PH N A. ĐT V N ĐẦ Ặ Ấ Ề
Trong s nghi p đi m i qu n lý và c i cách hành chính n c ta, côngự ệ ổ ớ ả ả ướ
tác hành chính có v trí quan tr ng trong ho t đng c a các c quan nhà n c,ị ọ ạ ộ ủ ơ ướ
t ch c chính tr – xã h i, t ch c xã h i – ngh nghi p, t ch c kinh t vàổ ứ ị ộ ổ ứ ộ ề ệ ổ ứ ế
các đn v l c l ng vũ trang nhân dân. ơ ị ự ượ
Th c hi n t t công tác này không nh ng góp ph n vào công cu c điự ệ ố ữ ầ ộ ổ
m i qu n lý nhà n c và c i cách hành chính, hoàn thi n h th ng văn b n,ớ ả ướ ả ệ ệ ố ả
b o đm thông tin cho lãnh đo trong vi c ra quy t đnh qu n lý, mà còn giúpả ả ạ ệ ế ị ả
cho vi c l u tr , b o qu n, khai thác t t ngu n thông tin quý giá đc hìnhệ ư ữ ả ả ố ồ ượ
thành trong quá kh .ứ
Công tác văn th c a nhà tr ng luôn g n li n v i lãnh đo c quan,ư ủ ườ ắ ề ớ ạ ơ
nh h ng tr c ti p đn ch t l ng công tác c a đn v . H s s sách c aả ưở ự ế ế ấ ượ ủ ơ ị ồ ơ ổ ủ
m t đn v làm toàn b nh ng văn b n hình thành trong quá trình th c hi nộ ơ ị ộ ữ ả ự ệ
nhi m v năm h c, đc l u tr hàng năm. B i v y làm b t c m t vi c hayệ ụ ọ ượ ư ữ ở ậ ấ ứ ộ ệ
t ch c m t ho t đng nào cũng ph i có k ho ch c th cho đn vi c tri nổ ứ ộ ạ ộ ả ế ạ ụ ể ế ệ ể
khai th c hi n, báo cáo k t qu ….ự ệ ế ả
Công tác văn th l u tr có m i quan h ch t ch , thúc đy v i nhau.ư ư ữ ố ệ ặ ẽ ẩ ớ
M i quan h này th hi n qua s liên t c trong quá trình t so n th o, banố ệ ể ệ ự ụ ừ ạ ả
hành, qu n lý văn b n đn l u tr hi n hành và đa vào l u tr l ch s .ả ả ế ư ữ ệ ư ư ữ ị ử
1. Lý do ch n đ tài:ọ ề
Công tác văn th l u tr là m t lĩnh v c qu n lý Nhà n c, nó bao g mư ư ữ ộ ự ả ướ ồ
t t c các v n đ lý lu n, th c ti n và pháp ch liên quan đn t ch c khoaấ ả ấ ề ậ ự ễ ế ế ổ ứ
h c tài li u, b o qu n và t ch c khai thác, s d ng tài li u l u tr ph c vọ ệ ả ả ổ ứ ử ụ ệ ư ữ ụ ụ
công tác qu n lý, nghiên c u khoa h c và các nhu c u cá nhân. Đòi h i kháchả ứ ọ ầ ỏ
quan, công tác văn th l u tr ra đi nh m qu n lý, b o qu n và t ch c sư ư ữ ờ ằ ả ả ả ổ ứ ử
d ng tài li u đ ph c v xã h i. Vì th công tác văn th l tr là m t m tụ ệ ể ụ ụ ộ ế ư ư ữ ộ ắ
xích không th thi u trong ho t đng c a b máy Nhà n c. ể ế ạ ộ ủ ộ ướ
Xã h i ngày càng phát tri n, t duy con ng i ngày càng phong phú đaộ ể ư ườ
d ng, do đó mà nhu c u qu n lý, l u tr tài li u m t cách h p lý là c n thi tạ ầ ả ư ữ ệ ộ ợ ầ ế
trong ho t đng c a c quan đn v . Qua quá trình công tác trong nhà tr ng,ạ ộ ủ ơ ơ ị ườ
1/19
vi c t ch c qu n lý và gi i quy t các lo i văn b n b ng ph ng pháp khoaệ ổ ứ ả ả ế ạ ả ằ ươ
h c trên c s nh ng qui đnh chung c a nhà n c. Công tác văn th là m tọ ơ ở ữ ị ủ ướ ư ộ
ho t đng vô cùng phong phú và đa d ng, là n i trao đi, phát hành, ti pạ ộ ạ ơ ổ ế
nh n, qu n lý, l u tr các lo i h s s sách hình thành trong quá trình ho tậ ả ư ữ ạ ồ ơ ổ ạ
đng c a nhà tr ng.ộ ủ ườ
Chính vì v y tôi quy t đnh ch n đ tài ậ ế ị ọ ề “M t vài bi n pháp đ qu nộ ệ ể ả
lý t t h s s sách văn phòng trong tr ng Ti u h c” ố ồ ơ ổ ườ ể ọ làm sáng ki n kinhế
nghi m nh m giúp nhà tr ng qu n lý h s s sách đc t t h n. Đây là đệ ằ ườ ả ồ ơ ổ ượ ố ơ ề
tài mà tôi tâm đc trong quá trình làm vi c. ắ ệ
2. T m quan tr ng c a v n đ ch n đ tài:ầ ọ ủ ấ ề ọ ề
Văn th l u tr là m t công vi c không th thi u trong các c quan hànhư ư ữ ộ ệ ể ế ơ
chính nhà n c nói chung và trong các tr ng h c nói riêng. Vai trò c a côngướ ườ ọ ủ
tác văn th l u tr đi v i công tác qu n lý hành chính nhà n c là r t quanư ư ữ ố ớ ả ướ ấ
tr ng. T vi c ch đo, đi u hành, quy t đnh đn vi c thi hành đu g n li nọ ừ ệ ỉ ạ ề ế ị ế ệ ề ắ ề
v i văn b n, cũng có nghĩa là g n li n v i vi c so n th o, ban hành, s d ngớ ả ắ ề ớ ệ ạ ả ử ụ
và l u tr văn b n. V i tính ch t đc thù là ngành giáo d c, vi c ti p nh nư ữ ả ớ ấ ặ ụ ệ ế ậ
các lo i văn b n, công văn, ch th , thông t , ngh đnh là r t nhi u nên nó đòiạ ả ỉ ị ư ị ị ấ ề
h i ng i làm công tác văn th trong tr ng h c ph i th n tr ng, t m , ngănỏ ườ ư ườ ọ ả ậ ọ ỷ ỹ
n p; ph i bi t s p x p, phân lo i và x lý các văn b n nh n đc m t cáchắ ả ế ắ ế ạ ử ả ậ ượ ộ
khoa h c, nhanh chóng và chính xác giúp hi u tr ng n m b t k p th i nh ngọ ệ ưở ắ ắ ị ờ ữ
thông tin đ có h ng gi i quy t, th c hi n m t cách chính xác và k p th iể ướ ả ế ự ệ ộ ị ờ
nh m giúp nhà tr ng hoàn thành t t nhi m v .ằ ườ ố ệ ụ
Công tác hành chính ch y u là thu th p, x lý, b o qu n, truy n đtủ ế ậ ử ả ả ề ạ
thông tin gi a đn v v i c quan khác và giáo viên, h c sinh trong nhà tr ng.ữ ơ ị ớ ơ ọ ườ
Công tác hành chính bao g m các vi c nh : Giao d ch, l u tr h s , vănồ ệ ư ị ư ữ ồ ơ
b n, báo cáo và các t li u, th ng kê... trên t t c các m t ho t đng. ả ư ệ ố ấ ả ặ ạ ộ
Văn phòng nhà tr ng v a là n i giao d ch, v a là n i l u tr h s , vănườ ừ ơ ị ừ ơ ư ữ ồ ơ
b n c a nhà tr ng, cũng v a là n i thông báo các ch tr ng, k ho ch, l chả ủ ườ ừ ơ ủ ươ ế ạ ị
công tác hàng tháng, hàng tu n c a nhà tr ng đ giáo viên bi t mà th c hi n.ầ ủ ườ ể ế ự ệ
Văn phòng nhà tr ng có nhi m v giúp Hi u tr ng trong công tác vănườ ệ ụ ệ ưở
2/19
th , l u tr , trong công tác qu n lý tài s n v t t , th c hi n ch đ chínhư ư ữ ả ả ậ ư ự ệ ế ộ
sách, t o đi u ki n cho giáo viên và h c sinh làm t t nhi m v d y và h c.ạ ề ệ ọ ố ệ ụ ạ ọ
V m t hành chính, văn phòng đóng vai trò m t tr m thông tin.ề ặ ộ ạ
Mu n th c hi n vai trò c a m t tr m thông tin, văn phòng ph i th cố ự ệ ủ ộ ạ ả ự
hi n m t s bi n pháp nghi p v : Ti p nh n, ghi nh , truy n đt, theo dõi vàệ ộ ố ệ ệ ụ ế ậ ớ ề ạ
ph i h p công vi c nh m giúp cho Hi u tr ng qu n lý nhà tr ng có hi uố ợ ệ ằ ệ ưở ả ườ ệ
qu và đa m i ho t đng vào n n p.ả ư ọ ạ ộ ề ế
Do đó vi c xác đnh giá tr h s ph i đc ti n hành m t cách th nệ ị ị ồ ơ ả ượ ế ộ ậ
tr ng, đm b o nh ng nguyên t c, ph ng pháp và tiêu chu n nh t đnh đọ ả ả ữ ắ ươ ẩ ấ ị ể
qu n lý t t h s , đó là t m quan tr ng mà tôi ch n đ tài: ả ố ồ ơ ầ ọ ọ ề “M t vài bi nộ ệ
pháp đ qu n lý t t h s s sách văn phòng trong tr ng Ti u h c”ể ả ố ồ ơ ổ ườ ể ọ
3/19
PH N B. N I DUNG NGHIÊN C UẦ Ộ Ứ
I. TH C TR NG C A V N Đ NGHIÊN C U Ự Ạ Ủ Ấ Ề Ứ
1. Tình hình th c tự ế:
Trong ho t đng qu n lý hành chính nhà n c hi n nay, trên m i lĩnh v c,ạ ộ ả ướ ệ ọ ự
h u h t các công vi c t ch đo, đi u hành, quy t đnh, thi hành đu g nầ ế ệ ừ ỉ ạ ề ế ị ề ắ
li n v i văn b n. Vì v y vi c qu n lý tài li u l u tr và s d ng tài li u l uề ớ ả ậ ệ ả ệ ư ữ ử ụ ệ ư
tr càng c n thi t. Đó chính là nh ng nhu c u đòi h i con ng i ph i quanữ ầ ế ữ ầ ỏ ườ ả
tâm đn tài li u l u tr . M c dù công ngh thông tin phát tri n m nh nh ngế ệ ư ữ ặ ệ ể ạ ư
không th thi uể ế nh ng h s minh ch ng. Nó đòi h i ư ồ ơ ứ ỏ ng i Văn th ph iườ ư ả
bi t s p x p, phân b th i gian t ng công vi c, t ng giai đo n mà thi t l pế ắ ế ố ờ ư ệ ừ ạ ế ậ
h s .ồ ơ
Tr ng h c là đn v s nghi p th c hi n nhi m v chính tr c a mìnhườ ọ ơ ị ự ệ ự ệ ệ ụ ị ủ
là giáo d c toàn di n h c sinh trong đ tu i đn tr ng. Đng th i nhàụ ệ ọ ộ ổ ế ườ ồ ờ
tr ng luôn ch p hành s ch đo c a B GD&ĐT, S GD&ĐT Hà N i,ườ ấ ự ỉ ạ ủ ộ ở ộ
Phòng GD&ĐT qu n Thanh Xuân và có m i quan h v i cac t ch c, cậ ố ệ ớ ổ ứ ơ
quan, ban ngành các c p th ng xuyên nên trong quá trình th c hi n nhi m vấ ườ ự ệ ệ ụ
hay gi i quy t công vi c, đòi h i ph i có nh ng quy đnh v th t c hànhả ế ệ ỏ ả ữ ị ề ủ ụ
chính văn th –l u tr . Do đó đ đm b o thông su t trong gi i quy t côngư ư ữ ể ả ả ố ả ế
vi c c n ph i có s qu n lý khoa h c, có s c i cách th t c hành chính, màệ ầ ả ự ả ọ ự ả ủ ụ
trong đó quan tr ng nh t là công tác l p h s , đây là m t yêu c u t t y uọ ấ ậ ồ ơ ộ ầ ấ ế
khách quan mà nhà tr ng ph i th c hi n.ườ ả ự ệ
Đ công vi c có hi u qu , đt thành tích cao đòi h i tr c tiên b n thânể ệ ệ ả ạ ỏ ướ ả
c a cán b văn th ph i không ng ng nghiên c u, tìm tòi h c h i trau d iủ ộ ư ả ừ ứ ọ ỏ ồ
4/19
kinh nghi m, v n d ng m t cách linh ho t, theo hoàn c nh th c t m i côngệ ậ ụ ộ ạ ả ự ế ỗ
vi c. Bi n cái khó thành cái d , đ thành thói quen c a mình, thì công vi c lúcệ ế ễ ể ủ ệ
nào cũng trôi ch y,ả thu n l i và đt hi u qu cao.ậ ợ ạ ệ ả
2. Th c tr ng:ự ạ
Tr ng Ti u h c Đng Tr n Côn là m t đn v s nghi p d i s chườ ể ọ ặ ầ ộ ơ ị ự ệ ướ ự ỉ
đo c a S GD&ĐT Hà N i, Phòng GD&ĐT qu n Thanh Xuân v công tácạ ủ ở ộ ậ ề
chuyên môn; đng th i ch u s lãnh đo c a các c p u Đng và chính quy nồ ờ ị ự ạ ủ ấ ỷ ả ề
đa ph ng v các ho t đng khác c a nhà tr ng. Do v y v i công vi c c aị ươ ề ạ ộ ủ ườ ậ ớ ệ ủ
ng i làm công tác văn th – l u tr tuy nh nh ng r t quan tr ng trong vi cườ ư ư ữ ỏ ư ấ ọ ệ
xác l p các lo i h s giúp cho tr ng ngày càng nâng cao ch t l ng giáoậ ạ ồ ơ ườ ấ ượ
d c và đào t oụ ạ .
Xu t phát t nh ng v n đ ấ ừ ữ ấ ề trên, b n thân tôi đã suy nghĩ không bi tả ế làm thế
nào đ th c hi n công vi c c a mình đt hi u qu , l i v a tìm và tra c u hể ự ệ ệ ủ ạ ệ ả ạ ừ ứ ồ
s tài li u m t cách nhanh chóng khi có ng i c n đm b o tính khoa h c,ơ ệ ộ ườ ầ ả ả ọ
m quan. Cu i cùng tôi đã tìm ra cách c i ti n ph ng pháp làm vi c là: Lỹ ố ả ế ươ ệ pậ
h s s sách trong vi c qu n lý hành chính. ồ ơ ổ ệ ả
3. Ph ng pháp nghiên c u:ươ ứ
Công tác văn th , công tác l p h s s sách, công tác l u tr là nh ngư ậ ồ ơ ổ ư ữ ữ
n i dung công tác văn th hành chính trong nhà tr ng. Đ công tác văn thộ ư ườ ể ư
hành chính đt ch t l ng, hi u qu , hi u tr ng c n th c hi n đng b cácạ ấ ượ ệ ả ệ ưở ầ ự ệ ồ ộ
bi n pháp sau: ệ
- Công tác k ho ch:ế ạ
+ Xây d ng k ho ch ho t đng công tác văn th hành chính phù h pự ế ạ ạ ộ ư ợ
v i đi u ki n c th c a nhà tr ng. ớ ề ệ ụ ể ủ ườ
+ C th hoá k ho ch ho t đng công tác văn th hành chính thành kụ ể ế ạ ạ ộ ư ế
ho ch tháng ạ
- Công tác t ch c: ổ ứ
+ Xây d ng, c ng c b máyự ủ ố ộ
+ Xây d ng quy ch làm vi c, quy đnh ch c năng công vi c c th ự ế ệ ị ứ ệ ụ ể
+ Phân công công vi c phù h pệ ợ
5/19