Nghề tổ chức sự kiện không khó như
bạn nghĩ
- Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần
có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào,
khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.
Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:
1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:
Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính
sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự
kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ
năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến
hai lần.
2. Lên kế hoạch tổ chức một sự kiện là như thế nào?
Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời,
nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức
buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc
sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó
theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.
Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân
sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực
phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.
3. Tìm kiếm kinh nghiệm:
Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức
một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.
Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây
quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để
đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan
hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.
4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:
Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như
một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là
những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của
bạn.
5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:
Khi bắt đầu công việc kinh doanh này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện
event nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn
có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự
kiện từ thiện hay hội hè.
6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:
Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự
kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự
kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung
cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách
sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn
cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách
hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên
tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.
