Ph n 1:Khio c n t ch c s ki n?
1. Ý t ng cho vi c t ch c s ki nưở .
T ch c s ki n (Event planning) là công vi c góp ph n “ đánh bóng” cho
th ng hi u và s n ph m c a m t công ty thông qua nh ng s ki n ươ là c h iơ
t t đ doanh nghi p g p g trao đ i, giao l u v i b n hàng, đ i tác, v i các c ư ơ
quan truy n thông, các c quan công quy n, thúc đ y h n n a thông tin đa ơ ơ
chi u v th ng hi u và s n ph m, đ ng th i tăng c ng h n n a các m i ươ ườ ơ
quan h có l i cho đ n v , ngoài ra còn đ cao đ c hình nh c a doanh nghi p ơ ượ
đ i v i xã h i, có th nói các tác d ng c th :
-T ch c s ki n là đi m nh n cho ho t đ ng marketing.
-T ch c s ki n gia tăng s chú ý h n n a c a khách hàng đ i v i Th ng ơ ươ
hi u
-T ch c s ki n là m t ph ng cách bày t lòng c m n v i b n hàng, đ i tác. ươ ơ
-T ch c s ki n là m t kênh phát tri n d ch v ho c s n ph m
-T ch c s ki n là đ thuy t ph c nh ng khách hàng ti m năng đ n v i doanh ế ế
nghi p c a mình.
Đ i v i các doanh nghi p vi c l a ch n m t kênh qu ng cáo v i ngu n kinh phí
h n h p là m t bài toán nan gi i. V n đ đây chính là hi u qu mang l i t ho t
đ ng qu ng cáo có hi u qu hay không, có bù đ p đ c chi phí b ra hay không, ượ
có tăng doanh s bán ra và nâng cao m c đ nh n bi t s n ph m, th ng hi u trên ế ươ
th tr ng, danh ti ng c a Công ty hay không, hay đó ch là m t vi c làm theo trào ườ ế
l u c a th tr ng, làm đ cho b ng đ i th c nh tranh mà quên đi đi u c t y uư ườ ế
đó là "làm qu ng cáo đ làm gì?".
Trong môi tr ng hi n t i, qu ng cáo truy n hình đang trên đà suy thoái,ườ T ch c
S ki n và qu ng cáo tr c tuy n là 2 công c m i và có tính h p d n cao. Qu ng ế
cáo tr c tuy n là s l a ch n tr c h t c a đ i đa s doanh nghi p Vi t Nam, ế ướ ế
đi u này đã mang l i không ít thành công cho doanh nghi p.V i T ch c S ki n,
đây là công c h tr cho doanh nghi p th c hi n chi n l c ng n và dài h n. Tác ế ượ
đ ng ng n h n là t p chung s chú ý c a khách hàng đ i v i Th ng hi u, s n ươ
ph m. Còn tác đ ng chi n l c dài h n c a T ch c S ki n đó là thi t l p, duy ế ượ ế
trì và đánh bóng th ng hi i v i các doanh nghi p Vi t Nam, vi c s d ngươ
công c T ch c s ki n là m t đi u h i quá t m. Đi u đó ch a hoàn toàn đúng, ơ ư
1
lý do m i ng i g n th ng ườ ườ g n T ch c s ki n v i m t ý ni m là làm T
ch c s ki n thì ph i hoành tráng, ph i n i tr i, v i quy mô l n và đánh trên di n
r ng... Th c t không ph i v y, T ch c s ki n cũng gi ng nh quay m t th c ế ư ướ
phim qu ng cáo, ch có đi u th c phim qu ng cáo này đ c trình di n tr c ti p ướ ượ ế
cho khán gi mà không qua b t kì công ngh x lí hình nh nào. Th c phim hay ướ
không ph i ch do di n viên đ p, phong c nh đ p mà quan tr ng là k ch b n nh ư
th nào và di n đâu, khi nào, đâu, di n cho ai xem…ế
Đó chính là đi u ki n c n và đ đ doanh nghi p l a ch n công c T ch c s
ki n trong chi n l c kinh doanh và marketing c a doanh nghi p c a mình. ế ượ
Ngày nay, vi c t ch c nh ng s ki n đ c bi t (event) đã tr thành m t trong nh ng
công c ph bi n nh t trong ho t đ ng ti p th . Cũng nh nh ng công c ti p th ế ế ư ế
khác, m c đích c a vi c t ch c m t s ki n là gây s chú ý cho s n ph m ho c
d ch v c a doanh nghi p, t o s quan tâm h n n a t khách hàng, t đó giúp tăng ơ
doanh s bán c a công ty.
