Giáo trình Quản trị công tác xã hội: Phần 1

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:189

Thêm vào BST

Báo xấu

224
lượt xem 54
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 Giáo trình Quản trị công tác xã hội gồm nội dung các chương: Chương 1 - Lý thuyết về quản trị công tác xã hội; chương 2 - Việc thiết lập chính sách trong một cơ sở an sinh xã hội; chương 3 - Hoạch định, xây dựng chương trình và lập ngân sách; chương 4 - Lập ngân sách và rà soát các chính sách, kế hoạch và chương trình của cơ sở; chương 5 - Tổ chức; chương 6 - Truyền thông trong quản trị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị công tác xã hội: Phần 1

CHƯƠNG 1. LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI Từ rất xa xưa trong lịch sử, con người đã từng biết đến các hoạt động quản trị và vai trò của nó trong tổ chức và quản lý xã hội. Điều đó thể hiện ở cách thức phối hợp trong công việc chung của cộng đồng. Ngày nay, với sự chuyên môn hóa trong sản xuất xã hội ngày càng sâu sắc và sự phát triển rực rỡ của khoa học- kỹ thuật thì hoạt động quản trị càng khẳng định được ý nghĩa lớn lao của nó với cuộc sống của con người. Mặc dù quản trị đã tồn tại từ rất lâu nhưng khoa học quản trị thì còn rất mới mẻ. Điều đó đòi hỏi chúng ta cần tiếp tục nghiên cứu và ứng dụng khoa học quản trị để phục vụ cho cuộc sống của mình. Chương này giới thiệu quản trị công tác xã hội là một trong các phương pháp của công tác xã hội. Nó là một lĩnh vực thực hành công tác xã hội ở cấp độ vĩ mô vì hầu hết việc cung ứng dịch vụ xã hội đều nằm trong bối cảnh tổ chức. Các cơ sở công tác xã hội còn được hiểu là các cơ sở an sinh xã hội giàu có tài nguyên trợ giúp và tăng sức mạnh cho thân chủ. Vai trò của quản trị xã hội là vận dụng khả năng nhân sự tạo ra các kiểu tổ chức xã hội là các kiểu mẫu lãnh đạo, sự sáng tạo và lòng cảm thông.1 Chương này giới thiệu các lý thuyết và khái niệm về quản trị công tác xã hội được rút ra từ các lý thuyết tổ chức, công tác xã hội và các khoa học hành vi khác và những khía cạnh riêng biệt của nó. Sẽ có bàn luận về thuật ngữ quản trị công tác xã hội và quản trị an sinh xã hội hiện đang được một số tác giả sử dụng chung. 1 Brueggemann, William G. (2006). Thực hành Công tác xã hội cấp vĩ mô, CA: Thomas Brooks/Cole, p.334. 1
1.1. Lý thuyết tổng quát về Quản trị Công tác xã hội 1.1.1. Định nghĩa Chúng ta bắt đầu với các định nghĩa về quản trị, quản trị xã hội, quản trị an sinh xã hội để có thể hiểu rõ hơn về những khái niệm này. Về mặt khái niệm, chúng có thể khác nhau vì chúng không phải là những thực thể tách biệt nhau lẫn không loại trừ nhau mặc dù chúng nhấn mạnh đến thể liên tục từ vĩ mô đến vi mô trong sự phát triển tổ chức. Quản trị được Herman Stein định nghĩa là “một tiến trình xác định và đạt các mục tiêu của một tổ chức thông qua một hệ thống phối hợp và hợp tác”2. Nó được xem như là một tiến trình, một phương pháp hay một loạt các mối quan hệ giữa và trong những người cùng làm việc để đạt các mục tiêu chung trong một tổ chức.3 Nó là một tiến trình liên tục hướng tới sự tăng trưởng và phát triển của tổ chức. Mary Parker Follett (1868-1933) – Một nhân viên công tác xã hội Mỹ, nhà nghiên cứu về lý thuyết hành vi (Behaviourism) định nghĩa: “Quản trị là việc hoàn thành công việc thông qua người khác”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác , chứ không phải hoàn thiện công việc bằng chính mình. Với quan điểm này Mary Parker Follett đã không coi quản trị là một công việc đòi hỏi nhà quản trị phải nỗ lực làm việc và tham gia vào quá trình làm việc chung với những người thuộc quyền quản lý của họ. Koontz và O' Donnell trong giáo trình “ Những điều cốt yếu của quản lý” định nghĩa: “ Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị, ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó 2 Stein, Herman, (1970). “Quản trị xã hội” trong Harry Schatz, e. Squản trị công tác xã hội : A Resource Book. New York: Hội đồng giáo dục công tác xã hội, tr.7. 3 Ehlers, Walter H. Austin, Michael J. And Prothero, John C. (1976), Administration for the Human Service. New York: Harper and Row, p.2. 2
