Bài giảng Nguyên lý kế toán Chương 5: ThS. Vũ Quốc Thông (chuẩn nhất)

Vũ Quốc Thông

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

Chương 5 QUY TRÌNH KẾ TOÁN

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu

Sau khi học xong chương này, bạn có thể:

• Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán • Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán

• Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu

• Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp

Vũ Quốc Thông

Nội dung

• Tổng quan về quy trình kế toán

• Chứng từ kế toán

• Tổ chức công tác kế toán

• Sổ sách kế toán

Tổng quan về quy trình kế toán

Hệ thống thông tin

Quy trình kế toán

Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán

Vũ Quốc Thông

Kế toán – hệ thống thông tin

• Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh các

nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu)

• Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các thông tin

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định.

hữu ích cho những người sử dụng

Quy trình kế toán

Cung cấp thông tin

Thu thập dữ liệu

Báo cáo tài chính

Bảng CĐKT

Báo cáo KQHĐKD

Sổ kế toán

Báo cáo LCTT

Bản TMBCTC

Xử lý và lưu trữ dữ liệu

Kiểm soát các hoạt động

Chứng từ kế toán

Vũ Quốc Thông

Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán

Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập

trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ

chức:

• Tính tin cậy của BCTC

• Hiệu quả của các hoạt động

• Việc tuân thủ các quy định

Chứng từ kế toán

 Khái niệm

 Vai trò của chứng từ

 Phân loại chứng từ

 Yêu cầu đối với chứng từ

 Lưu chuyển chứng từ

 Yếu tố của chứng từ

Vũ Quốc Thông

Khái niệm

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang

tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã

hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán (Điều 4 Luật

kế toán năm 2003).

PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Là việc sử dụng bản chứng từ kế toán để phản ánh Là việc sử dụng bản chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo thời gian, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo thời gian, địa điểm và nội dung kinh tế, sau đó cung cấp thông tin trên địa điểm và nội dung kinh tế, sau đó cung cấp thông tin trên bản chứng từ cho các bộ phận quản lý có liên quan bản chứng từ cho các bộ phận quản lý có liên quan đồng thời cung cấp thông tin cho việc ghi sổ kế toán. đồng thời cung cấp thông tin cho việc ghi sổ kế toán.

Vai trò của chứng từ kế toán

• Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối

với chất lượng thông tin kế toán.

• Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc

quản lý.

• Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của

nghiệp vụ kinh tế.

• Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh

chấp, kiện tụng.

Vũ Quốc Thông

Phân loại chứng từ

• Theo nội dung phản ảnh

• Theo công dụng

• Theo nguồn gốc (địa điểm lập)

• Theo trình tự lập - chứng từ gốc và chứng từ

tổng hợp (chứng từ ghi sổ)

Chứng từ điện tử

• Phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế

toán và được mã hoá

• Được chứa trong các vật mang tin: băng, đĩa, thẻ

thanh toán

• Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu

Vũ Quốc Thông

Chứng từ điện tử (tt.)

ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG: • Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông

tin

• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ • Có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật • Xác lập phương thức giao nhận điện tử • Cam kết về hoạt động diễn ra khớp đúng quy định

Phân loại chứng từ (tt.)

Theo nội dung phản ảnh

• Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy

báo Có

Chứng từ về tiền tệ

• Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ...

Chứng từ về hàng tồn kho

• Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền

lương ...

Chứng từ về lao động và tiền lương

• Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ...

Chứng từ về bán hàng

• biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh

lý

Chứng từ về TSCĐ

Vũ Quốc Thông

Phân loại chứng từ (tt.)

Phân loại theo công dụng của chứng từ

• Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp

• Chứng từ bên trong • Chứng từ bên ngoài

Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ

Phân loại chứng từ (tt.)

Chứng từ gốc

Chứng từ tổng hợp

Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tập hợp từ các chứng từ gốc cùng loại

Vũ Quốc Thông

Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần

Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC

07 14/07/0001

1 3 2015

Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng

18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười

ngàn đồng)

1 hóa đơn GTGT

1 3 2015

Minh họa mẫu chứng từ

Ví dụ 1

Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ

nào theo các cách phân loại đã học:

 Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách

hàng

 Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán

 Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng

Vũ Quốc Thông

Ví dụ 1 (tt.)

