CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT QUẢN LÝ
1.1. Khái niệm
Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các
quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức. Kiểm tra, kiểm soát là quá trình đo
lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm tra, kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế
hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.
Chức năng kiểm soát là một trong bốn chức năng quản lý mà nhà quản lý phải
thực hiện.Trong một môi trường luôn biến động, việc thực hiện chức năng kiểm soát là
bắt buộc đối với nhà quản lý. Thực hiện tốt chức năng kiểm soát, nhà quản lý sẽ có được
thông tin về việc thực hiện công việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong
thực tế so với kế hoạch và từ đó có các điều chỉnh phù hợp. Mặt khác, việc thực hiện
chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu quả để cho nhân viên có động lực trong
việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết quả cao nhất.
Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt:
(i) kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện
pháp điều chỉnh;
(ii) thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai
sót có thể nảy sinh.
Thông thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của
kiểm soát vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước
cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm
soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một công việc, nếu không có kiểm soát sẽ
chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó
khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của
hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh
đạo).
Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát:
(i) Đối tượng kiểm soát
(ii) Đánh giá đối tượng kiểm soát theo tiêu chuẩn đã định
(iii) Yếu tố hiệu ứng
(iv) Mạng lưới thông tin
Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về
thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc,
mọi nơi.
Quản lý: là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý
nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
Kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác
động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của
tổ chức đó.
1.2. Các hoạt động của kiểm soát quản lý
1 - Lập kế hoạch
2 - Kết hợp các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tổ chức
3 - Trao đổi thông tin
4 - Đánh giá và xử lý thông tin
5 - Lựa chọn và ra quyết định
6 - Tác động lên các khách thể kiểm soát nhằm thay đổi hành vi của khách thể kiểm soát
Một hệ thống kiểm soát quản lý là sự hợp thành một cách logic các phương pháp
nhằm thu thập và sử dụng thông tin để ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát, thúc
đẩy hành vi của người lao động, và đánh giá việc thực hiện.
1.3. Mục tiêu của kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý có các mục tiêu là:
- Thông đạt rõ ràng các mục tiêu (Goals) của tổ chức;
- Đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết
(Specific actions) mà họ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu đó;
- Thông báo kết quả công việc (Result of actions) đến từng bộ phận trong tổ chức;
- Đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát quản lý thích nghi nhanh chóng (Adjust to changes)
với những thay đổi môi trường hoạt động.
Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc
tiến (sau đó đánh giá) việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức.
Đầu tiên, nhà quản lý xác định mục tiêu lớn của tổ chức, đo lường việc thực hiện, và chỉ
tiêu phấn đấu. Định kỳ, họ thường xem xét lại mục tiêu nhưng thường là không thay đổi
chúng. Những mục tiêu này cung cấp một khuôn khổ dài hạn mà theo đó tổ chức sẽ xây
dựng kế hoạch xác định vị thế của họ trên thị trường. Mục tiêu của tổ chức là trả lời câu
hỏi “Chúng ta muốn đạt được cái gì?” Tuy nhiên, chỉ có mục tiêu thôi thì không đủ để
thúc đẩy nhà quản lý.
Đo lường việc thực hiện là đưa ra định hướng và thúc đẩy nhà quản lý. Chỉ tiêu và
mục tiêu là các mức độ lượng hóa một cánh cụ thể của việc đo lường.
Chúng ta có thể thấy rằng mục tiêu và các tiêu chí đo lường việc thực hiện là rất
rộng, trong thực tế, chúng rất không rõ rằng để định hướng cho nhà quản lý và nhân viên.
Vì vậy, ban lãnh đạo thường xác định các bước then chốt (critical process) và các nhân tố
quyết định thành công (key success factors). Các bước then chốt là một hệ thống các hoạt
động có liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Các nhân
tố thành công là các hành động phải được thực hiện thật tốt nhằm hướng đơn vị theo mục
tiêu đã định.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức,
việc thiết kế cần phải nhận biết có những tồn tại gì, xác định các trung tâm trách nhiệm,
cân nhắc giữa chi phí và lợi ích, và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu và những nỗ lực
quản lý.
