BÀI GIẢNG: QUẢN LÝ KHO VÀ TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KHO VÀ TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KHO VÀ TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của kho và trung tâm phân phối
Kho hàng và trung tâm phân phối (TTPP) là các mắt xích quan trọng trong mạng lưới
cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống
logistics và các chuỗi cung ứng. Đặc biệt là trong bối cảnh và xu hướng kinh doanh hiện
nay, khi sự biến động của thị trường ngày càng tăng, sự phát triển của đa dạng sản phẩm
và yêu cầu rút ngắn thời gian giao hàng của khách, tất cả đều có tác động đến vai trò và
chức năng mà các kho hàng đang phải thực hiện.
a) Khái niệm kho hàng
Kho hàng (Warehouse) được định nghĩa là cơ sở logistics tại các điểm trong chuỗi
cung ứng của doanh nghiệp, được xây dựng tại địa điểm đạt các điều kiện xác định, để thực
hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa (nguyên liệu thô, phụ tùng, bán thành
phẩm và thành phẩm) nhằm cung ứng cho khách hàng (nội bộ và bên ngoài) với mức dịch
vụ thích hợp và chi phí tối ưu (Grant, 2012).
Theo quan điểm truyền thống, kho là nơi cất trữ và bảo quản hàng hóa trong suốt quá
trình chu chuyển từ điểm đầu tiên đến điểm tiêu dùng cuối cùng trong chuỗi cung ứng. Khi
hàng dự trữ có mặt trong kho hàng, chúng phải được quản lý trong các không gian công
nghệ nhất định để đảm bảo duy trì tốt nhất về số lượng, chất lượng và điều phối hợp lý theo
yêu cầu của sản xuất và phân phối. Không gian nhà kho sẽ đáp ứng các yêu cầu này, đây
cũng là nơi thực hiện các tác nghiệp để biến đổi và tổ chức mặt hàng phù hợp với yêu cầu
của khách hàng.
Với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng, thay đổi trong quá trình sản xuất và phân
phối trong những năm vừa qua, các công ty đang phải cố gắng đáp ứng yêu cầu ngày càng
cao của khách hàng, chứ không đơn thuần là chỉ “đẩy” sản phẩm ra thị trường. Kho hàng
đã và đang phải thích ứng với những thay đổi này, đang trở nên ngày càng linh hoạt và tinh
gọn hơn. Kho phải làm gia tăng thêm giá trị cho sản phẩm khi chúng ở trong kho và đáp
ứng lịch trình sản xuất hiệu quả hơn, thay đổi phương pháp làm việc và tập trung đưa đúng
sản phẩm đến đúng địa điểm và đúng thời điểm. Vì vậy, nhà kho ngày nay không chỉ cung
cấp dịch vụ lưu trữ đơn giản, chúng có thể cung cấp cơ sở vật chất để sản phẩm được lắp
ráp, đóng gói và được định giá đúng với mong muốn của khách hàng.
Các điều kiện cần thiết để lựa chọn kho hàng trong chuỗi cung ứng bao gồm:
- Phù hợp chiến lược cạnh tranh và chiến lược chuỗi cung ứng.
- Vị trí và địa điểm (có hạ tầng giao thông thuận tiện, dễ tiếp cận).
- Diện tích và mặt bằng (có quy mô phù hợp với dung lượng hàng hóa, cao ráo).
- Đảm bảo yêu cầu phòng cháy chữa cháy và các quy định pháp lý khác.
b) Khái niệm trung tâm phân phối
Những thay đổi nhanh chóng của nhu cầu thị trường buộc các nhà sản xuất, doanh
nghiệp bán buôn và các đơn vị bán lẻ phải phát triển hệ thống kho hàng hiện đại để hỗ trợ
về mặt logistics tối ưu cho việc bổ sung hàng tồn kho cho phân phối hàng hóa từ nơi sản
xuất tới nơi tiêu dùng. Do đó, trong hệ thống logistics của chuỗi cung ứng hiện nay, chức
năng của kho được nhìn nhận rộng hơn, chuyển từ việc tập trung vào lưu kho hàng hóa
dưới dạng dự trữ thụ động sang dự trữ chủ động với tốc độ luân chuyển hàng hóa cao hơn
và nhanh hơn.
Thuật ngữ trung tâm phân phối (Distribution Center - DC) được sử dụng rộng rãi
trong toàn ngành để nắm bắt sự dịch chuyển năng động của kho bãi truyền thống, đặc biệt
thể hiện rõ nét ở hạ nguồn của chuỗi cung ứng. Khi thương mại điện tử phát triển, còn xuất
hiện thêm các thuật ngữ như trung tâm xử lý hàng hóa (fulfilment center) hay trung tâm
chia chọn (sorting center), dùng để mô tả các kho hàng có ứng dụng công nghệ thông tin
bậc cao nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý đơn hàng trực tuyến và giao hàng tới tay khách hàng.
Về mặt kiến trúc, trung tâm phân phối cũng được xây dựng như các nhà kho chứa
hàng thông thường với hệ thống tường, sàn, mái che, ô kệ... kiên cố về cấu trúc và tương
đối giống nhau ở hình thức bên ngoài. Nơi đây cũng diễn ra hoạt động lưu trữ, bảo quản
và phân phối hàng hóa. Tuy nhiên điểm khác biệt của trung tâm phân phối chính là sự tập
trung vào dòng chảy hàng hóa ra vào và lưu chuyển nội bộ. Nơi đây sẽ được thiết kế các
dịch vụ đặc thù, xây dựng quy trình chuyên nghiệp để giúp quá trình phân phân phối hàng
hóa và hoàn thiện đơn hàng diễn ra chính xác, nhanh chóng, hiệu quả.
Như vậy, trung tâm phân phối (distribution center) là một nhà kho chuyên dụng, đóng
vai trò là trung tâm lưu trữ hàng hóa thành phẩm một cách chiến lược, hợp lý hóa quy trình
chia chọn, phân loại, đóng gói và chuẩn bị cho vận chuyển hàng hóa đến một địa điểm
khác, thường là tới điểm đến theo yêu cầu của khách hàng, phục vụ cho đầu ra của chuỗi
cung ứng (Tổng hợp từ Water, 2003; Bowersox và cộng sự, 2020).
Trong bài giảng này, “kho” được sử dụng như một thuật ngữ chung để bao hàm tất
cả các cơ sở logistics, chuyên thực hiện các nhiệm vụ như dự trữ, bảo quản và chuẩn bị
hàng hóa trong tất cả các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Còn “trung tâm phân phối” được
hiểu là một loại hình nhà kho ở hạ nguồn trong chuỗi cung ứng (tức là sau khi sản xuất).
c) Phân loại kho hàng hóa
Nhà kho là một phần không thể thiếu của chuỗi cung ứng, đặc biệt với các xu hướng
gần đây như sự biến động ngày càng tăng của thị trường, sự gia tăng tính đa dạng của sản
phẩm và yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về thời gian nhận hàng, tất cả đều có tác
động lớn đến vai trò và sự đa dạng của các loại kho hàng hóa.
Có rất nhiều loại kho hàng hóa hiện diện trong chuỗi cung ứng với bản chất và phạm
vi hoạt động khác nhau và có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Bảng 1.1
liệt kê các loại kho hàng hóa, được phân loại theo vị trí trong chuỗi cung ứng, theo đặc
điểm sở hữu, theo mặt hàng lưu trữ trong kho, theo kiến trúc kho, theo khả năng kiểm soát
nhiệt độ trong kho... Mỗi loại kho có thể phục vụ các chức năng riêng biệt mà doanh nghiệp
có thể lựa chọn cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của mình.
Bảng 1.1. Phân loại kho hàng hóa
Tiêu thức phân loại Loại hình kho hàng hóa
Theo vị trí trong
chuỗi cung ứng
Kho chứa vật liệu; kho bán thành phẩm/linh kiện;
kho thành phẩm; kho thu hồi
Theo đặc điểm sở hữu Kho riêng; kho công cộng; kho tự quản
Theo mặt hàng Kho tổng hợp; kho chuyên biệt; kho hàng đặc biệt
Theo đặc điểm kiến trúc Kho kín; kho nửa kín; kho lộ thiên (bãi chứa hàng)
Theo k.năng kiểm soát to Kho thường; kho lạnh
Theo hạ tầng giao thông Kho gần với cảng (sông/biển/hàng không); kho gần ga đường
sắt; Kho chỉ tiếp cận bằng đường bộ; kho phức hợp
Theo công nghệ kho Kho thủ công; kho cơ giới hóa; kho tự động hóa;
kho tự hành (self-operative) bởi robot và hệ thống thông tin
Theo đối tượng phục vụ Kho truyền thống; Trung tâm phân phối
Theo chức năng Kho cross-dock; kho bảo thuế; kho ngoại quan; kho CFS
Theo địa bàn hoạt động Kho địa phương; kho toàn quốc; kho khu vực; kho toàn cầu
Nguồn: Tổng hợp từ Coyle và cộng sự, 2003; Rushton và cộng sự, 2017
Tuy nhiên, một nhà kho thường có thể kết hợp thực hiện một số vai trò khác nhau và
kết hợp nhiều tiêu thức phân loại trong quá trình triển khai nhiệm vụ của mình. Điều quan
trọng là phải rõ ràng về các vai trò và chức năng đang được thực hiện trong chuỗi cung
ứng.
