Ph n 1:ầKhi nào c n t ch c s ki n?ầ ổ ứ ự ệ
1. Ý t ng cho vi c t ch c s ki nưở ệ ổ ứ ự ệ .
T ch c s ki n (Event planning) là công vi c góp ph n “ đánh bóng” choổ ứ ự ệ ệ ầ
th ng hi u và s n ph m c a m t công ty thông qua nh ng s ki n ươ ệ ả ẩ ủ ộ ữ ự ệ là c h iơ ộ
t t đ doanh nghi p g p g trao đ i, giao l u v i b n hàng, đ i tác, v i các cố ể ệ ặ ỡ ổ ư ớ ạ ố ớ ơ
quan truy n thông, các c quan công quy n, thúc đ y h n n a thông tin đaề ơ ề ẩ ơ ữ
chi u v th ng hi u và s n ph m, đ ng th i tăng c ng h n n a các m iề ề ươ ệ ả ẩ ồ ờ ườ ơ ữ ố
quan h có l i cho đ n v , ngoài ra còn đ cao đ c hình nh c a doanh nghi pệ ợ ơ ị ề ượ ả ủ ệ
đ i v i xã h i, có th nói các tác d ng c th :ố ớ ộ ể ụ ụ ể
-T ch c s ki nổ ứ ự ệ là đi m nh n cho ho t đ ng marketing.ể ấ ạ ộ
-T ch c s ki nổ ứ ự ệ gia tăng s chú ý h n n a c a khách hàng đ i v i Th ngự ơ ữ ủ ố ớ ươ
hi uệ
-T ch c s ki nổ ứ ự ệ là m t ph ng cách bày t lòng c m n v i b n hàng, đ i tác.ộ ươ ỏ ả ơ ớ ạ ố
-T ch c s ki nổ ứ ự ệ là m t kênh phát tri n d ch v ho c s n ph mộ ể ị ụ ặ ả ẩ
-T ch c s ki nổ ứ ự ệ là đ thuy t ph c nh ng khách hàng ti m năng đ n v i doanhể ế ụ ữ ề ế ớ
nghi p c a mình.ệ ủ
Đ i v i các doanh nghi p vi c l a ch n m t kênh qu ng cáo v i ngu n kinh phíố ớ ệ ệ ự ọ ộ ả ớ ồ
h n h p là m t bài toán nan gi i. V n đ đây chính là hi u qu mang l i t ho tạ ẹ ộ ả ấ ề ở ệ ả ạ ừ ạ
đ ng qu ng cáo có hi u qu hay không, có bù đ p đ c chi phí b ra hay không,ộ ả ệ ả ắ ượ ỏ
có tăng doanh s bán ra và nâng cao m c đ nh n bi t s n ph m, th ng hi u trênố ứ ộ ậ ế ả ẩ ươ ệ
th tr ng, danh ti ng c a Công ty hay không, hay đó ch là m t vi c làm theo tràoị ườ ế ủ ỉ ộ ệ
l u c a th tr ng, làm đ cho b ng đ i th c nh tranh mà quên đi đi u c t y uư ủ ị ườ ể ằ ố ủ ạ ề ố ế
đó là "làm qu ng cáo đ làm gì?".ả ể
Trong môi tr ng hi n t i, qu ng cáo truy n hình đang trên đà suy thoái,ườ ệ ạ ả ề T ch cổ ứ
S ki nự ệ và qu ng cáo tr c tuy n là 2 công c m i và có tính h p d n cao. Qu ngả ự ế ụ ớ ấ ẫ ả
cáo tr c tuy n là s l a ch n tr c h t c a đ i đa s doanh nghi p Vi t Nam,ự ế ự ự ọ ướ ế ủ ạ ố ệ ệ
đi u này đã mang l i không ít thành công cho doanh nghi p.V i T ch c S ki n,ề ạ ệ ớ ổ ứ ự ệ
