Tránh gian l n trong doanh nghi p ệ ậ
ố ạ ấ ữ ữ ộ ứ ọ ặ ề ầ ể ạ ầ ủ ổ M t trong nh ng m i đe do nghiêm tr ng nh t cho thành công c a t ch c là có nh ng nhân viên gian l n. Đ t nh m ni m tin, giám sát l ng ỏ ậ ề l o và nh ng sai l m trong vi c ki m soát tài chính có th t o đi u ể ẻ ki n thu n l i cho nh ng k bi n th này. ữ ậ ợ ệ ẻ ể ữ ủ ệ
c tính các các t ch c kinh ỹ ướ ủ ứ ậ ộ ổ ộ ệ ả ữ ổ ng m i Hoa Kỳ đã ch ra r ng 1/3 s v phá s n c a các doanh nghi p là do ố ụ Hi p h i đánh giá m c đ gian l n c a M ứ ậ ỉ ả ệ ộ ủ ươ ạ ằ ả doanh l n m t kho ng 6% t ng thu nh p hàng năm vì nh ng tên tr m - nhân viên. Kh o sát ấ ớ c a Phòng Th ủ nhân viên gian l n.ậ
ạ ổ ợ ch c v n có th ngăn ch n nh ng tên tr m n i b này b ng các g i ộ ộ ứ ữ ể ẫ ặ ằ ộ Tuy nhiên, lãnh đ o các t ý sau đây:
T o ra m t môi tr ộ ạ ườ ng làm vi c tích c c ệ ự
ự ủ ch c rõ ràng, chính ị ấ ộ ổ ng làm vi c tích c c khuy n khích nhân viên tuân th các chính sách và quy đ nh ế ườ ch c xác l p. Các cu c tuy n d ng công b ng, c u trúc t ể ứ ạ ủ ụ ệ ậ ễ ể ả ữ ụ ở ứ ệ ườ ở ng dây nóng hi u qu gi a lãnh đ o ạ ầ ừ ủ ẽ ệ ậ M t môi tr ộ đã đ c t ằ ượ ổ sách và th t c d hi u, các kênh liên l c c i m , các đ và nhân viên, các chính sách th a nh n đóng góp c a nhân viên...s góp ph n vào vi c h n ạ ch k c p và gian l n n i b . ộ ộ ế ẻ ắ ậ
Ki m soát n i b ộ ộ ể
và quy đ nh, b o v tài s n chung và đánh giá m c đ chính ủ ậ ệ ứ ả Đánh giá m c đ tuân th lu t l ộ xác c a các báo cáo tài chính s gi m c h i cho nh ng k gian l n. Mu n v y, ph i l u ý: ộ ứ ả ư ị ơ ộ ẽ ả ệ ữ ả ẻ ủ ậ ậ ố
- Phân chia nhi m v : Không giao cho m t nhân viên duy nh t ki m soát giao d ch tài chính. ụ ệ ể ấ ộ ị
ể ộ ế ệ ậ ỉ ớ ượ c ti p c n v i h ậ ớ ệ ế - Ki m soát m c đ ti p c n: Ch nh ng nhân viên có trách nhi m m i đ ữ ứ th ng tài chính. ố
i h n m c đ tài chính ự ị ớ ạ ứ ộ - Ki m soát quy n l c: Phát tri n và th c thi các chính sách xác đ nh gi nh th nào thì đ ể c phép và đ c phê duy t. ể ư ế ề ự ượ ượ ệ
Tuy n d ng nh ng ng ữ ụ ể ườ i trung th c nh t ấ ự
ụ ượ ủ ứ ư ơ ượ ề c thì khó h n nhi u. ứ ễ ệ ữ ể ộ n l c t o ra m t môi tr ch c, nh ng nói thì d còn làm đ c nh ng nhân viên trung th c còn quan tr ng h n vi c ki m soát m c đ gian l n. ậ ơ ọ ớ ờ ỗ ự ạ ự ng làm vi c tích c c ệ ườ ẽ ộ T t nhiên đây là m c đích c a m i t ọ ổ ấ Có đ ự Nh ng nhân viên không trung th c s ph t l ự ữ c a b n và tìm cách đ phá ho i. ạ ể ủ ạ
