4 bước để giúp quản lý phân công hiệu quả
Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả gồm bốn bước, mỗi bước đều phải được thực hiện đầy
đủ để đạt được kết quả như mong muốn. Đối với các nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ
đóng vai trò chủ chốt trong việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải phóng một
lương thời gian đáng kể. Thành công sẽ chẳng bao giờ tới nếu bạn không nắm được nghệ thuật
và cách thức giao nhiệm vụ.
1. Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên nhưng cuối
cùng nhân viên đó lại không thành công; và sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra
rằng đó là do nhân viên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói
chuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc,
thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập trung vào
người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang
nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại
mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò của mình là người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
2. Lắng nghe nhiệt tình
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có tập trung vào
những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và không thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có
một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả
năng hoàn thành nhiệm vụ không?
Trình độ : Họ có đủ trình độ cho công việc này không ?
Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay không?
Khả năng : Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên nào. Đã bao nhiêu
lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin cậy hoặc không đủ khả năng để hoàn
thành công việc?
3. Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ
khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này là: Nếu đó là việc không khẩn cấp,
hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất
công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc
theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
4. Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế nào mới gọi là
thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy
những kết quả bạn muốn đạt được và yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được
bằng chính từ ngữ của họ . Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho
việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước đầu tiên,
mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề
và nhất trí về những yêu cầu thành công.
