10 nguyên tắc vàng trong quản lý
chu kỳ tiền
1. Lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền; lợi nhuận là phần tài sản
có thể chuyển hóa thành tiền trong một thời gian nhất định. Và
phần tài sản này không đơn giản như bạn nghĩ. Bạn không thể
dùng lợi nhuận để thanh toán các khoản chi phí. Thực tế là chúng
ta rất dễ bị ru ngủ bởi lợi nhuận. Nếu bạn phải thanh toán chi phí
mà khách hàng lại không thanh toán cho bạn thì đó quả là điều tồi
tệ đối với doanh nghiệp. Thậm chí bạn có thể không cần làm ra
tiền mà vẫn thu được lợi nhuận.
2. Chu kỳ tiền mặt không phải là thứ mà bạn có thể dễ dàng quản
lý được. Nó phức tạp hơn bạn tưởng nhiều. Bán được hàng
không có nghĩa là bạn đã có tiền. Chịu chi phí không nhất thiết là
bạn phải thanh toán ngay lập tức. Có những hàng hóa bạn mua
về xong mà phải xếp ế ẩm trong kho cho tới khi buộc phải bán hạ
giá.
3. Tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền. Điều này nghe có
vẻ thật ngược đời. Giai đoạn thành công nhất lại ẩn chứa yếu tố
rủi ro nhất! Một công ty đã trải qua những năm tháng khó khăn
khi doanh số bán hàng tăng gấp đôi mà sau đó vẫn đi đến phá
sản. Họ đã đầu tư xây dựng trước đó 2 tháng và thu hồi vốn từ
doanh số bán hàng 6 tháng sau đó. Việc đẩy mạnh tăng trưởng
vào thời điểm này chẳng khác nào “con ngựa thành Troa”, nghĩa
là sẽ tiềm ẩn nguy cơ trong một giải pháp tưởng chừng như hợp
lý. Đúng vậy, dĩ nhiên là bạn muốn tăng trưởng, tất cả chúng ta
đều muốn doanh nghiệp của mình tăng trưởng. Nhưng hãy hết
sức cẩn thận bởi vì tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền.
Đây chính là vấn đề trong quá trình luân chuyển vốn. Tăng
trưởng càng nhanh bao nhiêu thì số vốn bỏ ra càng lớn bấy
nhiêu.
4. Buôn bán giữa doanh nghiệp với nhau cũng ngốn khá nhiều
tiền mặt. Chúng ta thường nghĩ đơn giản rằng bán được hàng
nghĩa là thu được tiền, nhưng khi bạn là một doanh nghiệp bán
hàng trực tiếp cho doanh nghiệp khác thì mọi chuyện lại không
đơn giản như vậy. Bạn giao hàng hóa hay dịch vụ rồi lập hóa
đơn, và khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn này ngay,
thường thì phải một tháng sau đó. Doanh nghiệp là khách hàng
rất tốt, vì thế bạn không thể nào xếp họ vào xó được, bởi như vậy
họ sẽ chẳng bao giờ mua hàng của bạn nữa. Do đó bạn phải chờ
đợi. Khi bạn bán hàng hóa cho nhà phân phối, rồi nhà phân phối
bán lại cho đại lý bán lẻ, may mắn lắm thì cũng phải sau 5, 6
tháng bạn mới thu được tiền.
5. Hàng lưu kho cũng ngốn tiền mặt của bạn. Trước khi bán một
loại hàng hóa nào đó thì bạn phải mua hoặc sản xuất ra nó. Dù
mới chỉ bày hàng ra kệ để chờ bán thì bạn vẫn phải trả tiền cho
nhà cung cấp. Nguyên tắc ở đây là, một đồng bạn có trong sổ
sách lưu kho đồng nghĩa với một đồng tiền mặt bạn không có
trong tay.
6. Vốn luân chuyển là chìa khóa cho sự tồn tại của doanh nghiệp.
Về mặt ngữ nghĩa, vốn luân chuyển là một thuật ngữ dùng để chỉ
những gì còn lại sau khi bạn trừ đi các khoản nợ nần từ tài sản
hiện có. Nhưng trên thực tế, đó là khoản tiền bạn vay từ ngân
hàng để thanh toán các khoản chi phí hay để mua hàng hóa trong
khi chờ đợi khách hàng thanh toán cho bạn.
7. Giấy báo thu cũng đồng nghĩa với việc bạn chưa thể nhận
được tiền ngay (xem nguyên tắc số 4). Đó là khoản tiền mà
khách hàng còn nợ bạn. Điều này khiến bạn phải biết cân đối tiền
mặt : một đồng trong giấy báo thu là một đồng tiền mặt bạn không
có trong tay.
8. Ngân hàng thường không thích những gì bất ngờ. Vì thế hãy
lên kế hoạch thật cẩn thận. Bạn không thể nào hành động một