10 nguyên tắc vàng trong để quản lý chu kỳ tiền

10 nguyên tắc vàng trong quản lý

chu kỳ tiền

1. Lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền; lợi nhuận là phần tài sản

có thể chuyển hóa thành tiền trong một thời gian nhất định. Và

phần tài sản này không đơn giản như bạn nghĩ. Bạn không thể

dùng lợi nhuận để thanh toán các khoản chi phí. Thực tế là chúng

ta rất dễ bị ru ngủ bởi lợi nhuận. Nếu bạn phải thanh toán chi phí

mà khách hàng lại không thanh toán cho bạn thì đó quả là điều tồi

tệ đối với doanh nghiệp. Thậm chí bạn có thể không cần làm ra

tiền mà vẫn thu được lợi nhuận.

2. Chu kỳ tiền mặt không phải là thứ mà bạn có thể dễ dàng quản

lý được. Nó phức tạp hơn bạn tưởng nhiều. Bán được hàng

không có nghĩa là bạn đã có tiền. Chịu chi phí không nhất thiết là

bạn phải thanh toán ngay lập tức. Có những hàng hóa bạn mua

về xong mà phải xếp ế ẩm trong kho cho tới khi buộc phải bán hạ

giá.

3. Tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền. Điều này nghe có

vẻ thật ngược đời. Giai đoạn thành công nhất lại ẩn chứa yếu tố

rủi ro nhất! Một công ty đã trải qua những năm tháng khó khăn

khi doanh số bán hàng tăng gấp đôi mà sau đó vẫn đi đến phá

sản. Họ đã đầu tư xây dựng trước đó 2 tháng và thu hồi vốn từ

doanh số bán hàng 6 tháng sau đó. Việc đẩy mạnh tăng trưởng

vào thời điểm này chẳng khác nào “con ngựa thành Troa”, nghĩa

là sẽ tiềm ẩn nguy cơ trong một giải pháp tưởng chừng như hợp

lý. Đúng vậy, dĩ nhiên là bạn muốn tăng trưởng, tất cả chúng ta

đều muốn doanh nghiệp của mình tăng trưởng. Nhưng hãy hết

sức cẩn thận bởi vì tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền.

Đây chính là vấn đề trong quá trình luân chuyển vốn. Tăng

trưởng càng nhanh bao nhiêu thì số vốn bỏ ra càng lớn bấy

nhiêu.

4. Buôn bán giữa doanh nghiệp với nhau cũng ngốn khá nhiều

tiền mặt. Chúng ta thường nghĩ đơn giản rằng bán được hàng

nghĩa là thu được tiền, nhưng khi bạn là một doanh nghiệp bán

hàng trực tiếp cho doanh nghiệp khác thì mọi chuyện lại không

đơn giản như vậy. Bạn giao hàng hóa hay dịch vụ rồi lập hóa

đơn, và khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn này ngay,

thường thì phải một tháng sau đó. Doanh nghiệp là khách hàng

rất tốt, vì thế bạn không thể nào xếp họ vào xó được, bởi như vậy

họ sẽ chẳng bao giờ mua hàng của bạn nữa. Do đó bạn phải chờ

đợi. Khi bạn bán hàng hóa cho nhà phân phối, rồi nhà phân phối

bán lại cho đại lý bán lẻ, may mắn lắm thì cũng phải sau 5, 6

tháng bạn mới thu được tiền.

5. Hàng lưu kho cũng ngốn tiền mặt của bạn. Trước khi bán một

loại hàng hóa nào đó thì bạn phải mua hoặc sản xuất ra nó. Dù

mới chỉ bày hàng ra kệ để chờ bán thì bạn vẫn phải trả tiền cho

nhà cung cấp. Nguyên tắc ở đây là, một đồng bạn có trong sổ

sách lưu kho đồng nghĩa với một đồng tiền mặt bạn không có

trong tay.

6. Vốn luân chuyển là chìa khóa cho sự tồn tại của doanh nghiệp.

Về mặt ngữ nghĩa, vốn luân chuyển là một thuật ngữ dùng để chỉ

những gì còn lại sau khi bạn trừ đi các khoản nợ nần từ tài sản

hiện có. Nhưng trên thực tế, đó là khoản tiền bạn vay từ ngân

hàng để thanh toán các khoản chi phí hay để mua hàng hóa trong

khi chờ đợi khách hàng thanh toán cho bạn.

7. Giấy báo thu cũng đồng nghĩa với việc bạn chưa thể nhận

được tiền ngay (xem nguyên tắc số 4). Đó là khoản tiền mà

khách hàng còn nợ bạn. Điều này khiến bạn phải biết cân đối tiền

mặt : một đồng trong giấy báo thu là một đồng tiền mặt bạn không

có trong tay.

8. Ngân hàng thường không thích những gì bất ngờ. Vì thế hãy

lên kế hoạch thật cẩn thận. Bạn không thể nào hành động một

cách tùy tiện với ngân hàng được. Khi bạn nhận thấy một sự tăng

trưởng sắp sửa bùng nổ, một sản phẩm mới sắp ra đời hay một

rắc rối phát sinh trong việc thanh toán của khách hàng, thì bạn

cần phải chuẩn bị thật chu đáo các biểu đồ số liệu và bản kế

hoạch xác thực rồi liên hệ ngay với ngân hàng càng sớm càng

tốt.

9. Chú ý 3 thuật ngữ quan trọng sau: “Collection days” là khoảng

thời gian mà bạn phải chờ để được thanh toán. “Inventory

turnover” là khoảng thời gian mà vốn luân chuyển còn nằm trên

sổ sách và cản trở chu kỳ tiền mặt của bạn. “Payment days” chỉ

thời gian mà bạn chờ để thanh toán cho người bán. Hãy luôn

kiểm soát các giai đoạn quan trọng này của chu kỳ tiền mặt. Cố

gắng lên kế hoạch cho chúng từ năm trước và sau đó đem so

sánh với kết quả trong thực tế.

10. Nguyên tắc là nguyên tắc, nhưng nếu bạn là một ngoại lệ thì

xin chúc mừng! Nếu như tất cả các khách hàng đều thanh toán

cho bạn ngay sau khi mua, và bạn không cần phải bỏ tiền ra mua

hàng trước khi đem bán chúng, thì bạn hoàn toàn không phải lo

âu gì. Nhưng nếu bạn bán cho các doanh nghiệp khác, thì hãy

nhớ rằng họ hiếm khi nào thanh toán cho bạn ngay đâu.