Bài giảng Quản trị bất động sản

Trường ĐH Tài chính – Marketing Khoa Thẩm Định Giá

QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

Trình bày: Ths. Nguyễn Tiến Dũng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Mục tiêu môn học:

Cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về việc quản lý khai thác tài sản bất động sản nói chung cũng như quản lý khai thác tòa nhà văn phòng, chung cư nói riêng.

Phân bổ thời gian:

Tổng số giờ: Giảng: Thảo luận, bài tập: 45 tiết 25 tiết 20 tiết

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

02

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Mô tả nội dung:

Ch(cid:1)(cid:2)ng 1: D(cid:3)n nh(cid:4)p: giải thích và tiếp cận một số khái niệm và vai trò của quản trị bất động sản; Ch(cid:1)(cid:2)ng 2: N(cid:5)i dung qu(cid:6)n tr(cid:7) b(cid:8)t đ(cid:5)ng s(cid:6)n: Đề cập đến các nội dung cơ bản của hoạt động quản lý bất động sản. Bao gồm quản lý và chăm sóc khách hàng, an ninh, vệ sinh, quản lý hệ thống kỹ thuật, giám sát …. Ch(cid:1)(cid:2)ng 3: Thi(cid:10)t l(cid:4)p k(cid:10) ho(cid:11)ch qu(cid:6)n tr(cid:7): các bước tiến hành trong việc tiếp cận và lên kế hoạch quản trị một dự án bất động sản. Ch(cid:1)(cid:2)ng 4: M(cid:5)t s(cid:12) lo(cid:11)i h(cid:13)p đ(cid:14)ng và văn b(cid:6)n liên quan đ(cid:10)n qu(cid:6)n tr(cid:7) b(cid:8)t đ(cid:5)ng s(cid:6)n: Hướng dẫn cách áp dụng, nôi dung cơ bản và các phương pháp soạn thỏa một số loại hợp đồng, văn bản liên quan đến công tác quản trị bất động sản. Ch(cid:1)(cid:2)ng 5: Th(cid:16)c hành: Qu(cid:6)n tr(cid:7) m(cid:5)t s(cid:12) b(cid:8)t đ(cid:5)ng s(cid:6)n đi(cid:17)n hình: Quy trình quản lý cho từng loại hình bất động sản tuy theo đặc thù riêng, bao gồm: chung cư, cao ốc văn phòng, trung tâm thương mại, khu nhà ở …..

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

03

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Tài liệu tham khảo: (cid:1)Luật kinh doanh bất động sản (cid:1)Luật nhà ở 2005; (cid:1)Nghị định số 90/2006/NĐ-CP về việc Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở do Chính phủ ban hành; (cid:1)Nghị định số 153/2007/NĐ-CP về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Kinh doanh Bất động sản do Chính phủ ban hành; (cid:1)Quy chế quản lý nhà chung cư do Bộ Xây Dựng ban hành; (cid:1)Property Management by Robert C. Kyle (cid:1)Các tài liệu về Property management

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

04

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.1 Khái niệm về quản trị bất động sản

1.2 Tại sao phải quản trị bất động sản?

1.3 Đối tượng của quản trị bất động sản

1.4 Quản trị BĐS theo quy định của pháp luật VN

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

07

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.1 Khái niệm về quản trị bất động sản

Khái niệm: Quản lý bất động sản là nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của BĐS diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:

(cid:2)Đảm bảo an ninh, trật tự; (cid:2)Dịch vụ vệ sinh; (cid:2)Quản lý và chăm sóc khách hàng; (cid:2)Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật bên trong BĐS; (cid:2)Khai thác BĐS...

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

08

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.1 Khái niệm về quản trị bất động sản

Ý nghĩa:

(cid:1)Bảo đảm và gia tăng giá trị của BĐS

(cid:1)Giảm thiểu chi phí vận hành

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

09

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.1 Khái niệm về quản trị bất động sản

Ý nghĩa:

(cid:1)Doanh thu cao hơn

(cid:1)Tăng thêm lợi nhuận

(cid:1)Tạo sự yên tâm cho khách hàng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

10

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.1 Khái niệm về quản trị bất động sản

Quản lý bất động sản và quản lý sử dụng nhà ở

Quản lý bất động sản

- Quản lý, vận hành, duy trì - Khai thác kinh doanh

Quản lý sử dụng nhà ở - Quản lý, bảo quản, duy trì - Sử dụng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

11

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản

Nếu BĐS không được quản trị tốt:

(cid:1)Chất lượng tài sản sẽ nhanh chóng xuống cấp

(cid:1)Giá trị BĐS sẽ bị suy giảm nhanh chóng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản

Nếu BĐS không được quản trị tốt: (cid:1)Không đảm bảo an toàn

(cid:1)Mất an ninh

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản

Nếu BĐS không được quản trị tốt:

(cid:1)Không thu hút đươc khách hàng mới

(cid:1)Chi phí vận hành tăng

(cid:1)Không khai thác được tài sản như tiềm năng vốn có

(cid:1)Khách hàng cũ không tiếp tục hợp đồng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

Hoa viên Sky Garden ở khu đô thị mới Phú Mỹ Hưng, Q.7, TP. Hồ Chí Minh - một điển hình tốt về quản lý của nhà đầu tư, tạo môi trường sống hiện đại cho người dân - Ảnh T.L.

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản Như vậy, rõ ràng việc quản lý tốt bất động sản là rất cần thiết và quan trọng. Nó không những đảm bảo cho các tiện ích, cơ sở hạ tầng,… luôn ở trong trạng thái hoạt động tốt, các dịch vụ được tối ưu hóa, tạo nên một môi trường sống lý tưởng, bền vững và hợp lý trong khoảng ngân sách có hạn, mà còn góp phần làm gia tăng giá trị của bất động sản cho các cư dân (hoặc khách hàng) đang sinh sống, làm việc tại đó

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản

Quan niệm về đầu tư và khai thác bất động sản trước đây

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.2 Tại sao phải cần quản trị bất động sản

Quan niệm về đầu tư và khai thác bất động sản hiện nay

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.3 Đối tượng của quản trị bất động sản

Bất động sản thương mại

(cid:1)Trung tâm thương mại

(cid:1)Cao ốc văn phòng

(cid:1)Cao ốc phức hợp

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.3 Đối tượng của quản trị bất động sản

(cid:1)Khu du lịch (cid:1)Khách sạn

Bất động sản Du lịch (cid:1)Resort

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.3 Đối tượng của quản trị bất động sản

Bất động sản nhà ở

(cid:1)Chung cư

(cid:1)Khu đô thị, khu nhà ở

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.4 QT BĐS theo quy đỊnh của pháp luật VN

Định nghĩa dịch vụ quản lý BĐS (khoản 11 điều 4 luật KD BĐS):

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động của tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản được chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng bất động sản uỷ quyền thực hiện việc bảo quản, giữ gìn, trông coi, vận hành và khai thác bất động sản theo hợp đồng quản lý bất động sản

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.4 QT BĐS theo quy đỊnh của pháp luật VN Nội dụng kinh doanh DV quản lý BĐS (khoản 2 điều 66 luật KD BĐS):

a) Bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản theo uỷ quyền của chủ sở hữu, chủ sử dụng bất động sản; b) Cung cấp các dịch vụ bảo đảm duy trì hoạt động bình thường của bất động sản; c) Thực hiện bảo trì, sửa chữa bất động sản; d) Quản lý, giám sát việc khai thác, sử dụng bất động sản của khách hàng theo đúng công năng, thiết kế và hợp đồng; đ) Thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với khách hàng, với Nhà nước theo uỷ quyền của chủ sở hữu, chủ sử dụng bất động sản.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay Hiện trạng của việc quản lý bất động sản tại Việt Nam

