HD Hoạt động Nhóm, http://www.chatluong.net Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 1/
Phan Thu Lương
Đăng Minh Tuấn
Vũ Tuấn Anh
HD Hoạt động Nhóm, http://www.chatluong.net Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 2/
Mục lục: Tài liệu Hướng dẫn Hoạt động nhóm, đội
Lịch sử hình thành hoạt động đội (nhóm) .................................................................................................... 3
Cơ sở triết học.......................................................................................................................................... 3
Cơ sở tâm lý............................................................................................................................................. 4
Hoạt động nhóm như một phong trào....................................................................................................... 4
Vì sao hoạt động nhóm phát triển (Các lợi ích của họa động nhóm) ?......................................................... 5
Tăng quyền tự chủ của nhân viên trong công việc................................................................................... 5
Tăng hiệu lực và hiệu quả của quản lý ..................................................................................................... 6
Hoạt động nhóm mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân và tổ chức:................................................................. 6
Thế nào là đội và hoạt động của đội ? ......................................................................................................... 7
Định nghĩa về đội và nhóm....................................................................................................................... 7
Các kiểu đội: ........................................................................................................................................... 8
Các loại đội.............................................................................................................................................. 8
Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của đội: ......................................................................................... 8
Một số nguyên nhân làm hoạt động của đội thất bại: ............................................................................... 9
Quá trình hình thành đội nhóm .................................................................................................................... 9
Các quy tắc “làm việc theo nhóm”.............................................................................................................. 11
Mục đích :............................................................................................................................................... 12
Áp dụng khi nào? ................................................................................................................................... 12
Các quy tắc : .......................................................................................................................................... 12
Kỹ thuật động não (Brainstorming) ......................................................................................................... 12
Cách vận hành “nhóm chất lượng” ............................................................................................................ 14
Mục đích :............................................................................................................................................... 14
Tổ chức : ................................................................................................................................................ 14
Trình tự tiến hành: 10 bước.................................................................................................................... 14
Những yếu lĩnh vận hành nhóm chất lượng............................................................................................... 18
Thủ tục giải quyết các vấn đề (problems) .................................................................................................. 18
a. Nắm tình hình hiện tại của vấn đề ...................................................................................................... 18
b. Làm rõ nguyên nhân phát sinh sai hỏng............................................................................................. 19
c. Biện pháp giải quyết sai hỏng:............................................................................................................ 19
Những câu châm ngôn về hoạt động nhóm ............................................................................................... 20
Công ty là gia đình thứ 2 của mỗi người.................................................................................................... 20
Hệ thống khuyến khích người lao động nằm trong hệ thống thù lao.......................................................... 21
Phương pháp làm việc...............................................................................................................................22
Kỹ thuật phân tích lực ................................................................................................................................ 23
Để hoạt động nhóm có hiệu quả & trở thành một nét văn hoá của công ty................................................ 24
Các web sites hữu ích ............................................................................................................................... 25
HD Hoạt động Nhóm, http://www.chatluong.net Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 3/
Lịch sử hình thành hoạt động đội (nhóm)
Thật ra hoạt động theo đội (nhóm) đã có từ xa xưa, đó là hoạt động tự nhiên của con
người để tăng sức mạnh và hiệu quả. Tuy nhiên, xây dựng và phát triển nó để góp phần
cải tiến quản lý một tổ chức lại là vấn đề mới
Cơ sở triết học
Theo triết học phương đông, để thành công thì một tổ chức cần có “thiên thời, địa lợi,
nhân hoà” trong đó nhân hoà là quan trọng nhất. Phải chăng hoạt động đội là một công
cụ tổ chức giúp phát huy dân chủ - sáng tạo - hiệp tác trong toàn thể nhân viên và giữa
cấp dưới và cấp trên, tạo nên sức mạnh tổng hợp của tổ chức.
Sức mạnh của đoàn kết hiệp tác đã đuợc người xưa tổng kết thành các câu ca dao,
ngạn ngữ như: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”; “tướng
sĩ một lòng phụ tử, hoà nước sông chén rượu ngọt ngào”. “Ba ông thợ hàng da bằng
một ông Gia Cát Lượng”, “Đoàn kết, đoàn kết, đại đoàn kết - thành công, thành công, đại
thành công…
HD Hoạt động Nhóm, http://www.chatluong.net Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 4/
Cơ sở tâm lý
Con người ta có những nhu cầu tự nhiên như ăn, mặc, ở, đi lại, an toàn, được thừa
nhận, được tôn trọng và thể hiện mình. Hoạt động của đội tạo điều kiện cho các thành
viên tham gia đóng góp ý kiến, tham gia vào việc ra các quyết định quản lý, hiện thực
hoá các ý tưởng sáng tạo một cách có tổ chức và hiệu quả. Họ tự báo cáo kết quả tại
các hội nghị thường niên của nhóm và được trao giải thưởng để khuyến khích, điều đó
làm người công nhân, nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn với công việc và tổ chức của
mình.
Trong thời gian 24 giờ/ngày, người ta thường sử dụng 8 giờ làm việc tại cơ quan, 1-2
giờ cho đi lại, 9 giờ cho bản thân, 5-6 giờ cho gia đình, bè bạn. Như vậy tỷ trọng thời
gian cho công việc chiếm tới 37% 41%. Do vậy ai cũng mong muốn có một cuộc sống
vui vẻ nơi làm việc.
Hoạt động nhóm như một phong trào
Hoạt động của các đội nhỏ xuất phát từ Nhật, ban đầu chỉ là các đội hoạt động trong lĩnh
vực sản xuất, đến nay đã trở thành phổ biến trên thế giới với nhiều lĩnh vực từ nghiên
cứu, dịch vụ, sản xuất và quản lý nói chung, từ ở cấp thấp cho tới cấp lãnh đạo. Hoạt
động của các đội nhỏ của Nhật bản đã có đóng góp lớn vào sự phát triển kinh tế thần kỳ
của Nhật trong bốn thập niên qua. Ngày nay, nhiều tổ chức đã phát triển hoạt động đội
thành văn hoá làm việc theo đội (teamwork culture)
Phong trào đội QC (quality circle) xuất hiện ở Nhật vào đầu những năm 1960. Năm 1962
các nhóm QC được sự bảo trợ của JUSE ( Liên đoàn các Nhà khoa học và Kỹ sư Nhật
– Union Scientists and Engineers) nhằm tạo không khí vui tươi và có ý nghĩa ở nơi làm
việc. Lúc đó, các đội QC không phải hình thành để cải tiến năng suất và kiểm tra chất
lượng. Trái lại, các đội này do công nhân tự nguyện thành lập, theo ý họ, để tạo cho việc
làm của họ có ý nghĩa hơn và có giá trị hơn ví dụ giữ an toàn lao động cho công nhân, tổ
chức công việc như thế nào cho tốt hơn và dần dần hoạt động nhóm đề cập đến những
nhiệm vụ nhiều thử thách hơn. Cải tiến năng suất, nâng cao chất lượng chỉ là hai trong
số các thành công của hoạt động đội.
Hội nghị thường niên lần thứ 19 của các vị đứng đầu đội QC đã tổ chức ở Tokyo vào
tháng 11/1980. 124 báo cáo về hoạt động của các đội QC ở nhiều công ty đã được trình
bày trong ba ngày.
Hầu hết các báo cáo đề cập tới vấn đề sản xuất. Nhưng cũng có những báo cáo liên
quan đến cải tiến công việc văn phòng. Chẳng hạn, ngân hàng SANWA, một trong
những ngân hàng lớn nhất của Nhật có 2400 đội QC với sự tham gia của 13.000 nhân
viên. Các đội này bắt đầu hoạt động từ năm 1977. Từ đó tới 1986, họ đã tham gia
10.000 đề tài về kiểm tra chất lượng – đó là chất lượng của dịch vụ và mức độ hài lòng
của khách hàng.
HD Hoạt động Nhóm, http://www.chatluong.net Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 5/
Một ví dụ khác như khách sạn Kanjanji Royal Hotel đã nói về cách phục vụ món tôm
nóng cho 500 khách. Đội QC này đã thành công tới mức món ăn đó đã trở thành một
đặc sản chính thu hút khách hàng tới khách sạn này.
Các báo cáo tại hội nghị đều do chính những người nhân viên suy nghĩ, tìm cách giải
quyết với sự giúp đỡ của giới quản lý và đã làm tăng năng suất và chất lượng.
Tại thời điểm 1986, đã có 170.000 đội đăng ký với JUSE, nhưng thực tế số đội hoạt
động là gấp hai lần. Ước tính có tới 3 triệu công nhân, nhân viên ở Nhật trực tiếp tham
gia hoạt động trong các đội QC. Một năm ở Nhật có khoản 100 buổi hội thảo của đội
được tổ chức trên khắp nước Nhật. Như vậy, hoạt động của các đội QC liên kết với
nhau trong một mạng lưới mở rộng toàn quốc. Có hơn 1.000 người đứng đầu các đội
QC ở Nhật tình nguyện hợp tác trong việc tổ chức những hội thảo ở các địa phương
của Nhật để đẩy mạnh giao lưu thông tin giữa các thành viên của đội.
(Theo KAIZEN – chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật Bản của Masaaki
Imai do Nguyễn Khắc Thìn và Trịnh Thị Ninh biên tập , nhà xuất bản thành phố Hồ Chí
Minh 1992)
Vì sao hoạt động nhóm phát triển (Các lợi ích của họa động nhóm) ?
Tăng quyền tự chủ của nhân viên trong công việc
Theo định nghĩa cổ điển, công việc của nhà quản lý là trông coi cho một công việc được
hoàn thành, người quản lý có trách nhiệm lập kế hoạch, ra quyết định, bảo cấp dưới làm
việc gì và kiểm tra công việc của họ.
Nhưng ngày nay, khoa học, công nghệ và môi trường luôn thay đổi với tốc độ nhanh,
công việc ngày càng trở nên phức tạp, các nhà quản lý nhận ra rằng họ không thể lúc
nào cũng nắm bắt cụ thể, rõ ràng những công việc của cấp dưới. Nhân viên cấp dưới
sát hơn với thực tế biến động và sẽ biết rõ hơn cần phải làm như thế nào cho tốt hơn,
kịp thời hơn và ý kiến của họ trở nên rất quan trọng, vì vậy họ cần phải được trao quyền
nhiều hơn. Nghĩa là cấp trên thì đề ra phương hướng chỉ đạo, cấp dưới là chuyên gia
trong lĩnh vực của mình và ra quyết định trong phạm vi được trao quyền. Đội giúp quản
lý công việc tốt hơn.
Một tổ chức cần những nhân viên có óc sáng tạo nhưng quan trọng hơn là phải có
những nhà quản lý sẵn sàng tiếp thu và giúp đỡ để biến những ý tưởng sáng tạo của
cấp dưới thành hiện thực.