Th c t cho th y, nhi u công ty l n đã dám b ra hàng tri u USD m i năm đ t ế
ch c các s ki n và đã đ t đ c không ít thành công nh tăng đ c doanh s bán. ượ ượ
Nh ng không ph i lúc nào đi u này cũng x y ra. Đ t ch c m t s ki n thành công,ư
b n ph i l a ch n m t th i đi m ho c m t lý do thích h p. Ngoài ra, b n c n ph i
l u ý r ng, m t s ki n, dù l n hay nh , s không có tác d ng n u nó đ ng m tư ế
mình. Trong ti p th , b n có th s d ng hình th c qu ng cáo hay làm công tác đ iế
ngo i (public relations - PR) mà không c n ph i t ch c m t s ki n. Nh ng đ m t ư
s ki n có tác d ng, b n c n ph i ph i h p c qu ng cáo và PR. Vi c ph i h p ba
công c này cũng khác nhau tuỳ theo m i lo i s ki n.
Khai tr ng:ươ
Khai tr ng là m t trong nh ng lý do t t nh t đ t ch c m t s ki n. Đ có tácươ
d ng t t, b n ph i làm cho s ki n này mang m t nét đ c tr ng riêng, nói lên đ c ư ượ
ngành ngh và chuy n t i đ c thông đi p mà b n mu n nh n g i đ n khách hàng, ượ
đó là: ”Chúng tôi đã có m t. Chúng tôi khác v i các đ i th c nh tranh, chúng tôi t i
h n các đ i th c nh tranh và chúng tôi đang s n sàng ph c v b n”. B n ph i làmơ
cho khách hàng có n t ng m i l và t t đ p v bu i l khai tr ng.Nên tránh đi ượ ươ
vào l i mòn nh nh t thi t ph i có ch y th máy (đ i v i vi c khai tr ng nhà máy ư ế ươ
s n xu t), c t băng khánh thành…Hãy nghĩ ra nh ng cách làm sáng t o. Ch ng h n,
2
n u khai tr ng m t c a hàng bán đ đi n t , b n có th dùng m t b đi u khi n tế ươ
xa đ m c a vào gi khai tr ng. Hay đ cho bu i l khai tr ng thêm ph n n ươ ươ
t ng, b n có th thi t k thi p m i đ c đáo, đăng t i tin trên báo chí, t ch c cácượ ế ế
ch ng trình gi i trí, bi u di n, t ng quà cho nh ng ng i đ n d . Ngoài ra, b nươ ườ ế
cũng có th nghĩ ra nh ng cách đ ghi nh và c m n nh ng khách hàng đ u tiên nh ơ ư
g i phi u mua hàng mi n phí ho c gi m giá, ghi l i tên và ngày sinh khách hàng đ ế
g i thi p chúc m ng sinh nh t.
Gi i thi u s n ph m m i:
Nh ng bu i gi i thi u s n ph m m i th ng đ c đi kèm v i các ch ng trình ườ ượ ươ
gi i trí, bi u di n. Tuy nhiên, b n không nên đ nh ng ch ng trình này kéo dài quá ươ
m c và làm cho khách hàng sao lãng v i m c đích chính c a b n là gi i thi u s n
ph m/d ch v . Nói m t cách khác, nh ng ch ng trình gi i trí và bi u di n ch ươ
nh ng “ch t xúc tác” còn s n ph m/d ch v c a công ty b n v n là ph n “c t lõi”.
Ngoài ra, b n cũng nên chú ý đ n y u t không gian và th i gian khi t ch c các bu i ế ế
gi i thi u s n ph m m i.