đây là công c h tr cho doanh nghi p th c hi n chi n l c ng n và dài h n. Tácụ ổ ợ ệ ự ệ ế ượ ắ ạ
đ ng ng n h n là t p chung s chú ýộ ắ ạ ậ ự c a khách hàng đ i v i Th ng hi u, s nủ ố ớ ươ ệ ả
ph m. Còn tác đ ng chi n l c dài h n c a T ch c S ki n đó là thi t l p, duyẩ ộ ế ượ ạ ủ ổ ứ ự ệ ế ậ
trì và đánh bóng th ng hi uĐ i v i các doanh nghi p Vi t Nam, vi c s d ngươ ệ ố ớ ệ ệ ệ ử ụ
công c T ch c s ki n là m t đi u h i quá t m. Đi u đó ch a hoàn toàn đúng,ụ ổ ứ ự ệ ộ ề ơ ầ ề ư
1
lý do m i ng i g n th ngọ ườ ắ ườ g n T ch c s ki n v i m t ý ni m là làm Tắ ổ ứ ự ệ ớ ộ ệ ổ
ch c s ki n thì ph i hoành tráng, ph i n i tr i, v i quy mô l n và đánh trên di nứ ự ệ ả ả ổ ộ ớ ớ ệ
r ng... Th c t không ph i v y, T ch c s ki n cũng gi ng nh quay m t th cộ ự ế ả ậ ổ ứ ự ệ ố ư ộ ướ
phim qu ng cáo, ch có đi u th c phim qu ng cáo này đ c trình di n tr c ti pả ỉ ề ướ ả ượ ễ ự ế
cho khán gi mà không qua b t kì công ngh x lí hình nh nào. Th c phim hayả ấ ệ ử ả ướ
không ph i ch do di n viên đ p, phong c nh đ p mà quan tr ng là k ch b n nhả ỉ ễ ẹ ả ẹ ọ ị ả ư
th nào và di n đâu, khi nào, đâu, di n cho ai xem…ế ễ ở ở ễ
Đó chính là đi u ki n c n và đ đ doanh nghi p l a ch n công c T ch c sề ệ ầ ủ ể ệ ự ọ ụ ổ ứ ự
ki n trong chi n l c kinh doanh và marketing c a doanh nghi p c a mình.ệ ế ượ ủ ệ ủ
Ngày nay, vi c t ch c nh ng s ki n đ c bi t (event) đã tr thành m t trong nh ngệ ổ ứ ữ ự ệ ặ ệ ở ộ ữ
công c ph bi n nh t trong ho t đ ng ti p th . Cũng nh nh ng công c ti p thụ ổ ế ấ ạ ộ ế ị ư ữ ụ ế ị
khác, m c đích c a vi c t ch c m t s ki n là gây s chú ý cho s n ph m ho cụ ủ ệ ổ ứ ộ ự ệ ự ả ẩ ặ
d ch v c a doanh nghi p, t o s quan tâm h n n a t khách hàng, t đó giúp tăngị ụ ủ ệ ạ ự ơ ữ ừ ừ
doanh s bán c a công ty.ố ủ
Th c t cho th y, nhi u công ty l n đã dám b ra hàng tri u USD m i năm đ tự ế ấ ề ớ ỏ ệ ỗ ể ổ
ch c các s ki n và đã đ t đ c không ít thành công nh tăng đ c doanh s bán.ứ ự ệ ạ ượ ờ ượ ố
Nh ng không ph i lúc nào đi u này cũng x y ra. Đ t ch c m t s ki n thành công,ư ả ề ả ể ổ ứ ộ ự ệ
b n ph i l a ch n m t th i đi m ho c m t lý do thích h p. Ngoài ra, b n c n ph iạ ả ự ọ ộ ờ ể ặ ộ ợ ạ ầ ả
l u ý r ng, m t s ki n, dù l n hay nh , s không có tác d ng n u nó đ ng m tư ằ ộ ự ệ ớ ỏ ẽ ụ ế ứ ộ
