Bài giảng Quản trị dự án đầu tư: Chương 6

15/04/2015

Chƣơng 6. QUẢN TRỊ VIỆC BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN

6.1 QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆU D.ÁN

6.2 ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.3 BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NHÂN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

• Việc bố trị sử dụng nguồn lực một cách hợp lý rất cần thiết trong quản trị dự án. Sự thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực đều dẫn đến chi phí gia tăng hoặc thời gian thực hiện sự án bị kéo dài

• Vấn đề đặt ra là phải quản lý, điều hòa nguồn lực để có thể cân đối giữa khả năng cung cấp và nhu cầu đòi hỏi.

6.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ GANT

• Nguồn lực dự án gồm nhân lực, tài chính, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và năng lượng… của tổ thực hiện dự án

6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Cần tuân thủ theo các nguyên tắc:

Ưu tiên các công việc găng

Ưu tiên các công việc mà có thời gian dự trữ là nhỏ nhất

Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện dài nhất

Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất

Ưu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trước

Ưu tiên các công việc vì mục đích chính trị, xã hội hoặc tạo uy tín thương hiệu cho công ty.

1 15/04/2015

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ GANTT

a) Quy trình thực hiện

Bước 1. vẽ sơ đồ Gantt

Bước 2. xác định chi phí nguồn lực tương ứng với từng cv

Bước 3. đơn vị nguồn lực được thể hiện trên trục tung phần dưới

gốc tọa độ.

Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp

Cho biết thêm: để hoàn thành mỗi cv của D.án cần phải sư dụng 2

đơn vị nguồn lực 1 tuần.

TT

Tên công việc

Ký hiệu Độ dài thời

Thời điểm bắt

đầu

gian (tuần)

Làm móng nhà

Bắt đầu ngay

2 Vận chuyển cần cẩu

Bắt đầu ngay

về

Lắp dựng cần cẩu

Sau B

4 Vận chuyển cấu kiện

Bắt đầu ngay

Lắp ghép khung nhà

Sau C

Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp

Bước 1. vẽ sơ đồ Gantt TT Công việc

Thời gian (thực hiện) 6 3

10 11 12

1. Làm móng nhà

2.vận chuyển cần cẩu

3.lắp dựng cần cẩu

4.vận chuyển cấu kiện

5.lắp ghép khung nhà

A B C D E

TIẾN TRÌNH DGE

TIẾN TRÌNH BCE

2 đv TIẾN TRÌNH AFE E7 A5 4đv D4 6đv C3 B 1

2 15/04/2015

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến

a) Quy trình thực hiện

Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT

Bước 2: Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều, trong đó:

- Trục hoành: Biểu thị thời gian thực hiện các hoạt động trên tùng

tiến trình đã được xác định từ sơ đồ PERT.

- Trục tung. Biểu thị trình tự các tiến trình và mối quan hệ bên

trong giữa các hoạt động trên tiến trình đó, đã được xác định từ sơ

đồ PERT.

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến

a) Quy trình thực hiện

Bước 3: Vẽ sơ đồ PERT cải tiến trên hệ trục toạ độ hai chiều, theo nguyên tắc: 1/ Tiến trình tới hạn (CP) có thời gian thực hiện dài nhất (Max) được biểu diễn thấp nhất (gần trục hoành) 2/ Các tiến trình có thời gian thực hiện tiến trình ngắn dần được biểu diễn lần lượt theo thứ tự từ dưới lên trên. 3/ Tiến trình có thời gian thực hiện tiến trình ngắn nhất (Min) dược biểu diễn trên cùng (cao nhất). 4/ Các tiến trình trên sơ đồ PERT cải tiến dược biểu diễn bằng các đường mũi tên, thẳng hàng, song song với trục hoành (khác với sơ đỗ PERT - liên kết mạng). 5/ Khép kín sơ đồ PERT cải tiến bằng các đường nét đứt (------).

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến

a) Quy trình thực hiện

Bước 4. Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải tiến theo nguyên tắc • Trục hoành biểu diễn thời gian của từng tiến trình • Trục tung biểu diễn các tiến trình và hao phí nguồn lực của từng

• Loại bỏ cv cùng tên trong các tiến trình khác nhau, chỉ để lại cv

đó trong một tiến trình duy nhất

• Bố trí nguồn lực thực hiện các cv theo từng tiến trình trên sơ đồ

PERT cải tiến

3 15/04/2015

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến

a) Quy trình thực hiện

Bước 5. nhận dạng sự “ căng thẳng” hay “nhàn rỗi” trong bố trí

nguồn lực để có biện pháp điều chỉnh

Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp

Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT

2 F0 A5 E7 C3 B1 6 5 3 1

Có 3 tiến trình.

Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp

Bước 2,3

TIẾN TRÌNH

BCE

D4 G0 4

DGE

AFE

C3 E7 B 1 G0 E7 D4 F0 E7 A5

4 15/04/2015

Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp

Bước 4. NGUỒN LỰC

5 4 ĐƢỜNG ĐIỀU HÒA NGUỒN NHÂN LỰC 3 C B 2 D 1 TUẦN A E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN

6.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến

a) Quy trình thực hiện

Bước 5. 4 tuần đầu nguồn lục “ căng thẳng”, 6 đơn vị nguồn

lực/tuần. 8 tuần còn lại “nhàn rỗi” trong bố trí nguồn lực. 2 đơn vị

nguồn lực/tuần

6.2 ĐIỀU HOÀ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN

6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc

6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

5 15/04/2015

6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc

Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc được ký hiệu hóa Bước 2. Xác định thời gian bắt đầu của công việc (TB) TB là tổng thời gian hao phí cho các công việc khác xảy ra trước công việc đó. Lưu ý rằng: TB của công việc đầu tiên trong tiến trình bao giờ cũng bằng 0 Bước 3. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc (TC) TC bằng tổng thời gian của một tiến trình trừ thời gian bắt đầu của công việc đó TC = ∑tei - TB

Bước 4. Xác định thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc (TE) giữa các tiến trình mà có sự tham gia của tiến trình này. Đây cũng chính là thời gian bắt đầu dài nhất của công việc đó và là một trong các căn cứ để xác định thời gian dự trữ.

TE= Max TB Bước 5. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc dài nhất (Max TC) Là giá trị lớn nhất khi so sánh các giá trị của TC ứng với mỗi công việc trong từng tiến trình Bước 6. Xác định thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc (TL).TL là cơ sở để xác định thời gian dự trữ TL=TCP- Max TC Bước 7. Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc (TS) TS=TL-TE

b. Thí dụ Trở lại thí dụ dự án “Lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT (đã có)

6 15/04/2015

Bước 2, 3, 4, 5, 6, 7 được thể hiện trong bảng sau đây:

6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

Có nhiều phương án điều hòa nguồn lực, tùy theo thời gian dự trữ của từng công việc. Phƣơng án tốt nhất là phƣơng án mà có đƣờng điều hòa nguồn lực là đƣờng thẳng hoặc gần thẳng xấp xỉ với mức bình quân về nguồn lực trong một đơn vị thời gian. Các phƣơng án còn lại có đƣờng điều hòa nguồn lực càng giống đƣờng Parabol càng tốt. Đỉnh của Parabol phải nằm vào khoảng giữa của thời gian thực hiện dự án.

TIẾN TRÌNH

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

BCE 1 3 1 7

DGE 4 1 7

AFE 5 7

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN

7 15/04/2015

NGUỒN LỰC

BỐ TRÍ NGUỒN LỰC

TUẦN

đường điều hòa nguồn lực

Phương án 1: Bắt đầu công việc D chậm 1 tuần so với dự tính

TIẾN TRÌNH

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

BCE 1 3 1 7

DGE 1 4 7

AFE 5 7

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN

BỐ TRÍ NGUỒN LỰC

NGUỒN LỰC

Đường điều hòa nguồn lực

12 TUẦN

8 15/04/2015

Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng tuần lễ như sau:

Tuần đầu nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A và B là 4 đơn vị nguồn lực

Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 4 nhu cầu nguồn lực thực hiện công việc A, D, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần

Tuần thứ 5 có nhu cầu nguồn lực để thực hiện công việc A, D là 4 đơn vị nguồn lực

Như vậy so với cách bố trí đầu tiên, cách bố trí nguồn lực trong phương án 1 đã tốt hơn. Cụ thể đường điều hòa nguồn lực đã có dạng đường Parabol, hai nhánh đã cân đối hơn.

Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực thực hiện công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần

Phƣơng án 2. Bắt đầu công việc D và B chậm 1 tuần so với dự tính ban đầu

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN CỦA DỰ ÁN THEO PHƢƠNG ÁN 2

TIẾN TRÌNH

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

BCE 1 1 3 7

DGE 1 4 7

AFE 5 7

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN

BỐ TRÍ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO PHƢƠNG ÁN 2

NGUỒN LỰC

BỐ TRÍ NGUỒN LỰC

Đường điều hòa nguồn lực

12 TUẦN

9 15/04/2015

Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng tuần lễ như sau: – Tuần 1 nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A là 2

đơn vị nguồn lực

– Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 5 nhu cầu nguồn lực cho thực

hiện công việc A, D, B, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần

– Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực để thực

hiện công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần.

Đây là cách bố trí nguồn lực hợp lý nhất. Bởi vì, mới tuần đầu thực hiện dự án nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị. Sau đó tăng lên 6 đơn vị trong 4 tuần kế tiếp và 7 tuần cuối cùng nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị nguồn lực/tuần. Hai nhánh của đường điều hòa nguồn lực đã cân đối hơn. Do thời gian dự trữ của từng công việc ngắn, nên đối với dự án này ta không thể san bằng nhu cầu nguồn lực theo hướng thẳng được mà chấp nhận theo đường Parabol.