Các nhà kho cần được thiết kế và vận hành phù hợp với các yêu cầu cụ thể của từng
khâu cũng như trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Chúng cần là một phần tích hợp của chuỗi
cung ứng với chi phí thấp nhất có thể được thiết kế để đáp ứng các mức dịch vụ cần cung
cấp cho khách hàng. Do tính chất của cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên và trang thiết bị
cần thiết, nhà kho thường là một trong những các yếu tố khá tốn kém của chuỗi cung ứng
và do đó việc lập kế hoạch và quản lý thành công của họ là rất quan trọng về cả chi phí và
dịch vụ.
d) So sánh đặc điểm của kho truyền thống và trung tâm phân phối
Các kho hàng truyền thống thường có các dịch vụ cơ bản như bốc xếp, nâng hạ hàng
hóa, đóng gói, soạn hàng (thường là kiện hàng lớn). Một số đơn vị sẽ có thêm dịch vụ vận
chuyển giao hàng. Trong khi đó các trung tâm phân phối, trung tâm xử lý hàng hóa/chia
chọn mang đến các dịch vụ gia tăng đa dạng với đầy đủ các yếu tố để hoàn thành một đơn
hàng như dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, cross-docking, dán nhãn và đóng gói hàng nhỏ lẻ,
xử lý đơn hàng, soạn hàng, giao nhận, thu tiền hộ, xử lý hàng trả về,... Mục tiêu của các
kho truyền thống tập trung vào việc bảo quản hàng hóa sao cho an toàn và hiệu quả nhất
thông qua việc tổ chức sắp xếp kho hàng nhằm tối ưu chi phílưu trữ và thuận tiện cho việc
xuất nhập hàng hóa. Mục tiêu trọng tâm của trung tâm phân phối chính là mang đến dịch
vụ tốt nhất cho khách hàng. Theo đó các dịch vụ phải đáp ứng kịp thời và hiệu quả, thỏa
mãn các yêu cầu khách hàng đưa ra (nhận hàng an toàn, nhanh chóng, phục vụ tốt). Bảng
1.2 tổng kết những điểm khác nhau nổi bật giữa kho và trung tâm phân phối.
Quản lý kho hàng truyền thống thường dùng các file excel, đây là cách làm khá phổ
biến và tiết kiệm. Theo đó các thao tác, số liệu không quá phức tạp và rất thuận tiện. Trong
khi đó các trung tâm phân phối, trung tâm xử lý hàng hóa, trung tâm logistics yêu cầu cao
về tính công nghệ, do đó, cần có khu vực riêng để xử lý đơn hàng, có các thiết bị máy móc
hiện đại nhằm đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa được chính xác và kiểm soát chặt chẽ,
ví dụ như máy quét mã vạch, hệ thống chụp ảnh và phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Trung tâm phân phối không chỉ là một kho hàng thông thường, không đơn thuần là
cơ sở để chứa hàng nữa mà thực hiện vai trò đảm bảo dòng chảy hàng hóa liên tục và gia
tăng nhiều giá trị để hoàn thành tốt đơn hàng. Nếu xét trên phương diện vật chất và kiến
trúc bên ngoài, đúng là không có sự khác biệt giữa kho hàng và trung tâm phân phối, bởi
vì chúng đều là bốn bức tường, một mái, một sàn nhà, không gian lưu trữ cơ bản bên trong
và những công cụ cơ bản để vận hành.
Tuy nhiên, nếu xem xét đến các chức năng chính của trung tâm phân phối và kho
hàng, chúng ta sẽ thấy được sự khác biệt rõ ràng. Vai trò của trung tâm phân phối ngày
càng trở nên quan trọng hơn trong việc đảm bảo một chuỗi cung ứng vận hành thông suốt
và hoàn hảo. Đặc biệt, trung tâm phân phối là điểm tiếp xúc nhạy cảm nhất giữa cung và
cầu trong mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, sử mạng chủ chốt của trung tâm phân phối là dung
hòa được các yêu cầutừ cung và cầu trên thị trường.
Bảng 1.2. Sự khác biệt giữa kho truyền thống và trung tâm phân phối
Đặc điểm Kho truyền thống Trung tâm phân phối
Tên gọi Nhà kho (Warehouse) Trung tâm phân phối
(Distribution Center)
Chức năng chính Lưu trữ hàng hóa. Kho hàng
cũng có phân phối hàng hóa
nhưng tần suất không liên tục
và chuyên dụng như trung tâm
phân phối
Lưu trữ và phân phối hàng hóa đến
tay người dùng
Tốc độ luân
chuyển hàng
Thấp – trung bình Cao, linh hoạt
Các dịch vụ Thông thường kho hàng sẽ có
các dịch vụ cơ bản như bốc
xếp, nâng hạ hàng hóa, đóng
gói, soạn hàng (thường là kiện
hàng lớn). Một sô đơn vị sẽ có
thêm dịch vụ vận chuyển giao
hàng
TTPP cung cấp các dịch vụ gia
tăng đa dạng. Theo đó có đầy đủ
các yếu tố để hoàn thành đơn hàng
như: Dịch vụ vận chuyển, bốc xếp,
cross-docking, dán nhãn và đóng
gói hàng nhỏ lẻ, xử lý đơn hàng,
soạn hàng, giao nhận, thu tiền hộ,
xử lý hàng trả về,...
Mục tiêu tập trung Kho hàng tập trung vào việc
bảo quản hàng hóa sao cho an
toàn và hiệu quả nhất Cách tổ
chức sắp xếp kho hàng nhằm
tối ưu chi phí lưu trữ và thuận
tiện cho việc xuất nhập hàng
hóa
Mục tiêu trọng tâm của trung tâm
phân phối chính là mang đến dịch
vụ tốt nhất cho khách hàng. Theo
đó các dịch vụ phải đáp ứng kịp
thời và hiệu quả, thỏa mãn các yêu
cầu khách hàng đưa ra (nhận hàng
an toàn, nhanh chóng, phục vụ tốt)
Ứng dụng công
nghệ
Quản lý kho hàng bằng file
excel. Theo đó các thao tác, số
liệu không quá phức tập và khá
thuận tiện
Yêu cầu cao về tính công nghệ.
Theo đó cần có khu vực riêng để
xử lý đơn hàng, có các thiết bị máy
móc hiện đại nhằm đảm bảo quá
trình lưu thông hàng hóa được
chính xác và kiểm soát chặt chẽ. Ví
dụ như máy quét mã vạch, phần
mềm quản lý kho chuyên dụng,...
Mối quan hệ giữa
nhà khách hàng
cung cấp và
Kho hàng không quá chú trọng
vào vấn đề này. Họ tập trung
vào nhiệm vụ bảo quản hàng
và tối ưu chi phílưu trữ, bảo
quản nhiều hơn
TTPP được xem là cầu nối quan
trọng giữa nhà cung cấp và khách
hàng. Theo đó phải tìm cách tối lưu
hóa chi phí lưu trữ cho NCC
(khách hàng của TTPP) và tạo sự
hài lòng đối với khách hàng cuối
cùng (khách hàng của NCC)
Nguồn: Ackerman và Brewer, 2017
Từ phía cung, trung tâm phân phối phải đảm bảo tính hiệu năng (efficiency), bao gồm
quản lý tồn kho hiệu quả, vận tải tối ưu, vận hành trung tâm một cách hoàn hảo. Từ phía
cầu, trung tâm phân phối phải đảm bảo được khả năng đáp ứng cao và nhanh (response).
Đây là một trong những sứ mạng vô cùng quan trọng, đòi hỏi mức độ linh hoạt và thích
ứng rất cao. Nhu cầu khách hàng không chỉ dừng lại ở việc nhận được một kiện hàng, mà
cả những giá trị kiện hàng có thể đem lại. Đứng trên phương diện các chức năng hoạt động,
để hoàn thành hai sứ mạng quan trọng trên, trung tâm phân phối ngày nay cần trang bị khả
năng thực thi các hoạt động từ quản lý tồn kho, bổ sung tồn kho, cá biệt hóa (customization)
đến cross-docking, hoạch định vận tải, định vị hàng hóa.
Ở góc độ giá trị gia tăng, trong khi hoạt động sản xuất chủ yếu (vốn đã phổ thông hóa
và không có nhiều khác biệt giữa các đối thủ) là để duy trì giá trị thì phân phối sẽ là nơi tạo
thêm nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng. Về cơ bản, chức năng chính của trung tâm phân
phối là: Xử lý và hoàn thành đơn hàng; quản lý việc vận chuyển hàng (trung tâm phân phối
là đầu não điều tiết toàn bộ hoạt động phân phối một cách nhịp nhàng) và ngoài ra sẽ tham