Nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và chất lượng không khí: chỉ dẫn cơ bản
cho công tác bảo quản
Sherelin Ocđen - Trưởng ban bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minesota
Điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm tương đối rất quan trọng trong công tác bảo
quản thư viện và các nơi lưu trữ vì khi nhiệt độ và độ ẩm không đảm bảo sẽ
góp phần đáng kể làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Nhiệt độ cao cũng làm gia
tăng mức độ hư hỏng: hầu hết các phản ứng hoá học gây hỏng tư liệu có tỷ lệ
tăng gần gấp đôi mỗi khi nhiệt độ tăng 18 độ F (khoảng 10 độ C). Độ ẩm
tương đối cao tạo ra độ ẩm cần thiết, xúc tiến các phản ứng hóa học có hại
đối với tư liệu, và khi kết hợp với nhiệt độ cao gây ra sự phát triển của nấm
cũng như các loại côn trùng. Độ ẩm tương đối đặc biệt thấp, thường xuất hiện
vào mùa đông ở những nơi sử dụng hệ thống điều hoà trung tâm, có thể làm
cho một số loại tư liệu lưu trữ trở nên khô và giòn.
Sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối cũng gây tác hại. Các tư liệu lưu
trữ thường có tính hút ẩm, rất dễ hút và nhả hơi nước. Sự thay đổi về nhiệt độ
và độ ẩm tương đối hàng ngày và theo mùa có thể làm các tư liệu lưu trữ nở
ra hoặc co lại. Những thay đổi nghiêm trọng gia tăng mức độ hư hỏng, dẫn
tới những thiệt hại thấy được như quăn giấy, bong mực, cong vênh bìa sách,
và rạn bong ảnh. Tuy nhiên, ở một số cơ sở thư viện, các tư liệu lưu trữ có thể
được bảo vệ trước các dao động ở mức độ vừa phải. Một số loại chất liệu
đóng gói kèm theo hoặc sách báo đóng gói sát nhau có thể gây ra các thay đổi
nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm.
Lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu
chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tư liệu lưu trữ một cách
đáng kể. Thiết bị điều chỉnh khí hậu được xếp theo độ phức tạp: từ máy điều
hoà, máy tạo độ ẩm và / hoặc máy hút ẩm từng phòng đơn giản đến hệ thống
điều hoà trung tâm cho cả toà nhà để có thể lọc, làm mát, sưởi, tạo ẩm và hút
ẩm không khí. Cần tìm kiếm sự trợ giúp của các kỹ sư có kinh nghiệm về lĩnh
vực điều chỉnh khí hậu để có thể chọn và lắp đặt thiết bị. Cần có thêm các
biện pháp để điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Toàn bộ toà nhà cũng
cần được bảo dưỡng tốt, cần phải hàn gắn các vết rạn nứt ngay khi mới xuất
hiện. Cửa đi và cửa sổ bên ngoài phải bịt các khe gió và phải đóng kín để
tránh lưu thông với không khí ngoài trời. Tại những vùng có mùa đông lạnh,
phía trong cửa sổ phải được bít kín bằng các tấm dính hoặc bằng băng dính.
Tại các khu vực lưu trữ có thể bịt các cửa sổ bằng các tấm ván lát tường hoặc
bằng băng dính.
Các nhà chuyên môn thường bất đồng về nhiệt độ và độ ẩm tương đối tối ưu
cho các tư liệu lưu trữ. Thông thường họ cho rằng nhiệt độ ổn định không cao
hơn 70 độ F, còn độ ẩm tương đối ổn định dao động trong khoảng tối thiểu là
30% và tối đa là 50%. Qua nghiên cứu cho thấy độ ẩm tương đối dao động ở
mức thấp thì tốt hơn vì khi đó tiến trình xuống cấp của tư liệu diễn ra ở tốc độ
chậm hơn. Nói chung, nhiệt độ càng thấp càng tốt. Nhiệt độ trong các khu
vực chỉ dành riêng cho lưu trữ nên thấp hơn nhiều so với nhiệt độ ở các khu
vực vừa dùng để lưu trữ vừa dùng để tra cứu.
Đôi khi nên lưu trữ các tư liệu ít sử dụng ở nhiệt độ lạnh có sử dụng thiết bị
điều chỉnh độ ẩm. Tuy nhiên khi lấy các tư liệu ra khỏi khu vực lưu trữ ở
nhiệt độ lạnh thì sự thay đổi nhiệt độ nhanh có thể làm cho các tư liệu đó bị
ngưng tụ hơi nước . Trong trường hợp như vậy cần phải có sự thay đổi nhiệt
độ dần dần để dễ thích nghi.Duy trì các điều kiện ổn định rất quan trọng. Thư
viện hay các cơ sở lưu trữ cần chọn lựa nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong
khoảng tối ưu, duy trì trong suốt 24 tiếng một ngày trong suốt 365 ngày trong
năm. Không bao giờ được tắt hệ thống điều chỉnh khí hậu cũng như không
đặt chế độ thấp hơn về đêm, vào cuối tuần hoặc vào bất cứ thời gian nào mà
thư viện và các nơi lưu trữ đóng cửa. Chi phí phát sinh do vận hành liên tục
hệ thống này sẽ ít hơn nhiều so với chi phí khắc phục bảo quản trong tương
lai để phục chế các hư hỏng do điều kiện khí hậu không đảm bảo.
Mặc dù nhiều thư viện và các nơi lưu trữ thấy thực hiện việc này rất tốn kém
và ngoài khả năng, nhưng qua thực tiễn và qua kiểm nghiệm cho thấy thời
hạn sử dụng của các tư liệu tăng đáng kể nhờ duy trì ổn định nhiệt độ và độ
ẩm tương đối. Tại những nơi không đủ điều kiện kinh tế hoặc thiếu hệ thống
máy móc để có thể duy trì các điều kiện tối ưu quanh năm thì có thể chọn tiêu
chuẩn ít nghiêm ngặt hơn trong mùa hè và mùa đông sao cho nhiệt độ và độ
ẩm tương đối sẽ thay đổi dần dần trong khoảng cho phép giữa hai mùa. Tiêu
chuẩn về nhiệt độ và độ ẩm tương đối theo mùa càng gần mức tối ưu càng
tốt. Đáng chú ý là các tư liệu không bằng chất liệu giấy có thể đòi hỏi nhiệt
độ và độ ẩm tương đối khác với các tư liệu bằng chất liệu giấy. Ngoài ra, việc
duy trì nhiệt độ và độ ẩm tương đối ở mức tối ưu có thể gây hư hại đến kết
cấu của toà nhà dùng để lưu trữ tư liệu, vì vậy không tránh khỏi những lựa
chọn mang tính thoả hiệp giữa các quyết định trên.
Cần đo và ghi lại nhiệt độ và độ ẩm tương đối một cách có hệ thống. Điều
này rất quan trọng vì các số liệu đó 1) nêu lên điều kiện môi trường mà các tư
liệu lưu trữ tư liệu; 2) làm cơ sở để yêu cầu lắp đặt hệ thống điều chỉnh môi
trường; và 3) chỉ ra liệu thiết bị điều chỉnh khí hậu đang sử dụng có hoạt
động hiệu quả và tạo ra một môi trường đủ tiêu chuẩn hay không. Nên nhớ
rằng một yếu tố thay đổi có thể làm các yếu tố khác thay đổi theo. Nếu đưa ra
các biện pháp không coi trọng đến tổng thể môi trường thì có thể sẽ làm tình
hình xấu đi chứ không cải thiện gì thêm. Cần phải biết ( thông qua các số liệu
đo được) thực trạng điều kiện môi trường như thế nào và phải xin ý kiến của
các kỹ sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực điều chỉnh khí hậu trước khi đưa ra
các thay đổi lớn. Không nên quá nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc tiếp
tục giám sát sau khi có các thay đổi.
Ánh sáng.
Ánh sáng cũng góp phần làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Anh sáng có thể làm
suy yếu và làm giòn các sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm
lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian, làm bạc màu hoặc đổi màu giấy,
làm cho giấy không đọc được và / hoặc thay đổi lớp ngoài của tài liệu, giấy
ảnh, các tác phẩm nghệ thuật. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng, cho dù chỉ
trong thời gian ngắn, đều gây hại, và tác hại đó bị tích lại và không thể thay
đổi được.
Ánh sáng bình thường được đo bằng độ lux (độ lumen trên một đơn vị mét
vuông) hoặc bằng độ phút nến. Một phút nến tương đương với 11 lux. Trước
đây, người ta định ra độ sáng cho các loại vật liệu nhậy sáng, trong đó có
giấy, là 55 lux (5 phút nến), và cho các vật liệu kém nhậy sáng với mức tối đa
là 165 lux (15 phút nến). Gần đây, các tiêu chuẩn trên đang gây ra tranh cãi
với lí do mỹ học và mức độ bạc màu khác nhau đối với các lớp trung gian
khác nhau.
Mặc dù tất cả các bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là
có hại nhất đối với các tư liệu lưu trữ vì cường độ năng lượng cao của nó.
Tiêu chuẩn cho phép của tia cực tím là 75cmW/l. Ánh sáng mặt trời và ánh
sáng vonpham - halogien hoặc đèn thạch anh, đèn sạc sử dụng kim loại halide
hoặc thuỷ ngân với cường độ cao, và đèn huỳnh quang là một số nguồn sáng
gây hại nhất vì chúng sản ra một lượng lớn tia cực tím.
Vì toàn bộ tổn hại là sự kết hợp giữa thời lượng và cường độ của việc tiếp
xúc với ánh sáng, nên cần điều chỉnh ánh sáng ở mức thấp nhất ( phù hợp với
người sử dụng) và trong thời gian ngắn nhất cho phép. Tốt nhất là chỉ nên để
tư liệu tiếp xúc với ánh sáng khi có người sử dụng. Khi không có người sử
dụng, nên cất giữ tư liệu ở những thùng kín hoặc trong các phòng không có
cửa sổ và chỉ thắp sáng khi có người cần truy cập. Chỉ nên thắp sáng bằng
các bóng đèn ánh sáng nóng. Khi sử dụng tư liệu, nên thắp sáng bằng bóng
đèn có ánh sáng nóng. Cần chú ý rằng bóng đèn ánh sáng nóng sản sinh ra
nhiệt lượng và phải để xa khỏi tư liệu. Nên sử dụng đèn ở mức ánh sáng yếu,
và sử dụng càng ít càng tốt.