ị ể ồ ơ ụ ể ớ ộ ườ ủ ị ể ả c khi tuy n d ng nhân viên là m t cách thông minh đ gi m i đó có liên quan đ n các ế ự ế ầ ậ ệ ệ ạ ắ ộ i, tr m c p hay gian l n hay không, nhân viên đó có dính líu đ n vi c ki n cáo c đây nhân viên t ng làm, ộ ậ ướ ừ ể ậ ị Do đó, ki m tra h s lí l ch tr ướ b t các nhân viên không trung th c. C m xem xét lí l ch c a ng hành vi ph m t v thu th p và gian l n hay không. Cũng nên tìm hi u các v trí tr ề th i gian làm vi c, và lí do r i b các công vi c đó. ờ ờ ỏ ệ ệ
Thông báo các chính sách
ớ ố ớ ủ ụ ữ ề ậ ạ ộ ỉ ậ ứ ạ ộ ọ c đào t o l ầ ữ ế ẽ ị ọ ầ ạ ạ ề ắ ạ ượ ộ B n c n thông báo v i nhân viên v chính sách và th t c đ i v i nh ng hành vi gian l n n i b , nh ng nguyên t c đ o đ c và m c đ vi ph m nào s b k lu t. M i nhân nên ký vào gi y ấ ạ cam k t không vi ph m nh ng quy đ nh này. Hàng năm, h c n đ i v nh ng quy ữ đ nh này và ph i ký xác nh n sau m i l n đào t o. ứ ị ỗ ầ ữ ậ ả ạ ị
Xây d ng h th ng báo cáo ng m ệ ố ự ầ
M i t ch c nên xây d ng m t h th ng báo cáo ng m cho nhân viên, khách hàng, đ báo cáo ọ ổ ộ ệ ố ứ ự ể ầ
ch c. Ti n hành và khuy n khích ề ấ ủ ụ ạ ứ ế ế ng m v b t kỳ vi ph m nào v i chính sách và th t c c a t ớ ủ ổ vi c s d ng h th ng báo cáo này b t c khi nào có th . ể ệ ố ấ ứ ầ ệ ử ụ
Nh ng l n ki m toán không báo tr c ữ ể ầ ướ
c. Đi u đó có th giúp xác ể ư ể ổ ề ể ữ ể ổ ị Nên ki m toán s sách th đ nh chính xác nh ng t n h i và đánh giá hi u qu c a ho t đ ng ki m toán. Nó cũng đ cho nhân viên th y r ng ngăn ch n gian l n là u tiên l n trong t ặ ng xuyên nh ng không nên báo tr ườ ệ ạ ư ướ ạ ộ ổ ả ủ ớ ch c. ứ ấ ằ ậ
Đi u tra m i bi n c ọ ề ế ố
ủ ổ ứ ạ ữ ch c, nh ng Đi u tra toàn b và nhanh chóng v m c đ vi ph m chính sách và th t c c a t lu n đi u gian l n và nh ng d u hi u gian l n s giúp b n đ a ra quy t đ nh và gi m t n th t. ấ ổ ả ề ứ ệ ủ ụ ế ị ộ ậ ộ ậ ề ậ ữ ư ệ ẽ ấ ạ
Làm g ng cho nhân viên ươ
ng lãnh đ o. N u lãnh đ o t ng nh ng quy đ nh và ra coi th ạ ỏ ươ ườ ế ạ ị ữ ả ả ề ẽ ẳ ằ Nhân viên luôn trông vào g th t c này, thì nhân viên cũng ch ng coi các n i quy đó ra gì. Đi u đó s ph i tr giá b ng t n ổ ủ ụ ộ th t c a t ấ ủ ổ ch c. ứ
ữ ớ ơ ộ ủ ữ ẻ ả ậ ồ c tài s n c a t ả ợ ủ ổ ể ẽ ế ờ ộ ứ ế ậ ể ả ệ ổ ạ ề ứ ừ ề ệ ầ Th c thi nh ng g i ý trên có th s giúp gi m b t c h i c a nh ng k có ý đ gian l n và b o ả ự ự ỗ ợ ch c. N u b n nghi ng m t nhân viên gian l n, hãy tìm ki m s h tr v đ ệ ượ đ ti n hành đi u tra và xác đ nh đi u gì c n làm đ b o v t ch c và ngăn ng a vi c này tái ị ể ế di n.ễ
