Hybrid Event - Khái niệm của thời đại số
Trước hết, về mặt thuật ngữ, “hybrid” nghĩa gốc là “lai ghép, lai tạo” (theo Lạc
Việt từ điển). Sở dĩ người ta nói Hybrid Event kết hợp 2 yếu tố "Thực" và "Ảo"
là: “Thực” ở chỗ vẫn có những người tham dự, tuy nhiên “ảo” là họ có thể không
có mặt trực tiếp tại sự kiện nhưng vẫn tham dự thông qua các công cụ công nghệ
hỗ trợ. Ví dụ người tham dự online có thể tiếp cận với sự kiện thông qua hình thức
trình bày trực tuyến (SlideShare); blogs, mạng xã hội (Twitter, LinkedIn,
Facebook); thảo luận nhóm online; công cụ audio hay video hỗ trợ (Ustream,
Skype)…
Các cuộc hội thảo, seminar, workshop, thậm chí là triển lãm, hội chợ hiện nay rất
hay dùng hình thức này. Đối với nhà tổ chức, Hybrid Event mang lại hiệu quả
cao, đồng thời tiết kiệm chi phí đi lại, ăn ở, giảm “dấu chân carbon” (carbon
footprint, tức là sự ảnh hưởng tới môi trường), bảo vệ môi trường.
Đối với người tham dự, nó xóa bỏ mọi khoảng cách về không gian và thời gian, họ
không cần phải di chuyển đến tận nơi diễn ra sự kiện nữa. Việc tương tác với
người tổ chức và người tham dự cũng gần gũi và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Còn đối với các nhà tài trợ, Hybrid Event dễ dàng mở rộng sự ảnh hưởng của họ
trên thị trường; hay những chương trình tường thuật trực tiếp trên website sẽ tạo ra
cơ hội kết nối rộng rãi tới công chúng mà các hình thức cũ khó có thể tiếp cận.
Ngoài ra, thông qua việc thu thập account đăng ký tham gia sự kiện, nhà tài trợ và
ban tổ chức đã thu thập được một lượng database để sử dụng sau này.
Năm 2010 được các chuyên gia gọi là Năm của Hybrid Event. Nguyên nhân cắt
nghĩa cho sự bùng nổ này, một phần là vì cơn bão Social Media đang không
ngừng khuếch trương sức mạnh, một phần là do cuộc suy thoái kinh tế năm 2009
làm cho Hybrid Event trở thành một hình thức tổ chức sự kiện tiết kiệm và hiệu
quả thay vì các hình thức mặt đối mặt (face-to-face) khác. Rất nhiều sự kiện đã
được thực hiện như vậy, ví dụ Barcamp (http://barcamp.org), người tham dự được
khuyến khích chia sẻ thông tin, kinh nghiệm (theo chủ đề) thông qua các kênh
webcam cộng đồng như blog, ảnh, Twitter, Wikis và IRC. Đó là một thay đổi rõ
ràng trong luật “không ghi âm, thâu hình” hay “vắng mặt” của tất cả các cuộc hội
thảo, hội nghị. Hoặc sự kiện Cisco Live and Networkers Virtual
(https://www.ciscolivevirtual.com) – sự kiện được giải Best Hybrid Live&Virtual
Program tại Ex Awards 2010.
Hãy thử nghiên cứu một trong những hybrid event thành công nhất năm 2010 -
Event Camp Twin Cities 2010 để có cái nhìn cụ thể hơn về loại hình tổ chức này.
Event Camp được khai sinh bởi một nhóm chuyên gia về tổ chức sự kiện, sử dụng
Twitter có tên #eventprofs! Niềm đam mê của nhóm khởi nguồn từ những cuộc
họp online, những buổi tham gia chat trong Twitter vào thứ Ba và thứ Năm hàng
tuần. Kết quả là Event Camp đã chính thức ra đời vào ngày mùng 6 tháng 2 năm
2010 tại thành phố New York. Các thành viên trong nhóm như Christina Coster,
Mike McAllen, Jessica Levin, Jeff Hurt và Michael McCurry đã điều hành Event
Camp đầu tiên từ khách sạn Roger Smith ở New York. Những người tham dự đến
từ nhiều nẻo đường như California, châu Âu. Thậm chí một vài người đã dành
ngày thứ 7 của mình để tham gia vào một sự kiện không liên quan đến họ. Do đó,
Event Camp này đã được đánh giá cao, là thành công mang tính đột phá đầy bất
ngờ!
Theo đuổi niềm đam mê, biến đam mê thành sự thật, ngày 8 – 9 tháng 9 năm 2010,
sự kiện Event Camp Twin Cities 2010 được tổ chức tại khu campus trường đại học
Minnesota với hơn 550 người tham dự online và hơn 100 người tham dự theo hình
thức 3 bên. Chỉ hơn 100 người tham dự lúc ban đầu tại trung tâm McNamara cùng
với hai nhóm “ảo” khác đến từ Dallas và Thụy Sĩ. Cả ba nhóm có thể nhìn thấy
người tham dự và các bài thuyết trình thông qua kênh truyền hình Minneapolis.
Song song với số lượng như trên còn có hơn 550 người tham dự trên toàn thế giới
thông qua Video feed và Twitter.
Hãy tưởng tượng về một sự kiện online nhưng thực sự là một sự kiện đúng nghĩa,
nơi mà người tham dự “Thực” có thể tương tác với người thuyết trình, nơi mà
người tham dự “thực” và “ảo” thu được nhiều giá trị từ những điều được trình bày.
Ban tổ chức đã truyền tải tới mọi người những ý tưởng mới, Format và Concepts
của sự kiện; những cách thức mới để giao tiếp, chia sẻ và cộng tác về ý tưởng. Các
bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin cùng các bài thuyết trình của Event Camp Twin
Cities 2010 tại website: http://eventcamptwincities.com/overview/.
Vì những lý do trên, Hybrid Event thực sự là khuynh hướng mới của nghề tổ
chức sự kiện mà người làm event nên kịp thời cập nhật và áp dụng. Còn bạn,
những người đam mê tổ chức sự kiện của thế hệ mới năng động đã cập nhập cho
mình kỹ năng gì để tổ chức thành công loại hình sự kiện “hybrid” này? Hãy cùng
với Event Channel chia sẻ kinh nghiệm để cộng đồng Event Việt Nam gần hơn
với sự phát triển của thế giới.
