Cách thức tiến hành một cuộc họp hiệu quả
G iử
Mindtools
B n inả 04:00' PM - ứ ả Th b y, 09/08/2008
ộ ệ ờ ể ổ ữ ế ợ ể ưở ệ ổ ớ ng và qu n lý các ho t đ ng nhóm, tuy nhiên vi c trao đ i v i ướ ng ả ể ễ ự ẩ ị Các cu c h p là m t trong nh ng cách tuy t v i đ t ng h p ý ki n, phát ộ ọ tri n các ý t ạ ộ các thành viên có th d dàng th t b i n u không có s chu n b và h ấ ạ ế d n đ y đ . ầ ủ ẫ
T m quan tr ng c a s chu n b ủ ự ọ ầ ẩ ị
ả ự ế t k th i đi m h p cho phép t ằ ọ Đ đ m b o các thành viên tham d có c h i đóng góp ý ki n, ti n hành ế ơ ộ ể ả cu c h p c a b n b ng cách thi t c thành ể ế ế ờ ộ ọ ủ ạ ấ ả t đ chu n b . viên tham d th i gian c n thi ị ẩ ự ờ ế ể ầ
t c các câu ị ờ ể ể i t ị ả ờ ấ ả ẩ ộ ọ ườ ạ ư i ch trì cu c h p, đ a ữ t l u ý. Trong nh ng ế ư ộ ọ t l u ý này, tóm t ắ ộ ọ ế ư ủ
V i th i đi m và đ a đi m di n ra cu c h p, chu n b tr l ộ ọ ễ ớ h i do các thành viên tham d đ t ra. N u b n là ng ế ủ ự ặ ỏ t c các chi ti ra l ch trình cho cu c h p, hoàn ch nh t ấ ả ị t công vi c và m c tiêu d đ nh c a cu c h p, và chia chi ti ự ị ụ s v i các thành viên tham d . Đi u này cho phép t ẻ ớ ấ ả ự và s n sàng tham gia cu c h p nh m gi ệ ộ ọ ẵ t c thành viên chu n b ị i quy t hi u qu các v n đ đ t ra. ấ ẩ ề ặ ỉ ệ ề ằ ế ả ả
ề i ch trì. Đ làm t S thành công c a cu c h p ph thu c nhi u vào kh năng trình bày c a ủ ự ụ ộ t đi u này, ng ng ườ ả i ch trì cu c h p nên: ộ ọ ộ ọ ố ủ ể ườ ủ ủ ề
ấ ị ả ệ ế ấ ả ế
• Th ng nh t l ch trình làm vi c đ n t • Ti n hành th o lu n và khuy n khích t ậ • T c đ công vi c đ ệ ượ
t c thành viên tham d . ự t c các thành viên tham gia. ấ ả c ti n hành phù h p – không quá nhanh hay qúa ợ ế
th i đi m k t thúc ấ ở ờ ữ ế ề ể ế ậ ả ố ế ố ộ ch m. ậ • Tóm t t vi c th o lu n và nh ng ý ki n đ xu t ệ ắ m i ph n. ầ ỗ
• Thông báo biên b n cu c h p đ n t
ộ ọ ế ấ ả t c các thành viên tham d . ự ả
ẫ ẽ ướ ả
ộ ọ ắ ả ng d n này s giúp đ m b o cu c h p c a b n thành công và hi u ệ Nh ng h ộ ọ ủ ạ ả ữ ạ ầ ng d n quan tr ng khác b n c n qu , song song bên c nh đó còn có nh ng h ọ ẫ ướ ữ ạ ả bi ả t đ đ m b o ch c ch n cu c h p và k năng đàm phán c a b n là kh ế ể ả ủ ạ ỹ ắ quan và s n sàng đ trình lên Ban Giám đ c. ẵ ệ ố
Ch trì cu c h p ộ ọ ủ
ự ự ả ể
Vi c l a ch n các thành viên tham d là nhân t ọ ệ ự cu c h p. Đ m b o t ả ộ ọ ch n cách gi ả ọ i, t là 12 ng ườ ố đ m b o cho s thành công ố ả ự t c các thành viên tham d có th đóng góp và l a ự ả ấ ả i quy t v n đ t t nh t. Đ m b o s thành viên tham gia t ế ấ ố ả ố t nh t là ít h n, và đ m b o các thành viên liên quan tham d ấ ề ố ơ ấ ả ả ả i đa ự
ủ ườ ộ ọ ể ả ả ậ ượ ắ ỉ ạ ằ ộ ọ ỉ ạ ữ ệ ả ậ ễ ữ ỗ ấ ậ ạ ế ế ạ ả ổ ậ ờ ả ổ ộ ể ề ị đ y đ . ầ ủ ế N u b n là ng i ch trì cu c h p, t p trung ch đ o đ đ m b o các ý ki n ạ ế ng c a các thành viên đ ể c l ng nghe b ng cách ch đ o cu c h p đ và ý t ủ ưở các cu c th o lu n di n ra m t cách thu n ti n, và s không có nh ng tranh ộ ẽ ộ i. Khi th i gian cho m i v n đ tranh lu n lu n cá nhân khác gi a hai ng ậ ề ườ ậ i, sau đó t ng k t các ý s p h t, b n ph i tìm cách d ng cu c th o lu n l ắ ừ ki n m t cách nhanh chóng và chuy n đ i qua các v n đ khác theo l ch trình ấ ộ ế cu c h p. ộ ọ
i quy t ho c đ ả c gi i ch u ị c thông qua, làm rõ ai là ng ệ ượ ặ ượ ữ ế ề ượ ấ c gi ề ả ườ i quy t và ế Khi m t v n đ đ ế ộ ấ trách nhi m cho v n đ này. T ng k t nh ng công vi c đ ổ ệ th hi n trên biên b n cu c h p. ộ ọ ể ệ ả
ả ộ ọ c thông qua. ả ả ệ ả
ế ế ứ ộ ọ ả ọ ệ ả ọ t cu c h p. Trong tr ườ ả ợ ầ ạ ầ ể i ch u trách nhi m cho các quy t đ nh t kê ượ ườ ệ ị ễ ắ ố ả ầ ủ ả ượ ề ọ ị Phát hành biên b n cu c h p Biên b n cu c h p ghi chép các quy t đ nh và các công vi c đ ệ ượ ộ ọ ế ị Đi u quan tr ng, các biên b n này là tài li u tham kh o chu n b cho các cu c ộ ị ẩ ọ ề h p k ti p. ọ ủ Cách th c phát hành biên b n cu c h p ph thu c vào t m quan tr ng c a ụ ộ đó vi c ghi chép là quan tr ng, vì v y b n c n các biên b n chi v n đ và ề ấ ở ậ ng h p khác, biên b n h p có th là danh sách li ti ộ ọ ệ ế ọ các quy t đ nh đ c thông qua và ng ế ị ế ị đó. Tóm l t mi n là các thông tin quan i, các biên b n càng ng n thì càng t ạ c ghi chép đ y đ – đi u này giúp cho các biên b n đ tr ng đ c chu n b ẩ ượ và phân lo i m t cách nhanh chóng và d dàng. ạ ễ ộ
ủ ộ ọ ể ả ồ N u ng ế đ c bi ệ ặ i ch trì cu c h p có th phát hành biên b n sau 24 ti ng đ ng h ồ ườ ạ ấ t là n u phát hành ngay trong ngày k t thúc cu c h p, đi u này t o n ộ ọ ế ề ế ế
ng r t t t. t ượ ấ ố
