5 yếu tố nhà quản lý cần biết khi xây dựng và phát triển
nhóm làm việc
Hầu hết các nhà quản lý đều nhận thức được về lợi ích của làm việc nhóm,
tuy nhiên họ lại không chú tâm một cách đầy đủ đến các yếu tố để điều
chỉnh hoạt động của nhóm làm việc đi theo đúng quỹ đạo mong muốn.
Để làm rõ điều này, Chúng tôi xin đưa ra một số yếu tố quan trọng mà các
nhà quản lý cần lưu tâm khi điều hành một nhóm làm việc. 5 yếu tố (viết tắt
là 5 P) sẽ được đề cập tới dưới đây bao gồm: Mục tiêu của nhóm, lựa chọn
thành viên cho nhóm, địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm, quy
trình và kế hoạch làm việc của nhóm.
Purpose – Mục tiêu của nhóm. Liệu nhóm làm việc của bạn có hiểu rõ
được lý do thành lập nhóm, những công việc cần làm và những tiêu chí đánh
giá thành công của nhóm hay không? Do đó, nhóm làm việc và cán bộ quản
lý cần đạt được sự đồng thuận đối với các mục tiêu hoặc nhiệm vụ đã đề ra
nhằm đạt được sự ăn ý và thống nhất khi thực hiện, đồng thời không phá vỡ
mục tiêu tổng thể của cả nhóm. Mục tiêu và thời hạn hoàn thành của nhóm
phải phù hợp với mục tiêu tổng thể và được sử dụng để định hướng cho
phương pháp thực hiện công việc của nhóm.
Participation – Lựa chọn thành viên cho nhóm. Ai sẽ là những ứng viên
sáng giá cho nhóm làm việc và nhóm làm việc cần mở rộng với bao nhiêu
thành viên là đủ để hoàn thành mục tiêu? Nhà quản lý cần xem xét tới các kỹ
năng cần thiết, phong cách làm việc và kiến thức về quy trình thực hiện công
việc của từng ứng viên khi lựa chọn thành viên cho nhóm làm việc. Đồng
thời, cũng cần xem xét tới khả năng kết nối dựa trên phẩm chất của từng
thành viên về cả công việc và tính cách cá nhân để mô hình làm việc nhóm
đạt được cả hai mặt: đa dạng và sang tạo nhằm đáp ứng được các yêu cầu
công việc.
Placement – Địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm. Câu hỏi
được đặt ra khi đề cập tới vấn đề này là địa điểm làm việc của các thành viên
trong nhóm ở đâu và nên tổ chức họp thường kỳ trong nhóm như thế nào.
Nếu các thành viên đều tập trung ở một nơi thì điều này trở nên khá đơn
giản, việc cần xem xét chỉ là lựa chọn một phòng họp khi cần thảo luận và
giải quyết các vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, nếu các thành viên lại làm việc ở
nhiều địa điểm khác nhau, cán bộ quản lý nhóm cần xem xét tới chi phí và
các vấn đề phát sinh có thể sảy ra do sự khác biệt về văn hóa và thời gian; để
từ đó sắp xếp một địa điểm thích hợp để tổ chức các cuộc họp thường kỳ hay
sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng để tổ chức các cuộc họp thường kỳ
theo hình thức đàm thảo qua điện thoại hoặc họp trực tuyến.
Process – Quy trình làm việc. Vấn đề đặt ra ở đây là các thành viên sẽ xác
định phương thức hoạt động như thế nào để hoàn thành được mục tiêu đã đề
ra. Các thành viên trong nhóm cần phát triển và đạt được sự thống nhất về
các quy định cơ bản, xác định quyền hạn trong việc ra quyết định và phạm vi
hoạt động của từng thành viên. Việc đào tạo nhóm ngay từ ban đầu cần đưa
vào các kỹ năng điều hành cuộc họp như danh sách các vấn đề cần bàn thảo,
định dạng biên bản cuộc họp, phương thức giao tiếp, cách giải quyết vấn đề
và cả quy trình làm việc của nhóm (nếu cần).
Plan – Kế hoạch làm việc. Đây cũng là một vấn đề mà các cán bộ quản lý
cần xem xét bởi liệu các thành viên trong nhóm có chấp nhận thời hạn hoàn
thành dự án và liệu họ hiểu rõ họ cần những gì để hoàn thành nhiệm vụ hoặc
dự án đó hay không. Bởi nếu mục tiêu của nhóm phù hợp với mục tiêu của
từng thành viên và họ cũng cho rằng các mục tiêu đó là khả thi, họ cũng sẽ
chấp nhận thời hạn hoàn thành và phương pháp thực hiện để đạt được yêu
cầu đề ra. Các thành viên và cán bộ quản lý không chỉ cần thống nhất về thời
hạn hoàn thành các các kết quả cần đạt được khi lên kế hoạch, mà còn phải
đạt được những thỏa thuận về các khóa đào tạo cần thiết để nâng cao kỹ
năng riêng cho từng thành viên trong nhóm.