Kĩ thuật tiết kiệm chi phí
Mục đích cuối cùng trong kinh doanh đối với bất kì doanh nghiệp nào là tạo ra lợi
nhuận và phát triển bền vững. Tuy nhiên, trước khi tạo ra được lợi nhuận doanh
nghiệp đã phải đầu tư và tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh
doanh. Chính vì vậy, tiết kiệm được càng nhiều chi phí, lợi nhuận của doanh
nghiệp sẽ càng tăng lên, và chủ sở hữu sẽ tiến dần đến mục tiêu của mình. Dưới
đây là các phương pháp tiết kiệm chi phí có thể áp dụng cho tất cả các doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Giảm bớt chi phí trong hoạt động kinh doanh bình thường
Giữ các chi phí ở mức trung bình của ngành
Có rất nhiều bài phân tích trên các phương tiện thông tin đưa ra các chỉ số tài
chính trung bình của ngành công nghiệp hàng năm hoặc định kì. Các doanh nghiệp
có thể thu thập hoặc mua lại. Các hiệp hội kinh doanh cũng có các hoạt động nhằm
cung cấp các chỉ số tài chính trung bình cho các thành viên của mình. Ví dụ nếu
doanh nghiệp của bạn là hội viên của Hiệp hội các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà
Nội, thì bạn sẽ được cung cấp rất nhiều thông tin liên quan đến ngành công nghiệp
của mình thông qua Ban Hợp tác quốc tế, thông tin và các hoạt động chuyên đề.
So sánh các chỉ số tài chính cho phép doanh nghiệp xác định những yếu tố chi phí
bất hợp lí so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành. Giảm thiểu được những
chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.
Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất
Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được kiểm tra để nhận ra
các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần kiểm tra trước hết là những khoản
chiếm tỉ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng -- đây thường là chi phí hàng bán.
Ví dụ, nếu chi phí hàng bán chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi phí này
sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với một số chi phí cố định
trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường
chiếm từ 5 - 10% doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp giảm 10% chi phí của
những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc xác định khoản
mục tốn chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ thời gian và nguồn lực vào việc
giảm chi phí sao cho hiệu quả nhất.
Nhóm mua hàng
Trên thị trường phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (có rất ít các doanh
nghiệp quy mô lớn) vì vậy các doanh nghiệp với quy mô như vậy khó có thể mua
được hàng chiết khấu do số lượng mua chưa đạt được độ lớn yêu cầu. Một phương
pháp để giảm chi phí mua hàng đó là tham gia hoặc tạo ra các nhóm mua hàng
cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua những sản phẩm giống nhau (các
doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp với nhau). Biện pháp này sẽ giúp doanh
nghiệp mua được hàng chiết khấu do mua với số lượng lớn mà có thể lại chọn
được sản phẩm tốt hơn.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho (bao gồm: nguyên liệu đầu vào, hàng đang trong quá trình sản xuất,
hàng thành phẩm) có một số chi phí liên quan ngoài giá mua vào đơn thuần. Nếu
lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có
ảnh hưởng tốt đến lợi nhuận.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một thước đo hiệu quả mối quan hệ giữa hàng
tồn kho và doanh số bán. Chỉ số này được tính bằng công thức:
Doanh số
bán
Hoặc Chi phí hàng bán
Hàng tồn
kho
Hàng tồn kho trung bình
( trong khoảng thời gian
tính )
• Chỉ số cao thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng tốt và sử dụng
hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ số cao cũng có thể có nghĩa rằng
doanh nghiệp đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt
hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán.
• Chỉ số thấp thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng kém và hàng tồn
kho đang vượt mức cho phép. Tuy nhiên, tùy từng hoàn cảnh và thời gian,
doanh nghiệp sẽ biết đâu là lượng hàng tồn kho tốt nhất.
Công thức tính lượng hàng tốn kho tối ưu nhằm giúp đặt hàng hiệu quả:
Trong đó:
• r = số đơn vị được sử dụng hoặc bán trong 1 thời kì
• o = chi phí đặt hàng
• c = chi phí dự trữ hàng tồn kho/1 đơn vị/1 thời kì.