Các kỳ ngh , các ngày l :
Nh ng d p l Giáng Sinh, năm m i ho c khi hè v , thu sang, đông đ n…đ u ế
nh ng d p r t t t đ b n t ch c các s ki n đ c bi t. Tuy nhiên, đi u quan tr ng là
b n ph i xây d ng đ c nh ng ch ng trình đ c đáo nh ng không đi quá xa thông ượ ươ ư
đi p mà b n mu n g i g m đ n khách hàng. ế
S xu t hi n c a nh ng ng i n i ti ng: ườ ế
Làm vi c v i nh ng ng i n i ti ng tuy khá ph c t p nh ng l i có tác d ng r t t t ườ ế ư
đ i v i ch ng trình ti p th c a b n. Tr c khi ti p c n v i các nhân v t n i ti ng, ươ ế ướ ế ế
đi u quan tr ng là c n ph i nghiên c u k l ch trình làm vi c và cá tính c a h xem
có thích h p v i m c tiêu ti p th và hình nh c a công ty b n hay không. Nên đ i x ế
v i nh ng ng i n i ti ng theo m t tác phong “chuyên nghi p” và nên báo cho h ườ ế
bi t tr c ch ng trình chi ti t. Khi m i nh ng nhân v t n i ti ng h p tác, b n cũngế ướ ươ ế ế
ph i xác đ nh xem đ i t ng khách hàng mà b n mu n thu hút là ai, b n mu n đ a ượ ư
tin v s ki n xu t hi n c a các nhân v t này trên các ph ng ti n truy n thông nào ươ
và b n mu n t o ra n t ng lâu dài nào đ i v i khách hàng.Đ ng tài tr ượ
Đ đ t đ c các m c tiêu ti p th c a mình, b n còn có th tham gia tài tr cho m t ượ ế
s ki n nào đó do các công ty khác t ch c ho c h p tác v i h đ t ch c các
ch ng trình t thi n, chúc m ng sinh nh t c a các doanh nghi p khác, tài tr choươ
3
các ch ng trình thi đ u th thao, h i h p…Nh ng nên nh r ng, không ph iươ ư
ch ng trình nào cũng đ u thích h p cho t t c các doanh nghi p. Vi c h p tác tươ
ch c s ki n ph i tuỳ theo đ c đi m ngành ngh kinh doanh c a công ty b n và phù
h p v i nhu c u c a khách hàng.
K ni m thành l p
Đây là m t s ki n đ c bi t mà h u h t các doanh nghi p đ u có th t ch c. Có ế
m t thâm niên ho t đ ng trong m t ngành ngh nào đó là m t đi u đáng đ doanh
nghi p t hào và b n nên t n d ng c h i này đ c ng c s ng h , lòng trung ơ
thành c a nh ng khách hàng trong quá kh và hi n t i. Bu i ti c “sinh nh t” cũng là
d p đ b n m i nh ng khách hàng ti m năng và xây d ng quan h v i h .
T ch c các trò ch i và các cu c thi: ơ
Th c t cho th y, các trò ch i và các cu c thi là nh ng s ki n gây đ c khá nhi u ế ơ ượ
s chú ý t khách hàng. Tuy nhiên, nh ng ch ng trình này ch có tác d ng t t n u nó ươ ế
đ c t ch c và qu n lý m t cách h p lý và nghiêm túc. Nghĩa là, b n ph i ch ngượ
minh đ c tính chuyên nghi p trong vi c t ch c các trò ch i và các cu c thi. M iượ ơ
ng i c n ph i đ c thông báo, h ng d n rõ ràng v nh ng th l cu c ch i nhườ ượ ướ ơ ư
cách th c ch n l a, đánh giá và trao gi i th ng. Và m t đi u quan tr ng là n u b n ưở ế
đã h a h n có nh ng gi i th ng nào thi ph i gi đúng l i h a. ưở
2. Nguyên t c t ch c s ki n:
Trung bình hàng năm các doanh nghi p chi h n 20 t USD cho vi c qu ng bá s n ơ
ph m và 15 t USD vào ho t đ ng t ch c các s ki n khác nhau nh h i ngh khách ư
hàng, gi i thi u và tr ng bày s n ph m... Tuy nhiên, ư h u h t nh ng ng i làm công ế ườ
tác ti p th đ u không ý th c đ c m t cách rõ ràng đâu là l i ích mà kho n đ u tế ượ ư
đó mang l i.
