intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 1 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chia sẻ: Năm Tháng Tĩnh Lặng | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:20

0
134
lượt xem
40
download

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 1 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng chương 1 trình bày về văn phòng và quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan. Chương này gồm có các nội dung chính như: Tổ chức văn phòng trong các cơ quan, quản trị hành chính văn phòng, tổ chức văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm bắt các nội dung chi tiết trong bài giảng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 1 - ThS. Nguyễn Văn Báu

  1. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH  VĂN PHÒNG Ths. Nguyễn Văn Báu
  2. ­Mục đích môn học ­ Yù nghĩa môn học ­ Điều kiện  ­ Thời gian môn học ­ Tài liệu tham khảo  ­ Kết cấu bài giảng  ­ Hình thức học và đánh giá 
  3. Chương 1 VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ  HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  TRONG CÁC CƠ QUAN
  4. I. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN  1. Văn phòng  + VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực  hiện công việc theo chức năng. + VP là một đơn vị chức năng, một bộ phận trợ giúp  cho các nhà quản trị (lãnh đạo) thực hiện các công  việc thủ tục hành chính trong cơ quan. + VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động  đối ngoại của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại
  5. Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt  động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối,  truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên  ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện  các hoạt động điều hành quản lý cơ quan cơ  quan (Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng,  Trường ĐH KTQD HN, 2005)
  6. 2. Nhiệm vụ hành chính văn phòng + Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động  của người lãnh đạo. + Tiếp nhận, quản lý văn bản đến từ các cơ  quan tổ chức bên ngoài. + Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục  vụ hoạt động của người quản trị. + Thực hiện và giải quyết các công việc hành  chính cơ quan + Thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội,  đối ngoại của cơ quan.
  7. + Sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan và  người lãnh đạo + Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo. + Phục vụ các hoạt động của người lãnh đạo. + Phục vụ các cuộc họp, lễ hội cơ quan tổ  chức + Tham gia vào các hoạt động giao dịch, giao  tiếp + Hướng dẫn khách các vấn đề liên quan đến  nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan. +  Bảo đảm an ninh trong cơ quan…
  8. 3. Vai trò, ý nghĩa của VP trong cơ quan 3.1. Vai trò ­ VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thông tin. ­ VP là cánh tay đắc lực của cấp quản lý  ­ Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các  phòng ban chức năng trong các hoạt động ­  Cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng  quản lý
  9. 3.2.Ý nghĩa  ­ Công tác VP nâng cao năng xuất lao động ­ Công tác văn phòng tạo nề nếp làm việc ­ Công tác văn phòng giảm bớt các thủ tục, tiết  kiệm chi phí cho cơ quan ­ Công tác văn phòng cung cấp thông tin kịp  thời cho người quản lý. ­ Công tác văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ  chức thực hiện tốt công tác kiểm tra 
  10. II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP 1. Quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch  định,  tổ  chức,  phối  hợp,  tiêu  chuẩn  hóa  và  kiểm soát các hoạt động trong văn phòng. đ/n theo sach TS. Thân
  11. 2. Nội dung của quản trị HCVP + Hoạch định các công việc hành chính + Tổ chức các công việc hành chính + Phân công thực hiện các công việc hành chính + Theo dõi việc thực hiện các cống việc hành chính + Kiểm tra các công việc hành chính + Đánh giá các công việc hành chính
  12. III. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG  1. Tổ chức nghiệp vụ hành chính VP ­ Tổ chức công việc hành chính theo hình thức tập  trung tại văn phòng. Mọi hoạt động hành chính tập  trung tại văn phòng dưới quyền của nhà quản trị  hành chính.  + Ưu điểm dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào  tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương  tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục +  Nhược điểm của nó là khó chuyên môn hóa, công  việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển  giao công việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan  trọng của từng loại công việc.
  13. ­ Tổ chức công việc hành chính theo các bộ phận  chức năng  Tổ chức theo loại hình này các hoạt động  hành chính đặt tại các bộ phận chuyên môn nhưng  và chịu sự giám sát của người quản trị hành chính  văn phòng. + Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều  chuyên viên. + Nhược điểm: có thể dẫn đến vi phạm chế độ một  thủ trưởng.
  14. 2. Tổ chức các bộ phận trong văn  phòng ­ Bộ phận hành chính quản lý văn bản đi đến:  ­ Bộ phận tổng hợp:  ­ Bộ phận quản trị trang thiết bị:  ­ Bộ phận lưu trữ thông tin:  ­ Bộ phận tài vụ, kế toán:  ­ Bộ phận tổ chức nhân sự  ­ Bộ phận đảm bảo an ninh:
  15. 3. Tổ chức không gian làm việc  Vị trí văn phòng ­ Nơi dễ giao tiếp, liên lạc (tầng trệt) ­ Cách xa nơi ồn ào ­ Các phòng họp thiết kế ở vị trí yên tĩnh   ­ Tuỳ theo tính chất cơng việc và hồn  cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà bố  trí văn phòng phù hợp với cơ quan mình.  Xét đặc điểm công việc và số lượng cán bộ  nhân viên để thiết kế văn phòng. 
  16. Đề mục Số người Số m2/người/  Tổng cộng  (công việc) m2 Trưởng phòng P Trưởng phòng Thư ký Tiếp khách Bộ phận văn thư Bộ phận kế toán Tổng hợp Lưu trữ Tủ đựng hồ sơ Trang thiết bị… Tổng cộng
  17.  Phân tích mối quan hệ giữa các công việc  ­ Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử  dụng cơ động diện tích văn phòng, ­ Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di  chuyển giữa các bộ phận của văn phòng ­ Tạo môi trường thích hợp cho công việc của  nhân viên văn phòng nhằm giúp cho nhân viên  hoàn thành công việc với kết quả lao động cao  nhất.
  18. ­ Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công  tác thu thập, xử lý thông tin ­ Tiết kiệm chi phí lắp đặt ­ Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật  và an toàn lao động. ­  Quaûn lyù thoâng tin toát - Giaûm thieåu vieäc di chuyeån. - Phuø hôïp vôùi trình töï coâng vieäc. - Deã thay ñoåi.
  19. Thiết kế văn phòng ­ VP thiết kế theo không gian khép kín: mỗi bộ  phận chức năng được sắp xếp ở những phòng  riêng biệt. + Ưu điểm: (An toàn­bí mật, tính riêng tư, phù  hợp với công việc có tính tập trung cao) + Nhược điểm: tốn diện tích làm việc, phòng  riêng ít uyển chuyển trong thay đồi công việc,  vị trí, tăng chi phí, thiết bị VP, Khó kiểm tra &  làm trì trệ công việc).
  20. ­  VP bố trí theo không gian mở:  Các bộ phận  chức năng cùng làm việc trong một không gian,  các bộ phận trong vp được ngăn cách bằng  những vách ngăn cao khoảng 2m. + Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích, dễ  giám sát, quản lý, thuận tiện giao tiếp giữa  nhân viên & công việc, dễ tập trung các hoạt  động VP, dễ thay đổi nếu cần. + Nhược điểm: Tính an toàn và bí mật giảm,  khó cho công việc đòi hỏi tính tập trung cao độ. 
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2