HỌC CÁC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

NỘI DUNG

@ 2 0 1 1

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Một số câu hỏi (cid:124) Bước chuẩn bị (cid:124) Đặc điểm của một bài thuyết trình (cid:124) Trình bày bằng phương tiện trực quan (cid:124) Thuyết trình bằng overhead projector (cid:124) Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

- T h u y ế t t r ì n h

MỘT SỐ CÂU HỎI

(cid:124) Thuyết trình là gì ?

@ 2 0 1 1

(cid:121) Người nói cung cấp thông tin cho người nghe. (cid:121) Thời gian trình bày “ngắn”.

(cid:124) Ai cần ai ?

(cid:121) Người nói cần người nghe hay (cid:121) Người nghe cần người nói.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

http://vnexpress.net/gl/vi-tinh/2010/04/3ba1aaa1/page_7.asp http://www.youtube.com/watch?v=WudvAkj58yw http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-trinh-bay-thuyet-trinh.html

THẢO LUẬN: CÁC VIỆC CỦA 1 THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Chuẩn bị

@ 2 0 1 1

(cid:121) Xác định chủ đề (cid:121) … ?

(cid:124) Phương tiện hỗ trợ

(cid:121) Phần mềm (cid:121) …? (cid:124) Tác phong

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

(cid:121) Eye contact (cid:121) …? (cid:124) Tiến hành (cid:121) Time (cid:121) …? (cid:121) Kết thúc

(cid:124) Hỏi và đáp (cid:124) …?

Bảng đánh giá phần trình bày:

@ 2 0 1 1

Cách tổ chức báo cáo Người nghe không thể hiểu vì trình bày lộn xộn. Trình bày thông tin theo một trình tự logic để người nghe dễ theo dõi. Trình bày thông tin theo một trình tự logic và thú vị để người nghe dễ dàng theo dõi. Người nghe gặp khó khăn vì trình bày không mạch lạc, nhảy qua nhảy lại khó theo dõi.

Kiến thức về chủ đề

Thể hiện khả năng trả lời được các câu hỏi, nhưng còn hời hợt, chưa rõ ràng và kỹ lưỡng. Không biết tí nào. Không trả lời được những câu hỏi trong lớp liên quan đến chủ đề. Không cảm thấy tự tin về các thông tin liên quan đến chủ đề và chỉ có khả năng trả lời những câu hỏi đơn giản. Thể hiện có kiến thức toàn diện (hơn mức yêu cầu) trong khi trả lời các câu hỏi trong lớp với sự giải thích rõ ràng và kỹ lưỡng.

Hình ảnh Hình ảnh thừa hoặc không có hình ảnh Hình ảnh liên quan đến phần chữ và nội dung trình bày.

Thỉnh thoảng dùng hình ảnh, nhưng thường không ăn nhập với phần chữ và nội dung trình bày. Phần hình ảnh mô tả và nhấn mạnh được các phần thể hiện bằng chữ trong bản trình bày trên màn chiếu.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

Lỗi ngôn ngữ Có 3 lỗi chính tả hoặc/và lỗi ngữ pháp. Tồn tại 2 hoặc ít hơn 2 lỗi chính tả và/hoặc lỗi ngữ pháp. Bản trình bày không có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp. 4 hoặc trên 4 lỗi ngữ pháp hoặc/và lỗi chính tả trong phần trình bày.

Chỉ đọc là chính

- T h u y ế t t r ì n h

Giao tiếp với người nghe Thỉnh thoảng có quan sát người nghe, nhưng vẫn đọc là chủ yếu. Luôn nắm được tình trạng theo dõi của người nghe, ít khi phải xem kịch bản khi trình bày. Luôn giữ mối quan sát sự theo dõi của người nghe, nhưng vẫn thường phải ngó đến kịch bản.

Kỹ thuật ngôn từ

Giọng nhỏ. Phát âm chưa chính xác các thuật ngữ. Người nghe khó theo dõi báo cáo. Giọng rõ. Phát âm phần lớn chính xác các từ. Hầu như tất cả người nghe đều nghe rõ báo cáo. Còn lập bập, phát âm không chính xác các thuật ngữ. Nói nhỏ làm một số người nghe cuối lớp không nghe được. Nói rõ, đúng, phát âm chính xác các từ, thuật ngữ để tất cả người nghe có thể nghe rõ mà không phải đoán.

