Kỹ năng giao việc/uỷ quyền
PGS. TS. Trần Văn Bình
1
Nội dung trình bày
1. Lý do của giao việc và trao quyền 2. Khái niệm về giao việc và trao quyền 3. Những lợi ích của giao việc và trao quyền 4. Cách thức và nguyên tắc giao việc 5. Trao quyền và các mức độ trao quyền/ủy
thác
6. Quy trình ủy thác công việc
2
Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau?
Công việc thường trễ hạn và tổ chức hay gặp khó
Không tìm được người trong tổ chức để giao việc. Một số nhân viên quá bận rộn trong khi một số nhân
khăn do những quyết định đưa ra chậm trễ.
Các nhân viên được giao những nhiệm vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ. Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình.
viên khác lại ngồi không.
3
Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau? …
Quyết định của nhân viên thường vượt quá quyền hạn của mình và dường như chẳng ai biết ai là người đảm trách dự án.
Các nhân viên có liên quan không được thông báo những
thông tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu.
Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàm chán,
tổ chức có nhiều nhân viên xin thôi việc.
Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao
mà không thông qua người đã phân qua việc đó.
Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian
quan tâm tới nhân viên.
4
Lý do nào?
Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm? Lãnh đạo sợ mất việc, mất quyền? Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, những
người xung quanh?
Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có các kỹ
năng để giao việc và phân quyền cho người khác?
5
Ghi nhớ
Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác. Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc trở thành “nô lệ” cho những công việc của nhân viên.
Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức.
6
Khái niệm về giao việc/Trao quyền
Giao việc là giao nhiệm vụ cho nhân viên. Giao cho nhân viên thực hiện một công việc hay một phần công việc nào đó.
Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;
Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi
và trách nhiệm
7
Những lợi ích của giao việc và trao quyền
Đối với người được phân công Đối với người phân công Đối với tổ chức, doanh nghiệp
8
Lợi ích đối với người được phân công
ộ ộ
ử
Cơ h i phát tri n chuyên môn Cơ h i phát tri n các k n
ả
ố ế
ờ
ỹ ăng: x lý tình hu ng, ả ế ấ đề, qu n lý th i gian, giao ti p,
ể ể gi i quy t v n ra quy t ế định, …
ề ả
ạ
T o cho h s hài lòng v b n thân khi hoàn
ọ ự thành công vi cệ
ử
ộ
ầ
Nâng cao giá tr c a h v i doanh nghi p ệ ị ủ ọ ớ Cơ h i th thách và chinh ph c ụ Tính tham gia cao hơn, d n ẫ đến s tinh th n và
ự
ệ
9
ộ đ ng l c làm vi c ngày càng t
ự ố ơn t h
Lợi ích đối với người phân công
ệ ủ ơ
ả
ờ
ị được công vi c c a đ n v ệ ơn cho vi c qu n lý
ể
Đi u hòa ề Có thêm nhi u th i gian h ề ệ và ki m soát công vi c
ề
ệ
vi c qu n lý, giám sát,
ệ ố ớ
ả
ồ
ả
ề
ớ
C ng c ạ ố được quy n h n và trách nhi m trong ủ ả ệ đánh giá Gi m áp l ực công vi c đ i v i nhà qu n lý ả Chu n b ngu n nhân l c k th a ự ế ừ ị ẩ Tăng nh h ớ ưởng và uy tín đối v i nhân viên Minh ch ng ứ được năng l c ự đi u hành v i doanh
10
nghi pệ
Lợi ích đối với tổ chức, doanh nghiệp
Cho phép khai thác những năng lực và
kiến thức tiềm tàng của nhân viên.
