BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. TRẦN THU HÀ
Sinh viên thực hiện : LƯƠNG XUÂN THÀNH
Mã số sinh viên : 1705QTVC049
Khóa : 2017-2021
Lớp : 1705QTVC
HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của
riêng tôi. Các tư liệu, trích dẫn trong khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, chính
xác, trung thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong khóa luận hoàn toàn
dựa trên khảo sát từ thực tế. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng
được công bố trong bất kỳ công trình nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
trước lời cam đoan của mình.
Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021
Sinh viên Lương Xuân Thành
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ nói
chung và các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã tận tình
giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt quá trình học tập vừa qua giúp tôi
có một nền tảng kiến thức vững chắc để thực hiện khóa luận này.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trần Thu Hà -
người đã hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả cho tôi hoàn thành khóa luận
này.
Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo UBND Quận Cầu Giấy, thành
phố Hà Nội, đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành khóa luận của mình.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021
Sinh viên Lương Xuân Thành
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ................................................................ 7
1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính ......................................... 7
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính ............................................. 7
1.1.2. Đặc điểm của VBHC ........................................................................... 9
1.1.3. Chức năng của VBHC ....................................................................... 10
1.2. Phân loại văn bản hành chính .............................................................. 12
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ............................................................... 12
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường .................................................... 13
1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......................... 17
1.3.1. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...... 17
1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính17
1.4. Khái quát một số vấn đề về văn bản hành chính điện tử ..................... 26
1.4.1. Một số khái niệm ............................................................................... 26
1.4.2. Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy ............................ 27
1.4.3. Các yêu cầu đối với văn bản hành chính điện tử .............................. 28
TIỂU KẾT CHƯƠNG I .............................................................................. 30
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................. 31
2.1. Khái quát về UBND quận Cầu Giấy .................................................... 31
2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................... 32
2.1.2 Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 33
2.2. Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của UBND
quận Cầu Giấy ............................................................................................. 34
2.2.1. Cơ sở pháp lý chung .......................................................................... 34
2.2.2. Cơ sở pháp lý riêng ........................................................................... 36
2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu
Giấy, thành phố Hà Nội .............................................................................. 36
2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính ....................................... 36
2.3.2. Thể thức văn bản hành chính ............................................................ 39
2.3.3. Nội dung văn bản hành chính ........................................................... 49
2.3.4. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính ................................... 50
2.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...................... 53
2.3.6. Tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính ................. 56
2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử tại
UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 58
2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật ................................................................................ 58
2.4.2. An toàn thông tin ............................................................................... 61
2.4.3. Nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu ........................... 63
2.5. Nhận xét chung .................................................................................... 65
2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................. 65
2.5.2. Hạn chế .............................................................................................. 67
2.5.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 69
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.............................................................................. 73
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VBHC TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............. 74
3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Hội ................... 74
3.1.1. Phương hướng chung ........................................................................ 74
3.1.2. Phương hướng cụ thể ........................................................................ 75
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại
UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 77
3.2.1. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu duyệt
bản thảo ....................................................................................................... 77
3.2.2. Hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ....................... 81
3.2.3. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ........................................... 83
3.2.4. Nhóm giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC trực tiếp
tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành VBHC ................................. 85
3.2.5. Nhóm giải pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ thuật 88
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3.............................................................................. 91
KẾT LUẬN .................................................................................................... 92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 94
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 99
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
UBND Ủy ban nhân dân 01
HĐND Hội đồng nhân dân 02
CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức 03
VBHC Văn bản hành chính 04
VBQLNN Văn bản quản lý nhà nước 05
VBQLHCNN Văn bản quản lý hành chính nhà nước 06
QLNN Quản lý nhà nước 07
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và hội
nhập quốc tế hiện nay, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết
nhanh gọn, đảm bảo chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời
sống xã hội.
Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) nói chung và văn bản quản lý
hành chính nhà nước (VBQLHCNN) nói riêng là phương tiện không thể thiếu
trong hoạt động quản lý nhà nước (QLNN). Nó là công cụ quản lý hữu hiệu
phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước. Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản sẽ giúp cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống,
đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải quyết công việc của cơ
quan mình.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước của địa phương có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động ban
hành văn bản hành chính được xem là một vấn đề quan trọng, được các cơ quan
hành chính đặc biệt quan tâm.
Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày
22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997.
Quận Cầu Giấy là một trong những quận thuộc vị trí trung tâm của thành phố
Hà Nội. Từ khi thành lập đến nay, Quận đã có những bước phát triển vượt bậc
và luôn là một trong những đơn vị đi đầu về mọi mặt chính trị, kinh tế, xã hội.
Trên thực tế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND quận Cầu Giấy ngày càng được quan tâm, hoàn thiện, như một công cụ
không thể thiếu, hữu ích, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh
tế, xã hội trên địa bàn quận. Bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác này
vẫn còn những hạn chế nhất định, chất lượng văn bản hành chính ban hành chưa
1
thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công cuộc cải cách hành chính, thực
hiện xây dựng chính quyền đô thị hiện đại. Chính vì vậy, cần tiếp tục phải có
phương hướng và giải pháp phù hợp để góp phần khắc phục những hạn chế còn
tồn tại đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác này nhất là trong
xu hướng xây dựng chính quyền điện tử hiện nay.
Vì vậy, tác giả quyết định thực hiện đề tài “Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” để làm
Khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Đóng góp của đề tài
Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm sáng tỏ hơn một số cơ sở lý luận chung
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, đặc biệt là nhóm văn
bản hành chính điện tử.
Ý nghĩa thực tiễn: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành
phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu có thể được các cơ quan hành chính quận Cầu
Giấy sử dụng để hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
đặc biệt là văn bản hành chính điện tử.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích, đánh giá đúng thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên
nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại.
Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Làm rõ một số vấn đề lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính, văn bản hành chính điện tử.
2
Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra
nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại.
Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận của đề tài là Công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Từ ngày 05/03/2020 đến thời điểm hiện tại (Tháng 4 năm
2021)
Về nội dung và không gian: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
7. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều công
trình nghiên cứu trước đó, đây cũng là chủ đề trong nhiều sách và giáo trình,
tạp chí, luận án, luận văn, nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, tiểu luận
của sinh viên. Tiêu biểu có thể kể đến một số công trình nghiên cứu sau:
1. Triệu Văn Cường. Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công
tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.
2. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
3. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2005), Giáo trình kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.
4. Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông
3
Vận tải, Hà Nội.
5. Nguyễn Thị Thu Vân (2007), Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước.
Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước
tháng 8/2007.
6. Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
UBND huyện Tây Hòa, tỉnh Phú Yên, Luận văn thạc sĩ quản lý công,
Học viện Hành chính Quốc gia.
7. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Nguyễn Thị Liên (2017), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực
tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính từ các yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở những mức độ và phạm vi khác nhau.
Những công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan
trọng trong quá trình làm khóa luận này.
Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và
toàn diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, trong đó có
nội dung về văn bản hành chính điện tử tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố
Hà Nội trong thời gian từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về Công tác văn thư có hiệu lực. Vì vậy việc nghiên cứu của khóa
luận này sẽ góp phần làm rõ và hoàn thiện hơn về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
8. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã dựa trên những phương pháp nhận
thức của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra, tôi còn vận
4
dụng các lý thuyết về hành chính học, xã hội học, tâm lý học,…
Phương pháp luận: Bài khóa luận được thực hiện dựa trên cơ sở phương
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin.
Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Phương pháp phân tích: nghiên cứu các tài liệu, lý luận về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ
phận để tìm hiểu sâu về công tác này.
Phương pháp tổng hợp: liên kết từng mặt, từng bộ phận của các thông tin
đã thu thập được trong quá trình phân tích để tạo ra một hệ thống lý thuyết về
công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Phương pháp phân loại: sắp xếp các tài liệu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản
chất, cùng một hướng phát triển.
Phương pháp hệ thống hóa: sắp xếp tài liệu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản thành một hệ thống trên cơ sở mô hình lý thuyết đầy đủ và chi
tiết.
Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Phương pháp quan sát: Quan sát bằng cách trực tiếp theo dõi công việc
và quá trình thực hiện các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND quận Cầu Giấy. Nhìn nhận được những gì đang diễn ra, khái quát được
thực tế và có những nhận định chung về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND quận. Quan sát sẽ giúp nắm được thực trạng và đánh giá một
cách trung thực nhất, chính xác nhất.
Phương pháp phỏng vấn đối tượng: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công
chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản để khai thác thông tin
về công tác này tại UBND quận Cầu Giấy.
5
Phương pháp so sánh: Đưa ra những sự so sánh giữa lý thuyết và thực
tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nhận xét sự giống và khác nhau,
nếu có khác nhau thì đã phù hợp với thực tiễn hay chưa và tại sao lại có sự khác
nhau như vậy.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp số liệu, tài liệu và các thông tin thu
thập được theo một trình tự phù hợp. Sau đó tiến hành đánh giá thực trạng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy.
9. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục chữ viết tắt, kết luận, phụ lục, danh mục
tài liệu tham khảo đề tài bao gồm 3 chương cụ thể như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Chương 3. Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy,
thành phố Hà Nội.
6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính
Khái niệm văn bản
Tùy theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa
ra những khái niệm khác nhau về văn bản:
Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ các
loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Dưới góc độ ngôn ngữ học:
Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang
tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một
số giao tiếp nào đó. [16;139]
Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống
nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng
viết. [23;15]
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn
bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. [26;45]
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 của Chính
Phủ thì: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. [1]
Như vậy, khái niệm “văn bản” được thể hiện dưới nhiều góc độ khác
nhau, tuy nhiên chưa có sự đồng nhất về cách diễn đạt cũng như nội hàm của
văn bản. Vì vậy, để thống nhất tôi xin đưa ra khái niệm về văn bản như sau:
Văn bản là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
7
chức, được truyền đạt bằng ký hiệu ngôn ngữ và được trình bày theo quy định
chung.
Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính nằm trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước do
chủ thể quản lý nhà nước ban hành được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
Hiện đang tồn tại nhiều khái niệm “văn bản hành chính” khác nhau, cụ
thể như sau:
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều
hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. [1]
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các
công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc,...của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn
bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công
điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi. [34; 149]
Văn bản hành chính hay văn bản quản lý nhà nước thông thường là loại
văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để
quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử
lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. [26; 66-67]
Từ những khái niệm trên và những nghiên cứu về văn bản hành chính,
có thể rút ra khái niệm về văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính là
văn không mang tính quy phạm pháp luật được hình thành trong quá trình chỉ
đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
các cơ quan, tổ chức.
8
1.1.2. Đặc điểm của VBHC
Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong
hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức tham
gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt
động hành chính, tức là các hoạt động quản lý bên trong, quản lý bên ngoài và
các thông tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống
văn bản hành chính. [33; 07]
Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý
mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển
xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên);
theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang
quyền.
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh
hẹp và ít đối tượng thị hành. Việc ban hành văn bản hành chính chủ yếu là để
điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ
quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những
vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch
thành công, văn bản đó coi như hết giá trị. Trong một số ít trường hợp, văn bản
hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều
đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ của cơ quan,
tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hóa công sở, quy chế công tác
văn thư,…). [33; 07]
Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản
cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, chính trị, xã hội.
9
1.1.3. Chức năng của VBHC
1.1.3.1. Chức năng thông tin
Văn bản hành chính cũng như mọi văn bản khác, đều được ban hành
nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên, chức năng thông tin là chức năng
vốn có của văn bản hành chính.
Trong hoạt động hành chính, cùng với xu hướng hiện đại hóa, các nhà
lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông
tin phục vụ cho hoạt động giao dịch (điện thoại, thư điện tử,v.v.) nhưng việc
truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan trọng hàng đầu. Bởi vì,
việc văn bản hóa thông tin không chỉ tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho
mọi đối tượng, nó còn là bằng chứng hiện hữu cho những thông tin, quyết định
quản lý của lãnh đạo.
Các thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng với những đặc điểm
riêng:
Thông tin quá khứ, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang
diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Thông tin tương lai, đó là các thông tin mang tính dự báo, cần thiết cho
lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương lai)
nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1.3.2. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trò là phương tiện
truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng
quản lý. Nhờ việc văn bản hóa thông tin, quyết định quản lý mà các lãnh đạo
có thể quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận
10
lợi trong phạm vi không gian và thời gian.
Cụ thể, thông qua các hình thức văn bản hành chính như quyết định cá
biệt, nghị quyết cá biệt, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền thực hiện được
việc ban hành mệnh lệnh, quyết định quản lý. Thông qua các hình thức văn bản
hành chính khác, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền có thể truyền đạt các
thông tin quản lý, điều hành hoặc thu thập, tổng hợp các thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Có thể nói, văn bản hành chính là một
công cụ vô cùng quan trọng, hữu ích đối với nhà quản lý và cơ quan có thẩm
quyền để thực hiện hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức.
1.1.3.3. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý nhà nước.
Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã hội, sự tồn tại và hoạt động của nó
là do nhà nước cho phép, cho nên, trong quá trình hoạt động, nếu các tổ chức
này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để quản lý nội bộ của mình, thì
tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho phép của nhà nước. Do đó, đối
với văn bản hành chính, khi đề cập đến chức năng pháp lý, cần đặt nó trong
phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng này được thể hiện
như sau:
Thứ nhất, văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành
viên trong nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động,
để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc
xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên của cơ quan trong từng lĩnh vực hoạt
động nhất định và thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế
văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, v.v.
Thứ hai, văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định
quản lý của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực
hiện như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ
11
luật, v.v. [33; 11]
1.1.3.4. Các chức năng khác
Ngoài các chức năng trên văn bản hành chính còn thực hiện một số các
chức năng khác như: chức năng văn hóa – xã hội, chức năng giao tiếp, chức
năng thống kê, chức kinh tế.
1.2. Phân loại văn bản hành chính
Căn cứ vào đặc điểm và mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính
thành hai loại, cụ thể như sau:
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang
tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với
một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, rõ ràng. Bao gồm: Nghị quyết cá biệt;
Quyết định cá biệt. [28; 31]
Các hình thức của văn bản hành chính cá biệt:
1) Nghị quyết cá biệt (NQ)
Nghị quyết cá biệt là văn bản thể hiện những kết luận của tập thể về vấn
đề đã được thảo luận thông qua trong cuộc họp của cơ quan, tổ chức (cuộc họp,
phiên họp, kỳ họp, hội nghị, hội thảo, đại hội,…) và được áp dụng một lần với
một hoặc một số đối tượng cụ thể.
2) Quyết định cá biệt (QĐ)
Quyết định cá biệt là văn bản do các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có
thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện đối
với một hoặc một số đối tượng cụ thể trong phạm vi quản lý của mình. Quyết
định cá biệt thường được áp dụng một lần, ít đối tượng thi hành, được ban hành
để giải quyết những sự việc cụ thể. Quyết định cá biệt gồm: Quyết định quy
12
định trực tiếp (quyết định nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật,…), Quyết định
quy định gián tiếp (quyết định ban hành kèm theo văn bản khác). [33;13]
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong
hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương,
quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi
chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính
thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và
công dân. [21; 31]
Đây là một hệ thống đa dạng, bao gồm các hình thức văn bản sau:
3) Chỉ thị (CT): Đây là văn bản do người đứng đầu các cơ quan, tổ chức
ban hành để chỉ đạo cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của họ nhằm giải quyết vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức.
