TÌM HIỂU VỀ CHI PHÍ LOGISTICS
1. Thành phần chi phí Logistics
Chi phí logistics là một trong những chỉ số quan trọng nhất quyết định năng lực cạnh tranh của
doanh nghiệp và của cả một nền kinh tế. Hiểu một cách đơn giản, chi phí logistics là toàn bộ
những chi phí phát sinh trong quá trình dịch chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất (nguồn cung ứng)
đến nơi tiêu thụ cuối cùng (khách hàng), bao gồm cả dòng logistics ngược (thu hồi, đổi trả).
Để quản trị hiệu quả, cấu trúc chi phí này được phân tách thành hai nhóm chính: Chi phí cố
định và Chi phí biến đổi.
1.1 Chi phí cố định (Fixed Costs)
Chi phí cố định trong logistics là những khoản chi phí không thay đổi hoặc thay đổi rất ít khi
sản lượng hàng hóa vận chuyển, bốc xếp hoặc lưu kho biến động trong một phạm vi ngắn
hạn. Nhóm chi phí này gắn liền với năng lực hạ tầng và cam kết dài hạn của doanh nghiệp.I
Chi phí khấu hao tài sản cố định (Depreciation):
Khái niệm: Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị của tài sản cố định
(TSCĐ) vào chi phí hoạt động theo thời gian sử dụng hữu ích của chúng.
Thực tế: Bao gồm khấu hao hệ thống kho bãi (nhà kho, trung tâm phân phối),
phương tiện vận tải (xe tải, tàu biển, container), và các trang thiết bị xếp dỡ (xe
nâng tự động - AGV, xe nâng tay, hệ thống băng tải, kệ chứa hàng Heavy
Duty).
Rủi ro thực tế: Nếu doanh nghiệp đầu tư một trung tâm phân phối (DC) hiện đại
trị giá 500 tỷ đồng nhưng tỷ lệ lấp đầy kho (Utilization Rate) chỉ đạt 30%, chi
phí khấu hao tính trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ cực kỳ cao, kéo tụt biên lợi
nhuận.I
Chi phí đầu tư và duy trì hệ thống công nghệ thông tin (IT Infrastructure):
Khái niệm: Chi phí mua bản quyền, cài đặt, nâng cấp và bảo trì các phần mềm
cốt lõi trong chuỗi cung ứng.
Các hệ thống tiêu biểu: Phần mềm Quản lý Kho hàng (WMS - Warehouse
Management System), Phần mềm Quản lý Vận tải (TMS - Transportation
Management System), hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP -
Enterprise Resource Planning), và các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch,
hệ thống RFID.
Thực tế: Chi phí này thường được trả theo dạng phí bản quyền hàng năm (SaaS)
hoặc khấu hao phần cứng đầu tư ban đầu. Dù ngày đó kho có xuất 1 đơn hay
10.000 đơn, chi phí bản quyền hệ thống vẫn giữ nguyên.
Chi phí nhân sự quản lý (Administrative & Management Salaries):
Khái niệm: Lương, thưởng và các khoản phúc lợi bắt buộc (bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế) trả cho đội ngũ gián tiếp.
Đối tượng: Giám đốc logistics, trưởng phòng chuỗi cung ứng, giám sát kho, kỹ
sư tối ưu hóa mạng lưới đường đi, nhân viên lập kế hoạch (planners).
Thực tế: Đây là lực lượng "đóng chốt" để vận hành bộ máy, không phụ thuộc
vào việc sản lượng tháng đó cao hay thấp (khác với công nhân bốc xếp tính theo
sản lượng).
Chi phí thuê mặt bằng/hạ tầng dài hạn:
Khái niệm: Khoản tiền thuê đất, thuê kho bãi với hợp đồng cam kết dài hạn
(thường từ 3 - 5 năm trở lên).
Thực tế: Doanh nghiệp phải trả tiền thuê cố định hàng tháng cho chủ đầu tư hạ
tầng (ví dụ: thuê kho của BW Industrial hay Mapletree) bất kể trong kho đang
đầy ắp hàng hay trống rỗng.
1.2 Chi phí biến đổi (Variable Costs)
Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với khối lượng công việc, sản lượng hàng
hóa dịch chuyển hoặc lưu trữ trong chuỗi cung ứng. Khi hoạt động kinh doanh bùng nổ, chi
phí biến đổi tăng mạnh; ngược lại, khi thị trường đóng băng, chi phí này có thể giảm về mức
tối thiểu.
a. Chi phí vận chuyển (Transportation Costs)
Chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng lớn nhất (từ 50% - 60%) trong tổng chi phí logistics
của một doanh nghiệp.
Chi phí nhiên liệu (Fuel Costs):
Bản chất: Biến động trực tiếp theo quãng đường di chuyển và giá dầu/xăng trên
thị trường thế giới.
Thực tế: Đây là yếu tố bất ổn nhất. Các doanh nghiệp vận tải thường áp dụng
phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge) để đẩy bớt rủi ro về phía chủ hàng khi giá
xăng dầu leo thang.
Chi phí tài xế và nhân công trực tiếp:
Bản chất: Lương tính theo chuyến, phụ cấp đi đường (tiền ăn uống, lưu trú của
tài xế đường dài), tiền tăng ca (overtime) của tài xế vào mùa cao điểm (Tet Peak
Season).I
Chi phí cầu đường và phí hạ tầng (Tolls & Infrastructure Fees):
Bản chất: Phí BOT khi đi qua các tuyến quốc lộ, cao tốc; phí cảng biển (Port
dues), phí bốc dỡ tại cảng (THC - Terminal Handling Charge). Chi phí này phát
sinh trên mỗi chuyến xe và mỗi container.
Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa hao mòn theo tần suất sử dụng:
Bản chất: Thay lốp xe, thay dầu nhớt, sửa chữa hỏng hóc phát sinh trên đường
đi do tần suất chạy xe dày đặc.
b. Chi phí kho (Warehousing Costs)
Chi phí kho biến đổi phát sinh dựa trên mức độ hoạt động bên trong ranh giới nhà kho.I
Chi phí nhân công bốc xếp (Handling Labor Costs):
Bản chất: Tiền lương trả cho công nhân thời vụ hoặc nhân viên chính thức tính
theo số lượng pallet bốc dỡ, số lượng thùng hàng (cartons) được pick-pack (nhặt
hàng và đóng gói).
Năng lượng và tiện ích vận hành (Utilities):
Bản chất: Tiền điện chạy hệ thống điều hòa/cấp đông đối với kho lạnh (Cold
Chain) lưu trữ thực phẩm, dược phẩm. Đối với kho lạnh, chi phí điện là một
khoản biến đổi khổng lồ phụ thuộc vào tần suất đóng mở cửa kho và nhiệt độ
môi trường bên ngoài.
Vật tư đóng gói (Packaging Materials):
Bản chất: Băng keo, màng quấn PE (Stretch wrap), pallet gỗ/nhựa dùng một
lần, thùng carton, xốp chống sốc. Hàng đi càng nhiều, vật tư tiêu hao càng
lớn.I
c. Chi phí hàng tồn kho (Inventory Carrying Costs)
Đây là loại chi phí "ẩn" mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót, nhưng nó lại là gánh nặng tài
chính cực lớn. Chi phí tồn kho thường được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị hàng hóa
lưu kho (dao động từ 15% - 30%/năm).
Chi phí cơ hội của vốn (Capital Cost / Opportunity Cost):
Bản chất: Khi doanh nghiệp bỏ ra 10 tỷ đồng để nhập hàng trữ trong kho, 10 tỷ
đó bị "chôn chân". Nếu không trữ hàng, doanh nghiệp có thể đem 10 tỷ này gửi
ngân hàng lấy lãi hoặc đầu tư vào dự án khác sinh lời. Do đó, lãi suất vay ngân
hàng hoặc tỷ suất sinh lời kỳ vọng chính là chi phí cơ hội của vốn.I
Chi phí dịch vụ tồn kho (Inventory Service Costs):
Bản chất: Phí bảo hiểm cho hàng hóa (phòng ngừa rủi ro cháy nổ, ngập lụt) và
thuế đánh trên tài sản tồn kho (ở một số quốc gia).
Chi phí rủi ro tồn kho (Inventory Risk Costs):
Lỗi thời (Obsolescence): Hàng công nghệ (điện thoại, máy tính) lỗi mốt do ra
dòng sản phẩm mới, phải giảm giá sập sàn để thanh lý.
Hết hạn (Expiration): Sữa, sữa chua, mỹ phẩm hết hạn sử dụng (Expiry date)
buộc phải tiêu hủy.
Hao hụt tự nhiên (Shrinkage): Hàng hóa bị mất trộm do gian lận nội bộ, hoặc
bay hơi tự nhiên (đối với xăng dầu, hóa chất).
d. Chi phí hành chính (Administrative Costs)
Chi phí phát sinh từ các hoạt động quản lý giấy tờ, thủ tục pháp lý để dòng hàng hóa được phép
lưu thông hợp pháp.
Chi phí làm thủ tục hải quan (Customs Clearance Fee): Phí khai báo tờ khai, kiểm
tra chuyên ngành (phù hợp quy chuẩn, kiểm dịch động thực vật, kiểm tra an toàn thực
phẩm) đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
Chi phí cấp chứng từ (Documentation Costs): Phí phát hành vận đơn (Bill of Lading
- B/L đối với đường biển, Airway Bill - AWB đối với đường hàng không), chứng nhận
xuất xứ (Certificate of Origin - C/O), lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O).I
Chi phí viễn thông, văn phòng phẩm: Cước điện thoại liên lạc với các bên, giấy in
tem nhãn, mực in mã vạch.
e. Các chi phí khác (Other Logistics Costs)
Chi phí logistics ngược (Reverse Logistics Costs): Chi phí vận chuyển hàng trả về do
lỗi từ nhà sản xuất, hàng khách hàng không ưng ý (đặc biệt cao trong ngành thương mại
điện tử - E-commerce, tỷ lệ hoàn hàng có thể lên tới 15% - 20%). Chi phí này bao gồm
phân loại, kiểm tra chất lượng lại, tái đóng gói hoặc tiêu hủy.I
Chi phí bồi thường và xử lý sự cố: Hàng bị vỡ trong quá trình vận chuyển, xe gặp
tai nạn dọc đường, đền bù cho khách hàng do giao hàng trễ hẹn làm đứt gãy dây chuyền
sản xuất của họ.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics
Chi phí logistics không tồn tại độc lập mà chịu sự tác động tương hỗ mạnh mẽ từ các quyết
định thương mại, đặc tính sản phẩm và các yếu tố thị trường bên ngoài.I
2.1 Chu kỳ đặt hàng (Order Cycle Time)
Chu kỳ đặt hàng là khoảng thời gian tính từ lúc khách hàng gửi đơn đặt hàng cho đến khi họ
nhận được hàng vật lý tại kho của mình.