Thế nào là quản lý hiệu quả ?
Hàng ngày nhà quản lý phải ra nhiều quyết định liên quan tới mọi vấn
đề hoạt động của doanh nghiệp. Thực chất, quản lý là quá trình ra quyết
định. Việc ra một quyết định quản lý có liên quan chặt chẽ đến việc giải quyết
vấn đề và đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý.
Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các nhóm
và các nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được những mục tiêu của
tổ chức. Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông
qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau.
Thuật ngữ "lãnh đạo" đang được sử dụng ngày càng nhiều hơn khi nhắc đến
vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là xử lý thay đổi. Người quản
lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống và con người một cách
năng động. Để đi tiên phong trong việc thay đổi, người quản lý cần có những kỹ
năng để tạo ra một viễn cảnh tương lai hấp dẫn và làm cho viễn cảnh đó trở thành
hiện thực.
Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệ
thống và con người. Trong thực tế có sự khác biệt khá rõ giữa hiệu quả và hiệu
suất. Theo định nghĩa của Kathryn Bartol thì "Nếu hiệu quả là làm đúng việc phải
làm thì hiệu suất lại có nghĩa là phải làm đúng cách để đạt được mục tiêu đã đề ra
trong hoàn cảnh, điều kiện thực tế".
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng để làm được việc này, người quản lý phải thể
hiện khả năng xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch của mình. Khi kế hoạch được
hoàn thành thì chuyển tải thông tin kế hoạch đến cấp trên và cấp dưới. Trong suốt
quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến các công cụ giải quyết vấn
đề và khi cần thiết phải ra và thực thi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của
mình.
Người quản lý phải đạt được các mục tiêu của tổ chức cùng với hoặc thông
qua các cá nhân, do vậy để tạo ra chất lượng công việc cao, người quản lý cần tạo
ra môi trường làm việc thuận lợi, tìm hiểu và thoả mãn các nhu cầu của người lao
động.
Vậy cần phải có những kỹ năng gì để trở thành người quản lý có hiệu quả?
Trong số những kỹ năng quan trọng nhất, phải kể tới việc lập kế hoạch,
giao tiếp tốt, giải quyết vấn đề, ra và thực thi quyết định, tạo động lực cho nhân
viên để khẳng định rằng sự trung thành và cam kết của người lao động không thể
có được chỉ bằng việc trả lương cao. Thực tế là mức lương cao và một văn phòng
tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ để nhà quản lý có thể
giữ được một nhân viên tốt.
Một chuyên gia nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời
gian chứ không thể mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc. Mà mức độ
sáng tạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho
nhân viên của nhà quản lý. Và một kỹ năng không thể thiếu đối với người quản lý
có hiệu quả là kỹ năng lãnh đạo. Người quản lý có nên "chỉ đạo" không khi nhân
viên có đủ khả năng và tự tin làm việc được giao lại cũng sẵn sàng làm việc đó?
Chắc chắn là không vì trong trường hợp này, hành vi phù hợp nhất lại là "giao
quyền" .
Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu quả, chúng ta cần xác định được
công việc một người quản lý phải làm để đạt được các mục tiêu của tổ chức (làm
đúng việc), cùng với và thông qua các cá nhân (làm đúng cách).
Ken Blanchard đã từng đưa ra kết luận: "Làm một người quản lý thì thước
đo quan trọng không phải là điều gì sẽ xảy đến khi anh ta có mặt mà là điều gì sẽ
xảy ra khi anh ta vắng mặt".