Hiện nay hầu hết các công trình bất động sản lớn ở nước ta đều do các công ty nước ngoài quản lý. Các công ty trong nước mới chỉ đủ sức tiếp cận đến các công trình nhỏ, đơn lẻ. Sự yếu kém của các đơn vị làm công tác dịch vụ bất động sản trong nước thể hiện chủ yếu ở trình độ quản lý, điều hành, quan hệ với khách hàng cũng như chưa đủ uy tín để lôi kéo khách hàng, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay Hiện trạng của việc quản lý bất động sản tại Việt Nam

Các tiêu chuẩn về khu căn hộ, khu đô thị mới dường như chỉ dừng lại ở chất lượng xây dựng, các tiện ích chứ chưa có những tiêu chuẩn rõ ràng về quản lý, các dịch vụ được cung cấp và phí dịch vụ. Khái niệm “dịch vụ được cung cấp” và “phí dịch vụ” nhằm tạo nên một môi trường sinh sống hợp lý tiện nghi là còn khá xa lạ đối với nhiều cư dân. Vì vậy, việc “phải đóng phí dịch vụ” rõ ràng là mới mẻ và chưa nằm trong ý thức của nhiều cư dân giống như việc phải đóng các khoản phí điện, nước, điện thoại hàng tháng. Các công ty phát triển bất động sản dường như chỉ tập trung vào việc xây dựng bất động sản mà thiếu một sự lưu ý cần thiết đối với người mua về các tiêu chuẩn về quản lý, các dịch vụ được cung cấp và ước tính phí quản lý trong tương lai khi các khu chung cư đó đưa vào sử dụng.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay Hiện trạng của việc quản lý bất động sản tại Việt Nam

Tại một số các khu căn hộ đã đưa vào hoạt động, việc xây dựng cơ chế quản lý, nội quy, hình thành ban quản lý tòa nhà đại diện cho quyền lợi của cư dân còn gặp rất nhiều khó khăn và bất cập do thiếu kinh nghiệm thực tế và chưa có các quy định hướng dẫn cụ thể của Nhà nước. Trong giai đoạn đầu, để đảm bảo việc vận hành và hoạt động ổn định của các khu căn hộ, nhiều công ty phát triển bất động sản đã phải đảm đương luôn cả công việc quản lý này. Thị trường các công ty cung cấp các dịch vụ quản lý bất động sản chuyên nghiệp chưa phát triển. Số lượng các công ty này là không nhiều, điển hình chỉ có một số công ty cung cấp dịch vụ của nước ngoài và giá cả là điều bí mật của các công ty này, tùy thuộc quy mô bất động sản và thỏa thuận với chủ đầu tư, sử dụng nhiều hay ít dịch vụ.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay Cần một sự nhìn nhận đúng

Đối với Khách hàng - việc quản lý này không những góp phần tạo nên một môi trường sinh hoạt chung văn minh, tiện nghi, mà còn góp phần vào việc làm gia tăng giá trị bất động sản của chính mình; Đối với các công ty phát triển bất động sản, rõ ràng là việc các khu căn hộ này được quản lý tốt sẽ góp phần không nhỏ trong việc xây dựng hình ảnh uy tín và thương hiệu của họ; Quản lý bất động sản là một hoạt động tương đối phức tạp, liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều đối tượng tham gia và có ảnh hưởng rất lớn đến những vấn đề xã hội, do vậy yếu tố quản lý nhà nước trong việc này là vô cùng quan trọng; Rõ ràng việc quản lý tốt bất động sản sẽ có một ý nghĩa xã hội vô cùng to lớn và đòi hỏi sự nhìn nhận và quan tâm đúng đắn từ xã hội để tránh tái tạo lại những khu nhà “ổ chuột” như trước đây.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 1: DẪN NHẬP

1.5 Tình hình quản lý BĐS tại VN hiện nay

Tiềm năng

- Thị trường BĐS sẽ tiếp tục phát triển mạnh với nhiều dự án ra đời - Chất lượng dịch vụ ngày càng đòi hỏi cao đi kèm với chất lượng BĐS - Cty phát triển BĐS không thể tự mình quản lý nếu cần một sự chuyên nghiệp về cung cấp dịch vụ và tính khách quan; - Thị trường BĐS phát triển sẽ kéo theo tính chuyên nghiệp hóa của các loại hình kinh doanh BĐS … - Do đó, Quản lý bất động sản là một sân chơi rất tiềm năng trong tương lai

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

2.2 An ninh

2.3 Vệ sinh và môi trường

2.4 Quản lý các dịch vụ

2.5 Quản trị tài chính

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật

2.7 Giám sát, kiểm soát

2.8 Khai thác bất động sản

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Khái niệm:

Quản lý khách hàng là một hoạt động của nhà quản lý nhằm tạo ra môi trường tốt nhất cho việc sinh hoạt, làm việc và sử dụng các tiện ích tại bất động sản của khách hàng. Bao gồm: - Quản lý thực hiện hợp đồng - Chăm sóc khách hàng - Quản lý hồ sơ khách hàng - Quản lý việc tuân thủ quy tắc công cộng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Các đối tượng khách hàng:

Chủ sở hữu căn hộ

BĐS là nhà ở

Người thuê căn hộ

Khách thuê văn phòng

BĐS Thương mại

Khách thuê mặt bằng kinh doanh dịch vụ

Khách thuê phòng

BĐS Du lịch

Khách lưu trú Khách tham quan

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Quản lý việc thực hiện hợp đồng:

1.Tư vấn khách hàng trước và sau khi ký kết hợp đồng (theo ủy quyền của chủ sở hữu)

2. Bàn giao mặt bằng

3.Thiết kế bố trí nội thất bên trong khu vực khách hàng sử dụng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

Bắt đầu

2.1 Quản lý khách hàng

Khách hàng

Bộ phận kinh doanh

Cung cấp hồ sơ thuê

Không đồng ý

Xem xét trên hồ sơ và thực tế

Quản lý việc thực hiện hợp đồng:

Đồng ý

Đàm phán thành công

Ký hợp đồng thuê

Triển khai hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

Lưu giữ hồ sơ

Kết thúc

Quy trình quản lý hợp đồng thuê Minh họa cho cao ốc văn phòng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

Khách hàng

2.1 Quản lý khách hàng

Ký hợp đồng

Thủ tục bàn giao MB

Khách hàng trình bản vẽ thiết kế văn phòng

Không đồng ý

Xét duyệt bản vẽ

Quản lý việc thực hiện hợp đồng:

Đồng ý

K/hàng triển khai thi công

Không đúng

Kiểm tra

Đúng

Ký xác nhận

Lưu hồ sơ

Quy trình bàn giao mặt bằng Minh họa cao ốc văn phòng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Quản lý việc thực hiện hợp đồng:

4.Lập sổ theo dõi thông tin khách hàng

5.Hướng dẫn khách hàng trách nhiệm tuân thủ hợp đồng và quy định tòa nhà

6.Nhắc nhở, cảnh báo khi vi phạm

7.Thanh lý hợp đồng khi hết hạn hoặc …

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Quản lý hồ sơ khách hàng:

