Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 7: Kiểm soát

MỤC TIÊU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

Môn học: QUẢN LÝ HỌC

Sau khi học xong chương 7, chúng ta sẽ:

 Tại sao phải thực hiện hoạt động kiểm soát tổ chức

 Khái niệm kiểm soát, bản chất, nội dung kiểm soát

Chương 7 KIỂM SOÁT

Trình bày được các hình thức kiểm soát

 Phân tích được quy trình kiểm tra

 Liên hệ được quy trình kiểm soát vào hoạt động thực tế của một tổ chức.

Giảng viên: TS. Nguyễn Hữu Xuyên Giảng viên: TS. Nguyễn Hữu Xuyên Email: huuxuyenbk@gmail.com Email: huuxuyenbk@gmail.com

NHX_KHQL_NEU_2014

1 NHX_KHQL_NEU_2014

2 CÂU HỎI KHỞI ĐỘNG

KIỂM SOÁT

1. Kiểm soát có nghĩa là không tin nhau?

2. Căn cứ để kiểm soát là gì?

Kiểm soát là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời giúp phát hiện những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng.

3. Kiểm soát bắt đầu từ đâu?

Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều Ki u chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch ch

4. Ai kiểm soát và kiểm soát ai?

NHX_KHQL_NEU_2014

3 NHX_KHQL_NEU_2014

4 TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM SOÁT?

BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT

(1) Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của hoạt động (1) Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của hoạt động thiện cáccác (1) NhằmNhằm hoànhoàn thiện quyết địnhđịnh trong quyết trong quảnquản lýlý

Kết quả mong Kết quả mong Kết quả mong Kết quả mong

Kết quả thực Kết quả thực Kết quả thực Kết quả thực

Đo lường kết Đo lường kết Đo lường kết Đo lường kết

So sánh với So sánh với

muốnmuốn

tếtế

quả thực tế quả thực tế

các tiêu chuẩn các tiêu chuẩn các tiêu chuẩn các tiêu chuẩn

(5) Tạo tiền đề cho Tạo tiền đề cho quá trình hoàn quá trình hoàn thiện và đổi mới thiện và đổi mới Đảm bảo cho các (2) Đảm bảo cho các kế hoạch được thực kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao hiện với hiệu quả cao

Thực hiện Thực hiện

Xác định các Xác định các Xác định các Xác định các

điều chỉnh điều chỉnh

sai lệch sai lệch

Phân tích Phân tích Phân tích Phân tích nguyên nhân nguyên nhân nguyên nhân nguyên nhân sai lệch sai lệch

Xây dựng Xây dựng Xây dựng Xây dựng chương trình chương trình chương trình chương trình điều chỉnh điều chỉnh

KIỂM SOÁT

thống theotheo sátsát thay đổiđổi Đảm bảo thực thi quyền (3) Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống người lãnh đạo hệ thống (4) GiúpGiúp hệhệ thống vàvà đốiđối phóphó vớivới sựsự thay trường củacủa môimôi trường

Nhược điểm?

 Độ trễ thời gian  Gây tốn kém cho tổ chức  Ít có tác dụng trong việc nâng cao cao chất lượng quá trình hoạt động ch

NHX_KHQL_NEU_2014

5 NHX_KHQL_NEU_2014

6 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT (tiếp)?

BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT(tiếp)?

thống kiểmkiểm soát

soát cócó hiệuhiệu quảquả phảiphải làlà sựsự kếtkết hợphợp

(2) Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo (2) Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo

((33)) HệHệ thống củacủa kiểmkiểm soát

soát kếtkết quảquả cuối

cuối cùng

cùng vàvà kiểmkiểm soát

soát dựdự báobáo

Đầu vào Đầu vào

Quá trình Quá trình thực hiện

Đầu ra

Đầu vào Đầu vào

Đầu ra Đầu ra

Quá trình Quá trình Quá trình Quá trình thực hiện thực hiện

Hệ thống Hệ thống kiểm soát

Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống kiểm soát kiểm soát

Xây dựng?

VÍ DỤ?

NHX_KHQL_NEU_2014

7 NHX_KHQL_NEU_2014

8 ĐẶC ĐIỂM & NGUYÊN TẮC CỦA KIỂM SOÁT

Nguyên tắc: Nguyên tắc: K.soát h.động thiết yếu 

Tuân thủ pháp luật 

và điểm k.soát thiết yếu và đi

Chính xác, khách quan 

NỘI DUNG KIỂM SOÁT Các câu hỏi cần trả lời? 1. Liệu có phải kiểm soát không? 2. Kiểm soát cái gì? 3. Tần suất kiểm soát? 4. Sai lệch ở đâu? 5. Sai lệch có nghiêm trọng không? 6. Điều chỉnh sai lệch bằng cách nào?

soát cầncần tậptập trung

động trung nỗnỗ lựclực vàovào cáccác khukhu vựcvực hoạthoạt động

Công khai, minh bạch 

KiểmKiểm soát thiết yếuyếu vàvà cáccác điểmđiểm kiểmkiểm tratra thiết thiết

Mang tính đồng bộ 

thiết yếuyếu

Phải hiệu quả  Đặc điểm: Là hoạt động mang tính  ng mang tính quyền lực quy Là hoạt động có tính  mục đích m Là hoạt động gắn với chủ  ủ thể nhất định th Là hoạt động gắn với  một đối tượng cụ thể m

Kiểm soát mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang mang và làm Kiểm soát mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang mang và làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín của nhà quản lý, gây lãng phí nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín của nhà quản lý, gây lãng phí thời gian và tiền bạc của hệ thống. thời gian và tiền bạc của hệ thống.

NHX_KHQL_NEU_2014

9 NHX_KHQL_NEU_2014

10 YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Chủ thể kiểm soát

(1) Được thiết kế theo kế hoạch

Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát

(7) Kiểm tra phải có hiệu và quả cực tiểu chi phí

VD ? (2) Mang tính đồng bộ, công khai, chính xác và khách quan

Hệ thống kiểm soát

PP và hình thức k.soát

Công cụ và kỹ thuật k.soát

Qui trình kiểm soát

(6) Kiểm tra theo liệu số báo cáo và tại nơi hoạt động (5) Kiểm tra phải có trọng điểm (3) Phù hợp với tổ chức và con người Linh (4) hoạt và có độ đa dạng cần thiết

NHX_KHQL_NEU_2014

11 NHX_KHQL_NEU_2014

12 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT

HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp)

(1) Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát (2) Xét theo quá trình hoạt động

Kiểm Kiểm soát lường trước là hình thức kiểm soát ngăn ngừa những những gì đã có thể biết trước nhằm không cho nó xảy ra. gì Kiểm soát chiến lược là những hoạt động kiểm soát không hướng Kiểm soát chiến lược là những hoạt động kiểm soát không hướng vào vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ tổ chức chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển tương lai của của một tổ chức. một

Kiểm soát tác nghiệp là những hoạt động kiểm soát chỉ tập trung Kiểm soát tác nghiệp là những hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào vào những chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó nhằm đưa ra ra những những tiêu chuẩn cho việc thực hiện KH mong muốn và nhằm để so so sánh sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí. chuẩn Kiểm soát trong hoạt Ki t động là một hình thức đ c giám sát và các nhà quản giám n lý đưa ra các hoạt động ng lý điều chỉnh ngay khi đi khi giám sát. giám

Kiểm soát kết quả là hình Ki hình thức đo lường kết quả cuối ối th cùng của hoạt động, nguyên cùng nguyên nhân của sai lệch so với các nhân các tiêu chuẩn và KH được XĐ và và tiêu điều chỉnh cho những h.động đi ng tương tự trong tương lai. t

Kiểm soát đồng bộ là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm Kiểm soát đồng bộ là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể. soát

NHX_KHQL_NEU_2014

13 NHX_KHQL_NEU_2014

14 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp)

Kiểm soát toàn diện

Kiểm soát bộ phận

Kiểm soát định nh kỳ

Kiểm soát đột xuất

Kiểm soát cá nhân

Kiểm soát thường xuyên

(3) Xét theo phạm vi, quy mô (4) Xét theo tần suất

NHX_KHQL_NEU_2014

15 NHX_KHQL_NEU_2014

16 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT (tiếp)

XĐ mXĐ mụục tiêu, n XĐ mXĐ mụục tiêu, n c tiêu, nộội dung ki c tiêu, nộội dung ki i dung kiểểm soátm soát i dung kiểểm soátm soát

(1)(1) XâyXây ddựựngng hhệệ ththốốngng cáccác tiêutiêu chuchuẩẩnn TiêuTiêu chuchuẩẩnn kikiểểmm tratra làlà nhnhữữngng chuchuẩẩnn mmứứcc màmà cáccác cácá nhân,

Xác đXác địịnh hnh hệệ ththốống tiêu chu Xác đXác địịnh hnh hệệ ththốống tiêu chu ng tiêu chuẩẩn kin kiểểm soátm soát ng tiêu chuẩẩn kin kiểểm soátm soát nhân, ttậậpp ththểể doanh nghinghiệệpp phphảảii ththựựcc hihiệệnn đđểể đđảảmm bbảảoo chocho toàntoàn bbộộ vàvà doanh doanh nghinghiệệpp hohoạạtt đđộộngng cócó hihiệệuu ququảả doanh Giám sát, đo lường và đánh giá hoạt động Giám sát, đo lường và đánh giá hoạt động Giám sát, đo lường và đánh giá hoạt động Giám sát, đo lường và đánh giá hoạt động

Có

Không cần Không cần điều chỉnh điều chỉnh