Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN

NÔNG THÔN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH

Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ NHƯỜNG

Mã số sinh viên : 1705QTVC042

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705QTVC

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực hiện đề tài “ Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu

trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, ngoài sự nỗ lực

của bản thân tôi, còn có sự giúp đỡ hết mình của các giảng viên và cán bộ Văn

phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Trước hết tôi xin cảm ơn Khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã cho tôi có cơ hội để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này, giúp

tôi có điều kiện để nâng cao năng lực cũng như học hỏi được nhiều điều quý

giá từ bài khóa luận.

Tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh, giảng viên khoa

Văn thư - lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã luôn luôn tận tình giúp đỡ,

hướng dẫn tôi trong cách trình bày, nội dung cũng như những điều cần chú ý

trong bài khóa luận tốt nghiệp.

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến đồng chí Vũ Bá Dụ, trưởng phòng

văn thư - lưu trữ và các cán bộ của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn đã cho tôi có cơ hội tham gia quá trình thực tập, từ đó được trực tiếp

trải nghiệm, tiếp xúc với các công việc trong văn phòng, đồng thời giúp ích rất

nhiều cho việc khảo sát và tìm kiếm tư liệu phục vụ cho bài khóa luận.

Xin chúc quý thầy cô và quý cơ quan sức khỏe, thành công trong công

việc và cuộc sống.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2021

Sinh viên thực hiện:

Trần Thị Nhường

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các nội

dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này đều là từ trải nghiệm thực tế tại

Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các số liệu và thông tin

trong bài đều hoàn toàn chân thực. Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Văn thư lưu trữ VTLT

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn NN&PTNT

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A. PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 5

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 5

5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5

6. Đóng góp của đề tài ..................................................................................... 6

7. Cấu trúc khóa luận ...................................................................................... 6

B. PHẦN NỘI DUNG ..................................................................................... 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .................................................................................... 7

1.1 Một số khái niệm ............................................................................... 7

1.1.1 Công tác văn thư .............................................................................. 7

1.1.2 Công tác lưu trữ ............................................................................... 9

1.1.3 Tổ chức, quản lý công tác VTLT .................................................... 11

1.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT: ............................... 11

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư .......................................................... 11

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ ........................................................... 12

1.2.3 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT .................................. 12

1.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT: .................................. 13

1.3.1 Nội dung công tác văn thư ............................................................. 13

1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ .............................................................. 14

1.3.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT ..................................... 15

1.4 Ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT: .............. 16

1.5 Yêu cầu về tổ chức. quản lý công tác VTLT: ............................... 19

1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư .......................................................... 19

1.5.2 Yêu cầu về công tác lưu trữ ........................................................... 20

1.5.3 Yêu cầu về tổ chức, quản lý công tác VTLT ................................... 20

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: ...................................................................... 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................. 23

2.1 Tổng quan về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: ............ 23

2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT .................................................................................. 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ NN&PTNT ................................................................................................. 27

2.2 Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT .................................................................................... 32

2.2.1 Xây dựng và ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác VTLT .......................................................................................................... 32

2.2.2 Tổ chức, quản lý công tác văn thư: ................................................ 33

2.2.3 Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: ................................................ 49

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2. ...................................................................... 55

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ............................................................................................................. 56

3.1 Nhận xét, đánh giá .......................................................................... 56

3.1.1 Ưu điểm: ......................................................................................... 56

3.1.2 Hạn chế: ......................................................................................... 57

3.1.3 Nguyên nhân .................................................................................. 59

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT ..................................................... 60

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ: .............................................................................................. 60

3.2.2 Tăng cường sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác VTLT: ......................................................................................................... 61

3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác VTLT: ......... 63

3.2.4 Tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị: ..................... 64

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong công tác tổ chức, quản lý VTLT ......................................................................................... 65

3.2.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với thực hiện công tác VTLT: ......................................................................................................... 66

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3. ...................................................................... 67

C. KẾT LUẬN: .............................................................................................. 68

D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: .............................................. 70

E. PHỤ LỤC: ................................................................................................. 72

A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền

kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,

đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

trong thời kỳ hội nhập.

Để đáp ứng nhu cầu thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của toàn xã hội, để

phù hợp với sự thay đổi của đất nước, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải

có bước chuyển mình mạnh mẽ hơn. Một trong những công cụ quan trọng

không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn

phòng. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi vì nó vừa có mối quan

hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn

bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần

cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt

động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các

nhà quản trị. Với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, bộ phận văn phòng

càng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho

nhà quản trị. Để nhiệm vụ được giao, các cơ quan, tổ chức cần phải có văn

phòng mạnh, công tác văn phòng phải có đủ khả năng đáp ứng giải quyết công

việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công tác VTLT là một bộ phận quan

trọng và thiết yếu của văn phòng. Cán bộ VTLT và lãnh đạo văn phòng là một

trong những nhân tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công của công tác VTLT

nói riêng và của văn phòng nói chung.

Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Tổ chức, quản lý công tác VTLT tại

Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”.

2. Lịch sử nghiên cứu:

Tổ chức, quản lý công tác VTLT đã được đề cập khá nhiều qua các công

trình nghiên cứu, các buổi tọa đàm, các luận văn, giáo trình, các bài báo và khóa

luận tốt nghiệp:

- Các công trình nghiên cứu, các luận văn, khóa luận tốt nghiệp:

+ Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà, Học viện Hành chính

Quốc gia, giúp khái quát hóa những vấn đề cơ bản, quan trọng trong việc tổ

chức, quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác văn thư. Đồng thời đưa ra những

giải pháp hiệu quả, mang tính ứng dụng cao cho việc ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

+ Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử

của tác giả Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu và đề xuất cách quản lý công tác văn

thư hiệu quả trong thời đại công nghệ hiện nay. Tác phẩm nắm bắt được xu

hướng hội nhập, phát triển cũng như những yêu cầu cơ bản về công tác văn thư

trong thời kỳ số hóa hiện tại.

+ Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà

nước của tác giả Nguyễn Thị Tâm đánh giá đúng hiện trạng thực hiện công tác

văn thư ở cơ quan hành chính nước ta trong giai đoạn hiện nay, đồng thời đưa

ra các biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại cơ quan hành chính nhà

nước Việt Nam.

+ Luận án Tiến sĩ Sử liệu học “Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn

sử liệu tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của Chu Thị Hậu năm 2000. Đưa ra

những điểm mới trong việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, đồng thời là việc

xây dựng hệ thống tra tìm đảm bảo chính xác, nhanh chóng, thuận tiện và an

toàn.

+ Khóa luận tốt nghiệp tổ chức công tác VTLT tại Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng của sinh viên Hoàng Thị

Bay, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã nếu ra được những nội dung tương đối

đầy đủ về việc tổ chức công tác VTLT tại cơ quan hành chính cấp huyện.

- Các bài báo về công tác VTLT:

+ Tạp chí Tổ chức nhà nước với bài báo “Quản lý nhà nước về văn thư,

lưu trữ trong 75 năm xây dựng và phát triển của Bộ Nội vụ”, chỉ ra những chặng

đường phát triển, những thành tựu về quản lý VTLT mà Bộ Nội vụ đã đạt được

trong suốt 75 năm qua cùng những định hướng, đổi mới phát triển trong thời

gian tiếp theo của Bộ.

+ Bài viết được đăng lên cổng thông tin điện tử tình Bỉnh Phước với “Báo

cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh Bình

Phước”, đưa ra những kết quả đã đạt được trong việc thực hiện công tác VTLT

năm vừa qua, đồng thời có những giải pháp nhằm tuyên truyền, định hướng

phát triển VTLT tốt hơn trong tương lai tại địa phương.

+ Bài viết trên cổng thông tin điện tử Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao

“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Kiểm

sát Nhân dân tỉnh Sơn La”, chỉ ra thực trạng việc thực hiện công tác VTLT, ưu

điểm, hạn chế còn tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

thực hiện công tác VTLT tại Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh Sơn La.

- Các văn bản, giáo trình về công tác VTLT

+ Giáo trình công tác văn thư, nghiệp vụ công tác lưu trữ, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, giúp nắm bắt những kiến thức cơ bản, khái quát nhất về công

tác văn thư, lưu trữ, đồng thời hiểu được các nghiệp vụ chính, chủ chốt thuộc

công tác VTLT.

+ Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt

Nam năm 2015 của Dương Văn Khảm, trình bày rõ các nghiệp vụ, hoạt động

thực hiện công tác văn phòng văn thư cũng như lưu trữ trong các cơ quan, tổ

chức, đơn vị tại Việt Nam.

+ Văn bản “Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử

và quản lý hành chính” năm 2011 của Nguyễn Văn Thâm, trình bày về cơ sở lý

luận cũng như hiệu quả áp dụng vào thực tiễn của các văn bản chỉ đạo về công

tác VTLT tại các cơ quan hành chính nhà nước.

+ Tập bài giảng Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ của tác

giả Lê Thị Nguyệt Lưu năm 2009, khẳng định vai trò quan trọng của VTLT

trong nền hành chính hiện đại cũng như những yêu cầu, tiêu chuẩn về việc thực

hiện các vấn đề liên quan đến công tác VTLT.

- Các buổi tọa đàm, kỷ yếu về VTLT:

+ Kỷ yếu Hội nghị SARBICA về đánh giá và hủy hoại tài liệu năm 1994

của Cục Lưu trữ Nhà nước, thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong

việc xây dựng, quản lý của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời đưa ra những lý

luận về hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Cục Lưu trữ Nhà nước.

+ Toạ đàm khoa học “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các

doanh nghiệp” ngày 21/04/2021 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, khẳng

định vai trò quan trọng của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng, phát triển

tài liệu lưu trữ trong thời đại số hóa, đồng thời cũng thấy được tầm quan trọng,

tính thiết yếu của tài liệu lưu tữ đối với các cơ quan, tổ chức.

+ Tọa đàm “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác

văn thư – lưu trữ năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thấy được

vai trò, tầm quan trọng của khoa học công nghệ và việc ứng dụng chúng vào

công tác lưu trữ trong thời đại bây giờ.

+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực

tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế”, NXB Lao Động, Hà Nội, 2013…

Cùng nhiều công trình nghiên cứu khác. Khóa luận của tôi có sự kế thừa

của các tài liệu nghiên cứu trước đó nhưng không có sự trùng lặp, là công trình

của cá nhân tôi.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

- Mục đích nghiên cứu:

Một là, hoàn thiện hệ thống lý luận về tổ chức, quản lý công tác VTLT;

Hai là, nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác

VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN;

Ba là, nghiên cứu các giải pháp để hoàn thiện hoàn thiện hoạt động tổ

chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN;

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Một là, khảo sát những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức, quản

lý công tác VTLT;

Hai là, đánh giá thực trạng các vấn đề liên quan đến hoạt động tổ chức,

quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNT, ưu điểm, hạn chế và

nguyên nhân tồn tại những hạn chế đó;

Ba là, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNN

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: là thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác

VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNN.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: văn phòng Bộ NN&PTNN

+ Thời gian: trong vòng 10 năm từ 2011 đến năm 2021.

5. Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: đây là phương pháp chủ yếu

để thực hiện nghiên cứu này, trong quá trình tiến hành, tôi đã thu thập thông tin

qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng, nguồn thông tin từ các văn bản

hành chính trong nội bộ cơ quan cũng như các văn bản quy định trực tiếp hoạt

động văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ. Từ đó tổng hợp tài liệu liên quan đến

vấn đề nghiên cứu trách nhiệm về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT

tại văn phòng Bộ NN&PTNN.

- Phương pháp phân tích tổng hợp: từ những tài liệu thu thập được, kết

hợp với việc khảo sát thực tế, tôi đã tiến hành phân tich thông tin để tìm ra cấu

trúc của đề tài nghiên cứu và tổng hợp thành một bài khóa luận hoàn chỉnh.

- Phương pháp quan sát: quan sát những hoạt động tổ chức, quản lý, thực

hiện công tácVTLT; hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

VTLT cùng các nghiệp vụ VTLT cơ bản để rút ra những nhận xét, đánh giá cá

nhân, góp phần vào việc hoàn thiện hơn hoạt động tổ chức, quản lý công tác

văn thư và lưu trữ tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

6. Đóng góp của đề tài

- Ý nghĩa lý luận: nhờ việc nghiên cứu đề tài đã giúp bản thân bổ sung

kiến thức, lý luận về công tác VTLT cũng như hiểu hơn về hoạt động tổ chức

công tác VTLT và tác động của nó đến cơ quan, tổ chức.

- Ý nghĩa thực tiễn: từ những lý thuyết, lý luận đã nghiên cứu, đề làm tiền

đề triển khai trong thực tiễn, tạo nên nguồn tài liệu tham khảo, đề xuất một số

giải pháp khả thi, có cơ sở, có thể áp dụng được vào thực tế của cơ quan tổ chức

để nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác VTLT.

7. Cấu trúc khóa luận:

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm có 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ cức, quản lý công tác VTLT

Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ

NN&PTNN

Chương 3: Nhận xét và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức,

quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN

B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Công tác văn thư:

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều

hành công việc của cơ quan, tổ chức. là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin

bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ những công việc về

xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, các tổ chức

chính trị, xã hội và các đơn vị vũ trang gọi chung là cơ quan.

- Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Có

thể là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành,

hiệp định ký kết, lưu chuyển nội bộ, bản sao văn bản, văn bản mật.

- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ

cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi tới. Có thể là văn bản hành chính, văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, đơn thư, bản sao văn

bản, chuyển qua máy Fax.

- Văn bản chuyên ngành: là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện

hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu

cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

- Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều

hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

- Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập

hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định

dạng theo quy định.

- Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng

phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ

quan, tổ chức.

- Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được

người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản

điện tử.

- Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản,

được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

- Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản

chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được

trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần

nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và

kỹ thuật quy định.

- Hồ sơ: là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một đối tượng, một sự việc cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong

quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức.

- Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ

theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

- Scan là thao tác giúp chuyển các dữ liệu cứng trên giấy tờ, tài liệu (hợp

đồng, tạp chí, văn bản…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình

ảnh, file lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng. Điều này được làm thông qua

một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan.

- Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập

trong năm của cơ quan, tổ chức.

- Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác

văn thư của cơ quan, tổ chức.

1.1.2 Công tác lưu trữ

Có nhiều khái niệm về công tác lưu trữ như:

- Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhà xuất

bản Giáo dục năm 1990, một trong những khái niệm đầu tiên định hình tương

đối chính xác công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của

nhà nước, xã hội bao gồm những lý luận pháp chế và thực tiễn có liên quan đến

việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trừ.

- Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam

xuất bản năm 1992: công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ

chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, không chỉ là hoạt

động của cơ quan nhà nước mà còn của các tổ chức chính trị xã hội, nội dung

hoạt động đó bao gồm các lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ

Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT: Công tác lưu trữ bao gồm

các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và sử dụng tài liệu

lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Cùng rất nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác để xác định khái niệm của

công tác lưu trữ một cách chính xác nhất.

- Tổng kết sự phân tích các định nghĩa trên, xét theo xu hướng hội nhập

cũng như đổi mới của Luật Lưu trữ 2011, công tác lưu trữ là hoạt động của các

cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính

trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị

lực lượng vũ trang nhân dân và các cá nhân trong việc quản lý, tiến hành các

công việc liên quan đến việc thu thập, xác định giá trị, tỏ chức khoa học, báo

cáo thống kê, bảo quản tài liệu, sử dụng tài liệu của phông Lưu trữ quốc gia

Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.

- Định nghĩa ở dạng rút ngắn: công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan

nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong việc tổ chức thu thập, thống kê,

bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các

công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

- Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình

hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt

Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị

- xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao

gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt

Nam.

- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những

nguyên tắc và phương pháp nhất định.

- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận

tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập

công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá

nhân.

- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên

tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác

định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

1.1.3 Tổ chức, quản lý công tác VTLT:

- Kỹ năng tổ chức: là quá trình xác định những công việc cần phải làm và

phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhiệm các công việc đó, tạo ra mối

quan hệ ngang dọc trong nội bộ một cơ quan, đơn vị. Là một trong những quá

trình quan trọng quan trọng giúp thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

- Kỹ năng quản lý: là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng, có

mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy,

điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể

thống nhất, điều hòa hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt

đến một mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường.

- Tổ chức, quản lý công tác VTLT là tổng thể các hoạt động và biện pháp

của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu

triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm

bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

1.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT:

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư:

- Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính

xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nước nói

chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Thông tin được cung cấp bởi nhiều

nguồn khác nhau, nhưng có thể nói thông tin chính thống và quan trọng nhất

vẫn là thông tin về văn bản.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp năng suất lao động của cơ quan, tổ chức

được nâng cao, việc giải quyết công việc sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian,

sức lực nhưng vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu.

- Làm tốt công tác văn thư đảm bảo việc giữ gìn lại đầy đủ các bằng chứng,

chứng cứ về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như những cá nhân

có trách nhiệm liên quan. Các văn bản, tài liệu của văn thư sẽ là những căn cứ

pháp lý cho việc thể hiện tính chân thực của cơ quan.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu

trữ. Hồ sơ, tài liệu được sản sinh từ công tác văn thư nếu đầy đủ, chính xác sẽ

góp phần giúp công tác lưu trữ được nhanh chóng, chính xác theo, khi thực hiện

nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngược lại nếu số lượng và chất

lượng hồ sơ, tài liệu ngay từ văn thư bị thiếu sót, không đảm bảo thì sẽ gây ảnh

hưởng lớn đến quá trình thực hiện công tác lưu trữ về sau.

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ:

- Làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện

chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng

ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác

văn thư và nên hành chính văn phòng của các cơ quan, tổ chức, thúc đẩy nhanh

quá trình cải cách hành chính nước nhà.

- Làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp cho việc tìm kiếm, tra tìm nguồn tài liệu

lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng đúng nhu cầu của các cá

nhân, tổ chức tìm kiếm tài liệu lưu trữ.

1.2.3 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT:

- Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản

lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích

chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá

khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các

cơ quan.

- Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công

việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một

cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm

góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và

đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở

nước ta hiện nay.

- Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,

phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.

- Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ

quan, tổ chức và các bí mật của nhà nước, của quốc gia, dân tộc.

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm công tác tổ

chức VTLT sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà

nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc

đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan

hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò

của công tác VTLT để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công

tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý

của các cơ quan, đơn vị.

1.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT:

1.3.1 Nội dung công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung, thể hiện đầy đủ những hoạt động

cần phải làm để văn thư phát huy được hết tác dụng của mình:

- Thứ nhất là soạn thảo, ban hành văn bản, bao gồm việc soạn thảo văn

bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và ký ban

hành văn bản .

- Thứ hai là quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình

hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Quản lý văn bản đi: cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản

đi; nhân bản đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ mức độ mât, mức độ khẩn (đối

với văn bản giấy), ký số của cơ quan tổ chức (đối với văn bản điện tử); phát

hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

+ Quản lý văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến; trình,

chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn

bản đến,

+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan gồm việc lập

danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan.

- Thứ ba là việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật gồm

việc quản lý, sử dụng và đóng dấu.

1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ:

- Thứ nhất, thu thập tài liệu lưu trữ, bao gồm các hoạt động:

+ Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan.

+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

+ Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Thứ hai, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ và hủy tài liệu khi hết giá trị.

Tiến hành bảo quản tài liệu về số lượng và nội dung theo đúng quy định của

pháp luật. Những tài liệu hết giá trị sử dụng hoặc được thay thế bởi một tài liệu

mới thì được tiến hành lập danh sách gửi trình xét duyệt và tiến hành tiêu hủy

theo đúng quy trình.

- Thứ ba, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: bao gồm việc sử dụng tài liệu

lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan với các

hoạt động cụ thể như sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu

trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ;giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện

thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu

trữ, bản chứng thực lưu trữ.

- Thứ tư, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ

được thực hiện theo quy định của pháp luật. Các cá nhân, tổ chức có đủ các

điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu

trữ; Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ,

phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo

nghiệp vụ lưu trữ.

1.3.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT:

Bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến công tác VTLT của cơ quan nhà

nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nhằm phục vụ cho hoạt động thu thập,

thống kê, khai thác, tra tìm, bảo quản và sử dụng tài liệu một các có giá trị nhất.

Một số công việc tiêu biểu trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT:

- Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản Quy

phạm pháp luật về công tác VTLT;

- Hướng dẫn việc kiểm tra, thực hiện các văn bản về công tác VTLT;

- Tổ chức bộ máy nhân sự phục vụ công tác VTLT;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư;

- Bố trí trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT;

- Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, thống kê tài liệu trong VTLT;

- Xây dựng và chỉ đạo và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; thống kê nhà nước về lưu

trữ;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu

khoa học;

- Ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác VTLT;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ;

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;

- Phân loại, xác định giá trị các tài liệu;

- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tácVTLT; thanh tra,

kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý quy phạm pháp luật về công tác

VTLT;

- Sơ kết, tổng kết VTLT; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực VTLT…

1.4 Ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT:

Đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, công tác VTLT cũng có vai trò đặc

biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng

đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những

giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để

tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ

xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban

hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị

của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức

được thành lập, công tác VTLT sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"

trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác VTLT nhằm đảm bảo thông

tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công

việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải

quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó,

việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng

con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho

ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc

thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ

là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy

để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ

chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách

nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không

phải của riêng những người làm văn thư.

Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong

là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với

những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu

hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu

những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu

không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì

chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những

tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được

đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng

về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc

biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các

thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của

dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay,

nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu

thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được

lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng

và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.

- Bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết

phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công

tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ

quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ

yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc

có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác

quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ

biến những thông tin mang tính pháp lý.

- Làm tốt công tác VTLT sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan

được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng

chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan

liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước

để làm những việc trái pháp luật.

- Công tác VTLT bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau

trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại

đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ

quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho

hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

- Công tác VTLT bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm

tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ

quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được

giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan

cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng

hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ

càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận

lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không

tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ

không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động

nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.

1.5 Yêu cầu về tổ chức. quản lý công tác VTLT:

1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư:

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng

thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy

định của pháp luật, căn cứ vào quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định

về công tác văn thư.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý

tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại

văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn

bản đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau

khi nhận được.

- Đảm bảo tính chính xác về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày:

+ Chính xác về nội dung của văn bản:

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù

hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà

nước cấp trên

Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp

với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …

Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

+ Chính xác về mặt thể thức văn bản:

Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định:

Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành;

Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu

của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình

bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.

Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các

khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản.

Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các

chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có

trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu

trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản

lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục của Nghị định

30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có

liên quan.

1.5.2 Yêu cầu về công tác lưu trữ:

- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp

luật.

- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.

- Đảm bảo tính chất nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bí mật.

- Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là người có quan điểm, đạo đức, chính

trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi chính đáng của cơ quan, tổ

chức, cá nhân. Luôn cảnh giác với âm mưu chống phá của các thế lực thù địch,

có tổ chức, có kỷ luật, trách nhiệm cao thực hiện công tác lưu trữ.

1.5.3 Yêu cầu về tổ chức, quản lý công tác VTLT:

- Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây

dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản

nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết

văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm

ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của,

công sức và thời gian của các cơ quan, tổ chức.

- Bí mật:

Trong nội dung một số văn bản của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm

vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ

chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, kho lưu trữ của cán bộ

VTLT đến việc lựa chọn cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ của cơ quan đều phải

bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Luật bảo vệ Bí mật Nhà nước năm

2018 do Quốc Hội ban hành.

- Hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác VTLT gắn liền với

việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu

hiện đại hóa công tác VTLT đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho

công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng

suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác VTLT ngày nay tuy đã trở thành

một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ

khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ

quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các

phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao

hiệu quả của công tác VTLT.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:

Qua những nội dung đã tìm hiểu ở chương 1, ta đã có những cái nhìn khái

quát, cơ bản về định nghĩa, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác văn thư lưu

trữ cũng như công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời tạo

tiền đề cho việc triển khai các luận điểm, luận cứ ở các chương tiếp theo để làm

rõ chủ đề của bài báo cáo.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

2.1 Tổng quan về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Bộ NN&PTNT

2.1.1.1 Lịch sử hình thành:

- Địa chỉ: Số 02 Ngọc Hà, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

- Lịch sử hình thành và phát triển:

+ Thời kỳ 1945-1954: Hội đồng Chính phủ đã ban hành Quyết nghị về

việc lập Bộ Canh nông;

+ Thời kỳ 1955-1975: Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị quyết đổi tên Bộ

Canh nông thành Bộ Nông lâm.

Từ ngày 15 đến ngày 20 tháng 9 năm 1955, tại kỳ họp thứ 5 Quốc hội

khoá I, quyết định tách Bộ Giao thông Công chính thành 2 Bộ: Bộ Giao thông

và Bưu điện, Bộ Thuỷ lợi và Kiến trúc.

Cuối tháng 4 năm 1960, quyết định tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ

Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng Cục Thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp.

+ Thời kỳ 1976-1985: Quốc hội Việt Nam thống nhất trong kỳ họp đầu

tiên năm 1976 đã thành lập Bộ Hải sản.

Ngày 22/01/1981, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc thành lập

hai Bộ: Bộ Công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực trên cơ sở tách Bộ Lương

thực và thực phẩm.

Quốc hội khoá VII (tháng 7/1981) đã quyết định thành lập Bộ Thuỷ sản.

+ Giai đoạn đổi mới từ 1986 đến nay:

Thời kỳ 1986 đến 1995: thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực

phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực

phẩm.

Thời kỳ tháng 8/2007 đến nay: Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá XII

(tháng 8/2007) đã quyết định hợp nhất Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp và

Phát triển nông thôn.

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ

NN&PTNT:

Ngày 03/01/2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 199/2013/NĐ-CP

quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ

NN&PTNT. Nghị định quy định Bộ NN&PTNT là cơ quan của Chính phủ,

thực hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm

nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi

cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc

phạm vi quản lý của Bộ.

2.1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo văn bản của Quốc hội, Ủy ban

Thường vụ Quốc hội, Chính phủ theo chương trình, kế hoạch được phê duyệt.

- Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm

năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh

vực do Bộ quản lý.

- Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn

bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ.

- Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành, lĩnh

vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính phủ,

Thủ tướng Chính phủ.

- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy

trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật.

- Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan

đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Về quản lý đầu tư, xây dựng:

+ Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đầu tư, xây dựng chuyên

ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp

luật;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giám sát, đánh giá các chương trình, dự

án đầu tư, xây dựng thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ theo quy định của

pháp luật;

+ Tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá tổng thể đầu tư thuộc phạm vi quản

lý ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật.

- Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi): Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực

hiện quy hoạch phát triển vùng cây trồng, vùng chăn nuôi tập trung, sản xuất

nông sản thực phẩm an toàn.

+ Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện sử dụng ngân sách cho các chương trình

phòng, chống, khắc phục hậu quả dịch bệnh trên động vật, thực vật;

+ Chỉ đạo thực hiện về cơ cấu cây trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo trồng,

chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản và tổng kết, đánh giá thực hiện kế hoạch sản

xuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm;

- Về lâm nghiệp:

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy định của Chính phủ, Thủ

tướng Chính phủ về cơ chế, chính sách phát triển lâm nghiệp.

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về sản xuất lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy

sản kết hợp trong rừng phòng hộ.

+ Chỉ đạo thực hiện chính sách chi trả dịch vụ môi trường rừng theo quy

định của pháp luật.

- Về thủy sản: Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện cơ chế, chính sách phát triển

thủy sản sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định; Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm

tra thực hiện quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản tập trung; phòng, chống dịch

bệnh thủy sản;

- Về thủy lợi: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về quy hoạch

phòng, chống lũ của tuyến sông có đê, quy hoạch đê điều, đầu tư xây dựng, tu

- Về phát triển nông thôn:

+ Chỉ đạo, triển khai thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng

nông thôn mới; chương trình, dự án xóa đói giảm nghèo theo phân công của

Chính phủ;

+ Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện bố trí dân cư, di dân tái định

cư các công trình thủy lợi, thủy điện.

- Về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân

khác:

+ Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ kinh

tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản

lý nhà nước của Bộ.

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với ngành, nghề

kinh doanh, dịch vụ có điều kiện theo danh mục do Chính phủ quy định và xử

lý hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền.

- Về khoa học và công nghệ:

+ Chỉ đạo hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ trong các

ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

+ Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về công nghệ cao

trong nông nghiệp theo quy định của pháp luật công nghệ cao.

- Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học: Chỉ đạo

thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường, đa dạng sinh

học đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc ngành, lĩnh vực

do Bộ quản lý theo quy định của pháp luật.

- Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công:

+ Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách về cung ứng dịch vụ công;

thực hiện xã hội hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh

vực quản lý của Bộ.

+ Trình Thủ tướng Chính phủ về quy hoạch mạng lưới tổ chức sự nghiệp,

dịch vụ công.

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi chính phủ hoạt động

trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định

của pháp luật.

- Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo

vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới.

2.1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức:

Bao gồm 26 cơ quan, đơn vị trực thuộc: Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ

Khoa học, Công nghệ và Môi trường, Vụ Hợp tác quốc tế,Vụ Pháp chế, Vụ Tổ

chức cán bộ, Vụ Quản lý doanh nghiệp, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ., Cục

Trồng trọt, Cục Bảo vệ thực vật, Cục Chăn nuôi, Cục Thú y, Cục Chế biến nông

lâm thủy sản và nghề muối, Cục Quản lý xây dựng công trình,Cục Kinh tế hợp

tác và Phát triển nông thôn, Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản,

Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản, Tổng cục Thủy lợi, Viện Chính

sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn, Trường Cán bộ Quản lý

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I, Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn II, Trung tâm Tin học và Thống kê, Báo Nông nghiệp

Việt Nam, Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ NN&PTNT:

2.1.2.1 Chức năng:

- Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNT có chức năng tham mưu

tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ,

giúp bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ.

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở

vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện

làm việc, phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.

- Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo

quy định của pháp luật

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch

công tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho

các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo

điều hành của Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy

chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, địa phương.

- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp

khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao

nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,

kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc

thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền thông;

chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về nông

nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật.

- Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các báo, tạp chí và ấn

phẩm khác của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp thông tin đối

với các cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định và phân

công của Bộ trưởng.

- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành.

- Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công

tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ thống Văn phòng điện tử

của Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ).

- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều

kiện phục vụ làm việc chung của cơ quan Bộ.

- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ.

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,

quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan

Bộ.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theo

quy định.

- Về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người

làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ

luật:

+ Trình Bộ trưởng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Văn phòng Bộ; đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức thuộc

Văn phòng Bộ theo quy định;

+ Ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ; Quyết định quy định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ

(riêng các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng phải có ý kiến

thẩm định bằng văn bản của Bộ trước khi ký ban hành); quy chế/điều lệ tổ chức

và hoạt động của các tổ chức trực thuộc Văn phòng Bộ; Quyết định thành lập

Tổ công tác của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật;

+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo các tổ chức

trực thuộc Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật;

+ Quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức

thuộc Văn phòng Bộ;

+ Xây dựng, trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý biên chế công chức

theo ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các tổ

chức hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Bộ theo quy định của pháp

luật;

+ Quyết định giao biên chế công chức hành chính nhà nước; biên chế công

chức và số lượng viên chức sự nghiệp; hợp đồng lao động 68/2000/NĐ-CP cho

cácđơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ trên cơ sở quyết định giao biên chế công

chức và số lượng người làm việc hàng năm của Bộ;

+ Quyết định cử công chức, viên chức, người lao động đi học tập, công

tác ở nước ngoài theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ;

+ Thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành

chính trong các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ;

+ Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, quản lý công

chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Bộ.

- Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong

thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nội dung cải cách

hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ và phân công của Bộ trưởng.

- Về quản lý tài chính, tài sản:

+ Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm của Văn phòng Bộ;

+ Quản lý và tổ chức thực hiện các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp

phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công,

phân cấp của Bộ trưởng.

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức:

- Lãnh đạo Văn phòng Bộ: có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn

phòng do Bộ trưởng Bộ NN&PTNT bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định;

Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ, chịu trách

nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp

luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; bố trí công chức, viên chức và

người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và đề án vị trí việc làm đã

được phê duyệt;

Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số

mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước

Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

- Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính; Phòng Tổng hợp;

Phòng Truyền thông; Phòng Kế toán; Phòng Quản trị và Y tế; Phòng Tin học;

Phòng Văn thư lưu trữ; Phòng Bảo vệ; Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại

thành phố Hồ Chí Minh; Đoàn xe.

- Đơn vị sự nghiệp công lập:Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp; Trung tâm

Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam.

- Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc,

Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của

Bộ và quy định của pháp luật.

Tại phòng Văn thư lưu trữ, có cơ cấu tổ chức như sau:

+ Trưởng phòng: Vũ Bá Dụ

+ Phó phòng: Tạ Thị Thúy Ngọc

+ Cán bộ văn thư: Phùng Thị Vệ, Nguyễn Hồng Liên, Phạm Thúy Quỳnh,

Vũ Thị Thương, Phạm Thị Anh, Đỗ Văn Khải

+ Cán bộ lưu trữ: Lê Thị Thu Hoài.

2.2 Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại văn

phòng Bộ NN&PTNT

2.2.1 Xây dựng và ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm

pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ về công

tác VTLT:

Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã tiến hành xây

dựng, ban hành cũng như triển khai tương đối đầy đủ các văn bản của nhà nước

và của cơ quan trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cụ thể ở các văn bản:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3năm 2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư.

- Luật Lưu trữ 2011

- Chỉ thị số 20/2004/CT-BNN ngày 13 tháng 07 năm 2004 của Bộ trưởng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc tăng cường công tác văn thư,

lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

- Thông tư số 24/2015/TT-BNNPTNT về việc sửa đổi, bổ sung một số

điều của Thông tư số 50/2013/TT-BNNPTNT ngày 19 tháng 11 năm 2013 của

Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định trình tự, thủ tục

soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nông nghiệp và Phát

triển nông thôn.

- Quyết định số 371/QĐ-BNN-VP của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát

triển nông thôn về việc Ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Quyết định số 3598/QĐ-BNN-VP ngày 13 tháng 09 năm 2018 của Bộ

trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc phê duyệt Kế hoạch

thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ

tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan tỏng hệ

thống hành chính nhà nước.

- Kế hoạch số 6902/KH-BNN-VP ngày 05 tháng 09 năm 2018 về kiểm tra

công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.

- Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu.

2.2.2 Tổ chức, quản lý công tác văn thư:

2.2.2.1 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc tổ chức, thực hiện công

tác văn thư:

- Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: chỉ đạo thực hiện đúng quy định

về công tác văn thư, chỉ đạo ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.

+ Giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản gửi đến cơ quan.

+ Duyệt nội dung và ký những văn bản quan trọng của cơ quan, giao cho

cấp phó ký thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được phân

công hoặc giao cho chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính ký thừa lệnh

những văn bản khác.

+ Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

+ Quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan

- Trách nhiệm của chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính:

+ Là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và đơn vị trực thuộc.

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp cho các đơn vị, cá nhân và

báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.

