Bí quyết để trở thành một phát ngôn viên tuyệt vời trên các
phương tiện truyền thông đại chúng
Rất ít người trong số chúng ta có năng khiếu ăn nói trước công chúng và thấy bối rối khi một nhà
báo bắt đầu đặt câu hỏi hoặc máy quay truyền hình cứ nhắm thẳng vào mình. Tuy nhiên kỹ thuật
phỏng vấn truyền thông có thể được huấn luyện và năng khiếu tự nhiên luôn là một ưu thế.
Người huấn luyện truyền thông chuyên nghiệp có thể giúp bạn trở thành người phát ngôn giỏi, thậm chí
trở thành một người tuyệt vời. Bạn có thể trở thành người thu hút khán giả một cách dễ dàng – trước một
phóng viên của một tờ báo quốc gia hay trước 3,000 người tại một hội nghị công nghiệp trọng đại.
Có 3 ví dụ kinh điển về soundbites:
“Ông Gorbachev, hãy lật đổ bức tường này!”. Đó là lời kêu gọi của Ronald Reagan cho Tổng Thống Xô-
Viết để phá vỡ bức tường Berlin trước áp lực mạnh mẽ của xã hội.
“Houston, nền tảng của sự an bình. Con Ó đã hạ cánh.” Những từ ngữ này ngay lập tức làm lưu danh sự
đổ bộ trên mặt trăng và biểu tượng hóa sự thành công của chương trình Apollo
”Hãy nghe tôi nói: sẽ không có những loại thuế mới.” Lời tiên bố này đã trở thành nguyên lý cơ bản trong
cuộc vận động tranh cử tổng thống của George H.W. Bush
Vai trò của người phát ngôn trên các phương tiện truyền thông
Là Người phát ngôn trên các phương tiện truyền thông, bạn chính là bộ mặt và giọng nói của công ty,
truyền đạt các thông điệp quan trọng và biểu thị cho sự tinh thông trong ngành kinh doanh của mình.
Điều này đòi hỏi bạn phải là người biết suy nghĩ và hành động khác với cách mà bạn thường giao tiếp
với các đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, hay cá nhà đầu tư:
Thông thường, trong một cuộc nói chuyện hay một bài diễn văn, bạn bắt đầu với một tiền đề, những sự
kiện và gắn với phần kết luận.
Nhưng khi nói chuyện với các phóng viên, bạn phải bắt đầu với phần kết luận vì đây là những điểm chủ
yếu, chỉ dùng sự kiện khi minh họa, và lập lại những thông điệp của bạn.
Thông thường, bạn cho rằng người mà bạn đang nói chuyện nghe hết toàn bộ buổi nói chuyện và tiếp
nhận cả bối cảnh lẫn nội dung các
điểm chính của cuộc nói chuyện.
Nhưng trong hầu hết các cuộc phỏng
vấn truyền thông, tất cả những điều
bạn nói sẽ bị lược bớt đi trước khi
khán giả đọc, xem, hay nghe.
Thông thường, quan điểm của bạn có
thể là cách nhìn riêng của bạn và
nằm trong sự tổ chức của bạn. Tuy
nhiên, khi nói chuyện với giới truyền
thông, bạn chính là đại diện duy nhất
của tổ chức của mình.
Hiểu khán giả và luôn truyền đạt
thông điệp của bạn
Khán giả thật sự không phải là phóng
viên, họ là người đọc, người nghe, hay người xem của các phương tiện truyền thông mà bạn đang nói,
vì vậy bạn phải luôn chú tâm đến khán giả của mình thông qua các nhà báo phỏng vấn bạn. Hãy nhớ
những điều quan trọng sau đây có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất trong các cuộc phỏng vấn
truyền thông.
Khán giả là người khó tính cũng không thành vấn đề, hãy nghĩ rằng sự chú ý của khán giả đủ để bạn
truyền đạt tối đa 3 “ý tưởng”
Biết trước hai ba ý, hay những điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào.
Khi trả lời câu hỏi, hãy phát biểu ý chính và nhấn mạnh bằng giọng nói và điệu bộ.
Không phải tất cả các phóng viên đều thấu hiểu về các chủ đề họ thực hiện. Trong hầu hết các trường
hợp, họ không biết hoặckhông muốn biết những biệt ngữ của bạn, vì vậy cần dùng những từ đơn thuần,
dễ hiểu và tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng cái chữ đầu hay những thuật ngữ kỹ thuật riêng trong
ngành kinh doanh của bạn.
Khi bạn thực hiện môt cuộc phỏng vấn, quan trọng là không nên nói với chính mình. Khi bạn truyền đạt
những ý chính hoặc thêm vào một sự kiện hay những dẫn chứng để minh họa thì hãy ngưng nói.
