Năm bí quyết của chuyên gia PR
Đôi khi vài thay đổi nhỏ trong chiến lược PR cũng tạo nên một sự khác biệt to lớn
trong kết quả marketing của doanh nghiệp.
Các phóng viên báo chí hàng ngày nhận hàng trăm email và cuộc gọi điện thoại từ các
hoạt động trong lĩnh vực quan hệ cộng đồng PR cho nên họ phải lựa chọn những lời giới
thiệu hấp dẫn nhất. Vậy nên làm gì khi muốn nói chuyện cho các phóng viên
những thông tin cần thiết để mọi người biết đến? Bằng cách nào để tạo nên sự khác biệt
trong thông tin của mình mà không phải tốn nhiều công sức?
Các chuyên gia PR có kinh nghiệm thường sử dụng 5 bí quyết tuy đơn giản như hiệu quả
sau đây:
1. Lôi kéo các phóng viên vào cuộc đối thoại
Chẳng ai thích ngồi nghe thuyết giảng hoặc bị
dồn ép bởi hàng tá thông tin, đặc biệt là những nhà báo đang lo thời hạn nộp bài đã hết.
Thay vào đó, trong lúc gọi điện thoại bằng cách đặt ra cho họ một câu hỏi. Hãy tìm kiếm
ở họ những lời khuyên hơn là sự quan tâm tức thì của họ đối với tin tức của bạn. Chẳng
hạn, hãy hỏi họ về những chuyện nào họ thật sự muốn nghe. Bằng cách xin những lời
khuyên, bạn sẽ sớm nhận biết điều gì sẽ tạo ấn tượng cho các nhà báo. Từ đó, bạn sẽ tìm
ra lối tiếp xúc phù hợp hơn, một cơ may mới cho một cuộc trò chuyện trong tương lai.
2. Sử dụng email hợp lý
Do thông tin trong lĩnh vực PR thường gấp gáp, người làm PR phải tiếp xúc với càng
nhiều phóng viên trong một khoảng thời gian càng ngắn càng tốt, do đó họ thiết kế một
email có nội dung ngắn gọn làm “lời chào hàng”. Nhưng đó không phảI là một cách làm
thông minh vì nó đánh đồng tất cả sự quan tâm hoặc các khía cạnh chuyên nghiệp của các
nhà báo như nhau. Tốt hơn là nên chú tâm thiết kế từng mối thông giao của mình với các
ký giả khác nhau. Luôn luôn xưng hô bằng tên họ của họ một cách trang trọng, chính xác
với lời mở đầu ngắn gọn nhưng lịch sự. Khi bạn thể hiện mình biết rõ về những mối quan
tâm chuyên môn của một cá nhân nào đó thì bạn đã chỉ cho họ thấy rằng bạn đã phải tốn
khá nhiều thời gian tìm hiểu về họ. Bằng cách này bạn đã làm tăng khả năng hồi âm từ
các nhà báo.
3. Đồng cảm với tình cảm của ký giả
Một yếu tố tối quan trọng cần phải nghĩ đến trong lúc tiếp cận một nhà báo chính là thời
gian hoàn thành bài viết của họ. Đôi khi, dù nội dung thông tin của bạn hết sức tốt đẹp,
nhưng email của bạn có thể bị gác sang một bên. Đề phòng trường hợp đó, hãy chịu khó
gọi điện để nhắc nhà báo nhớ tới bạn. Hãy thấu hiểu được khối lượng công việc một nhà
báo phải gánh vác trong những khoảng thời gian nhất định, để không gọi điện cho họ vào
những thời điểm không phù hợp. Có thể bày tỏ sự đồng cảm với hoàn cảnh này bằng cách
mở đầu câu chuyện bằng một câu hỏi: Xin hỏi tôi có điện đến đúng lúc không?
Hãy luôn giữ gìn một thái độ thật chuyên nghiệp và lịch thiệp. Nếu phóng viên đang bận,
bạn nên hỏi họ khoảng thời gian nào phù hợp nhất cho một cuộc gọi lại, hoặc nếu không
thể gọi lại cho họ, thì hỏi họ liệu việc gửi thêm một lá email sẽ có ích hay không. Thông
thường, các nhà báo rất mở lòng với những lựa chọn khác, đặc biệt khi bạn bày tỏ sự thấu
hiểu và sau đó liệt kê ra cho họ những cách thức đáp lại.
4. Hiểu nghề báo chí và xuất bản
Một cách tiếp cận với các phóng viên, một ít hiểu biết chuyên môn của bạn sẽ làm cuộc
trò chuyện trở nên dài hơn. Hãy tự thực hiện một số tra cứu về tờ báo bạn đang tiếp xúc,
tìm hiểu tờ báo nào độc giả đang hướng đến, các nội dung chính, chuyên mục chính. Sau
đó hay nghiên cứu về những bài, tin của phóng viên mà bạn có quan hệ để hiểu những đề
tài mà người ấy quan tâm. Những điều đó sẽ cho bạn gợi ý hay về các thức lôi kéo sự chú
ý của nhà báo. Khi soạn một email hoặc chuẩn bị cho một cú điện thoại để thương thảo,
hay chú ý thật kỹ đến những lý do vì sao người đọc có lợi từ các thông tin của bạn.
5. Hãy hồi âm nếu phóng viên tìm đến mình