Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinne.
Gala Dinner có thể hiểu đơn giản là một chương trình sự kiện kết hợp giữa du lịch
hoặc tiệc liên hoan cuối năm với ăn tối. Hình thức này khá phổ biến trong thời gian
gần đây, tại các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng,... Để tổ chức tốt một Gala
Dinner kết hợp giao lưu, văn nghệ và lồng ghép các nội dung quan trọng, cần lưu ý
một số điều quan trọng dưới đây:
Đầu tiên, về khâu chuẩn bị, tổ âm thanh, ánh sáng và dàn dựng sân khấu phải hoàn
thành trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng. Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp cho
chương trình mở đầu suôn sẻ và diễn ra xuyên suốt. Đơn cử như việc sắp xếp các
đèn follow cũng cần được tính toán để không ngăn cách tầm nhìn của MC về phía
khán giả, hoặc nếu để đèn follow chiếu thẳng vào MC, khiến MC không thể nhìn
rõ khán giả, dẫn đến khó nắm bắt tâm lí khán giả phía dưới để có những ứng biến
linh hoạt.
Thêm vào đó, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình. Các
bộ phận nên được phân chia nhiệm vụ chuyên biệt, cụ thể và rõ ràng nhưng thống
nhất với nhau. Tránh trường hợp một người đảm trách quá nhiều nhiệm vụ, lại có
người không thực hiện đúng mảng công việc được giao, dẫn đến gây lộn xộn
những lúc triển khai công việc và khắc phục sự cố. Quan trọng hơn hết, không
được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát mở đầu cho
chương trình, trang trí trên bàn lễ tân…Những việc linh tinh này đều phải được lên
danh sách chi tiết và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Thứ hai là về phần MC. Khi nhận kịch bản, MC cần trao đổi trực tiếp với ban tổ
chức về những góp ý, bổ sung cho phù hợp với phong cách diễn đạt của mình. Ở
khâu này, phía công ty tổ chức sự kiện cũng cần cởi mở tiếp thu ý kiến để hỗ trợ
MC một cách tối đa. Vì MC chính là linh hồn của sân khấu, là nhân tố có ý nghĩa
chính yếu cho sự thành công của chương trình Gala Dinner. Kịch bản chương trình
giao cho MC không nên quá nhiều thông tin và cỡ chữ quá nhỏ. Nên đáp ứng đầy
đủ và chính xác những thông tin cần thiết và thiết yếu như: Tên công ty đối tác, tên
và chức vụ các vị đại biểu,.. MC cần nhận được bài nói của mình trước vài ngày để
tập dượt cho nhuần nhuyễn, điều này sẽ giúp tăng sự tự tin hơn khi bước lên sâu
khấu. Những thông tin bổ sung sau khi gửi kịch bản cần được cập nhật kịp thời để
MC nắm và kịch bản cuối cùng trước khi MC lên sân khấu phải là kịch bản đầy đủ
và được MC xem lại lần cuối.
Bản thân MC cũng luôn phải tự làm mới mình, tự biến mình trở thành tâm điểm
của sân khấu bằng một số điểm nhấn trên trang phục hay hóa thân thành những
nhân vật phù hợp tính chất của chương trình và nội dung của đêm Gala. Một MC
lâu năm trong ngành có chia sẻ vui “MC khi lên sân khấu, ngoại hình có thể không
đẹp, nhưng phải độc!”.
Ngoài ra, trong một số chương trình hợp tác với các công ty nước ngoài hoặc liên
doanh nước ngoài, MC cần trau dồi thêm vốn ngoại ngữ để phần mở đầu giới thiệu
tốt đẹp, tránh các lỗi nhỏ nhưng làm mất hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, như
đọc sai tên người nước ngoài, đọc sai tên công ty…Sự hợp tác giữa các công ty tổ
chức sự kiện với các MC nên có sự thay đổi luân phiên để tạo cảm giác mới lạ.
Tránh trường hợp một công ty tổ chức sự kiện chỉ mời một MC cho tất cả các
chương trình của mình.
Thứ ba là về phần nội dung chương trình, phía công ty tổ chức sự kiện có thể liên
hệ trước với ban lãnh đạo công ty đối tác để làm một cuộc khảo sát nhỏ nhằm lấy ý
kiến của tập thể công ty, xem nguyện vọng của họ là chương trình có những tiết
mục gì? Tổ chức như thế nào? Từ đó có thể có thêm nhiều ý tưởng hay và độc đáo
để xây dựng chương trình vừa có nội dung gắn liền với hình ảnh của công ty, vừa
đáp ứng nhu cầu của mọi người, làm chương trình gắn bó và gần gũi hơn với nhân
viên. Về kế hoạch tổ chức trò chơi, ngoài cách thực hiện phổ biến hiện nay là ban
tổ chức chia đội và tổ chức các trò chơi tính điểm được sắp xếp sẵn về thứ tự và
nội dung, chúng ta còn có thể để khách hàng tự xây dựng trò chơi, ban tổ chức có
nhiệm vụ đưa ra chủ đề, sau đó tiến hành giám sát và hỗ trợ. Cách thứ hai khó thực
hiện hơn, nhưng hứa hẹn sẽ mang tới nhiều trải nghiệm mới mẻ và hết sức thú vị.
Điều khó khăn nhất của tất cả các chương trình giải trí và sự kiện là sự lặp lại và
thiếu ý tưởng mới sáng tạo về quy trình tổ chức, các trò chơi...vì vậy phải thường
xuyên đổi mới nội dung các chương trình. Nhưng khi có ý tưởng mới, thì trước khi
thực hiện ta cũng cần cân đối với nguồn tài chính được cung cấp.
Sau tất cả sự chuẩn bị kĩ lưỡng và chu đáo, đến thời khắc mở đầu chương trình,
muốn khán giả hòa mình vào cuộc chơi và cháy hết mình với chương trình, cần
một MC có kĩ năng làm nóng sân khấu. Việc này cần thay đổi linh động với các
đối tượng khách hàng khác nhau, là công nhân, học sinh- sinh viên hay là tập thể
cán bộ viên chức… Điều này đòi hỏi MC phải tìm hiểu trước về lĩnh vực chuyên
môn của công ty đối tác, tầng lớp xã hội cũng như trình độ học vấn của khách hàng
mà mình phục vụ, từ đó có phần giới thiệu mở đầu phù hợp, làm sao để đi sâu vào
tâm lí con người họ, rút ngắn khoảng cách, giúp họ gỡ bỏ những lo lắng và gánh
nặng trong công việc cũng như trong cuộc sống để tham gia tích cực các hoạt động
của chương trình. Ví dụ đối tượng khách hàng là tập thể một công ty xây dựng,
chúng ta có thể khởi đầu chương trình bằng cách đề nghị mọi người cùng hát bài
“Bài ca xây dựng”, tôn vinh công lao và tầm quan trọng của những công nhân xây
dựng.
Và một lưu ý sau cùng, trong khi chương trình đang diễn ra, ban tổ chức không thể
thiếu: Thứ nhất là kịch bản để bám sát nội dung chương trình. Thứ hai là bảng
danh mục công việc cần làm (checklist) để nắm bắt tình trạng công việc, tránh
thiếu sót cũng như phải có các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố
xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
Chúc các bạn có được những buổi tổ chức Gala Dinner thành công tốt đẹp!