Thủ thuật Word 2003
Thủ thuật Word 2003
Microsoft Word có thể nói là phần mềm ứng dụng được sử dụng nhiều nhất
ở Việt Nam. Phiên bản năm 2003 đang thịnh hành mặc dù cho đến năm 2008
Microsoft đã tung ra trên thị trường phần mềm nhiều sản phẩm mới hơn.
Học tin học văn phòng không thật sự quá khó, tuy nhiên việc xử lý các vấn
đề nảy sinh trong quá trình soạn thảo càng khó hơn nhiều, bởi vì các vấn đề
đó không những nhiều mà còn rất đa dạng, ở một phạm vi rộng hơn nội dung
các giáo trình đã giới thiệu. Bài viết nhằm mục đích cung cấp cho bạn đọc
những thủ thuật ngắn gọn, chính xác, giúp các bạn giải quyết những nhu cầu
nảy sinh trong thực tế sử dụng phần mềm.
1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số...,
hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong
Microsoft Word
Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động
kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là
tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh,
đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính
năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling &
Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn tại các ô check
spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with
spelling.
Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các
chức năng tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống
dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools
> AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy
chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic
numbered list đã không được chọn.
Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó
bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng
AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect,
trong ô Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with
bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi
bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây
không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết
lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn
nút delete.
2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng
Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở
đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng,
căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét
những thao tác sau đây:
a) Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng
Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên danh
sách lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ các số bằng tay.
Một năm sau, một số thành viên có danh sách nằm ở tốp giữa của lớp bạn
chuyển lớp, vì thế bạn phải làm lại danh sách và phải đánh lại số thứ tự trong
danh sách ấy, điều đó thật quá vất vả. Thực ra cũng giống như Excel,
Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi bảng thêm
một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng bộ, và khi ta xoá đi một dòng thì số thứ
tự tự động giảm đồng bộ, cho dù vị trí của hàng bị xoá nằm ở bất kỳ nơi đâu
trong bảng. Sau đây là các thao tác đánh số tự động trong Microsoft Word:
Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là
cột được chọn để đánh số thứ tự.
Bước 2: Bôi đen vùng cần đánh số tự động trên cột đầu tiên, vào
menu Format> bullets and numbering..., chọn tab Numbered, chọn vào ô
thứ 2 bên cạnh ô None, sau đó ấn vào nút customize… Trong ô Number
format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn kiểu đánh số (kiểu latinh,
La mã…), ô Start at bạn gõ giá trị bắt đầu, và ấn OK. Như vậy bạn đã đánh
số tự động trong bảng, bạn hãy thử xoá hay chèn một dòng vào bảng để
kiểm tra xem cột được đánh số có thay đổi theo hay không. Có một cách để
chèn một dòng nhan vào trong bảng là đặt con trỏ vào dòng phía trên của vị
trí cần chèn và ấn nút Tab liên tục cho tới khi dòng mới được chèn vào bảng.
b)Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên
nhiều trang giấy
Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của
các cột chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết
được tiêu đề cột là gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao
sau:
Bước 1: Tạo một bảng gồm 5 hàng, 5 cột, hàng đầu tiên chứa tiêu đề của
mỗi cột như sau: Thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Quê quán, Điện thoại. Bạn
hãy bôi đen hàng chứa tiêu đề các cột của bảng, sau đó vào menu Table >
Table Properties, chọn tab Row. Bạn hãy chọn tuỳ chọn repeat as header
row at the top of each page, sau đó ấn OK.
Bước 2: Để kiểm tra xem tiêu đề của các cột có được giữ nguyên khi sang
trang hay không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục
để chèn thêm dòng vào trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang,
bạn sẽ thấy dòng đầu tiên của trang tiếp theo là tiêu đề của các cột trong
bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu
được ý nghĩa của các cột trong bảng là gì.
c) Kỹ thuật chuyển nội dung trong bảng thành ngoài bảng và ngược lại
Khi bạn lên mạng để lấy tài liệu, bạn copy tài liệu về, vô tình bạn copy cả
phần bảng của nó, bạn thấy thật mất công khi đưa số dữ liệu này ra khỏi
bảng. Thực ra Microsoft Word có sắn công cụ để giúp bạn thực hiện việc đó
chỉ bằng một cái nháy chuột. . Bạn hãy bôi đen một phần dữ liệu của nằm