mình. Trong ti p th , b n có th s d ng hình th c qu ng cáo hay làm công tác đ iế ị ạ ể ử ụ ứ ả ố
ngo i (public relations - PR) mà không c n ph i t ch c m t s ki n. Nh ng đ m tạ ầ ả ổ ứ ộ ự ệ ư ể ộ
s ki n có tác d ng, b n c n ph i ph i h p c qu ng cáo và PR. Vi c ph i h p baự ệ ụ ạ ầ ả ố ợ ả ả ệ ố ợ
công c này cũng khác nhau tuỳ theo m i lo i s ki n.ụ ỗ ạ ự ệ
Khai tr ng:ươ
Khai tr ng là m t trong nh ng lý do t t nh t đ t ch c m t s ki n. Đ có tácươ ộ ữ ố ấ ể ổ ứ ộ ự ệ ể
d ng t t, b n ph i làm cho s ki n này mang m t nét đ c tr ng riêng, nói lên đ cụ ố ạ ả ự ệ ộ ặ ư ượ
ngành ngh và chuy n t i đ c thông đi p mà b n mu n nh n g i đ n khách hàng,ề ể ả ượ ệ ạ ố ắ ử ể
đó là: ”Chúng tôi đã có m t. Chúng tôi khác v i các đ i th c nh tranh, chúng tôi t iặ ớ ố ủ ạ ố
h n các đ i th c nh tranh và chúng tôi đang s n sàng ph c v b n”. B n ph i làmơ ố ủ ạ ẵ ụ ụ ạ ạ ả
cho khách hàng có n t ng m i l và t t đ p v bu i l khai tr ng.Nên tránh điấ ượ ớ ạ ố ẹ ề ỗ ễ ươ
vào l i mòn nh nh t thi t ph i có ch y th máy (đ i v i vi c khai tr ng nhà máyố ư ấ ế ả ạ ử ố ớ ệ ươ
s n xu t), c t băng khánh thành…Hãy nghĩ ra nh ng cách làm sáng t o. Ch ng h n,ả ấ ắ ữ ạ ẳ ạ
2
n u khai tr ng m t c a hàng bán đ đi n t , b n có th dùng m t b đi u khi n tế ươ ộ ử ồ ệ ử ạ ể ộ ộ ề ể ừ
xa đ m c a vào gi khai tr ng. Hay đ cho bu i l khai tr ng thêm ph n nể ở ử ờ ươ ể ổ ễ ươ ầ ấ
t ng, b n có th thi t k thi p m i đ c đáo, đăng t i tin trên báo chí, t ch c cácượ ạ ể ế ế ệ ờ ộ ả ổ ứ
ch ng trình gi i trí, bi u di n, t ng quà cho nh ng ng i đ n d . Ngoài ra, b nươ ả ể ễ ặ ữ ườ ế ự ạ
cũng có th nghĩ ra nh ng cách đ ghi nh và c m n nh ng khách hàng đ u tiên nhể ữ ể ớ ả ơ ữ ầ ư
g i phi u mua hàng mi n phí ho c gi m giá, ghi l i tên và ngày sinh khách hàng đử ế ễ ặ ả ạ ể
g i thi p chúc m ng sinh nh t.ử ệ ừ ậ
Gi i thi u s n ph m m i:ớ ệ ả ẩ ớ
Nh ng bu i gi i thi u s n ph m m i th ng đ c đi kèm v i các ch ng trìnhữ ổ ớ ệ ả ẩ ớ ườ ượ ớ ươ
gi i trí, bi u di n. Tuy nhiên, b n không nên đ nh ng ch ng trình này kéo dài quáả ể ễ ạ ể ữ ươ
m c và làm cho khách hàng sao lãng v i m c đích chính c a b n là gi i thi u s nứ ớ ụ ủ ạ ớ ệ ả
