182 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC
* Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing
VAI TRÒ CỦA ERP TRONG CHUỖI CUNG ỨNG SẢN XUẤT
TRONG THỜI ĐẠI CHUYỂN ĐỔI SỐ
ThS Lâm Hoàng Trúc Mai*
TÓM TẮT
Mục tiêu của bài viết nhằm làm rõ ý nghĩa, vai trò, đóng góp của hệ thống ERP trong doanh
nghiệp chuyên sản xuất, cụ thể là trong chuỗi cung ứng sản xuất. Hiệu quả mang lại khi
doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý, kiểm soát chi tiết và tổng thể các hoạt
động kinh doanh, thực thi nghiệp vụ trong các quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của thời đại chuyển đổi số.
Từ khóa: chuỗi cung ứng, chuyển đổi số, ERP, sản xuất, vai trò
1. Giới thiệu
Với mong muốn tìm hiểu và xây dựng mô hình doanh nghiệp sản xuất mô phỏng
trên một hệ thống ERP nhằm ứng dụng trong hoạt động giảng dạy, để nghiên cứu cho đề
tài trên tác giả bước đầu tìm hiểu vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất, với phạm
vi nghiên cứu trong bài viết là các chức năng lõi trong ERP – chính là các quy trình trong
chuỗi cung ứng sản xuất. Tại sao doanh nghiệp sản xuất cần phải triển khai và ứng dụng
ERP trong hoạt động tổ chức và quản lý các quy trình sản xuất trong thời đại chuyển đổi số
này? Hệ thống ERP có vai trò gì trong chuỗi cung ứng sản xuất? Việc triển khai các module
liên quan đến sản xuất sẽ nâng cao hiệu quả, nâng tầm doanh nghiệp như thế nào?
2. Tổng quan nghiên cứu, cơ sở lý thuyết
Chuỗi cung ứng sản xuất (Manufacturing supply chains) là gì?
Một doanh nghiệp chuyên sản xuất (manufacturing enterprise) có thể lớn hoặc nhỏ,
đa dạng từ những tổ chức sản xuất cơ bản nhất với một cơ sở sản xuất đơn lẻ cho đến các
tập đoàn tỷ đô với nhiều công ty thành viên mà mỗi công ty với nhiều cơ sở vật chất.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 183
Enterprise X
Company A Company B Company C Company ...
Facility
A2
Facility
A1
Facility
B1
Facility
B2
Facility
B3
Facility
C1
Facility
…
Hình minh họa cấu trúc doanh nghiệp tổng quát của một tập đoàn chuyên sản xuất
Hình trên đưa ra một ví dụ đơn giản về cấu trúc tổ chức của một tập đoàn chuyên sản
xuất. Trong ví dụ này tập đoàn bao gồm một công ty mẹ (Company X) với một số công ty
con (Company A, B, C,…). Công ty mẹ thường là công ty tổng và không có các hoạt động
liên quan đến chuỗi cung ứng được thực hiện ở công ty này. Một tập đoàn sản xuất có thể
có công ty con mà không có hoạt động liên quan đến sản xuất trong cấu trúc tổ chức của
nó, ví dụ như chỉ có đơn vị bán hàng hoặc phân phối sản phẩm, nguyên vật liệu, một số
khác thì lại có cơ sở sản xuất. Các công ty con có thể có một hoặc nhiều cơ sở (Facilities) để
phục vụ cho các hoạt động sản xuất, các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
Chuỗi cung ứng sản xuất được hình thành khi các vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm
được luân chuyển giữa các cơ sở khác nhau trong doanh nghiệp sản xuất. Chuỗi cung
ứng sản xuất là mạng lưới các cơ sở - có thể thuộc các công ty con khác nhau – phụ trách
để tạo ra hoặc luân chuyển các sản phẩm trong chuỗi cung ứng nhằm tăng giá trị của
chúng để cung cấp đến cho người dùng cuối. Mỗi thành viên trong chuỗi cung ứng nhận
sản phẩm từ một nhà cung ứng, tạo thêm giá trị cho sản phẩm và chuyển nó đến mắc
xích kế tiếp trong chuỗi cung ứng. Các chuỗi cung ứng khác nhau về mức độ phức tạp
và các chủ sở hữu. Một chuỗi cung ứng có thể chỉ bao gồm một cơ sở với các trung tâm
phân phối và nhà cung cấp ở địa phương/nội địa hoặc nó có thể là một mạng lưới phân
tán rộng lớn được điều hành trên toàn thế giới rất nhiều đơn vị hợp tác với nhau. Phạm
vi nghiên cứu của đề tài tập trung các chuỗi cung ứng sản xuất với nhiều cơ sở phụ trách
các hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất mà có một hoặc nhiều công ty con có sản
xuất (Erlend & Odd, 2020).