Quản lý hồ sơ và thông tin của khách hàng một cách chuyên nghiệp, chặt chẽ và minh bạch, tạo sự thuận lợi trong quá trình tác nghiệp, sinh hoat của khách hàng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Chăm sóc khách hàng:

(cid:1)Ghi nhận thông tin từ khách hàng

(cid:1)Hướng dẫn, giải đáp, tư vấn

(cid:1)Đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng Thực hiện việc đánh giá được sự thoả mãn của khách hàng để biết được những điểm chưa đạt nhằm nâng cao sự thoả mãn

(cid:1)Giải quyết khiếu nại, thắc mắc

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Chăm sóc khách hàng – đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng

Việc đánh giá sự thoả mãn khách hàng dựa vào các tiêu chí tham khảo dưới đây: (cid:2)Chất lượng internet (cid:2)Hệ thống điều hoà (cid:2)Hệ thống WC (cid:2)Hệ thống điện (cid:2)An ninh an toàn (cid:2)Dịch vụ chăm sóc khách hàng (cid:2)Hệ thống vệ sinh (cid:2)Tinh thần thái độ phục vụ của CBCNV (cid:2)Góp ý về chất lượng dịch vụ

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

Bắt đầu

2.1 Quản lý khách hàng

Nội dung đánh giá

Lập kế hoạch thực hiện

Ký duyệt

Không duyệt

Duyệt Tiến hành Thực hiện

Xử lý kết quả

Báo cáo kết quả

Phân tích nguyên nhân

Chăm sóc khách hàng:

Giải pháp khắc phục

Ký duyệt

Không duyệt

Duyệt Thực hiện giải pháp

Báo cáo

Lưu hồ sơ

Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của KH

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Chăm sóc khách hàng – Xử lý khiếu nại, thắc mắc

Quy trình thực hiện:

Nhằm thu nhận những ý kiến phản hồi, phàn nàn từ khách hàng và hướng giải quyết khắc phục để đem lại sự hài lòng và tin tưởng

(cid:1)Nhận thông tin khiếu nại, thắc mắc

(cid:1)Phân tích nguyên nhân

(cid:1)Đưa ra biện pháp khắc phục

(cid:1)Theo dõi xử lý khiếu nại

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Bao gồm:

Quản lý việc tuân thủ hợp đồng Nhằm đảm bảo sự tuân thủ các điều kiện của hợp đồng giữa chủ bất động sản và khách hàng cũng như sự tuân thủ các quy tắc công cộng, nội quy của bất động sản.

(cid:1)Quản lý việc tuân thủ quy định về an ninh, an toàn cho tòa nhà của khách hàng

(cid:1)Quản lý về việc đảm bảo vệ sinh

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Quản lý khách hàng

Quản lý việc tuân thủ hợp đồng

(cid:1)Quản lý việc vận chuyển hàng hóa ra vào bất động sản

(cid:1)Quản lý về bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng

(cid:1)Quản lý về việc sử dụng các trang thiết bị, tiện ích công cộng của bất động sản

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Khái niệm

Sự cố …..H1N1

Bảo vệ tòa nhà

PCCC

Là hoạt động nhằm đảm bảo sự an toàn, an ninh và trật tự cho người và tài sản tại bất động sản. Bao gồm các hoạt động : bảo vệ, xử lý sự cố, PCCC ....

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Đội trưởng

Tổ chức cơ cấu bảo vệ

Căn cứ vào mặt bằng, công năng và đặc điểm của bất động sản để tổ chức lực lượng bảo vệ phù hợp. (cid:2)Xác định mục tiêu cần bảo vệ (cid:2)Sơ đồ tổ chức (cid:2)Quy trình thực thi

Ca trưởng

NV Bảo vệ

Ví dụ về sơ đồ tổ chức

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn

Bao gồm các hoạt động:

Đây là một hoạt động có tính chất bắt buộc đối với các bất động sản là cao ốc, chung cư, trung tâm thương mại, CTCC, khách sạn ....

(cid:1)Mua sắm, bổ sung, kiểm tra trang thiết bị PCCC (cid:1)Huấn luyện (cid:1)Lập phương án phòng cháy chữa cháy

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn – huấn luyện:

(cid:2) Xây dựng quy trình huấn luyện

(cid:1)Xây dựng kế hoạch huấn luyện (cid:1)Chương trình huấn luyện (cid:1)Công tác chuẩn bị (cid:1)Quy trình thực hiện – đánh giá

(cid:2) Huấn luyện PCCC

Huấn luyện về PCCC bao gồm: huấn luyện kiến thức chung về PCCC, các phương pháp chữa cháy, huấn luyện thực hành sử dụng bình cứu hoả và hệ thống vòi rồng phun nước cứu hoả

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn – huấn luyện:

(cid:2) Huấn luyện sơ cấp cứu và sử dụng thuốc

- Huấn luyện sơ cấp cứu là việc huấn luyện các thao tác SCC - Ngoài ra tổ chức truyền đạt các kiến thức về sơ cấp cứu một năm 1 lần.

(cid:2) Huấn luyện tình trạng khẩn cấp

- Huấn luyện tình trạng khẩn cấp là việc huấn luyện các tình huống thoát hiểm cho khách hàng và nhân viên của toà nhà. - Việc huấn luyện được thực hiện theo quy trình xử lý tình huống khẩn cấp.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn – Phương án PCCC:

(cid:2) Đánh giá đặc điểm tình hình PCCC tại BĐS

- Đặc điểm của BĐS - Đặc tính chất cháy nổ - độc - Lực lượng và phương tiện tại chỗ

(cid:2) Biện pháp phòng cháy:

- Công tác xây dựng tại chỗ - Công tác huấn luyện lực lượng PCCC tại chỗ - Công tác kiểm tra hướng dẫn về kỷ luật an toàn PCCC

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn – Phương án PCCC:

(cid:2) Tổ chức chữa cháy

-Khi phát hiện cháy, người phát hiện hô to : cháy , cháy, cháy, ấn còi báo cháy hoặc đánh kẻng liên tục . -Cúp cầu dao khu vực và khu vực liên hệ. -Dùng điện thọai báo cháy cho lực lượng PCCC chuyên nghiệp hoặc báo cho đội PCCC gấn nhất. -Dùng phương tiện PCCC dập tắt đám cháy. -Cứu người bị nạn ra khỏi khu vực cháy. -Di chuyển tài sản ra khỏi khu vực cháy. -Tạo khoảng cách ngăn cháy chống lây lan.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Quy trình bảo vệ, kiểm soát:

(cid:2) Xây dựng nội quy làm việc của bộ phận bảo vệ:

Nội dung: -Giờ làm việc, ca trực; -Đồng phục; -Cách thức giao tiếp; -Quản lý tài sản công cụ; -Các nguyên tắc kiểm soát; -Những quy định khác …

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Quy trình bảo vệ, kiểm soát:

(cid:2) Tuần tra bảo vệ:

-Tuần tra phòng ngừa cháy nổ. -Kiểm soát việc giao ca, chuyển ca của các bộ phận. -Kiểm tra việc ngắt điện, các máy tính…của bộ phận văn phòng. -Kiểm tra việc khoá cửa của khu văn phòng, kho… -Tuần tra các vị trí có khả năng bị đột nhập từ hành lang. -Tuần tra các khu vực hành lang và các tầng. -Xem xét từ bên ngoài phòng thuê của khách hàng liên quan đến khoá cửa, điện