+ Ký thừa lệnh thủ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do văn

phòng hoặc phòng hành chính trực tiếp ban hành.

+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.

+ Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký

gửi đi.

+ Có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm

vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.

- Trách nhiệm của trưởng đơn vị: Kiểm tra và chịu trách nhiệm trước thủ

trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung của văn bản.

Đồng chí Vũ Bá Dụ, Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng

Bộ luôn kiểm tra kỹ càng các văn bản trình cấp trên ký, không chỉ về nội dung,

thể thức mà còn câu từ,cách dùng từ sao cho đúng. Ở Văn phòng Bộ, đồng chí

luôn được mọi người nhắc đến như một người cán bộ gương mẫu, luôn luôn

hết lòng vì công việc, là người góp phần không nhỏ khẳng định vị thế của phòng

Văn thư – Lưu trữ trong hệ thống các phòng ban của Văn phòng Bộ.

- Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn:

+ Soạn thảo văn bản theo sự phân công của phụ trách đơn vị, theo chức

trách, nhiệm vụ được giao.

Xác định tên loại văn bản

Xác định mức độ khẩn của văn bản

Soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức.

Giải quyết văn bản đến, đi theo chức trách, nhiệm vụ được giao.

Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan (đảm bảo chất lượng

văn bản, đúng thời gian quy định)

- Trách nhiệm của văn thư cơ quan:

+ Cấp số văn bản, ngày, tháng, năm trên văn bản khi văn bản đúng nội

dung và thể thức.

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả, phát hiện

lỗi sai, chuyển lại cho bộ phận chuyên môn chỉnh sửa.

+ Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên văn bản.

+ Đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan (kiểm tra minh chứng), đăng ký

trực tuyến hoặc bằng tay.

+ Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát

văn bản đi.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bảo lưu văn bản.

+ Quản lý văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến, trình

và chuyển giao văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan, quản lý sổ đăng ký văn

bản đi và đến để thống kê số lượng văn bản và tra cứu

+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ

quan, tổ chức.

2.2.2.2 Soạn thảo, ký ban hành văn bản:

Trong hoạt động quản lý và điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức, công tác

soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những hoạt động cơ bản và quan

trọng nhất, mang tính chất thường xuyên. Để văn bản ban hành ra đảm bảo

đúng chất lượng, thời gian cũng như thẩm quyền, đòi hỏi người làm công tác

soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức đã được biết về

soạn thảo như việc thu thập, xử lý thông tin, cách thức xây dựng bố cục, nội

dung văn bản, câu từ mang tính khoa học, cách trình bày khoa học… để đảm

bảo cho văn bản chính xác cả về nội dung và thể thức.

Hiện nay tại tại Bộ NN&PTNT có các loại văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật: thông tư. Một số thông tư đã được Bộ ban

hành như: Thông tư số 05/2018/TT-BNNPTNT quy định chi tiết một số điều

của Luật Thủy lợi, Thông tư số 18/2017/TT-BNNPTNT hướng dẫn một số nội

dung thực hiện hỗ trợ phát triển sản xuất, đa dạng hóa sinh kế và dự án nhân

rộng mô hình giảm nghèo thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia Giảm nghèo

bền vững giai đoạn 2016-2020…

- Văn bản chuyên ngành: phân theo các lĩnh vực hoạt động như quản lý

xây dựng công trình, phòng chống thiên tai, thi đua khen thưởng, lâm nghiệp,

trả lời cử tri, thủy sản, thủy lợi, chăn nuôi, thú y…

- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,

thông báo, đề án, phương án, dự án, hướng dẫn, báo cáo, tờ trình, công văn,

chương trình, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, công điện, giấy mời, giấy nghỉ

phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, phiếu gửi, thư công.

Một số văn bản hành chính đã được ban hành trong thời gian vừa qua như:

+ Báo cáo số 4967/BC-BNN-TCTL về việc tổng hợp, giải trình, tiếp thu

ý kiến góp ý đối với Hồ sơ lập đề nghị xây dựng Nghị định quy định về cấp

nước sinh hoạt nông thôn.

+ Quyết định 1960/QĐ-BNN-TCTS về việc ban hành Kế hoạch hành động

thực hiện Quyết định số 339/QĐ-TTg ngày 11/3/2021 của Thủ tướng Chính

phủ Phê duyệt Chiến lược Phát triển thủy sản Việt Nam đến năm 2030, tầm

nhìn đến năm 2045.

+ Giấy mời số 5256/GM-BNN-TCCB về việc tham dự Hội nghị tập huấn

công tác thi đua khen thưởng.

+ Công văn số 2462/BNN-KHCN về việc Báo cáo kế hoạch khoa học,

công nghệ và đổi mới sáng tạo 06 tháng đầu năm 2021…

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ được

thực hiện thông qua quy định tại luật số 80/2015/QH13 Luật Ban hành văn bản

quy phạm pháp luật của Quốc hội năm 2015.

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại văn phòng Bộ

NN&PTNT được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định tại Nghị định

30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định về công

tác văn thư với quy trình cụ thể:

+ Bước 1: Soạn thảo văn bản: bao gồm việc xác định tên loại, nội dung và

độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có

liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối

với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc

thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo

(nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa

đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ tiến hành cho ý kiến

vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống trực tuyến của Bộ, chuyển lại bản thảo

văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân

được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

+ Bước 2: Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền

ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần

sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

+ Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: thuộc về trách nhiệm

của người đứng đầu đơn vị soạn thảo (kiểm tra về nội dung văn bản) và cá nhân

được giao trách nhiệm (kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản).

+ Bước 4: Ký ban hành văn bản: Bộ NN&PTNT làm việc theo chế độ thủ

trưởng, có các hình thức ký như ký trực tiếp, ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa

lệnh. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không

dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực

hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định

30/2020/NĐ-CP.

- Trong tháng 4 vừa qua, Bộ đã soạn thảo và ban hành một số văn bản sau:

+ Giấy chứng nhận số 44/GCN-CN-TACN về việc đăng ký hoạt động

chứng nhận (Văn phòng Chứng nhận Chất lượng (BQC);

+ Quyết định số 66/QĐ-TT-KHTH về việc chỉ định tổ chức thử nghiệm

giống cây trồng;

+ Quyết định số 1404/QĐ-BNN-TCTS về việc công bố Danh sách khu

neo đậu tránh trú bão cho tàu cá đủ điều kiện hoạt động năm 2021…

2.2.2.3 Quản lý văn bản đi, đến:

- Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản:

+ Tập trung: tất cả các văn bản đi, đến phải được tập trung tại văn thư cơ

quan để thuận tiện cho việc thống kê, tra tìm, quản lý văn bản.

+ Nhanh chóng, kịp thời: áp dụng cho cả văn bản đi và đến. Tất cả các văn

bản phát hành ngày nào thì phải chuyển ngay đến cơ quan tổ chức luôn trong

ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có nội dung quan trọng

(văn bản mật, khẩn) phải được phát hành và gửi đi ngay sau ký văn bản.

+ Chính xác: văn bản đi, đến phải được chuyển giao văn bản, đăng ký một

cách chính xác đến các cơ quan, văn bản đi dựa vào nơi nhận, văn bản đến dựa

vào dấu chuyển.

+ Bí mật: văn bản phải được bảo mật và quản lý chặt chẽ.

+ Đảm bảo quy trình: trình tự các văn bản đến cơ quan tổ chức được quy

định và thực hiện theo nghị định 30/2020/NĐ-CP

2.2.2.3.1 Quản lý văn bản đi:

Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm 5 bước:

- Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành

văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Bộ

NN&PTNT trong vòng 1 năm, bắt đầu từ số 01 (ngày 01/01) và kết thúc vào

ngày 31/12 hàng năm.

+ Văn bản quy phạm pháp luật: cấp số riêng theo tên loại văn bản

+ Văn bản hành chính: do Bộ trưởng quy định, căn cứ vào số lượng văn

bản của Bộ để quyết định việc cấp số cho văn bản.

+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý

ngành, lĩnh vực quy định.

+ Văn bản mật: cấp theo hệ thống riêng

Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực

hiện khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất vào ngày làm việc tiếp

theo. Đối với văn bản điện tử: việc cấp số được thực hiện theo chức năng của

hệ thống. Thời gian ban hành văn bản là ngày văn bản được ký và có hiệu lực

pháp lý.

- Bước 2: Đăng ký văn bản đi: với các hình thức: Đăng ký văn bản bằng

sổ; Đăng ký văn bản bằng hệ thống (phải được in ra giấy đầy đủ các trường

thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý). Văn bản mật

đăng ký riêng. Cấp số như thế nào thì đăng ký văn bản như thế

Yêu cầu: đăng ký đầy đủ, chính xác thông tin của văn bản đi.

- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và dấu chỉ mức độ mật,

khẩn:

+ Nhân bản: áp dụng khi văn phòng Bộ sử dụng văn bản giấy, nhân bản

cần đủ, chính xác đến cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

+ Đồng thời văn phòng Bộ còn thực hiện ký số (ký số áp dụng cho cơ quan

sử dụng văn bản điện tử).

+ Đóng dấu của văn phòng lên văn bản: chỉ đóng dấu lên những văn bản

do văn phòng Bộ ban hành, con dấu đóng lên phải đảm bảo có đầy đủ nội dung,

chữ ký của người có thẩm quyền, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày.

+ Bộ phận văn thư của văn phòng Bộ trực tiếp đóng dấu lên văn bản. Con

dấu phải đảm bảo tính hợp pháp, không được đóng dấu khống chỉ (văn bản

thiếu nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền).

+ Bộ phận văn thư cũng thực hiện đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Văn

bản vừa mật vừa khẩn thì tiến hành đóng dấu mật trước, khẩn sau.

Ngoài việc được dùng để đóng lên trên chữ ký của người có thẩm quyền,

con dấu của văn phòng Bộ còn được đóng dấu giáp lai lên văn bản (đối với văn

bản nhiều tờ) để đảm bảo tính chính xác và chặt chẽ của văn bản, đóng về bên

phải, không quá 5 trang văn bản, thực hiện theo đường xẻ quạt.

- Bước 4: Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi:

+ Nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời.

+ Hình thức: Chuyển văn bản trong nội bộ cơ quan và chuyển văn bản ra

ngoài cơ quan (áp dụng cho các cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan, áp dụng cho

đường bưu điện, thư điện tử, máy fax, gửi trực tiếp, chuyển qua hệ thống quản

lý văn bản điện tử)

+ Thủ tục phát hành văn bản: Đưa văn bản vào bì, gấp nội dung vào bên

trong, ngoài bì có tên cơ quan, tổ chức, địa chỉ cơ quan, tổ chức, số ký hiệu văn

bản, đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn (giữa tên cơ quan gửi và nhận văn bản).

Đối với văn bản mật, tối mật: ngoài bìa đóng ký hiệu, mật chứ C, tối mật

chữ B.

Đối với văn bản tuyệt mật: sử dụng 2 bì, bì bên trong ghi các yếu tố thông

thường, đóng dấu tuyệt mật. Bì ngoài ghi đầy đủ thông tin như bì trong, đóng

ký hiệu chữ A.

Bộ phận văn thư của văn phòng giúp lãnh đạo thực hiện chuyển phát và

theo dõi chuyển phát.

- Bước 5: Lưu văn bản đi:

+ Nguyên tắc thực hiện:

Đối với văn bản giấy, bản gốc lưu tại văn thư, đóng dàu ngay sau khi phát

hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo để lưu hồ

sơ công việc.

Đối với văn bản điện tử, bản gốc được lưu trên trang chủ hệ thống của

Bộ, do Bộ có hệ thống đáp ứng được yêu cầu lưu trữ điện tử theo quy định.