Đánh dấu (X) vào các ô cho các chứng từ được cung cấp:

Chứng từ Nội Gốc Tổng TM Bên ngoài bộ hợp Mệnh lệnh Chấp hành

Phiếu thu

HĐ kiêm phiếu XK

Uỷ nhiệm chi

Hóa đơn tiền điện

Giấy xin tạm ứng

Yêu cầu đối với chứng từ

• Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính

chính xác của số liệu.

• Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo

qui định.

• Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ.

Vũ Quốc Thông

Các nội dung chủ yếu của chứng từ

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; d. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế

toán;

e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ KT-TC ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những

người có liên quan đến chứng từ kế toán.

(Khoản 1 điều 17 Luật kế toán năm 2003)

Các

yếu

tố

của

chứng

từ

Vũ Quốc Thông

Luân chuyển chứng từ

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

- Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ.

- Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có

- Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập

1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập.

trên phần mềm kế toán trong máy vi tính và in ra.

Vũ Quốc Thông

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Hoàn chỉnh chứng từ:

+ Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

+ Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ.

+ Phân loại chứng từ;

- Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù hợp.

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Vũ Quốc Thông

- Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải

được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy

định của Luật kế toán.

- Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã

được thanh lý.

Trình tự luân chuyển chứng từ

• Đối với giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt

3

1

2 Thủ quỹ

Kế toán

Người nhận tạm ứng

Thủ trưởng đơn vị

4

5 Lưu trữ

Vũ Quốc Thông

Trình tự luân chuyển chứng từ (tt.)

• Đối với phiếu nhập kho

Nhập kho và ghi vào thẻ kho Lập chứng từ nhâp kho

Kế toán vật liệu

Thủ kho

Phòng cung ứng

Ghi sổ nhập NVL

Lưu trữ

Bài tập thực hành 1

• Hãy ghép cặp:

a. Chứng từ mệnh lệnh

1. Thực hiện định khoản vào chứng từ trước khi ghi sổ

2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động

3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho

4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán

e. Hoàn chỉnh chứng từ 5. Chứng minh hàng mua đã nhập kho

f. Chứng từ chấp hành 6. Hóa đơn giao cho khách hàng

g. Chứng từ bên trong

Vũ Quốc Thông

Sổ sách kế toán

Khái niệm

Phân loại sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán

Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán

Giới thiệu hình thức nhật ký chung

Khái niệm

• Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các

nghiệp vụ.

• Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên

chứng từ kế toán.

• Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính.

Vũ Quốc Thông

Phân loại sổ sách kế toán

Phân loại theo phương pháp ghi chép

• Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký.

• Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo TK tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh, kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết...

• Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 33

Vũ Quốc Thông

Phân loại sổ sách kế toán (tt.)

Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng

kế toán

• Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái.

• Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư...

• Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.

Vũ Quốc Thông

Phân loại sổ sách kế toán (tt.)

Phân loại theo cách tổ chức sổ

 Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái ...

 Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản

phẩm, hàng hoá …

 Sổ điện tử: trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi

tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin

dữ liệu.

lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách nhập

Vũ Quốc Thông

Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán

Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán:

– Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

Giới thiệu hình thức Nhật ký chung

CHỨNG TỪ GỐC

NHẬT KÝ CHUNG

SỔ THẺ, KẾ TOÁN CHI TIẾT

NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

SỔ CÁI

Ghi chú:

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Vũ Quốc Thông

Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền

Chứng từ

Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK

Diễn giải

Số

Ngày

112

152

642

…

Cộng

2.1

Chi Tiếp khách

800.000

…

2.1

Mua NVL

500.000

…

5.1

Thu tiền bán hàng

400.000

…

Cộng

…

Ví dụ 2

Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong những sổ sách kế toán nào?

a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234

ngày 11/11/2011 của công ty ABC

b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1

của tài sản M.

c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ

Vũ Quốc Thông

Bài tập thực hành 2

Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC trong tháng 4/20x1 như sau: 1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng TGNH là 600 triệu đồng

2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng 3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng A

4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ N là 1,6 triệu đồng. TSCĐ N được sử dụng cho bộ phận bán hàng

Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung