Các tình huống khó xử khi giao tiếp với
đối tá
Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố,
ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm phán,
cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có
thể vận dụng các biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm phán
tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của người đàm
phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà hàng, nhà
khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến hành đàm phán. Thông thường,
căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay
đổi địa điểm một hoặc nhiều lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người đàm
phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới hạn
quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn cảnh đàm
phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất
luận là việc sắp xếp như thế nào đi nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến
phương diện sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường
hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn, đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng
đến cảm xúc của người đàm phán. Ngược lại, một không khí đàm phán vui
vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình,
cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán
nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối phương có
thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi bên, vì vậy cần thiết phải sắp
xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt thành. Nếu như đối phương không
cười không nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đôi bên, thêm vào đó là ngôn ngữ
đàm phán thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến không khí đàm phán.
Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên phải
có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ động bắt tay
đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ, đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà
mời khách, đây là nền tảng cơ bản trong quan hệ hai bên đối tác.
Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi đàm phán, cử
chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc đàm phán, mặt khác
áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm phán. Trong khi đối
thoại có thể tự do lựa chọn chủ đề đàm phán, có thể bày tỏ cảm nghĩ về các
sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như đưa ra những cách nhìn nhận về
cách sắp xếp bài trí trong văn phòng của đối phương và nhận xét về bức vẽ
trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời khen
về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v…..tuy nhiên không
nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất, điều này dễ gây ra
không khí căng thẳng.
b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để thiết lập
được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để đối phương đưa ra ý
kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu những suy nghĩ của họ,
không nên nêu ra những ý kiến khác thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh
quan điểm của mình, điều này sẽ không đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy,
trong quá trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của mình, lắng
nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm phán tốt nhất và
không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa đôi bên. Mặt khác,
trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây bị coi là hành vi mất
lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.
c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng triển khai đề
tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm giác thân thiện. Chắt lọc
nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở đối phương không quá đi lạc đề.
Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề,
căng thẳng kéo dài