Kẻ cắp thời gian
Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế
hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà
các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cơ bản của nhà quản lý.
Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, ông giám đốc một tổng công ty
quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không
phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì
quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay
cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.
Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh
nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả
năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội
thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý,
ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn.
Lý do cũng rất đơn giản: ông không có thời gian. Một năm có khoảng 260
ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài
và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc
thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa
là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội
bộ tổng công ty hay với các nơi khác.
Bởi vì ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị
của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ
chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời
gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch
họp.
Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị
tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều
năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản
lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của
bản thân và của cả doanh nghiệp.
Trong số các kỹ năng của nhà quản lý, quản lý thời gian được xem là một
trong những kỹ năng cơ bản bên cạnh các kỹ năng về chuyên môn, thiết lập
mục tiêu, phân bổ công việc... của họ. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý
nào cũng biết sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất. Quản lý thời
gian chính là nghệ thuật quản lý bản thân hay nói cách khác chính là việc cá
nhân sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào để thật sự mang lại hiệu
quả trong công việc, và tạo được sự quân bình giữa công việc và cuộc sống.
Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của
bạn nơi công sở?”. Chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ
gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong
đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham
gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu
quả cho công việc...
Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu
không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế
hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.
Biết cách quản lý bản thân
Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại
Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy!”. Còn chị chỉ có một
câu giải thích: “Tại bận quá!”.
Bận rộn làm người ta mau già? Từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có
cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh
Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty
của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến
hết các nhân viên.
Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh
cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có
thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em
gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả
hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần
gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám
đốc để hỏi ý kiến.
Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm
việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi
khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh
Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức
thời gian cho chính mình.
Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho
biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được
nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận
quá!” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm
việc mới.
“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả
ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng
mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập
thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.
Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi
tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm
sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông
làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời
những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.
Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu
quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá
nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ
thời gian để làm. Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn cho chính bản thân là
điều rất cần nếu muốn kiểm soát việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu
quả. Đừng nghĩ rằng thiết lập mục tiêu hay lập kế hoạch chỉ để sử dụng khi
làm các kế hoạch năm. Lập kế hoạch làm việc hàng tuần hay hàng ngày
không chỉ cần cho nhà quản lý mà đôi khi cho cả nhân viên ở một số vị trí
công việc.
Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ
hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác
phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào
cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.
Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được nhân viên của mình đi giao dịch
ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ
đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp... Cũng nhờ vào đây mà chị có thể
kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như
tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn...
Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc,
nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra
các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến
công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động
công việc như trước.