ph m/d ch v . Nói m t cách khác, nh ng ch ng trình gi i trí và bi u di n ch làẩ ị ụ ộ ữ ươ ả ể ễ ỉ
nh ng “ch t xúc tác” còn s n ph m/d ch v c a công ty b n v n là ph n “c t lõi”.ữ ấ ả ẩ ị ụ ủ ạ ẫ ầ ố
Ngoài ra, b n cũng nên chú ý đ n y u t không gian và th i gian khi t ch c các bu iạ ế ế ố ờ ổ ứ ổ
gi i thi u s n ph m m i.ớ ệ ả ẩ ớ
Các kỳ ngh , các ngày l :ỉ ễ
Nh ng d p l Giáng Sinh, năm m i ho c khi hè v , thu sang, đông đ n…đ u làữ ị ễ ớ ặ ề ế ề
nh ng d p r t t t đ b n t ch c các s ki n đ c bi t. Tuy nhiên, đi u quan tr ng làữ ị ấ ố ể ạ ổ ứ ự ệ ặ ệ ề ọ
b n ph i xây d ng đ c nh ng ch ng trình đ c đáo nh ng không đi quá xa thôngạ ả ự ượ ữ ươ ộ ư
đi p mà b n mu n g i g m đ n khách hàng.ệ ạ ố ử ắ ế
S xu t hi n c a nh ng ng i n i ti ng:ự ấ ệ ủ ữ ườ ổ ế
Làm vi c v i nh ng ng i n i ti ng tuy khá ph c t p nh ng l i có tác d ng r t t tệ ớ ữ ườ ổ ế ứ ạ ư ạ ụ ấ ố
đ i v i ch ng trình ti p th c a b n. Tr c khi ti p c n v i các nhân v t n i ti ng,ố ớ ươ ế ị ủ ạ ướ ế ậ ớ ậ ổ ế
đi u quan tr ng là c n ph i nghiên c u k l ch trình làm vi c và cá tính c a h xemề ọ ầ ả ứ ỹ ị ệ ủ ọ
có thích h p v i m c tiêu ti p th và hình nh c a công ty b n hay không. Nên đ i xợ ớ ụ ế ị ả ủ ạ ố ử
v i nh ng ng i n i ti ng theo m t tác phong “chuyên nghi p” và nên báo cho hớ ữ ườ ổ ế ộ ệ ọ
bi t tr c ch ng trình chi ti t. Khi m i nh ng nhân v t n i ti ng h p tác, b n cũngế ướ ươ ế ờ ữ ậ ổ ế ợ ạ
ph i xác đ nh xem đ i t ng khách hàng mà b n mu n thu hút là ai, b n mu n đ aả ị ố ượ ạ ố ạ ố ư
tin v s ki n xu t hi n c a các nhân v t này trên các ph ng ti n truy n thông nàoề ự ệ ấ ệ ủ ậ ươ ệ ề
và b n mu n t o ra n t ng lâu dài nào đ i v i khách hàng.Đ ng tài trạ ố ạ ấ ượ ố ớ ồ ợ
Đ đ t đ c các m c tiêu ti p th c a mình, b n còn có th tham gia tài tr cho m tể ạ ượ ụ ế ị ủ ạ ể ợ ộ
s ki n nào đó do các công ty khác t ch c ho c h p tác v i h đ t ch c cácự ệ ổ ứ ặ ợ ớ ọ ể ổ ứ
ch ng trình t thi n, chúc m ng sinh nh t c a các doanh nghi p khác, tài tr choươ ừ ệ ừ ậ ủ ệ ợ
3
các ch ng trình thi đ u th thao, h i h p…Nh ng nên nh r ng, không ph iươ ấ ể ộ ọ ư ớ ằ ả
ch ng trình nào cũng đ u thích h p cho t t c các doanh nghi p. Vi c h p tác tươ ề ợ ấ ả ệ ệ ợ ổ
ch c s ki n ph i tuỳ theo đ c đi m ngành ngh kinh doanh c a công ty b n và phùứ ự ệ ả ặ ể ề ủ ạ
h p v i nhu c u c a khách hàng.ợ ớ ầ ủ
K ni m thành l pỷ ệ ậ
Đây là m t s ki n đ c bi t mà h u h t các doanh nghi p đ u có th t ch c. Cóộ ự ệ ặ ệ ầ ế ệ ề ể ổ ứ
m t thâm niên ho t đ ng trong m t ngành ngh nào đó là m t đi u đáng đ doanhộ ạ ộ ộ ề ộ ề ể
nghi p t hào và b n nên t n d ng c h i này đ c ng c s ng h , lòng trungệ ự ạ ậ ụ ơ ộ ể ủ ố ự ủ ộ
thành c a nh ng khách hàng trong quá kh và hi n t i. Bu i ti c “sinh nh t” cũng làủ ữ ứ ệ ạ ổ ệ ậ
d p đ b n m i nh ng khách hàng ti m năng và xây d ng quan h v i h .ị ể ạ ờ ữ ề ự ệ ớ ọ
T ch c các trò ch i và các cu c thi:ổ ứ ơ ộ
Th c t cho th y, các trò ch i và các cu c thi là nh ng s ki n gây đ c khá nhi uự ế ấ ơ ộ ữ ự ệ ượ ề
s chú ý t khách hàng. Tuy nhiên, nh ng ch ng trình này ch có tác d ng t t n u nóự ừ ữ ươ ỉ ụ ố ế
đ c t ch c và qu n lý m t cách h p lý và nghiêm túc. Nghĩa là, b n ph i ch ngượ ổ ứ ả ộ ợ ạ ả ứ
minh đ c tính chuyên nghi p trong vi c t ch c các trò ch i và các cu c thi. M iượ ệ ệ ổ ứ ơ ộ ọ
ng i c n ph i đ c thông báo, h ng d n rõ ràng v nh ng th l cu c ch i nhườ ầ ả ượ ướ ẫ ề ữ ể ệ ộ ơ ư
cách th c ch n l a, đánh giá và trao gi i th ng. Và m t đi u quan tr ng là n u b nứ ọ ự ả ưở ộ ề ọ ế ạ
đã h a h n có nh ng gi i th ng nào thi ph i gi đúng l i h a.ứ ẹ ữ ả ưở ả ữ ờ ứ
2. Nguyên t c t ch c s ki n:ắ ổ ứ ự ệ
Trung bình hàng năm các doanh nghi p chi h n 20 t USD cho vi c qu ng bá s nệ ơ ỉ ệ ả ả
ph m và 15 t USD vào ho t đ ng t ch c các s ki n khác nhau nh h i ngh kháchẩ ỉ ạ ộ ổ ứ ự ệ ư ộ ị
hàng, gi i thi u và tr ng bày s n ph m... Tuy nhiên,ớ ệ ư ả ẩ h u h t nh ng ng i làm côngầ ế ữ ườ
tác ti p th đ u không ý th c đ c m t cách rõ ràng đâu là l i ích mà kho n đ u tế ị ề ứ ượ ộ ợ ả ầ ư
đó mang l i.ạ
Trên th c t , vi c k t h p gi a m t k ho ch chu đáo, s đánh giá các kho nự ế ệ ế ợ ữ ộ ế ạ ự ả
đ u t v i m c tiêu chi n l c chính là giá tr l n nh t mà kho n đ u t nàyầ ư ớ ụ ế ượ ị ớ ấ ả ầ ư
mang l i cho doanh nghi p. Tr c h t, b n c n ph i xem xét nh ng nguyên t cạ ệ ướ ế ạ ầ ả ữ ắ
c b n có nh h ng quy t đ nh đ n s thành công c a ho t đ ng t ch c sơ ả ả ưở ế ị ế ự ủ ạ ộ ổ ứ ự
