Huấn luyện đội nhóm - mô
hình nào phù hợp?
Nếu mục tiêu của chương trình huấn luyện cá nhân là giúp nhân viên
phát triển các kỹ năng cần thiết, thì điều mà một chương trình huấn
luyện đội nhóm muốn nhắm tới lại phức tạp hơn nhiều: đó là nâng cao
hiệu hoạt động của cả tập thể. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ
xem xét hai mô hình huấn luyện tập thể với hai lối tiếp cận khác nhau,
được các nhà nghiên cứu đề xuất cách đây không lâu. Tuy nhiên, câu hỏi
“Đâu là mô hình phù hợp với tổ chức của mình?” thì bạn phải tự mình
trả lời.
1. “Liệu pháp đội nhóm”
Vừa chính thức nhậm chức chủ tịch một công ty Nam Phi tên Liberty
Life, Mailz Rek lập tức bắt tay vào việc thành lập một ban điều hành
mới để giúp ông tổ chức lại công việc kinh doanh, sau khi đã cắt giảm số
lượng phòng ban từ năm xuống còn hai. Trong thành phần của ban điều
hành mới này có đến gần một nửa là những người mới tuyển dụng và
một số nhân viên cũ – những người không hề biết làm việc theo nhóm.
“Giữa các đường hướng kinh doanh của công ty đã tồn tại một điều
không thể tin nổi: đó là mỗi người đều tự đào cho mình một “hầm trú
ẩn” và không muốn bò ra khỏi đó”, Mailz Rek nhớ lại. “Các nhà quản lý
chỉ chăm lo lợi ích cho bộ phận của mình, và chẳng ai thực sự quan tâm
đến những yêu cầu chung của hoạt động kinh doanh”.
Khi còn làm việc ở vị trí cũ, Rek đã từng tham gia một khóa huấn luyện
nâng cao tinh thần làm việc đồng đội dựa trên cơ sở hoàn thiện các mối
quan hệ cá nhân. Để sắp xếp và củng cố đội hình mới của mình, Rek
quyết định thử triển khai một chương trình tương tự. Rek muốn áp dụng
các ý tưởng của Manfred Kets de Vries, nhà tâm lý học, giám đốc trung
tâm về năng lực lãnh đạo toàn cầu INSEAD. Theo Manfred Kets de
Vries, mục đích của các phương pháp huấn luyện đội nhóm là hoàn thiện
mối quan hệ giữa các cá nhân trong đội, và điều đó chỉ đạt được trên cơ
sở nỗ lực của cả tập thể nhằm điều chỉnh các đặc điểm về ứng xử và
hành động của mỗi thành viên cho phù hợp với tác phong làm việc tập
thể. Chương trình huấn luyện này đòi hỏi người hướng dẫn phải được
đào tạo kỹ lưỡng để có thể nắm vững các yếu tố tâm lý, cũng như có đủ
kiến thức và hiểu biết về sự hình thành và phát triển của tổ chức. Người
hướng dẫn sẽ tập hợp cả đội trong cuộc họp diễn ra hai ngày và khuyến
khích các thành viên nêu ra các mặt mạnh và mặt yếu của nhau, từ đó
nâng cao sự tin cậy và tinh thần tương trợ trong tập thể, đồng thời tạo
điều kiện cho việc thảo luận, tìm cách giải quyết những nhiệm vụ khó
khăn của toàn đội.
Công việc đầu tiên: hãy thu thập thông tin!
Trước cuộc họp, mỗi thành viên cần phải trả lời các câu hỏi nhằm mục
đích đánh giá về phẩm chất cá nhân và năng lực lãnh đạo dựa trên những
tiêu chí như: sự nhiệt tình, tính kiên định, cảm xúc, khả năng chịu đựng
áp lực công việc, biết phân công, biết quản lý thời gian và cuộc sống cá
nhân, khả năng động viên và gắn kết các thành viên trong tập thể, khả
năng tư duy bao quát…
Tất cả đồng nghiệp trong công ty cùng với người huấn luyện sẽ “sát
hạch” từng thành viên. Ví dụ câu hỏi có thể là: “Những tính cách nào ở
nhà lãnh đạo cần phải phát huy, còn những đặc điểm nào nên tránh?”.
Những người đứng quan sát bên ngoài cũng sẽ trả lời một số câu hỏi, đại
loại như: “Cảm nhận đầu tiên của anh khi nghe nói về người này?”... Tất
cả những thông tin này sẽ được người huấn luyện xem xét, nghiên cứu
ngay trước cuộc họp.
Thảo luận thông tin thu thập được
Trong ngày đầu tiên, người hướng dẫn sẽ thảo luận với nhóm về chủ đề
lãnh đạo hiệu quả, cũng như nêu lên những đặc tính của các tập thể có
mức độ chuyên nghiệp cao. Cuối ngày hôm đó, mỗi thành viên sẽ nhận
được những tổng kết với các thông tin và nhận xét về họ. Ngày thứ hai,
những tổng kết này sẽ được cả nhóm thảo luận cụ thể hơn nhằm xác
định những việc mà họ nên làm để phát triển bản thân. Tập thể của Rek
đã xác định được mục tiêu cho mỗi thành viên - từ những chi tiết nhỏ
nhặt liên quan đến sự phát triển kỹ năng giao tiếp, đến việc phòng tránh
hay loại bỏ những thói quen xấu. Để đạt được mục tiêu đó, mỗi thành
viên tự lựa chọn và đề nghị một hoặc hai đồng nghiệp giúp mình giám
sát công việc.
Kets de Vries tin rằng các cuộc tranh luận mang tính xây dựng như thế
sẽ làm sáng tỏ vai trò của mỗi thành viên trong nhóm, đồng thời nâng
cao hiệu quả của các phương thức lãnh đạo. “Nhà lãnh đạo cần hiểu
rằng, mỗi thành viên của tập thể sẽ lấy ưu điểm của mình để bù đắp cho
những khiếm khuyết của thành viên khác. Kết quả là đội nhóm đó sẽ
hoạt động hiệu quả hơn”, - ông viết trong bài báo của mình.
2. Lãnh đạo chỉ tập trung giải quyết nhiệm vụ
Trong khi phương pháp của Kets de Vries là tăng hiệu quả hoạt động
của đội nhóm thông qua nỗ lực hoàn thiện mối quan hệ giữa các cá nhân,
thì các giáo sư Richard Hackman, thuộc Trường đại học Harvard, và
Ruth Waidman, thuộc Trường đại học Dartmut, lại đặt vấn đề theo cách
khác, đó là tập trung toàn bộ năng lực vào các nhiệm vụ kinh doanh, từ
đó phát triển những kỹ năng cần thiết để giải quyết nhiệm vụ. Với mô
hình này, người hướng dẫn không chỉ là nhà lãnh đạo, người đứng đầu
tập thể, mà có thể là những nhân viên bình thường hay các cộng tác viên
bên ngoài.
Bản chất của phương pháp này là xây dựng một tập thể gồm những
người được tuyển chọn, ý thức rõ về những việc sắp thực thi và thậm chí
hình dung được chế độ khen thưởng sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Và
như vậy muốn đạt năng suất cao, nhà lãnh đạo chỉ cần một người hướng
dẫn biết lên kế hoạch cụ thể và có khả năng tập trung cao độ vào các
nhiệm vụ được giao.
Huấn luyện theo mô hình này cũng bắt đầu từ cuộc họp, nhưng ở đó
người đứng đầu sẽ giúp các thành viên định hướng các nhiệm vụ chung
và hiểu được yêu cầu đối với bản thân trong hoạt động của tập thể.
Những buổi thảo luận, phân tích vấn đề giúp tập thể hoàn thiện hơn các
kỹ năng phân tích cần thiết. Sau khi tập thể đã hoàn thành nhiệm vụ