1: Khoa, phòng điều trị có đơn mượn bệnh án (có chữa ký của lãnh

đạo khoa, phòng) gửi lên Phòng Kế hoạch tổng hợp.

Bước 2: Tìm bệnh án; Nếu bệnh án nội trú, ngoại trú bảo hiểm đang do Phòng bảo hiểm y tế lưu giữ thì chuyển sang để Phòng bảo hiểm y tế cho mượn. Bước 3: Giao bệnh án cho khoa, phòng điều trị mượn, ghi sổ ký nhận mượn

bệnh án (ghi rõ ngày tháng giao bệnh án, tên người nhận, người giao bệnh án).

Bước 4: Nhận bệnh án các khoa trả lại, ghi sổ ký nhận trả bệnh án (ghi rõ

ngày tháng trả bệnh án, tên người nhận, người trả bệnh án).

Bước 5: Bảo quản bệnh án theo Quy trình lưu trữ bệnh án.

II. Quy trình sao bệnh án:

Bước 1: Tiếp nhận đơn xin sao bệnh án của người bệnh, người nhà người bệnh. Đối với trẻ em, đơn xin sao bệnh án cần có xác nhận của địa phương nơi cư trú. Bước 2: Hướng dẫn người bệnh, người nhà người bệnh đóng lệ phí sao bệnh án tại quầy thu ngân. Sau khi nhận được biên lai thu tiền, viết giấy hẹn ngày trả bệnh án sao cho người bệnh, người nhà người bệnh.

Thời gian hẹn trả bệnh án sao: 07- 10 ngày. Bước 3: Tìm bệnh án, làm sao bệnh án; trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo bệnh viện ký, đóng dấu và lưu trữ 01 bản theo quy định. Ghi rõ ngày, tháng, năm trả bệnh án sao.

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương

TRẦN HÀ TÂM

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

BAN GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN

PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN

PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

TRUNG TÂM

KHOA LÂM SÀNG

KHOA CẬN LÂM SÀNG

TẠP CHÍ CHÂM CỨU

PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN

BỘ PHẬN VĂN THƯ (5 NHÂN SỰ)

TỔ XE (3 NHÂN SỰ)

TỔ BẢO VỆ (15 NHÂN SỰ)

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH KIỂM TRA VÀ NHẬN BỆNH ÁN

Bước 2: Kiểm tra nội dung các tiêu đề trong phiếu điều trị, phiếu chăm sóc,

Bước 3: Ghi thông tin số bệnh án nhận (số lưu trữ, tổng ngày điều trị, tổng số bệnh án nhận). Ghi rõ ngày nhận bệnh án, tên khoa/phòng, họ tên người giao, người nhận bệnh án vào sổ bàn giao hồ sơ của phòng KHTH.

Bước 4: Phân loại bệnh án thành bệnh án không bảo hiểm y tế và bệnh án

Bước 5: Từ 16h00-16h30: Chuyển bệnh án bảo hiểm y tế sang phòng Quản

Bước 6: Phân loại bệnh án không bảo hiểm y tế thành bệnh án nội trú và

Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2018 Trưởng phòng KHTH

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH LƯU TRỮ BỆNH ÁN

I. Quy trình chung:

Bước 1: Phân loại bệnh án nội trú, bệnh án ngoại trú, sắp xếp bệnh án theo

Bước 2: Kiểm tra số bệnh án các khoa/phòng còn thiếu chưa trả, đôn đốc

Bước 3: Gộp bệnh án nội trú/ngoại trú bảo hiểm với bệnh án nội trú/ngoại

Bước 4: Ra sổ ngày ra viện của bệnh án, đóng cọc bệnh án (Bệnh án ngoại

trú: 100 bệnh án/cọc; Bệnh án nội trú: 50 bệnh án/cọc). Bước 5: Đóng hộp lưu trên kho lưu trữ bệnh án.

