Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán

LOGO

Chuyên đề 2 Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán

Nguyễn Bích Liên

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mục tiêu

You can briefl y add outl ine of this slide pa ge in this text box.

1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán

2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)

3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu

4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Nội dung

Tổ chức dữ liệu kế toán I

Qui trình Xử lý dữ liệu II

III Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu - sơ đồ REA

IV Mã hóa dữ liệu

Thảo luận ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới hệ thống thông tin kế toán

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

I. Tổ chức dữ liệu kế toán

Khái niệm tổ chức dữ liệu 1

Các mô hình tổ chức dữ liệu kế toán 2

3 Tổ chức dữ liệu mô hình E-R- REA

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Khái niệm tổ chức dữ liệu

Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu của hệ thống theo những nguyên tắc nhất định tại các nơi lưu trữ dữ liệu.

• Dữ liệu:

Trong môi trường KT bằng tay, dữ liệu được lưu trữ ở đâu? Trong môi trường bằng máy, dữ liệu được lưu ở đâu? Theo nguyên tắc nào?

• Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụng trong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay phạm vi đó

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Tổ chức dữ liệu

 Về mặt logic các dữ liệu trong CSDL được sắp

xếp:

Ký tự -> vùng dữ liệu -> mẩu tin- tập tin dữ liệu -> CSDL

Ví dụ

Kế toán bằng tay

Kế toán bằng máy

Ký tự

Vùng dữ liệu

Tập tin dữ liệu

Cơ sở dữ liệu

 Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhau theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ ?

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Sự phát triển của kỹ thuật CSDL Mốc

Kỹ thuật CSDL

Sự kiện

(trích GeorgeH.Bodnar, William S.Hopwood-AIS)

Hệ thống tập tin

1960s Máy tính lớn (mainframe)

Máy tính như một nơi chứa các tập tin.

1960s Hệ quản trị CSDL (DBMS)

Quản trị CSDL (database management)

Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu

1960s Dịch vụ thông tin trực

tuyến

Quản trị văn bản (text managemant)

CSDL gồm các văn bản, (từ tạp chí, báo), hình ảnh, giọng nóiv.v. Người sử dụng truy cập qua HT dịch vụ mạng trực tuyến

1970s Hệ chuyên gia (expert

Suy luận, suy đoán CSDL về các qui luật ra

systems)

quyết định, logic ra quyết định

1970s Lập trình hướng đối

tượng

1980s Hypetext systems

Tìm kiếm thông qua các kết nối trong CSDL

1990s Intelligent database

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Nguyễn Bích Liên

systems

Kết hợp tất cả các 7 kỹ thuật trên

Các kỹ thuật CSDL trong kế toán Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện

ứng dụng CNTT ra sao?

Hệ quản trị CSDL:

Phần mềm ứng dụng & dữ liệu độc lập

Hệ quản trị CSDL

Tập tin thông thường

Hệ thống máy tinh lớn (mainframe)

Phần mềm ứng dụng & dữ liệu gắn chặt với nhau; trùng lặp, không chuẩn hóa.

Mô hình sổ kế toán

Sử dụng kế toán thủ công

Sổ theo thời gian- đối tượng

 Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tập

trung loại dữ liệu gì?

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Tổ chức tập tin thông thường theo từng ứng dụng Sự kiện A (VD đặt hàng)

 Được sử dụng

Đối tượng B (VD hàng tồn kho)

Chương trình ứng dụng 1- (ví dụ bán hàng)

trong môi trường Dữ liệu lưu trữ riêng biệt theo từng ứng dụng. Nhược điểm?

Đối tượng C (VD kh.hàng)

Đối tượng B (VD HTK)

Người sử dụng

Chương trình ứng dụng 2- (ví dụ hàng tồn kho)

Sự kiện D (VD nhập kho) Sự kiện E (vd xuất kho)

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Nguyễn Bích Liên

Tổ chức theo hệ quản trị CSDL

Cơ sở dữ liệu

Sự kiện A, đối tượng B, C. Sự kiện D, E, F …

Đặc điểm của mô hình tổ chức dữ liệu này

Module…..

Module bán hàng

Module gửi hàng

….

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Nguyễn Bích Liên

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Thế nào là hệ quản trị CSDL? Nó thực hiện những công việc gì? Tại sao cần hệ quản trị

CSDL?