BƯỚC CHUẨN BỊ

(cid:124) Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi.

@ 2 0 1 1

(cid:121) Tại sao có buổi thuyết trình này. (cid:121) Cái gì được cung cấp cho người nghe.

(cid:124) Xác định thính giả.

(cid:121) Thể loại của chủ đề thuyết trình. (cid:121) Trình độ thính giả.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

BƯỚC CHUẨN BỊ

(cid:124) Xác định thời gian thuyết trình :

@ 2 0 1 1

(cid:121) Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương

ứng với từng công việc xác định. Thí dụ : (cid:124) Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có

vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được.

(cid:124) Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự. (cid:124) Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

BƯỚC CHUẨN BỊ

@ 2 0 1 1

(cid:124) Chia nội dung thành 2 phần : (cid:121) Phần trình bày trên các slide. (cid:121) Phần để nói.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Rõ ràng :

@ 2 0 1 1

(cid:121) Ngắn và đơn giản. (cid:121) Highlight các điểm quan trọng.

(cid:124) Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm

mạnh các thông điệp

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Nội dung slide là :

@ 2 0 1 1

(cid:121) Xương sống của bài thuyết trình (cid:121) Hỗ trợ cho lời nói.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Nhất quán : (cid:121) Màu sắc (cid:121) Font, size chữ (cid:121) Indentation.

- T h u y ế t t r ì n h

ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Mỗi slide bao gồm :

@ 2 0 1 1

(cid:121) Hình ảnh, video, âm thanh. (cid:121) Chữ viết

(cid:124) Mỗi dòng của slide là :

(cid:121) Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề. (cid:121) Xúc tích, ngắn gọn.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH

@ 2 0 1 1

(cid:124) Sử dụng các hiệu ứng của powerpoint (cid:121) Trật tự xuất hiện của nội dung trình bày (cid:121) Xuất hiện của từng slide (cid:121) Xuất hiện của từng dòng, chữ, ký tự (cid:121) Xuất hiện của từng hình ảnh.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH

@ 2 0 1 1

(cid:124) Sử dụng phần note của mỗi slide. (cid:124) Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và

máy chiếu.

(cid:124) Slide là abstract của document (word file).

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

CASE STUDY 1

(cid:124) Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web

@ 2 0 1 1

Norton Antivirus.

(cid:124) Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3 mua máy tính xách tay hiệu X.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

CASE STUDY 2

(cid:124) Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web

@ 2 0 1 1

của Oracle.

(cid:124) Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ

VB.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

CASE STUDY 3

(cid:124) Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè

@ 2 0 1 1

xanh cho các SV.

(cid:124) Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn

vị.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

THIẾT KẾ TRÌNH BÀY TRỰC QUAN

@ 2 0 1 1

(cid:124) Hãy nghĩ đến thính giả của bạn (cid:124) Thiết kế để giúp người nghe (cid:124) Trình bày trực quan nên… (cid:124) Trình bày trực quan tốt là … (cid:124) Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN

(cid:124) Lắng nghe khó hơn đọc

@ 2 0 1 1

(cid:121) “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50%

thời gian.

(cid:124) Thông tin được trình bày một mạch

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:121) Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm. (cid:121) Lắng nghe nhớ khoảng 10%, còn đọc nhớ khoảng 50%.

- T h u y ế t t r ì n h

HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN

(cid:124) Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và

@ 2 0 1 1

chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì “cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình bày !

(cid:124) Vậy

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

Thật tôi nghiệp cho người nghe ! Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.

- T h u y ế t t r ì n h

THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE

(cid:124) Organize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và

@ 2 0 1 1

có cấu trúc (cid:121) Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn.

(cid:121) Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

đồ mà anh trình bày.

- T h u y ế t t r ì n h

THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT)

(cid:124) Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành

@ 2 0 1 1

thông tin (cid:121) Vẽ 1 bức hình. (cid:121) Kể 1 câu chuyện. (cid:121) Đưa ra những so sánh.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT)

(cid:124) Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người

@ 2 0 1 1

nghe (cid:121) Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời

gian.

(cid:121) Thường xuyên lặp lại.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

TRÌNH BÀY TRỰC QUAN NÊN…

(cid:124) Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền

@ 2 0 1 1

đạt.

(cid:124) Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp

bằng lời nói.