II. Quy trình riêng:

Bước 1: Với bệnh án nội trú, ngoại trú bảo hiểm: nhận bệnh án từ Phòng

Bước 2: Với bệnh án nội trú, ngoại trú không bảo hiểm: nhận bệnh án từ

Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2018 Trưởng phòng KHTH

BỆNH VIỆN CHÂM CỨU TRUNG ƯƠNG PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

QUY TRÌNH MƯỢN, TRẢ BỆNH ÁN VÀ SAO BỆNH ÁN

I. Quy trình mượn, trả bệnh án:

Bước 1: Khoa, phòng điều trị có đơn mượn bệnh án (có chữa ký của lãnh

Bước 2: Tìm bệnh án; Nếu bệnh án nội trú, ngoại trú bảo hiểm đang do Phòng bảo hiểm y tế lưu giữ thì chuyển sang để Phòng bảo hiểm y tế cho mượn. Bước 3: Giao bệnh án cho khoa, phòng điều trị mượn, ghi sổ ký nhận mượn

Bước 4: Nhận bệnh án các khoa trả lại, ghi sổ ký nhận trả bệnh án (ghi rõ

Bước 5: Bảo quản bệnh án theo Quy trình lưu trữ bệnh án.

II. Quy trình sao bệnh án:

Thời gian hẹn trả bệnh án sao: 07- 10 ngày. Bước 3: Tìm bệnh án, làm sao bệnh án; trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo bệnh viện ký, đóng dấu và lưu trữ 01 bản theo quy định. Ghi rõ ngày, tháng, năm trả bệnh án sao.

Bước 4: Bảo quản bệnh án sao theo quy trình lưu trữ bệnh án.

Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2022 Trưởng phòng KHTH (Đã ký)

BSCKII. Hoàng Quốc Hợp

Có thể bạn quan tâm

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Chất lượng công chức quản lý nhà nước về kinh tế cấp huyện ở thành phố Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ: Chế tạo và nghiên cứu tính chất điện, từ của vật liệu multiferroic Ba₀.₇Ca₀.₃TiO₃/ NiFe₂O₄

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu vật liệu biến hóa dạng chuỗi một chiều chế tạo từ kim loại đồng trên đế FR-4 hoạt động tại tần số MHz ứng dụng trong truyền năng lượng không dây

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng tác động tới môi trường biển của việc xả nước thải từ sự cố nhà máy điện hạt nhân Fukushima sử dụng công cụ ERICA

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mô hình đầu dò nơtron và gamma sử dụng nhấp nháy EJ-276 ghép nối với mảng nhân quang silicon

Luận văn Thạc sĩ: Đánh giá khả năng ảnh hưởng của bức xạ ion hóa đến sức khỏe cư dân khu vực mỏ đất hiếm Đông Pao, xã Bản Hon, huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu

Luận văn Thạc sĩ: Sử dụng phương pháp nhiễu xạ neutron khảo sát cấu trúc tinh thể và pha trật tự từ trong vật liệu Pr2FeCrO6

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu phân lập, xác định cấu trúc và hoạt tính ức chế NO của các hợp chất thứ cấp từ chủng vi nấm biển Aspergillus sp. CL251

Luận văn Thạc sĩ: Phân tích một số hợp chất bisphenol thôi nhiễm từ bao bì nhựa lên một số mẫu thực phẩm nền tinh bột

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá hoạt tính kháng khuẩn, kháng nấm của loài hoa mộc (Osmanthus fragrans (Thunb.) Lour.) ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và đánh giá tác dụng kháng viêm của loài côi Turpinia montana (Blume) Kurz

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đặc trưng tính chất vật liệu composite có cấu trúc nano chitosan–cyclodextrin/TiO₂–Ag

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chế tạo và khảo sát một số tính chất của màng phủ trên cơ sở nhựa epoxy gốc nước và khung cơ kim - ZIF

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất napthoquinone chứa nguyên tố flo bằng phản ứng đa thành phần

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu điều chế vật liệu Bioglass và tổ hợp lai với polymer ALG-F127 định hướng ứng dụng trong điều trị nội nha

Luận văn Thạc sĩ: Khảo sát thành phần hóa học và hoạt tính ức chế enzyme α-glucosidase trên một số hợp chất phân lập từ thịt quả bình bát nước (Annona glabra L.).

Luận văn Thạc sĩ: Tổng hợp và đánh giá hoạt tính chống ung thư của hợp chất lai chứa khung tetrahydro-β-carboline và imidazo[1,5-a]pyridine

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp một số dẫn xuất của benzazole

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu chiết tách lignin từ vỏ sầu riêng Ri6 (Durio zibethinus Murr.) và tổng hợp vật liệu biocomposite định hướng ứng dụng trong bảo quản sau thu hoạch

Luận văn Thạc sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hạt nano bạc phủ acid hyaluronic mang doxorubicin định hướng ứng dụng trong điều trị ung thư

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS