Làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh
stress?
Sự kiện thành công dựa trên nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là gia
đoạn lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Đây là giai đoạn chịu nhiều
áp lực và dễ bị stress nhất, nếu không biết cách sắp xếp công việc một
cách khoa học thì bạn sẽ bị quá tải và dễ ảnh hưởng đến tiến độ của
event. Vậy làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?
Stress là một tình trạng thường gặp với những người làm event trong việc ra
quyết định hay việc làm việc quá sức giữa các áp lực. Vì hành động hay
quyết định của họ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và tác động đến lợi ích
của nhiều người khác.
Trong event, người làm kế hoạch và quản lý sự kiện phải chịu áp lực từ
nhiều phía. Đầu tiên là từ công ty, từ sếp, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ
các nhà cung cấp, và từ người tham dự nữa. Có thể nói người làm event luôn
trong tình trạng "thập diện mai phục".
Những người làm event tốt là những người biết cách đối phó với stress. Và
theo kinh nghiệm của người viết, một khi tìm ra cách vượt qua stress thì sẽ
cảm thấy rất thú vị và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Đối với những người làm sự kiện thì việc giải quyết công việc hiệu quả nhất
là đi theo kế hoạch đã định ra. Mỗi ngày giải quyết đúng số lượng công việc
trong kế hoạch, mọi việc sẽ đi theo "guồng quay" có sẵn và những phát sinh
cũng sẽ được hạn chế tối đa. Nếu làm việc không có kế hoạch, bạn sẽ không
thể quản lý được công việc nào giải quyết trước, việc nào giải quyết sau, và
khi đó chính bạn sẽ bị rối lên trong một mớ hỗn độn công việc.
Làm sao để lập kế hoạch tốt và nhẹ bớt gánh nặng trong khâu triển khai công
việc? Thử xem bạn có mắc phải một trong những sai lầm thường thấy dưới
đây không nhé.
1. Không có kế hoạch rõ ràng, chi tiết:
Có nhiều người, mặc dù đã làm To do list, check list, timeline đủ cả nhưng
đến lúc triển khai vẫn phát điên lên vì khối lượng công việc quá lớn và quá
nhiều phát sinh. Sai lầm của họ là không tự viết kế hoạch và tự dựa vào kế
hoạch để làm những bảng check list mà họ dùng những mẫu có sẵn rồi edit
lại, như vậy họ không thể hình dung đầy đủ về các công việc cần thiết trong
sự kiện đó.
Hãy chi tiết đến từng điểm nhỏ nhất. Bạn có thể dùng công cụ mind map (có
thể tham khảo thêm bài viết Sử dụng phần mềm Mind map để phát triển ý
tưởng trong tổ chức event) để quản lý và liệt kê tất cả công việc. Cố gắng
hình dung những việc chi tiết nhất, thời gian dành cho việc lên kế hoạch
càng nhiều, càng chi tiết thì đến lúc triển khai sẽ đỡ bị thiếu sót. Và luôn nhớ
có kế hoạch back up cho mọi hạng mục.
2. Hiểu sai ý muốn của khách hàng:
Người lập kế hoạch cho sự kiện phải nắm rõ nhu cầu và mong muốn của
khách hàng và hiểu được tâm lý của người tham dự sự kiện, kết nối những
nhu cầu này với nhau. Nhưng nếu làm việc và tư duy đơn lẻ sẽ không mang
lại kết quả tốt nhất. Sau khi nhận brief từ khách hàng, bạn phải tổ chức họp
mọi người trong team, cùng brainstorm để đưa ra những ý tưởng và giải
pháp phù hợp cho việc tổ chức. Sẽ rất mất thời gian và kết quả là "fail" nếu
ngay từ đầu bạn không hiểu rõ ý khách hàng rồi đem triển khai thành kế
hoạch.
3. Không "quy về một mối":
Việc quan trọng nữa là nên có sự liên hệ thường xuyên trong công việc với
khách hàng. Và "quy về một mối", tốt nhất là với một người có trách nhiệm
quyết định trong mọi việc. Không nên rải rác các hạng mục như thiết kế
được duyệt bởi một người, nội dung được duyệt bởi người khác và việc di
chuyển đi lại thì do một người khác quyết định. Việc này sẽ khiến bạn bị rối
vì ai cũng có quyền quyết định. bạn nên lưu ý và thống nhất điều này với
khách hàng ngay từ đầu.
4. Quá ôm đồm công việc, phân chia công việc không hợp lý:
Phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp chống lại căng thẳng quá
mức. Đầu tiên, phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp,
thuận tay với người đó. Tiếp theo là nên tin tưởng khi giao việc, không nên
giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc, hay ôm đồm làm luôn công việc.
Lưu ý khi giao việc thì nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không
để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng
để người được yêu cầu thực hiện đúng thời gian.
Ví dụ: "Tôi cần anh check 4 khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cho hội nghị khách
hàng vào ngày 30/5/2011,có 300 khách tham gia, dùng tiệc set menu, giải trí
có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn,... và anh báo cáo lại cho tôi trước 4 giờ
chiều nay" thay vì "anh check giúp tôi vài khách sạn để tổ chức hội nghị
khách hàng ngày 30/5/2011 rồi gửi qua email cho tôi nhé".
5. Không nắm được ngân sách chương trình:
Một ngân sách được khoanh định rõ ràng cũng giúp bạn quản lý tốt việc lên
kế hoạch và phân bổ chi phí sao chọ hợp lý. Nhiều khách hàng không muốn
công khai ngân sách nên thường báo rằng "ngân sách mở", nhưng bạn cố
gắng tìm hiểu ngân sách trong khoảng nào, ví dụ có thể hỏi những năm trước
sự kiện tương tự thì chi phí công ty cho phép khoảng bao nhiêu để biết được
số tiền bạn có thể sử dụng dao động trong khoảng nào. Nhiều khi khách
hàng chỉ dự định chi 10.000 USD mà bạn đưa ra kế hoạch lên đến 20.000
USD thì chắc bạn cũng hiểu kết quả rồi. Bảng dự toán ngân sách nên bám
sát kế hoạch và phải chú ý cho những khoản dự phòng.