Bài giảng Kĩ năng tổ chức sự kiện

Chia sẻ: Hetiheti Hetiheti | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:20

Thêm vào BST

Báo xấu

417
lượt xem 70
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung của bài giảng gồm: Định nghĩa "sự kiện", phân loại sự kiện, nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện, kế hoạch và quy trình tổ chức sự kiện, quy trình quản lý tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kĩ năng tổ chức sự kiện

TRAINING 2013 MARKETING DEPARTMENT MS. CLAUDIA VU KĨ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KiỆN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN Định nghĩa “sự kiện” Phân loại sự kiện Nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện (TCSK) Kế hoạch + Quy trình TCSK
ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN” “Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.”
PHÂN LOẠI SỰ KIỆN  Đối ngoại – Đối nội: + Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng… + Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…  Mức độ trang trọng: Very formal – Smart casual – Conference/Seminar Casual  Mục đích: + Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ… + Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…  Địa lý, bản chất:
NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Hiểu biết cặn kẽ về: - Mục đích, tính chất sự kiện - Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến 2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện: - Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)
NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. Lường trước các sự cố Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra 4. Quản lý tốt về truyền thông Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu 5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG: Mục đích tổ chức sự kiện? BRAINSTORM Các thành phần tham gia? Tính chất, quy mô sự kiện? Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện? Ngân sách định mức dành cho sự kiện?
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2. LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự kiện Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện Liệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiện Check giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT: Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần), làm việc trước với cơ quan quản lý hành chính.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT: Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/ cộng tác Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí… Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết. Lựa chọn MC, PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT: Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIP… Quan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiện Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các khoản phát sinh. Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Ngay trước sự kiện: - Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn của đại biểu - Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí… - Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định - Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Trong sự kiện: - Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát các tình huống - Theo sát kịch bản chương trình - Cắt cử người đứng trực tại khu đại biểu
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN: Sau sự kiện: - Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế tiếp - Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí - Thanh toán cho các nhà cung cấp
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ: Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu tổ chức, rút kinh nghiệm.  Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận kế toán. Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo $$$ REPORT
THỰC HÀNH Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau: 1. Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013 2. Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại cơ sở 2, Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New Ocean 3. Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013 4. Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa New Ocean và sinh viên ĐH Thương Mại
~ Gracias por atención~