các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu của mình” Quản trị xã hội, theo Hanlan,4 chú trọng vào các chính sách, hoạch định và quản trị hàng hóa và dịch vụ có liên quan tới các thiết chế chính trị, xã hội và kinh tế và liên quan tới các quyết định phân bổ tài nguyên quốc gia đối với những nhu cầu an sinh xã hội. Nói chung quản trị xã hội nói tới quản trị trong các lĩnh vực sức khỏe, giáo dục và những lĩnh vực phát triển xã hội khác. Quản trị an sinh xã hội đề cập cụ thể hơn tới các tiến trình quản trị trong một cơ sở an sinh xã hội, sự hình thành các chính sách và kế hoạch của cơ sở và việc thực hiện bằng các chương trình và dịch vụ cho từng nhóm thân chủ cụ thể. Nó cũng được xem như là quản trị cơ sở xã hội.5 Quản trị công tác xã hội là một phương pháp của công tác xã hội có liên quan tới việc cung ứng và phân phối các nguồn tài nguyên xã hội giúp con người đáp ứng nhu cầu của họ và phát huy tiềm năng bản thân.6 Người ta cho rằng khi chuyển đổi các chính sách xã hội thành các chương trình và dịch vụ, nhà quản trị công tác xã hội áp dụng một sự tổng hợp các phương pháp công tác xã hội vào tiến trình quản trị. Theo Walter Friedlander, quản trị công tác xã hội là một phương pháp của công tác xã hội dựa vào các nguyên tắc và kỹ thuật của khoa học quản trị nói chung nhưng đề cập đến những công việc đặc thù của công tác xã hội là nhận diện và giải quyết các vấn đề của con người và thỏa mãn các nhu cầu con người.7 Skidmore tóm tắt quản trị công tác xã hội là “hành động của đội ngũ nhân sự sử dụng các tiến trình xã hội để chuyển đổi các chính sách xã hội 4 Hanlan, Archie, (1978). “Social Work to Social Administration” in Simon Slavin, ed. Social Administration. New York: The Hayworth Press, p.56. 5 Cordero, Erlinda A., Gutierrez, Consuelo L. And Pangalangan, Evelyn A. (1985). Administration and Supervision in Social Work. Manila: Schools of Social Work Association of the Philippines, p. 3. 6 Ibid. p.4. 7 Friedlander, Walter. (1958) Concepts and Methods of Social Work. New Jersey: Prentice Hall Inc. p.288. 3
của cơ sở bằng việc cung ứng các dịch vụ xã hội”.8 Theo ông đó là một tiến trình phải thực hiện với việc điều hành một tổ chức và có liên quan đến các mục tiêu, các chính sách, đội ngũ cán bộ, nhân viên, quản lý, các dịch vụ và lượng giá. Kidneigh có quan niệm khác Skidmore, cho rằng “Quản trị công tác xã hội là một tiến trình chuyển đổi chính sách xã hội thành các dịch vụ xã hội…trong một tiến trình hai chiều: một là chuyển đổi chính sách thành các dịch vụ cụ thể, và hai là sử dụng kinh nghiệm để sửa đổi chính sách”(9). Từ những quan điểm này chúng ta có thể đưa ra định nghĩa tổng quát như sau: Quản trị công tác xã hội là quá trình hành động của cán bộ, nhân viên sử dụng các tiến trình xã hội để biến các chính sách xã hội của cơ sở thành các dịch vụ xã hội nhằm góp phần giải quyết các vấn đề xã hội đáp ứng các nhu cầu phát triển của các cá nhân, nhóm người và cộng đồng xã hội. Chủ thể của quản trị công tác xã hội là cán bộ nắm giữ các chức vụ lãnh đạo, quản lý, điều hành và các nhân viên thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của quản trị công tác xã hội. Các tiến trình căn bản được sử dụng trong quản trị công tác xã hội là: lập kế hoạch, tổ chức, công tác nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra còn gọi là kiểm huấn. 8 Skidmore, Rex A. (1995).Social Work Administration: Dynamic Management and Human Relationships. 3rd ed. MA: Allyn & Bacon. 9 Skidmore. Quản trị ngành công tác xã hội,Bộ giáo dục và đào tạo,Đai học mở bán công TP.Hồ Chí Minh., Khoa Phụ nữ học. Bản dịch của Lê Chí An (từ tiếng Anh) TP.Hồ Chí Minh. 1998. Tr.8 4