DBMS là phần mềm quản lý dữ liệu. Chức năng

Xử lý dữ liệu (DML- data manipulation language)

Truy vấn dữ liệu (DQL- Data Query Language) •

• Cập nhật dữ

liệu

Tạo thông tin, báo cáo theo yêu cầu người sử dụng

Tổ chức dữ liệu (DDL- Data Description Language) Định nghĩa cấu trúc CSDL: • Tên của DL • Kiểu dữ liệu • Độ dài DL

• Sửa dữ liệu • Nhập dữ liệu • Trích dữ liệu

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)- DBMS

Người sử dụng 3

Người sử dụng 1

Người sử dụng 2

DBMS kế toán

Schema or (database model)

Database

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu

Có 3 mức độ kiến trúc của Cơ sở dữ liệu

Khái niệm CSDL Sử dụng CSDL Báo cáo mong muốn Thông tin cần hiển thị

Sử dụng công cụ hỗ trợ mô tả (tùy mô hình cấu trúc dữ liệu) E-R; OMT (object orientation modeling technique)…

Mô hình cấu trúc dữ liệu: • Hình cây hay gọi là phân

cấp • Mạng • Quan hệ • Hướng đối tượng

DL lưu trữ thực sự theo cách để có Phương pháp truy cập : • Trình tự • Trình tự có chỉ mục (indexed

sequencial)

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

• Trực tiếp 13

Mô hình dữ liệu khái niệm: mối liên kết thực thể - entities relationship  Mô hình mối liên kết thực thể là công cụ mô tả mối quan

hệ giữa các thực thể (các đối tượng cần thu thập và lưu trữ thông tin) trong CSDL.

Mô hình dữ liệu

Thực thể gì? Đối tượng cần thu thập và lưu trữ thông tin

Thuộc tính của thực thể (tính chất của thực thể)

• Thuộc tính mô tả • Thuộc tính tên gọi-

Mối quan hệ/liên kết giữa các thực thể 1:1 1- nhiều nhiều - nhiều

khóa chính: duy nhất Để phân biệt:

• Thuộc tính liên kết- khóa ngoại: Dùng liên kết giữa các tập thực thể.

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể entities relationship

 Ký hiệu

Thuộc tính 2

Thuộc tính …

Thuộc tính 1

Thuộc tính 2

Thuộc tính 1

Thuộc tính …

Thực thể 2

Thực thể 1

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

 Trong kinh tế và kế toán, các thực thể (entities) được phân thành các nhóm theo mô hình REAL

• Nguồn lực (Resources): TS DN sở hữu • Sự kiện (Events):

• Tác nhân/đối tượng tham gia (Agents)

• Vị trí (Locations): xẩy ra sự kiện, nơi lưu nguồn

lực, nơi/vị trí tác nhân

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

Nguồn lực

Sự kiện

Tác nhân bên trong

Vị trí (nếu cần)

Tác nhân bên ngoài (nếu cần)

Nguồn lực

Sự kiện

Tác nhân bên trong

Tác nhân bên ngoài (nếu cần)

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Cấu trúc dữ liệu: cấp logic – cấu trúc quan hệ - relational structures  Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng

bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dòng

KHAÙCH HAØNG Costomer Relation

M AÕ KH

T EÂN KH

ÑÒA CHÆ

SOÁ DÖ

01 02

Nguy eãn Vaên A cty TNHH Hoa Huyeàn

xx xx xx xx

300 500

BAÙN HAØNG Sale Relation

SOÁ HÑ

M AÕ KH

NGAØY BAÙN HAØNG ÑK T HANH T OAÙN

1 2 1

101 102 103

01 02 01

15/09 20/9 25/10

CHI T I EÁT BAÙN HAØNG (Det ail Sale Relation)

SOÁ HÑ M AÕ HAØNG

SOÁ L ÖÔÏNG

101 101 101

216 218 217

100 200 150

102 103 103

218 216 217

420 300 200

HAØNG HOÙA -GI AÙ VOÁN(goods Relation)

M AÕ HAØNGÕ T EÂN HAØNG HOÙA

ÑÔN GÍA

216 Vaûi luïa

100,000

217 Vaaûi coton 218 Vaûi boá

40,000 20,000

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán

 Mối liên kết giữa các thực thể mô tả vấn đề gì? Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tế hay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?

 Dựa vào đâu xác định các thực thể? Dựa vào đâu xác định các thuộc tính thực thể? Dựa vào đâu xác định mối liên kết giữa các thực thể?

 Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xây

dựng mô hình REA?

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Cấu trúc dữ liệu: cấp vật lý

 Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ trong hình thức các files dữ liệu phù hợp với các kiểu truy cập dữ liệu:  Trình tự  Trình tự có chỉ mục  Truy cập trực tiếp

 Các files dữ liệu sự kiện gọi các tập tin nghiệp vụ

(transaction files), các files đối tượng, nguồn lực, vị trí được gọi là tập tin chính (master file).

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan

kế toán

kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính. VD?

 Tập tin nghiệp vụ (transaction files): Ghi nhận sự

(General Ledger Control Accounts)

 Tập tin chính (Master files): o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí. o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan

kế toán

 Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ. Vì dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v..

 Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai. Vd các nghiệp vụ được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

II. Qui trình xử lý dữ liệu

Thu thập dữ liệu đầu vào 1

Hoạt động Xử lý dữ liệu trên tập tin chính 2

Phương pháp xử lý dữ liệu 3

4 Kết quả xử lý

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Thu thập dữ liệu  Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL hoạt động kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu Thu thập dữ liệu

Nội dung dữ liệu thu thập

Phương pháp thu thập DL

Yêu cầu kiểm soát DLthu thập

• Miệng, điện thoại, quan

Thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng

sát

• Thông tin cơ bản về hoạt động/sự kiện kinh tế

• Thông tin nhu cầu đặc biệt

• Giấy tờ: chứng từ • Tự động: thiết bị thu thập DL tự động (POS; bar code reader), Magnetic Ink Character Recognition; Thẻ từ v.v..Tập tin dữ liệu.

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Xử lý dữ liệu trên tập tin chính

Hoạt động xử lý dữ liệu

Hủy dữ liệu Deleting

Thêm dữ liệu adding

Cập nhật dữ liệu updating

Thay đổi dữ liệu changing

Thêm mẩu tin mới vào tập tin chính

Chuyển dữ liệu tập tin nghiệp vụ vào tập tin chính (thay đổi giá trị thuộc tính giá trị)

Thay đổi giá trị thuộc tính mô tả (VD tên, …)

Bỏ một mẩu tin (VD khách hàng) nếu không còn cần trong CSDL (nếu không còn giao dịch với DN)

 Kiểm soát các hoạt động xử lý này:

mục tiêu KS, hoạt động KS?

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Ví dụ hoạt động cập nhật dữ liệu

Tập tin nghiệp vụ

Mã KH

Kiểu NV

Ngày NV

Số ch.từ

Số tiền

0123

sale

10/01/12

9876

10.000

Tập tin chính

Xử lý cập nhật dữ liệu • Kiểm tra dữ liệu chính xác • Tìm kiếm khóa chính tương ứng (match) • Cộng (add) số tiền nghiệp vụ vào số dư hiện

Mã KH

Giới hạn BC

… .

Số dư

hành

0123

30.000

18.000

• So sánh số dư mới và giới hạn bán chịu • Lặp lại bước 1 cho tất cả các nghiệp vụ •

In báo cáo

Tập tin chính sau cập nhật

Mã KH Giới hạn

….

Số dư

sale

0123

28.000

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Nguyễn Bích Liên

Kết xuất - output  Kết xuất là bước cuối cùng trong qui trình xử lý thông tin

Kết xuất

Các loại kết xuất

Hình thức trình bày

Mục đích/nội dung kết xuất

• Thông tin tài chính cho đối

tượng bên ngoài

• Thông tin kế toán quản trị

• Văn bản • Bảng biểu • Đồ thị

• Chứng từ • Báo cáo • Kết quả của một truy vấn nào đó

đối tượng nội bộ: • Lập kế hoạch • Thực hiện hoạt động • Kiểm soát • Đánh giá thực hiện hoạt động, đánh giá thực hiện kế hoạch

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Kết xuất- tạo nhật ký, sổ cái, các báo cáo

 Nhật ký: lấy dữ liệu từ các bảng dữ liệu sự kiện

liên quan.

 Sổ cái: lấy dữ liệu số dư đầu kỳ từ tập tin lưu trữ sổ cái; Số PS lấy từ các dữ liệu trên bảng sự kiện ảnh hưởng và sồ dư hiện hành từ tập tin chính sổ cái hiện hành.

 Báo cáo: tùy thông tin có thể lấy từ tập tin

chính hoặc tập tin nghiệp vụ hoặc kết hợp cả hai

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Phương pháp Xử lý dữ liệu

 Các hoạt động dữ liệu được thực hiện theo 2 phương pháp xử

lý dữ liệu.

Xử lý dữ liệu

Hoạt động xử lý DL

Kiểm soát xử lý dữ liệu

Phương pháp xử lý DL

• Xử lý theo lô (batch

processing): hoạt động cập nhật được thực hiện định kỳ

Kiểm soát hệ thống xử lý Kiểm soát hoạt động xử lý

• Xử lý trực tuyến theo thời gian thực (on-line Real- time processing)

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô -Batch Processing

•TT chính

5 /

Báo cáo

Cập nhật lơ dữ liệu (định kỳ) Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ)

Nhập lô nghiệp vụ Sắp xếp tập tin

Tập hợp các chứng từ thành lô

30 Nguuyễn Bích Liên

C2- toå chöùc DL

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô, nhập liệu ngay online -Batch Processing

•TT chính

5 /

Báo cáo

Cập nhật lơ dữ liệu (định kỳ) Tập tin ngh.vụ (lơ nghiệp vụ) Nhập nghiệp vụ kinh tế

31 Nguuyễn Bích Liên

C2- toå chöùc DL

Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý ngay theo thời gian thực Online – Real time Processing

•TT chính

5 /

Báo cáo

Tập tin ngh.vụ

Nhập nghiệp vụ kinh tế

Cập nhật dữ liệu (thực hiện ngay khi nhập liệu

32 Nguuyễn Bích Liên

C2- toå chöùc DL

Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý

Tiêu thức

Xử lý theo lô

Xử lý theo thời gian thực

Có khoảng cách thời gian

Không có khoảng cách thời gian

Thời gian : Hoạt động KD – xử lý thông tin

Nguồn lực

Về cơ bản yêu cầu nguồn lực ít hơn: thiết bị, phát triển hệ thống, khả năng (capacity) sử dụng hoạt động máy tính

Hiệu quả hoạt động (operational Efficiency)

Hiệu quả hơn cho hoạt động xử lý dữ liệu vì xử lý định kỳ, theo khối lượng lớn

Kết luận:

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Khi thiết kế, lựa chọn phương pháp xử lý cần cân nhắc giữa hữu hiệu và hiệu quả xử lý

Nguyễn Bích Liên

Giải thích hiệu quả hoạt động xử lý thông tin trong xử lý theo lô  Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóa

đơn bán hàng.

 Tập tin chính phản ánh sự hoạt động o Hàng tồn kho (mặt

hàng bán)

 Tập tin chính phản ánh kế toán -GL o Tài khoản doanh thu bán hàng o Tài khoản giá vốn

o Khách hàng (khách hàng đang giao dịch) hàng bán

o TK hàng tồn kho o Tài khoản phải thu

 Khi mẩu tin được truy cập để xử lý thì nó sẽ bị

Ch2. Tổ chức dữ li ệu

Nguyễn Bích Liên

HT khóa tạm đối với các truy cập khác

Lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu

 Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tài chính, HT có thể lựa chọn xử lý theo lô- xử lý theo lô thu thập DL trực tuyến – xử lý theo thời gian thực – hoặc kết hợp tất cả.

 Nguyên tắc: o Thông tin thuộc hệ thống nào cần cập nhật kịp thời thì sử dụng xử lý theo thời gian thực; Thông tin nào có thể cung cấp định kỳ -> lô o Cân nhắc hiệu quả xử lý hoạt động: khối lượng

nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

o Nếu xử lý theo lô thì cân nhắc số lượng nghiệp vụ/lô (yêu cầu kiểm soát lô nghiệp vụ - lô càng nhỏ càng dễ kiểm soát)

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

III. Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu – Sơ đồ REA

Nguyên tắc tích hợp 1

Ví dụ minh họa 2

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Tích hợp các sơ đồ REA Tại sao cần tích hợp các sơ đồ mô hình dữ liệu? Nguyên tắc tích hợp các sơ đồ này thế nào?

cycles.

 Cash disbursements xuất hiện trong expenditure và

payroll cycles.

 Employees (agent) và cash (resource) xuất hiện trong

cả 3 chu kỳ.

 Các dư thừa này là cơ sở cho việc kết hợp các chu

trình.

 Các thực thể xuất hiện trong nhiều chu trình .  Inventory xuất hiện trong revenue và expenditure

 Ngoài ra còn lưu ý đến việc điều chỉnh các mối liên kết và nguyên tắc kết hợp các thực thể của sơ đồ REA

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mô hình REA cho Revenue Cycle

Employees (Sale sperson)

Call on Customer

Customer

Take Cust. Orde r

Inventory

Employees (Sale sperson)

Customer

Sales

Rece ive Cash

Cash

Employees (Cashier)

Mô hình REA cho Expenditure Cycle

Suppliers

Inventory

Employees

Orde r Inventory

Suppliers

Rece ive Inventory

Cash

Employees (Cashier)

Disburse Cash

Mô hình REA cho Payroll Cycle

Cash

Disburse Cash

Time Worke d

Employee Time

Employees (as Payees)

Employees (Supervisor)

Employees (Sale sperson)

Call on Customer

Suppliers

Customer

Take Cust. Orde r

Inventory

Employees

Orde r Inventory

Employees (Sale sperson)

Suppliers

Customer

Sales

Rece ive Inventory

Rece ive Cash

Cash

Employees (Cashier)

Disburse Cash

Time Worke d

Employee Time

Employees (as Payees)

Kết hợp các sơ đồ REA của ba chu trình

Employees (Supervisor)

IV. Mã

Các loại mã 1

Nguyên tắc xây dựng mã 2

Ứng dụng mã 3

Ch2. Tổ chức dữ liệu

Nguyễn Bích Liên

Mã

 Mã số là kết hợp các ký tự theo một trật tự nhất định để

mô tả thông tin về đối tượng được mã hóa. Mã số thường được dùng trong thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Mã trình tự

Các loại mã

Mã gợi nhớ

Mã vạch

Mã khối

Mã nhóm

Mã phân cấp

44 Nguyeãn Bích Lieân

C2- toå chöùc

Mã trình tự  Là mã số dùng các ký tự chữ hoặc số tự nhiên

theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ 1,2,3; A,B,C

 Đặc điểm mã theo trình tự : là mã số phản ánh các đối tượng theo trình tự nào đó và không phản ánh thông tin chi tiết về đối tượng

 Ví dụ mã số nhân viên một phòng ban; Mã số chứng

từ 1,2,3,4 ; A,B,C v.v..

 Ưu điểm: KS sự không liên tục nhóm nghiệp vụ

 Nhược:

o Không phản ánh thông tin chi tiết đối tượng mã o Khó sửa chữa, thay đổi do mức độ ảnh hưởng tới

các mã đối tượng khác.

45 Nguyeãn Bích Lieân

C2- toå chöùc

Mã nhóm

 Là mã số bao gồm nhiều nhóm ký tự, vị trí mỗi

nhóm ký tự mô tả một loại thông tin về đối tượng được mã hoá. Trong mỗi nhóm người ta dùng mã trình tự để phân biệt từng đối tượng cụ thể.

 Ví dụ mã số nhân viên 01 001 bao gồm nhóm 2 ký tự đầu là mã chỉ phòng ban (KT 01, SX 02); 3 ký tự sau chỉ số thứ tự của NV;

 Đặc điểm mã nhóm: mô tả thông tin chi tiết về đối tượng được mã hoá. Việc sửa chữa hoặc thay đổi nội dung của một nhóm thì nội dung các nhóm còn lại không thay đổi

 Áp dụng

46 Nguyeãn Bích Lieân

C2- toå chöùc

Mã phân cấp

 Là một dạng mã nhóm. Trong đó các nhóm thông tin phụ thuộc lẫn nhau và vị trí nhóm bên phải mô tả thông tin phụ thuộc vào thông tin nhóm bên trái. Như vậy mỗi nhóm mô tả một cấp độ thông tin

 Ví dụ mã số điện thoại; Mã số tài khoản kế toán VN

 Đặc điểm mã phân cấp: giống mã nhóm

47 Nguyeãn Bích Lieân

C2- toå chöùc

Mã gợi nhớ

Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông tin nào đó. Ví dụ PX gợi nghĩa“phân xưởng”. Mã gợi nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm.

Ví dụ mã số gợi nhớ

 Đặc điểm mã gợi nhớ: gợi nhớ, phụ thuộc vào

ngôn ngữ và văn hóa từng vùng. Dễ tạo lầm lẫn về ý nghĩa

 Ứng dụng

48 Nguyeãn Bích Lieân

C2- toå chöùc

Mã vạch

Là một dạng mã nhóm nhưng thay vì sử dụng các ký tự thì người ta sử sụng các thanh/vạch hoặc các điểm. Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn của các thanh/vạch hoặc điểm để mô tả các nội dung thông tin. Phải có thiết bị tạo và đọc mã vạch