Bài giảng Các vấn đề xã hội của công nghệ thông tin: Lecture 12

Các vấn đề xã hội của CNTT

Lecture 12: Nơi làm việc ảo TS Đào Nam Anh UTM, Khoa CNTT

Nội dung

• Khái niệm • Lợi ích • Hạn chế • Phương tiện • Bài tập

Làm việc không rào cản địa lý – Nhiều công ty đa quốc gia,

đa lãnh thổ và có nhiều chi nhánh khắp cả nước.

– Hơn nữa có nhiều chuyên gia thích

được làm việc tại nhà

– Thành lập các đội dự án/ nhóm làm việc không chính thức / hay còn gọi là nhóm “ảo” để thực hiện các công việc hay các dự án.

Nhóm làm việc “ảo”

– Bao gồm các thành viên tương tác với nhau để thực hiện công việc – Phụ thuộc lẫn nhau, cùng nhằm đạt

được mục tiêu chung.

– Thay vì làm việc trong cùng một văn phòng, các thành viên của nhóm sẽ làm việc với nhau mà không bị cản trở về mặt địa lý

Phương tiện truyền thông

– Làm việc nhóm “ảo” trở nên phổ biến do các tiến bộ của công nghệ thông tin.

– Làm việc với nhau thông qua các

phương tiện truyền thông như email, tin nhắn, VOIP hoặc Skype.

– Trao đổi với nhau qua điện thoại, – Tổ chức hội nghị qua mạng.

Các lý do làm việc ảo

– Không bị cản trở bởi địa lý và tận dụng tối đa các kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên

– Tiến độ công viêc của dự án được

cập nhật liên tục

– Tiết kiệm diện tích văn phòng – Sử dụng nguồn lực linh động và hiệu

quả về mặt chi phí.

Lợi ích Nhân lực

– Mở rộng nguồn kiến thức và chuyên môn cho từng thành viên cũng như cho cả tổ chức.

– Tăng cường khả năng lãnh đạo dựa

trên sự phối hợp của nhóm – Việc chia sẻ kiến thức và kinh

nghiệm diễn ra kịp thời, đúng thời điểm cần thiết.

– Giảm đỗ trễ trong phối hợp các

thành viên cũng như tránh lãng phí.

Lợi ích Nhân lực

– Gia tăng tỷ lệ những công việc mang tính thách thức. Nâng cao kỹ năng làm việc cũng như khả năng sáng tạo và cải tiến. – Tập hợp nguồn nhân lực tài năng từ nhiều

địa bàn khác nhau.

– Tăng cường sự thỏa mãn động lực và đối

với nhân viên có trình độ cao, do sự linh hoạt và tính phối hợp cao của công việc. – Củng cố và phát triển kỹ năng giao tiếp của

các thành viên.

– Tăng số lượng nhóm đa chức năng. – Giảm va chạm và bất đồng giữa các thành

viên mà ít liên quan đến công việc.

Lợi ích Tài chính

– Giảm thiểu chi phí đi lại cũng như ăn ở, giảm bớt tỷ lệ phải công tác xa. – Giảm chi phí liên quan đến nghiên

cứu và thu thập thông tin.

– Giảm chi phí đào tạo và tuyển dụng. – Giảm chi phí liên quan đến công sở,

thiết bị chung.

– Tăng hiệu quả khai thác và sử dụng

thông tin, giảm chi phí lưu trữ.

– Tăng doanh thu.

Lợi ích tổng thể

– Củng cố mối quan hệ với đối tác – Gia tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm thiểu phàn nàn chê trách

– Giảm thiểu hoạt động trung gian.

Cá nhân làm việc ảo

– Cảm thấy tự do hơn do không bị bó buộc trong không gian văn phòng chật hẹp – Được công nhận những kỹ năng mà không

quan tâm đến việc bạn sống ở đâu

– Không phải đối mặt với vấn đề lãng phí thời

–

gian, thiếu tiện nghi và chi phí đi lại Làm việc ở bất cứ nơi nào mà bạn cảm thấy thoải mái Làm việc vào bất cứ thời gian nào phù hợp, và

– Khiếm khuyết về thể chất không còn là trở

ngại

Xây dựng đội dự án ảo

– Có thể tuyển chọn những người có kỹ năng thích hợp mà không cần quan tâm đến nơi sinh sống của họ. – Có thể làm việc với nhóm của mình

bất kỳ lúc nào

– Dễ dàng cộng tác với các đối tượng làm bán thời gian cũng như các chuyên gia chỉ làm vài giờ mỗi tháng

Xây dựng đội dự án ảo

– Có các khó khăn trong vấn đề quản lý các thành viên có thể không bao giờ gặp mặt,

– Điều quan trọng là bạn phải hướng đội dự án đến mục tiêu chung,

– Bỏ qua các vấn đề về văn hóa, ngôn

ngữ cũng như tính cách của họ

Khó khăn về truyền đạt thông tin – Thông tin truyền đạt có thể bị hiểu sai. – Không có sự trao đổi trực tiếp hàng ngày, bạn và các thành viên phải nổ lực hơn để truyền đạt đúng và hiệu quả.

– Thay thế việc truyền đạt không chính thức

bị mất đi bằng việc sử dụng thật hiệu quả công nghệ truyền thông,

– Chú ý đến việc truyền đạt, yêu cầu phản hồi xem hiểu như thế đã đúng chưa, việc thực thi có đảm bảo yêu cầu của công việc không… tất cả phải cần sự phản hồi và xác nhận

Các kênh thông tin

– Bảng thông tin trên mạng nội bộ với những tin tức của nhóm luôn được cập nhật

– Diễn đàn nội bộ, nơi mà các thành viên có thể chia sẻ cùng nhau các hình ảnh và kiến thức có được

– Bản tin nhóm – Họp qua điện thoại; – Gặp mặt vào một dịp đặc biệt

Hạ tầng thông tin

– Cơ sở hạ tầng thông tin của bạn phải được vận hành một cách trôi chảy, – Mọi người phải thoải mái khi sử dụng mà không bị trở ngại bởi sự không thuận tiện và phải với chi phí thấp nhất.

– Email, skype

Tuyển đúng người

– Không hẳn một thành viên giỏi trong hoạt động thông thường sẽ hoạt động tốt trong môi trường ảo

– Thành viên phải tự động viên mình,

cùng hướng đến kết quả mong muốn và có khả năng làm việc độc lập. – Thành viên trong nhóm cũng phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với người lãnh đạo nhóm và các đồng nghiệp khác.

Quản lý một nhóm “ảo”

– Tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mỗi

thành viên trong nhóm.

– Nhận định các vấn đề khó khăn sẽ gặp

phải khi không có cơ hội làm việc trực tiếp với nhau.

– Cung cấp các hướng dẫn và hỗ trợ – Xây dựng lòng tin về khả năng của họ – Tạo ra sự sự cân bằng ảo của một “chính sách mở”: Đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu điều gì họ cần, khuyến khích việc trao đổi thoải mái và thường xuyên.

Động viên

– Đo lường việc thực hiện và động

viên đúng đắn

– Có chính sách khen thưởng, động viên cho các thành viên hợp lý

– Động viên đúng lúc có thể khiến cho vấn đề quản lý và kiểm soát trở nên dễ dàng hơn

Động viên

– Quy trình rõ ràng và nghiêm túc thực

hiện.

– Gây dựng niềm tin, người quản lý nhóm “ảo” phải cung cấp những phương tiện và cơ hội cho công việc xây dựng nhóm.

– Trao đổi trực tiếp một cách chủ động

và thường xuyên, đảm bảo các thành viên trong nhóm biết được những cần phải biết, các thành viên đều cảm thấy được hỗ trợ và đánh giá cao.

Động viên

– Các thành viên làm việc ảo với nhau

phải cảm thấy rằng họ cùng có những cơ hội được xem xét đánh giá và đề bạt như là những người làm việc tại văn phòng và tránh xu hướng cá nhân

– Quản lý hiệu quả, công việc kinh

doanh các thành viên trong nhóm sẽ thích thú với các thành quả đạt được và những lợi ích có đựơc từ việc kết hợp làm việc trong nhóm “ảo”

Yếu tố thành công

– Chọn các thành viên biết cách tự động viên mình, có khả năng làm việc độc lập, và biết định hướng theo kết quả công việc – Truyền thông, truyền thông, truyền thông – Đảm bảo cơ sở thông tin của bạn vận hành tốt và mọi người có thể giao tiếp với nhau hiệu quả nhất

– Đảm bảo việc động viên được đánh giá theo kết quả và và đúng đối tượng

– Đưa ra các chỉ dẫn, mục tiêu và nội dung

rõ ràng