TRAINING 2013
MARKETING DEPARTMENT
MS. CLAUDIA VU
Ĩ Ă K N NG
Ổ Ứ Ự Ệ T CH C S Ki N
Ứ Ự Ệ
Ổ
T CH C S KI N
ự ệ
ị
Đ nh nghĩa “s ki n”
Phân lo i s ki n ạ ự ệ
ệ
ộ
ườ
Nhi m v c a m t ng ụ ủ
i
ổ ứ ự ệ t
ch c s ki n (TCSK)
ế
ạ
K ho ch + Quy trình
TCSK
ả
Quy trình qu n lý TCSK
ĐỊ
Ự Ệ
Ĩ
NH NGH A “S KI N”
ủ ầ ạ ằ ộ ộ “M t ph n c a PR, các ho t đ ng nh m
ả ươ ả ả qu ng bá cho th ệ ng hi u, hình nh, s n
ụ ủ ệ ặ ẩ ị ph m/d ch v c a doanh nghi p; ho c xây
ệ ớ ổ ố ự d ng, duy trì m i quan h v i c đông, nhân
ố ượ ụ viên, đ i t ng m c tiêu.”
Ạ Ự Ệ
PHÂN LO I S KI N
ố ộ
ố
Đ i ngo i – Đ i n i: ạ
ạ
ả
ộ
ố
ươ
ồ
ợ ng, kí h p đ ng…
ọ + Đ i ngo i: H p báo, h i th o, khai tr
ạ ộ ổ
ạ ộ
ố ộ
ộ
+ Đ i n i: Đ i h i c đông, đ i h i cán b nhân viên…
ứ ộ
ọ
M c đ trang tr ng:
Very formal – Smart casual – Conference/Seminar Casual
M c đích: ụ
ươ
ạ
ớ
ươ
ổ
ộ
+ Phi th
ắ ng m i: Ra m t sp m i, khai tr
ng, đ ng th …
ươ
ể
ế
ạ
ạ
ợ
ộ
ộ
+ Th
ng m i: H i ch , tri n lãm, ngày h i khuy n m i…
ả
ấ
ị
Đ a lý, b n ch t:
ừ
ệ
ể
ấ
ấ
ị
Chính tr XH – Văn hóa – T thi n – Th thao – C p TP – C p QG
Ụ
Ệ
ƯỜ Ổ Ứ Ự Ệ
NHI M V NG
I T CH C S KI N
ế ặ ể 1. Hi u bi ẽ ề t c n k v :
- M c đích, tính ch t s ki n ấ ự ệ
ụ
- Thành ph n tham d , đ i t
ự ố ượ ầ ự ệ ướ ế ng s ki n h ng đ n
ề ả ấ ả 2. Kh năng bao quát, qu n lý các v n đ liên quan
ế ự ệ đ n s ki n:
- Đ a đi m di n ra s ki n, đi m đ n ti p sau s ki n
ự ệ ự ệ ể ế ế ể ễ ị
ế (n u có)
- Các đ n v cung c p h u c n: âm thanh, ánh sáng, hi u
ậ ầ ệ ấ ơ ị
ứ ặ ệ ế ướ ố ng đ c bi t, bàn gh , hoa, n c u ng…
- Nhân viên tham gia t
ổ ứ ự ệ ệ ch c s ki n, an ninh, ngh sĩ,
khách m i…ờ
Ụ
Ệ
ƯỜ Ổ Ứ Ự Ệ
NHI M V NG
I T CH C S KI N
ườ
ướ
3. L
ng tr
ự ố c các s c
ậ ẵ
ự
ế
ạ
ườ
ấ
ợ ng h p x u
L p s n các k ho ch d phòng trong các tr
ờ ế
ế
ể ẩ
liên quan đ n th i ti
ậ t, an ninh, kĩ thu t có th x y ra
ố ề
ả 4. Qu n lý t
ề t v truy n thông
ệ ố
ề
ạ
ệ t cho báo chí tác nghi p
T o đi u ki n t
ọ ọ ả
ủ
ậ
ư ệ
Thu th p, ch n l c nh c a các nhà báo làm t
li u
ấ
ề
ứ
ả
ấ
5. Kh năng đáp ng cao nh t các v n đ phát sinh
ệ
ế ị ự
t b d trù
Đi n áp, các thi
ờ
ổ ứ ự ệ
ả ẩ ớ
ạ
Th i gian t
ch c s ki n ph i đ y s m/lùi l
i
ươ
ế
ổ
ươ
ự ố
Ph
ng án b sung, thay th khi cháy ch
ng trình do s c
phát sinh
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
ƯỞ
Ự 1. XÂY D NG Ý T
NG:
M c
BRAINSTORM
ụ đ ứ ự ệ ổ ích t ch c s ki n?
Các thành ph n tham gia?
ầ
Tính ch t, quy mô s ki n?
ự ệ ấ
Th i gian, a
đị đ ể ờ ứ ự ệ ổ i m t ch c s ki n?
Ngân sách nh m c dành cho s ki n? ứ
ự ệ đị
Ý t
ưở ự ệ ấ ng ch ủ đạ đ ể o, i m nh n cho s ki n?
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ậ ĐỀ
2. L P
Ổ Ứ Ự Ệ : ÁN T CH C S KI N
L a ch n ý t
ự ọ ưở ủ đạ ự ị ng ch ả ự o, xây d ng k ch b n s
ki nệ
Phác th o k ho ch truy n thông, qu ng bá s ki n ề
ự ệ ế ả ạ ả
Li t kê các v t t , nhân l c c n thi t cho s ki n
ự ầ ự ệ ậ ư ế ệ
Check giá các h ng m c ã li t kê, l p b ng d trù ụ đ
ự ệ ạ ậ ả
đạ kinh phí trình lãnh ệ o phê duy t
Lên ý t
ưở ế ế ẫ ấ ờ ng thi t k các m u gi y m i, bandroll,
ướ ờ ơ ph n, banner, t r i, backdrop, video clip…. dùng
để ả qu ng bá
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ự
Ạ
Ệ
Ế
3. K HO CH TH C HI N CHI
TI T:Ế
ứ ự ệ
ế
ấ
ầ
ổ
Xin gi y phép t ch c s ki n (n u c n),
ệ
ướ ớ ơ
ả
làm vi c tr
c v i c quan qu n lý hành
chính.
ế ế
ệ
ẫ
ẫ
Duy t m u thi t k và cho in các m u
ấ
ờ
ướ
gi y m i, bandroll, ph
n, backdrop,
poster…
ế
ề
ể
ả
ạ
Tri n khai k ho ch truy n thông qu ng
ự ệ
bá s ki n.
ợ đồ
ấ
ớ
Hoàn t t các h p
ng v i các nhà cung
ấ để
đầ đủ ậ ư
ự
ổ
c p
có
v t t , nhân l c cho t
y
ứ ự ệ
ch c s ki n
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ạ
Ế
Ệ
Ế
Ự 3. K HO CH TH C HI N CHI TI T:
ồ ơ
ệ
ả
ợ
ợ
Th o h s xin tài tr và ti n hành liên h xin tài tr / ế
ộ c ng tác
ế ắ đặ
ụ ầ
ạ
Thi công các h ng m c c n thi t: l p
ấ t sân kh u, dàn
ă
âm thanh – ánh sáng, c ng khung backdrop, trang trí…
ự ụ ể
ự
ế
ả
ậ
ọ
L p b ng phân công nhân s c th , chi ti t. L a ch n
ẩ
ậ
ầ
ậ MC, PG, an ninh, h u c n… c n th n.
ọ đ ệ
ử
ấ
ờ
G i gi y m i khách VIP, g i
i n confirm.
