ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Đề tài:
XÂY DỰNG DỰ ÁN KHẢ THI
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Hà Nội, Tháng 6 – 2006
MỤC LỤC
I. Đặt vấn đề : .................................................................................................................. 3
II- Phân tích hiện trạng hệ thống cũ : ............................................................................. 5
1. Hoạt động: ................................................................................................................... 5
1.1 Quản lí tư liệu: .......................................................................................................... 5
1.2 Quản lý độc giả: ....................................................................................................... 5
1.3 Quản lý phục vụ : ...................................................................................................... 6
2. Cơ cấu tổ chức:............................................................................................................ 6
Mô tả dự án: .................................................................................................................... 7
1. Mục tiêu tổng quát ...................................................................................................... 7
2. Mục tiêu cụ thể ............................................................................................................ 7
III- Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống: ............................................................ 11
1. Các giai đoạn triển khai ............................................................................................. 11
2. Các bước triển khai hàng năm:.................................................................................. 13
V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ........................... 13
1. Phân tích kế hoạch triển khai: .................................................................................... 13
2. Tiến độ chi tiết: ......................................................................................................... 14
3. Xây dựng cơ sở hạ tầng: ............................................................................................ 15
4. Dự trù kinh phí thực hiện dự án: ................................................................................ 15
IV- Hiệu quả và ưu điểm của hệ thống ........................................................................... 17
1. Hoạt động chuyên môn và quản lý: ............................................................................ 18
2. Mặt kĩ thuật – khoa học ............................................................................................. 19
3. Mặt kinh tế - xã hội ................................................................................................... 19
NỘI DUNG
I. Đặt vấn đề :
Hiện tại công nghệ thông tin đã có nhiều ứng dụng rộng rãi trong tất cả các
ngành của xã hội. Trong chuyên môn quản lý thư viên, các thư viện của nước
ta đang tiến tới hiện đại hóa toàn bộ các hoạt động của thư viện như quản lý
nguồn tư liệu, quản lý hoạt động sử dụng tư liệu của độc giả, các hoạt động
liên kết, trao đổi với các thư viện lớn có nguồn tư liệu dồi dào nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất.
Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học Quốc gia là một trung tâm thư
viện lớn của nước ta. Trung tâm được thành lập theo quyết định số 66/TCCB
ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội trên cơ sở
hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN. Trung tâm là
một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng.
Trung tâm có nguồn tư liệu lớn, được lưu trữ trên nhiều phương tiện lưu trữ
khác nhau gồm có 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản, 3.000 tên tạp chí
với 450.000 bản, 2.000 thác bản văn bia, bộ sưu tập tài liệu điện tử phong phú
gồm CSDL sách của Thư viện Quốc gia, CSDL Sinh học, CSDL Năng lượng
- Điện tử - Tin học... và một số các CSDL khác như bài trích về KHCN, các đề
tài nghiên cứu đang tiến hành hoặc đã kết thúc ở Việt Nam, sách điện tử và
giáo trình điện tử và nhiều tài liệu ở dạng không in ấn như cassette, video, đĩa
CD-Rom. Trung tâm còn có một lượng độc giả lớn, thường xuyên là các sinh
viên của trường và đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu. Do đó, nhiệm vụ
quản lý các quá trình sử dụng thư viện của độc gỉa là vấn đề thực sự khó khăn.
Hiện tại trung tâm đang bước đầu thực hiện chính sách liên kết với các thư
viện có tiếng trên thế giới để tận dụng nguồn tư liệu dồi dào đáp ứng được các
nhu cầu ngày càng lớn của độc giả.
Trước nhưng nhiệm vụ nặng nề nói trên, việc ứng dụng CNTT trở nên hết sức
cần thiết và có ý nghĩa hỗ trợ rất lớn. Hiện tại, trung tâm đã bước đầu tiến hành
tin học hoá . Cơ sở vật chất với mạng LAN hoàn chỉnh tại trụ sở chính và các
khu vực được kết nối Intranet – Internet, các máy chủ và rất nhiều máy trạm
được đặt tại các cơ sở. Tuy nhiên, quá trình tin học hóa của trung tâm vẫn chưa
thực sự có hiệu quả; chưa đáp ứng được nhu cầu hoạt động của một thư viện
hiện đại và tầm cỡ. Vì vậy, việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin
hoàn chỉnh đáp ứng nhiệm vụ đặt ra là nhu cầu cấp bách để Trung tâm có thể
hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ mà trường Đại học Quốc gia giao phó trong
thời gian tới.
Bản đề cương dự án “Phát triển hệ thống quản lý thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội” được xây dựng trên cơ sở khảo sát và phân tích hiện trạng của thư viện,
có tham khảo ý kiến đóng góp của các nhân viên quản lý và nhân viên nghiệp
vụ của nhiều thư viện khác cùng với sự hỗ trợ về mặt kĩ thuật của các chuyên
gia Công nghệ Thông tin có kinh nghiệm. Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo
các hệ thống quản lý thư viện đã được ứng dụng rộng rãi và có hiệu quả tại các
nước phát triền
II- Phân tích hiện trạng hệ thống cũ :
1. Hoạt động:
Hệ thống cũ thực hiện các chức năng cơ bản sau : quản lý tư liệu, quản lý độc
giả, quản lý phục vụ và báo cáo thống kê. Hầu hết các chức năng được thực
hiện chủ yếu bằng thủ công, tính tin học hóa chưa cao:
1.1 Quản lí tư liệu:
Phòng bổ sung chịu trách nhiệm chính cho việc bổ sung các nguồn tư liệu mới.
Trung bình mỗi quý thư viện nhập về khoảng 50 đầu sách in với 2000 cuốn.
Hàng tháng , thư viện có bổ sung các tạp chí chuyên ngành định kì và nhiều
dạng ấn phẩm khác. Danh mục các sách được bổ sung dựa vào nhu cầu về sách
của độc giả và dựa trên các thông tin về sách mới.
Sách mới được các nhân viên thư viện phân chia số đầu sách và số lượng sách
cho các kho. Sau đó thực hiện các công việc phân loại, làm nhãn, phích cho tư
liệu
Hàng năm thư viện có các đợt thanh lý tư liệu tư liệu cú nát hoặc ít được sử
dụng.
1.2 Quản lý độc giả:
Mỗi năm thư viện có thêm hơn 3000 độc giả mới là các sinh viên , cán bộ
nghiên cứu giảng dạy của các trường cơ sở. Thư viện có chức năng tiếp nhận
các yêu cầu làm thẻ của độc giả từ đó làm và phân phát các thẻ độc giả mới
đến các độc giả theo từng bộ phận.
Ngoài ra, thư viện còn phải thường xuyên cập nhật các thông tin về độc giả
cũng như loại bỏ các thông tin về các độc giả có thẻ hết hạn sử dụng