4) Quy chế (QC): Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lí cho từng đối
tượng trong một lĩnh vực nhất định.
5) Quy định (QyĐ): Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các
nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực
công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ
thống.
6) Thông cáo (TC): Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết
định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền.
Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại
chúng. Trong đó có những thông cáo nhất là thông cáo phản ánh về hoạt động
13
đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thông tin cho cả thế giới
biết. Loại văn bản này thuộc thẩm quyền của một số cơ quan từ cấp Bộ trở lên,
các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Bộ Ngoại giao.
7) Thông báo (TB): Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt,
phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân về
tình hình công tác, quyết định về quản lí hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan
để thực hiện hay để biết.
8) Hướng dẫn (HD): Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để
giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp
trên.
9) Chương trình (CTr): Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình
bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một
thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
10) Kế hoạch (KH): Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định
phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm
vụ công tác của nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa
phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất
định theo niên hạn dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
11) Phương án (PA): Phương án là hình thức văn bản dùng để trình bày
dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh
nào đó.
12) Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế
hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó.
13) Dự án (DA): Dự án là loại văn bản dùng để trình bày các hoạt động
được sắp xếp một cách khoa học nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm
14
vi, ngân sách và thời gian nhất định.
14) Báo cáo (BC): Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình
lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình, sơ kết, tổng kết công tác.
15) Biên bản (BB): Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc
đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ kí xác nhận của những người có liên quan
hoặc người làm chứng.
Khác với các hình thức văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi
hành mà chủ yếu dùng làm chứng cứ chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng
đã xảy ra trong thực tế, đóng vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc
ra quyết định hoặc cho các nhận định và kết luận khác của người, cơ quan có
thẩm quyền.
16) Tờ trình (TTr): Tờ trình là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc
cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính sách, chế độ, đề án công
tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ,
chính sách...và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
17) Hợp đồng (HĐ): Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả
thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lí về quyền và nghĩa vụ của
mỗi bên.
18) Công văn: Công văn là hình thức văn bản không có tên loại được
dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào
các mục đích khác nhau như đề nghị, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn,
đôn đốc kiểm tra công việc.
19) Công điện (CĐ): Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin
hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền
trong trường hợp cần kíp. Trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt quyết
15
định mới, hoặc sửa đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công
điện cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm
thi hành.
20) Bản ghi nhớ (BGN): Bản ghi nhớ là loại văn bản dùng để ghi lại
những nội dung đã thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và hữu nghị, thường được
sử dụng trong lĩnh vực ngoại giao.
21) Bản thỏa thuận (BTT): Bản thỏa thuận là loại văn bản dùng để mô tả
đầy đủ các hoạt động và các tiêu chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện
trong công việc.
22) Giấy uỷ quyền (GUQ): Giấy uỷ quyền là hình thức văn bản dùng để
ghi nhận sự thỏa thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo
pháp luật) và người được ủy quyền. Theo đó người được ủy quyền thực hiện
quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện thep pháp
luật).
23) Giấy mời (GM): Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ
quan khác hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải
quyết một vấn đề có liên quan.
24) Giấy giới thiệu (GGT): Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho
cán bộ, công chức, viên chức cơ quan khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác
để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc riêng.
25) Giấy nghỉ phép (GNP): Giấy nghỉ phép là văn bản dùng để cấp cho
cá nhân trong cơ quan, tổ chức được nghỉ phép theo quy định của pháp luật
hoặc theo quy định của các cơ quan, tổ chức.
26) Phiếu gửi (PG): Phiếu gửi là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi
(công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho cơ quan gửi. Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi.
16
27) Phiếu báo (PB): Phiếu báo là hình thức văn bản được sử dụng để báo
cho cơ quan hoặc cá nhân gửi văn bản (hồ sơ, đơn thư) tiếp tục bổ sung hồ sơ
theo quy định.
28) Phiếu chuyển (PC): Phiếu chuyển là loại văn bản dùng để chuyển hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục
giải quyết.
29) Thư công: Thư công là loại văn bản mà các cơ quan, tổ chức dùng
để thực hiện các giao tiếp xã hội như: thư chúc mừng, thư chia buồn, thư cảm
ơn. [33; 13]
1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.3.1. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là công tác mang tính thường
xuyên, diễn ra hàng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Khái niệm công tác soạn
thảo và ban hành VBHC có thể được trình bày như sau: Công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính là việc vận dụng những kiến thức, kỹ năng và các
quy định có liên quan để văn bản được soạn thảo và ban hành có hiệu lực pháp
lý, nhằm giúp cơ quan, tổ chức điều hành, quản lý xã hội có hiệu quả.
1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính
1.3.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản được hiểu là mỗi cơ quan,
tổ chức, cá nhân phải căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để ban
hành loại văn bản được quy định. Có thể nói, các cơ quan tổ chức có tư cách
pháp nhân đều có thẩm quyền ban hành hầu hết tất cả các loại văn bản hành
chính trong 29 hình thức văn bản hành chính (Đã được trình bày ở phần 1.2 của
bài khóa luận này) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, mục đích hoạt động của
mình. Ngoài ra, có trường hợp cá nhân người dân cũng có thể soạn thảo một số
17
loại văn bản hành chính phục vụ mục đích nhất định của mình trong đời sống,
công việc.
Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, mỗi cơ quan, tổ chức được phép ban hành văn bản để giải quyết những
vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nói
cách khác, nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân ban hành văn bản hành chính.
1.3.2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ quy định
theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác
văn thư. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các
thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn
bản nhất định. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và thời gian ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận.
Ngoài các thành phần trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành
phần khác như:
18
Phụ lục;
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện
thoại; số Fax.
1.3.2.3. Yêu cầu về nội dung văn bản hành chính
Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính phải được đảm bảo, thể
hiện ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, nội dung văn bản dù dài hay ngắn cũng phải làm rõ được mục
đích ban hành, tức là làm sáng tỏ vấn đề đã đưa ra trong trích yếu nội dung của
văn bản. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung và mục đích ban hành văn bản. Nội dung văn bản
cần phải chính xác, rõ ràng sẽ giúp làm sáng tỏ phần trích yếu nội udng của văn
bản.
Thứ hai, nội dung văn bản phải hợp pháp: Điều này được thể hiện ở chỗ,
nội dung ban hành không được trái với hiến pháp và pháp luật, các quy định
của cấp trên cũng như các quy định do chính cơ quan, tổ chức ban hành trước
đó có liên quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn thảo.
Thứ ba, nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản: Yêu cầu
này đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải nắm được đặc điểm, công dụng của
mỗi hình thức văn bản hành chính để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp với
từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức banh
hành văn bản.
Thứ tư, nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chính
xác.
19
1.3.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính
1) Yêu cầu về từ ngữ
“Từ là đơn vị ngôn ngữ nhỏ nhất có nghĩa hoàn chỉnh và cấu tạo ổn định,
dùng để đặt câu; ngữ là đơn vị ngữ pháp ở bậc trung gian giữa từ và câu”. [24]
Văn bản hành chính là tiếng nói chính thức của các cơ quan, tổ chức, do
đó, để vừa đảm bảo sự chuẩn mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hóa thông
tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo, thì cần phải đáp ứng các yêu cầu
về việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính như sau:
Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác: Tức là việc dùng từ ngữ phải
tuân thủ quy tắc tiếng Việt, gồm có: Chuẩn về chính tả và chuẩn về nghĩa.
Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa: Sử dụng từ ngữ đơn nghĩa trong
văn bản hành chính có nghĩa là sử dụng những từ ngữ dùng chung cho mọi đối
tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng long hoặc những từ ngữ dễ phát sinh
nhiều cách hiều khác nhau.
Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán: Sử dụng từ ngữ nhất quán trong
văn bản hành chính là khi sử dụng một từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm
đối tượng được nói đến trong văn bản thì phải được chú thích lần đầu và sử
dụng từ ngữ đó xuyên suốt nội dung văn bản.
2) Yêu cầu về câu
“Câu là đơn vị cơ bản của lời nói do từ tạo thành, có một ngữ điệu nhất
định và diễn đạt một ý trọn vẹn”. [24]
Một số yêu cầu cần chú ý khi sử dụng câu trong văn bản hành chính là:
Thứ nhất, lựa chọn và sử dụng loại câu:
Không sử dụng câu khuyết khi diễn đạt nội dụng văn bản, nếu không,
việc truyền đạt thông tin sẽ bị dán đoạn, thiếu chính xác. Chỉ sử dụng câu khuyết
trong trường hợp đặt tiêu đề cho các nội dung văn bản hoặc trong lời chào đã
20
được mẫu hóa.
Sử dụng câu trần thuật (câu đơn, câu phức, câu chủ động, câu bị động)
để truyền đạt thông tin một cách dứt khoát, mạch lạc. Trong trường hợp cần ra
mệnh lệnh (câu cảm thán) hoặc khai thác thông tin (câu hỏi) từ cơ quan, tổ chức
khi thực hiện giao dịch bằng văn bản, người soạn thảo cần diễn đạt nội dung đó
dưới dạng câu trần thuật.
Thứ hai, sử dụng câu đúng về cấu tạo (ngữ pháp) và đúng về nghĩa: là
việc dùng câu phải đảm bảo hai thành phần chính là chủ ngữ và vị ngữ. Việc
đó sẽ giúp cho giao dịch hoặc truyền đạt thông tin được đầy đủ, chính xác và
trọn vẹn về nội dung. Sử dụng câu đúng về nghĩa, tức là nội dung diễn đạt trong
câu phải phản ánh trung thực, đúng với tình hình thực tế, đúng với bản chất của
đối tượng.
Thứ ba, diễn đạt câu phải ngắn gọn, mạch lạc, lô gíc: Để làm được điều
này, một số vấn đề cần chú ý khi soạn thảo văn bản hành chính là:
Tránh việc lặp từ: Trong một câu văn hoặc một đoạn văn ngắn, nếu có từ
ngữ được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, thì lần đầu được sử dụng đầy đủ,
chính xác, những lần sau nên sử dụng danh từ chỉ thể loại để thay thế nó.
Sử dụng đúng các dấu câu khi phân chia các ý cần diễn đạt nhằm giúp
cho người đọc dễ lĩnh hội thông tin.
Các ý trong câu, các câu trong đoạn cần được diễn đạt có sự liên kết với
nhau theo trật tự nhất định, tránh ngắt xuống dòng một cách tùy tiện để đảm
bảo sự lô gíc của vấn đề cần diễn đạt trong nội dung văn bản.
1.3.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về
công tác văn thư, có quy định một số nội dung cần thực hiện của cá nhân, đơn
vị bộ phận được giao soạn thảo văn bản hành chính và qua quá trình nghiên
21
cứu về hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của cơ quan, tổ
chức, có thể khái quát quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính như
sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Xác định tên loại văn bản: Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản để
giao dịch, để thông tin về những vấn đề có liên quan hay mời họp,… mà người
soạn thảo sẽ xác định loại văn bản phù hợp (Giấy mời, Quyết định, Công
văn,…)
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo: Khi đã xác định rõ được tên loại văn bản, người soạn thảo sẽ dễ dàng
xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung
của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn
thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản.
Thu thập, xử lý thông tin: Đối với những văn bản đơn giản, ít đối tượng
thi hành, có thể chỉ cần xử lý thông tin của văn bản đã nhận được trước đó. Tuy
nhiên, đối với những văn bản có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều bộ
phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (Ví dụ: Quy chế hoạt động của cơ quan,
tổ chức) có thể sẽ phải thu thập nhiều văn bản, tài liệu có liên quan (văn bản
pháp luận của Nhà nước, văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên, văn bản của
chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà văn bản
dự định soạn thảo đề cập); sau đó tổng hợp và mã hóa các văn bản, tài liệu thu
thập được để lựa chọn nội dung phù hợp cho văn bản sắp soạn thảo.
Xây dựng đề cương: Đề cương văn bản là bản khái quát những nội dung
chính được trình bày trong văn bản, việc xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp
cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Xây dựng đề cương là việc thu thập các
căn cứ pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương
pháp khác nhau; Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết.
22
Viết bản thảo: Viết bản thảo văn bản là làm cho những ý chính trong đề
cương được lần lượt thể hiện trong các câu văn, đoạn văn tạo thành mối liên
kết chặt chẽ và logic với nhau. [26; tr.172]
Căn cứ đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn
thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày văn bản.
Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung
phức tạp thì có thể đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
Trường hợp người soạn thảo là cá nhân được thủ trưởng cơ quan, tổ chức
trực tiếp phân công: Trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức thông qua bộ phận hành
chính. Khi bộ phận hành chính duyết xong, dự thảo sẽ được trình trình lên thủ
trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản và sẽ được duyệt lần
cuối trước khi ký.
Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận được
giao chủ trì soạn thảo phân công: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn thảo duyệt.
Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ trưởng hoặc
người được thủ trưởng phân công ký văn bản thông qua bộ phận hành chính
theo trình tự như trên.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ
sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung
văn bản. Thông thường người thực hiện kiểm tra nội dung văn bản sẽ thực hiện
23
ký nháy vào chữ cuối cùng nội dung văn bản sau dấu (./.).
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Người thực hiện
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thường ký nháy vào cuối nơi nhận.
Bước 4. Ký ban hành văn bản
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp
cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay
cấp trưởng.
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy
quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của
mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được
ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người
khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu
hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị
thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa
lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy
24
định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan,
tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do
mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không
dùng các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
1.3.2.6. Yêu cầu tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành
chính
Để văn bản hành chính được soạn thảo một cách có hiệu quả thì cần phải
có những yêu cầu tiêu chuẩn nhất định đối với người soạn thảo VBHC, cụ thể
như sau:
Yêu cầu về kiến thức: Người soạn thảo phải hiểu được đặc điểm, công
dụng, thẩm quyền ban hành và các trường hợp sử dụng đối với mỗi hình thức
văn bản hành chính. Có như vậy, người soạn thảo mới có thể xác định được
một cách nhanh chóng, chính xác tên loại văn bản trong mỗi tình huống quản
lý cụ thể để soạn thảo. [26; 35]
Yêu cầu về kỹ năng: Người soạn thảo phải có những kỹ năng cần thiết để
soạn thảo văn bản, đảm bảo vừa chuẩn về hình thức, hợp lý trong cách bố cụ
nội dung và cách diễn đạt: kỹ năng trình bày thể thức, kỹ năng sử dụng các
trang thiết bị văn phòng, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản,…
Người soạn thảo cũng cần phải nắm được các quy định của Nhà nước,
của cấp trên và của chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó về những vấn đề
liên quan đến nội dung văn bản dự định soạn thảo, đồng thời, phải biết vận
dụng những quy định đó vào quá trình soạn thảo để nội dung văn bản được soạn
25
thảo không bị mâu thuẫn, chồng chéo.
Về Phẩm chất: Người soạn thảo phải có những phẩm chất cần thiết như khả
năng giữ bí mật; khả năng lập kế hoạch; khả năng tự học hỏi, nghiên cứu. Những
phẩm chất này không chỉ giúp người soạn thảo thực hiện công việc tốt hơn mà còn
góp phần nâng cao giá trị bản thân và vị trí nghề nghiệp của bản thân.
Như vậy, trong quá trình soạn thảo VBHC người soạn thảo cần phải có sự
kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và vận dụng được các quy định có liên
quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn thảo đề cập để văn bản hành
chính được soạn thảo và ban hành có hiệu lực thi hành trong thực tiễn.
1.4. Khái quát một số vấn đề về văn bản hành chính điện tử
1.4.1. Một số khái niệm
Cùng với sự phát triển của Chính phủ điện tử và nền hành chính, quản lý
thời đại công nghệ 4.0, hiện nay văn bản điện tử nói chung, văn bản hành chính
được số hóa dưới dạng văn bản điện tử đang dần trở thành xu hướng trong nền
quản lý hiện đại mà các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nhà nước ngày càng quan
tâm. Và nhà nước ta đã ban hành những quy định về vấn đề này.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định
dạng theo quy định. [1]
Số hóa văn bản có thể được hiểu là văn bản được quét (scan) từ văn bản
giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung
của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể được đưa lên Hệ thống của cơ quan,
tổ chức và gửi cho các phòng ban, cũng như các cơ quan, tổ chức khác thay cho
văn bản giấy.
“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng
với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
26
quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). [1]
1.4.2. Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy
Văn bản điển tử có nhiều ưu điểm nổi chội hơn so với văn bản giấy, cụ
thể như:
Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây là ưu điểm
vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng
Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi
toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề
khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với
sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp
nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng: với tài liệu truyền thống
trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức
(thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) trong khi đó việc soạn thảo
văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh
chóng. Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý
cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối
tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn
của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc
với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần
lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và
tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động
và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
Trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị, khi văn bản điện tử được đưa
lên hệ thống các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một
môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công
27
việc Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn
bản.
Quá trình xử lý văn bản điện tử nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ
thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ
thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra
tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng
văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng
thất lạc văn bản hơn đối với tài liệu giấy
Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy
đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn
thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc
điện tử rộng khắp.
Như vậy, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng văn bản điện tử có rất
nhiều những ưu thế nổi trội hơn hẳn so với văn bản giấy và trong thời kỳ cách
mạng Công nghệ 4.0 như hiện nay thì việc ứng dụng, phát triển văn bản điện
tử sẽ trở thành một xu thế tất yếu và là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng
chính phủ điện tử.
1.4.3. Các yêu cầu đối với văn bản hành chính điện tử
Ngoài những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
nói chung đã trình bày ở trên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính điện tử cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
1.4.3.1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật
Trục liên thông văn bản quốc gia được kết nối, liên thông với hệ thống
quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương qua Mạng truyền
số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước (Mạng truyền số liệu
chuyên dùng cấp II).
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương
28
phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
1.4.3.2. Bảo đảm an toàn thông tin
Chủ quản Trục liên thông văn bản quốc gia, chủ quản hệ thống quản lý
văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải xác định, phê duyệt
cấp độ và tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ
cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.
Việc kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ,
ngành địa phương với Trục liên thông văn bản quốc gia phải được mã hóa, xác
thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về
ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo quy định của Bộ
Thông tin và Truyền thông.
1.4.3.3. Yêu cầu về nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu
Trước khi tiến hành số hóa tài liệu cần chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng
cho người đảm nhiệm công tác soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức giúp họ
có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu
được số hóa có chất lượng và quản trị tài nguyên thông tin số từ nhà cung cấp
thiết bị và công nghệ.
29
TIỂU KẾT CHƯƠNG I
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận chung về “Công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính” bao gồm một số khái niệm liên quan đến văn
bản, văn bản hành chính cùng với đặc điểm, chức năng, phân loại văn bản hành
chính; khái niệm về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cùng
những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; bên cạnh
đó là một số khái niệm, ưu điểm và các yêu cầu đối với văn bản hành chính
điện tử. Việc tìm hiểu những những vấn đề cơ bản này tạo tiền đề giúp tác giả
thu thập dữ liệu cũng như khảo sát tình hình thực tế đem lại tính khả thi cho đề
tài, làm cơ sở để nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội ở chương tiếp theo.
30
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về UBND quận Cầu Giấy
Hình 1. Cổng chính của UBND quận Cầu Giấy
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy.
Địa chỉ: Số 36 đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Số điện thoại: (+84) 243 8332680; Fax: (+84) 243 8336329
Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày
22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997.
Quận Cầu Giấy là một trong những quận thuộc vị trí trung tâm của thành phố
Hà Nội.
Bộ máy hành chính Nhà nước của Quận hiện nay có 8 đơn vị hành chính
cấp phường trực thuộc: phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa
31
Đô, phường Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên
Hòa, phường Dịch Vọng Hậu.
2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015
và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ
chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi
tiết, hướng dẫn thi hành, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy có nhiệm vụ, quyền
hạn cụ thể như sau:
• Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận quyết định các nội dung:
Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
Hội đồng nhân dân quận.
Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm
của quận trước khi trình Ủy ban nhân dân thành phố trực thuộc trung ương phê
duyệt.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân
sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa
bàn quận trong phạm vi được phân quyền.
Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước
cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ
quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa
phương ở quận.
Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân quận.
• Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
32
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.
• Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào
tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,
chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã
hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo
quy định của pháp luật.
• Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
• Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu Giấy được thực hiện theo đúng quy
định Nhà nước. Cụ thể như sau:
Lãnh đạo UBND quận gồm 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và các Ủy viên:
Chủ tịch UBND quận - ông Bùi Tuấn Anh là người đứng đầu UBND
quận, có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của
Pháp luật và điều hành mọi công việc của UBND quận, cùng với tập thể UBND
quận chịu trách nhiệm trước UBND thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND
quận về quản lý Nhà nước trên địa bàn quận; lãnh đạo điều hành, quản lý toàn
diện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận.
03 Phó Chủ tịch quận là: ông Trần Việt Hà, ông Trần Đình Cường và bà
Trịnh Thị Dung giúp Chủ tịch UBND quận chỉ đạo một số mặt công tác được
giao và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận, trước pháp luật về các
nhiệm vụ được phân công. Khi Chủ tịch UBND quận vắng mặt, một phó Chủ
tịch UBND quận được Chủ tịch UBND quận ủy nhiệm điều hành các hoạt động
của UBND quận.
Có 12 cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận:
33
Văn phòng HĐND – UBND;
Thanh tra Quận;
Phòng Nội vụ;
Phòng Tài chính – Kế hoạch;
Phòng Kinh tế;
Phòng Văn hóa và thông tin;
Phòng Tư pháp;
Phòng Lao động – Thương binh và xã hội;
Phòng Giáo dục và Đào tạo;
Phòng Y tế;
Phòng Tài nguyên và môi trường;
Phòng Quản lý đô thị;
[Xem phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Cầu Giấy]
2.2. Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của
UBND quận Cầu Giấy
2.2.1. Cơ sở pháp lý chung
Cơ sở pháp lý chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính là những văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, quy định về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính mà UBND quận Cầu Giấy cũng
phải tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản. Có thể kể đến những văn bản
sau:
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết,
hướng dẫn thi hành. Các văn bản này có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và
34
cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương cấp quận. Theo đó UBND quận
Cầu Giấy sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà ban hành nội dung
văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng phù hợp theo thẩm quyền Luật
định.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Theo Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: Nghị định này quy định về công tác
văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy
định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Theo Khoản 1 Điều 2. Đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối
với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.
Như vậy, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND
quận Cầu Giấy thuộc phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP.
Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành
phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý
văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Theo đó,
khi thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử, UBND
quận Cầu Giấy cần phải thực hiện theo quy định của văn bản này.
Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà
Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Theo đó, UBND quận Cầu Giấy
phải căn cứ Kế hoạch này, triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu
trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan; Đưa nội dung thực hiện các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức
độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi
đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
35
Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ thành
phố Hà Nội về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, nhằm đảm bảo việc
thực hiện công tác văn thư tại các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các
Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND Thành phố Hà Nội, UBND
các quận, huyện, thị xã theo quy định mới được đồng bộ, kịp thời, đúng quy
định. Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện một số nội dung
chính về: Tổ chức quán triệt, triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Sửa đổi
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Một số nội dung cần thực hiện khi dự thảo
văn bản, ban hành văn bản, tiếp nhận văn bản; Một số điểm cần lưu ý.
2.2.2. Cơ sở pháp lý riêng
Theo tác giả, cơ sở pháp lý riêng về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính là những văn bản của cơ quan, tổ chức quy định về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, được áp dụng trong nội bộ cơ quan,
tổ chức.
Qua quá trình khảo sát thực tế, cho thấy UBND quận Cầu Giấy chưa xây
dựng văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng
riêng cho UBND quận. Việc thực hiện công tác này còn dựa trên những quy
định chung của các cơ quan cấp trên.
2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND
quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về nội dung trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại UBND quận Cầu Giấy dựa trên căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn được quy định
tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết,
36
hướng dẫn thi hành.
Thẩm quyền về hình thức trong soạn thảo và ban hành VBHC của UBND
quận Cầu Giấy thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, gồm có 29 loại văn bản
hành chính. Cụ thể, UBND quận Cầu Giấy được phép ban hành tất cả các loại
văn bản hành chính theo quy định, tuy nhiên, việc khảo sát mang tính khách
quan nên bài nghiên cứu chỉ tập trung vào vệc nghiên cứu các loại văn bản hành
chính được ban hành với số lượng lớn tại UBND quận Cầu Giấy. Cụ thể dưới
đây là bảng thống kê số lượng một số loại văn bản đã được ban hành tại UBND
quận Cầu Giấy trong năm 2020:
Tên loại Tên Số STT Tỷ trọng văn bản viết tắt lượng
Quyết định 1 QĐ 3.598 58,54% (cá biệt)
2 Chỉ thị CT 78 1,27%
Thông báo Kế hoạch Báo cáo Giấy mời Tờ trình Công văn TB KH BC GM TTr
3 4 5 6 7 8 Tổng số văn bản đã ban hành 301 245 181 258 83 1.402 6146 4,90% 3,99% 2,95% 4,20% 1,35% 22,81% 100%
Bảng 1. Bảng thống kê Số lượng những loại VBHC được ban hành
nhiều trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy (Nguồn: số liệu được cung
cấp bởi phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan)
37
Quyết định (cá biệt)
Biểu đồ 1. Số lượng những loại VBHC được ban hành nhiều trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy
22,81%
Chỉ thị
Thông báo
1,35%
Kế hoạch
4,20%
Báo cáo
58,54%
2,95%
Giấy mời
Tờ trình
3,99%
Công văn
4,90%
1,27%
Từ bảng thống kê và biểu đồ trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng tỷ
trọng các loại văn bản đã ban hành trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy
là không đồng đều. Loại văn bản chiếm tỷ trọng nhiều nhất là Quyết định (cá
biệt) với 58,54% tương đương 3598 văn bản, văn bản chiếm tỷ trọng nhiều thứ
hai là Công văn với 22,81% tương đương 1402 văn bản, gần bằng một nửa của
Quyết định (cá biệt). Trong khi đó Chỉ thị là loại văn bản chiến tỷ trọng ít nhất
với 1, 27% tương đương 78 văn bản, tiếp theo là Tờ trình với 1,35% tương
đương 83 văn bản. Tức là loại văn bản được ban hành nhiều nhất (Quyết định
cá biệt) chiếm tỷ trọng gấp 46 lần so với loại văn bản được ban hành ít nhất
(Chỉ thị).
Như vậy có thể nhận định rằng sự chênh lệch về số lượng giữa các loại
văn bản đã được ban hành trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy là rất lớn
và có sự chênh lệch rõ nét về số lượng các loại văn bản hành chính theo yêu
cầu công việc.
38
Điều này càng đòi hỏi việc nâng cao chất lượng công tác công tác soạn
thảo và ban hành văn bản đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm đáp ứng tốt hơn
nữa yêu cầu công việc đặt ra của cơ quan và nhu cầu phát triển của xã hội.
2.3.2. Thể thức văn bản hành chính
Thể thức văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy luôn được thực
hiện theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Theo đó, khi soạn thảo và ban hành văn bản thì thể thức văn bản hành
chính của UBND quận Cầu Giấy đều trình bày các thành phần chính như sau:
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía
trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc
hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối
(-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
UBND quận Cầu Giấy thuộc UBND các cấp, không có tên cơ quan chủ
quản. Tên cơ quan được ghi đầy đủ “ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU
GIẤY”.
Tên cơ quan được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu
chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3
đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản
39
Số của văn bản là số thứ tự văn bản do UBND quận Cầu Giấy ban hành
trong một năm được đăng ký tại Văn thư UBND quận Cầu Giấy theo quy định,
số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định
và chữ viết tắt tên cơ quan “UBND”. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ
viết tắt tên cơ quan, và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải
quyết.
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan (dưới “ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY”). Từ “Số” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những
số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có
dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch
nối (-), không cách chữ.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
nơi UBND quận Cầu Giấy đóng trụ sở, đó là: Cầu Giấy.
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Thời gian ban hành văn bản được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm
dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
được ghi thêm số 0 phía trước.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, thể hiện bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh được viết hoa; sau địa danh
có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với
Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
40
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan. Trích yếu nội
dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều
ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới
tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng
chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày sau chữ
“V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
e) Nội dung văn bản
Bố cục nội dung của văn bản được UBND quận Cầu Giấy trình bày hợp
lý, khoa học theo đúng quy định.
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả
hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi
vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng
cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền
trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện
tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký được UBND quận thực hiện theo đúng
41
quy định, cụ thể như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước
tên cơ quan, cụ thể “TM. ỦY BAN NHÂN DÂN”.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.”
vào trước chức vụ của thủ trưởng cơ quan, cụ thể “Q. CHỦ TỊCH”.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ
viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được
giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay thủ trưởng,
cụ thể “KT. CHỦ TỊCH”.
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức
vụ của thủ trưởng cơ quan, cụ thể “TL. CHỦ TỊCH”.
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước
chức vụ của thủ trưởng cơ quan, cụ thể “TUQ. CHỦ TỊCH”.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký
văn bản trong cơ quan.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn của cơ quan ban hành
là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn của cơ quan.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của
người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và
các danh hiệu danh dự khác.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký
của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable
Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký
và họ tên người ký.
Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và
quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
42
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ
của người ký.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của UBND quận là hình ảnh dấu của cơ quan
trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
(.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có
thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của UBND quận trên văn bản kèm theo văn bản chính được
thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử,
Văn thư UBDN quận chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên
văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử,
Văn thư UBND quận thực hiện ký số của cơ quan trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông
chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
i) Nơi nhận
Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra,
giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
Đối với Tờ trình, Báo cáo và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp
43
theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn
bản.
Đối với những văn bản hành chính khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi
nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Nơi nhận của văn bản có 02 loại, được trình bày cụ thể như sau:
Phần nơi nhận của Tờ trình, Báo cáo và Công văn: Từ “Kính gửi” và tên
các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm
(:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính
gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng;
trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống
dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá
nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối
dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu
dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với các loại văn bản: Từ “Nơi nhận”
được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức
vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ
đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ
chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có
gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng
bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu
phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng
bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
Một số thành phần thể thức khác
44
a) Phụ lục
Trường hợp văn bản của UBND quận có Phụ lục kèm theo thì trong văn
bản có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục
được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ
lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao
gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía
dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng,
cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo
văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm
....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không điền
thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư
UBND quận Cầu Giấy chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số
lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn
thư UBND quận thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm
theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
Hình ảnh chữ ký số của UBND quận: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông
45
chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
Dấu chỉ độ mật: Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối
mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước
được UBND quận Cầu Giấy thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các
độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc
sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật
được đóng vào vị trí bên trái, ngay phía trên nội dung của văn bản; dấu tài liệu
thu hồi được đóng vào vị trí phía trên, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Dấu chỉ mức độ khẩn:
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức
độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức
sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước
30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”,
“THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times
New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong
khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào vị trí bên
trái, ngay phía trên phần nội dung văn bản. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn
dùng màu đỏ tươi.
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Đối với những văn bản có phạm vi,
đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như
“XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi
lưu hành trình bày tại vị trí phía trên, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ,
46
trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa,
phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành: được
trình bày tại phần cuối cùng của phần nơi nhận, ký hiệu bằng chữ in hoa, số
lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số
điện thoại; số Fax: Các thành phần này được trình bày tại vị trí góc dưới cùng,
chính giữa của văn bản và ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết
chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
47
Hình 2: Mẫu văn bản mô tả vị trí
các thành phần chính của thể thức văn bản
48
Vị trí trình bày các thành phần thể thức:
Thành phần chính của thể thức văn bản
Ô số 1 2 3 4 5a 5b 6 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b : Quốc hiệu và Tiêu ngữ : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản : Số, ký hiệu của văn bản : Địa danh và thời gian ban hành văn bản : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản : Trích yếu nội dung công văn : Nội dung văn bản : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức : Nơi nhận
Theo Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày 14/12/2020 của Sở Nội vụ thành
phố Hà Nội về Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và phương
hướng nhiệm vụ công tác năm 2021, đánh giá rằng: “Soạn thảo và ban hành
văn bản: các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà
nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ”.
Trải qua quá trình khảo sát thực tế, tôi cũng nhận thấy rằng UBND
quận Cầu Giấy đã thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của Nhà nước về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về công tác văn thư.
2.3.3. Nội dung văn bản hành chính
Qua khảo sát, tôi thấy hầu hết các văn bản hành chính của UBND quận
Cầu Giấy đều đảm bảo được yêu cầu về nội dung. Chất lượng văn bản ngày
càng được nâng cao, ngày càng khắc phục tình trạng văn bản hành chính không
đúng thẩm quyền, không đảm bảo tính thống nhất như: trái nội dung của văn
49
bản cấp trên ban hành; chồng chéo, mâu thuẫn với văn bản khác do chủ thể
cùng cấp ban hành. Nội dung của văn bản hành chính ngày càng phù hợp với
điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, kế thừa truyền thống, tập quán tốt đẹp
của dân tộc, hạn chế ý muốn chủ quan, duy ý chí nhằm giải quyết các vấn đề
bức xúc đối với đời sống của nhân dân trên địa bàn quận. Nó không chỉ là
những quy tắc xử sự mang tính áp đặt từ bên trên mà đã bắt nguồn từ cuộc sống.
Tình trạng văn bản hành chính không phù hợp với tình hình xã hội của quận
cũng giảm đáng kể.
Văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy ban hành đã xác định rõ
mục tiêu, nhiệm vụ, căn cứ vào đặc điểm tình hình kinh tế - xã hội của từng đối
tượng, vị trí để đưa ra các chương trình hành động cụ thể, có quy định rõ chế
độ khen thưởng, kỷ luật, nêu rõ trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong
quá trình thực thi công vụ.
Luôn luôn cập nhật và áp dụng những thông tin mới trong việc xây dựng
và ban hành văn bản hành chính đảm bảo sự phù hợp về nội dung của văn bản
với tình hình trên địa bàn quận.
Hệ thống văn bản hành chính do UBND quận Cầu Giấy ban hành đã
được đa số người dân trên địa bàn quận Cầu Giấy thực hiện nghiêm túc, trên
thực tế các văn bản này đã phát huy được tác dụng trong thực hiện nhiệm vụ
quản lý tại UBND quận Cầu Giấy. Điều này góp phần không nhỏ thúc đẩy kinh
tế - xã hội phát triển, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân.
2.3.4. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính
Trong các phong cách ngôn ngữ Tiếng Việt thì ngôn ngữ trong văn bản
quản lý hành chính Nhà nước thuộc phong cách hành chính – công vụ. Vì vậy
việc lựa chon ngôn ngữ để soạn thảo văn bản hành chính bắt buộc phải tuân
theo những chuẩn mực của phong cách hành chính – công vụ. Việc lựa chọn,
sử dụng ngôn ngữ đúng phong cách là một trong những yếu tố đánh giá chất
50
lượng của văn bản hành chính nhà nước được ban hành. Nó cũng thể hiện tầm
vóc, uy tín của chủ thể ban hành văn bản và sự tôn trọng các chủ thể thi hành
văn bản quản lý hành chính Nhà nước. Do đó, khi soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, cá nhân hoặc bộ phận thực hiện soạn
thảo văn bản luôn chú ý tới những đặc trưng của ngôn ngữ thuộc phong cách
hành chính - công vụ đó là:
Tính chính xác: nhìn chung, các văn bản được ban hành của UBND quận
Cầu Giấy đều thỏa mãn yêu cầu diễn đạt nội dung chính xác, không chung
chung, khó hiểu; Cách dùng từ ngữ chính xác, nhất quán và đơn nghĩa, có sự
phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa, các từ hán việt có yếu tố đồng nhất; sử
dụng từ ngữ đúng chính tả; Sử dụng câu chính xác, ngắn gọn và logic.
Tính khuôn mẫu:
Tính khuôn mẫu ở phương diện cấu trúc của văn bản hành chính: Văn
bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy được soạn thảo theo thể thức quy
định của Nhà nước. Văn bản hành chính được soạn thảo đúng thể thức là một
trong những yếu tố quyết định tính hiệu lực của văn bản. Hiện nay, mỗi văn
bản hành chính đều có 9 thành phần thể thức chính theo quy định của Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể gồm: (1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ; (2)
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; (3) Số, ký hiệu của văn bản; (4) Địa
danh và thời gian ban hành văn bản; (5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
(6) Nội dung văn bản; (7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
(8) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; (9) Nơi nhận. Ngoài ra, một số văn
bản có thể bổ sung các thành phần khác như: phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện
tử; số điện thoại; số Fax.
Tính khuôn mẫu ở phương diện từ ngữ: Trong văn bản hành chính của
51
UBND quận Cầu Giấy, có những từ ngữ và cấu trúc câu được lặp lại nhiều lần
ở những vị trí nhất định trong văn bản. Sử dụng các thuật ngữ hành chính như:
tên tổ chức, cơ quan, tên người theo chức trách, tên các văn bản hành chính… là
các khuôn mẫu về từ ngữ. Những khuôn mẫu về từ ngôn ngữ hành chính này
được dùng để đưa ra các căn cứ pháp lí và thực tế ở phần mở đầu của nội dung
văn bản như: căn cứ …, xét đề nghị … ; để liên kết các phần của văn bản như để
tiếp tục giải quyết …, về vấn đề trên …; để trình bày nguyện vọng như kính đề
nghị … xem xét, giải quyết, mong … quan tâm, giải quyết; để kết thúc nội dung
văn bản như xin trân trọng cảm ơn, xin báo cáo để … cho ý kiến giải quyết, chịu
trách nhiệm thi hành …
Tính khách quan: văn bản hành chính phải thể hiện được ý chí của Nhà
nước một cách tối đa, giảm yếu tố cá nhân một cách tối thiểu. Không sử dụng
các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất. Đồng thời không sử dụng câu và từ ngữ
mang sắc thái biểu cảm, các hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ của phong cách văn
chương.
Trong mỗi văn bản hành chính được UBND quận Cầu Giấy ban hành,
khi đưa ra vấn đề, giải quyết vấn đề nào đó đều được dựa trên căn cứ pháp lí là
các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính có tính quy định,
quyết định của cơ quan cấp trên.
Tính trang trọng, lịch sự: ngôn từ trong văn bản phù hợp với hoàn cảnh
giao tiếp công vụ, có tính nghi thức, có sự phân biệt thứ bậc hành chính giữa
cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, cơ quan ngoài hệ thống và với công dân.
Người soạn thảo văn bản hành chính không được dùng ngôn từ cảm thán, các
danh từ chỉ quan hệ thân tộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân.
Tính phổ thông đại chúng: văn bản hành chính của UBND quận Cầu
Giấy luôn cố gắng tránh dùng các từ ngữ chuyên sâu, nếu trong trường hợp cần
thiết phải dùng thì luôn có sự giải thích rõ ràng để người đọc hiểu được, không
52
sử dụng các từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng.
Đa số các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy sử dụng ngôn
ngữ hành chính phù hợp với từng loại văn bản. Văn bản gần như không còn sử
dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương. Văn phong hành chính công vụ
và câu chữ được sử dụng trong văn bản hành chính phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử
dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.
2.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
UBND quận Cầu Giấy chưa có quy định cụ thể về quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính, mà phần lớn được thực hiện theo quy định tại
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể gồm 4 bước như sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy giao cho đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các
công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài
liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản điện tử của UBND quận
và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền
cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn
bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
53
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi
chức trách, nhiệm vụ được giao.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Nếu
bản thảo cần sửa chữa, bổ sung thì người duyệt sẽ thực hiện đánh dấu bằng bút
chì vào bản thảo (bản giấy) sau đó chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chịu
trách nhiệm soạn thảo, chỉnh sửa bản thảo cho phù hợp.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ
sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND quận và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận và trước
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4. Ký ban hành văn bản
Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản
của cơ quan. Phó Chủ tịch UBND quận được thay mặt tập thể, ký thay người
Chủ tịch UBND quận những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch UBND quận
và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND quận có thể ủy quyền cho
người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu Giấy ký thừa
ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được
thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người
được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản
54
ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ
quan
Chủ tịch UBND quận có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan
ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho
cấp phó ký thay.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do
mình ký ban hành. Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không
dùng các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Hình 3: Một số hình thức ký ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy
55
2.3.6. Tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính
Con người là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của mọi hoạt động, có
một nguồn nhân lực tốt đồng nghĩa với hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị
sẽ cao và ngược lại nguồn nhân lực kém sẽ làm trì trệ, cản trở sự phát triển của
cơ quan, đơn vị.
Hiện nay 100% đội ngũ CBCC thực hiện công tác soạn thảo văn bản
hành chính tại UBND quận Cầu Giấy đều có trình độ học vấn tối thiểu là Đại
học. Đa phần đội ngũ CBCC đều tốt nghiệp từ cơ sở chuyên đào tạo những
chuyên ngành có liên quan đến công tác soạn thảo văn bản hành chính như
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc Gia, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn,… Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có một số ít
CBCC tốt nghiệp từ những chuyên ngành không liên quan nhiều đến công tác
soạn thảo văn bản như: công nghệ thông tin, tài chính kế toán,…
Để công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của cơ quan được
thực hiện tốt hơn, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy đã rất chú trọng đến công
tác đào tạo bồi dưỡng CBCCVC, thường xuyên tổ chức tập huấn năng cao trình
độ, nghiệp vụ về công tác soạn thảo văn bản hành chính nói riêng và công tác
văn thư nói chung.
Tiêu biểu trong năm qua đó là Hội nghị tập huấn về công tác văn thư
năm 2020 được tổ chức tại Hội trường UBND quận Cầu Giấy. Tham dự Hội
nghị có hơn 180 học viên, với thành phần là: Đại diện Lãnh đạo và công chức
tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ của các phòng, ban chuyên môn thuộc
quận; Lãnh đạo phụ trách trực tiếp khối giáo dục và nhân viên làm công tác văn
thư tại các trường THCS, Tiểu học, Mầm non trên địa bàn quận; Đại diện Lãnh
đạo UBND phường và công chức Văn phòng - Thống kê. Hội nghị đã mời một
người có nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy và nghiên cứu về công tác văn thư,
đó là Thạc sỹ Lê Thị Nguyệt Lưu - Trưởng bộ môn Văn bản và Hành chính
56
học, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đến dự và truyền đạt nội
dung tập huấn.
Hình 4: Hội nghị tập huấn về công tác văn thư năm 2020
tại UBND quận Cầu Giấy – Nguồn: https://caugiay.hanoi.gov.vn
Xã hội luôn vận động và phát triển từng ngày, từng giờ vì vậy nên những
quy định của Nhà nước cũng thường xuyên có sự cập nhật, thay đổi để phù hợp
với sự phát triển của xã hội. Trong công tác soạn thảo văn bản nói riêng và công
tác văn thư nói chung thì tiêu biểu nhất trong năm 2020 vừa qua đó chính là sự
ra đời của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về
công tác văn thư. Nghị định này thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và
Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư.
Bên cạnh đó là sự hết hiệu lực của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính. Trong quá trình khảo sát tại UBND quận Cầu Giấy, tôi thấy đa
phần đội ngũ CBCC của cơ quan đã kịp thời nắm bắt và cập nhật những quy
57
định mới nhất để áp dụng thực hiện công tác soạn thảo văn bản hành chính cho
cơ quan.
Trải qua quá trình khảo sát thực tế, tác giả cũng nhận thấy rằng phẩm
chất của đội ngũ CBCC thực hiện công tác soạn thảo văn bản nói riêng và toàn
thể CBCC trong cơ quan nói chung, đa phần đều chấp hành theo đúng nội quy,
quy định của cơ quan; giữ bí mật thông tin của cơ quan; tự học hỏi, nghiên cứu
phát triển bản thân. Tuy nhiên bên cạnh đó, đôi khi vẫn xảy tình trạng chưa
thực sự nghiêm túc về thời gian làm việc dẫn đến hiệu quả công việc chưa đạt
mức tối đa.
2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử
tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật
Trong văn bản Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND
quận Cầu Giấy về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu
Giấy, UBND quận đã đề ra một số nội dung cải cách hành chính quan trọng
như: Cải cách thể chế; Cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông; Cải cách tổ chức bộ máy; Cải cách chế độ công
vụ; Cải các tài chính công và quan trong nhất trong số đó là nội dung Xây dựng
và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số. Nội dung này đã được đề
cập trước đó với tên tiêu đề là “Hiện đại hóa hành chính” trong Kế hoạch số
01/KH-UBND ngày 02/01/2020 của UBND quận Cầu Giấy về việc Cải cách
hành chính năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy. Có thể thấy, đây là một nội
dung tương đối mới so với những nội dung khác và được đề cập nhiều trong
những năm gần đây, nếu làm tốt nó sẽ giúp UBND quận trở nên hiện đại hơn,
năng động hơn và đạt hiệu quả công việc cao hơn.
58
Hình 5: Máy in
Hình 6: Máy tính và máy scan
59
Để đạt được kế hoạch này, UBND quận Cầu Giấy đã trang bị tương đối
đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc nói chung và công tác soạn thảo
và ban hành VBHC nói riêng, bao gồm: 95 chiếc máy tính bàn, 16 máy quyét
văn bản (scan), 02 chiếc máy fax, 05 máy hủy tài liệu, 02 máy photocopy.
Cùng với đó là hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống xác thực điện tử, chứng
thực điện tử, chữ ký số và hệ thống mạng internet tốc độ cao giúp Hệ thống
quản lý văn bản và Mail công vụ của cơ quan kết nối một cách nhanh chóng
với trục liên thông văn bản quốc gia mà không bị gián đoạn. Hệ thống quản lý
văn bản của UBND quận thường xuyên được kiểm tra, cập nhật giúp kịp thời
hạn chế tối đa những lỗ hổng xảy ra.
Hình 7: Giao diện Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ
của UBND Cầu Giấy
Bên cạnh đó, với cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt giúp cho UBND quận ban
60
hành văn bản điện tử cho các đơn vị cấp dưới cũng như những cơ quan cấp trên
một cách nhanh chóng, kịp thời.
2.4.2. An toàn thông tin
Trong thời kỳ công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc bảo đảm
an toàn thông tin là vô cùng quan trọng. Nếu không thực hiện bảo đảm an toàn
thông tin một cách chặt chẽ, sẽ dễ dẫn đến tình trạng rò rỉ thông tin làm suy
giảm uy tín của cơ quan.
Hệ thống thông tin của UBND quận Cầu Giấy là Hệ thống thông tin cấp
độ 2 và để bảo đảm an toàn thông tin, UBND quận đã nghiêm túc thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ban hành ngày 24/4/2017
của Bộ Thông tin và truyền thông về việc Quy định chi tiết và hướng dẫn một
số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về
bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ. Cụ thể, UBND quận Cầu Giấy
đã tổ chức thực hiện như sau:
Tổ chức thực hiện đào tạo ngắn hạn, tuyên truyền, phổ biến, nâng cao
nhận thức về an toàn thông tin:
Đào tạo, bồi dưỡng theo các chương trình đào tạo ngắn hạn nâng cao
kiến thức, kỹ năng về an toàn thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức làm
về an toàn thông tin trong cơ quan, tổ chức mình;
Tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về an toàn thông tin cho cán
bộ, công chức, viên chức của UBND quận;
An toàn hạ tầng mạng:
Phân vùng hạ tầng mạng thành các vùng mạng khác nhau
Sử dụng thiết bị có chức năng tường lửa để ngăn chặn truy cập trái phép
giữa các vùng mạng với mạng Internet;
An toàn máy chủ:
61
Sử dụng phần mềm phòng, chống mã độc trên máy chủ và có cơ chế tự
động cập nhật phiên bản mới;
Thực hiện xác thực bằng mật khẩu bảo đảm độ phức tạp cần thiết, thay
đổi mật khẩu định kỳ; Các thông tin xác thực được lưu trữ trên hệ thống dưới
dạng mã hóa;
Vô hiệu hóa các tài khoản mặc định hoặc không hoạt động trên hệ thống;
vô hiệu hóa các dịch vụ, phần mềm không sử dụng trên máy chủ;
Ghi nhật ký hệ thống đối với hoạt động truy cập, quản trị máy chủ;
Thiết lập cơ chế cập nhật bản vá điểm yếu an toàn thông tin cho hệ điều
hành và các dịch vụ hệ thống trên máy chủ;
An toàn ứng dụng:
Thiêt lập yêu cầu mật khẩu khi đăng nhập; các thông tin xác thực được
lưu trữ dưới dạng mã hóa;
Thiết lập yêu cầu ghi nhật ký truy cập, lỗi phát sinh;
Không sử dụng kết nối mạng không mã hóa trong việc quản trị ứng dụng
từ xa.
An toàn dữ liệu: sử dụng hệ thống lưu trữ độc lập để sao lưu dự phòng
các dữ liệu quan trọng trên máy chủ. Việc sao lưu được thực hiện định kỳ hằng
năm.
Định kỳ 02 năm thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin và quản
lý rủi ro an toàn thông tin tổng thể trong hoạt động của cơ quan.
62
Hình 8. Cần phải có tài khoản và mật khẩu
để đăng nhập vào Hệ thống thông tin của UBND quận Cầu Giấy
Như vậy, có thể thấy rằng UBND quận Cầu Giấy đã thực hiện nghiêm
túc, đúng theo quy định của Nhà nước nhằm bảo đảm an toàn thông tin của cơ
quan. Qua đó hạn chế được tình trạng rò rỉ thông tin, bảo vệ được nguồn thông
tin quan trọng của nhà nước và tạo được sự tin tưởng của nhân dân, cơ quan
cấp trên đối với UBND quận Cầu Giấy.
2.4.3. Nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu
Để thực công tác soạn thảo văn bản theo hướng hiện đại thì không chỉ
cần có hạ tầng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại mà cần có cả đội ngũ CBCC am hiểu,
sử dụng thành thạo và làm chủ công nghệ. Lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy đã
có sự chú ý, quan tâm đến công tác đào tạo bồi dưỡng CBCC, cụ thể trong Kế
hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy về Cải
cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy, trong nội dung cải cách
chế độ công vụ đã đề cập đến việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC của
63
UBND quận nhằm nâng cao kiến thức, trình độ và kỹ năng thực hiện công việc.
Hay mới đây là Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 18/02/2021 của UBND quận
Cầu Giấy về Tổ chức thực hiện các lớp đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC năm 2021,
bản kế hoạch này nhằm mục đích nâng cao năng lực, kỹ năng thực thi công vụ
cho đội ngũ CBCCVC và góp phần xây dựng đội ngũ CBCCVC chuyên nghiệp,
có bản lĩnh chính trị vững vàng, tinh thông nghiệp vụ.
Đồng thời, trải qua thực tế khảo sát tại UBND quận Cầu Giấy tôi thấy đa
số CBCC của cơ quan đều có kỹ năng nghiệp vụ tương đối tốt như kỹ năng
đánh máy bằng 10 ngón (tốc độ trung bình khoảng 60 từ/phút), scan tài liệu,
nhập/chỉnh sửa/gửi tài liệu trên hệ thống từ đó giúp cho việc thực hiện soạn
thảo văn, xử lý văn bản điện tử, số hóa văn bản đạt hiệu quả cao.
Hình 9. Chuyên viên Văn thư – Lưu trữ
UBND quận Cầu Giấy thực hiện số hóa văn bản
64
2.5. Nhận xét chung
Qua khảo sát thực tiễn, có thể rút ra những nhận xét về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy như sau:
2.5.1. Ưu điểm
Về sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan: Lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy
ngày càng quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng tại UBND quận. Thể
hiện qua chỉ đạo tại các cuộc họp, làm việc thường kỳ của cơ quan, về việc đầu
tư kinh phí cho hoạt động tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ soạn thảo và ban
hành văn bản của cơ quan như Hội nghị tập huấn về công tác văn thư năm 2020
được tổ chức tại Hội trường UBND quận Cầu Giấy và đầu tư cơ sở hạ tầng,
nhân sự phát triển hệ thống văn bản điện tử của cơ quan, coi đó là một nhiệm
vụ quan trọng để trên địa bàn Quận hướng tới thực hiện Nghị quyết số
97/2019/QH14 của Quốc hội về thí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị
tại thành phố Hà Nội.
Về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: Qua quá trình khảo sát
thực tiễn tại cơ quan, tác giả nhận thấy đa số văn bản hành chính của UBND
quận Cầu Giấy được soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền được giao
cả về nội dung lẫn hình thức.
Về nội dung, các văn bản phù hợp nhiệm vụ, thẩm quyền được giao, phản
ánh được những vấn đề nổi cộm nhất trong hoạt động quản lý trên địa bàn Quận
như đất đai, đầu tư công, giáo dục…
Về số lượng và hình thức/ loại văn bản hành chính ban hành là khá lớn,
đa dạng và có sự phân hóa rõ nét về số lượng theo từng loại, thể hiện được tính
chất công việc và sự biến chuyển của xã hội trên địa bàn quận. Văn bản hành
chính được ban hành ra đã góp phần giải quyết được các công việc trong hoạt
động chấp hành, điều hành nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan,
65
đáp ứng tình hình hoạt động của quận.
Về thể thức văn bản hành chính: UBND quận đã thực hiện đầy đủ, đáp
ứng yêu cầu về các thành phần về thể thức và kỹ thuật trình theo quy định tại
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn
thư, đảm bảo được tính pháp lý, toàn vẹn, hệ thống, thẩm mỹ cho văn bản, là
cơ sở quan trọng để thực hiện số hóa văn bản hành chính, đúng như nội dung
Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày 14/12/2020 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội
về Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và phương hướng
nhiệm vụ công tác năm 2021, đã đánh giá rằng: “Soạn thảo và ban hành văn
bản: các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nước
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ”.
Về nội dung văn bản hành chính: Nội dung của văn bản hành chính phù
hợp Hiến pháp, pháp luật và các văn bản cấp trên, đồng thời ngày càng phù hợp
với điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, kế thừa truyền thống, tập quán tốt
đẹp của dân tộc, hạn chế ý muốn chủ quan, duy ý chí từ đó giải quyết tốt các
vấn đề thực tế. Thông tin đưa vào văn bản luôn được cập nhật, đảm bảo sự phù
hợp về nội dung của văn bản với tình hình trên địa bàn quận. Nhờ đó, góp phần
quan trọng vào việc hệ thống văn bản hành chính do UBND quận Cầu Giấy ban
hành đã được đa số người dân trên địa bàn quận Cầu Giấy thực hiện nghiêm
túc, phát huy được tác dụng trên thực tế trong thực hiện nhiệm vụ quản lý tại
UBND quận Cầu Giấy. Điều này góp phần không nhỏ thúc đẩy kinh tế - xã hội
phát triển, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân.
Về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính:
Đa số các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy sử dụng ngôn
ngữ hành chính phù hợp. Văn phong hành chính công vụ và câu chữ được sử
dụng trong văn bản hành chính phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu
66
giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính của UBND quận có đầy đủ các đặc
trưng: tính chính xác, tính khuôn mẫu, tính khách quan, tính trang trọng, lịch
sự và tính phổ thông đại chúng.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính: UBND quận
Cầu Giấy đã thực hiện đầy đủ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo
quy định: soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành, ký ban hành văn bản.
Về tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính: 100% đội
ngũ CBCC thực hiện công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND quận
Cầu Giấy đều có trình độ học vấn tối thiểu là Đại học, được cơ quan quan tâm
đào tạo tập huấn về công tác soạng thảo và ban hành văn nên trình độ, kỹ năng
và phẩm chất của công chức thực thảo văn bản hành tại UBND quận Cầu Giấy
là tương đối cao, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Về văn bản hành chính điện tử tại cơ quan: đây là vấn đề đã được lãnh
đạo UBND quận rất quan tâm, qua đó lãnh đạo UBND quận đã có kế hoạch
thực hiện và tiến hành trang bị nhiều phương tiện kỹ thuật để phục vụ công tác
này; việc bảo đảm giữ gìn an toàn thông tin được UBND quận thực hiện theo
quy định một cách nghiêm túc, chặt chẽ; hoạt động đào tạo bồi dưỡng nâng cao
trình độ nghiệp vụ về văn bản điện tử được lãnh đạo cơ quan chú trọng; kỹ năng
nghiệp vụ cơ bản để thực hiện soạn thảo, xử lý văn bản hành chính điện tử và
số hóa văn bản của CBCC cơ quan là tương đối tốt.
2.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được nói trên, công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy còn tồn tại một số hạn chế
làm giảm hiệu quả của văn bản hành chính, gây khó khăn cho hoạt động quản
lý nhà nước cũng như điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của quận.
67
Về cơ sở pháp lý riêng: UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng quy chế
riêng quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng riêng cho
UBND quận. Việc thực hiện công tác này còn dựa trên những quy định chung
của cơ quan cấp trên.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Đa số văn bản hành
chính của UBND quận Cầu Giấy đã ban hành đúng thể thức theo quy đinh, tuy
nhiên vẫn còn tồn tại một số văn bản hành chính được soạn thảo sai về thể thức,
chủ yếu là ở phần dòng kẻ dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ và tên cơ quan ban hành
văn bản; tiếp đó là phần lưu văn bản đôi khi vẫn chưa đúng về cách trình bày
nhầm dấu chấm thành dấu chấm phẩy.
Về nội dung văn bản hành chính: Vẫn còn hiện tượng một số văn bản
của cơ quan cấp dưới quy định lại những vấn đề đã được văn bản của UBND
quận quy định nhưng lại không đầy đủ, thậm chí không đúng, gây hiểu sai và
không thực hiện được; hoặc nội dung không có gì mới, không cụ thể hóa văn
bản của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế, mà ngược lại chỉ đơn thuần
sao chép lại gây lãng phí thời gian và vật chất.
Hiện nay việc việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính đã trở nên phổ
biến, đáp ứng đỏi hỏi áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn
bản. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ này cũng làm nảy sinh lỗi copy từ văn
bản nọ sang văn bản kia, nên đôi khi nội dung văn bản bị mâu thuẫn nhau gây
ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
Về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính: Còn một số văn bản
hành chính chưa đáp ứng được yêu cầu về phong cách ngôn ngữ hành chính –
công vụ. Những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và
chính tả, trong đó lỗi xuất hiện nhiều nhất trong các văn bản hành chính là lỗi
dùng từ như: dùng từ không đúng phong cách, thừa từ, thiếu từ, lặp từ.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính: Việc đăng ký
68
xây dựng văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy còn thụ động, văn bản
ban hành chưa đảm bảo tiến độ. Còn tồn tại nhiều trường hợp dự thảo văn bản
với chất lượng chưa cao, thiếu tính khả thi. Việc thẩm định pháp lý đối với dự
thảo các văn bản hành chính tại UBND quận đôi khi chưa tuân thủ đúng theo
quy định.
Về tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính: Một số ít
CBCC đảm nhiệm công tác soạn thảo văn bản nhưng lại tốt nghiệp từ những
chuyên ngành không liên quan nhiều đến công tác soạn thảo văn bản như: công
nghệ thông tin, tài chính kế toán. Bên cạnh đó là một số ít CBCC vẫn chưa thực
hiện đủ số giờ làm việc theo quy định, đi muộn về sớm hay tranh thủ làm việc
riêng trong giờ hành chính. Điều này dẫn đến năng suất công việc cũng như
chất lượng văn bản khó đạt được hiêu quả cao.
Về văn bản hành chính điện tử: Phương tiện kỹ thuật để phục vụ công
tác soạn thảo, xử lý văn bản hành chính điện tử và số hóa văn bản được UBND
quận trang bị đầy đủ về số lượng nhưng vẫn chưa đảm bảo về chất lượng, một
số thiết bị thường xảy ra lỗi khi đưa vào sử dụng hay một số thiết bị được mua
sắm tập trung đã lỗi thời dẫn đến hiệu quả công việc bị ảnh hưởng; trong thời
đại công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay, đòi hỏi nhân sự thực hiện xử lý
văn bản điện tử, số hóa văn bản cần được đào tạo bồi dưỡng, cập nhật kiến thức
mới một cách thường xuyên để có thể bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, nhưng
UBND quận vẫn chưa tổ chức đào tạo bồi dưỡng thường xuyên về công nghệ
thông tin cho đội ngũ CBCC của cơ quan dẫn đến sự lỗi thời so với sự phát
triển của xã hội.
2.5.3. Nguyên nhân
2.5.3.1. Nguyên nhân của ưu điểm
Nguyên nhân khách quan:
Một là, hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành về thẩm quyền của
69
UBND cấp quận và văn bản pháp luật về soạn thảo và ban hành văn nói chung,
văn bản hành chính nói riêng ngày càng đầy đủ, hoàn thiện, tạo hành lang pháp
lý thống nhất, ổn định cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại UBND quận Cầu Giấy.
Hai là, chương trình thúc đẩy cải cách hành chính của toàn hệ thống
chính trị nước ta trong thời gian qua, đã có tác dụng rõ nét lên hoạt động soạn
thảo và ban hành văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng, đặc biệt là
của các cơ quan chính quyền đô thị nhạy bén, năng động như UBND quận Cầu
Giấy.
Ba là, Đảng ủy, HĐND và UBND cấp trên ngày càng quan tâm lãnh đạo,
trực tiếp chỉ đạo công tác cải cách hành chính, luôn kiểm tra, rà soát, xử lý hoạt
động sọan thảo và ban hành văn bản định kỳ, đã tạo kỷ cương ngày càng tốt
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
của UBND quận.
Nguyên nhân chủ quan:
Một là, UBND quận đã nhận thức rõ tầm quan trọng, chú trọng đến công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính từ đó có những kế hoạch chỉ đạo,
lãnh đạo sát với tình hình. Đây được coi là nguyên nhân chủ quan quan trọng
nhất để đạt được những ưu điểm trên khiến chất lượng công tác soạn thảo và
văn bản ngày càng được nâng cao.
Hai là, Củng cố tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động, tích cực cải
cách hành chính tại cơ quan, UBND quận Cầu Giấy đã nâng cao được chất
lượng và hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, hạn chế
những sai sót cơ bản trong hoạt động này.
Ba là, UBND quận coi trọng công tác tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, tổ
chức những lớp học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo và ban hành
văn bản cho các CBCC nhằm nâng cao trình độ chuyên môn trong soạn thảo
70
văn bản của cơ quan.
Bốn là, ý thức và sự nghiêm túc nâng cao trình độ chuyên môn của mỗi
cán bộ, công chức tham gia công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại UBND quận Cầu Giấy có ý nghĩa trực tiếp để đạt những ưu điểm trong công
tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Cầu Giấy.
2.5.3.2. Nguyên nhân của hạn chế
Xác định đầy đủ, đúng đắn nguyên nhân của những hạn chế trong công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy là
việc vô cùng quan trọng để có thể đưa ra những giải pháp phù hợp. Những hạn
chế nêu trên bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:
Nguyên nhân khách quan:
Một là, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND
quận Cầu Giấy vẫn còn những bất cập, chưa hợp lý đôi khi chưa tuân theo trình
tự, thủ tục của quy định nhà nước. Việc phân công công việc, nhiệm vụ, quyền
hạn của các công chức tại UBND quận trong lĩnh vực soạn thảo văn bản hành
chính còn chưa rõ ràng, cụ thể, đôi khi một CBCC còn kiêm nhiệm nhiều công
việc cùng một lúc.
Hai là, Điều kiện cơ sở vật chất chưa thực sự tốt như trụ sở làm việc, diện
tích phòng làm việc còn chật hẹp, nhiệt độ, ánh sáng không được đảm bảo,
phương tiện làm việc có chất lượng chưa tốt,… ảnh hưởng không nhỏ tới công
tác xử lý văn bản điện tử, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND
quận.
Thực tế, tại UBND quận Cầu Giấy kinh phí dành riêng cho hoạt động
xây dựng văn bản hành chính rất hạn chế, dấn đến một số hệ quả: thẩm định
văn bản khó có thể tuân thủ đúng, nhất là việc khảo sát thực tế, đánh giá tình
hình, nghiên cứu tài liệu, … Chất lượng của văn bản vì những nguyên nhân đó
71
cũng bị giảm sút.
Nguyên nhân chủ quan:
Một là, Để dẫn đến những hạn chế nêu trên, một phần do lãnh đạo UBND
quận đôi khi còn lơ là trong việc quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính, có đôi lúc văn bản được ký mà không được xem xét kỹ nội
dung cũng như thể thức.
Hai là, Thực tế hiện nay đội ngũ CBCC trực tiếp thực hiện công tác soạn
thảo văn bản hành chính tại UBND quận còn ít, chưa đủ sức thực hiện hết công
việc của mình. Thậm chí còn kiêm nhiệm nhiều công việc, do công việc ở bộ
phận văn phòng quá nhiều, thời gian dành cho việc liên quan đến công tác soạn
thảo và ban hành văn bản lại hạn hẹp, nên chất lượng văn bản chưa cao, chưa
đáp ứng được đòi hỏi về phát triển kinh tế - xã hội của quận. Bên cạnh đó là
một số ít CBCC vẫn chưa có ý thức tốt trong công việc, chưa tận tâm, tận tụy
với công việc.
Ba là, ở UBND quận Cầu Giấy, Chủ tịch UBND quận, Phó Chủ tịch
UBND quận, công chức Văn phòng và công chức Phòng Tư pháp có vai trò rất
lớn đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch là người thường xuyên ký văn bản đồng thời phải chịu trách nhiệm
trước văn bản mà mình đã ký, công chức Văn phòng là người giúp lãnh đạo
soạn thảo văn bản, công chức Phòng Tư pháp là người kiểm duyệt tính pháp lý
của văn bản. Tuy nhiên, chưa có sự phối hợp trong công việc giữa các CBCC
trong cùng một cơ quan, điều này gây khó khăn cho công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính.
Bốn là, Hoạt động tập huấn về công tác soạn thảo văn bản và xử lý văn
bản hành chính điện tử không được tổ chức thường xuyên. Nhiều CBCC còn
thiếu kỹ năng điều chỉnh hệ thống, xử lý, thu thập thông tin, khái quát công
việc và đề xuất vấn đề trước sự đòi hỏi phát triển của UBND quận, đồng thời
72
một số CBCC tốt nhiệp không đúng chuyên ngành. Do đó việc xử lý văn bản
hành chính điện tử cũng như chất lượng của một số văn bản hành chính được
ban hành còn chưa đạt hiệu quả cao là điều khó tránh khỏi.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả đã nghiên cứu và trình bày thực trạng công tác
soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Qua đó đã làm rõ được những ưu điểm mà cơ quan đã đạt được, những hạn chế
còn tồn đọng và nguyên nhân làm nảy sinh những ưu điểm, hạn chế đó trong
công tác soạn thảo và ban hành VBHC của cơ quan. Đây chính là yếu tố quan
trọng để tìm ra những phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
ở chương tiếp theo.
73
Chương 3. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VBHC TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Hội
3.1.1. Phương hướng chung
Văn kiện do Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XII trình Đại hội
đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng đã chỉ rõ định hướng phát triển đất
nước giai đoạn 2021 – 2030, trong đó có nêu: “Xây dựng và hoàn thiện Nhà
nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa trong sạch, vững mạnh, tinh gọn, hoạt động
hiệu lực, hiệu quả, vì nhân dân phục vụ và vì sự phát triển của đất nước. Tăng
cường công khai, minh bạch, trách nhiệm giải trình; kiểm soát quyền lực gắn
với siết chặt kỷ cương, kỷ luật trong hoạt động của Nhà nước và của cán bộ,
công chức, viên chức. Tiếp tục đẩy mạnh đấu tranh phòng, chống tham nhũng,
lãng phí, quan liêu, tội phạm và tệ nạn xã hội”. [3]
Bên cạnh đó, trong Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố Hà
Nội lần thứ XVII nhiệm kỳ 2020 – 2025 đã nêu ra 03 khâu đột phá. Đó là:
(1) “Ưu tiên hiện đại hóa, phát triển nhanh và đồng bộ hệ thống kết cấu
hạ tầng kinh tế, xã hội,… Phát triển mạnh hạ tầng số, hạ tầng công nghệ thông
tin, hạ tầng dữ liệu…, kết nối liên thông, đồng bộ và thống nhất, tạo nền tảng
phát triển kinh tế số, xã hội số”.
(2) “Tiếp tục đẩy mạnh hoàn thiện thể chế, cơ chế, chính sách; tăng
cường công tác tổ chức thực thi pháp luật, nâng cao hiệu quả quản trị xã hội,
quản lý đô thị; cơ bản hoàn thành xây dựng chính quyền điện tử, tiến tớ chính
quyền số. Tạo chuyển biến mạnh mẽ về kỷ luật, kỷ cương, ý thức, trách nhiệm,
chất lượng và hiệu quả phục vụ doanh nghiệp và nhân dân của đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức. Đề xuất Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật Thủ đô tạo thể
74
chế thuận lợi để xây dựng, phát triển Thủ đô nhanh và bền vững”.
(3) “Phát triển nguồn nhân lực, nhất là nhân lực chất lượng cao, nhân lực
quản lý xã hội, quản trị kinh tế, nhân lực ngành văn hóa, du lịch. Xây dựng và
phát triển hệ sinh thái học tập sáng tạo; thu hút, trọng dụng nhân tài trong và
ngoài nước, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Thúc đẩy
phát triển mạnh mẽ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo trong toàn xã hội.
Khai thác, phát huy tối đa tài nguyên chất xám, nguồn lực trí tuệ của đội ngũ
chuyên gia, nhà khoa học, đội ngũ trí thức, văn nghệ sĩ trên địa bàn thành phố.
Khơi dậy mạnh mẽ tinh thần yêu nước, tự hào dân tộc, ý chí tự lực, tự cường
và khát vọng xây dựng Thủ đô thành nơi đáng sống. Đề cao ý thức, trách nhiệm,
đạo đức xã hội, sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật. Đưa văn hóa và
con người Hà Nội thực sự trở thành giá trị tinh thần to lớn, nguồn lực quan
trọng quyết định phát triển Thủ đô”. [11]
Như vậy, Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng và
Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố Hà Nội lần thứ XVII nhiệm kỳ
2020 – 2025 là hai phương hướng chung nhất để UBND quận Cầu Giấy căn cứ
thực hiện nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
cũng như các hoạt động khác trong hiện tại và trong thời gian tới của cơ quan.
3.1.2. Phương hướng cụ thể
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận Cầu Giấy lần thứ VI, nhiệm
kỳ 2020-2025, UBND quận Cầu Giấy đẩy mạnh công tác Cải cách hành chính,
trọng tâm là tiếp tục tạo chuyển biến mạnh mẽ về kỷ luật, kỷ cương, ý thức,
trách nhiệm, chất lượng và hiệu quả phục vụ doanh nghiệp và nhân dân của đội
ngũ CBCCVC, gắn với việc nâng cao công tác soạn thảo và ban hành VBHC
tại UBND quận với phương hướng như sau:
Tăng cường công tác chỉ đạo điều hành, xác định rõ vai trò trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong thực hiện cải cách hành chính. Xây
75
dựng các chương trình, kế hoạch cụ thể, xác định đúng trọng tâm, trọng điểm;
bố trí đủ nguồn nhân lực cho cải cách hành chính bao gồm cả nhân lực và vật
lực.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và VBHC tại UBND
quận Cầu Giấy nói riêng phải được soạn thảo và ban hành một cách toàn diện,
tập hợp một cách dân chủ các ý kiến đóng góp của cán bộ cùng nhân dân trong
quận, tránh cục bộ, bản vị. Trong đó cần có cơ chế lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến
nhân dân vào các dự thảo văn bản một cách rộng rãi, có hiệu quả.
VBHC của UBND quận trước khi thông qua hoặc ký ban hành phải tuân
thủ đúng trình tự, thủ tục ban hành văn bản, trong đó bắt buộc phải có ý kiến
đóng góp bằng văn bản của công chức Tư pháp – Hộ tịch.
Cần tập trung chỉ đạo điều hành hoạt động của các đơn vị chuyên môn
trong quận nhằm triển khai thực hiện một cách có hiệu quả, bảo đảm tiến độ và
thời gian quy định; đề cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, đơn vị chủ trì
soạn thảo, cá nhân soạn thảo, có những chế tài đảm bảo xử lý những hành vi
thiếu trách nhiệm trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
Tăng cường công tác tự kiểm tra, thường xuyên rà soát VB QLHCNN
của các đơn vị, cá nhân thuộc lĩnh vực mình quản lý theo quy định, chú trọng
lĩnh vực kinh tế - xã hội có nhiều bức xúc. Kịp thời kiến nghị và kiên quyết xử
lý VBHC có nội dung chưa đúng; tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay thế những
văn bản không còn phù hợp. Chủ tịch UBND quận phải bố trí biên chế, kinh
phí và các điều kiện bảo đảm khác phục vụ công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm
tra rà soát, số hóa VB QLHCNN nói chung và VBHC nói riêng theo đúng quy
định.
76
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành
VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
3.2.1. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu
duyệt bản thảo
Duyệt bản thảo văn bản là một khâu quan trọng trong quy trình soạn thảo
và ban hành VBHC, nếu cách thức duyệt bản thảo văn bản của UBND quận
được thay đổi theo hướng hiện đại sẽ giảm thiểu được nhiều thời gian, kinh phí
cũng như tăng độ chính xác cho khâu duyệt bản thảo nói riêng cùng toàn bộ
quy trình soạn thảo và ban hành VBHC nói chung. Vì vậy tôi xin đưa ra 02 giải
pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu duyệt bản thảo như sau:
3.2.1.1. Duyệt bản thảo thông qua phần mềm Teamviewer
Phương pháp duyệt bản thảo thông qua phần mềm Teamviewer cho phép
CBCC duyệt bản thảo và CBCC soạn thảo tương tác, phối hợp với nhau từ xa
để cùng chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo.
Để thực hiện duyệt bản thảo bằng phương pháp này, CBCC thực hiện
các bước như sau:
Bước 1: Yêu cầu CBCC soạn thảo cung cấp cung cấp ID và Password
phần mềm Teamviewer của họ.
77
Bước 2: CBCC duyệt bản thảo thực hiện nhập ID của CBCC soạn thảo
vừa cung cấp vào mục “ID Đối tác” sau đó chọn “Kết nối”.
Bước 3: CBCC duyệt bản thảo thực hiện nhập “Mật khẩu” của CBCC
soạn thảo vừa cung cấp sau đó chọn “Đăng nhập”.
Lúc này màn hình của CBCC soạn thảo sẽ hiện lên trên máy tính của
CBCC duyệt bản thảo và hai bên đều có thể tuỳ ý điều khiển. Do đó cả hai có
thể cùng phối hợp chỉnh sửa bản thảo để tạo ra một văn bản hành chính hoàn
78
chỉnh nhất, chính xác nhất. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp tiện ích nhắn tin,
gọi video trực tuyến giúp cho CBCC giao tiếp, phối hợp tốt hơn trong quá trình
duyệt bản thảo.
3.2.1.2. Duyệt bản thảo bằng công cụ Comment trong Word
Với phương pháp duyệt bản thảo bằng công cụ Comment trong Word,
CBCC chịu trách nhiệm duyệt bản thảo thực hiện đánh dấu và ghi chú bên cạnh
những đoạn văn bản cần phải chỉnh sửa ngay trên bản mềm (file word), sau đó
gửi lại qua hệ thống quản lý văn bản của UBND quận cho CBCC chịu trách
nhiệm soạn thảo văn bản để thực hiện chỉnh sửa. CBCC chịn trách nhiệm soạn
thảo chỉ việc chỉnh sửa những lỗi đã được đánh dấu và ghi chú ngay trên bản
mềm. Như vậy, ta có thể thấy rằng phương pháp này có nhiều ưu điểm nổi trội
hơn hẳn so với phương pháp truyền thống, nó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí
để gửi bản thảo và tăng độ chính xác khi thực hiện khâu duyệt bản thảo góp
phần nâng cao hiệu quả cho toàn bộ quy trình soạn thảo và ban hành VBHC.
Để thực hiện duyệt bản thảo bằng phương pháp này, CBCC thực hiện
các bước như sau:
Bước 1. Bôi đen đoạn văn bản cần phải chỉnh sửa.
79
Bước 2: Chọn “Review”, sau đó chọn “New comment” để thêm ghi chú
cho đoạn văn bản cần phải chỉnh sửa.
Bước 3: Ô comment sẽ xuất hiện bên phải đoạn muốn ghi chú. CBCC
duyệt bản thảo thực hiện nhập nội dung ghi chú cho đoạn văn bản cần phải
chỉnh sửa.
Bước 4: Sau khi nhập xong ghi chú, CBCC duyệt bản thảo bấm vào
80
khoảng trống bên trong trang word để lưu comment.
Ô comment sẽ hiển thị bên cạnh trang word, CBCC chịu trách nhiệm
soạn thảo văn bản chỉ cần di chuột vào ô comment sẽ thấy đoạn văn bản cần
phải chỉnh sửa được bôi màu và ghi chú để tiến hành chỉnh sửa.
Việc áp dụng 02 giải pháp duyệt bản thảo trên không chỉ góp phần giảm
thời gian, kinh phí, nâng cao hiệu quả cho quy trình soạn thảo và ban hành
VBHC của UBND quận mà nó còn đem lại lợi ích vô cùng to lớn trong bối
cảnh dịch bệnh viêm đường hô hấp cấp Covid-19 đang hoành hành như hiện
nay, giúp đội ngũ CBCC không phải di chuyển nhiều, có thể làm việc từ xa nhờ
đó giảm thiểu được tối đa những tiếp xúc trực tiếp, hạn chế được sự lây lan của
dịch bệnh.
3.2.2. Hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC
Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ở các cấp nói chung và
UBND quận Cầu Giấy nói riêng là một nhiệm vụ cấp bách. Hệ thống quy định
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước còn
chưa đầy đủ, đặc biệt là đối với VBHC.
Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành
VBHC, UBND quận cần phải hoàn thiện thể chế về công tác soạn thảo và ban
hành VBHC theo định hướng sau:
81
Thứ nhất là, Cần xây dựng và hoàn thiện thể chế công tác soạn thảo và
ban hành VBHC riêng cho cơ quan, nhằm tạo điều kiện cho công tác soạn thảo
và ban hành văn bản của UBND quận được hoàn thiện và đầy đủ.
Thứ hai là, Cần phải có cơ chế thưởng – phạt, đảm bảo trách nhiệm của
cá nhân, cơ quan, đơn vị soạn thảo và ban hành VBHC. Đây là một trong những
vấn đề cần phải quy định rõ ràng, kịp thời. Hiện nay, theo pháp luật quy định
những văn bản quản lý hành chính nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước
ở địa phương ban hành có sai trái gây hậu quả phải bị đình chỉ, bãi bỏ. Nhưng
trách nhiệm của cơ quan, người soạn thảo văn bản, người có thẩm quyền ban
hành văn bản sai trái, gây hậu quả nghiêm trọng, làm thiệt hại đến cả vật chất
lẫn tinh thần cho Nhà nước và nhân dân thì chưa được đề cập đến. Vì vậy, trong
thời gian tới cần phải nâng cao trách nhiệm vủa cá nhân, đơn vị soạn thảo,
người kiểm tra, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản cùng trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, đơn vị nhằm hạn chế tối đa những sai sót và nâng
cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
Thứ ba là, Cần phân định rõ thẩm quyền ban hành VBHC của HĐND và
UBND quận; xác định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm và thẩm quyền quản lý
của từng cấp chính quyền địa phương phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng
vùng; giao hẳn một số lĩnh vực cho cơ quan gắn với quyền quyết định về bộ
máy, nhân sự và kinh tế, tiến hành phân cấp mạnh hơn, rõ hơn cho các cấp địa
phương theo hướng việc nào do ai giải quyết.
Thứ tư là, Quy định chi tiết, cụ thể thẩm quyền và trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, của cá nhân CBCC; xây dựng quy chế làm việc chuẩn của
UBND quận, của CBCC chuyên môn và của CBCC trong công tác soạn thảo
và ban hành VBHC một cách bài bản, cụ thể, chi tiết cùng với quy chế phối
hợp trong công tác của tất cả các thành viên cơ quan, tránh tình trạng đùn đẩy,
né tránh trách nhiệm. Qua đó, nhất thiết phải xây dựng quy chế văn thư của
82
UBND quận và các cơ quan cấp phường, giúp công tác soạn thảo và ban hành
VBHC đạt được hiệu quả cao.
3.2.3. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
UBND quận là đơn vị hành chính quan trọng, gián tiếp tiếp xúc và giải
quyết các công việc hàng ngày của nhân dân. Trong hệ thống chính trị, UBND
quận có một vị trí rất quan trọng, là cầu nối trực tiếp của hệ thống chính quyền
thành phố với hệ thống chính quyền cấp phường và nhân dân, thực hiện hoạt
động quản lý nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an
ninh trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn quận.
Đội ngũ CBCC của UBND quận có vai trò hết sức quan trọng trong xây
dựng và hoàn thiện bộ máy chính quyền, trong hoạt động thi hành nhiệm vụ,
công vụ, trong đó bao gồm cả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính. Như vậy, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính của chính quyền UBND quận, tôi xinh
đưa ra một số giải pháp cụ thể sau:
3.2.3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo chính quyền UBND
quận Cầu Giấy
Thực tế tại UBND quận Cầu Giấy cho thấy vẫn tồn tại một số ít cán bộ
lãnh đạo còn xem nhẹ chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính, trong khi đó mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận khi tham gia
soạn thảo văn bản còn chưa chặt chẽ, gắn bó. Nhận thức của lãnh đạo UBND
quận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính chưa cao, chưa sâu
sắc ảnh hưởng lớn tới chất lượng văn bản hành chính của cơ quan. Vì vậy, nâng
cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan có thể được xem là yếu tố quan trọng giúp
nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành VBHC của chính quyền
UBND quận Cầu Giấy.
83
Bản thân cán bộ lãnh đạo cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát
công tác soạn thảo và ban hành VBHC của cơ quan mình; thường xuyên cập
nhật những quy định mới của cơ quan cấp trên về công tác soạn thảo và ban
hành VBHC; Chú ý quan sát, học hỏi cách thức quản lý, chỉ đạo tiến bộ về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản của những cơ quan khác trong quá trình đi
công tác. Đây cũng là những biện pháp giúp nâng cao nhận thức của lãnh đạo
về công tác soạn thảo và ban hành VBHC, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý
công tác soạn thảo và ban hành VBHC của cơ quan, đồng thời đáp ứng được
những đòi hỏi trong hoạt động quản lý nhà nước.
3.2.3.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức UBND quận Cầu
Giấy về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Nâng cao nhận thức của từng CBCC UBND quận trong giai đoạn cách
mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, tiếp tục quán triệt và nhận thức sâu sắc quan
điểm, nguyên tắc, quy trình, quy định về văn bản và chất lượng văn bản quản
lý hành chính nhà nước. Phát huy tinh thần ý thức tự giác nghiên cứu học tập,
không ngừng nâng cao trình độ năng lực trong công tác soạn thảo văn bản, rèn
luyện tu dưỡng cả về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống của cán bộ, công
chức quận, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Cần chú trọng nâng cao năng lực, trình độ cho công chức làm công tác
thẩm định văn bản, cụ thể là công chức Tư pháp quận. Đây là lực lượng đóng
góp một phần rất lớn vào việc nâng cao tính pháp lý, tính thông nhất, đồng bộ,
tính khả thi của văn bản được ban hành.
Nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ cho CBCC làm việc tại UBND
quận có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền
quận. Do vậy, UBND quận Cầu Giấy cần tiến hành tuyên truyền sâu rộng để
nâng cao nhận thức của CBCC về tầm quan trọng của văn bản cũng như công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong hoạt động quản lý hành
84
chính nhà nước, để họ quan tâm và đầu tư thích đáng thời gian cũng cũng như
công sức vào công việc được giao nhằm nâng cao hiệu quả của công tác xây
dựng và ban hành văn bản hành chính.
Đặc biệt, cần nâng cao nhận thức cho các cán bộ, công chức về ý nghĩa
của việc tuân thủ các quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính đối
với chất lượng của văn bản. Nâng cao trình độ cho cán bộ công chức là vấn đề
cần thiết phải giải quyết sớm giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả văn bản
trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
3.2.4. Nhóm giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC trực
tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành VBHC
3.2.4.1. Thay đổi cách thức tổ chức của UBND quận
Để công tác soạn thảo và ban hành VBHC được nâng lên cả về số lượng
cũng như chất lượng cần chú trọng vào vào việc nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ của CBCC trực tiếp làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC của
cơ quan, cụ thể là:
UBND quận cần có quy định cụ thể về cơ chế giám sát và động viên khen
thưởng kịp thời đối với CBCC làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC, để
nâng cao trách nhiệm cũng như tạo điều kiện cho CBCC chuyên tâm hơn vào
công tác.
Bên cạnh đó, cần xem xét tình hình để bố trí thêm công chức làm công
tác soạn thảo văn bản, tránh tình trạng cán bộ kiêm nhiệm nhiều công việc khác
nhau, không chuyên tâm vào việc soạn thảo. Trong việc lựa chọn công chức
làm công tác soạn thảo văn bản cũng cần đưa ra những tiêu chí cụ thể: phải là
người có kiến thức chuyên môn của ngành, lĩnh vực được giao soạn thảo, có
kiến thức pháp luật liên quan đến chuyên ngành và công tác soạn thảo văn bản,
am hiểu thực tế, có khả năng đưa ra đề xuất, sáng kiến trong quá trình soạn
thảo, có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
85
Ngoài ra, cần thực hiện tốt chế độ bầu, tuyển chọn, bổ nhiệm, bãi nhiệm
đối với CBCC của chính quyền địa phương một cách dân chủ, công khai, công
bằng, đúng pháp luật để kiện toàn đội ngũ CBCC có phẩm chất vững vàng,
trong sạch, tần tụy với công việc, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, gương mẫu
chấp hành Hiến pháp và pháp luật.
Tóm lại, chủ trương chính, chính sách của UBND quận đóng vai trò
không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp
tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND
quận Cầu Giấy. Thực hiện tốt giải pháp này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả
công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy.
3.2.4.2. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức, kỹ năng cho
CBCC về công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy
Để góp phần vào việc xây dựng và hoàn thiện đội ngũ CBCC có phẩm
chất tốt, có năng lực phù hợp với trình độ chuyên môn nhằm giúp cho công tác
soạn thảo và ban hành VBHC của UBND quận Cầu Giấy được thống nhất và
hiệu quả hơn, cần thực hiện tốt một só giải pháp sau:
Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CBCC những kiến thức về lý
luận chính trị, về lãnh đạo, quản lý, về khoa học xã hội, nhân văn bà những kiến
thức chuyên môn phù hợp với công việc được giao. Đây là điều kiện quan trọng,
quyết định đến khả năng phân tích, luận giải những vấn đề thực tiễn từ những
chủ trương, đường lối, nghị quyết của Đảng, các chính sách của cơ quan nhà
nước cấp trên. Trên cơ sở đó vận dụng sáng tạo vào thực tiễn của đơn vị, vào
lĩnh vực mà cá nhân đang được phân công phụ trách. Thông qua đào tạo, bồi
dưỡng giúp cán bộ có khả năng phân tích, xử lý các tình huống, hình thành
phương pháp nhận thức khoa học và giải quyết các vấn đề nhan nhạy, đạt hiệu
quả cao nhất.
Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nhất
86
là kiến thức về pháp luật, về quản lý nhà nước một cách cơ bản, có hệ thống
cho đội ngũ CBCC của UBND quận theo chức danh tương ứng phù hợp với nội
dung, yêu cầu công việc đảm nhiệm.
Đối với những đơn vị quản lý và sử dụng CBCC làm công tác soạn thảo
và ban hành văn bản: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán
bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức
phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác soạn thảo
và ban hành văn bản của đơn vị và của của cơ quan.
CBCC làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC cần được đào tạo, bồi
dưỡng để cập nhật liên tục những quy định mới nhất về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc,
quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, không ngừng tằng trách nhiệm
của CBCC nhằm phát huy những mặt tích cực và hạn chế trong công tác của
mình.
Để năng cao trình độ cho CBCC làm công tác soạn thảo văn bản, mỗi
năm có thể đưa CBCC đi bồi dưỡng, nâng cao năng lực soạn thảo văn bản ở
một số đơn vị có chuyên môn cao về công tác này như trường Đào tạo cán bộ
Lê Hồng Phong, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc
gia…; thường xuyên tổ chức tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản để cập nhật
thông tin cho hoạt động văn bản tại UBND quận.
Đặc biệt, cần quan tâm hơn nữa tới việc tạo nguồn cán bộ tại chỗ cho cơ
quan. Tiếp tục trẻ hóa và đẩy mạnh tiêu chuẩn hóa cán bộ pháp lý, hạn chế tối
đa việc sử dụng cán bộ hưu trí. UBND quận cần tiến hành đánh giá khả năng,
trình độ của đội ngũ cán bộ tư pháp để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đáp ứng
yêu cầu hoạt động của UBND quận đồng thời bổ sung cán bộ có trình độ, hiểu
biết pháp luật và nghiệp vụ thẩm định văn bản để từng bước hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC của UBND quận.