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ạ
Ế
Ế
Ệ
Ự 3. K HO CH TH C HI N CHI TI T:
đế
ẩ
ờ
Quan tâm
ị n danh sách khách m i, chu n b
ươ
ế đ
ủ
ễ
ă
ph
ng án ti p ón VIP, bài di n v n c a VIP…
đế
ự ệ
ặ
Quan tâm
n quà t ng cho khách sau s ki n
ể
đ ề
ự ế
ỉ
Ki m soát,
i u ch nh ngân sách th c t , các
ả
ữ
đơ
ể
ậ
ả
kho n phát sinh. Gi
hóa
n, l p b ng bi u rõ
ràng.
ố ổ
ệ
ươ
Ráp n i, t ng duy t ch
ng trình
ờ ế
Chú ý xem th i ti t!
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ự Ệ Ế 4. TI N HÀNH S KI N:
Ngay tr
ướ ự ệ c s ki n:
- Check l
ạ ị ả ờ ẫ ủ ễ ă i k ch b n, l i d n c a MC, bài di n v n
ủ đạ c a ể i bi u
- Check l n cu i âm thanh, ánh sáng, trang trí…
ầ ố
- Ch nh ỉ
đố đị đ ụ n trang ph c theo úng quy nh
- Nh c nh k vi c ti p ón VIP, v trí ng i c a VIP
ở ĩ ệ ồ ủ ế đ ắ ị
- Ti p ón, chu n b k càng khu v c tác nghi p c a
ế đ ự ủ ệ ẩ ĩ ị
báo chí
- Ph bi n l
ổ ế ạ ầ đố ớ ộ ụ ả ậ i yêu c u i v i b ph n ch p nh,
quay phim
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ự Ệ Ế 4. TI N HÀNH S KI N:
Trong s ki n:
ự ệ
- Luôn
đứ ấ để ể ầ ng g n sân kh u ki m soát các tình
hu ngố
- Theo sát k ch b n ch ị
ả ươ ng trình
- C t c ng ắ ử
đạ ườ đứ i ự ạ ng tr c t i khu ể i bi u
- Liên h v i a
ệ ớ đị đ ể ế ế i m ti p theo (n u có)
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ự Ệ Ế 4. TI N HÀNH S KI N:
Sau s ki n:
ự ệ
- C m n, ti n VIP ho c ễ
ả ơ ặ đư a VIP đế đị đ ể n a ế i m k
ti pế
- Nhanh chóng thu th p nh, clip c a PV . Ch n l c
ọ ọ ậ ả ủ
- Thanh toán cho các nhà cung c pấ
ư ệ ử ữ ả ị nh ng hình nh có giá tr làm t li u g i báo chí
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
Ổ Ứ Ự Ệ
QUY TRÌNH T CH C S KI N
ứ ự ệ
ọ ổ
ế
ậ
ổ
Ekip t ch c s ki n nhóm h p t ng k t, nh n xét khâu
ứ
ệ
ổ t ch c, rút kinh nghi m.
ố ạ ả
ử ộ
ệ
ậ
Ch t l
ế ự i b ng li t kê chi phí th c chi g i b ph n k
toán.
ậ
ế ử
o
Ổ Đ Ậ Ế 5. L P BÁO CÁO T NG K T – ÁNH GIÁ:
đạ REPORT
L p báo cáo t ng k t g i lãnh ổ $$$
Ự
TH C HÀNH
ổ ứ ự ệ ế ạ Lên k ho ch t ch c các s ki n sau:
1. L khai m c gi
ễ ạ ả đ i bóng á SV New Ocean Cup 2013
2. Event “Chào xuân 2013” khu y
ấ độ ạ ng không khí t i
ầ Đạ ĩ ủ ữ ơ ở c s 2, Tr n i Ngh a c a Anh ng New Ocean
3. Tri n lãm giáo d c qu c t New Ocean 2013
ố ế ụ ể
4. T a àm t v n tuy n d ng, h
ọ đ ư ấ ụ ể ướ ữ ệ ng nghi p gi a
Đ ươ New Ocean và sinh viên H Th ạ ng M i
5. Gala liên hoan cu i n m c a New Ocean
ố ă ủ
6. Bu i teambuiding nhân d p t p th New Ocean
ị ậ ể ổ đ i
ngh hèỉ