1.1.2. Tầm quan trọng, các nguyên tắc, đặc trưng và các hoạt động của Quản trị công tác xã hội Tầm quan trọng Quản trị công tác xã hội là phương pháp quan trọng để tối đa hóa tính hịệu quả của các chương trình hoạt động công tác xã hội để giải quyết các vấn đề xã hội và cải thiện điều kiện xã hội tốt hơn. Quản trị công tác xã hội cung cấp nền tảng để thực hành công tác xã hội liên quan đến các chức năng của cơ sở xã hội. Chất lượng thực hành công tác xã hội phần lớn phụ thuộc vào cách quản trị ngành công tác xã hội. Các nguyên tắc của quản trị công tác xã hội Các nguyên tắc của quản trị công tác xã hội được dựa trên hệ thống thái độ của ngành Công tác xã hội, với định hướng về sự tôn trọng - chấp nhận và khuyến khích sự phát triển của thân chủ. Ở trên bình diện chung nhất, có thể hiểu các nguyên tắc ở một số khía cạnh sau: 1. Sử dụng các nguyên tắc và kỹ thuật của quản trị tổng quát. 2. Sử dụng triết lý, mục đích và các chức năng của công tác xã hội, các phương pháp chẩn đoán xã hội, phân tích và tổng hợp các nhu cầu của cá nhân, nhóm hay cộng đồng, và sử dụng việc tổng quát hóa nhằm thay đổi và phát triển các mục đích và chức năng của cơ sở. 3. Trọng tâm chủ yếu là tiến trình giúp đỡ cá nhân, nhóm và cộng đồng. 4. Quản trị công tác xã hội là làm việc với con người dựa vào kiến thức và hiểu biết hành vi con người, các mối quan hệ nhân sự và các tổ chức phục vụ con người. 5. Các phương pháp công tác xã hội không chỉ được sử dụng để cung cấp dịch vụ mà còn trong tiến trình quản trị và các mối quan hệ với nhân viên. 5
Dựa trên tiếp cận về khía cạnh đạo đức, giá trị, một số nguyên tắc mang tính phổ biến như sau: - Tôn trọng phẩm giá cố hữu và nhân phẩm cố hữu của mọi cá nhân, mọi hoạt động quản trị trong công tác xã hội cũng nhằm thúc đẩy quyền tự chủ và tự quyết của thân chủ trong tình huống của họ; - Mọi hoạt động của công tác xã hội đều hướng đến trợ giúp các cá nhân dễ bị tổn thương và bị lề hoá, các hoạt động đó thu hút - điều phối các nguồn lực nhằm giúp thân chủ vượt qua những rào cản để đạt được sự hoà nhập về mặt xã hội; - Giống như tính chất chuyên môn của công tác xã hội, việc quản trị các hoạt động, dịch vụ xã hội cũng nhằm hướng đến tôn trọng và bảo vệ các quyền cá nhân được trợ giúp cũng như quyền của các cá nhân sống xung quanh và sự an toàn của họ và của cộng đồng; - Quyền của trẻ em và nhóm người dễ bị tổn thương luôn cần được bảo vệ khỏi các hoạt động lạm dụng, lãng quên hay bị bóc lột; - Mọi quyết định liên quan đến thân chủ từ các hoạt động công tác xã hội, quản trị, sự vận hành của các dịch vụ xã hội đều cần minh bạch, rõ ràng từ việc ra quyết định, lập kế hoạch, vận hành và đánh giá; các mạng lưới dịch vụ xã hội cần đảm bảo được kỹ năng dễ tiếp cận cho thân chủ; - Tôn trọng sự đa dạng và thúc đẩy công bằng xã hội cho mọi thân chủ, cộng đồng thân chủ và gia đình thân chủ; Ngoài những nguyên tắc trên mang định hướng đảm bảo các chức năng cơ bản của công tác xã hội, một số các câu hỏi sau cũng sẽ giúp cho nhà quản trị công tác xã hội luôn xác định quá trình vận hành các hoạt động cần được thống nhất và lấy sự tự vận động của thân chủ làm trung tâm: 6
- Tại sao dịch vụ, hoạt động công tác xã hội được cung cấp cho thân chủ? Và chúng được cung cấp như thế nào?: Các câu hỏi này nhấn mạnh đến khía cạnh tạo sự thay đổi; - Những hoạt động được đưa ra được so sánh với các hoạt động khác qua các tiêu chí gì? - Những đối tượng nào được hưởng lợi chính tức các hoạt động công tác xã hội, dịch vụ công tác xã hội đó? - Những mục tiêu gì có thể đạt được từ các hoạt động, dịch vụ đó? Trong quá trình vận hành các hoạt động trong quản trị công tác xã hội, việc xác định và đề cao các nguyên tắc đạo đức này cần được lồng ghép vào các chuẩn mực mang tính đạo đức nghề nghiệp, các chuẩn mực thực hành nghề nghiệp cũng như hệ thống giá trị của thân chủ và của xã hội. Các nguyên tắc này được thực hiện nhằm đảm bảo quá trình quản trị các hoạt động công tác xã hội luôn đáp ứng các quy điều về mặt đạo đức và định hướng về giá trị của xã hội. Các đặc trưng của quản trị công tác xã hội  Là một tiến trình liên tục, năng động để sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.  Là sự phối hợp, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và lượng giá các hoạt động nhằm thực hiện hiệu quả chức năng quản lý trong một cơ quan, tổ chức hoạt động công tác xã hội.  Là hành động có mục đích, có tổ chức của các nhân viên công tác xã hội và các nhà lãnh đạo, quản lý cơ sở để chuyển đổi các chính sách xã hội thành các dịch vụ xã hội hỗ trợ giúp đỡ cá nhân, gia đình và cộng đồng giải quyết các khó khăn. 7