Tăng năng suất lao động Tiết kiệm chi phí Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm Tập thể có năng lực
11
Kết luận
Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “Thành công bằng hợp sức của nhiều người khác” và "Thành công bằng sức mạnh, sự sáng tạo tập thể"
12
Cách thức giao việc
ậ
ạ
ệ Bước 1: Nh n d ng công vi c
ậ ổ
L p s tay công vi c ệ
Dành 515 phút đầu ngày làm vi c ệ để hình dung
ấ ả
ả
t
ệ t c công vi c ph i làm
ắ
ự
ệ
S p x p trình t ế
công vi c theo tính ch t
ấ ưu tiên
và quan tr ngọ
13
Nhóm công vi c theo các tiêu chí ệ
đặc thù
Lưu ý
Những vấn đề cần xem xét khi quyết định công việc được giao Những công việc mà nhân viên bắt buộc phải làm. Những công việc nhân viên nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần. Những công việc bạn có thể làm, nhưng nhân viên cũng có thể làm nếu có cơ hội. Những công việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự giúp đỡ của nhân viên. Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể làm.
14
Cách thức giao việc …
ữ
ữ
ăng l cự ề
ề ăng l c ự
ự
ử ủ ừ
ự
ười
ệ ệ
ắ Bước 2: N m v ng n Ph i n m v ng thông tin v tay ngh , n ả ắ ủ c a nhân s Ph i n m rõ tính tình, cách hành x c a t ng ả ắ ủ c a nhân s N m rõ mãng công vi c chính c a t ng ng ắ ủ ừ N m rõ l ệ ạ ủ ừ ượng công vi c hi n t ắ i c a t ng người
15
Cách thức giao việc …
ố
ệ
Bước 3: Ráp n i công vi c và con ng
ười
ệ
ả
ầ
Xác định công vi c gì c n ph i phân công
Ai là người phù h p ợ để giao vi cệ
ệ ớ
ệ
Giao vi c v i vi c cung c p
ấ đầy đủ thông tin
ầ c n thi
ế t
ầ
Nêu rõ yêu c u, mong
đợi và ước lượng th i ờ
16
gian hoàn thành
Lưu ý
Những vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc: Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên. Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và kiến thức của ứng viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công việc, với đồng sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ? Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu công việc và tin tưởng vào mức độ thi hành.
17
Nguyên tắc giao việc
Đúng người, đúng vi c, ệ đúng th i ờ đi mể
Rõ ràng, công khai, minh b chạ
ợ
Công b ng, h p lý ằ
Có công tác giám sát
ả ồ ế
ầ
ả
Yêu c u báo cáo ph n h i k t qu
18
Nguyên tắc giao việc …
ệ
ệ
Giao vi c không có nghĩa là “
đẩy công vi c” cho
ai đó.
ệ
ả
Giao vi c không ph i là trù d p ậ
ệ
ế
Giao vi c không có nghĩa là ng
ả ười qu n lý h t
ụ
nhi m vệ
19
Những điều nên tránh khi giao việc
Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ. Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử
Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao
thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc.
Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên
việc.
Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý
mới và chưa qua thử thách.
mà mọi người đều có thể làm.
20
Những điều nên tránh khi giao việc …
Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân viên. Ngăn cản thông báo những thông tin quan trọng liên
Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm
quan đến nhiệm vụ được giao.
Chất đống công việc và để hầu hết nhân viên tin
vụ.
Không khen ngợi và động viên nhân viên khi họ
rằng chỉ có mình mới có thể làm được.
hoàn thành nhiệm vụ quan trọng…
21
Trao quyền/Ủy thác công việc
Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc; Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi
và trách nhiệm
22
Các mức độ ủy thác công việc
ộ
ạ
ủ
ứ
ự
ệ
ứ
ườ
ự ộ ủ
D a vào m c đ tham gia c a nhà lãnh đ o và nhân viên trong quá trình th c hi n công ệ vi c, ng i ta chia ra 4 m c đ y thác công vi c: ệ y thác hoàn toàn Ủ y thác ch y u ủ ế Ủ y thác gi Ủ ớ ạ i h n y thác t ể ố Ủ i thi u
23
Ủ
y thác hoàn toàn
ấ
ứ
ụ
ộ ủ ượ
ệ
ấ ấ ạ
ế ố
ượ
ủ
ệ
ế
ả
Đây là m c đ y thác công vi c cao nh t. ệ ố ớ ộ ứ c áp d ng đ i v i nhân viên M c đ này đ ề ề ọ ế ạ ấ t rõ v h . r t lành ngh mà nhà lãnh đ o bi Nhà lãnh đ o giao công vi c cho c p d ướ ệ ạ i ướ ư ế và làm vi c đó nh th nào là do c p d i ỉ ị hoàn toàn quy t đ nh. Nhà lãnh đ o ch ậ c nh n k t qu cu i cùng c a công vi c đ giao.