6.3 BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NHÂN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN

10 15/04/2015

• Có nhiều loại nguồn lực khác nhau . Có thể là nhân lực , máy móc thiết bị , nguyên vật liệu , năng lượng , tài chính … Thời gian là một nguồn lực , nhưng là nguồn lực đặc biệt .

• Nhưng nguồn lực quan trọng nhất của một dự án lại

là nhân lực .

• Mỗi dự án và công việc khác nhau thì có một nguồn lực khác nhau , nói chung là không giống nhau về chất lượng và số lượng .

VD : Bố trí và điều hòa nhân lực của một dự án

Thông số của dự án :

Nhu cầu nhân

STT

Công việc Công việc hoàn thành trƣớc Thời gian dự tính ( tei ) - ngày lực / ngày ( ngƣời )

1

A Bắt đầu ngay 4 5

2

B Bắt đầu ngay 2 6

3

C Bắt đầu ngay 4 8

4

D Sau A 6 5

5

E Sau B 3 6

6

F Sau C 12 7

7

G Sau C 3 4

8

H Sau D , E , F 4 8

9

Yêu Cầu :

1. Vẽ sơ đồ PERT 2. Vẽ sơ đồ PERT cải tiến 3. Xác định thời gian dự trữ của từng công việc 4. Bố trí nhân lực trên sơ đồ PERT cải tiến 5. Căn cứ vào thời gian dự trữ của từng công việc để điều hà nhân lực . Sau đó chỉ ra phương án tối ưu điều hòa nhân lực

I Sau H , G 4 10

11 15/04/2015

 Vẽ sơ đồ PERT .

• Sơ đồ PERT ở trên có các tiến trình sau: • ADHI= 4+6+4+4=18 (2) • BEHI=2+3+4+4=13 (3) • CFHI=4+12+4+4=24 (1) • CGI=4+3+4=11 (4)

12 15/04/2015

Thời gian dự trữ của từng công việc

 Thời gian dự trữ chung của công việc A = D = 6 ngày  Thời gian dự trữ chung của công việc B = E = 11 ngày  Thời gian dự trữ chung của công việc G = 13 ngày  Các công việc C , F , H , I không có thời gian dự trữ

Bố trí nguồn nhân lực trên sơ đồ PERT cải tiến

NHÂN LỰC

BIỂU ĐỒ BỐ TRÍ NHÂN LỰC

F12

NGÀY

24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Qua sơ đồ ta thấy :

• 4 ngày đầu tiên cần 19 người • ngày thứ 5 cần 22 người • Ngày thứ 6-7 cần 16 người • Ngày thứ 8-9 cần 12 người • Ngày 10 tới ngày 16 cần 7 người • Từ ngày 17 tới 20 cần 8 người • 4 ngày cuối cùng cần 10 người

13 15/04/2015

Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực

• PA1: khởi công công việc E muộn 2 ngày • PA2: khởi công công việc B muộn 4 ngày, công việc E muộn 4 ngày, công việc D muộn 5 ngày và công việc G muộn 11 ngày

Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực

• PA1: khởi công công việc E muộn hai ngày

• PA1: Dời công việc E lại hai ngày. E sẽ bắt đầu từ ngày 5 tới ngày 7 Thời gian dự trữ ban đầu của E=11 vậy thời gian dự trữ còn lại của E=9 Qua sơ đồ ta thấy: - 2 ngày đầu cần 19 người. - 2 ngày tiếp theo cần 13 người. - Từ ngày 5- 7 cần 12 người. - Từ ngày 8-10 cần 8 người. - Từ ngày 11-16 cần 7 người - Từ ngày 17-20 cần 8 người. - 4 ngày cuối cùng cần 10 người.

14 15/04/2015

Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực

NHÂN LỰC

BIỂU ĐỒ ĐIỀU HÒA NHÂN LỰC

• PA2: khởi công công việc B muộn 4 ngày, công việc E muộn 4 ngày, công việc D muộn 5 ngày và công việc G muộn 11 ngày

F12

NGÀY

24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

• Khởi công công việc B muộn 4, Thời gian dự trữ còn

lại của B=9

• Khởi công công việc E muộn 4 ,thời gian dự trữ còn

lại của E=7

• Khởi công công việc D muộn 5 ngày, thời gian dự trữ

còn lại=1

• Khởi công công việc G muộn 11 ngày ,thời gian dự

trữ của G= 2

 Qua sơ đồ ta thấy:  9 ngày đầu cần 13 người  Từ ngày 10-15 cần 12 người.  Ngày tiếp theo cần 1 người  Ngày 17 ngày 18 cần 12 người  Ngày 19,20 cần 8 người  4 ngày cuối cùng cần 10 người.