Công thức này so sánh chi phí của việc đặt hàng tồn kho với chi phí dự trữ hàng
tồn kho và xác định điểm chi phí tối thiểu, vì vậy giúp cân bằng 2 loại chi phí.
Công thức cho phép tính số đơn vị hàng đặt. Thời gian đặt hàng có thể được xác
định dựa trên thời gian sử dụng hàng và thời gian cho đến khi nhận được hàng.
Đối với một doanh nghiệp đang mở rộng, khi các đơn đặt hàng tăng lên, công thứ
này giúp xác định lượng hàng mới cần đặt.
Hợp đồng
c
ng kinh doanh dựa trên các hợp đồng, hãy cân nhắc việc thương lượng
thời gian trả tiền và giá phải trả. Kĩ thuật này giúp cải thiện dòng tiền mặt của
uê nhà xưởng, trang thiết bị sẽ giúp giảm bớt
điểm hòa vốn của doanh nghiệp (điểm tại đó doanh thu = chi phí). Khi điểm hòa
g
í
ột cách giảm bớt chi phí bởi vì doanh nghiệp chỉ thuê khi
cần sử dụng, hoặc doanh nghiệp không cần sử dụng thiết bị như vậy thường
ới
Nếu hoạt độ
doanh nghiệp. Việc này cũng giúp giảm bớt số tiền mặt phải sử dụng trong các
hoạt động kinh doanh, vì vậy giúp giảm bớt chi phí tiền vay để trả. Thay vì yêu
cầu trả tiền khi hợp đồng được hoàn thành, hãy lên kế hoạch trả tiền theo tháng
hoặc theo tuần đối với từng phần công việc được hoàn thành.
Chi phí chung (overhead costs)
Giảm bớt chi phí chung, như tiền th
vốn được giảm xuống, công ty có thể đạt được lợi nhuận sớm hơn và càng lời
nhiều khi bán nhiều hàng. Khi doanh số tăng lên, phần lợi nhuận được giữ lại cũn
lớn hơn. Một trong những bí quyết giúp quản lí chi phí chung là giữ các chi ph
này ở mức độ hợp lí so với mức doanh số.
Thuê trang thiết bị
Thuê trang thiết bị là m
xuyên. Tuy nhiên một nhược điểm của việc đi thuê đó là trang thiết bị sẽ không
được tính vào tài sản của doanh nghiệp và chi phí đi thuê thường đắt hơn so v
chi phí nếu doanh nghiệp sở hữu thực sự trong một cùng thời gian như nhau.
Đào tạo nhân viên
Những doanh nghiệp đang mở rộng có nhu cầu nhân sự cao vì vậy vẫn chấp nhận
nh nghiệm vào làm và sẽ cần thời gian đào tạo. Có thể tận
dụng các chương trình đào tạo miễn phí của Chính phủ giúp người lao động học
c
hí bằng cách thay đổi tổ chức
Việc mở rộng sản xuất có thể khiến chi phí cố định không đổi trong khi lượng sản
uất ra để bán lại tăng lên. Nếu doanh nghiệp phải tăng chi phí cố định
để đạt được doanh số tăng lên thì cần phải cân nhắc một số vấn đề như tỉ lệ lợi
Đa dạng hóa sản phẩm thường được coi là một sự lựa chọn phát triển kinh doanh
t kiệm chi phí hiệu quả. Thông thường lĩnh vực được sử dụng để đa
dạng hóa nên liên quan đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
những người thiếu ki
tập thêm kĩ năng, ví dụ Đề án 191 của Chính phủ "Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng
CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 – 2010". Việc phân trách
nhiệm phù hợp với năng lực của người với vào, tự đào tạo bên trong tổ chức, hoặ
khuyến khích người mới tự bản thân học tập thêm kĩ năng cũng là một cách tiết
kiệm hiệu quả.
Giảm bớt chi p
Mở rộng
phẩm sản x
nhuận so với chi phí hay mục tiêu của doanh nghiệp là gì để có quyết định hợp lí
trong từng giai đoạn.
Đa dạng hóa
và một cách tiế
Có hai loại đa dạng hóa: theo chiều dọc và theo chiều ngang.