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Quy trình bảo vệ, kiểm soát:

(cid:2) Kiểm soát khách, nhân viên ra vào tòa nhà

-Thực hiện các bước kiểm soát khách và nhân viên ra vào toà nhà -Áp dụng cho bộ phận bảo vệ -Hồ sơ: Sổ theo dõi khách ra vào cổng, sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Bắt đầu

Quy trình bảo vệ, kiểm soát:

Khai báo

Kiểm tra

Ghi thông tin theo dõi

Kết thúc

(cid:2) Kiểm soát hàng hóa ra vào tòa nhà:

-Đối với các loại hàng hoá đưa vào trong toà nhà thì bảo vệ không cần kiểm soát số lượng mà chỉ cần ghi tên người, cơ quan, loại hàng hoá, giờ vào. -Bảo vệ phải mở sổ riêng để theo dõi các loại hàng hoá ra/vào toà nhà. -Đối với các loại tài sản thì bắt buộc phải mở sổ để ghi chép đầy đủ số lượng. -Đối với trường hợp khách hàng mang tài sản của họ ra vào thì phải ghi chép đầy đủ số lượng, tình trạng để khi họ mang ra còn kiểm tra.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Quy trình thực hiện chung

Quy trình bảo vệ, kiểm soát: (cid:2) Quản lý việc gửi giữ xe cho khách ra vào tòa nhà: -Xe ô tô -Xe gắn máy (cid:2) Xử lý sự cố bảo vệ: (cid:2)Quy trình xử lý các vụ việc gây mất an ninh trật tự (cid:2)Quy trình xử lý các vụ việc gây mất an ninh trật tự nghiêm trọng (án mạng, thương tích ...)

-Nhận thông tin; -Cách thức xử lý vụ việc; -Ghi hồ sơ, biên bản; -Báo cáo người thẩm quyền

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.2 An ninh cho bất động sản

Xử lý tình trạng khẩn cấp:

Mục đích nhằm đảm bảo an toàn cho khách hàng, nhân viên khi xảy ra sự cố khẩn cấp

(cid:2)Sự cố khẩn cấp bao gồm:

-Cháy toà nhà. -Hơi độc trong toà nhà. -Dịch bệnh -Nghiêng đổ, động đất v.v.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường

Khái niệm

Là hoạt động nhằm đảm bảo sự vệ sinh, ngăn nắp và chất lượng môi trường tại bất động sản.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường

Xây dựng tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà:

-Để đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh theo đẳng cấp của BĐS. -Làm căn cứ để kiểm tra chất lượng vệ sinh của BĐS.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường Xây dựng tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà:

Nội dung quy định tiêu chuẩn cho các khu vực vệ sinh: (cid:2)Khu vực bên ngoài toà nhà (cid:2)Khu vực tiền sảnh, hành lang lối đi (cid:2)Khu vực WC (cid:2)Khu cầu thang bộ, thang máy toà nhà (cid:2)Khu vực văn phòng (cid:2)Khu vực giữ xe, lối đi ngoài (cid:2)Kính ngoài toà nhà (cid:2)Quản lý rác (cid:2)Thảm vải của toà nhà (cid:2)Nóc toà nhà

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường

Lập kế hoạch vệ sinh:

Kế hoạch vệ sinh bên ngoài tòa nhà

Kế hoạch vệ sinh khu vực cầu thang

Kế hoạch vệ sinh khu vực tiền sảnh, hành lang

Kế hoạch vệ sinh khu vực văn phòng

Kế hoạch vệ sinh khu vực nhà vệ sinh

Kế hoạch vệ sinh khu vực bãi đỗ xe

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường

Quy trình vệ sinh :

Vệ sinh

Vệ sinh sàn

Vệ sinh thảm

Vệ sinh kính

Vệ sinh toilet

Thu gom rác

Quản lý dụng cụ

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.3 Vệ sinh và môi trường

Quản lý rác :

Nh(cid:18)m: (cid:2)Bảo đảm toà nhà luôn được vệ sinh sạch sẽ, không có mùi hôi. (cid:2)Đảm bảo môi trường trong sạch theo tiêu chuẩn của toà nhà N(cid:5)i dung: Bao gồm quản lý việc đổ rác thải, thu gom rác thải, phân loại rác, quy định thời gian đổ rác, các hành vi bị nghiêm cấm …..

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.4 Quản lý các dịch vụ Khái niệm Là hoạt động của nhà quản lý nhằm kiểm soát chất lượng và công việc của các nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa, bao gồm các dịch vụ, hàng hóa cho tòa nhà và dịch vụ, hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.

Cung cấp hàng hóa

Nhà thầu Bảo vệ

Nhà thầu Vệ sinh

Dich vụ M&E

Huấn luyện Đào tạo

Quản lý dịch vụ

Trù mối Khử trùng

Dich vụ khác

Dich vụ Sửa chữa Bảo trì

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

Bắt đầu

2.4 Quản lý các dịch vụ

Tìm kiếm NCC

Thu thập hồ sơ NCC

Đánh giá NCC

Xét duyệt

Không đạt

Đạt

Đưa vào danh sách NCC tiềm năng

Lưu hồ sơ

Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.4 Quản lý các dịch vụ Quy trình quản lý:

Nhà cung cấp

Dịch vụ

Hàng hóa

Quy trình Dịch vụ

Quy trình Mua hàng

Quy trình Đánh giá Nhà cung cấp

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Khái quát:

Bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán như :

(cid:2)Kế hoạch tài chính

(cid:2)Ngân sách hàng năm

(cid:2)Các báo cáo tài chính

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính Lập Kế hoạch tài chính trong việc quản lý và khai thác:

1. Các giả định quan trọng: bảng liệt kê các giả định về các chi phí tiền lương, lợi nhuận, thuế…Sự phát triển của thị trường, công nghệ…

2. Các chỉ thị yếu điểm cho tài chính : Đồ thị cho các chỉ số chi phí điều hành, doanh thu và lãi gộp.

3. Phân tích điểm hòa vốn : Chỉ số định phí, biến phí cho từng đơn vị sản phẩm. Số lượng diện tích sàn hay căn hộ cần bán ra với mức giá là bao nhiêu để đạt được điểm hòa vốn. Với giả định là các diện tích được cho thuê hết và tiền thuê được thanh toán hết thì trong vòng bao nhiêu năm sẽ thu lại vốn.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Lập Kế hoạch tài chính trong việc quản lý và khai thác:

4. Kế hoạch lợi nhuận và thua lỗ: Bảng liệt kê ước tính các chí phí cho các kế hoạch doanh thu theo từng thời điểm.

5. Kế hoạch lưu chuyển tiền tệ : Bảng liệt kê các chỉ số thu-chi tiền mặt từ các hoạt động điều hành và kinh doanh tòa nhà.

6. Kế hoạch cân đối tài chính: Bảng cân đối tài chính ước tính trước.

7. Tỉ số kinh doanh : Các chỉ số về tính thanh khoản, nợ…

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

Ngân sách là gì?: Đó là sự diễn giải các kế hoạch chiến lược thành số lượng có thể tính được diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết và doanh thu được dự báo trên một thời kỳ nhất định. Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động; đồng thời cũng có thể trình bày các báo cáo tài chính được dự toán cho tương lai của tổ chức. Cuối cùng, ngân sách là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

Người lập

Ban quản lý

Phê duyệt

Chủ đầu tư

Ngân sách hàng năm trong quản lý BĐS?: Là kế hoạch thu chi trong một năm khi vận hành và khai thác bất động sản.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

Cơ sở để thực hiện:

- Báo cáo nghiên cứu thị trường (trong việc khai thác BĐS)

- Mục tiêu kinh doanh (khai thác)

- Kế hoạch chi phí và kế hoạch doanh thu

- Liệt kê từng phần ngân sách và có thuyết minh kèm theo

- Cập nhật các phân tích nhu cầu nguồn vốn

- Bảng so sánh chi phí điều hành trong một khoảng thời gian trước đó

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

•Chi phí bộ máy quản lý điều hành •Chi phí liên quan đến việc khai thác: tiếp thị, đối ngoại …. •Chi phí bảo hiểm •Chi phí bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các hệ thống kỹ thuật •Chi phí năng lượng và các tiện ích chung của BĐS •Chi phí chương trình tập huấn phòng cháy chữa cháy •Chi phí các dịch vụ •Chi phí vệ sinh các khu vực công cộng của tòa nhà •Chi phí diệt côn trùng hàng quý •Chi phí mua phần mềm (nếu có) •Các chi phí khác …..

Dự trù chi phí vận hành, khai thác BĐS:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính

Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

•Doanh thu từ việc cho thuê văn phòng/phòng/căn hộ… •Doanh thu từ việc cho thuê mặt bằng •Doanh thu từ việc khai thác các tiện ích của bất động sản •Doanh thu từ việc cung cấp các dịch vụ gia tăng •Doanh thu khác …

Dự trù doanh thu từ khai thác BĐS:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm: Kế hoạch thực hiện: (ví dụ đối với cao ốc văn phòng)

Công việc thực hiện Thời hạn

05 tháng trước khi bắt đầu niên độ tài chính.

1. Các chỉ số ngân sách sơ bộ từ bộ phận kế toán bao gồm các chi phí tập trung cho các dịch vụ.

2. Gói ngân sách cuối cùng báo cáo đến BQL. 04 tháng trước khi bắt đầu niên độ tài chính.

03 tháng trước khi bắt đầu niên độ tài chính.

3. BQL hoàn chỉnh và đệ trình bảng ngân sách chi tiết đến chủ đầu tư.

4. Các ngân sách xác định được thông qua. 02 tháng trước khi bắt đầu niên độ tài chính.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính Thiết lập và thực hiện ngân sách hàng năm:

Kế hoạch thực hiện:

Ngân sách điều hành được duyệt sẽ là kế hoạch tài chính chính thức cho năm thực hiện và BQL phải có trách nhiệm thực thi nghiêm túc. BQL sẽ được quyền chi các khoản tiền nhất định theo ủy quyền của chủ đầu tư theo trở xuống và vượt ngoài mức này phải thông qua ý kiến chủ đầu tư. (Mức chi này do thỏa thuận giữa các bên trước khi ký HĐ quản lý).

Tùy thuộc vào mức chi được duyệt, BQL là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho tất cả chi phí phát sinh cho tòa nhà và cho việc điều hành

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.5 Quản trị tài chính Báo cáo tài chính

Báo cáo định kỳ và báo cáo tổng kết vào cuối năm tài chính

Thời gian

Doanh thu

Chi phí khấu hao

Chi phí quản lý

Chi phí bảo trì

Trả lãi vay

Tổng chi phí

Chi phí sửa chữa lớn

….. Tổng công

Thời gian

Doanh thu

Ghi chú

Tổng chi phí

LN trước thuế

Thuế TNDN

LN sau thuế

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật

Các hệ thống kỹ thuật trong công trình được ví như là mạch máu trong cơ thể công trình. Để "cơ thể công trình" mạnh khỏe đòi hỏi các hệ thống kỹ thuật này phải luôn luôn ở trong tình trạng tốt và được vận hành một cách hoàn hảo.

Việc quản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo Bất động sản luôn hoạt động an toàn, mặt khác còn đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí vận hành và quá trình bảo trì bảo dưỡng được thực hiện định kỳ một cách hiệu quả, nâng cao tính chuyên nghiệp và giá trị của bất động sản.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

Hệ thống điện

Hệ thống cấp thoát nước

Hệ thống thông tin liên lạc

Hệ thống điều hòa không khí

Hệ thống thang máy

Hệ thống PCCC

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

Danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị

Vận hành hệ thống

Bảo trì, bảo dưỡng

Sửa chữa, thay thế

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật

Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

-Vận hành hệ thống điện;

-Vận hành hệ thống cấp thoát nước;

-Vận hành hệ thống thông tin liên lạc;

Quy trình vận hành

-Vận hành hệ thống điều hòa không khí;

-Vận hành hệ thống thang máy;

-Vận hành hệ thống PCCC

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Khái niệm:

Bảo trì là việc kiểm tra việc vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực hiện các hoạt động lau sạch, tra dầu mỡ…bên ngoài của thiết bị.

Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành phần của thiết bị ra, tiến hành vệ sinh, tra dầu

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Nội dung:

1. Lập danh mục máy móc, thiết bị

- Lập danh sách tất cả các thiết bị máy móc hiện đang sử dụng trong tất cả các bộ phận tại bất động sản.

- Xem xét, phân loại các loại máy móc thiết bị trong danh mục về chủng loại, số lượng, và trình duyệt.

- Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên bảo trì tiến hành cập nhất vào danh mục móc móc thiết bị vào cuối tháng và phải trình duyệt lại.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Nội dung:

2. Khảo sát hiện trạng:

Căn cứ những máy móc thiết bị đang sử dụng, và tùy theo tính năng và công năng cuả thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị nhằm:

- Xác định tần suất cần bảo dưỡng, bảo trì..

- Xác định năng lực bảo trì: bảo trì nội bộ hay phải thuê ngoài

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Nội dung:

3. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng:

Căn cứ danh mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp tình trạng các loại máy móc thiết bị, Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì trình duyệt.

Đối vối các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng bộ phận kỹ thuật phải cập nhật kế hoạch bảo trì và trình duyệt lại.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Nội dung:

4. Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:

Căn cứ kế hoạch bảo trì, bộ phận kỹ thuật lập đề xuất các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình duyệt và tiến hành mua hàng theo quy trình mua hàng.

Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện theo quy trình mua hàng.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

5. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:

Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng phải liên hệ truớc với bộ phận sử dụng để thông báo thời gian bảo trì, bảo dưỡng và việc ký nghiệm thu biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo duỡng và không làm ảnh hưởng tới công việc bộ phận đó.

Theo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được phê duyệt, nhân viên kỹ thuật tiến hành tự bảo trì hoặc mời đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì.

Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng.

Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật Quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà:

Nội dung:

6. Cập nhật hồ sơ :

Khi sửa chữa bảo trì xong, Tổ trưởng bảo trì chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm:

- Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).

- Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật

Quy trình sửa chữa:

Mục đích:

(cid:2)Bảo đảm các loại hư hỏng được sửa chữa kịp thời. (cid:2)Xác định trách nhiệm các bên để tính toán nghĩa vụ bồi thường nếu có. (cid:2)Xác định căn cứ chính xác để thanh toán cho dịch vụ sửa chữa ngoài. (cid:2)Hướng dẫn các bước sửa chữa tài sản, máy móc trong công ty

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.6 Quản lý hệ thống kỹ thuật

Xem xét

Đề xuất phương án

Thông tin hư hỏng

phiếu yêu cầu sửa chữa

Thực hiện

Nghiệm thu

Quy trình sửa chữa:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Mục đích:

(cid:1) Đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra của BĐS được thực hiện.

(cid:1) Đảm bảo các hoạt động của BĐS được thực hiện theo đúng quy trình, quy định

Xác định nội dung giám sát :

Nội dung giám sát sẽ căn cứ trên hệ thống các tiêu chuẩn dịch vụ của bất động sản và các quy định của chủ sờ hữu hoặc người quản lý.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Xác định tần suất giám sát :

(cid:1)Xác định tần suất giám sát là việc xác định sự giám sát được thực hiện hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý hay năm đối với một hoạt động cần giám sát.

(cid:1)Việc xác định tần suất giám sát phụ thuộc vào thời gian mà một nội dung công việc có thể xảy ra hư hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn.

(cid:1)Căn cứ tần suất giám sát đã được thực hiện, Ban điều hành tòa nhà/BĐS xây dựng kế hoạch giám sát cho nhân viên có trách nhiệm.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Xác định phương pháp giám sát:

Tuỳ vào từng lĩnh vực, nội dung mà có thể áp dụng các phương pháp giám sát như sau:

(cid:1)Giám sát bằng cách xem xét trực tiếp hành vi thực hiện. Là hình thức giám sát do người giám sát tiến hành thông qua quan sát việc thực hiện công việc của người được giám sát.

(cid:1)Giám sát bằng cách xem xét hồ sơ. Là hình thức giám sát thông qua việc ghi chép và quản lý các hồ sơ, biểu mẫu theo các quy trình, quy định đã được ban hành.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Xác định phương pháp giám sát:

(cid:1)Giám sát qua hệ thống báo cáo định kỳ.

(cid:1)Giám sát bằng hệ thống đánh giá chéo. Là hệ thống giám sát của bộ phận này với bộ phận khác. Nếu bộ phận giám sát thường là bộ phận đầu ra của bộ phận được giám sát. Nếu bộ phận bị giám sát thực hiện không tốt thì sẽ ảnh hưởng đến bộ phận giám sát.

(cid:1)Giám sát phòng ngừa bằng cách xây dựng các quy trình. Là hình thức phân tích các lỗi và đưa ra biện pháp khắc phục phòng ngừa, sau đó văn bản hoá các biện pháp đó thành quy định của công ty.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

1. Th(cid:16)c hi(cid:19)n giám sát:

(cid:1)Căn cứ vào kế hoạch giám sát nhân viên giám sát thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt. (cid:1)Mọi cuộc giám sát phải được thông báo hoặc có kế hoạch từ trước cho bộ phận được giám sát trừ trường hợp giám sát đột xuất.

2. Ghi báo cáo giám sát:

(cid:1)Nhân viên giám sát ghi báo cáo giám sát theo mẫu báo cáo giám sát đính kèm quy trình này. (cid:1)Trường hợp những nội dung giám sát có mẫu báo cáo hoặc checklist riêng thì dùng theo mẫu riêng đó. (cid:1)Đối với các hoạt động không có biên bản hoặc bằng chứng bằng văn bản thì nhân viên giám sát sử dụng máy chụp hình để lưu lại bằng chứng.

Quy trình giám sát :

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

3. Xác đ(cid:7)nh ph(cid:1)(cid:2)ng án gi(cid:6)i quy(cid:10)t:

(cid:1)Sau khi ghi báo cáo, nhân viên giám sát phải gửi báo cáo giám sát cho người có thẩm quyền theo thời gian quy định.

(cid:1)Người có thẩm quyền căn cứ báo cáo giám sát để mời các bên liên quan xác định hình thức khắc phục hay phòng ngừa sự cố.

(cid:1)Biện pháp giải quyết phải thể hiện trong quy trình khắc phục phòng ngừa của công ty.

4. Theo dõi quá trình kh(cid:20)c ph(cid:21)c, phòng ng(cid:22)a:

(cid:1)Nhân viên giám sát chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện khắc phục phòng ngừa theo quy trình khắc phục phòng ngừa.

Quy trình giám sát :

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Giám sát khách hàng :

Mục đích: (cid:1) Đảm bảo khách hàng thực hiện theo đúng các quy định của tòa nhà/BQL bất động sản

(cid:1) Đảm bảo các quy tắc công cộng được thực thi

Quyền giám sát :

(cid:1)Quyền giám sát khách hàng được ghi nhận trong hợp đồng thuê/hợp đồng dịch vụ giữa ban quản lý BĐS và khách hàng.

(cid:1)Nhân viên giám sát là người đại diện ban quản lý BĐS thực hiện chức năng giám sát đối với khách hàng.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Giám sát khách hàng :

Nguyên tắc giám sát :

(cid:1) Phải thể hiện sự tôn trọng khách hàng, không làm ảnh hướng quá nhiều đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.

(cid:1)Truớc khi giám sát cần phải gửi thông báo giám sát trước cho khách hàng.

(cid:1)Nếu khách hàng phản đối cần kiên trì giải thích quyền giám sát và khi cần thì đề nghị cấp trên làm việc với khách hàng.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Giám sát khách hàng :

Nội dung giám sát :

(cid:1) Bao gồm việc giám sát tuân thủ của khách hàng đối với các quy định của tòa nhà/BQL BĐS liên quan đến khách hàng.

(cid:1)Đối với các hành vi của khách hàng xâm hại lợi ích của bất động sản hoặc người khác thì cần thông báo ngay cho người có thẩm quyền giải quyết. Người có thẩm quyền có trách nhiệm làm việc với khách hàng và khi cần thiết thì bổ sung vào quy định của Tòa nhà/ BĐS

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.7 Giám sát, kiểm soát

Giám sát khách hàng :

Tần suất giám sát : (cid:1) Việc giám sát khách hàng được thực hiện hàng tuần.

(cid:1)Ngày giờ giám sát theo kế hoạch giám sát sử dụng theo mẫu đính kèm quy trình này và phải được Trưởng phòng điều hành phê duyệt.

Phương pháp giám sát : (cid:1) Sử dụng phương pháp quan sát hành vi: là phương pháp xem xét trực tiếp các hành vi của khách hàng theo quy định của công ty.

(cid:1)Phương pháp thu thập bằng chứng: sử dụng máy chụp hình hoặc máy ghi âm.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Khái niệm :

Khai thác bất động sản chính là hoạt động kinh doanh nhằm biến các tiềm năng, tiện ích, lợi thế và việc sử dụng tài sản bất động sản thành lợi nhuận cho chủ đầu tư hoặc người quản lý khai thác.

Các đối tượng BĐS khai thác :

(cid:2)Cao ốc văn phòng cho thuê: cho thuê, khai thác tiện ích, dịch vụ…

(cid:2)Chung cư: Khai thác tiện ích, cho thuê căn hộ, dịch vụ gia tăng

(cid:2)Khách sạn, nhà hàng…: lưu trú, thuê phòng, dịch vụ du lịch …

(cid:2)Trung tâm thương mại, dịch vụ, giải trí ….

(cid:2)BĐS hạ tầng kỹ thuật …: cho thuê, thuê lại, thu phí sử dụng …

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Kế hoạch khai thác :

- Đánh giá đặc điểm và ưu thế của BĐS

- Phân tích thị trường

- Chiến lược và thực hiện

- Đội ngũ quản lý

- Kế hoạch tài chính

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Đánh giá đặc điểm và ưu thế kinh doanh của BĐS :

- Chủ đầu tư : Thương hiệu của chủ đầu tư

- Điểm khởi đầu : Nguồn tài chính và số vốn đầu tiên, bảng liệt kê các chỉ số tài chính điểm khởi đầu

- Vị trí địa lý và tài sản trực thuộc : Sự thuận lợi về vị trí địa lý, hệ thống phân phối, các tài sản, trang thiết bị phục vụ cho khai thác kinh doanh.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Xác định dịch vụ và nội lực của BĐS :

1. Lợi thế cạnh tranh

- Cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng luôn cao hơn trong khu vực (Dẫn chứng…)

- Sản phẩm đặc biệt : Hệ thống an toàn tự động, Wifi, lease line…

- Chi phí quảng cáo và tiếp thị thấp với chiến lược hiệu quả

- Giá cả cạnh tranh nhất thị trường

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Xác định dịch vụ và nội lực của BĐS :

2. Tài liệu sales : Brochure, catalogue, leaflet (tờ rơi), sơ đồ, hình ảnh, CD, DVD, đặt tại tất cả các đại lý và văn phòng cung cấp thông tin cho khách hàng và đưa ra các lợi ích của khách hàng

Thư thông tin cập nhật hàng tháng gửi đến các khách hàng thường xuyên qua email hay trực tiếp (thông báo các sản phẩm và dịch vụ mới của công ty hay một vài mẫu chuyện về sự hài lòng của khách hàng…)

Các bài viết và hình ảnh quảng cáo trên báo chí, tivi… được thiết

kế tinh vi, hiện đại.

3. Sự đáp ứng : Năng lực và nhiệt tình cống hiến của đội ngủ quản lý, hệ thống nhà thầu tốt, kiến trúc sư giỏi, sự làm việc chăm chỉ của các nhân viên cho chất lượng sản phẩm cao hơn.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Xác định dịch vụ và nội lực của BĐS :

4. Công nghệ: Các công nghệ tiên tiến được áp dụng trong tòa nhà : hệ thống wifi, an ninh bảo vệ và PCCC kết nối với đơn vị công an bên ngoài, 24H Fax/copy center…

5. Các dịch vụ trong tương lai: Các dịch vụ mà công ty sẽ hướng đến trong tương lai để thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng qua lịch sử phục vụ được theo dõi và ghi chép lại các ý kiến đóng góp từ phía KH.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác Phân tích thị trường : 1. Phân khúc thị trường : Nhóm các loại khách hàng hay sản phẩm về chung một phía. Các loại phân khúc : vị trí địa lý, tuổi đời, giới tính, thu nhập, dân tộc, lợi ích, nhân khẩu…

2. Chiến lược phân khúc thị trường mục tiêu

- Nhu cầu của thị trường: Chỉ ra được mỗi nhu cầu chính yếu của

các đối tượng khách hàng (Phân khúc thị trường).

- Định hướng thị trường : Đưa ra được các dự đoán về xu thế phát

triển của thị trường mục tiêu trong tương lai ( Có lẽ hiện tại là con số chưa thuyết phục nhưng trong tương lai xác định sẽ là một thị trường lớn…).

- Phát triển thị trường : Đưa ra các chỉ số về sự phát triển của thị

trường trong quá khứ và các đánh giá, nhận xét.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác Chiến lược và thực hiện :

1. Lợi thế cạnh tranh : Những lợi thế có được từ việc kết hợp các giá trị trong phân tích “SWOT”.

2. Chiến lược tiếp thị

- Câu định vị : Xác định vị thế của công ty trên thị trường cùng với các sản phẩm dịch vụ ưu tú nhất có đủ sức thuyết phục khách hàng phải chọn lựa đến thương hiệu của công ty

- Chiến lược giá : Đưa ra mức giá xác định theo xác thị trường

và đảm bảo ở mức độ cạnh tranh nhất.

- Chiến lược khuyến mãi : Xác định các chương trình khuyến

mãi cho mỗi phân khúc thị trường.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Chiến lược và thực hiện :

- Chiến lược phân phối : Xác định các kênh phân phối (Sự phân bổ các đại lý, qui trình xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu khách hàng…), qui định mức thời gian để thực hiện.

- Chương trình tiếp thị: Xác định các phương tiện tiếp xúc khách hàng (thư điện tử, website trực tuyến…), các kênh lấy thông tin & ý kiến khách hàng…

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Chiến lược và thực hiện :

3. Chiến lược bán hàng

- Dự báo bán hàng: Đưa ra các chỉ số doanh thu dự tính cho mỗi phân khúc thị trường theo các đơn vị sản phẩm : căn hộ một phòng ngủ, hai phòng ngủ…

- Chương trình bán hàng: Giải thưởng cho nhân viên (Nhiều hợp

đồng, HĐ dài hạn, công suất bán hàng cao…), giải thưởng cho khách hàng trung thành, cho việc giới thiệu khách hàng mới…

4. Chiến lược liên kết : Liên kết với các nhà thầu và các kiến trúc sư…

5. Các tham chiếu: Bảng liệt kê các chỉ số tham chiếu về khả năng quản lý và thực hiện ngân sách theo các ước tính doanh thu đạt được trong tương lai.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Đội ngũ quản lý :

1. Sơ đồ tổ chức 2. Đội ngũ quản lý: Nêu rõ các chức danh và nhiệm vụ. 3. Phát triển đội ngũ quản lý: Các phương pháp đánh giá để thăng tiến chức vụ hay tiền lương. Nguồn nhân sự trong tương lai…

4. Kế hoạch cá nhân : Các chỉ số chi trả thù lao cho các nhân viên quản lý thực hiện trong năm đầu tiên và trong vòng 03 năm.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Kế hoạch tài chính :

1. Các giả định quan trọng: bảng liệt kê các giả định về các chi phí tiền lương, lợi nhuận, thuế…Sự phát triển của thị trường, công nghệ…

2. Các chỉ thị yếu điểm cho tài chính : Đồ thị cho các chỉ số chi phí điều hành, doanh thu và lãi gộp.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG QUẢN TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN

2.8 Khai thác

Kế hoạch tài chính :

4. Kế hoạch lợi nhuận và thua lỗ: Bảng liệt kê ước tính các chí phí cho các kế hoạch doanh thu theo từng thời điểm.

5. Kế hoạch lưu chuyển tiền tệ : Bảng liệt kê các chỉ số thu-chi tiền mặt từ các hoạt động điều hành và kinh doanh tòa nhà.

6. Kế hoạch cân đối tài chính: Bảng cân đối tài chính ước tính trước.

7. Tỉ số kinh doanh : Các chỉ số về tính thanh khoản, nợ…

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Tại sao phải lập kế hoạch quản trị?

Kế hoạch quản trị BĐS là tổng hợp quá trình nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý, hoạch định giải pháp quản lý, phương án khai thác, xây dựng kế hoạch thực hiện đảm bảo đầy đủ các yếu tố cấu thành của hoạt động quản lý, nhằm đảm bảo bất động sản được vận hành an toàn, chất lượng dịch vụ tốt, khai thác có hiệu quả cao nhất.