Inbound
logistics
Inbound
logistics
Outbound
logistics
Information & Money
Vendors
Customers
Hình minh họa Chuỗi cung ứng sản xuất
184 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC
Hình trên cho thấy những cơ sở phân phối và sản xuất như những node trong một
mạng lưới chuỗi cung ứng sản xuất của một doanh nghiệp sản xuất. Mỗi node này có
những hoạt động cung ứng đầu vào (Inbound logistics), các hoạt động sản xuất bên trong
(production) và hoạt động cung ứng đầu ra (Outbound logistics), được xem là những yếu
tố giúp cấu thành nên giá trị chính của node đó.
Inbound logistics đề cập đến tất cả các hoạt động liên quan đến việc thu mua để có
được những vật tư, nguyên vật liệu từ nhà cung ứng, bao gồm: đặt hàng, nhận hàng và
những hoạt động khác như vận chuyển, trả hàng, quản lý và kiểm soát kho, vật tư trước khi
những vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng.
Production đề cập đến các hoạt động liên quan đến quy trình thay đổi về mặt vật chất
để tạo ra sản phẩm. Những hoạt động quan trọng là các hoạt động chế tạo, lắp ráp, vận
chuyển, hậu cần bên trong cơ sở để phục vụ cho quy trình sản xuất, kiểm duyệt. Outbound
logistics bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển thành phẩm từ dây
chuyền sản xuất đến tay khách hàng. Những hoạt động quan trọng bao gồm: quản lý đơn
hàng, dịch vụ hậu mãi/chăm sóc khách hàng, các hoạt động xử lý, hoàn thành đơn hàng,
quản lý tồn kho và kiểm soát kho, lên kế hoạch/lịch vận chuyển, đóng gói và vận chuyển
(Erlend & Odd, 2020).
Một số mạng lưới chuỗi cung ứng còn phức tạp hơn khi mỗi cơ sở sản xuất có thể
được xây dựng để đáp ứng các chiến lược sản xuất khác nhau như:
– Make-to-stock (MTS): hàng hóa được sản xuất và được lưu kho trước khi nhận
những đơn hàng của khách hàng, nói cách khác nhà sản xuất cho tồn trữ thành
phẩm vào kho rồi bán ra cho khách hàng khi có đơn hàng.
– Assemble-to-order (ATO): sản phẩm được lắp ráp cho mỗi đơn hàng của khách
hàng. Những cấu kiện được sản xuất hoặc mua sẽ được lưu kho sẵn nhưng
không lắp ráp trước, khi có đơn hàng của khách hàng mới bắt đầu quy trình lắp
ráp, sản xuất.
– Configure-to-order (CTO): tương tự như ATO nhưng khách hàng được lựa chọn
một số tùy chọn được đưa ra cho sản phẩm lắp ráp. Một ví dụ đơn giản đó là tùy
chọn màu sắc hoặc những tùy chọn cụ thể khác khi khách hàng mua xe hơi.
– Make-to-order (MTO): chiến lược này thì toàn bộ quá trình sản xuất sẽ không
bắt đầu cho đến khi nhận được đơn đặt hàng và sản phẩm có thể được tạo ra theo
đặc tả để đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng. Các thành phẩm được làm từ
những thành phần hoặc cấu kiện đã được thiết kế (nhưng hoàn toàn chưa được
khai báo để sản xuất) nhưng có thể bao gồm một vài cấu kiện được thiết kế theo
ý muốn của khách hàng.
– Engineer-to-order (ETO): đối với chiến lược này, không có gì nằm trong tồn kho
tại hệ thống của nhà sản xuất, kể cả thiết kế cũng chưa. Thông thường, khách
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 185
hàng là người định nghĩa những đặc tả theo chức năng và cấp bậc hiệu năng. Khi
khách hàng đồng ý bản thiết kế, nhà sản xuất mới đặt mua vật tư, nguyên vật liệu
cần thiết và sau đó mới bắt đầu thi công, sản xuất.
Xu hướng triển khai và tầm quan trọng của hệ thống ERP trong chiến lược chuyển
đổi số của Doanh nghiệp
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp, ERP đã và đang được các
hãng (SAP, Oracle NetSuite, Microsoft, các hệ thống ERP trong nước,…) nâng cấp để trở
nên tối ưu hơn, đồng thời hình thành nhiều xu hướng đột phá. Với các doanh nghiệp vừa
và lớn, có các xu hướng triển khai ERP trong năm 2022 như sau:
– Chuyển đổi trọng tâm từ On-Premise sang ERP Cloud
– Tích hợp AI và các công nghệ thông minh khác
– Truy cập và sử dụng dễ dàng trên ứng dụng di động
– Hỗ trợ phân tích báo cáo mạnh mẽ
– Cập nhật dữ liệu trong thời gian thực (real-time)
– Chú trọng hơn đến Digital Marketing
– Quan tâm nhiều hơn đến tài chính
– Giải pháp ERP được cá nhân hóa
– Tích hợp IoT
Mô hình ERP truyền thống trước đây đã dần thay đổi và ngày càng trở nên thông
minh hơn. Khái niệm “autonomous ERP” – ERP vận hành tự động đang dần trở thành một
xu hướng mới khi được các hãng công nghệ hàng đầu như SAP, Oracle, Microsoft,... đầu
tư để thực hiện.