(cid:124) Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và

hình ảnh.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ …

@ 2 0 1 1

(cid:124) Visible – thấy thì mới tin (cid:121) Mọi người xem thấy rõ

(cid:124) Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet. (cid:124) Cần phải tính

(cid:124) Độ rộng của màn hình (cid:124) Khoảng cách từ projector tới màn hình (cid:124) Khoảng cách của mọi người tới màn hình

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ …

(cid:124) Visible (tt)

@ 2 0 1 1

(cid:121) Số từ của từng dòng

(cid:124) 3 tới 4 là tối ưu (cid:124) 6 tới 7 là tối đa

(cid:121) Số dòng của mỗi slide

(cid:124) Ít hơn 10

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ …

(cid:124) Clear – hiểu được ngay thông điệp bằng lời nói

@ 2 0 1 1

(cid:121) Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng (cid:124) Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng (cid:124) Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt

(cid:121) Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt (cid:121) Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Âm điệu (cid:124) Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục

- T h u y ế t t r ì n h

TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ …

(cid:124) Simple

@ 2 0 1 1

(cid:121) Lọai ra thông tin không liên quan (cid:121) Làm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc

…

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

NHỮNG CÁCH ĐỂ THÊM SẮC THÁI VÀO SỰ TRÌNH BÀY

@ 2 0 1 1

(cid:124) Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh… (cid:124) Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý

nghĩa của màu sắc.

(cid:124) Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc là biến mất

slide …

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc

chuyển chủ đề mới

(cid:124) Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)

- T h u y ế t t r ì n h

SỬ DỤNG OVERHEAD PROJECTORS

@ 2 0 1 1

(cid:124) Những tiện lợi của Overhead Projectors (cid:124) Những điểm bất tiện của Overhead Projectors (cid:124) Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors (cid:124) Overhead Projection Survival Kit

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

NHỮNG TIỆN LỢI OF OVERHEAD PROJECTORS

@ 2 0 1 1

(cid:124) Tập trung được sự chú ý của thính giả : (cid:121) Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày. (cid:121) Ngừng sự chú ý lên người nói.

(cid:124) Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày

(cid:121) Highlight các điểm quan trọng (cid:121) Viết lên giấy trong như viết lên bảng.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt

- T h u y ế t t r ì n h

các giấy trong lên nhau. (cid:124) Giấy trong dễ mang đi.

NHỮNG ĐIỂM BẤT TIỆN CỦA OVERHEAD PROJECTORS

@ 2 0 1 1

(cid:124) Overhead projector khó vận chuyển. (cid:124) Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn

slides.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS

(cid:124) Chuyển đổi sự chú ý :

@ 2 0 1 1

(cid:121) Vào màn hình hay vào người trình bày. Tắt projector khi không dùng.

(cid:124) (cid:124) "Chalkboarding"

(cid:121) Dùng projector như bảng đen

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Pointing để nhấn mạnh

(cid:121) Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu.

- T h u y ế t t r ì n h

CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS

(cid:124) Highlighting

@ 2 0 1 1

(cid:121) Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.

(cid:124) Che nội dung trình bày (cid:121) Mở từng chủ đề mỗi lúc. (cid:121) Hướng chú ý vào phần được mở. (cid:121) Ngừa sự sao lãng.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Phủ lấp các giấy trong lên nhau

- T h u y ế t t r ì n h

(cid:121) Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. (cid:121) Từng phần được trình bày từng lúc.

OVERHEAD PROJECTION SURVIVAL KIT

@ 2 0 1 1

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ : (cid:124) Extension Cord (dây nối). (cid:124) Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu). (cid:124) Spare Bulb (bóng dự phòng). (cid:124) Transparency Pen (bút lông xóa). (cid:124) Acetate Film (giấy trong).

- T h u y ế t t r ì n h

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình

@ 2 0 1 1

tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

(cid:124) Nói chứ không phải là đọc bài. (cid:124) Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi

nói..

- T h u y ế t t r ì n h

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không

@ 2 0 1 1

nên đứng yên một chỗ.

(cid:124) Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn

xác, không nói quá nhanh hay quá chậm. (cid:124) Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của

giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

(cid:124) Đối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye-

@ 2 0 1 1

contact) (cid:121) Nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như

thể nào

(cid:121) Thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt

cho thích hợp

K ỹ n ă n g g a o t i ế p n g à n h n g h ề

- T h u y ế t t r ì n h

(cid:124) Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiều diễn giả trình bày, thời gian dành cho mỗi người rất ngắn. (cid:124) Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh