Có thể học được kỹ năng trình bày
văn bản hay không?
Có một người bạn đã tâm sự với tôi rằng bạn ấy đã có hai bằng đại học và
đang đi làm ở một công ty nổi tiếng nhưng hàng ngày bạn ấy vẫn gặp phải rất
nhiều khó khăn trong công việc. Nguyên nhân là công việc của bạn ấy đòi hỏi phải
viết rất nhiều, bao gồm email, thông báo, đề xuất, hợp đồng…
Chính điều này khiến cô bạn của tôi luôn cảm thấy áp lực trong công việc.
Và tôi tin rằng đây không chỉ là rắc rối mà cô bạn tôi gặp phải mà là vấn đề của rất
nhiều người đi làm. Tuy nhiên, một tin vui cho bạn là trình bày văn bản hiệu quả
là một kỹ năng hoàn toàn có thể học được.
Khi bạn viết email cho đối tác hay một bản báo cáo cho sếp, điều quan
trọng là bạn phải xác định chính xác thông tin cần truyền tải. Sau đây là những
bước bạn phải thực hiện:
1. Liệt kê những nội dung/ điều khoản cần có.
2. Sắp xếp chúng theo một thứ tự nhất định (thông thường là theo mức độ
quan trọng giảm dần).
3. Viết lời mở đầu
4. Triển khai các nội dung/điều khoản đã liệt kê ở phần 1.
5. Viết kết luận.
Để bạn có thể thực hiện thành công các bước này, đây có thể là một vài bí
quyết nhỏ cho bạn.
• Tuyệt đối tránh “dài dòng văn tự”: Để làm được việc này bạn nên đọc to
những điều bạn định viết lên, nghe xem nó như thế nào.
• Viết cho người khác đọc: Chính vì vậy, bạn phải sử dụng ngôn ngữ đơn
giản, dễ hiểu cho người đọc.
• Tránh các từ ngữ chuyên ngành: Khi diễn tả một vấn đề gì đó mang tính
chất chuyên ngành, thay vì “bê nguyên” những từ ngữ chuyên ngành vào bạn phải
diễn tả chúng theo một cách khác để mọi người đều có thể hiểu được.
• Chú ý đến ngữ pháp: Vì việc viết những câu sai ngữ pháp là không thể
chấp nhận được trong văn bản.
Như đã nói ở trên, trình bày văn bản hiệu quả là kỹ năng hoàn toàn có thể
học được nên để trang bị cho mình được những kiến thức cơ bản và điều kiện thực
hành để những kiến thức đó trở thành kỹ năng thực sự của bạn thì một khóa học
trực truyến là hết sức phù hợp. Bạn có thể tham khảo khóa học “Kỹ năng trình bày
văn bản hiệu quả trong kinh doanh” của VietnamLearning tại website:
http://www.vietnamlearning.vn
Chúc bạn có một khóa học thú vị và thu hoạch được nhiều kiến thức.