Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn
PM4.doc G.V. Cao Haøo Thi
1
CHÖÔNG 4
HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN & LAÄP TIEÁN ÑOÄ DÖÏ AÙN
(Project Planning and Scheduling)
1. GIÔÙI THIEÄU
1.1 Hoaïch ñònh döï aùn
Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) laø quaù trình saép xeáp vaø quaûn lyù caùc coâng taùc/coâng vieäc nhaèm
hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa döï aùn.
Nghóa laø giaûi quyeát caùc vaán ñeà laäp thôøi gian bieåu cho caùc coâng taùc vaø nguoàn löïc (con
ngöôøi, thieát bò, nguyeân vaät lieäu,...) ñeå thöïc hieän döï aùn. Hôn nöõa, noù cuõng laø cô sôû ñeå kieåm
soaùt vaø ñaùnh giaù quaù trình thöïc hieän döï aùn.
1.2. Caùc böôùc trong hoaïch ñònh döï aùn:
• Xaùc ñònh muïc tieâu vaø phaïm vi cuûa döï aùn.
• Tìm kieám thoâng tin
• Thieát laäp caáu truùc phaân vieäc
• Thieát laäp baûn baùo caùo cho moãi coâng taùc
• Thieát laäp sô ñoà traùch nhieäm
• Öôùc tính thôøi gian, ngaân saùch, nguoàn löïc ñöôïc ñoøi hoûi cho moãi coâng taùc.
• Ñaùnh giaù - söûa ñoåi
• Chuaån bò keá hoaïch, ngaân saùch vaø thôøi gian bieåu
• Pheâ chuaån.
1.3. Tieâu chuaån ñaùnh giaù vieäc hoaïch ñònh döï aùn thaønh coâng
• Noäi dung (Content): Hoaïch ñònh neân ñaày ñuû chi tieát caàn thieát nhöng khoâng neân
quaù chi tieát laøm noù trôû neân phöùc taïp. Nghóa laø noäi dung HÑ phaûi roõ raøng, khoâng
mô hoà.
• Coù theå hieåu ñöôïc (Understandability): moïi ngöôøi coù theå deã daøng hieåu ñöôïc muïc
tieâu cuûa moãi coâng vieäc vaø thöïc hieän noù nhö theá naøo.
• Coù theå thay ñoåi ñöôïc (Changeability): Moät hoaïch ñònh döï aùn hieäu quaû laø noù deã
daøng thay ñoåi, caäp nhaät vaø söûa ñoåi.
• Coù theå söû duïng ñöôïc (Usability): HÑ phaûi taïo ñieàu kieän deã daøng cho vieäc kieåm
soaùt tieán trình thöïc hieän döï aùn vaø truyeàn ñaït thoâng tin.
1.4. Nhöõng vaán ñeà thöôøng gaëp trong hoaïch ñònh döï aùn
(Taïi sao hoaïch ñònh bò thaát baïi)
• Muïc tieâu cuûa coâng ty khoâng roõ raøng ôû nhöõng caáp toå chöùc thaáp hôn.
• Hoaïch ñònh quaù nhieàu vieäc trong thôøi gian quaù ít.
• Öôùc tính veà taøi chính khoâng ñuû.
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn
PM4.doc G.V. Cao Haøo Thi
2
• Hoaïch ñònh döïa treân nhöõng döõ lieäu khoâng ñaày ñuû.
• Tieán trình hoaïch ñònh khoâng coù heä thoáng.
• Hoaïch ñònh ñöôïc thöïc hieän bôûi nhöõng nhoùm hoaïch ñònh.
• Khoâng ai bieát ñöôïc muïc tieâu cuoái cuøng.
• Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng yeâu caàu veà nhaân söï.
• Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng moác thôøi gian quan troïng, bao goàm vieäc vieát baùo caùo.
• Ñaùnh giaù döï aùn döïa treân nhöõng phaùn ñoaùn maø khoâng döïa treân nhöõng tieâu chuaån
hoaëc soá lieäu quaù khöù.
• Khoâng ñuû thôøi gian ñeå coù nhöõng ñaùnh giaù thích hôïp.
• Khoâng coù ai quan taâm ñeán nguoàn nhaân löïc saün coù vôùi nhöõng kyõ naêng caàn thieát.
• Moïi ngöôøi laøm vieäc khoâng höôùng tôùi cuøng moät ñaëc tính kyõ thuaät.
• Moïi ngöôøi thöôøng thay ñoåi thôøi gian thöïc hieän caùc coâng taùc maø khoâng quan taâm
ñeán tieán ñoä thöïc hieän chung.