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý

(cid:1)Mục đích đầu tư của dự án (cid:1)Loại hình, công năng của BĐS theo giấy phép (cid:1)Đặc điểm kiến trúc, kết cấu của BĐS (cid:1)Đặc điểm của hệ thống trang thiết bị bên trong BĐS (cid:1)Vị trí, đặc điểm của khu vực mà BĐS tọa lạc

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý

Mục đích đầu tư của dự án: Mua bán, cho thuê, kinh doanh dịch vụ …..

Loại hình, công năng của BĐS theo giấy phép: Chung cư căn hộ, cao ốc văn phòng, khách sạn, thương mại dịch vụ ….

Mục đích của việc nghiên cứu này nhằm đánh giá tiềm năng, mức độ cũng như xây dựng các phương án khai thác đạt hiệu quả cao

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý

Đặc điểm kiến trúc, kết cấu của BĐS: đánh giá đặc điểm kiến trúc, hình dáng, không gian, mặt bằng, tiện ích, kết cấu xây dựng ….

Việc đánh giá này phục vụ cho việc đưa ra các phương án quản lý và vận hành bất động sản như PCCC, an ninh, vệ sinh, phương thức khai thác …

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý

Đặc điểm của hệ thống trang thiết bị bên trong BĐS: kiểu loại, xuất xứ, đặc tính của hệ thống trang thiết bị, máy móc …

Việc đánh giá này nhằm xây dựng kế hoạch và phương án quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà và hệ thống PCCC …

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.1 Nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý

Phân hạng chất lượng và cấp của bất động sản:

Ví dụ: Cao ốc văn phòng hạng A, B, C;

Khách sạn: 1sao – 5 sao

Chung cư cao cấp, trung bình, thấp

Nhằm đưa ra tiêu chuẩn, chất lượng dịch vụ quản lý phù hợp

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.2 Phân tích yêu cầu quản lý

- Loại hình của BĐS

- Phân hạng BĐS

YÊU CÀU QUẢN LÝ

- Mong muốn của chủ đầu tư

- Mục đích khai thác

- Đặc điểm của khách hàng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.3 Lập phương án quản lý

-Cơ cấu tổ chức

Nghiên cứu đối tượng quản lý

-Số lượng nhân sự

-Dự kiến kế hoạch khai thác kinh doanh

PHƯƠNG ÁN QUẢN LÝ

-Phương thức cung cấp dịch vụ

Yêu cầu quản lý

-Phương án an ninh, vệ sinh

-Dự kiến kinh phí quản lý

-Nội dung khác ….

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.4 Kế hoạch nhân sự

-Sơ đồ tổ chức

-Mô tả công việc

-Tiêu chuẩn đánh giá Kế hoạch nhân sự

-Yêu cầu đào tạo Căn cứ vào yêu cầu và phương án quản lý

-Kế hoạch tuyển dụng

-Chính sách khác

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.4 Kế hoạch nhân sự

CHỦ ĐẦU TƯ/CHỦ SỞ HỮU

CÔNG TY QUẢN LÝ

TRƯỞNG BAN QUẢN LÝ

Bộ phận giám sát

Tiếp tân - hành chánh

Quản lý và chăm sóc khách hàng

Quản lý HT kỹ thuật

Vệ sinh

An ninh

Kinh doanh, tiếp thị

Cơ cấu quản lý

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình quản lý hợp đồng khách hàng:

Quy trình triển khai hợp đồng Khách hàng và các biểu mẫu Quy trình thu tiền khách hàng Quy trình thu tiền dịch vụ cộng thêm Quy trình thanh lý hợp đồng

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình khách hàng:

Quy định quản lý và sử dụng tiện ích chung Quy trình đánh giá sự thoả mãn của khách hàng Quy trình xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng, và các biểu mẫu Quy định trang trí và marketing của khách hàng Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng Quy định quản lý tài sản của khách hàng Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nhà

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình An ninh:

Nội quy phòng cháy chữa cháy toà nhà, và các biểu mẫu

Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ, và các biểu mẫu

Quy định huấn luyện về an toàn, PCCN, và các biểu mẫu

Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá, và các biểu mẫu

Quy trình kiểm soát khách, nhân viên, và các biểu mẫu

Nội quy bộ phận bảo vệ, và các biểu mẫu

Quy trình xử lý sự cố bảo vệ, và các biểu mẫu

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình An ninh:

Phương án phòng cháy chữa cháy toà nhà

Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ

Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp

Quy trình giữ xe ô tô

Quy trình giữ xe máy

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.4 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình vận hành kỹ thuật:

Quy trình sửa chữa, và các biểu mẫu

Quy trình bảo trì toà nhà, và các biểu mẫu

Quy trình bảo hành toà nhà,và các biểu mẫu

Quy trình bảo trì công trình xây dựng

Quy trình bảo hành công trình xây dựng

Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà

Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình vệ sinh:

Quy định lập kế hoạch vệ sinh toà nhà

Quy định quản lý rác toà nhà

Quy trình vệ sinh toilet, và biểu mẫ

Quy trình vệ sinh kính

Quy trình vệ sinh sàn

Quy trình vệ sinh thảm

Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh

Quy trình bảo dưỡng sàn

Quy định tiêu chuẩn vệ sinh toà nhà

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Quy trình giám sát:

Quy trình giám sát toà nhà, và biểu mẫu

Quy trình giám sát vệ sinh, và biểu mẫu

Quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng, và biểu mẫu

Quy trình giám sát khách hàng, và biểu mẫu

Quy trình giám sát an ninh

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Mô tả công việc:

Ban giám đốc

- Mô tả công việc giám đốc toà nhà

- Mô tả công việc thư ký giám đốc

Phòng điều hành

- Mô tả công việc Trưởng phòng điều hành

- Mô tả công việc nhân viên kinh doanh

- Mô tả công việc nhân viên giám sát

- Mô tả công việc nhân viên lễ tân

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.5 Thiết lập quy trình quản lý

Phòng an ninh - Mô tả công việc Trưởng phòng an ninh - Mô tả công việc Trưởng ca bảo vệ - Mô tả công việc bảo vệ cổng chính - Mô tả công việc bảo vệ khu vực xe - Mô tả công việc bảo vệ tuần tra Phòng kỹ thuật - Mô tả công việc Trưởng phòng kỹ thuật - Mô tả công việc Trưởng ca kỹ thuật - Mô tả công việc nhân viên bảo trì - Mô tả công việc thư ký phòng kỹ thuật Tổ vệ sinh - Mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh - Mô tả công việc nhân viên vệ sinh

Mô tả công việc:

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.6 Thiết lập hệ thống kiểm soát

Công ty quản lý Chủ đầu tư/chủ sở hữu

Ban quản lý BĐS

Nhà cung cấp dịch vụ Bộ phận giám sát

Hoạt động kiểm tra, giám sát

Các bộ phận dịch vụ thuê ngoài Các bộ phận trực thuộc BQL

Property Management – Ths.Nguyễn Tiến Dũng

01

CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ

3.7 Các công việc khác liên quan

(cid:1) Thiết lập ngân sách (cid:1) Thủ tục bàn giao mặt bằng cho khách hàng (cid:1) Kế hoạch khai thác (cid:1) Kế hoạch tiếp thị (cid:1) Chính sách kinh doanh (cid:1) Thủ tục và chính sách thu tiền khách hàng