Các hoạt động Theo Trecker những hoạt động chủ yếu thuộc về trách nhiệm quản trị bao gồm:10 1. Khảo sát cộng đồng 2. Xác định mục đích của cơ sở để chọn lựa. 3. Cung cấp các nguồn tài chính, lập ngân sách và kế toán. 4. Triển khai các chính sách của cơ sở, các chương trình và biện pháp thực hiện. 5. Làm việc với ban lãnh đạo cơ sở, nhân viên chuyên nghiệp và không chuyên nghiệp, ban điều hành, các ủy ban chuyên môn và những người tình nguyện. 6. Cung cấp và bảo trì máy móc, thiết bị và hàng hóa vật dụng. 7. Triển khai kế hoạch, thiết lập và duy trì các mối quan hệ hiệu quả với cộng đồng và các chương trình tăng cường sự hiểu biết với cộng đồng. 8. Giữ gìn đầy đủ và chính xác các tư liệu hoạt động của cơ sở và lập báo cáo đều đặn. 9. Lượng giá liên tục chương trình hoạt động vànhân sự, kế hoạch và tổ chức nghiên cứu khảo sát. 1.1.3. Các khía cạnh, các chức năng, cơ cấu và tiến trình của Quản trị Công tác xã hội Các khía cạnh Các khía cạnh của quản trị công tác xã hội bao gồm chức năng, cơ cấu tổ chức và tiến trình. Chức năng Quản trị công tác xã hội có các chức năng sau : 10 Trecker, Harleigh B. (1971).Social Work Administration. New York: Association Press, pp. 24-25. 8
1. Là phương tiện giải quyết các nhu cầu xã hội được nhận diện thông qua các dịch vụ xã hội công hoặc tư. 2. Đó là hành động xã hội để cải tiến hoặc đưa ra các dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của các nhóm thân chủ cụ thể hay của một cộng đồng. 3. Đó là việc ra quyết định ở mọi cấp quản trị. Cơ cấu tổ chức Cấu trúc tổ chức bao gồm những bộ phận/đơn vị khác nhau của cơ sở thực hiện các nhiệm vụ để đạt mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm : 1. Nghiên cứu cấu trúc tổ chức như là một thành phần của tổ chức. 2. Hiểu rằng cơ sở an sinh xã hội có đề ra một cấu trúc tổ chức để quản trị. Tiến trình Quản trị công tác xã hội là một tiến trình liên tục, năng động và toàn bộ nhằm tập hợp con người, nguồn tài nguyên và mục đích nhằm hoàn thành mục đích của tổ chức là cung ứng các dịch vụ xã hội. Nó dựa vào kiến thức về bản chất con người và tổ chức phục vụ con người để thiết lập và duy trì một hệ thống nỗ lực tham gia và hợp tác ở tất cả các cấp trong tổ chức. Trecker chỉ ra rằng tiến trình quản trị công tác xã hội có ít nhất ba chiều kích quan trọng : 1. Nội dung trọng tâm là nhiệm vụ công việc phân công trong cơ sở. Sự giao phó trách nhiệm rộng rãi trong cơ sở như phân công công việc và chức năng cho mỗi cấp. 2. Cộng đồng nơi cơ sở hoạt động có ảnh hưởng đến mục đích và các chương trình của cơ sở vì nó vừa là nguồn hỗ trợ vừa là đối tượng của các dịch vụ. 3. Bầu không khí tâm lý trong đó con người bày tỏ cảm nghĩ và sự tích cực một khi đuợc nhà quản trị khai thác thích hợp sẽ tạo nên sức mạnh để đạt được mục đích của cơ sở. 9
Hình 1. Sơ đồ các bước tiến trình quản trị công tác xã hội cụ thể Quản lý ranh giới/ đường biên Lập KH Vận hành Biện pháp chiến lược KH tiến hành Truyền thông và lãnh đạo Tổ chức Thay đổi Kiểm soát cách quản lý Duy trì Ngân sách sự giám sát Chất lượng và đánh giá Sơ đồ này thể hiện các bước tiến trình quản trị công tác xã hội sẽ đi theo vòng tròn, từ bước lập kế hoạch đến bước thay đổi cách quản lý, các bước này có mối liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng lẫn nhau và đều dưới sự tác động của công tác truyền thông và lãnh đạo. Vì vậy có thể nói truyền thông và lãnh đạo là nhiệm vụ chủ chốt trong tiến trình này. Ngoài ra các bước tiến trình này cũng được thực hiện trong giới hạn sự quản lý của ranh giới hay nói cách khác là các đường biên, Đường biên của cơ sở, tổ chức được thiết lập thông qua quá trình đàm phán, sự phối kết hợp, đánh giá, có được sự tán thành từ người dùng dịch vụ và những người quan tâm và thiết lập sự liên kết với những nhân tố liên quan trong môi trường…Tuân theo sơ đồ này, nhà quản trị công tác xã hội sẽ có những bước đi tương đối đầy đủ và chặt chẽ, mang lại hiệu quả khả quan cho tổ chức của mình. 10
