1
Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý
1. Khái niệm HTTTQL
- HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và
các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho
người sử dụng trong một môi trường nhất định.
- HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho
quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa.
- HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và
công nghệ thông tin.
- HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là
quản lý vi mô.
2. Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính
a. Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế
là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy
tính điện tử, mạng máy tính.
- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ
các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra.
- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường
truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:
+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà
nhà, một trường học, một công ty.
+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia,
trong lục địa.
+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái
đất.
b. Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình
ứng dụng của HTTTQL.
- Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ
thống) và phần mềm ứng dụng.
+ Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các hệ điều hành dùng cho máy
trạm, các chương trình tiện ích…
+ Phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần mềm
ứng dụng chuyên biệt.
Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị
CSDL, các ngôn ngữ lập trình.
2
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng,
kế toán, máy…
c. Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL
quản lý thông qua các quyết định quản lý.
- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đó
được lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy
cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng.
- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:
+ CSDL quản trị nhân lực
+ CSDL tài chính
+ CSDL kế toán
+ CSDL công nghệ
+ CSDL kinh doanh
- Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 3 loại hệ quản trị CSDL là:
+ Phân cấp
+ Mạng hay Codasyl
+ Quan hệ
d. Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.
- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình
như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban.
+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là
những người xây dựng và bảo trì HTTTQL.
- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người
chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử
dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống
được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất
và kinh doanh.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)
* (ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dự
kiến) một cách tỉ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông tin
và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó,
cũng như quan hệ với các hệ thống khác.
* PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phân
tích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh.
( Viện tin học; phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL- Hà Nội 1990-Tr 78)
3
2. Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT. Mục tiêu
của công việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với
độ chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho
phù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiều
thông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu được
các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn
đề được xem xét. Các thông tin này gồm:
- Các thông tin chung về ngành của tổ chức.
- Các thông tin về bản thân tổ chức
- Các thông tin về các bộ phận liên quan.
*Các pp thu thập thông tin:
2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống
-Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt
động ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống. kết quả của nghiên cứu cho ta cái
nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
- Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thông
tin hiện tại bao gồm:
+môi trường bên ngoài: bgồm điều kiện cạnh tranh của thị trường hướng phát triển
công nghệ trong lĩnh vực này.
+môi trường tổ chức: bgồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình
thành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các chương trình dài hạn
và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai…
+môi trường kỹ thuật: bgồm phần cứng và phần mềm dùng để XLTT, các trang
thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống…
+môi trường vật lý: bgồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT
+môi trường thông tin bgồm:
-các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào
- các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra
- các hình thức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra
- Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra
2.2. Phương pháp quan sát hệ thống
Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường được áp dụng. có những
thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng ko thể thu thập được
trong các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng ko có. Thông qua
phỏng vấn cũng ko mang lại kết quả mong đợi. Trong trường hợp này người ta fải
tiến hành quan sát hệ thống.
4
* Ưu: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức
cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này.
*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế.
-một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pp
làm việc cũ không còn mấy ý nghĩa.
-những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bị
quan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng ko
tốt.
- việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian
* Qui trình
- chọn mục tiêu, đối tượng,công việc, chức năng được QS
- tiến hành QS, ghi chép
- lập báo cáo QS
2.3.Phương pháp phỏng vấn
- phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng
-những điều cần lưu ý khi phỏng vấn
+chú ý lắng nghe khi phỏng vấn
+thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn
+tình huống phỏng vấn
+phạm vi liên quan đến phỏng vấn
+câu hỏi mở
+câu hỏi trực tiếp
-qui trình
+chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được PV
+chuận bị các câu hỏi đc PV
+chọn người được PV
+chọn người thực hiện PV
+chọn thời gian và địa điểm Pv
+tiến hành PV, ghi chép
+Lập báo cáo PV
2.4. Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.
- Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông
tin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó.
-Có thể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu.
+ điều tra toàn bộ cho fép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu
nhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí.
+ trong thực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường áp dụng điều
tra chọn mẫu.
5
- qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điều
tra, chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lập
báo cáo điều tra.
- Trong pp sử dụg fiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định. Một
fiếu điều tra tốt fải đbảo được các yêu cầu:
+ thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết
+dễ dàng cho người điều tra
+các câu hỏi trong fiếu điều tra fải rõ ràng, ko đa nghĩa, ko gây hiểu lầm
+các câu hỏi fải xác định, ko mập mờ
+các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý
- cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba fần:
+phần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được các đối tượng
điều tra cộng tác trả lời đầy đủ
+phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra
như họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
+phần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thu
thập thông tin
+phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì.
3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD
3.1. Khái niệm:
BFD Là sơ đồ mô tả HTTT. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những
chức năng gì. BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra
những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng không
phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. BFD còn được gọi là sơ đồ
chức năng kinh doanh.
3.2. Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:
- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi
ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này.
- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ở
phía trên, góc phải của khối chức năng.
Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem
lại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng.
- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện cho
người sử dụng
- Mỗi sơ đồ chức năng nên có fần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chức
năng này