Để đạt được mục tiêu của tổ chúc, hệ thống kiểm soát quản lý phải phù hợp với cơ
cấu tổ chức của đơn vị. Vài công ty tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng, và
dịch vụ. Các công ty khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo
từng sảm phẩm hoặc theo từng vùng.
1.4. Các đặc tính của kiểm soát quản lý
KSQL không chỉ lập kế hoạch mà còn dự đoán các điều kiện, các sự kiện có thể
phát sinh trong tương lai để bảo đảm mục tiêu của tổ chức được thực hiện.
KSQL được thực hiện một cách hệ thống nhưng không mang tính máy móc.
Hệ thống KSQL giúp ban giám đốc thực hiện kế hoạch, chiến lược của đơn vị, tổ
chức.
Trong KSQL, để đánh giá hoạt động của đơn vị, tổ chức hay các nhân, chỉ tiêu tài
chính và phi tài chính đều được sử dụng.
1.5. So sánh kiểm soát quản lý và kiểm soát
Kiểm soát quản lý
Kiểm soát
Chủ thể của KSQL có phối hợp với nhiều bộ phận
khác nhau nhằm thay đổi hành vi của các khách thể
kiểm soát
Chủ thể là từng cá nhân
Biện pháp tác động đa dạng và được xây dựng phù
Biện pháp tác động lên đối tượng
hợp với trường hợp cụ thể
kiểm soát thường được định trước
KSQL được thực hiện một cách tự chủ khác với
các loại hình kiểm soát giản đơn. Các nhà quản lý
thường sử dụng tư duy và phán xét riêng để ra
quyết định, không lệ thuộc vào các tiêu chuẩn hay
định mức xác định trước.
Bài tập về nhà:
Câu 1: Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý
https://123docz.net/document/907460-hoan-thien-he-thong-kiem-soat-hoat-dong-va-
kiem-soat-quan-ly-tai-cong-ty-co-phan-ky-nghe-lanh.htm
CHƯƠNG 2: HÀNH VI TRONG TỔ CHỨC
2.1. Mục đích của tổ chức
Mục đích của doanh nghiệp
- Tạo ra lợi nhuận
- Tối đa hóa giá trị doanh nghiệp
- Quản lý được các rủi ro trong doanh nghiệp
- Tiếp cận và giải quyết mối quan hệ với những bên có lợi ích liên quan (thị trường vốn,
thị trường sản phẩm, lao động,…)
Câu hỏi gợi mở: Mục đích của tổ chức chính phủ, tổ chức phi chính phủ là gì?
2.2. Thống nhất các mục đích trong tổ chức và các nhân tố ảnh hưởng
Để đạt được mục đích chung của tổ chức, nhà quản lý tạo ra cơ chế nhằm thống
nhất mục đích của tổ chức với bên trong và bên ngoài ở mức cao nhất có thể.
Nhân tố ảnh hưởng: trong quá trình thống nhất các mục đích của tổ chức bị ảnh
hưởng bởi các nhân tố sau:
- Nhân tố chính thức: có thể lượng hóa được, được quy định bằng văn bản, thiết lập mang
tính máy móc
- Nhân tố phi chính thức: thường không thể quy định chi tiết bằng văn bản. Thường chi
tiết thành nhân tố bên trong (văn hóa tổ chức) và nhân tố bên ngoài.
2.3. Hệ thống kiểm soát chính thức
Cấu phần gồm 2 loại: Hệ thống KSQL và các quy định, quy tắc
- Hệ thống KSQL: Xác định mục tiêu → Lập kế hoạch hoạt động → Lập dự toán hoạt
động → Thực hiện kế hoạch hoạt động → Lập báo cáo hoạt động → đánh giá kết quả
hoạt động (chỉ tiêu tài chính và phi tài chính).
- Quy định, quy tắc: Là những chỉ dẫn hiện hành, thông thường bằng văn bản, trong đó
mô tả quy trình nghiệp vụ, các thủ tục vận hành chuẩn liên quan đến các hoạt động khác
nhau của tổ chức. Bao gồm:
+ Quy định, quy tắc về kiểm soát vật chất, tài sản của tổ chức: quy định về bảo vệ,
an toàn kho bãi, bảo quản tài sản,…
+ Quy định, quy tắc thể hiện trong các cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ hay sổ tay
hướng dẫn
+ Quy định liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng hay kiểm tra việc hoàn
thành nhiệm vụ.