Các yếu tố Trecker xác định những yếu tố chung quan trọng của tiến trình quản trị công tác xã hội 11 1. Quản trị là một tiến trình liên tục, năng động. 2. Tiến trình được vận động để hoàn thành một mục đích chung. 3. Tài nguyên nhân sự và vật lực được khai thác để đạt mục đích chung. 4. Phối hợp và hợp tác là phưong tiện để khai thác nguồn tài nguyên nhân lực và vật lực 5. Hàm ý trong định nghĩa là những yếu tố hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. 1.1.4. Nguồn gốc quản trị trong khoa học quản lý và công tác xã hội Quản trị và Quản lý Rino J. Patti sử dụng hai thuật ngữ quản trị và quản lý như nhau. Ông ta lưu ý rằng quản lý được nhân viên xã hội sử dụng ngày càng nhiều để mô tả công việc mà họ làm. Đã có nhiều cố gắng phân biệt hai thuật ngữ nhưng những khác biệt này không được chấp nhận hoàn toàn. Về mặt lịch sử, trong công tác xã hội và trong cơ sở an sinh xã hội phi lợi nhuận, từ quản trị (administration) được thích sử dụng hơn từ quản lý (management) bởi từ quản lý mang vẻ kiểm soát và nhắm tới lợi nhuận vốn không được ưa thích trong an sinh xã hội thời đó.12 Quản lý khi được sử dụng như là một danh từ nói tới một số ít người nắm giữ các vị trí cao nhất trong sơ đồ tổ chức của cơ sở. Kettner cho rằng có một sự khác biệt quan trọng giữa quản lý và quản trị là “quản trị chủ yếu xây dựng chính sách còn 11 Trecker, op.cit. p.24-25. 12 Patti, Rino J. ed. (2000) The Handbook of Social Welfare Management, CA: Sage Publications. p.4. 11
quản lý là thực hiện chính sách.”13 Có nghĩa là quản trị là chức năng của giám đốc/ban giám đốc còn quản lý là hoạt động của nhân viên. Quản lý là hoạt động phân bổ và sử dụng nguồn tài nguyên (nhân lực, tiền bạc, máy móc, vật liệu, phương pháp, thời gian, không gian, và những thứ khác) để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm những nhiệm vụ thiết lập và duy trì một môi trường nội bộ trong đó con người làm việc cùng nhau trong các nhóm có kết quả và hiêu quả để đạt mục tiêu nhóm.14 Như vậy, quản lý là “ các chức năng được nhân viên xã hội các cấp thực hiện trong các cơ sở phục vụ con người nhằm hoàn thành mục đích của tổ chức.”15 Hiểu khái quát, quản lý là việc trông nom, sắp đặt, giữ gìn theo các yêu cầu nhất định16. Điều đó có nghĩa là còn bao gồm cả việc thiết kế tạo ra một môi trường làm việc mà trong đó các cá nhân làm việc cùng với nhau trong một nhóm để cùng đạt được một mục tiêu cụ thể. Bảng 1. Đặc điểm và tính chất của chức năng quản lý và quản trị17 Cơ Quản lý Quản trị sở Sứ Chỉ đạo tất cả các thành viên Xây dựng các mục tiêu, kế mệnh của tổ chức cùng nỗ lực nhằm hoạch và chính sách để thực thực hiện mục tiêu đã được xác hiện định trước 13 Kettner, P. (2002).Human Service Organizations. Boston, MA: allyn & Bacon, p.3. 14 Koontz, Harold and O’Donnel, Cyril. (1976), Principles of Management: An Analysis of Management Functions. New York: McGraw Hill Book. Co. P.. 4 15 Weinbach, Robert W (2008). The Social Worker as Manager. MA: Pearson Education Inc. 16 Nguyễn Dương Chi (chủ biên), Từ điển tiếng Việt, Nxb Thống kê, Hà Nội. 17 “Management and Administration”. Source: http://www.managementstudyguide.com/management_administration.htm 12
Tính Chức năng thực hiện. Chức năng ra quyết định. chất Quá Quản lý quyết định anh ta là ai Quản trị quyết định những trình và nên làm như thế nào. hoạt động đang được thực hiện và khi nào hoạt động được thực hiện. Chức Quản lý đóng vai trò như một Quản trị đóng vai trò như năng chức năng hành động thực hiện một chức năng lập kế hoạch bởi vì nhà quản lý giám sát các chính sách được xác định công việc. theo quy định. Kỹ Kỹ thuật và các bản năng của Khái niệm và các bản năng năng con người. của con người. Mức Chức năng ở mức trung bình và Chức năng ở mức cao độ thấp Trên thực tế rất khó phân biệt chức năng quản lý và chức năng quản trị bởi vì bất kỳ một nhà quản trị nào cũng thực hiện các chức năng của quản lý và bất kỳ một nhà quản lý nào cũng thực hiện các chức năng của quản trị. Sự khác biệt chủ yếu ở mức độ: ví dụ nhà quản trị thường phải tập trung vào xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện các các mục tiêu; trong khi nhà quản lý thường phải tập trung vào việc tổ chức và chỉ đạo việc thực hiện các mục tiêu, thực hiện các kế hoạch. 13