Không được sử dụng những vấn đề “không chính thức”. Không bao giờ nói với phóng viên những điều
mà bạn chưa thấy trên sách báo, hay nghe trên radio, hay thấy trên truyền hình. Mọi thứ cần phải có
bằng chứng sách vở.
Không bao giờ cố tình nói dối hoặc đánh lừa phóng viên.
Đừng bao giờ có ý kiến về những vấn đề vượt quá trách nhiệm của bạn. Ví dụ, nếu bạn không phải là
Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc Tài Chính, bạn không nên có ý kiến về chuyện tiền nong của công ty.
Đừng bao giờ thay mặt cho khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn để nói điều gì.
Không nên cản trở phóng viên. Nói “không có ý kiến” cũng giống như “tôi xin bổ sung lần thứ năm”. Thay
vào đó, hãy đưa ra những lý do như: “tôi không biết” hay” tôi không được phép cung cấp lọai thông tin
này.”
Luôn giữ bình tĩnh, phong cách chuyên
nghiệp, và điều khiển cuộc phỏng vấn, thậm
chí là trước những câu hỏi hóc búa.
Những Kỹ Thuật Phỏng Vấn
Một trong những điều quan trọng để khách
hàng mục tiêu của bạn nghe và nhớ các
thông điệp của công ty bạn là sự lập lại. Suốt
cuộc phỏng vấn, đó sẽ là ưu điểm nếu bạn
luôn nhấn mạnh thông điệp công ty mình vài
lần bằng cách sử dụng nhiều cách khác nhau
để truyền đạt thông điệp một cách đa dạng
và làm cho câu chuyện trở nên thú vị hơn.
Các câu hỏi mà bạn được hỏi sẽ không trực
tiếp dẫn bạn vào những thông điệp hay
những điểm chính mà bạn đã chuẩn bị trước.
Nên sử dụng vài kỹ thuật đơn giản, bạn sẽ có
thể đối phó với câu hỏi và dẫn dắt để vấn đề
vào câu trả lời một cách thành công để
truyền đạt thông điệp của bạn, bạn cũng sẽ
có thể làm ảnh hưởng đến các các câu hỏi
tiếp theo được sử dụng trong suốt cuộc
phỏng vấn.
Tính Bắc Cầu giúp bạn chuyển từ khía cạnh
này sang khía cạnh khác của vấn đề. Nó liên
quan đến việc đối phó với những câu hỏi một
cách vắn tắt và trung thực, và sau đó lập tức
theo sau câu trả lời với thông điệp của bạn,
ví dụ: “Vâng, điều đó là đúng, nhưng bạn cũng nên biết rằng…” hay là “Điều này vốn là như thế, nhưng
hiện nay chúng ta…” hay “Tôi không biết, nhưng những gì tôi có thể nói với anh là …”
Nhấn Mạnh giúp khán giả nhớ thông điệp của bạn bằng cách nhấn mạnh và ưu tiên cho các điểm mà
bạn cho rằng quan trọng nhất, ví dụ: “ chúng tôi rất tâm đắc về điều này vì…” hay “hôm nay tôi đã nói
nhiều vấn đề. Nhưng tôi nghĩ 3 điều sau là nổi bật nhất …”
Sử dụng các Giai Thọai để cho thấy những điểm chính của bạn có liên quan đến khán giả và khán giả
có thể hiểu hết thông điệp của bạn.
Sử dụng các sự kiện – trình bày một cách đơn giản để miêu tả cách thức mà các sự việc xảy ra.
Sự thống kê được sử dụng một cách sơ sài và hầu như đem lại hiệu quả nhất khi chúng dễ dàng đặt
vào một các thuật ngữ. Ví dụ, nói “một phần ba” vẽ ra một hình ảnh dễ nhớ hơn là “33%”
Trích dẫn một chuyên viên càng làm khủng hoảng thêm lòng tin đối với bất kỳ lời nói nào, đặc biệt là
nếu chuyên viên đó là phía thứ ba không có liên quan.
Sử dụng phép loại suy hay so sánh giữa 2 vấn đề làm cho lời nói của bạn càng dễ nhớ hơn.
Là một phát ngôn viên giỏi và có chuẩn bị tốt trên phương tiện truyền thông, bạn sẽ nhận được sự tôn
trọng của phóng viên khi tạo cho chính bạn một chỗ đứng như nhà lãnh đạo biết suy nghĩ và nâng cao vị
trí công ty bạn trên thương trường.
Dù phải đối mặt với hàng loạt những cuộc phỏng vấn có sức ép lớn hay có sắp đặt phát ngôn viên tại
những hội nghị quan trọng, chúng ta cần phải chuẩn bị trước, ghi lại các thông tin cần nói, và chú tâm
cho chương trình của mình.