Không chỉ vậy, việc khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu trên nền tảng lưu trữ và
phân tích số liệu lớn (big-data) cũng sẽ cho doanh nghiệp những góc nhìn sâu hơn và
nhanh hơn, cùng với mô hình phân tích chuyên sâu và kết hợp với trí tuệ nhân tạo để tạo
ra các phương pháp dự báo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành.
Hệ thống ERP đóng góp vai trò nền tảng và quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn
hóa các dữ liệu liên phòng ban để phản ánh những cấu trúc về tài chính của doanh nghiệp.
Vì vậy, việc tiếp tục đưa hệ thống ERP vào để triển khai hoặc đánh giá, nâng cấp là một
trong những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các phần mềm lõi như hệ thống ERP cũng
có những cải tiến vượt bậc, đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu
tư các hệ thống lõi này không thuộc mục tiêu ngắn hạn mà cần xác định trong các chiến
186 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC
lược trung và dài hạn, cần có sự đầu tư bài bản và sẽ tốt hơn nếu chiến lược được thông qua
bởi các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
Đặc biệt, các doanh nghiệp gặp khó khăn do hệ quả của đại dịch Covid có thể xem xét
và xác lập thứ tự ưu tiên triển khai một cách phù hợp với hiện trạng cũng như các mục tiêu
chiến lược của mình để triển khai và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP (“Vai trò ERP trong
chuyển đổi số”, n.d.).
3. Vai trò của ERP trong doanh nghiệp sản xuất
Hệ thống ERP được xem là hệ thống doanh nghiệp tích hợp, nghĩa khái quát là tích
hợp nhiều quy trình, chức năng, modules để giúp doanh nghiệp hoạt động, quản lý, kiểm
soát, thực thi quy trình các quy trình trong doanh nghiệp. Do đó, hệ thống ERP sẽ có
những vai trò tổng quát như sau:
Thực thi quy trình
ERP giúp tổ chức thực thi các quy trình một cách hiệu quả. Hệ thống và quy trình liên
kết chặt chẽ với nhau, nếu hệ thống ngừng thì quy trình cũng không thể thực thi.
ERP giúp thực thi quy trình bằng cách thông báo cho những người liên quan biết khi
nào thực thi nhiệm vụ và cung cấp dữ liệu, thông tin cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ.
Ví dụ, trong quy trình bán hàng, hệ thống thông báo đến người phụ trách trong bộ phận
kho là có đơn hàng, khi nào chuẩn bị giao và cung cấp danh sách các mặt hàng được đặt,
thậm chí kể cả vị trí của mặt hàng trong kho (đối với những kho hàng lớn). Trong quy trình
mua hàng, hệ thống phát sinh yêu cầu đặt hàng từ bộ phận nào đó và gửi đến bộ phận mua
hàng phụ trách đặt hàng. Kế toán cũng có thể xem tất cả các đơn hàng nhận để kiểm dò với
hoá đơn nhận từ nhà cung cấp. Không có hệ thống hỗ trợ, bộ phận kho sẽ không biết chính
xác khi nào cần đóng gói hàng và gửi đi. Tuy nhiên, với nhiệm vụ nặng nề như vậy nên phải
đảm bảo được rằng hệ thống phải luôn được vận hành để công việc không bị gián đoạn.
Do đó, nên có hệ thống dự phòng hoạt động cực kỳ tốt trong những trường hợp nguy cấp.
Thu thập và lưu trữ dữ liệu
Trong quá trình thực hiện quy trình sẽ tạo ra dữ liệu như ngày giờ, số lượng, giá, địa
chỉ, cũng như là dữ liệu ai làm gì, ở đâu và khi nào. ERP thu thập và lưu trữ những dữ liệu
này, thường được gọi là dữ liệu quy trình hoặc dữ liệu giao dịch/tác nghiệp. Một số dữ liệu
được phát sinh và thu thập một cách tự động bởi hệ thống. Những dữ liệu này liên quan
đến hoạt động vừa được thực hiện của ai đó, khi nào và ở đâu. Những dữ liệu khác phát
sinh bên ngoài hệ thống và phải được nhập vào. Những dữ liệu này có thể phát sinh theo
nhiều cách khác nhau, từ những dữ liệu tự nhập thủ công vào đến những phương thức tự
động phát sinh dữ liệu như bar code được ghi nhận từ đầu đọc. Trong quy trình bán hàng,
khi nhận một đơn hàng của khách hàng (qua email, chứng từ hoặc điện thoại), người nhận
phải nhập dữ liệu như tên của khách hàng, đặt cái gì và bao nhiêu. Những dữ liệu như tên