Check in - Vấn đề quan trọng mở đầu cho
một event
1. Danh sách khách tham gia
Bản danh sách càng đầy đủ, chi tiết và cập nhật liên tục bao nhiêu thì
bạn càng chủ động trong công việc kiểm soát khách mời bấy nhiêu, nhất là
cho những bữa tiệc có liên quan đến dịch vụ ăn uống. Đối với những sự kiện
có sự tham gia của khách mời từ nước ngoài, bộ phận phụ trách cần giám sát
kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu
đáo.
Danh sách rất cần được xếp theo thứ ABC để thuận lợi cho PGs (lễ
tân) làm việc. Theo văn hóa Việt Nam, thông thường mọi người để bản danh
sách đầy đủ từ họ đến tên, song với số lượng khách nhiều, eventer cũng có
thể để tên lên đầu tiên, đánh chữ in hoa để dễ dàng tra tìm.
Trường hợp khách có giấy mời nhưng thiếu tên trong danh sách thì
nhanh chóng ghi bổ sung vào tờ check – in phụ đính kèm hoặc xin lại name
card để gửi thiệp cảm ơn đã tham dự chương trình sau này.
Luôn phải chuẩn bị nhiều bản danh sách dự phòng hoặc linh động có
theo công cụ hỗ trợ gần khu vực tổ chức sự kiện (laptop, máy in…). Người
viết bài này từng có kỷ niệm khó quên khi tham gia công tác lễ tân cho một
hội thảo mang tầm quốc tế tại Việt Nam. Để mang tính trang trọng, tất cả
các tên của người tham dự được in ra và cài vào name tag phát cho các học
giả. Do thiếu sót, một vị giáo sư có tiếng của ngành không có name tag in
đó. Ban tổ chức quyết định giải quyết nhanh bằng cách viết tay nhưng vị
giáo sư đã không đồng ý. Rất may do tổ chức tại trung tâm hội nghị nên sự
cố được nhanh chóng giải quyết.
2. Chia khu vực đón tiếp khách
Cần có ít nhất hai bàn để song song đón tiếp khách, giảm ách tắc tại
khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như
an ninh sự kiện. Do tính chất tùy sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp
theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ -
khách mời bên ngoài, khách cần sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …
Tại các hội chợ, show đẳng cấp quốc tế như The International Geneva
motor show, BIFF&BIL (Bangkok International Fashion Fair&Bangkok
International Leather), Singapore F1… khu vực check – in được thiết kế
thuận tiện, chiếm một diện tích không nhỏ của tổng thể sự kiện. Ngoài khu
vực cho khách mua vé online, khách tới trực tiếp còn có không gian dành
cho khách check – in theo nhóm. Hiện nay, sự hỗ trợ của nhiều thiết bị hiện
đại đem đến cho ngành tổ chức sự kiện sự thuận tiện, chính xác và chuyên
nghiệp.
3. Người chỉ dẫn, phân luồng, giảm ách tắc tại khu vực cổng vào
Đối với các sự kiện lớn, tổ chức ngoài trời hoặc có lượng người tham
dự cao (bóng đá, liveshow, đua xe công thức 1…), ban tổ chức phải tăng
cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn,
hỗn loạn ngay từ khi sự kiện chưa bắt đầu.
Bộ phận chỉ dẫn mặc đồng phục của chương trình, có khả năng nhanh
chóng xử lý các phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô
đẩy, chen lấn. Hẳn eventer vẫn còn nhớ vụ thảm họa xẩy ra gần đây tại
Campuchia khi dòng người tập trung cao độ trên cây cầu duy nhất dẫn ra
đảo Kim Cương. Vụ việc xảy ra quá bất ngờ và không kiểm soát được đám
đông. Tuy nhiên, nếu như ngay lập tức có bộ phận hỗ trợ (hệ thống loa chỉ
dẫn, bộ phận an ninh), rất có thể thảm họa được giảm đi nhiều lần.
4. Hướng dẫn chi tiết cho đội PG – PB
Rất nhiều chương trình thuê đội PG – PB nhưng hiếm khi tập trung
hướng dẫn chi tiết, nội dung công việc. Bởi sự linh động, hiểu việc của PG –
PB hỗ trợ rất nhiều ở phần check – in, mang lại tâm lý thoải mái ngay từ lúc
tham gia sự kiện của khách.
Trừ sự kiện quy mô lớn, đa phần đội PG – PB đến trước chương trình
vài tiếng nên trong quá trình ký hợp đồng, nên có bản hướng dẫn sơ qua các
vị trí và yêu cầu của PG để chương trình hoàn hảo hơn.
Chú ý với những công ty PG – PB càng tiếng tăm song chưa chắc đã
chuyên nghiệp. Trong một lần thuê đội PG của công ty nổi tiếng, eventer hy
vọng nhận lại được sự chuyên nghiệp trong thái độ nghề nghiệp. Tuy nhiên,
do PG chạy show quá nhiều nên tới chương trình với bộ dạng mệt mỏi,
không tỉnh táo khiến lễ trao giải hôm đó suýt bị đánh giá là thiếu trang trọng.
5. Làm việc rõ ràng với khách hàng về vấn đề đón khách ngay từ
đầu
Vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách
hàng là vô cùng quan trọng. Có những khách hàng sẽ cung cấp danh sách và
để cho agency chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có một số khách hàng
lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách - trong trường
hợp này, liên lạc thường xuyên để update khách mời là rất quan trọng vì có
một số vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình. Là một người làm sự
kiện chuyên nghiệp, nếu bạn không biết các vị giữ vai trò quan trọng đã tới
chưa và mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương
trình của bạn. Hoặc khi gần đến giờ diễn ra sự kiện, những khách hàng bị rối
lên vì không quen với công việc này sẽ phó mặc cho bạn, vì vậy, hãy lường
trước những sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp họ có sự
chuẩn bị tốt hơn.