24
Ủ
ủ ế
y thác ch y u
ạ ủ
ấ
ệ ạ ộ
Nhà lãnh đ o y thác công vi c cho c p ế i, và ch ra các k ho ch ho t đ ng.
d
ượ
ế
ướ C p d ấ
ỉ ướ ẫ i v n đ ệ
ế ị ư
ư
ệ
ả
ộ
ị
ạ ề ế ế
c quy n ra quy t đ nh ti n hành công vi c nh th nào, nh ng theo ỳ đ nh k ph i báo cáo ti n đ công vi c cho nhà lãnh đ o.ạ
25
Ủ
ớ ạ
y thác gi
i h n
ạ ủ ọ ầ
ệ ươ
ấ ế
Nhà lãnh đ o y thác công vi c cho c p ả ư ng án ti n
i, yêu c u h ph i đ a ra ph
ướ d hành.
ạ
ể
ậ
ấ
ặ
ươ
ế
ệ
ệ
Nhà lãnh đ o có th ch p nh n ho c bác b ỏ ng án làm vi c đó. Trong quá trình ti n ng xuyên
ệ
ể
ph ạ hành công vi c, nhà lãnh đ o th ki m tra, đánh giá công vi c đ
ườ ượ ủ c y thác.
26
Ủ
ố
ể
y thác t
i thi u
ấ
ấ
ứ
ạ
ấ
ệ ư ế
ế
ờ
ướ
ấ
ầ
ộ
ạ ệ
ỉ ấ
ỏ
Đây là m c đ y thác công vi c th p nh t. ệ ộ ủ ả ướ i ph i làm Nhà lãnh đ o ra l nh cho c p d ướ ệ c ti n hành vi c gì, làm nh th nào, các b ậ ụ ể c th , th i gian hoàn thành. Th m chí nhà i m t ph n lãnh đ o ch giao cho c p d ộ công vi c r t nh trong toàn b quá trình công vi c.ệ
ứ
Đây là hình th c giao vi c ệ
27
Ghi nhớ
Tổ chức làm việc theo nhóm là tiền đề cho việc trao quyền, uỷ thác công việc
28
Để ủy thác công việc được tốt
Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và
thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp.
Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng
cần thiết
Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc
thực hiện của nhân viên.
29
Thảo luận tại lớp
Có những lý do nào khiến người quản lý
không muốn trao quyền/ủy thác công việc?
30
Những lý do khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc
Sợ mất quyền (quyền lực, quyền lợi) Sợ nhân viên hơn thủ trưởng Không tin tưởng nhân viên Không biết cách uỷ thác Tính chất công việc không cho phép
31
Hậu quả của việc không thực hiện tốt việc uỷ thác công việc
Lãnh đạo luôn phải làm việc quá tải Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ
Nhân viên lơ là trong công việc. Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra. Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát. Lãng phí nguồn lực cơ quan. Các quyết định có chất lượng thấp.
quan.
32
Quy trình uỷ thác công việc
ỷ
ượ
ầ
Quá trình u thác đ
c chia làm 3 ph n:
ệ
ệ
ẩ
ầ
ỷ
ị
ả • Ph n 1: Chu n b cho vi c u thác hi u qu
ự
ệ
ầ
ỷ
ệ • Ph n 2: Th c hi n công vi c u thác
ầ
ồ
ả • Ph n 3: Ph n h i thông tin
33
ệ
ẩ
ỷ
ị
ả
ệ Chu n b cho vi c u thác hi u qu
ầ ượ ế ướ Ph n này đ c ti n hành trong 3 b c:
ụ ệ ệ ầ ị ướ • B c 1 ỷ : Xác đ nh công vi c, nhi m v , lý do c n u
ể ả ỷ ả ủ thác. U thác đ gi m t ố ả i cho nhà qu n lý, c ng c
ề ể ấ ướ ệ ni m tin phát tri n nhân viên c p d ả i hay c i thi n
ệ ố ổ các m i quan h trong t ứ ch c.
ề ệ ạ ạ ị ướ • B c 2 : Xác đ nh ph m vi quy n h n trách nhi m
ẽ ượ ứ ề ệ ạ ộ ỷ u thác, m c đ quy n h n và trách nhi m s đ c
34
ư ế ẽ giao s nh th nào.
ẩ
ệ
ỷ
ị
ệ Chu n b cho vi c u thác hi u qu …ả
ự ọ ườ ể ỷ ướ B c 3 : L a ch n ng i có th u thác. Các tiêu chí
ượ ắ ọ ườ ỷ Ư ầ c n đ c cân nh c khi ch n ng i u thác là gì? u
ị ướ ể ệ ự tiên năng l c, đ nh h ng phát tri n, kinh nghi m hay
ờ th i gian...?
35
ự
ệ
ệ
ỷ
Th c hi n công vi c u thác
ầ ượ ế ướ Ph n này đ c ti n hành trong 2 b c:
ệ ủ ự ệ ệ ườ ướ • B c 4 : Th c hi n vi c y thác công vi c cho ng i
ượ ự ọ ướ ầ đ c l a ch n. Trong b ỉ ả c này nhà qu n lý c n ch
ấ ượ ầ ủ cho nhân viên th y đ ọ c t m quan tr ng c a công
ượ ế ớ ọ ỷ ị ệ vi c đ ả c u thác, xác đ nh v i h các k t qu
ệ ề ạ ợ ỉ ượ mong đ i, ch rõ quy n h n và trách nhi m đ c
ả ậ ả ồ giao, tho thu n các qui trình báo cáo ph n h i
36
đánh giá.
ự
ệ
ệ
ỷ
Th c hi n công vi c u thác …
ề
ệ ệ
ỷ
ệ
ệ
ệ
ạ
ộ
ữ
ớ
ữ ộ ướ B c 5 : Thông báo cho nh ng cá nhân, b ả ậ ể ả ph n có liên quan. Đ đ m b o đi u ki n giúp ệ ự ườ ượ c u thác th c hi n công vi c, nhà i đ ng ả ụ ỷ ả qu n lý ph i thông báo công vi c nhi m v u ớ ề ứ thác và m c đ quy n h n, trách nhi m t i ầ ơ nh ng n i có liên quan cùng v i các yêu c u ỡ ỗ ợ giúp đ h tr .
37
ả
ồ
Ph n h i thông tin
ầ
ượ
ế
ướ
Ph n này đ
c ti n hành trong 2 b
c:
ỗ ợ ỷ ướ • B c 6 : Theo dõi h tr ng ườ ượ i đ ể c u thác. Đ
ệ ả ả ượ ự ệ ố ầ đ m b o công vi c đ c th c hi n t ệ t c n có h
ả ừ ệ ả ố ồ ả th ng thông tin ph n h i hi u qu t phía nhà qu n
ớ ượ ỷ lý t i nhân viên đ c u thác.
ữ ệ ạ ướ • B c 7 : Đánh giá rút kinh nghi m cho nh ng ho t
ộ ế đ ng ti p theo.
38
Đánh giá hiệu quả ủy thác
Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần căn cứ vào: F: Mục đích công việc được giao E: Môi trường làm việc của nhân viên R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng? R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay không? M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
39
Thay cho lời kết
Nhà qu n lý luôn ph i đ i đ u v i nh ng áp l c, đ ể ả ố ầ
ự ữ ả ớ
ạ ộ ở ộ ấ ả ờ có thêm th i gian m r ng ho t đ ng s n xu t kinh
ệ ả ọ ỷ doanh h ph i thành công trong u thác công vi c.
U thác công vi c ng
ệ ỷ ượ ở ạ ả ỏ c tr l i đòi h i nhà qu n lý
ừ ả ỹ ỹ ph i có k năng và không ng ng nâng cao k năng
ủ c a chính mình.