87
Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng đối với CBCC UBND quận
theo hướng kết hợp lý luận gắn với thực tiễn công tác VBHC, tăng cường bồi
dưỡng kỹ năng chuyên môn cho từng loại CBCC theo hướng thiết thực, hiệu
quả, chất lượng. Xây dựng các tình huống giả định có thể xảy ra trong thực tế
để CBCC thảo luận vấn đề, tìm ra hướng giải quyết, sau đó thu thập, tổng hợp
thông tin và xây dựng thành văn bản đúng thẩm quyền, nội dung và hình thức
theo quy định.
Đổi mới nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn
nghiệp vụ CBCC và tập trung theo hướng chuyên nghiệp, chuyên sâu; mỗi chức
danh, mỗi vị trí việc làm được bồi dưỡng những kiến thức và kỹ năng phù hợp,
thiết thực với công việc đang đảm nhận, các chương trình cụ thể như: kỹ năng
nghiệp vụ cho công chức, cải cách hành chính, văn thư lưu trữ, thực hành văn
bản; ứng dụng công nghệ thông tin; xử lý tình huống… Tiếp tục đổi mới và áp
dụng các phương pháp truyền đạt kiến thức theo từng đối tượng đào tạo, bồi
dưỡng như: thuyết trình, làm việc theo nhóm, nghiên cứu tình huống, thảo
luận,… Hình thức đào tạo, bồi dưỡng kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, chia
nhóm thảo luận, làm bài tập tình huống; minh họa quy trình, thao tác thực thi
nhiệm vụ bằng hình ảnh trình chiếu, hướng dẫn nghiệp vụ theo hình thức “cầm
tay, chỉ việc”.
Như vậy, việc đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức không chỉ góp phần xây dựng đội ngũ CBCC đáp ứng yêu cầu của
một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn có tác động
tích cực đến nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội trên địa bàn quận. Bên
cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp, việc đào tạo CBCC qua hoạt động
thực tiễn cũng cần được quan tâm thực hiện thường xuyên, liên tục trong quá
trình sử dụng CBCC làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
3.2.5. Nhóm giải pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ
88
thuật
3.2.5.1. Về kinh phí
Thực tế không thể phủ nhận rằng, kinh phí là một trong những nguồn lực
quan trọng, nó có tác động nhất định đến hiệu quả cũng như kết quả công việc.
Tuy nhiên, nguồn kinh phí mà UBND quận phân bổ cho việc thực hiện công
tác soạn thảo và ban hành VBHC còn hạn chế, khó có thể đáp ứng được một
cách đầy đủ trong triển khai thực hiện nhiệm vụ. Do đó trong quá trình soạn
thảo và ban hành VBHC còn gặp tương đối nhiều khó khăn về vấn đề kinh phí
để soạn thảo bản thảo, in ấn văn bản,…
Vì vậy, trong thời gian tới, UBND quận cần phân bổ nguồn kinh phí sao
cho hợp lý, có những quy định rõ ràng từ cán bộ soạn thảo văn bản, việc sử
dụng nguồn kinh phí đã được phân bổ phải được kiểm tra thường xuyên trong
công tác soạn thảo và ban hành VBHC. Có như vậy, CBCC thực hiện công tác
soạn thảo và ban hành VBHC mới phát huy được hết tinh thần trách nhiệm
cũng như lòng nhiệt tình của mình vào công việc, đảm bảo về số lượng cũng
như chất lượng VBHC được ban hành.
3.2.5.2. Về hạ tầng kỹ thuật
Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại, đúng tiêu chuẩn, cải
thiện môi trường làm việc cho CBCC làm công tác soạn thảo và ban hành
VBHC, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của VBHC cũng như số hóa văn bản
nhằm đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý nhà nước hiện nay.
Theo số liệu khảo sát thực tế tác giả nhận thấy UBND quận Cầu Giấy
mới chỉ trang bị 02 máy photocopy (01 máy đặt tại Phòng Văn thư – Lưu trữ,
01 máy đặt tại Phòng Tài vụ), chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng tại cơ quan.
Thường xuyên xảy ra tình trạng quá tải, mất nhiều thời gian chờ đợi để photo
văn bản dẫn đến việc ban hành văn bản bị chậm chễ, thiếu tính kịp thời. Vì vậy
trong thời gian tới, UBND quận cần trang bị thêm 02 máy photocopy để có thể
89
đáp ứng được nhu cầu sử dụng của cơ quan, giúp văn bản được ban hành một
cách nhanh chóng, kịp thời. Trong đó, 01 máy trang bị cho Phòng Nội vụ và 01
máy trang bị cho Phòng Tư pháp vì đây là 2 đơn vị có nhu cầu sử dụng cao
trong cơ quan.
Bên cạnh đó, máy tính để bàn tuy đã được UBND quận trang bị đầy đủ
về số lượng với 95 chiếc, nhưng chất lượng của máy chưa thực sự tốt. Máy còn
sử dụng Chip Intel Core i3 hay Core i3, điều này làm cho nó hoạt động không
được nhanh nhạy, đôi khi bị khởi động lại và ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ
thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC cũng như số hóa văn bản của
CBCC cơ quan.
Tên chip Số nhân Số luồng Xung nhịp Turbo Boost Cache
4 Core i3 2 2,3 – 2,7 GHz Không 3 MB
8 Core i7 2 - 4 2,2 – 3,3 GHz Có 4 – 8 MB
Bảng 2. Một số thông số kỹ thuật chính của chip Core i3 và Core i7
Số nhân: là số lượng vi xử lý, càng nhiều nhân thì máy tính chạy càng
nhanh và càng mạnh mẽ.
Số luồng: là số lượng đường truyền tới vi xử lý và ngược lại, càng nhiều
đường thì dữ liệu càng được luân chuyển nhanh hơn khiến tốc độ xử lý tăng lên
nhanh hơn.
Xung nhịp: là tốc độ xử lý của CPU, xung nhịp càng lớn tức là CPU càng
có tốc độ xử lý nhanh.
Turbo Boost: Công nghệ ép xung tự động phù hợp với nhu cầu sử dụng
của người dùng. (Ví dụ: Khi CBCC chỉ lướt web thì CPU hoạt động ở xung
nhịp thấp để tiết kiệm điện năng, khi CBCC thực hiện số hóa văn bản thì xung
nhịp sẽ nâng lên cao để xử lý phù hợp với các tác vụ nặng hơn)
90
Cache: Là bộ nhớ đệm giữa CPU và RAM, bộ nhớ Cache càng lớn thì
càng lưu được nhiều dữ liệu, giúp giảm bớt thời gian phải lấy dữ liệu từ RAM
của CPU, từ đó giúp tăng tốc độ xử lý.
Dựa trên bảng thông số kỹ thuật trên, ta có thể thấy rõ rằng con chip mà
UBND quận đang sử dụng (chip Core i3) đã lỗi thời, có hiệu năng thấp hơn và
chỉ bằng một nửa so với con chip đang được người dân cùng các cơ quan, tổ
chức tư nhân sử dụng phổ biến hiện nay (chip Core i7).
Để tạo ra một VBHC chất lượng cao, đảm bảo được các yêu cầu về mặt
thời gian, kỹ thuật, thể thức và số hóa văn bản một cách nhanh chóng, hiệu quả
thì không thể nào dựa vào các trang thiết bị chất lượng trung bình hay lạc hậu.
Vì vậy, việc nâng cấp hệ thống máy tính của cơ quan là rất cấp bách và cần
thiết để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn cũng như bắt kịp xu
thế phát triển của xã hội.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Nội dung chương 3 tập trung nghiên cứu đưa ra một số phương hướng
và giải pháp trên cơ sở căn cứ kết quả nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo
và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy trong chương 2, cụ thể UBND
quận cần phải có giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu duyệt
bản thảo; hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC; giải pháp nâng
cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính; giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức
trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; giải
pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ thuật. Những phương hướng
và giải pháp này được đưa ra với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
91
KẾT LUẬN
Văn bản hành chính là một trong những phương tiện hữu hiệu truyền tải
thông tin giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức và nhân dân; một công cụ quan
trọng góp phần vào việc quản lý nhà nước nói chung và quản lý các hoạt động
trong các cơ quan, tổ chức nói riêng, là sản phẩm trí tuệ của những người làm
công tác quản lý và công tác văn phòng. Công tác soạn thảo văn bản là công việc
không thể thiếu của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức.
Mỗi văn bản được ban hành đều là tiếng nói chính thức của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả bước đầu UBND quận Cầu Giấy đã
đạt được trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC như: VBHC được cơ
quan soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền được giao; cấu trúc văn bản
chặt chẽ, logic; nội dung ngày càng phù hợp với thực tế và đã phát huy tương
đối tốt tác dụng trong thực hiện nhiệm vụ quản lý tại UBND quận Cầu Giấy;
sử dụng ngôn ngữ hành chính phù hợp và có đầy đủ các đặc trưng của ngôn
ngữ thuộc phong cách hành chính - công vụ; thực hiện đầy đủ quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản theo quy định;… Song vẫn còn tồn tại một số hạn
chế cần khắc phục, cụ thể: UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng văn bản quy
định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng riêng cho cơ quan; vẫn
còn tồn tại một số văn bản hành chính được soạn thảo sai về thể thức; ngôn
ngữ trong một số văn bản còn mắc lỗi về diễn đạt, dùng từ, chính tả; việc
đăng ký xây dựng VBHC còn thụ động, khâu duyệt bản thảo còn gây tốn
nhiều thời gian, kinh phí và có độ chính xác chưa cao;… Những hạn chế nêu
trên ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành
VBHC cũng như hiệu quả quản lý hành chính của UBND quận Cầu Giấy.
Để khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm trong công tác
soạn thảo và ban hành VBHC nêu trên, tôi đã nghiên cứu và đưa ra một số
phương hướng cùng giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và
92
ban hành VBHC cho cơ quan. Những phương hướng sẽ giúp cho cơ quan biết
đích đến, hướng đi của mình trong thời gian tới. Những giải pháp sẽ giúp cơ
quan ứng dụng công nghệ để thực hiện khâu duyệt bản thảo tốt hơn; hoàn thiện
về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC; nâng cao nhận thức của cán bộ, công
chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; nâng cao chất
lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính; tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kĩ thuật.
Tôi hy vọng những đề xuất của mình sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy cũng như thực hiện được
mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Trong quá trình thực hiện đề tài, do kiến thức còn hạn chế, thời gian thực
hiện chưa nhiều nên tôi khó tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được
sự quan tâm, nhận xét, bổ sung những ý kiến quý báu từ quý thầy/cô. Tôi xin
chân thành cảm ơn./.
93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn bản của UBND quận Cầu Giấy và các cơ quan có thẩm quyền
1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công
tác văn thư.
2. Chính phủ (1996), Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 về việc thành lập
quận Thanh Xuân, quận Cầu Giấy, thành lập và đổi tên một số phường
thuộc thành phố Hà Nội.
3. Đảng Cộng sản Việt Nam (2020), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần
thứ XIII, NXB CTQG, Hà Nội.
4. Quận ủy Quận Cầu Giấy (2020), Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận Cầu
Giấy lần thứ VI nhiệm kỳ 2020 – 2025, Cầu Giấy, Hà Nội.
5. Quốc hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015.
6. Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
22/6/2015.
7. Quốc hội (2019), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính
phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019.
8. Quốc hội (2020), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật ngày 18/06/2020.
9. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (2020), Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày
14/12/2020 về Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và
phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2021.
10. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (2020), Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày
07/4/2020 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
11. Thành ủy Thành phố Hà Nội (2020), Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ
thành phố Hà Nội lần thứ XVII nhiệm kỳ 2020 – 2025.
12. UBND quận Cầu Giấy (2021), Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021
94
về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy.
13. UBND quận Cầu Giấy (2020), Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 15/01/2020
về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.
14. UBND thành phố Hà Nội (2020), Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày
18/12/2020 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
15. UBND thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày
12/6/2020 về việc Ban hành Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý
văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Sách và giáo trình
16. Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục Hà
Nội, Hà Nội.
17. Nguyễn Quốc Bảo, Nghiêm Kỳ Hồng (2004), Soạn thảo văn bản và công
tác Văn thư – Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
18. Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động
Xã hội, Hà Nội.
19. Triệu Văn Cường. Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công
tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.
20. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội.
21. Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, NXB Đại
học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
22. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn
bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
23. Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo
dục Hà Nội, Hà Nội.
24. Hoàng Phê (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng.
25. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
95
26. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
27. Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học Sư
phạm TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
28. Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính
nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
29. Lưu Kiếm Thanh (2002), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính nhà nước,
NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
30. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2005), Giáo trình kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.
31. Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.
32. Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
33. Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông Vận
tải, Hà Nội.
34. Lương Văn Úc (2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và
quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
35. Đào Tố Uyên (2014), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật, NXB Tư pháp, Hà Nội.
36. Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
Tạp chí
37. Vương Đình Quyền (2004), Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý
nhà nước – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam, số 01/2004.
38. Vương Đình Quyền (2004), Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà
96
nước – Nhìn từ góc độ lý luận, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số
01/2004.
39. Văn Tất Thu (1998), Học tập cách viết của Bác Hồ nhằm nâng cao chất
lượng văn bản quản lý hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số
05/1998.
40. Nguyễn Thị Thu Vân (2007), Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước.
Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước tháng
8/2007.
Luận án, luận văn
41. Nguyễn Thế Quyền (2004), Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành
chính, Luận án tiến sỹ, Đại học Luật Hà Nội.
42. Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
UBND huyện Tây Hòa, tỉnh Phú Yên, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học
viện Hành chính Quốc gia.
43. Nguyễn Thị Tâm (2012), Kiểm tra hoạt động ban hành văn bản hành chính
của UBND quận từ thực tiễn quận Hà Đông, Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản
lý công, Học viện Hành chính Quốc gia.
44. Nguyễn Đăng Việt (2014), Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản
lý công tác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành
phố Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn.
Khóa luận
45. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
46. Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý tại Cục Trồng trọt - Bộ NN&PTNT - Thực trạng và giải pháp, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
97
47. Lê Thị Hà (2014), Khảo sát thực trạng và vai trò công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Tổng Công ty Sông đà, Học viện Hành chính Hà Nội.
48. Nguyễn Thị Liên (2017), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
49. Phan Thị Kim Tuyến (2017), Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Trang web
http://luanvan.net.vn 1.
https://123doc.net 2.
https://caugiay.hanoi.gov.vn 3.
https://thuvienphapluat.vn 4.
98
PHỤ LỤC
Phụ lục 01
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Cầu
99
Phụ lục 02
Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ Hà Nội
về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
100
101
102
103
Phụ lục 03
Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 18 tháng 02 năm 2021
của UBND quận Cầu Giấy về việc Tổ chức thực hiện
các lớp đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC năm 2021
104
105
106
107
108
Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy
về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy
Phụ lục 04
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