- Một số văn bản đi của Bộ trong thời gian gần đây:

+ Quyết định số 1766/QĐ-BNN-TCLN Về việc công bố thủ tục hành

chính mới ban hành, thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trong lĩnh

vực Lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ NN&PTNT;

+ Giấy chứng nhận số 33/GCN-TT-KHTH về việc đăng ký hoạt động

chứng nhận (Trung tâm Kiểm nghiệm Nông nghiệp Quốc gia - Chi nhánh Công

ty Cổ phần tập đoàn IBM Việt Nam).

2.2.2.3.2 Quản lý văn bản đến:

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến gồm 4 bước:

- Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

+ Đối với văn bản giấy: Bộ phận văn thư thực hiện tiếp nhận và kiểm tra

văn bản đến, kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, dáu niêm phong, nơi gửi, đối

chiếu số ký hiệu ngoài bì và số ký hiệu trong bì, Nếu phát hiện có dấu hiệu bất

thường, phải báo cho người có trách nhiệm giả quyết và báo cho cơ quan, tổ

chức gửi văn bản.

Phân loại, bóc bì văn bản đến: văn bản gửi cơ quan, tổ chức, kể cả văn bản

mật thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được bóc bì, đóng dấu đến, bộ phận

văn thư bóc bì ở phía bên phải . Văn bản gửi đích danh cá nhân, đơn vị, tổ chức

cụ thể thì không bóc bì và chuyển cho nơi nhận. Bộ phận văn thư đối chiếu dấu

bên trong và bên ngoài bì.

Dấu đến bao gồm: tên cơ quan; số đến (số thứ tự văn bản đến mà cơ quan

tiếp nhận trong năm); ngày, tháng, năm văn bản đến; chuyển (khi văn bản trình

lên cho người có thẩm quyền chỉ đạo cho bộ phận có trách nhiệm); số và ký

hiệu hồ sơ (văn bản lưu ở bộ phận nào)

Vị trí đóng dấu: đóng ở góc bên trái, dưới trích yếu nội dung văn bản đối

với công văn; góc bên trái dưới số ký hiệu văn bản đến đối với văn bản có tên

loại; đóng ở góc bên phải, dưới ngày tháng năm đối với văn bản chỉ mức độ

mật, khẩn.

Những văn bản không thuộc bộ phận văn thư của văn phòng Bộ quản lý

sẽ được chuyển đến các bộ phận quản lý để xử lý công việc và tiến hành lưu

trữ.

+ Đối với văn bản điện tử: Bộ phận văn thư kiểm tra tính xác thực và toàn

vẹn của văn bản điện tử, tiếp nhận trên hệ thống.

Nếu văn bản điện tử không đáp ứng hoặc gửi sai nơi nhận thì trả lại văn

bản trên hệ thống, văn bản có sai sót thì bộ phận văn thư báo cho người có trách

nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi.

Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm báo ngay trong ngày cho

cơ quan gửi về việc đã nhận được văn bản bằng chức năng của hệ thống.

- Bước 2: Đăng ký văn bản đến

+ Yêu cầu: đăng ký đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản

đến theo quy định. Số của văn bản đến bắt đầu từ số 01 cho đến số văn bản cuối

cùng trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Các hình thức đăng ký văn bản đến: Đăng ký văn bản bằng sổ (mẫu sổ

theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP). Đăng ký văn bản bằng hệ thống

(phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản

đến, đóng sổ để quản lý). Văn bản mật được đăng ký riêng theo quy định của

pháp luật về bí mật nhà nước.

- Bước 3: Trình chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến: văn thư của văn phòng Bộ phải trình văn bản đến

trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ

đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, văn bản có dấu chỉ mức độ mật, khẩn

phải được giải quyết trong ngày.

Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào

mục “Chuyển” trong dấu “đến” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại

Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết

của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho bộ phận văn thư để

đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải

quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn

bản.

Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên hệ thống: Văn thư cơ quan trình

văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống

và cập nhật vào hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo,

trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc

cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản

giấy thì bộ phận văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển

văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì

giải quyết.

- Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

+ Giải quyết văn bản đến:

Bộ trưởng chỉ đạo giải quyết văn bản.

Chánh văn phòng chỉ đạo giải quyết văn bản đến tỏng phạm vi văn phòng

mình.

Cán bộ phòng VTLT thực hiện giả quyết văn bản đến theo chức trách,

nhiệm vụ được giao (trực tiếp giải quyết, cụ thể hóa việc trả lời bằng văn bản)

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Bộ trưởng chỉ đạo giải quyết văn bản kịp thời, đúng thời gian quy định

Bộ phận văn thư theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, lập hồ sơ

theo dõi tiến độ giải quyết công việc.

- Một số văn bản đến Bộ NN&PTNT nhận được trong thời gian gần đầy:

+ Quyết định số 1433/QĐ-TTg về việc điều động, bổ nhiệm ông Lê Minh

Hoan giữ chức Thứ trưởng BộNN&PTNT;

+ Quyết định số: 19/2018/QĐ-TTg về việc quy định tiêu chí, thẩm quyền,

trình tự, thủ tục công nhận doanh nghiệp nông nghiệp ứng dụng công nghệ

cao…

2.2.2.4 Scan và sao văn bản:

2.2.2.4.1 Scan

- Máy Scan (máy quét) có cách thức hoạt động tương tự như máy

Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1

trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng

số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

- Tác dụng của Scan:

+ Lưu trữ các tài liệu quan trọng: Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ

hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất

thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn. Những tài liệu quan trọng được

sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết

hơn bao giờ hết. Sử dụng bản scan vừa tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin

và nâng cao hiệu quả công việc.

+ Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối: Lưu trữ thông tin ở dạng số qua

scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường

an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới

dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

+ Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện: Việc chuyển các tài liệu từ

bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng,

thuận tiện và hiện đại hơn. Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp

thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc

biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

- Các bước Scan giấy tờ, tài liệu bằng máy Scan: gồm 3 bước

+ Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan: Sau khi đã kết nối máy tính và máy

scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần

quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu

phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu

hình mũi tên hoặc số 0.

+ Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan: Mở phần

mềm scan, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản

scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu. Sau khi đã hoàn tất quá trình cài

đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy

scan để bắt đầu scan tài liệu.

+ Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu: Sau khi tài liệu đã scan xong, sử dụng chương

trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại

thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra có thể thiết lập Acrobat để tìm các

văn bản cần scan.

2.2.2.4.2 Sao văn bản

Bao gồm 3 hình thức.

- Sao y: là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính

văn bản, được trình bày theo thể thức quy định. Sao y từ văn bản giấy sang văn

bản giấy, chụp từ bản gốc hoặc bản chính sang văn bản giấy; sao y tư văn bản

điện tử sang văn bản giấy, in từ văn bản điện tử ra giấy; sao y từ văn bản giấy

sang văn bản điện tử, số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan.

- Sao lục: được thực hiện in chụp từ bản sao y. Cũng gồm có 3 dạng là sao

lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và

từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Trích sao: được trình bày theo thể thức quy định. Cũng gồm 3 dạng như

sao y và sao lục là trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy,từ văn bản điện

tử sang văn bản giấy và từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Giá trị pháp lý của bản sao: Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được

thực hiện theo đúng quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

- Khi sao văn bản, đòi hỏi cán bộ thực hiện phải đảm bảo được yêu cầu về

thể thức của bản sao văn bản, bao gồm 7 yếu tố:

+ Hình thức sao: trình bày góc bên phải của văn bản

+ Tên cơ quan sao văn bản: trình bày ở góc trái của văn bản

+ Số thứ tự ký hiệu bản sao: trình bày dưới tên cơ quan sao văn bản

+ Địa danh, ngày tháng năm sao văn bản: trình bày dưới hình thức sao

+ Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền ký bản sao văn bản: trình

bày dưới địa danh, ngày tháng năm sao văn bản.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức, họ tên người ký.

+ Nơi nhận của đơn vị, cá nhân nhận bản sao văn bản, bản sao lưu trại văn

thư: trình bày dưới số thứ tự ký hiệu bản sao và song song với chức vụ, họ tên,

chữ ký người có thẩm quyền ký bản sao văn bản.

2.2.2.5 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

- Nội dung lập hồ sơ: bao gồm việc lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ.

- Quy trình lập hồ sơ: gồm 3 bước

+ Bước 1, mở hồ sơ: Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

cần phải chuẩn bị tờ bìa ghi hồ sơ, ghi thông tin ban đầu lên bìa. Bao gồm 2

cách để mở hồ sơ:

Cách 1: Mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác, cập

nhật thông tin ban đầu theo danh mục hồ sơ đã ban hành khi Văn phòng Bộ đã

xác định được danh mục hồ sơ dự kiến.

Cách 2: Mở hồ sơ khi chưa có danh mục hồ sơ, cá nhân được giao giải

quyết công việc căn cứ vào nhiệm vụ giải quyết công việc cụ thể để mở hồ sơ.

+ Bước 2, thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Cá nhân được

giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình

thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm

tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh

bị thất lạc.

+ Bước 3, kết thúc hồ sơ: Hồ sơ kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

Kiểm tra văn bản, tài liệu trong hồ sơ, bổ sung, loại văn bản trùng, thừa, bản

nháp, xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu

hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có

thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có

thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ

thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực

hiện bằng chức năng của hệ thống.

- Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng

thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ

ngày công trình được quyết toán.

Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc

kết thúc.

+ Thủ tục nộp lưu:

Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “mục lục hồ sơ,

tài liệu nộp lưu” và 02 bản “biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại phụ

lục V của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và lưu

trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc

và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết

chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ

sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống.

- Trách nhiệm của các cá nhân trong việc lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan:

Bộ trưởng trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm

quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với

cơ quan, tổ chức cấp dưới. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ

về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu

trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi

nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

Phòng VTLT có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định

thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ cơ quan.

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến

hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ

chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu

trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02

năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức

trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn

giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu

trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.

2.2.2.6 Quản lý, sử dụng con dấu, tiết bị lưu khóa bí mật trong công tác

văn thư tại văn phòng Bộ NN&PTNTT

- Các hoạt động này cũng tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định tại Nghị

định 30/2020/NĐ-CP.

- Quản lý con dấu thiết bị lưu khóa bí mật:

+ Chánh văn phòng có trách nhiệm giao cho bộ phận văn thư quản lý, sử

dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ theo quy định.

+ Bộ phận văn thư có trách nhiệm: Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu,

thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Chỉ

giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi

được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết

bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. Phải trực tiếp

đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của

người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực

hiện.

+ Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và

khóa bí mật.

- Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật:

+ Sử dụng con dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng

đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải

trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Các văn bản ban hành kèm theo

văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên

cơ quan, hoặc tiêu đề phụ lục. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi

trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Dấu giáp lai

được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm

lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

+ Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan

được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Bộ ban hành và bản sao từ văn

bản giấy sang văn bản điện tử.

- Văn phòng Bộ thường xuyên cập nhật, ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, vừa giúp tiết kiệm thời gian,

vừa tăng năng suất làm việc, nhất là văn bản điện tử ngày càng khẳng định được

tiện ích cũng như vị trí của mình.

2.2.3 Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ:

Hoạt động tổ chức công tác lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT thực

hiện đúng theo quy định tại Luật lưu trữ 2011.

2.2.3.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

- Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan:

Tại Bộ NN&PTNT, các tài liệu lưu trữ được tập hợp để tiến hành lưu trữ

tại lưu trữ cơ quan. Vì vậy nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại

sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ. Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và

thường xuyên nhất của khi lưu trữ Bộ NN&PTNT. Ngoài ra còn có các tài liệu

cũ của các đươn vị cũng là nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ.

- Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan: Toàn bộ tài

liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động

của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ nhưng đã giải quyết xong công việc và

được lập thành hồ sơ, Tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp

đồng thời được thể hiện trên mọi vật liệu.

- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ văn phòng Bộ NN&PTNT trong công

tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu.

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục

tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết

định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc

+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn

nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Bộ trưởng đồng ý và phải lập danh

mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Trong thời gian thực tập, tôi đã cùng cán bộ phòng Lưu trữ văn phòng

Bộ tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu của Vụ Khoa học và Công nghệ thuộc

Bộ NN&PTNT trong 15 năm qua. Trước hết dùng xe chuyên đẩy để chuyển tài

liệu từ Vụ đến phòng Lưu trữ, sau đó tiến hành các công đoạn tiếp theo theo

yêu cầu.

2.2.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu: đối với văn phòng Bộ NN&PTNT,

có 2 giai đoạn xác định giá trị là xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư

và trong lưu trữ cơ quan.

+ Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư: đặt ngay từ khi lập danh

mục hồ sơ cho Bộ, chủ yếu trong việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ, loại những

văn bản, tài liệu không phù hợp ra khỏi hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

+ Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan: thực hiện kiểm tra lại việc

lập hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản được các đơn vị giao nộp vào. Lập danh mục

những hồ sơ có thời hạn bảo quản, không có hoặc chưa xác định là có giá trị

lịch sử để bảo quản riêng tại lưu trữ cơ quan.

Sau khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu từ văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan có

trách niệm kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận, có thể điều chỉnh lại thời hạn

bảo quản đúng với giá trị của nó theo cách đánh giá tổng hợp.

- Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ NN&PTNT do Bộ trưởng

quyết định thành lập, bao gồm Chủ tịch hội đồng và 3 ủy viên. Hội đồng thảo

luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác nhau được ghi vào biên bản

cuộc họp, trình Bộ trưởng. Trên cơ sở đề nghị của hội đồng, Bộ trưởng quyết

định giá trị tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lụa chọn tài liệu của lưu

trưc cơ quan để nộp vào lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.

- Thành lập hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu: thẩm tra, phê duyệt

kết quar xác định giá trị tài liệu.

- Hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

+ Bước 1, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

+ Bước 2, lập danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài

liệu hết giá trị

+ Bước 3, tiến hành họp và lập biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài

liệu, hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu

+ Bước 4, trình văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiên của cơ quan.

+ Bước 5, văn bản thẩm định, cho ý kiến của của quan

+ Bước 6, Chánh văn phòng ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị

của văn phòng Bộ.

+ Bước 7, tổ chức bàn giao và lập biên bản bàn giao tài liệu hủy

+ Bước 8, tổ chức tiêu hủy và lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

+ Bước 9, lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: bao gồm các văn

bản: Quyết định thành lập hội đồng; danh mục tài liệu hết giá trị, tờ tình và bản

thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu,

hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến

về tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý kiến; quyết định hủy tài liệu hết

giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hủy; biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan ít nhất 20 năm

kể từ ngày hủy tài liệu.

Tập hồ sơ sau khi được chúng tôi vận chuyển từ Vụ Khoa học Công nghệ

về được cán bộ Lưu trữ tiến hành phân loại, xác định giá trị của các tập hồ sơ

và chuẩn bị cho việc chỉnh lý.

2.2.3.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu

thuộc phạm vi văn phòng Bộ NN&PTNT.

- Yêu cầu của tài liệu sau khi được chỉnh lý:

+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

+ Được xác định thời hạn bảo quản;

+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Quy trình chỉnh lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn chia làm 3 giai đoạn cơ bản:

+ Giai đoạn 1, chuẩn bị chỉnh lý

Bước 1, giao nhận tài liệu;

Bước 2, vệ sinh sơ bộ tài liệu và chuyển về phòng Lưu trữ để chuẩn bị tiến

hành chỉnh lý;

Bước 3, khảo sát tài liệu;

Bước 4, thu thập và bổ sung tài liệu;

+ Giai đoạn 2, thực hiện chỉnh lý

Bước 1, Phân loại tài liệu;

Bước 2, lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ;

Bước 3, biên mục phiếu tin;

Bước 4, biên mục hồ sơ;

Bước 5, vệ sinh tài liệu, tháo kẹp ghim, làm phẳng tài liệu;

Bước 6, thống kê, sắp xếp lại trật tự tài liệu có trong hồ sơ;

Bước 7, đánh số hồ sơ vào bìa hồ sơ;

Bước 8, xây dựng công cụ và nhập hồ sơ đã chỉnh lý lên hệ thống.

+ Giai đoạn 3: kết thúc chỉnh lý

Bước 1, kiểm tra kết quả chỉnh lý;

Bước 2, bàn giao tài liệu, thực hiện vận chuyển tài liệu vào trong kho;

Bước 3, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý;

Bước 4, hoàn chỉnh hồ sơ;

Có thể nói các hoạt động chỉnh lý tài liệu tại văn phòng Bộ NN&PTNT là

tương đối chặt chẽ, mạch lạc và đảm bảo đúng tiến độ cũng như cường độ công

việc được giao.

Hồ sơ sau khi được vận chuyển và xác định giá trị lần lượt đem ra sắp xếp

đúng theo số thứ tự các văn bản có trong hồ sơ. Dùng các thẻ đã đánh số sẵn để

viết tên đề tài, tên người chủ nhiệm đề tài, tên cơ quan chủ trì, tên từng loại văn

bản cụ thể, năm ban hành và số quyển có trong hồ sơ.

2.2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

+ Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: là nhiệm vụ hàng đầu trong việc bảo quản

tài liệu lưu trữ. Tại văn phòng Bộ NN&PTNT hiện tại đang có 2 nhà kho lưu

trữ tại tòa nhà A10, tuy nhiên số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều, lãnh

đạo văn phòng đang có ý định mở rộng kho lưu trữ bằng việc lấy một phần diện

tích của phòng lưu trữ vì hiện tại cán bộ lưu trữ chỉ còn một người.

+ Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: bao gồm các cặp, hộp, giá,

tủ, những thiết bị chống cháy, thông gió, chống ẩm, dụng cụ làm vệ sinh…

+ Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: sắp xếp khoa học, tạo điều kiện cho

việc thống kê, tra tìm, kiểm tra tài liệu. Bao gồm các công việc: sắp xếp tài liệu

trong hồ sơ, sắp xếp hồ sơ trong cặp, hộp, sắp xếp hộp lên giá, sắp xếp giá trong

kho và lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.

- Cán bộ lưu trữ trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ (sắp xếp khoa học tài

liệu trong kho, thực hiện kỹ thuật bảo quản, sử dụng các trang thiết bị bảo quản)

đồng thời hiểu được ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu

trữ.

2.2.3.5 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tại văn phòng Bộ NN&PTNT, việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữ được thể hiện qua các hình thức:

- Cho mượn tài liệu lưu trữ: đây được xem là hoạt động thường xuyên nhất

trong việc tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ tại văn phòng Bộ. Các cơ quan, tổ

chức bên trong Bộ cũng như bên ngoài đến làm việc chỉ cần có số ký hiệu văn

bản hoặc tên văn bản, tài liệu, nếu có nhu cầu muốn mượn tài liệu thì chỉ cần

xuống phòng lưu trữ thuộc văn phòng để hỏi mượn. Ở đó cán bộ lưu trữ sẽ yêu

cầu xuất trình thẻ ngành cũng như tên loại văn bản, sau đó cán bộ lưu trữ sẽ

tiến hành tra tìm là đưa tài liệu cần thiết cho người tra tìm bằng bản gốc để họ

tự photo hoặc có thể photo luôn và giữ lại bản gốc.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc: tại Bộ NN&PTNT, phòng

Lưu trữ được xem như phòng đọc với việc trang bị nhiều bàn và ghế, thuận lợi

cho việc đọc, tìm hiểu về tài liệu lưu trữ.

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang

thông tin điện tử: bằng việc thiết lập trang web riêng của Bộ, đồng thời cập nhật

các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản chuyên ngành, thuận lợi cho

việc tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: Trong chương 2, tôi đã đưa ra được các nội

dung về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ

NN&PTNT. Các hoạt động tương đối đầy đủ và thực hiện đúng theo quy định

của pháp luật. Đó là cơ sở để tôi có thể đưa ra những nhận xét, rút ra được

những ưu điểm cũng như hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ mà văn phòng

Bộ mắc phải, từ đó tìm ra những nguyên nhân làm xuất hiện hạn chế để làm

tiền đề cho việc đưa ra các định hướng, giải pháp giúp nâng cao hoạt động tổ

chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở chương 3.

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU

QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,

LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN

NÔNG THÔN

3.1 Nhận xét, đánh giá

3.1.1 Ưu điểm:

- Cán bộ và nhân viên phòng VTLT nói riêng và văn phòng Bộ nói chung

luôn năng nổ, nhiệt tình, ham học hỏi, thực hiện, hoàn thành xuất sắc các nhiệm

vụ được giao về tổ chức, quản lý VTLT tại cơ quan. Luôn đảm bảo việc giải

quyết văn bản đúng trình tự, thủ tục, nhanh chóng, chính xác, đúng theo quy

định của pháp luật.

- Lãnh đạo văn phòng đã đánh giá đúng vai trò của công tác VTLT trong

giai đoạn mới; đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tácVTLT, đồng

thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác VTLT cơ quan

như: Kế hoạch công tácVTLT, các Quyết định ban hành Quy chế, quy định và

văn bản hướng dẫn về công tác VTLT.

- Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo tốt việc thực hiện các nghiệp vụ, công

tác liên quan đến tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT.

Giúp cán bộ VTLT có nhận thức đúng về phẩm chất, năng lực của bản thân,

đồng thời tiến hành các công việc liên quan đến văn thư lưu trữ một cách nhanh

chóng và chính xác nhất.

+ Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản về cơ bản các cơ quan,

đơn vị thực hiện đúng quy trình, thể thức, kỹ thuật trình bày được trình bày

đúng luật định. Nội dung văn bản chặt chẽ, đúng trọng tâm vấn đề.

+ Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại văn phòng Bộ được thực

hiện theo quy định. Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại bộ

phận văn thư thuộc phòng VTLT văn phòng Bộ; công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có những chuyển biến tích cực. Công chức trong quá

trình theo dõi và giải quyết công việc đã tiến hành lập hồ sơ công việc và giao

nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

+ Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và dấu chỉ mức độ mật,

khẩn cũng thực hiện đúng theo luật định, đồng thời không xuất hiện tình trạng

đóng dấu khống, đóng sai chức trách. Cán bộ văn thư luôn đảm bảo văn bản

mật, khẩn được đóng dấu và giải quyết chuyển đi trong thời gian quy định.

+ Hoạt động scan và sao văn bản ngày càng diễn ra mạnh mẽ, nhất là áp

dụng scan vào công tác văn thư đã góp một phần lớn vào việc tiết kiệm thời

gian, công sức cũng như vô cùng thuận lợi cho việc tra tìm, động lực giúp công

tác văn thư từng bước chuyển mình để hòa nhập vào thời đại công nghệ thông

tin bùng nổ như hiện nay. Sao văn bản cũng được thực hiện nghiêm túc, chặt

chẽ theo quy định của pháp luật.

- Việc lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiên nhất

quán giữa hai bộ phận văn thư và lưu tữ. Công tác lưu và nộp lưu nhanh chóng,

chính xác, gọn gàng và đảm bảo chất lượng công việc.

+ Việc xử lý tài liệu tồn đọng đã được quan tâm. Văn phòng Bộ đã dành

cũng như xin kinh phí từ Bộ để tạo nên một phần kinh phí để chỉnh lý tài liệu

tồn đọng. Phòng kho lưu trữ tương đối rộng rãi, thoáng mát.

+ Việc quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,

đơn vị thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật.

+ Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácVTLT, Văn phòng Bộ

đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để thực hiện gửi, nhận và

quản lý văn bản điện tử đảm bảo đúng quy định.

3.1.2 Hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, hoạt động tổ chức, quản lý công tác

văn thư, lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT vẫn còn nhiều điểm hạn chế, thiết

sót, đó là:

- Một số văn bản vẫn còn chậm trễ trong quá trình trình ký, chuyển giao

đến các bộ phận và các cơ quan nhận văn bản đến.

- Một số văn bản chưa được văn phòng thực hiện đăng ký, quản lý văn

bản trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, chưa cập nhật kịp

thời trên hệ thống.

- Một số cán bộ làm công tác VT – LT ở phòng còn chưa được hướng dẫn,

đào tạo kĩ; việc tập huấn, bồi dưỡng cán bộ về nghiệp vụ VT – LT được triển

khai nhưng chưa đem lại hiệu quả tốt.

- Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều bất cập. Nhiều cán

bộ ở các phòng ban khác đến mượn văn bản, tài liệu để photo nhưng thiếu trách

nhiệm trong việc giữ nguyên trạng tài liệu để trả cho lưu trữ, kẹp tài liệu lộn

xộn, gây nên khó khăn trong việc tìm kiếm lại tài liệu để bổ sung trở lại vào hồ

sơ.

- Một bộ phận cán bộ công chức sau khi hoàn thành công việc thường

không lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu

trữ, thậm chí cất trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Do đó mà mất rất

nhiều thời gian trong việc chỉnh lý, tra tìm tài liệu, sắp xếp, lập hồ sơ, xác định

giá trị tài liệu và quản lý tài liệu, đây là hạn chế lớn mà phòng VT LT cần phải

giải quyết nhanh chóng, khắc phục kịp thời.

- Một số máy móc, thiết bị văn phòng như máy in, máy photo bị hỏng chưa

được thanh lý nhượng bán mà vẫn để ở trong phòng gây mất thẩm mĩ, chiếm

diện tích và không có ích trong công việc.

- Tuy có tới 2 kho lưu trữ nhưng số lượng tài liệu đưa đến để chỉnh lý và

đưa vào kho quá nhiều, dẫn đến việc quá tải kho, tài liệu xếp chồng để trên mặt

đất, gây khó khan cho đi lại, tìm kiếm, chỉnh lý và chưa đảm bảo công tác bảo

quản an toàn tài liệu.

- Kho lưu trữ xuất hiện tình trạng nấm mốc trên tài liệu, ảnh hưởng lớn

đến tuổi thọ cũng như hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, nhân

viên trong Bộ cũng như các đối tác có nhu cầu tìm hiểu.

- Đồng thời trong kho lưu trữ, việc sắp xếp các trang thiết bị phục vụ cho

hoạt động lưu trữ vẫn có một phần khá lộn xộn, nhiều tài liệu rẻ lẻ đặt trên mặt

đất, chiếm nhiều diện tích đồng thời thời gian tài liệu hư hỏng có thể sẽ nhanh

hơn.

- Vẫn còn một số cán bộ chưa thực hiện đúng tác phong, cử chỉ trong công

việc, vẫn còn chậm trễ trong việc hoàn thành công việc, gây ảnh hưởng đến quá

trình giải quyết công việc.

3.1.3 Nguyên nhân

- Lãnh đạo văn phòng nhiều lúc chưa thật sự quan tâm, bám sát đến tình

hình hoạt động, công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan cũng một phần lớn là do

công việc bận rộn, phải quản lý giám sát nhiều lĩnh vực cùng lúc.

- Các văn bản hướng dẫn liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý công

tác văn thư lưu trữ còn chậm được triển khai đến cán bộ nhân viên, hoặc được

bổ sung không đầy đủ, dẫn đến việc chậm tiếp thu ý kiến chỉ đạo, khiến hoạt

động VLTL gặp nhiều bất cập.

- Trang thiết bị phục vụ công tác VTLT tại cơ quan cũng đang còn nhiều

hạn chế, thiếu sót.

- Cơ sở vật chất cho công tác VTLT tuy đã được cập nhật nhưng vẫn chưa

xứng tầm trong việc hiện đại hóa công tác VTLT ở thời kỳ công nghệ thống

tin, số hóa tài liệu như hiện nay.

- Số lượng cán bộ lưu trữ chỉ còn một người, không đáp ứng đủ cho nhu

cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị trong Bộ cũng như các cơ

quan, tổ chức khác có nhu cầu tìm kiếm tài liệu.

- Nguồn tài liệu không quan trọng vẫn chưa được xử lý một cách nhanh

chóng, gây cản trở, mất không gian, diện tích kho lưu trữ.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học hiện đại vào công tác

VTLT còn chậm. Bộ phận cán bộ giỏi tin học, tốt ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu

hiện nay vẫn tương đối ít. Cần bổ sung thêm một số cán bộ chuyên môn về tin

học văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đáp ứng tiến độ công việc khi có

sự cố xảy ra, không làm gián đoạn công việc vì số lượng cán bộ lưu trữ hiện

đang quá ít.

- Khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều, dễ sinh ra côn trùng, mọt mối, gây ảnh

hưởng nghiêm trọng đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ.

- Số lượng tài liệu lưu trữ sản sinh trong một năm quá nhiều trong khi kho

lưu trữ diện tích có hạn.

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công

tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT

Xây dựng hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT ở mỗi cơ quan, tổ

chức là khác nhau, tùy vào điều kiện thực tiễn và cơ sở vật chất. Bộ NN&PTNT

không chỉ cần thực hiện nhiệm vụ của một tổ chức mà còn phải thực hiện nhiệm

vụ của một cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương, thực hiện việc quản lý

hành chính nhà nước trong lĩnh vực nông nghiệp, nông thôn. Nhận thức được

vai trò quan trọng của công tác VTLT trong hoạt động của văn phòng Bộ nói

riêng và Bộ NN&PTNT nói chung, sau đây là một số giải pháp mà tôi đã nghiên

cứu, tham khảo và thông qua quá trình thực tập tại văn phòng Bộ đề xuất nên.

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác

văn thư, lưu trữ:

Ngoài việc tiếp tục thực hiện đúng và đầy đủ các văn bản quy định chính

xác nhất về công tác văn thư và công tác lưu trữ chung cho toàn thể nền hành

chính nhà nước là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Luật lưu

trữ 2011, bộ máy lãnh đạo của Bộ NN&PTNT phải luôn đảm bảo việc xây dựng

các văn bản chỉ đạo về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ được đúng

đắn, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu của thực tiễn công tác

VTLT tại văn phòng Bộ.

- Ngoài những văn bản đã có, lãnh đạo văn phòng Bộ căn cứ vào điều kiện

thực hiện, tổ chức công tác VTLT mà đưa ra những văn bản mang tính ngắn

hạn, đẩy mạnh ưu điểm và khắc phục hạn chế. Một số văn bản có thể bổ sung

như: văn bản quy định nội quy, quy chế trong công tác VTLT; văn bản về ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT…

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, tạo cơ sở quan trọng cho việc thiết

lập, quản lý, tổ chức thực hiện công tác VTLT của văn phòng Bộ. Hệ thống văn

bản quy định cần được hoàn thiện hơn nữa, dựa trên tình hình thực tiễn công

tác VTLT của Bộ NN&PTNT để kịp thời sửa chữa, bổ sung sao cho lý luận và

thực tiễn không có quá nhiều chênh lệch.

- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

chuyên môn nghiệp vụ cụ thể cho từng lĩnh vực cụ thể, từng bộ phận công tác,

đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở thực tiễn trải qua.

3.2.2 Tăng cường sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công

tác VTLT:

Lãnh đạo văn phòng Bộ NN&PTNT cần:

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, và thực hiện kế

hoạch thu thập tài liệu vào LT cơ quan;

- Hướng dẫn sử dụng, áp dụng biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí

mật Nhà nước, tổ chức thực hiện danh mục bí mật Nhà nước lĩnh vực Nông

nghiệp và Phát triển Nông thôn và các lĩnh vực khác có liên quan;

- Thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình làm việc, thực hiện quy trình

công tác văn thư và nghiệp vụ lưu trữ của các cán bộ chuyên môn một cách sát

sao, phát hiện sai phạm kịp thời để có hướng giải quyết thích hợp.

- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, công tác giúp cán bộ, nhân viên

trong văn phòng Bộ có điều kiện học hỏi thêm từ các cơ quan, tổ chức bên

ngoài làm cũng lĩnh vực ở những khía cạnh mình còn yếu, rút kinh nghiệm, học

hỏi trong việc nâng cao hiệu quả công việc, các thức hoạt động hiệu quả, nhanh

chóng, chính xác.

- Để xây dựng đội ngũ cán bộ VTLT có phẩm chất đạo đức tốt đồng thời

có năng lực và tính chuyên nghiệp cao thì đòi văn phòng Bộ cần phải có các

hình thức đào tạo, bồi dưỡng hiệu quả. Thường xuyên mở hơn nữa các lớp huấn

luyện, đào tạo công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng cán bộ VTLT không ngừng

mới, không ngừng tiến bộ, tạo nên sự tin tưởng của lãnh đạo và các đối tượng

cùng làm việc.

- Xây dựng các nguồn quỹ trong nội bộ cơ quan, phục vụ cho nhu cầu

khen thưởng, động viên nhân viên, giúp cán bộ, nhân viên thêm tin tưởng cũng

như gắn bó lâu dài với Bộ. Đồng thời răn đe, giáo dục, phạt đối với những

trường hợp cán bộ công chức còn thiếu trách nhiệm, không chấp hành nghiêm

chỉnh các quy định được đặt ra bởi cơ quan.

- Thực hiện việc khen thưởng đối với các cá nhân hoàn thành xuất sắc

nhiệm vụ, tạo động lực hoàn thành tốt công viêc, nâng cao năng suất công việc.

Đồng thời phê bình, kỉ luật đối với những cá nhân không làm tốt nhiệm vụ được

giao, nhằm mang tính răn đe, giúp cá nhân thay đổi, hoàn thành tốt nhiệm vụ

được giao.

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế

hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Hướng dẫn sử dụng, áp dụng biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí

mật nhà nước; tổ chức thực hiện danh mục bí mật nhà nước lĩnh vực Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn và các ngành, lĩnh vực có liên quan.

- Tiếp tục rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi

dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh

nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi Văn phòng Bộ, sau đó gửi lên

Bộ.

- Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Văn phòng Bộ

thường xuyên sắp xếp tổ chức, kiểm tra và bố trí công chức, viên chức đảm bảo

đáp ứng yêu cầu công việc; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn

ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và

các chế độ khác cho cán bộ, nhân viên làm công tác VTLT theo đúng quy định

của pháp luật.

3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác VTLT:

- Tăng cường tuyên truyền, phổ biến trên trang thông tin điện tử của Bộ

các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn

thư, lưu trữ; công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

- Tuyển dụng cán bộ làm công tác VTLT phải là người học về chuyên

ngành VTLT hoặc có những môn học liên quan trực tiếp đến VTLT, tiến hành

các bài kiểm tra và tìm kiếm những người phù hợp nhất vào vị trí cán bộ làm

VTLT.

- Cán bộ làm công tác VTLT tại văn phòng Bộ phải thường xuyên được

kiểm tra trình độ, kỹ năng thực hiện các thao tác về công tác VTLT và việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng văn bản điện tử cũng như số

hóa tài liệu lưu trữ. Ngoài ra còn là kiểm tra về đạo đức, lý tưởng, long trung

thành, tận tụy với cơ quan, với Đảng và Nhà nước, thực hiện nghiêm chỉnh các

quy định của pháp luật về VTLT.

- Cán bộ văn thư lưu trữ cần tham mưu với lãnh đạo văn phòng khi phát

hiện những thiếu sót, bất cập trong công tác văn phòng để có các biện pháp xử

lý kịp thời, nâng cao hiệu quả làm việc.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về VTLT phù hợp với từng đối

tượng được cử đi, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành

văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ

sơ điện tử; quản lý tài liệu mật; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác

văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Hưởng ứng, nhiệt tình tham gia các hoạt động nghiên cứu, đề xuất và

triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về VTLT theo quy

định của pháp luật tại phạm vi văn phòng Bộ.

- Người cán bộ làm công tác VTLT không chỉ là người có kiến thức

chuyên môn tốt mà hơn hết là những người phải luôn trung thành với nhà nước,

có lý luận chính trị rõ ràng, yêu nghề, hiểu nghề của mình để thực hiện sao cho

đúng.

3.2.4 Tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị:

- Thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, mua mới, nâng cấp phần mềm, phiên

bản các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của công tác văn

thư, bao gồm phần mềm về soạn thảo văn bản, máy scan, máy photocopy, máy

in, giá đựng tài liệu và các vật dụng khác phục vụ cho công tác VTLT được

diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, theo đúng chuyên ngành của ngành

VTLT.

- Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của các

cơ quan, tổ chức nói chung và của Bộ NN&PTNT lãnh đạo Bộ và văn phòng

Bộ cần quan tâm đến việc xây dựng mới hoặc cải tạo các phòng làm việc cũ

thành kho lưu trữ (nếu có điều kiện xây mới theo các tiêu chuẩn của kho lưu

trữ chuyên dụng), mua sắm trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho công tác bảo

quản tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hòa nhiệt độ, thiết bị vệ sinh

để tránh sự tốn hại của tài liệu lưu trữ do nấm mốc, nhiệt độ, khí hậu gây ra.

- Bố trí thêm kinh phí giải quyết các vấn đề còn tồn đọng cũng như thiếu

sót trong cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VTLT. Đó là việc bổ

sung các thiết bị văn phòng như máy in, máy photo copy, giá đựng tài liệu, dây

buộc tài liệu và các tập hồ sơ mới, chắc chắn…

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong công tác tổ

chức, quản lý VTLT

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT là nhu cầu

mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn

thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất

trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính

hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác văn thư, lưu trữ là một vấn đề luôn được lãnh đạo Bộ và văn phòng Bộ hết

sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ

vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.

- Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ:

- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư, lưu trữ trong cả văn phòng,

tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ

thông tin.

- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối Bộ với các đơn vị trực thuộc với

mục đích đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác

tài liệu, văn bản sử dụng trang web của Bộ.

- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông

tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng

đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên

quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại

được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

- Đẩy mạnh cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn

nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác,

kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp trong nội bộ Bộ và với bên ngoài.

- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo

lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công

tác văn thư, lưu trữ

- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin

của cán bộ văn thư, lưu trữ văn phòng Bộ

- Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công

nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy

sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để

tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ

chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ

phận văn thư, lưu trữ.

3.2.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác VTLT:

- Kiểm tra về thể thức, cách trình bày và nội dung của văn bản ban hành

của bộ phận văn thư.

- Kiểm tra việc sắp xếp, bố trí, thực hiện các hoạt động liên quan đến tài

liệu lưu trữ của bộ phận lưu trữ.

- Kiểm tra về thái độ, tác phong làm việc cũng như lắng nghe ý kiến của

đối tượng đến làm việc về hoạt động phục vụ của cán bộ thực hiên công tác văn

thư, lưu trữ văn phòng Bộ.

- Kiểm tra về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức, quản lý, khai

thác, sử dụng công tác VTLT.

- Mở các cuộc họp tổng kết theo tháng, nửa năm và một năm để giúp lãnh

đạo nắm bắt rõ được tình hình hoạt động của nhân viên cũng như sẽ có hình

thức khen thưởng, kỷ luật nhất định.

- Hướng dẫn tận tình, quan tâm đối với cán bộ nhân viên mới đến văn

phòng, tạo nên sự gần gũ, tin tưởng đối với cơ quan, Đồng thời giúp họ nắm

được những kiến thức cơ và sau là chuyên sâu của công tác VTLT.

- Thường xuyên có các bài kiểm tra về trình độ chuyên môn, ngiệp vụ của

cán bộ làm công tác VTLT.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: Ở chương 3, tôi đã đưa ra và phân tích được

những ưu điểm,hạn chê, nguyên nhân cũng như định hướng trong thời gian tiếp

theo, xây dựng những giải pháp để giúp Bộ NN&PTNT tổ chức, quản lý công

tác VTLT được hoàn thiện và tốt hơn. Hi vọng với những ý kiến đóng góp của

cá nhân tôi có thể góp một phần nào đó vào việc hoàn thiện, phát triển công tác

văn thư, lưu trữ tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

C. KẾT LUẬN:

Hiện nay vai trò của công tác VTLT trong văn phòng ngày càng được củng

cố, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Vì thế công

tác VTLT luôn cần được đổi mới, phát triển, tổ chức hợp lý để nâng cao hiệu

quả, năng suất, chất lượng hoạt động của bộ phận VTLTnói riêng và sự phát

triển của cơ quan, tổ chức nói chung.

Với việc phát triển không ngừng nghỉ của xã hội, người lãnh đạo công tác

tổ chức VTLT và người cán bộ VTLT không chỉ cần nắm vững chuyên môn

nghiệp vụ mà còn phải năng động, sáng tạo, làm chủ được công việc của mình,

góp phần đưa cơ quan, tổ chức ngày một tiến xa hơn.

Có thể nói văn phòng Bộ NN&PTNT có bộ phận VTLT đã làm khá tốt

công tác quản lý, tổ chức thực hiện công tác VTLT. Tuy nhiên không thể tránh

khỏi những thiếu sót và cần hoàn thiện hơn nữa. Thông qua bài khóa luận tốt

nghiệp, tôi đã đưa ra những cơ sở lý luận cũng như hoạt động thực tiễn cả về

văn thư và lưu trữ. Từ đó đưa ra những ưu điểm đã đạt được cùng những hạn

chế và nguyên nhân gây nên những tồn đọng đó. Sau cùng là đưa ra những giải

pháp nhằm hướng tới dựng, hoàn thiện công tác VTLT tại văn phòng Bộ

NN&PTNT. Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn, tôi vẫn chưa tìm hiểu

kỹ được hết về vấn đề thiết lập hồ sơ điện tử, nếu có thời gian, tôi sẽ tìm hiểu

nó kỹ hơn.

Mong rằng với những thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức,

quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ mà tôi đã đưa ra sẽ góp phần giúp văn phòng

Bộ NN&PTNT hoàn thiện hơn về công tác VTLT. Hy vọng những đề xuất được

nêu trên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng Bộ. Bài khóa

luận còn nhiều thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự đánh giá và nhận xét của

quý thầy cô để sau này tôi có thể hoàn thành bài tốt hơn. Và tôi hi vọng rằng

đề tài này có thể được thực hiện nhiều trong thời gian tới.

Một lần nữa tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến lãnh

đạo khoa Quản trị Văn Phòng; Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh, giảng viên khoa

Văn thư Lưu trữ và đồng chí Vũ Bá Dụ, trưởng phòng văn thư lưu trữ văn

phòng Bộ đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi hết mực để hoàn thành khóa luận này.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (2014), Quyết định số 618/QĐ-

BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Văn phòng Bộ;

2. Bộ Nội vụ (2021), Công văn số 6679/BNV-VTLTNN quy định về

phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của Bộ Nội vụ;

3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức;

4. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý

văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

5. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định về việc chế

độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ

6. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định về việc chế

độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

7. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận

tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

8. Chính phủ (2013), Nghị định 199/2013/NĐ-CP quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông

thôn;

9. Chính phủ (2016), Nghị định 99/2016 về quản lý và sử dụng con dấu;

10. Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn về công tác

văn thư;

11. Chu Thị Hậu (2000), Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu

tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng;

12. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Công văn số 139/VTLTNN-

TTTH hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường

mạng;

13. Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Học viện Hành chính Quốc gia;

14. Dương Văn Khảm (2015), từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn

phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam;

15. Lê Thị Nguyệt Lưu (2009), tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư –

lưu trữ;

16. Quốc Hội (2011), Luật lưu trữ;

17. PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình quản trị văn phòng, nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật;

18. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Giáo trình lý luận công tác văn thư,

nghiệp vụ công tác lưu trữ;

19. Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành chính văn

phòng, NXB Thống kê

20. Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong

môi trường điện tử;

21. Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách

nên hành chính nhà nước;

22. Nguyễn Văn Thâm (2011), một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước,

lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính;

23. Trang web: https://www.mard.gov.vn

E. PHỤ LỤC:

Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ NN&PTNT và văn phòng Bộ NN&PTNT

Phụ lục 2: Hỉnh ảnh trụ sở Bộ NN&PTNT

Phụ lục 3: Hình ảnh phòng Văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng Bộ

Phụ lục 4: Một số hình ảnh về kho lưu trữ văn phòng Bộ

Phụ lục 5: Một số văn bản quy phạm pháp luật có liên quan

Văn phòng Bộ Nông nghiệp và

Phát triển nông thôn

Phòng Phòn Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng

Tin g Bảo Kế Truyền Quản Văn Tổng

học Hành vệ toán thông trị và thư – hợp

chính Y tế Lưu

trữ

Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông

thôn và văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Phụ lục 2: Hỉnh ảnh trụ sở Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Phụ lục 3: Hình ảnh phòng Văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng Bộ

Phụ lục 4: Một số hình ảnh về kho lưu trữ văn phòng Bộ

Phụ lục 5: Một số văn bản có liên quan:

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chủ đề:

Khoá luận quản trị dự án

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN

NÔNG THÔN

Tài liệu liên quan

Đồ án tốt nghiệp: Xây dựng website bán đồ gia dụng

Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu tín ngưỡng thờ thần Thiên Tôn trong đời sống người dân huyện Hoa Lư tỉnh Ninh Bình

Graduation thesis major English Language: Difficulties in reading comprehension of grade 10 students at Asian International Highschool

Khóa luận tốt nghiệp: Thi hành pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Đề tài nghiên cứu khoa học: Phương pháp học theo hình thức trực tuyến của sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia

Khoá luận tốt nghiệp: Văn hóa tín ngưỡng thờ cúng Hùng Vương tại tỉnh Phú Thọ

Khoá luận tốt nghiệp: Văn hoá làng nghề Làng lụa Vạn Phúc, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội

Khoá luận tốt nghiệp: Truyền thông phát huy giá trị văn hoá di tích Thành cổ Sơn Tây, Thành phố Hà Nội

Khoá luận tốt nghiệp: Truyền thông phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa trên địa bàn huyện Chương Mỹ, TP.Hà Nội

Khoá luận tốt nghiệp: Truyền thông phát huy nghệ thuật Múa rối nước tại xã Ngũ Thái, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh

Tài liêu mới

Đồ án tốt nghiệp: Phân tích quy trình gom hàng lẻ tại Công ty Cổ phần Proship

Bài tiểu luận: Phân tích và đề xuất chiến lược cho Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh

Bài tập lớn: Khởi sự kinh doanh

Bài tập lớn: Chiến dịch marketing cho sản phẩm sữa milo

Bài tập lớn: Quản trị chuỗi cung ứng

Bài tiểu luận: Lãnh đạo trong kỷ nguyên số

Bài tiểu luận: Thực trạng và giải pháp thực hiện chiến lược trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững tại Công ty TNHH Becamex Tokyu

Báo cáo nghiên cứu: So sánh chiến lược xúc tiến thương mại của 3 doanh nghiệp Mercedes - Toyota - VinFast

Bài tập lớn: Quản trị công nghệ

Bài tập lớn: Xây dựng và phát triển thương hiệu thời trang công sở cao cấp Le Lys của Tổng công ty CP Việt Tiến

Bài tiểu luận: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ở Việt Nam

Bài tiểu luận: Định nghĩa và vai trò chuỗi cung ứng; lựa chọn nhà cung ứng

Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần Bellsystem24_Hoasao (Khối Dự án miền Bắc)

Báo cáo thực tập: Công ty TNHH Sản xuất, Dịch vụ và Thương mại An Tâm

Đồ án tốt nghiệp: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ số trong sản xuất in và tác động của nó đến chiến lược kinh doanh của công ty in

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok