1
SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO NGHỆ AN
TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong công tác Giáo vụ
tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu”.
2
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế ngày càng phát triển của xã hội thì một trong những vấn đề được
đặc biệt quan tâm đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nhiều lĩnh vực của
đời sống sản xuất cũng như nhiều ngành nghề, trong đó có ngành Giáo dục đào
tạo. Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng
dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu
quả và chất lượng giáo dục. Dữ liệu trong trường học hầu hết được số hóa bởi các
phần mềm ứng dụng văn phòng, trong đó phần mềm Microsoft Excel là thông
dụng nhất.
Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là
chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm
Microsoft. Với Microsoft Excel, chúng ta có thể nhập và quản lý hồ sơ cán bộ,
giáo viên, học sinh,… đặc biệt là quản lý điểm số của học sinh. Tuy nhiên, công
việc quản lý điểm sẽ “tự động hóa” hơn, “chuyên nghiệp” hơn và bảo mật cao hơn
nếu chúng ta kết hợp với công cụ nhúng trong Microsoft Office là VBA.
VBA là viết tắt của cụm từ Visual Basic for Application, là một ngôn ngữ lập
trình hướng đối tượng cơ bản cho các ứng dụng, dựa trên nền tảng của Visual
Basic.
Visual Basic for Application là một ngôn ngữ lập trình chung, được ứng dụng
cho cả bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office (gồm Excel, Powerpoint, Word,
…).
Trong Microsoft Excel, Visual Basic for Application giúp tự động hóa các công
việc và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến. Visual Basic for
Application là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã
bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE). Chức năng ghi lại những
đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã Visual Basic for Application cho những
hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông
dụng được tự động hóa, cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng
tính để trực tiếp giao tiếp với người sử dụng.
Qua nhiều năm làm công tác Văn phòng và Giáo vụ trong nhà trường
,
tôi
nhận thấy
có việc làm định kỳ hàng năm đó là việc thống kê điểm các kỳ thi: thi tuyển
sinh vào lớp 10, thi Trung học phổ thông quốc gia, thi chọn học sinh giỏi Quốc gia…để
đánh giá chất lượng giáo dục của nhà trường. Tất cả những việc này đều do bộ phận
Giáo vụ trực tiếp nhập điểm, cộng bằng tay kết hợp Excel. Măc dù Excel là một trong
những công cụ tuyệt vời giúp cho công việc hành ngày của chúng ta nhanh và hiệu quả
hơn. Cùng với sự phát triển của các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại, Excel phát triển
các chức năng cao hơn, hỗ trợ tối đa trong việc thống kê báo cáo hàng năm. Tuy nhiên
3
do đặc thù công việc có một số báo cáo cứ lặp đi lặp lại hàng tháng, hàng năm chúng ta
vẫn phải lặp lại nhiều thao tác gây mất thời gian. Chính vì điều đó,
từ thực tế công việc
chúng tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công việc của mình, tôi chọn đề tài “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ
liệu trong công tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu” để xây
dựng một hệ thống báo cáo thông minh là hết sức cần thiết.
2. Mục đích nghiên cứu
Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel trong tổng hợp, thống kê đánh giá được
nhanh chóng, chính xác thay thế cho cách làm thủ công truyền thống trước đây, ghi
ra giấy, cộng bằng tay…
3. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để
xử lí dữ liệu trong công tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu”.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi đã sử dụng những phương pháp sau:
- Thực hành thử nghiệm tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu trong hai
năm học 2019-2020 và năm học 2020-2021.
- Tiến hành thực nghiệm tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu trong hai
năm học 2019-2020 và năm học 2020-2021.
- Hằng năm có chỉnh sửa, bổ sung, nâng cấp theo yêu cầu thực tế của trường
và theo ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, những người sử dụng.
- Ngoài ra đề tài còn sử dụng phương pháp so sánh để làm sáng rõ những vấn
đề còn tồn đọng trong công tác xử lý sổ liệu của bộ phận Giáo vụ tại Trường Trung
học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu. Bởi hiện tại ở Trường THPT chuyên Phan
Bội Châu đa số giáo viên mới chỉ biết sử dụng máy tính để lập kế hoạch bài học trên
Word để thay cho viết tay và soạn bài giảng điện tử trên PowerPoint còn việc sử
dụng Exel và đặc biệt là VBA Exel hỗ trợ cho tính toán thống kê thì rất ít người biết,
đặc biệt bên bộ phận văn phòng.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Đề tài này có những nhiệm vụ chính sau:
- Tìm hiểu thực tế công tác Giáo vụ tại Trường Trung học Phổ thông chuyên
Phan Bội Châu.
- Phân tích việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong công
tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu” đem lại kết quả và tính
chính xác như thế nào?
4
6. Đóng góp của đề tài
Trên cơ sở sưu tầm, lựa chọn, xử lý các nguồn tư liệu khác nhau, đề tài đã góp
phần hệ thống hóa và làm phong phú thêm khối tư liệu liên quan đến công tác giáo
vụ, nhất là việc ứng dụng Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong
tổng hợp báo cáo tại Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần dẫn luận, kết luận, nội dung chính của đề tài được trình bày ở 3
chương sau:
Chương I. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của tổ văn phòng và thực trạng ứng
dụng công nghệ thông tin của Phòng Giáo vụ.
Chương II. Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong bộ phận
văn phòng tại Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu.
Chương III. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng lập trình VBA
Excel trong công tác Giáo vụ.
I. Kết luận và kiến nghị
II. Tài liệu tham khảo
5
CHƯƠNG I.
KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔ VĂN PHÒNG VÀ THỰC
TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI PHÒNG GIÁO VỤ
I. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của tổ Văn phòng
Trường THPT chuyên Phan Bội Châu – Nghệ An được thành lập ngày
15/10/1974, là trường chuyên sớm nhất miền Bắc lúc bấy giờ. Trường được thành
lập trên cơ sở các lớp, chuyên Toán (có từ năm 1965), chuyên Văn tập trung của tỉnh
Nghệ An. Trong quá trình xây dựng và phát triển, nhà trường luôn luôn là đơn vị
dẫn đầu của tỉnh Nghệ An về chất lượng giáo dục toàn diện, chất lượng bồi dưỡng
học sinh giỏi, tạo nguồn nhân lực đào tạo chất lượng cao trên các lĩnh vực khoa học
kỷ thuật, văn học nghệ thuật, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác.
Là trường chuyên trọng điểm trong hệ thống trường chuyên cả nước, “Đề án
xây dựng trường THPT chuyên Phan Bội Châu thành trường trọng điểm chất lượng
cao giai đoạn 2010 – 2020” của UBND Tỉnh Nghệ An, và truyền thống 50 năm xây
dựng trưởng thành; Là những điểm tựa vững chắc để nhà trường tiếp tục phát triển
trong thời gian tới, đáp ứng các yêu cầu của đổi mới căn bản toàn diện giáo dục, giữ
vững chất lượng của đơn vị Anh hùng, điểm sáng giáo dục trong cả nước. Xứng
đáng truyền thống vinh quang của mái trường chuyên trên quê hương xứ Nghệ. Để
làm nên truyền thống vẽ vang đó, không thể không nói tới vai trò của tổ Văn phòng
nhà trường.
Tổ Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong nhà trường, có mối quan hệ
chặt chẽ với các tổ chuyên môn trong nhà trường.
Tổ Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các lãnh đạo, quản
lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp ban giám hiệu về công tác thông tin
điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên. Mối quan hệ này
xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so với việc cung cấp các
điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho quá trình tổ chức.
Khác với các tổ bộ môn khác trong nhà trường, tổ văn phòng không chỉ đảm
nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho ban giám hiệu mà còn
cung cấp các điều kiện vật chất, các phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên
hoạt động của văn phòng cũng gắn với hoạt động quản trị của tổ chức.
Tổ Văn phòng bao gồm các thành viên trực tiếp thực hiện công tác hành chính
trong nhà trường, nhằm phục vụ và hỗ trợ các hoạt động giảng dạy, giáo dục của nhà
trường.
Tham mưu cho Hiệu trưởng chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ, các hoạt động của
nhà trường.
