Biện pháp kiểm soát
ngân sách hiệu quả
Kinh tế khó khăn, doanh nghiệp (DN) tìm mọi biện pháp để tiết giảm chi
phí hoạt động, giảm thiểu rủi ro nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất có
thể. Trong đó, quản lý ngân sách chặt chẽ được xem là một trong những
giải pháp hữu nhất để quản lý dòng tiền.
Ông Quách Chánh Đại Thanh Tâm, giảng viên Khoa Kế toán – Kiểm toán
trường Đại học Kinh tế, cho rằng, lập ngân sách đóng vai trò quan trọng trong
hoạt động của DN.
Ngân sách giúp DN đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá
mức. Nhờ đó, DN sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu
đã đề ra.
Bên cạnh đó, lập ngân sách giúp DN chủ động nguồn tiền, quản lý chặt chẽ
việc sử dụng nguồn tiền, điều phối các hoạt động tài chính cũng như kiểm
soát việc thực hiện kế hoạch tài chính. Không những thế, lập ngân sách còn
giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong DN, từ đó nêu cao tinh
thần tập thể.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong DN khiến mọi hoạt động trong
DN minh bạch, rõ ràng. Đây cũng là điều khiến cho các thành viên trong DN
thống nhất mục tiêu hoạt động cũng như động viên mọi nguồn lực trong công
ty.
“Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc
cần thiết cho DN”, ông Tâm khuyên. Bởi, ngân sách định hướng cho DN kinh
doanh trong tương lai; giúp DN biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm
cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.
Ngân sách còn giúp DN hoạt động trong tương lai vì nó giúp DN kiểm soát
chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho
DN. Ngân sách cho phép DN quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi
của nhân viên.
Chia sẻ kinh nghiệm lập ngân sách tại buổi gặp mặt của cộng đồng mạng
Motibee với chủ đề “Tối ưu hóa hiệu quả với ngân sách” cách đây chưa lâu,
ông Dương Minh Hùng, Phó tổng giám đốc Công ty Dược phẩm Thuốc Việt,
cho rằng, có nhiều hình thức lập ngân sách như ngân sách ngắn hạn và dài
hạn, ngân sách cố định và ngân sách điều chỉnh liên tục, dự thảo ngân sách
lũy tiến và dự thảo ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi…
Nhưng việc lập ngân sách không chỉ là việc của phòng kế toán như lâu nay
mọi người vẫn nghĩ. Theo ông Hùng, việc lập ngân sách là trách nhiệm của
toàn công ty. Từng bộ phận sẽ tự xây dựng ngân sách, phòng kế toán sẽ tập
hợp lại và đưa ra những đề xuất phù hợp sau đó trình ban giám đốc quyết
định.
Ngoài ngân sách chung của công ty, phòng kế toán còn chịu trách nhiệm
thông báo về giới hạn ngân sách cho mỗi phòng ban vào hằng tháng để họ
cùng phối hợp kiểm soát ngân sách của họ.
Cùng quan điểm với ông Hùng, ông Lê Văn Minh, Trưởng bộ phận Tài chính
Kế toán Công ty TNHH Yujin Vina, khuyên rằng, nên lập kế hoạch dòng tiền
theo năm, tháng, tuần, thậm chí theo ngày và kiểm soát, điều chỉnh liên tục vì
các khoản thu, khoản chi có thể không đạt được thời hạn như trong kế hoạch.
Ngoài ra, cần có ngân sách dự phòng cho những trường hợp thiếu hụt dòng
tiền. Việc cải thiện dòng tiền của công ty cần sự kết hợp của nhiều bộ phận
như kinh doanh, mua hàng, marketing… để việc chi trả được tiến hành sớm,
đảm bảo thu hồi vốn sớm cho công ty đồng thời giúp các bộ phận này có biện
pháp sắp xếp công việc cũng như việc chi tiêu ngân sách.
Nói tóm lại, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán là chỉ cho ban giám đốc và
những bộ phận khác nguồn tiền ở đâu, và làm cách nào tiếp cận được nó.
Ngoài việc lập và quản lý ngân sách hiệu quả, trong thời điểm này, điều mà
DN quan tâm là làm sao để cắt giảm chi phí. Theo ông Tâm, nên chú trọng
các vấn đề về quản lý tiền mặt, quản lý công nợ, tối ưu hóa và tinh giản các
hoạt động…
Trong tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động, cần chú ý đến việc giảm chi phí
bán hàng, tối ưu hóa chi phí nhân sự, giảm chi phí chung và các chi phí…
Nhưng cắt giảm chi phí như thế nào để không ảnh hưởng đến hoạt động
chung của công ty và khi nào nên cắt? T
heo các chuyên gia, trong một số trường hợp, điện thoại là một trong những
chi phí được xếp vào tổn phí cần phải cắt giảm mạnh. Bên cạnh đó, các chi
phí khác như marketing, PR… đôi khi cũng có thể không mang lại hiệu quả,
thậm chí phản tác dụng.
Chẳng hạn, DN cố gắng thu hút nhiều khách hàng nhưng lại chưa chuẩn bị tốt
để chăm sóc, phục vụ khách hàng tốt thì việc PR hay marketing cho hoạt
động này dễ dẫn đến phản tác dụng.
Vì vậy, cần phải thận trọng trong các chi phí dành cho hoạt động quảng bá để
tối ưu hiệu quả. Tuy nhiên, trước khi quyết định cắt giảm chi phí, DN nên cân
nhắc kỹ vì “siết chặt chưa chắc là việc tốt vì đi kèm đó hiệu quả làm việc sẽ bị
giảm thiểu.
Trong trường hợp trước giờ chúng ta khá hào phóng trong việc sử dụng nhân
sự thì nên xem xét lại việc phân bổ công việc có hợp lý chưa. Nên giao đúng
người đúng việc để tinh giản bộ máy.
Các chi phí marketing cũng vậy, việc cắt giảm đôi khi là con dao hai lưỡi,
giảm marketing có thể dẫn theo giảm doanh số cho nên cần cân nhắc kỹ”, ông
Tâm khuyên.
