MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
MỤC ĐÍCH
Giới thiệu các mô hình tổ chức của dự án
Mô hình
Đặc điểm
Điều kiện ứng dụng
Nhà quản lý dự án, nhân viên dự án
Ưu nhược điểm của mỗi loại
Trách nhiệm
Các phẩm chất cần có
Tuyển dụng
MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO CẤU TRÚC CHỨC NĂNG
GIÁM ĐỐC
P.Giám đốc tài chính P.Giám đốc Sản xuất P.Giám đốc Marketing P.Giám đốc Nhân sự
PM DỰ ÁN A
PM DỰ ÁN B
PM DỰ ÁN C
PM DỰ ÁN D
- Sản xuất - Tài chính - Nhân sự…
-Sản xuất -Tài chính -Nhân sự …
-Sản xuất -Tài chính -Nhân sự …
-Sản xuất -Tài chính - Nhân sự…
Ưu điểm – hạn chế của tổ chức DA theo cấu trúc chức năng
Ưu điểm Nhược điểm
Năng lực k ỹ thuật
Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng thể
Khó khăn trong việc tích hợp nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau: có thể gây mâu thuẫn
Phát triển và duy trì năng lực trong lĩnh vực chuyên môn. Tác động tương hỗ giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực.
Mục tiêu
Tập trung vào mục tiêu của chức năng
Theo đuổi mục tiêu dài hạn
Dễ dàng đi đến thống nhất giữa các mục tiêu nội bộ
Mâu thuẫn về mức độ ưu tiên với các hoạt động chức năng khác Khó cân nhắc giữa các ràng buộc chất lượng - thời gian – chi phí Không có người chịu trách nhiệm toàn bộ về mục tiêu của dự án Quản lý đóng vai trò phụ so với kỹ thuật
Tính ổn định
Khó khăn trong thích ứng với các thay đổi Luân chuyển thông tin nội bộ gặp nhiều khó khăn Ra quyết định chậm chạp
Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng Xác định rõ các vai trò và trách nhiệm Các mối quan hệ giữa các cá nhân ổn định Con đường nghề nghiệp được lập rõ Khuyến khích tinh thần học tập của tổ chức
Kiểm soát
Kiểm soát chất lượng và hiệu quả dễ dàng Linh hoạt và tận dụng lợi thế quy mô trong sử dụng lao động
Khó kiểm soát biến số thời gian Giới hạn trong mối liên hệ với bên ngoài Thiếu sự quan tâm đến khách hàng Năng lực quản lý của nhân viên bị hạn chế
MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO DỰ ÁN THUẦN TÚY (Tổ chức chuyên trách QLDA)
GIÁM ĐỐC
…
Giám đốc Dự án A
P.Giám đốc Nhân sự
P.Giám đốc Tài chính
P.Giám đốc Sản xuất
PMU DỰ ÁN A
- Sản xuất - Tài chính - Nhân sự …
Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo cấu trúc Dự án thuần túy
Ưu điểm
Nhược điểm
Xác định rõ ràng trách nhiệm của toàn bộ
Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực.
•
•
dự án
Hạn chế trong phát triển và tích lũy các
•
Ra quyết định nhanh chóng
kiến thức và kinh nghiệm.
•
Các cấp truyền thông giảm bớt,
truyền
Không ổn định về công việc.
•
•
thông nhanh và chính xác hơn
Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật
•
Hệ thống tích hợp tốt
cho những biến số hiện hữu hơn như tiến
•
Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn
độ và chi phí.
•
•
Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống
khác nhau
quản lý, các chính sách và thủ tục với tổ
Ưu tiên rõ ràng
•
Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời
chức mẹ.
•
gian và chi phí
Định hướng khách hàng
•
Định hướng kết quả
•
TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO HÌNH THỨC MA TRẬN
GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc chương trình
Phó Giám đốc Sản xuất
Phó Giám đốc Tài chính
Phó Giám đốc Nhân sự
PM 1
PM 2
PM 3
Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo cấu trúc ma trận
Ưu điểm
Nhược điểm
Dự án sẽ trở thành tâm điểm của cả doanh nghiệp. Dễ xảy ra mâu thuẫn tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận chức năng và PM.
DA có thể tiếp cận với nguồn lực về chuyên môn trong tất cả các bộ phận chức năng. Nguồn lực được chia sẻ giữa nhiều đơn vị khác nhau nên kiểm soát một nhóm dự án là rất khó khăn.
Các nhân viên sẽ ít lo lắng hơn khi dự án hoàn tất. Họ sẽ quay trở về các bộ phận chức năng. Dễ xảy ra tình trạng chỉ quan tâm đến mục tiêu chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu tổng thể của dự án.
Linh hoạt đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng và các bên trong của tổ chức mẹ.
Hình thức ma trận vi phạm nguyên tắc quản trị một thủ trưởng vì nhân viên dự án có đồng thời hai cấp trên, FM của họ và PM.
Dễ cân đối nguồn lực khi có nhiều dự án cùng được thực hiện.
MÔ HÌNH CHỦ NHIỆM ĐIỀU HÀNH DA
Chủ đầu tư - chủ dự án
Chủ nhiệm điều hành dự án
Tổ chức thực hiện dự án I
Tổ chức thực hiện dự án II
Lập dự toán
Khảo sát
Thiết kế
......
Xây lắp
MÔ HÌNH CHÌA KHÓA TRAO TAY
Chủ đầu tư - chủ dự án
Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án
Chọn tổng thầu (Chủ nhiệm điều hành dự án)
Tổ chức thực hiện dự án I
Tổ chức thực hiện dự án II
Khảo sát
Thiết kế
Xây lắp
......
ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời.
Được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc
lập với phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng
trong tổ chức.
Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức
năng.
Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp các nguồn lực, các chức năng nhằm thực hiện mục tiêu của dự án.
Thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và
mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật.
LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC CHO DỰ ÁN
Các căn cứ cần phải cân nhắc Các căn cứ thuộc về tổ chức
Mức sẵn sàng của các nguồn lực Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ Văn hóa tổ chức …
Tầm quan trọng chiến lược của dự án
Quy mô dự án
Tính mới mẻ của dự án và nhu cầu đổi mới
Nhu cầu tích hợp Mức độ phức tạp của môi trường Mức độ khắt khe về ngân sách và thời gian Ổn định trong sử dụng các nguồn lực …
Các yếu tố thuộc về dự án
NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Chức năng, nhiệm vụ
Trách nhiệm
Các phẩm chất, kỹ năng cần có
SỰ KHÁC NHAU GIỮA NHÀ QUẢN LÝ CHỨC NĂNG VÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nhà quản lý chức năng
Nhà quản lý dự án
Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu
vực chuyên môn họ quản lý biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh
nghiệm phong phú
Thạo kỹ năng phân tách (cách tiếp Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng
cận phân tách) cách tiếp cận hệ thống)
Như một đốc công, một người giám Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi
sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu. người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự
án.
Chịu trách nhiệm lựa chọn công Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ
nghệ chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch,
hướng dẫn và quản lý dự án.