Một cách so sánh khác giữa các cấp bậc trong tổ chức: các chức năng quản lý thường do các nhà quản lý và nhà quản trị ở cấp cơ sở và cấp trung gian thực hiện. Trong khi các chức năng quản trị thường do các nhà quản lý và nhà quản trị cấp cao trong tổ chức thực hiện. Nói cách khác, phần lớn thời gian làm việc của nhà quản trị ở cấp cơ sở và cấp trung gian là dành cho công việc tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát. Còn phần lớn thời gian làm việc của nhà quản trị cao cấp trong tổ chức là dành cho công việc ra quyết định và chỉ đạo (xem hình dưới đây). Hình 2. Tương quan về mức độ giữa quản trị và quản lý18 Quản Mức độ: Cao trị Mức độ: Trung bình Quản Mức độ: Thấp lý Nguồn gốc quản trị trong khoa học quản lý Đã có những nỗ lực cải thiện công việc của các cơ sở xã hội nhằm đạt hiệu quả và sự chịu trách nhiệm và học hỏi kinh nghiệm quản trị của các tổ chức kinh doanh. Mặt khác các nhà lý thuyết quản trị như Peter Drucker, chuyển sự chú ý của họ vào các tổ chức phi lợi nhuận và một số người đưa những công nghệ này vào các cơ sở xã hội. Mặc dù họ nhận ra những khác biệt giữa tổ chức lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận và khuyên cáo không nên “điều hành tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức vì lợi nhuận”, Drucker và những người khác đã có công chỉ 18 “Management and Administration”. http://www.managementstudyguide.com/management_administration.htm 14
ra cách thức áp dụng những công cụ áp dụng trong kinh doanh vào các tổ chức phi lợi nhuận một cách hữu ích.19 Nhân viên xã hội ngày nay càng ngày càng được gọi là nhà quản trị vì họ sử dụng cách thức quản trị theo mục tiêu (MBO), hoạch định chiến lược và các công cụ khác trong bối cảnh quản trị công tác xã hội. Các lý thuyết quản trị/tổ chức Quản trị khoa học do Frederick Taylor đề ra vào những năm đầu 1900. Taylor giả định rằng người công nhân được thúc đẩy chủ yếu bằng sự đảm bảo về tài chính và bầu không khí làm việc ổn định đảm bảo được trả lương đầy đủ và đều đặn. Họ làm việc hợp lý. Họ ưa thích công việc giản đơn và cần hướng dẫn và giám sát. Quản trị viên đưa ra áp dụng những cách thức tốt hơn để tăng năng suất lao động của công nhân sử dụng “một phương thức tốt nhất” để làm việc. Nó nhấn mạnh việc phân công lao động, sử dụng đồng hồ bấm giờ và nghiên cứu các động tác. Người công nhân được xem là “con người kinh tế” hay người ta đối xử như là cái máy, bị thúc đẩy bởi tiền thưởng, tiền hoa hồng và trả lương theo sản phẩm. Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), một kĩ sư người Mỹ, tác giả của lý thuyết quản lý một cách khoa học (scientific management theory, lý thuyết quản lý có tính khoa học hay ngắn gọn là lý thuyết quản lý khoa học). Năm 1911, tác giả đã công bố một cuốn sách nổi tiếng và đã được dịch ra nhiều thứ tiếng: Những nguyên tắc của quản lí một cách khoa học20. 19 Patti, op.cit. p.5. 20 F. Taylor sinh ra và lớn lên ở Germantown, Pennsylvania, Hoa Kỳ. Ông đã từng làm công nhân và lần lượt vượt qua các bậc thang nghề nghiệp và tham gia các lớp học buổi tối để lấy được bằng kĩ sư vào năm 1883. Năm 1884, ông được bổ nhiệm làm kĩ sư trưởng của công ty nơi ông đã thiết kế một xưởng sản xuất kiểu mới. Năm 1890, ông trở thành giám đốc của Manufacturing Investment, một nhà máy chế biến bột giấy trước khi dành thời gian cho ngành tư vấn tổ chức công nghiệp. Một số ý tưởng lý thuyết quản lý có tính khoa học của ông đã được ông trình bày và xuất bản trong cuốn sách: Shop Management (1903) và sau đó là các nguyên lý quản lý khoa học (The Principles of Scientific Management). Với việc áp dụng các nguyên tắc tổ chức lao động một cách khoa học theo lý thuyết của Taylor, ngành công nghiệp Mỹ đã đạt được sự tăng trưởng về năng suất và lợi nhuận chưa từng có. V.I. Lenin, lãnh tụ của giai cấp vô sản toàn thế giới ngay sau cách mạng tháng Mười Nga đã đặt ra yêu cầu phải học tập, nghiên cứu và áp dụng các quy tắc quản lý của Taylor để góp phần xây dựng đất nước Xô Viết. 15
Taylor cho rằng mối quan hệ giữa chủ thể quản lý gọi ngắn gọn là nhà quản lý và đối tượng quản lý gọi ngắn gọn là nhân viên không phải là mối quan hệ đối lập mà là quan hệ hòa hợp, hợp tác. Ông đã đưa ra định nghĩa về quản lý như sau: “Quản lí là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”21. Lý thuyết quản lý một cách khoa học của Taylor bao gồm một số nguyên lý cơ bản như sau22: - Cải tạo các quan hệ kinh tế : Giải quyết mối quan hệ lợi ích giữa chủ và thợ luôn là một nhiệm vụ, một mục tiêu cơ bản nhất của khoa học quản lý23. - Chuyên môn hóa lao động : quá trình phân công lao động đảm bảo mỗi người có một vị trí, trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể trong lao động. - Tiêu chuẩn hóa công việc : Mỗi một công việc đều được chuẩn hóa bởi một loạt các tiêu chuẩn để thực hiện cũng như để đạt kết quả cuối cùng. Nguyên lý này góp phần tạo thói quen áp dụng khoa học kỹ thuật thay cho kinh nghiệm vào quá trình sản xuất. - Tối ưu hóa: Quá trình liên tục cải tiến công cụ và lựa chọn phương án tối ưu để thực hiện công việc sao cho đạt được kết quả cao nhất. - Định mức lao động: Xây dựng và sử dụng các tiêu chuẩn, chỉ tiêu, chuẩn mực để phân công lao động và đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động. - Kỷ luật lao động: Xây dựng và áp dụng các hình thức kỷ luật lao động căn cứ vào các tiêu chuẩn, chỉ tiêu, chuẩn mực quy định về thời gian, quy trình, 21 Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn, “Các học thuyết quản lý”, nxb chính trị quốc gia , Hà Nội 1996, tr 89. 22 “Thuyết quản lý khoa học của F W Taylor” Source: http://www.nhaquanly.edu.vn/ly-thuyet-quan-ly/khoa-hoc-quan-ly/thuyet-quan-ly-khoa-hoc-cua- fwtaylor.html 23 Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn, “Các học thuyết quản lý”, nxb chính trị quốc gia , Hà Nội 1996, tr 89 - 93. 16
trách nhiệm và thái độ lao động nhằm tạo ra một phong cách công nghiệp, hiện đại. - Xây dựng môi trường lao động: Bao gồm môi trường tự nhiên và môi trường xã hội. Trong đó môi trường tự nhiên liên quan tới cách thức bố trí, sắp xếp các bộ phận khác nhau trong một nhà máy và vị trí vật lý của các cơ sở sản xuất sao cho khoa học, phù hợp. Môi trường xã hội liên quan tới việc xây dựng các mối quan hệ hợp lý giữa con người với con người trong quá trình sản xuất. Các nội dung của lý thuyết quản lý một cách khoa học như vừa trình bày của Taylor không chỉ được áp dụng thành công trong lĩnh vực sản xuất vật chất mà trong tất cả các lĩnh vực sản xuất phi vật chất, các hoạt động thương mại, dịch vụ. Nguyên lý có tính chất nền tảng lý luận hay “nguyên lý của các nguyên lý” của Taylor là cần phải nghiên cứu một cách khoa học về hành vi lao động, quá trình lao động để trên cơ sở đó xây dựng các tiêu chuẩn, tiêu chí về năng lực, phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện quá trình lao động từ đó tuyển dụng, đào tạo người lao động đảm bảo có khả năng thực hiện. Nguyên lý này cũng như các nội dung khác của lý thuyết Taylor cần được áp dụng trong quản trị công tác xã hội. Lý thuyết của Taylor cho thấy để quản trị công tác xã hội một cách có hiệu quả thì cần phải nghiên cứu khoa học về các tiến trình công tác xã hội và cần đào tạo cả nhân viên công tác xã hội và cả nhà quản trị công tác xã hội. Quản trị hành chính được biết đến nhiều qua các công trình của Henry Fayol và Mary Parker Follett. Fayol tán thành 14 nguyên tắc quản trị căn bản được Follett phát triển sâu hơn gồm nhu cầu về sự nhạy cảm của quản trị viên đối với cá nhân con người. Henry Gantt đưa ra một biểu đồ thời gian (biểu đồ Gantt) giúp cho công việc sản xuất có hiệu quả. Những nội dung này sẽ được bàn luận trong những phần khác. 17
Jules Henris Fayol (1841-1925), kĩ sư Pháp, sinh ra tại Istabul, tốt nghiệp trường École des Mines de Saint-Estienne24. Fayol đưa ra một số quan niệm rất cơ bản và quan trọng về quản trị như sau25. Thứ nhất, Fayol phân biệt sáu loại lao động hay sáu hoạt động chính của một doanh nghiệp, một tổ chức dù với quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay lĩnh vực dịch vụ, buôn bán: Cụ thể là: - Một là hoạt động kĩ thuật (sản xuất – chế tạo…); - Hai là hoạt động thương mại (mua – bán…); - Ba là hoạt động tài chính (nghiên cứu và quản lí vốn); - Bốn là hoạt động an ninh (bảo vệ hàng hóa và con người); - Năm là hoạt động hạch toán, thống kê (kiểm kê – tổng kết tài chính – giá thành); - Sáu là hoạt động quản trị. Như vậy, trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có sáu loại hoạt động trong số đó không thể thiếu hoạt động “quản trị” hay “quản lý”. Các chức năng của quản trị Fayol là người đầu tiên chỉ ra 5 chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một nhà quản trị26 mà đến nay tất cả các sách giáo khoa, giáo trình về khoa học quản lý, khoa học quản trị đều nhấn mạnh. Đó là: 24 Jules Henris Fayol đã quản lí một công ty mỏ Société de Commentrie-Fourchambault-Decazeville trong 30 năm từ 1888 đến 1918. Ông vào làm việc tại công ty này khi nó đang trên đà bị phá sản và ông có công khôi phục lại nó. Ông phát hiện thấy các nhà quản lý chủ yếu được đào tạo về chuyên môn kỹ thuật mà không được đào tạo về quản trị, quản lý doanh nghiệp, do vậy ông đã đi sâu nghiên cứu về chủ đề này. Ông là một trong những tác giả hàng đầu về lý thuyết quản trị, quản lý hiện đại với chủ trương là cần phải nghiên cứu, giáo dục – đào tạo vê nghề quản trị, quản lý trong nhà trường. 25 Nguyễn Đình Tấn – Lê Ngọc Hùng. Xã hội học hành chính: Nghiên cứu giao tiếp & Dư luận xã hội trong cải cách hành chính nhà nước. Nxb Lý luận chính trị. Hà Nôi. 2004. Tr. 44-48. 26 Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn, “Các học thuyết quản lý”, nxb chính trị quốc gia , Hà Nội 1996, tr 107 - 116. 18
- Dự báo và lập kế hoạch : Muốn thực hiện chức năng này nhà quản trị cần phải thu thập, xử lý, phân tích thông tin và dự báo tình hình. Có thể gọi ngắn gọn đây là chức năng ra quyết định. - Tổ chức : Sau khi ra quyết định, nhà quản trị cần lập kế hoạch và tổ chức việc thực hiện kế hoạch. Chức năng này liên quan tới hoạt động tổ chức như phân công và hiệp tác và bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp. - Quản lý : Chức năng này còn gọi là quản lý. Nhà quản trị cần phải chỉ đạo, khuyến khích, động viên mọi người thực hiện các quyết định. - Phối hợp : Một tổ chức cần có sự liên kết thông tin giữa các bộ phận. - Kiểm tra : Chức năng này gắn liền với đánh giá, giám sát, khen thưởng, trừng phạt đối với các hành vi, hoạt động trong tổ chức để đảm bảo mục tiêu được thực hiện. Ngày nay, các nhà khoa học và các nhà hoạt động thực tiễn có thể phân biệt nhiều loại chức năng, nhiệm vụ của nhà quản trị nhưng tất cả các chức năng, nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, quan niệm của Fayol cũng chứa đựng mầm mống lý luận gây tranh cãi trong suốt hàng thập niên qua về mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lý: yếu tố nào bao gồm yếu tố nào? Chức năng nào bao quát chức năng nào? Đến nay xu hướng phát triển khoa học và đào tạo cho thấy một khả năng ngày càng rõ là lãnh đạo tách ra khỏi quản lý để trở thành đối tượng nghiên cứu độc lập từ đó hình thành các khoa học về quản lý (management), các khoa học về quản trị (administration) và các khoa học về lãnh đạo (leadership). Các nguyên tắc quản trị 19
Fayol cũng đề ra mười bốn nguyên tắc về quản trị và đòi hỏi các nhà quản lý, nhà quản trị cần phải linh hoạt vận dụng cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Mười bốn nguyên tắc này là27: - Một là chuyên môn hóa : Sự phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo được sự chuyên môn hóa và liên kết; - Hai là xác định quyền hạn và trách nhiệm : Cần xác định rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình; - Ba là tính kỷ luật cao: Duy trì kỷ luật trong đội ngũ cán bộ, nhân viên; đảm bảo quy tắc của tổ chức và tinh thần phục vụ đúng chức trách, nhiệm vụ; - Bốn là sự thống nhất chỉ huy : Chấp hành mệnh lệnh từ một trung tâm thống nhất, sự chuyên cần, năng lực và những biểu hiện tôn trọng bên ngoài; - Năm là sự thống nhất của việc lãnh đạo : Lãnh đạo và kế hoạch hoạt động của tổ chức phải có cùng mục đích, chỉ đạo nhất quán theo một kế hoạch, một đầu mối; - Sáu là sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung : Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao nhất; - Bảy là thưởng : Nên trả công thỏa đáng, rõ ràng, sòng phẳng; - Tám là sự tập trung quyền lực : Cần có sự tập trung trong hệ thống tổ chức quản lý; - Chín là trật tự thức bậc : Cần xác định rõ và ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng; - Mười là trật tự : Đảm bảo trật tự trong hệ thống với các vị trí xác định; 27 Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn, “Các học thuyết quản lý”, nxb chính trị quốc gia , Hà Nội 1996, tr 117 - 121. 20