1.5 Moät soá phöông phaùp thöôøng duøng trong hoaïch ñònh döï aùn:
Caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn:
• Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) theo moác thôøi gian (Milestone Schedule)
• HÑDA theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure)
• HÑDA theo sô ñoà Gantt (bieåu ñoà thanh ngang)
• HÑDA theo sô ñoà maïng (Network System)
Chöông naày seõ trình baøy caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn trong ñoù chuù troïng ñeán sô ñoà
maïng
2. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN
2.1. Hoaïch ñònh döï aùn theo moác thôøi gian
Neâu caùc giai ñoaïn hoaëc caùc hoaït ñoäng chính cuûa döï aùn vôùi moác thôøi gian baét ñaàu vaø thôøi
gian keát thuùc.
Bieåu ñoà moác thôøi gian ñöôïc trình baøy sô löôïc, ñôn giaûn giuùp nhaø quaûn lyù naém ñöôïc tieán
ñoä chung coâng vieäc thöïc hieän caùc hoaït ñoäng chính.
Thôøi gian Naêm 1 Naêm 2
Coâng vieäc 1, 2, 3, ... 10, 11, 12 1, 2, 3, ... 10, 11, 12
A
B
C
D
E
2.2. Hoaïch ñònh theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure WBS)
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn
PM4.doc G.V. Cao Haøo Thi
3
Sô ñoà caáu truùc phaân vieäc moâ taû toaøn boä coâng vieäc cuûa döï aùn, phaân coâng coâng vieäc cuï theå theo
töøng caáp quaûn lyù, neâu roõ traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng nhoùm coâng taùc ñoàng thôøi ñaùnh giaù
thôøi gian vaø chi phí hoaøn thaønh coâng vieäc ñaõ ñeø ra.
Bieåu ñoà caáu truùc coâng vieäc taïo thuaän lôïi baùo caùo keát quaû cho ban quaûn lyù döï aùn, cho caùc caáp
quaûn lyù theo chöùc naêng chuyeân moân vaø qua ñoù ta coù theå naém baét ñöôïc caùc thoâng tin caàn thieát cuûa
döï aùn. Caáu truùc phaân vieäc cuõng taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho vieäc xaây döïng sô ñoà maïng sau naày.
• WBS thöôøng coù caùc ñaëc ñieåm sau:
• WBS ñöôïc thöïc hieän döïa treân caû yeáu toá chöùc naêng laãn vaät chaát
• Moät vaøi yeáu toá coâng vieäc chöùc naêng ñieån hình laø söï hoã trôï veà cung öùng, quaûn lyù döï aùn,
tieáp thò, kyõ thuaät vaø söï toång hôïp caùc heä thoáng
• Nhöõng yeáu toá vaät chaát laø nhöõng coâng trình kieán truùc, saûn phaåm, thieát bò,..; Chuùng coøn
yeâu caàu veà lao ñoäng, nguyeân vaät lieäu, vaø nhöõng nguoàn löïc khaùc ñeå saûn xuaát hoaëc xaây
döïng.
• Nhöõng yeâu caàu veà noäi dung vaø nguoàn löïc cho moät nhieäm vuï laø söï keát hôïp caùc coâng taùc
vôùi caùc nguoàn löïc töông öùng vôùi chuùng.
• Moät WBS thöôøng bao goàm nhöõng yeáu toá coâng vieäc laëp laïi vaø khoâng laëp laïi.
2.3. Hoaïch ñònh döï aùn theo sô ñoà Gantt (sô ñoà thanh ngang)
Cáúu truïc phán viãûc laì mäüt bæåïc quan troüng trong tiãún trçnh hoaûch âënh dæû aïn. WBS laì tiãún trçnh phán
chia dæû aïn täøng thãø thaình caïc cäng viãûc nhoí hån vaì cuû thãø hån. Maì nhæîng cäng viãûc naìy âäüc láûp, coï
thãø quaín lyï âæåüc, täøng håüp âæåüc vaì âo âæåüc.
Muûc tiãu cuía phán têch WBS laì nhàòm xaïc âënh caïc cäng viãûc maì noï coï thãø âæåüc nháûn biãút thäng qua
viãûc lãn kãú hoaûch, dæû truì ngán saïch, giaïm saït vaì kiãøm soaït.
Caáp 1 Döï aùn
Caáp 2 Coâng vieäc
C
Coâng vieäc
B
Coâng vieäc
A
Caáp 3 An
A3
A2
A1
Caáp n
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn
PM4.doc G.V. Cao Haøo Thi
4
Naêm 1915 Henry Gantt ñaõ ñeà ra phöông phaùp laäp keá hoaïch theo sô ñoà thanh ngang, theo ñoù caùc
coâng vieäc cuûa döï aùn vaø thôøi gian thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc bieåu dieãn baèng thanh ngang.
