Thực trạng công tác bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, đặt ra những thách thức và yêu cầu mới đối với các thư viện đại học, trong đó bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hoạt động này không chỉ nhằm lưu trữ mà còn bảo tồn giá trị tri thức lâu dài, đảm bảo khả năng truy cập liên tục cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy nhiều bất cập trong công tác này, đặc biệt là tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Bài viết này nhằm phân tích sâu thực trạng, chỉ ra những tồn tại, nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả bảo quản số, góp phần hoàn thiện quy trình xây dựng thư viện số và đạt được mục tiêu chuyển đổi số trong hoạt động thư viện.

Các nhà quản lý thư viện, cán bộ phụ trách công nghệ thông tin và tài nguyên số tại các trường đại học, các nhà nghiên cứu và hoạch định chính sách trong lĩnh vực thông tin – thư viện, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số.

Nghiên cứu này tập trung vào thực trạng công tác bảo quản số nguồn tài nguyên thông tin tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, một vấn đề cấp thiết trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay của các thư viện đại học. Bài viết chỉ ra rằng dù công tác bảo quản số có vai trò then chốt trong việc bảo vệ tính toàn vẹn, thúc đẩy đa truy cập và giảm chi phí, thực tế tại thư viện HPU2 còn tồn tại nhiều hạn chế. Cụ thể, các tài nguyên số thường được lưu trữ phân tán, thiếu quy chuẩn phân loại và tổ chức khoa học, cùng với việc đặt tên tệp không thống nhất, dẫn đến mất mát, khó khăn trong truy cập và quản lý. Các nguyên nhân chính bao gồm sự thay đổi liên tục về cơ sở vật chất, nhân lực và đặc biệt là sự không tương thích giữa các hệ thống phần mềm biên mục và tạo lập bộ sưu tập số, gây ra tình trạng mất dữ liệu và tốn kém thời gian hồi cố. Để giải quyết những vấn đề này, nghiên cứu đề xuất một loạt các giải pháp toàn diện. Các giải pháp bao gồm việc phân loại và tổ chức khoa học nguồn tài nguyên thông tin số theo trật tự hợp lý như khóa đào tạo, chuyên ngành, tên tác giả; đồng bộ hóa dữ liệu bằng cách chuyển đổi tất cả sang định dạng PDF chuẩn quốc tế và chuẩn hóa việc đặt tên tệp. Ngoài ra, việc số hóa bổ sung các tài liệu bị lỗi hoặc thất lạc từ bản cứng, đảm bảo lưu giữ trên nhiều phương tiện và thiết bị khác nhau, và tăng cường hợp tác với các bên liên quan để sao lưu định kỳ cũng được nhấn mạnh. Những đề xuất này nhằm đảm bảo khả năng truy cập liên tục, an toàn, hiệu quả cho tài nguyên thông tin số, bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và đặt nền móng vững chắc cho việc phát triển thư viện số hiện đại, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số của nhà trường.