Trên th c t , vi c k t h p gi a m t k ho ch chu đáo, s đánh giá các kho n ế ế ế
đ u t v i m c tiêu chi n l c chính là giá tr l n nh t mà kho n đ u t này ư ế ượ ư
mang l i cho doanh nghi p. Tr c h t, b n c n ph i xem xét nh ng nguyên t c ướ ế
c b n có nh h ng quy t đ nh đ n s thành công c a ho t đ ng t ch c sơ ưở ế ế
ki n, đ c trình bày m t cách cô đ ng trong 10 nguyên t c nh sau : ượ ư
1. T ch c s ki n là k t h p gi a Bán hàng và Ho t đ ng ti p th ế ế .
4
T ch c s ki n là s ph i h p ăn ý gi a các y u t : ho t đ ng bán hàng, qu n lý ế
thông tin khách hàng, quan h công chúng, nghiên c u th tr ng, xây d ng nhãn ườ
hi u và thâm nh p th tr ng. Trên th c t , trong lĩnh v c ti p th , t ch c s ki n ườ ế ế
r t g n v i ho t đ ng bán hàng c a công ty. Có th nói, nó cũng na ná nh vi c ư
bán hàng kèm theo m t m u qu ng cáo và m t chi n d ch PR. N u hi u ho t đ ng ế ế
t ch c s ki n ch đ n gi n là “bán hàng” ho c “ti p th ” thì chúng ta đã b sót ơ ế
nh ng y u t quan tr ng khác c a nó. ế
2. T ch c s ki n ph i là m t thành ph n không th thi u trong chi n l c ti p ế ế ượ ế
th h n h p .
Hãy xem vi c t ch c s ki n là m t ph n c a chi n l c đ a s n ph m ra ế ượ ư
th tr ng, b i vì n u ch đ c xem nh m t ho t đ ng ph b sung vào chi n ườ ế ư ư ế
l c ti p th c a công ty và m i năm ch “làm cho có”, nó s nhanh chóng tr thànhượ ế
m t kho n chi thay vì là v n đ u t . Do v y, doanh nghi p c n xem xét chi n ư ế
l c ti p th h n h p mà công ty th c hi n hàng năm đ đi u ch nh ho t đ ng tượ ế
ch c s ki n này sao cho có th mang l i hi u qu cao nh t. Nh ng b n cũng ư
đ ng quên m t đi u: t ch c s ki n không ph i lúc nào cũng là m t l c đ y c n
thi t và phù h p v i m c tiêu kinh doanh c a công ty.ế
3. Xác đ nh đ i t ng khách hàng m c tiêu ượ .
M c đ thành công c a m t s ki n đ c đánh giá thông qua s l ng và giá tr ượ ượ
c a nh ng khách hàng mà s ki n đó thu hút đ c, k c nh ng khách hàng ti m ượ
năng. Đ i v i m t cu c tri n lãm th ng m i, cho dù quy mô c a nó có “t m c ươ
đ n đâu, b t k b n ra s c t o n t ng nh th nào, nó cũng s tr thành vôế ượ ư ế
nghĩa n u xác đ nh sai đ i t ng khách hàng m c tiêu. Do đó, khi chu n b t ch cế ượ
m t s ki n, b n hãy lên k ho ch chi ti t cho nh ng ho t đ ng c a mình nh m ế ế
thu hút đúng đ i t ng khách hàng c n h ng đ n, đ ng th i h n ch nh ng đ i ượ ướ ế ế
t ng không có nhi u ti m năng đ chúng ta có th làm vi c t p trung và hi uượ
qu h n. B n c n ph i bi t rõ khách hàng c a mình là ai và nh ng thông đi p ơ ế
b n mu n truy n t i đ n h . ế
4. Đ t m c tiêu c th .
5