Vê duû :
Mäüt nhaì maïy theïp âang cäú gàõng traïnh chi phê cho viãûc làõp âàût mäüt thiãút bë kiãøm soaït ä
nhiãùm khäng khê. Tuy nhiãn, âãø baío vãû mäi træåìng âëa phæång caïc cå quan coï chæïc nàng âaî buäüc
nhaì maïy naìy phaíi làõp mäüt hãû thäúng loüc khäng khê trong voìng 16 tuáön. Nhaì maïy naìy âaî bë caính caïo
ràòng noï seî buäüc phaíi âoïng cæía nãúu thiãút bë naìy khäng âæåüc làõp âàût trong thåìi haûn cho pheïp. Do âoï,
âãø âaím baío sæû hoaût âäüng cuía nhaì maïy, äng giaïm âäúc muäún hãû thäúng loüc naìy phaíi âæåüc làõp âàût âuïng
haûn vaì thuáûn låüi. Nhæîng cäng taïc cuía dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê naìy âæåüc trçnh baìy nhæ
sau:
Caïc cäng taïc trong dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê
Cäng taïc Mä taí Cäng taïc træåïc Thåìi gian (tuáön)
A Xáy dæûng bäü pháûn bãn trong - 2
B Sæía chæîa maïi vaì saìn - 3
C Xáy äúng gom khoïi A 2
D Âäø bã täng vaì xáy khung B 4
E Xáy cæía loì chëu nhiãût C 4
F Làõp âàût hãû thäúng kiãøm soaït C 3
G Làõp âàût thiãút bë loüc khê D,E 5
H Kiãøm tra vaì thæí nghiãûm F,G 2
Cäng taïc
A
B
C
D
E
F
G
H
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
tuáön
Hçnh 1: Så âäö Gantt cuía dæû aïn (theo
triãøn khai såïm
)
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn
PM4.doc G.V. Cao Haøo Thi
5
Trãn så âäö ta nháûn tháúy ràòng caïc cäng taïc A-C-E-G-H nàòm trãn âæåìng gàng (âæåìng gàng laì âæåìng
daìi nháút, báút cæï sæû cháûm trãù cuía caïc cäng taïc trãn âæåìng gàng âãöu dáùn âãún sæû cháûm trãù cuía dæû aïn).
Caïc cäng taïc B-D-F khäng nàòm trãn âæåìng gàng vaì chuïng coï thãø dëch chuyãøn trãn så âäö trong giåïi
haûn cho pheïp maì khäng aính hæåíng tåïi thåìi gian hoaìn thaình dæû aïn. Do âoï, ta coï thãø sàõp xãúp caïc cäng
taïc naìy theo phæång thæïc
triãøn khai såïm
hoàûc
triãøn khai cháûm
.
• Triãøn khai såïm cho pheïp caïc cäng taïc coï thãø bàõt âáöu caìng såïm caìng täút, miãùn laì khäng aính
hæåíng âãún caïc cäng taïc træåïc noï. Hçnh 1 mä taí så âäö Gantt theo træåìng håüp triãøn khai såïm.
• Trong triãøn khai cháûm, caïc cäng taïc coï thãø bàõt âáöu trãù hån maì khäng aính hæåíng tåïi thåìi gian
hoaìn thaình dæû aïn (hçnh 2). Âäü chãnh lãûch giæîa thåìi âiãøm bàõt âáöu vaì kãút thuïc cuía mäüt cäng taïc
trong hai så âäö (neït cháúm gaûch) âæåüc goüi laì thåìi gian dæû træî.
Cäng taïc
A
B
C
D
E
F
G
H
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
tuáön
Hình 2: Så âäö Gantt cuía dæû aïn theo
triãøn khai cháûm
Öu ñieåm
• Ñôn giaûn, deã nhaän bieát coâng vieäc vaø thôøi gian thöïc hieän caùc coâng vieäc
• Thaáy roõ toång thôøi gian thöïc hieän caùc coâng vieäc.
Nhöôïc ñieåm
• Khoâng theå hieän moái quan heä giöõa caùc coâng vieäc, khoâng ghi roõ qui trình coâng ngheä.
Trong tröôøng hôïp döï aùn coù nhieàu coâng vieäc thì nhöôïc ñieåm naày caøng roõ neùt.
• Khoâng thaáy roõ vieäc naøo laø chuû yeáu coù tính chaát quyeát ñònh ñoái vôùi toång tieán ñoä thöïc
hieän döï aùn ñeå giuùp cho nhaø quaûn lyù taäp trung chæ ñaïo.
• Khoâng thuaän tieän khi phaân tích ñaùnh giaù caùc chæ tieâu kinh teá kyõ thuaät cuûa baûn thaân sô
ñoà cuûa döï aùn.
Vì vaäy ñoái vôùi döï aùn coù qui moâ lôùn ngöôøi ta thöôøng söû duïng sô ñoà maïng.
2.4. Hoaïch ñònh döï aùn theo sô ñoà maïng
Sô ñoà maïng laø moät ñoà thò bao goàm toaøn boä khoái löôïng cuûa moät baøi toaùn laäp keá hoaïch, noù
aán ñònh moät caùch loâ-gích trình töï kyõ thuaät vaø moái quan heä veà toå chöùc giöõa caùc coâng taùc saûn xuaát,