CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN
NỘI DUNG CHƯƠNG 3
1
KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN
2
NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ VIỆC SỬ DỤNG THỜI GIAN
KHÁI NIỆM ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN
Khái niệm
Vai trò
Vai trò với tổ chức
Thu thập thông tin
Đưa ra nhận định về cách
Vai trò với cá nhân nhà quản trị
thức quản trị thời gian
Vai trò với nhân viên
NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN
PHÂN TÍCH NHẬT KÝ CÔNG TÁC
PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC TRONG NHẬT KÝ CÔNG TÁC
Theo mức độ thường xuyên
Theo chức năng quản trị
Theo nguyên lý Pareto
• Công việc
• Công việc
thường ngày
• Công việc
hoạch định • Công việc tổ
đang diễn tiến
chức
• Công việc
• Công việc lãnh
đạo
hoạch định và phát triển
• Các công việc chiếm 80% thời gian và 20% kết quả • Các công việc chiếm 20% thời gian và 80% kết quả
• Công việc kiểm soát
Mô hình: Phân bổ thời gian của nhà QT theo chức năng và kỹ năng Tổ chức
Hoạch định Kiểm soát Lãnh đạo
28 % 36 % 22 % 14 %
18 % 33 % 36 % 13 %
15 % 24 % 51 % 10 %
Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng tƣ duy
Nhà QT cấp cao (Top) Nhà QT cấp trung gian (Middle Managers)
Nhà QT cấp cơ sở (First line Managers)
PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THEO MỨC ĐỘ XUẤT HIỆN
Nhóm 1: Những công việc thường ngày
Viết báo cáo định kz Hồi đáp thư từ Thực hiện các cuộc điện thoại …
• Nhóm 2:Những dự án đang diễn tiến
Tổ chức cuộc họp Đánh giá nhân sự …
• Nhóm 3: Hoạch định và phát triển
K{ hợp đồng mới Gặp mặt nhà cung cấp mới ….
PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THEO NGUYÊN LÝ PARETO
Nhóm công việc mang lại kết quả quan
trọng:
Gặp gỡ đối tác Tiếp xúc khách hàng …
Nhóm các công việc không tạo ra kết quả
quan trọng
PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THEO NGUYÊN LÝ PARETO
MÔ HÌNH EISENHOWER TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN
PHƯƠNG PHÁP ABCDE TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Tiến hành đánh giá cách thức sử dụng thời gian
Là quá trình so sánh giữa kế hoạch và thực
tế thời gian thực hiện công việc
Xác định tình hình phân bổ thời gian thực hiện từng nhóm công việc trong thực tế
So sánh thời gian sử dụng thực tế cho từng
nhóm công việc với các mô hình phân bổ thời gian tối ưu đã được xây dựng
Tiến hành điều chỉnh việc sử dụng thời gian
So sánh thời gian thực hiện công việc và theo mô hình tối ưu
Thời gian thực tế triển khai công việc
Chênh lệch thời gian (GAP)
Thời gian theo mô hình tối ưu
Tiến hành các biện pháp điều chỉnh Điều chỉnh phân bổ thời gian
Điều chỉnh cách thức thực hiện công việc
Xem xét điều chỉnh kế hoạch Xác định lại thời gian với từng nhiệm vụ Đánh giá mô hình tối ưu
Xác định thời gian lãng phí Điều chỉnh cách giao việc Điều chỉnh cách tổ chức công việc