ki n, đ c trình bày m t cách cô đ ng trong 10 nguyên t c nh sau :ệ ượ ộ ọ ắ ư
1. T ch c s ki n là k t h p gi a Bán hàng và Ho t đ ng ti p thổ ứ ự ệ ế ợ ữ ạ ộ ế ị.
4
T ch c s ki n là s ph i h p ăn ý gi a các y u t : ho t đ ng bán hàng, qu n lýổ ứ ự ệ ự ố ợ ữ ế ố ạ ộ ả
thông tin khách hàng, quan h công chúng, nghiên c u th tr ng, xây d ng nhãnệ ứ ị ườ ự
hi u và thâm nh p th tr ng. Trên th c t , trong lĩnh v c ti p th , t ch c s ki nệ ậ ị ườ ự ế ự ế ị ổ ứ ự ệ
r t g n v i ho t đ ng bán hàng c a công ty. Có th nói, nó cũng na ná nh vi cấ ầ ớ ạ ộ ủ ể ư ệ
bán hàng kèm theo m t m u qu ng cáo và m t chi n d ch PR. N u hi u ho t đ ngộ ẩ ả ộ ế ị ế ể ạ ộ
t ch c s ki n ch đ n gi n là “bán hàng” ho c “ti p th ” thì chúng ta đã b sótổ ứ ự ệ ỉ ơ ả ặ ế ị ỏ
nh ng y u t quan tr ng khác c a nó.ữ ế ố ọ ủ
2. T ch c s ki n ph i là m t thành ph n không th thi u trong chi n l c ti pổ ứ ự ệ ả ộ ầ ể ế ế ượ ế
th h n h pị ỗ ợ .
Hãy xem vi c t ch c s ki n là m t ph n c a chi n l c đ a s n ph m raệ ổ ứ ự ệ ộ ầ ủ ế ượ ư ả ẩ
th tr ng, b i vì n u ch đ c xem nh m t ho t đ ng ph b sung vào chi nị ườ ở ế ỉ ượ ư ộ ạ ộ ụ ổ ế
l c ti p th c a công ty và m i năm ch “làm cho có”, nó s nhanh chóng tr thànhượ ế ị ủ ỗ ỉ ẽ ở
m t kho n chi thay vì là v n đ u t . Do v y, doanh nghi p c n xem xét chi nộ ả ố ầ ư ậ ệ ầ ế
l c ti p th h n h p mà công ty th c hi n hàng năm đ đi u ch nh ho t đ ng tượ ế ị ỗ ợ ự ệ ể ề ỉ ạ ộ ổ
ch c s ki n này sao cho có th mang l i hi u qu cao nh t. Nh ng b n cũngứ ự ệ ể ạ ệ ả ấ ư ạ
đ ng quên m t đi u: t ch c s ki n không ph i lúc nào cũng là m t l c đ y c nừ ộ ề ổ ứ ự ệ ả ộ ự ẩ ầ
thi t và phù h p v i m c tiêu kinh doanh c a công ty.ế ợ ớ ụ ủ
3. Xác đ nh đ i t ng khách hàng m c tiêuị ố ượ ụ .
M c đ thành công c a m t s ki n đ c đánh giá thông qua s l ng và giá trứ ộ ủ ộ ự ệ ượ ố ượ ị
c a nh ng khách hàng mà s ki n đó thu hút đ c, k c nh ng khách hàng ti mủ ữ ự ệ ượ ể ả ữ ề
năng. Đ i v i m t cu c tri n lãm th ng m i, cho dù quy mô c a nó có “t m c ”ố ớ ộ ộ ể ươ ạ ủ ầ ỡ
đ n đâu, b t k b n ra s c t o n t ng nh th nào, nó cũng s tr thành vôế ấ ể ạ ứ ạ ấ ượ ư ế ẽ ở
nghĩa n u xác đ nh sai đ i t ng khách hàng m c tiêu. Do đó, khi chu n b t ch cế ị ố ượ ụ ẩ ị ổ ứ
m t s ki n, b n hãy lên k ho ch chi ti t cho nh ng ho t đ ng c a mình nh mộ ự ệ ạ ế ạ ế ữ ạ ộ ủ ằ
thu hút đúng đ i t ng khách hàng c n h ng đ n, đ ng th i h n ch nh ng đ iố ượ ầ ướ ế ồ ờ ạ ế ữ ố
t ng không có nhi u ti m năng đ chúng ta có th làm vi c t p trung và hi uượ ề ề ể ể ệ ậ ệ
qu h n. B n c n ph i bi t rõ khách hàng c a mình là ai và nh ng thông đi p gìả ơ ạ ầ ả ế ủ ữ ệ
b n mu n truy n t i đ n h .ạ ố ề ả ế ọ
4. Đ t m c tiêu c th .ặ ụ ụ ể
5